1/31/2017

1

Akavan ErityisalatWebinaari 31.1.2017

ETÄJOHTAMINEN – TULOSTA JOUSTAVALLA TYÖLLÄ

@UllaVilkman

MASTER YRITYKSENÄ

Perustettu 1985

Parannamme suomalaista työelämää kehittämällä asiakkaidemme kanssa johtamista ja ihmisiin liittyvää päätöksentekoa

Asiakkaita globaalisti yli 1000

Toimintaa 15 maassa, henkilöstöä 80

1/31/2017

2

TYYTYVÄISIÄ ASIAKKAITAMME

WEBINAARIN SISÄLTÖ

• Etätyön mahdollisuudet johtamisen näkökulmasta

• Etätyö lisää motivaatiota ja sitoutumista – miksi?

• Esimiehen rooli etäjohtamisessa

• Miten johtaa tehokkaasti etätyötä

1/31/2017

3

Etä-johtaminen

Etä-johtaminen

EtätyöEtätyöHajautett

utyö

Hajautettutyö

Liikkuva työ

Liikkuva työ

Virtuaali-työ

Virtuaali-työ

Joustavatyö

Joustavatyö

85 %Etäjohtaminen tulee olemaan

tärkeää esimiehen ydinosaamista

Virtual Leadership Survey, Mercuri Urval 2014

1/31/2017

4

81 %Onnistuminen etäjohtamisessa tuo huomattavaa kilpailuetua

Virtual Leadership Survey, Mercuri Urval 2014

Fyysinen etäisyys

Vuorovaikutus vähenee

Yhteisöllisyys murenee

Vähemmän vuorovaikutusta

Yhteistyö kärsii

Tulokset heikkenevät?

1/31/2017

5

ETUJA

• Luottamus organisaatioon ja johtoon parantuu

• Tehokkuus työn tekemisessä lisääntyy keskittymismahdollisuuksien parantuessa

• Suunnitelmallisuus lisääntyy

• Työnteosta tulee itsenäisempää, joka parhaimmillaan lisää motivaatiota

• Työskentely on asiakeskeisempää

• Parempi jaksaminen työn ja muun elämän joustaessa tarpeen mukaan

• Lisää organisaation houkuttelevuutta työnantajana

• Parantaa työnantajien ympäristövastuullisuutta

ETÄTYÖ LISÄÄ MOTIVAATIOTA JA SITOUTUMISTA

”Kun työntekijään luotetaan, hän haluaa olla myös luottamuksen arvoinen. Luottamus parantaa työmotivaatiota.”

• Mahdollistaa työn tekemisen fiksusti

• Työn ja muun elämän sovittaminen paremmin yhteen lisää hyvinvointia

• Työn tekeminen tehokkaammin ja keskittyneemmin mahdollista

• Vastuunotto lisääntyy

• Halu olla luottamuksen arvoinen

1/31/2017

6

ETÄTYÖN HAASTEET

• Liika työnteko ja uupuminen(Lappeenrannan teknillinen yliopisto)

• Eristyneisyyden kokemukset(Työerveyslaitos)

• Esimiestyö koetaan haastavammaksi(Etätyöbarometri 2013)

HAASTEITA

Luottamus

Työsuorituksen mittaaminen

Yhteisöllisyyden ylläpitäminen

Sitouttaminen organisaatioon

Työntekijän kyky johtaa itseään

Työyhteisön monimuotoisuus

Työntekijän stressin määrän seuraaminen

Esimiehen tavoitettavuus

Ongelmien havaitseminen

Riittävä tiedonkulku

1/31/2017

7

Mitkä asiat tuntuvat haastavilta omassa työssäsi juuri nyt?

ETÄJOHTAMISEN KULMAKIVET

Pelisäännöt

Luottamus

Jatkuva dialogi

Arvostus

Yhteisöllisyys

Avoimuus

1/31/2017

8

LUOTTAMUS KOROSTUU

• Luottamuksen rakentaminen henkilöstön ja johdon välille on yksi tärkeimmistä tehtävistä työn sujumisen kannalta.

• Tärkeää kommunikoida avoimesti ja usein tiimin kanssa.

• Esimiehen luottamuksen osoittaminen tiimin jäsenille on tärkeää.

MITÄ LUOTTAMUS ON?

• Ettei tarvitse varautua pahimpaan.

• Tekee etukäteen laadituista säännöistä ja ohjeistuksista tarpeettomia.

Huomioitavaa:Aina silloin tällöin löytyy törttöjä, jotka käyttävät röyhkeästi annettuja tilaisuuksia omaksi edukseen. Kannattaako näiden takia pilata motivaatio kaikilta muiltakin?

1/31/2017

9

ARVOSTUS

• Hajautetussa työssä työntekijät kokevat saavansa vähemmän sosiaalista tukea eli henkistä tukea, arvostusta, välittämistä, luottamusta, kuuntelua, sekä palautteen ja ohjeiden saamista.

• Tärkeää, koska se kertoo työntekijälle, että muutpitävät häntä ja hänen työpanostaan tärkeänä.

• Työuupumusta ehkäisevä voimavaratekijä, jokavähentää kuormittavuuden kokemuksia sekätyytymättömyyden tuntemista epävarmoissatilanteissa.

MITEN LISÄÄ ARVOSTUSTA?

• Tervehtimällä työkavereita, kysymällä kuulumisia

• Hymyllä, ystävällisyydellä, empatialla

• Kysymällä mielipidettä, kuuntelemalla

• Tarkastelemalla erilaisia ideoita avoimesti ilman suoraa arvostelua

• Antamalla mahdollisuuden osallistua ja vaikuttaa asioihin

• Olemalla läsnä, kun keskustelet ihmisten kanssa

• Kohtelemalla kaikkia tasapuolisesti

• Kiittämällä hyvin tehdystä työstä, ilahduttamalla pienillä asioila

• Neuvomalla, auttamalla ja jakamalla omaa osaamista

• Antamalla rehellistä palautetta toisen työstä

1/31/2017

10

AVOIMUUS ON LÄPINÄKYVYYTTÄ

• Avointa kommunikointia, yhteistyötä ja päätöksentekoa;

• Tieto kulkee mahdollisimman muuttumattomana organisaatiossa kaikkiinsuuntiin.

• Ihmiset otetaan mukaan työn suunnitteluun ja heille annetaan mahdollisuusvaikuttaa työtä koskeviin päätöksiin.

• Lupa ottaa vaikeitakin asioita puheeksi, käytännössä kaikesta työhön liittyvästäpitäisi pystyä puhumaan yhdessä.

PELISÄÄNNÖT RAAMITTAVAT YHTEISTYÖTÄ

• Hyvän yhteistyön tekemistä helpottaa, että toimintatavat ja pelisäännöt ovatselkeitä kaikille.

• Siirryttäessä uusiin työmuotoihin on tarpeen määritellä pelisäännöt uudelleen.

1. Ota tiimi mukaan keskusteluun yhteistyöstä ja pelisäännöistä

2. Miettikää yhdessä etätyön etuja ja haasteita

3. Luokaa itselle sopivat mallit ja sopikaa miten toimitte

1/31/2017

11

MAHDOLLISIA KESKUSTELTAVIA KYSYMYKSIÄ

• Missä tehtävissä ja millä edellytyksillä etätyö/virtuaalityö on mahdollista?

• Milloin ja miten esimiehen tulisi olla tavoitettavissa?

• Milloin ja miten työntekijöiden tulisi olla tavoitettavissa?

• Milloin kaikkien on oltava paikalla? Edellyttääkö paikallaolo fyysistä läsnäoloa?

• Mitä välineitä (puhelin/sähköposti/virtuaalikokoukset/pikaviestimet/sisäinen sosiaalinenmedia jne.) käytetään yhteistyön mahdollistamiseen ja miten?

• Miten todetaan, että työ on tehty? Miten seurataan työn etenemistä?

• Miten jaetaan yhdessä tietoa ilman, että se kuormittaa liikaa?

ERISTYNEISYYDEN TUNNE

• Luontainen tarve tuntea yhteenkuuluvuuden tunnetta

• Eristyneisyyden kokeminen seurausta vähäisestä vuorovaikutuksesta

• Yhteenkuulumattomuuden tunne heikentää viestintää, työntekijöiden moraalia, organisaatioon sitoutumista ja tiimin koheesiota

• Etäällä työskentelevät saavat vähemmän sosiaalista tukea

• Psyykkinen läheisyyden tunne oleellisempi kuin fyysinen läheisyys

Virtuaalisissa organisaatioissa osa kokee ongelmaksi juuri työyhteisön tuen puutteen.

1/31/2017

12

MIKSI TIIMIHENKI ON TÄRKEÄ?

• Yhteiset tavoitteet toteutuvat paremmin

• Yhteistyö on parempaa ja tuloksellisempaa

• Vaikuttaa yhteisöllisyyden kokemukseen

• Sitoutuminen yritykseen ja työhön kasvaa

• Ihmiset viihtyvät ja voivat työssään paremmin

YHTEISÖLLISYYDEN YLLÄPITÄMINEN

• Säännölliset kokoukset / skype-palaverit

• Kasvotusten tapahtuvat tapaamiset silloin tällöin

• Vapaamuotoiset tilaisuudet

• ”Mitä kuuluu?” –puhelut

• Edistä toisten työn arvostamista

• Kannusta ideoiden vaihtoon

1/31/2017

13

TUNTEIDEN ILMAISU

• Tunteiden ilmaisulla ja aistimisella vahvistetaan inhimillistä ja ihmisläheistä ilmapiiriä

• Jotta virtuaalisessa tiimissä yhteistyö ja luottamus pääsevät korkealle tasolle, tulee asiapohjaisen tiedon lisäksi olla myös mahdollisuus ilmaista tunteita, aikomuksia ja mielipiteitä

• Tunteiden aistiminen vaikeampaa virtuaalityöskentelyssä

• Tunteiden ilmaisuun kiinnitettävä huomiota kasvokkain tapahtuvissa tapaamisissa (tuulettaminen)

VIRTUAALINEN TYÖYHTEISÖ

Tarvitaan uudenlaisia viestintä- ja vuorovaikutustapoja tehokkaiden työskentelytapojen luomiseksi

• Avoimuuden merkitys korostuu

• Tarvitaan viestintää eri suuntiin

• Organisaation ylimmän johdon rooli oleellinen

Tehokas informaation jakaminen edellyttää, että tiimin jäsenet ymmärtävät, mikä tieto on merkityksellistä ja tärkeää kunkin yksilön kannalta.

1/31/2017

14

VIRTUAALINEN TYÖYHTEISÖ

Tarvitaan uudenlaisia viestintä- ja vuorovaikutustapoja tehokkaiden työskentelytapojen luomiseksi

• Avoimuuden merkitys korostuu

• Tarvitaan viestintää eri suuntiin

• Organisaation ylimmän johdon rooli oleellinen

Tehokas informaation jakaminen edellyttää, että tiimin jäsenet ymmärtävät, mikä tieto on merkityksellistä ja tärkeää kunkin yksilön kannalta.

TEKNOLOGIA LISÄÄ YHTEISTYÖMAHDOLLISUUKSIA

1/31/2017

15

YHTEYDENPIDON VÄLINEET

Lähde: Läsnätyön pelikirja, Harri Mikkanen, Microsoft

JOHTAMISEN MUOTO JA TAPA MUUTTUVAT

• Positiivista

• Työntekijöiden itsenäistyminen

• Parempi työtehtäviin keskittyminen

• Haastavampaa

• Toimivan tiimin luominen

• Johtajan sosiaalinen läsnäolo

• Luottamus saattaa olla pinnallista ja häipyvää

• Työntekijöiden riittävä huomiointi, motivointi, osallistaminen sekä valmentaminen

• Työn koordinointi ja palautteen anto

1/31/2017

16

VÄHENNÄ KONTROLLIA

Virtuaalisen työn paremman hyödyntämisen esteenä ovat erityisesti perinteiset tavat johtaa, valvoa ja organisoida työtä.

Huomattava, että ryhmäpaine voi olla perinteistä esimieskontrollia kuormittavampaa.

Liiallinen kontrolli kuormittaa sekä työntekijöitä että esimiestä itseään.

Menestyvän etäjohtajan taidot

• Sosiaalisesti taitava

• Avoin vuorovaikuttaja

• Hyvä delegoimaan

• Osaa innostaa ja motivoida

• Proaktiivinen

• Päätöksentekokyky

• Hyvät suunnitelu- ja organisointitaidot

• Joustavuus

• Tavoitekeskeisyys

1/31/2017

17

Tavoitteet

Selkeä visio

Luottamuksen viestiminen

Innostaminen ja motivointi

Sitouttaminen organisaatioon

Pelisäännöt ja yhteistyön

edistäminen

Tuloksellinen esimiestyö

Selkeä johtamistyyli,

seuranta tärkeää

OLEELLISTA

Hylättävä toimimattomat toimintamallit

Kyseenalaistettava oletukset ja uskomukset

Kyettävä rikkomaan useita

sukupolvia vanhoja sääntöjä

Saatava tiimin jäsenet innostumaan asiasta ja

toimimaan yhteisen asian eteen.

Tiedostettava, että johtaminen on ihmisten

eikä teknologioiden yhdistämistä.

Ihmisten johtaminen

keskeisesssäroolissa, ei asioiden.

1/31/2017

18

VUOROVAIKUTUS ETÄJOHTAMISESSA

• Viestinnän puute johtaa heikentyneeseen yhteistyöhön ja puutteelliseen tiedon jakamiseen

• Tiedon jakamisen kannalta tärkeimpänä tekijänä on osapuolten välinen luottamus, jonka kasvaessa avoimuus lisääntyy ja viestintäkanavien käyttö monipuolistuu

• Viestinnän määrä virtuaalisessa tiimissä pienempi kuin samapaikkaisessatiimissä

• Virtuaalinen työyhteisö heikentää työntekijän ja esimiehen välistä viestintää

• Heikko viestintä korreloi alhaiseen sitoutumiseen, alentuneeseen tuottavuuteen ja lisääntyviin poissaoloihin

TYÖKALU: TUTUSTUMINEN (1)

Havainnollista erilaista käyttäytymistä ja sen vaikutuksia työtapoihin

Pohtikaa yhdessä viereisen kuvan avulla

• Kuka keskittyy työssään enemmän henkilöihin?

• Kuka on tehtäväkeskeinen?

• Kuka pyrkii tilanteissa vaikuttamaan, mihin asiat etenevät (eli johtamaan)?

• Kuka on osallistuja?

• Ja miten edellä mainitut asiat näkyvät yhteistyössä?

Perustuu Master EASI typologiaan

1/31/2017

19

TYÖKALU: TUTUSTUMINEN (2)

• Pohtikaa seuraavaksi viereisen kuvan avulla

• Mikä käyttäytymistyyli kenelläkin on kaikkein vahvin? Ovatko kaikki samaa mieltä?

• Mitkä ovat kunkin käyttäytymistyylin vahvuudet yhteistyön näkökulmasta? Miettikää esimerkiksi projektipalaverin näkökulmasta.

• Entä kompastuskivet?

• Mitä hyvää tiimin jäsenten erilaisuus tuo tullessaan?

• Entä mitä haasteita se mahdollisesti asettaa?

• Miten voisitte tiiminä varmistaa, että yhteistyö sujuu erilaisista tyyleistä huolimatta?

Perustuu Master EASI typologiaan

1. Aikataulun määrittäminen: mitä halutaan saavuttaa ja mihin mennessä?

2. Missä ollaan nyt? Mitä on jo tehty? Miten ollaan ajateltu jatkaa?

3. Mitä vaihtoehtoisia ratkaisuja voisi olla käytettävissä? Millaiset mahdollisuudet on päästä tavoitteeseen aikataulussa?

4. Miten tavoitteen saavuttaminen ilmenee? Mikä on työntekijän mielestä paras tapa lähteä liikkeelle? Miten tärkeänä työntekijä itse näkee tavoitteen saavuttamisen?

5. Etenemisen seuranta:

• Seuranta tavoitteiden saavuttamisen kannalta olennaista

• Palaute edistymisestä motovoi

• Sovita aikataulullisesti työhön/projektiin sopivaksi, ei liian pitkiä välejä.

TYÖKALU: TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN (1)

1/31/2017

20

Pohdittavaa / keskusteltavaa

• Onko tavoitteet mitattavissa määrällisesti? Entä laadullisesti

• Millaiset ovat ylätason / pitkän aikavälin tavoitteet?

• Entä henkilökohtaisemmat, työhön liittyvät / lyhyen aikavälin (esim. 1-2 kk ajalle) tavoitteet?

• Tukeeko tavoitteisiin pääsy yrityksenstrategian toteutumista?

TYÖKALU: TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN (2)

• Tee tiimillesi selväksi, mitä tehtäviinne kuuluu

• Kerro mikä on yhteisen työskentelynne innostava tavoite

• Määrittele riittävän tarkasti yksilölliset tehtävä- ja vastuualueet

• Kerro minkälaisilla mittareilla onnistumista seurataan

• Seuranta on etäjohtamisessa oleellisen tärkeää: mittaa tuloksia sekä työskentelyn (projektin) aikana että sen jälkeen

• Priorisoi työtehtäviä ja ota huomioon, ettei priorisointi ole kaikille helppoa tai itsestään selvä

TYÖKALU: TULOSTEN SEURANTA

1/31/2017

21

TYÖKALU: DELEGOINTI

Mieluiten kirjallisesti. Silloin asioilla on paljon enemmän painoarvoa.

1) Kirjoita asia reaaliaikaisesti tiimisi läsnäollessa kokousmuistioon (vaikkei tiimisi näe sitä, jo se, että he kuulevat sinun kirjoittavan sen koneella ylös vaikuttaa)

2) Älä luota suullisiin tehtäväantoihin, lähetä se aina myös kirjallisesti (esim. kokousmuistiinpanojen muodossa)

Todella tärkeisiin tehtäviin. Käytä säästeliäästi, tiimiläiset voivat tulla tälle immuuniksi, jos käytät sitä jatkuvasti.

1. Annettuasi tehtävän, pyydä henkilöä toistamaan se. Toisto auttaa ymmärtämään sen ja lisää sitoutumista. Esim”Varmuuden vuosi haluaisin, että jokainen vielä kertoo, mitä aikoo tehdä seuraavaksi.”

2. Pyydä aikataulu tai jos annoit deadlinen, pyydä heitä toistamaan/vahvistamaan se.

3. Synnytä velvollisuudentunne: pyri saamaan henkilölle aikaan tunne, että heidän ansiostaan, voit laskea heidän työnsä tuloksen varaan ja muuttaa jotain suunnitelmaa.

4. Painota tärkeyttä: nosta itsetuntoa tekemällä henkilölle selväksi, että olet nyt riippuvainen hänestä. Haluat ehkä tärkeyden lisäksi painottaa mahdollisia negatiivisia seuraamuksia, jos homma jää tekemättä.

5. Varmista toiminta: keskustelun lopussa varmista, että näin vielä tapahtuu. Tähän kuuluu myös tehtävänanto kirjallisena esim. kokousmuistiossa.

6. Osoita arvostustasi: pari päivää tehtävänannon jälkeen tai kun deadline lähestyy, tee henkilölle selväksi, kuinka paljon arvostat hänen apuaan. Tällä tavalla muistutat tehtävästä, mutta se myös lisää heidän sisäistä sitoutumistaan.

TYÖKALU: SITOUTTAMINENTÄRKEÄÄN TEHTÄVÄÄN

1/31/2017

22

Tuloksellinen etäjohtaminen

Mieti, mikä on se innostava visio, jolla saat ihmiset seuraamaan sinua?

Muodostakaa yhdessä selkeät tavoitteet, jotka ohjaavat

tekemistä.

Huolehdi seurannasta ja puutu ajoissa.

Kohtele arvostavasti jokaista ja pyri luomaan

avoin keskustelukulttuuri, jossa jokainen mielipide on

tärkeä.

Omaksu suunnitelmallinen toimintatapa: yhteydenpito,

ihmisten yhdistäminen, osallistaminen

Sopikaa yhteiset pelisäännöt ja pitäkää niistä kiinni.

LISÄÄ AIHEESTA

www.etäjohtaminen.fi

www.facebook.com/etajohtaminen

Etäjohtaminen-ryhmäLinkedInissä

Ulla Vilkmanp. 040 515 8625

ulla.vilkman@mastersuomi.fi

55 €

1/31/2017

23

MIKÄ MUUTOS VIE SINUA ENITEN ETEEENPÄIN?