Embed Size (px)
Citation preview
Bjarte MadlandMellomledere Fellestjenester
Vår saksbehandler: Deres ref.: Deres dato: Arkiv Vår ref.: Vår dato:
Eva-Maria Gärtner
Telefon: 51 61 43 49
FA - N62, TI - &37
16/2270 10.02.2016
Evaluering av kommunikasjonsstrategi 2013 - 2015 - forslag til endringer og ny strategi 2016 - 2018
Kommunens første kommunikasjonsstrategi ble utarbeidet i 2013 og gjaldt frem til 2015. I dette dokumentet blir kommunikasjonsstrategien evaluert, det forslås noen mindre endringer og en ny handlingsplan for perioden 2016 – 2018. Dette dokumentet sendes ut til en bred høring før saken legges frem for administrasjonsutvalg og kommunestyret i mars 2016.
Postadresse Telefon
Rettedalen 1 51 61 42 00
4330 Ålgård Telefaks
51 61 89 56E-postadresse: [email protected] Foretaksregister: 964978573 MVA
1. Evaluering av tiltak og handlingsplan for perioden 2013-2015
Målsetting Tiltak Gjennom-føring
Ansvar Innhold Sta-tus
1 Ansatte er kjent med og har en felles forståelse av Gjesdal kommunes visjon og verdier
Utarbeide visuell presentasjon av Gjesdal kommune til nyansatte og potensielle ansatte
Innen 1.8.13
Webansvarlig Må utarbeides (√)
Kommunikasjons-strategi gjennomgås og drøftes jevnlig på mellomledersamlinger
Pers.- og org.sjef
(√)
Inspirasjonssamling for ledere og mellomledere, HTV og HVO
Pers.- og org.sjef
√
2 Ansatte tar ansvar for informasjon og kommunikasjon innen sitt fagområde og bruker et mest mulig lettfattelig språk
Opplæring for relevante ansatte.
Innen 2013
Avd.ledere Mediahånd-tering,
√
Kommunikasjon og informasjon skal være fast tema på avdelings- og ledermøter.
Avd.ledere Hva informeres ut?
(√)
Utvikle materiell for diskusjon og bevisstgjøring
Innen 2013
Prosjekt-gruppe
Diskusjons-kort m.m.
√
2013
3 Informasjon fra Gjesdal kommunen er oppdatert, planlagt, lett tilgjengelig og har en enhetlig visuell profil
Visuell profil og maler legges mer tilgjengelig for alle
Innen 1. kv. 2013
Webansvarlig Kvalitetslosen √
2015
Hjemmesidene skal følge krav fra Direktoratet for Forvaltning og IKT
Lløpende Webansvarlig Holde sidene oppdatert
(√)
Inspirasjonssamling for alle ansatte med fokus på service og valg av kommuni-kasjonskanal
2. halvdel 2013
Pers.- og org.sjef
Må utarbeides √
4 Vi har fokus på de Utarbeide I løpet av Rådmann Hvordan utnytte √
J.post id 16/2270 Side 2 av 10
«gode» historiene og bruker internett og sosiale medier aktivt
strategi/handlings-plan for bruk av sosiale medier. Tverrfaglig gruppe nedsettes av rådmann.
2013 sosiale medier? Hvilke historier fortelles hvor?
2015
Sikre oppdatert informasjon
Løpende Kommunal-sjefer
Kommuni-kasjon inngår i lederavtaler
(√)
5 Vi motiverer til dialog og deltakelse fra aktuelle brukergrupper
Kartlegge hvordan vi bedre kan utnytte elektroniske verktøy og implementere nye løsninger
2013/
2014
Tverrfaglig gruppe
For eks. kafédialog
Videreutvikle brukermedvirkning i ulike former
Løpende Avdelings-ledere
Brukerunder-søkelser og referanse-grupper
√
De fleste tiltak i handlingsplanen er gjennomført. Der hvor ansvaret ligger hos tjenesteområdene eller avdelingene er gjennomføringen noe mer variert og er derfor markert med hake i parentes. Det er ikke utarbeidet en visuell presentasjon av Gjesdal kommune med fokus på nyansatte eller potensielle ansatte. Men det ligger generell informasjon om kommunen på de nye hjemmesider.
Vi har gjennomført en undersøkelse blant mellomledere, tillitsvalgte, kommunalsjefer og de ansatte som til daglig jobber med informasjon og service. Spørsmålene gikk ut på å vurdere hvor kjent kommunikasjonsstrategien er i organisasjonen, hvordan det jobbes med strategien, hvilke interne og eksterne utfordringer man bør jobbe videre med og hvordan arbeidet med brukermedvirkning og innbyggerinvolvering foregår.
Tilbakemeldingene er noe variert og avhenger også av i hvor stor grad enhetene oppfatter seg selv som selvstendige. Både i skolene og barnehagene er tendensen at det jobbes mer med de egne visjoner og verdier enn med kommunens overordnete. Men kommunens visjoner og verdier brukes aktivt av mange i opplæring av nyansatte og i refleksjoner om prioriteringer.
I motsetningen til første gang kommunikasjonsstrategier ble utarbeidet virker det som om det er mindre uklarheter om kommunens visjon og verdier. Konkretiseringen som ble foretatt i kommunikasjonsstrategien har åpenbart ført til både større bevissthet og en oppfatning av klar retning. Det er likevel et behov for å «markedsføre» visjon og verdier tydeligere på hjemmesiden og sosiale medier.
Selv om det er stadfestet at kommunikasjon er et lederansvar, så har ikke kommunikasjon vært del av alle lederavtaler.
Et felles trekk er at det oppleves fortsatt forholdsvis store utfordringer i å få alle ansatte til å bruke intranettet og kvalitetslosen som kommunikasjonskanal og som verktøy for kvalitetsarbeid. Informasjonsmedarbeidere mener at arbeidet med oppdatering av internettsiden blir ikke høyt nok prioritert av alle tjenesteområder og avdelinger.
J.post id 16/2270 Side 3 av 10
Delvis oppfattes Væren (intranett og internett) som forvirrende og lite systematisk. Det er flere som melder tilbake at forventningsavklaring om tjenesteomfang og –nivå overfor innbyggere og politkere er et behov. Flere ledere opplever kommunens satsing på Facebook de siste månedene som noe positivt som har resultert i bedre dialog med innbyggerne og god omdømmebygging.
Vi hadde en ambisjon om å få evaluert vår kommunikasjon også fra eksterne (innbyggere, næringslivet, andre kommuner etc.). Dessverre fikk vi bare veldig få tilbakemeldinger. Men umgdomspanelet tok stilling til noen spørsmål. Ungdomsrepresentantene oppfatter kommunens Facebook- og hjemmeside som lite relevant og ønsker seg heller en side rettet direkte mot deres målgruppe. Vi har derfor lagt inn et tiltak hvor dette skal vurderes.
På grunn av alle tilbakemeldingene vi hår fått mener vi at kommunikasjonsstrategien og målsettingene for handlingsplanen er fortsatt hensiktsmessig, derfor foreslår vi bare mindre endringer. Det følger også forslag til en ny handlingsplan for perioden 2016-2018. Endringene er markert med rød skrift og overstrykninger.
2. Endringer i kommunikasjonsstrategien
Innhold
1. Innledning2. Gjesdal kommunes visjon og verdier3. Prinsipper4. Målsettinger5. Målgrupper6. Ansvar7. Implementering og evaluering
1 Innledning
Dette er Gjesdal kommune sin strategi for informasjon og kommunikasjon. Strategien har hjemmel i kommunelovens § 4: ”Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning.”
Kommunikasjon skal være en aktiv del av all planlegging i kommunen og et strategisk virkemiddel som gjelder for hele kommunens drift.
Strategien baserer seg på kommunens visjon, verdier og mål, overordna styringsdokument og planer.
Gjesdal kommune vil tilstrebe at alle brukergrupper har lik tilgang til informasjon i henhold til kravene om universell utforming.
2 Gjesdal kommunes visjon og verdier
J.post id 16/2270 Side 4 av 10
”Vi strekker oss lenger”
Verdier:
Gjesdal skal være en ansvarlig, modig og endringsvillig kommune Vi skal gi våre brukere rett tjeneste utført til rett tid og med rett kvalitet
Dette innebærer at:
Vi tar ansvar som samfunnsaktør og jobber for bærekraftig utvikling Vi skal ha har en positiv grunnholdning; ser etter muligheter og finner best mulige
løsninger Vi setter brukerne i første rekke, deretter fellesskapet og så hver enkelt ansatt
Ansatte i Gjesdal skal være ansvarlige, modige og endringsvillige
Dette kjennetegnes av:
Ansvarlig:
Jeg prioriterer og gjennomfører oppgaver i tråd med kommunens målsettinger og rammebetingelser (for eksempel økonomi, delegering, lover og regler)
Jeg aksepterer egen og andres roller og mandat og er lojal mot felles beslutninger Jeg bidrar positivt i forhold til å skape et godt samarbeid og arbeidsmiljø og
kommuniserer med andre på en respektfull måte
Modig:
Jeg tar initiativ og deler nye tanker Jeg gir direkte tilbakemeldinger til den det gjelder når noe blir vanskelig og melder
fra dersom jeg oppdager uregelmessigheter
Endringsvillig:
Jeg er opptatt av å forstå brukernes behov Jeg vil bidra til at brukerne får rett tjeneste til rett tid og med rett kvalitet Jeg mener at ulike faglige perspektiver vil bidra til bedre tjenester Jeg har forståelse for at ansvarsområder og arbeidsoppgaver kan endres
3 Prinsipper for kommunikasjon i Gjesdal kommune
Aktiv og bevisst mediehåndtering er nødvendig for å nå våre målsettinger. Åpenhet og innsyn vektlegges. Dialog og deltakelse er en forutsetning for å ha kunnskap om innbyggere og
brukere. Dette trenger vi for å utvikle lokalsamfunnet og tjenestene.
J.post id 16/2270 Side 5 av 10
Kompetanse om kommunikasjon utvikles videre. Relevante sosiale medier og andre kommunikasjonskanaler brukes aktivt. Nyheter og relevant informasjon kommuniseres så tidlig som mulig.
4 Målsettinger
1. Ansatte er kjent med og har en felles forståelse av Gjesdal kommunes visjon og verdier.
2. Ansatte tar ansvar for informasjon og kommunikasjon innen sitt fagområde og bruker et mest mulig lettfattelig språk.
3. Informasjon fra Gjesdal kommune er oppdatert, planlagt, lett tilgjengelig og har en enhetlig visuell profil.
4. Vi har fokus på de ”gode historiene” og bruker internett og sosiale medier aktivt.5. Vi motiverer til dialog og deltakelse fra innbyggere og aktuelle brukergrupper og
legger til rette for innflytelse og påvirkning.6. Ansatte i Gjesdal kommune er trygge i møte med media og i krisekommunikasjon.
5 Målgrupper
Medarbeidere, nåværende og potensielle Innbyggere og brukere Næringslivet og andre interessegrupper Politikere Media Samarbeidsparter
6 Ansvar
Kommunikasjon er et lederansvar og inngår som en naturlig del av virksomheten, og i planer og styringsdokumenter.
Gjesdal kommune følger delegeringsprinsippet som betyr at den enkelte medarbeider har ansvar for informasjon og kommunikasjon som en del av saksbehandling og tjenesteproduksjon.
7 Implementering og evaluering
Kommunikasjonsstrategien drøftes i rådmannens ledergruppe. Deretter sendes den til organisasjonene ved hovedtillitsvalgte til uttale samt tjenesteområdenes ledergrupper, deretter går den til politisk behandling og vedtak.
Kommunikasjonsstrategien og handlingsplan evalueres innen 2018.
Status kommunikasjonsutfordringer:
På bakgrunn av innspill fra alle tjenesteområdene/avdelingene og tillitsvalgte er dette oppsummert Gjesdal kommune sine utfordringer ifht kommunikasjon.
J.post id 16/2270 Side 6 av 10
Internt
Ikke alle ansatte bruker intranett ofte nok og eller har tilgang til intranett som viktig intern informasjonskanal.
Visjonen er kjent, men oppleves utydelig Verdiene må bli bedre kjent og konkretisert Det trengs mer oppdatert og systematisk informasjon om avdelingene på intranett. Gjesdal kommunens særegenhet må fremheves. Vi må bygge intern kultur rundt
våre satsingsområder og innovasjonsstrategier som FFI og Smart City. Informasjon fra rådmannsnivå om viktige beslutninger Tilfeldig og lite bevisst informasjon Vi må legge vekt på helhetstenkning fremfor sektortenkning og bevisstgjøre
samhandling, roller og ansvar. Vi trenger kvalitetssikring av bilde- og tekstbruk og større bevissthet rundt valg av
kommunikasjonskanal.
Eksternt
Vi trenger større bevissthet på hva vi vil kommunisere. Kvaliteten i tjenestene for dårlig kommunisert; fortelle det vi er gode på. Høg
kvalitet på tjenestene må fram; markedsføre tjenestetilbudet Kommunikasjon må rettes mot samarbeid mellom kommunen og andre aktører, f.
eks. innbyggere, brukere, næringslivet, forskningsmiljøer etc. Dialog og samvirke skal markedsføres.
Fokus på barn og unge satsingsområder og overordnete strategier må kommuniseres.
Vi skal fremheve at vi er en oversiktelig kommune med spennende oppgaver, og stor grad av delegering og kort vei til beslutninger.
Kort vei til beslutning, oversiktelig Mangler ”den samlende historien” utydelig identitet – bygge intern kultur som gir
seg utslag også eksternt Vi skal bruke lokalmedia mer til de gode historiene og det som underbygger
identiteten; åpent, aktivt og forberedt.
3. Utkast til handlingsplan 2016 - 2018
Målsetting Tiltak Gjennom-føring
Ansvar Innhold Sta-tus
1 Ansatte er kjent med og har en felles forståelse av Gjesdal kommunes visjon og verdier
Kommunikasjons-strategi gjennomgås på ledermøter i tjenesteområdene og i avdelingene 1 gang/året
Løpende Kommunal-sjefer/avde-lingsledere
Diskusjons-kort eller etter eget valg
Visjon og verdier må tydeliggjøres på hjemmesiden og sosiale medier
2. halvdel 2016
Pers.- og org.sjef
Artikler, strategi-dokumenter og lignende
Etiske retningslinjer oppdateres
1. halvdel 2016
Rådgiver Pol. sak
Fokus ved nyansettelser
Løpende Avd.ledere Sjekkliste i kvalitetslosen
J.post id 16/2270 Side 7 av 10
2 Ansatte tar ansvar for informasjon og kommunikasjon innen sitt fagområde og bruker et mest mulig lettfattelig språk
Prosjekt «klart språk» innføres i noen avdelinger
1. halvdel 2017
Prosjekt-gruppe nedsettes
Gjennomgang av skriftlig kommuni-kasjon, skjemaer og lignende
Opplæring i mediahåndtering og krisekommunikasjon
Løpende Kulturleder/rådgiver
Opplærings-rekke
Kommunikasjon er del av lederavtaler
Løpende Rådmann/Kommunal-sjefer
3 Informasjon fra Gjesdal kommunen er oppdatert, planlagt, lett tilgjengelig og har en enhetlig visuell profil
Opplæring i bruk av visuell profil og maler
Løpende Kultur-konsulent
Evaluere og forbedre hjemmesidene
2. halvår 2016
Webansvarlig/prosjekt-gruppe
4 Vi har fokus på de «gode» historiene og bruker internett og sosiale medier aktivt
Lage bildebank/evt. ta illustrasjonsbilder
Løpende Webansv./ kulturkons.
Sortere og klassifisere eksisterende bilder, evt. ta nye
Vurdere å ta i bruke andre sosiale medier enn FB
2. halvår 2016
FB-gruppe/pro-sjektgruppe
Større fokus på kvalitet i fht FB
Løpende FB-gruppe
Større fokus på dialog i kommunikasjon
Løpende Rådmann/komm.sjefer/ avd.ledere/inform.arbei-dere
5 Vi motiverer til dialog og deltakelse fra aktuelle brukergrupper
Lederforum «inn-byggerinvolvering»
2/2016 Rådmann Workshop
Strategi for innbygger-involvering
2. halvdel 2016
Rådgiver
Opplæring i workshop-metode
Løpende Rådgiver Opplærings-rekke
Gjennomføre involvering med
Løpende Komm.sjefer/
J.post id 16/2270 Side 8 av 10
forsk. verktøy avd.ledere
Vurdere mer målrettet kommunikasjon mot enkelte grupper (f. eks. barn og unge)
Fra 2. halvdel 2016
Innbyggere/ prosj.gr.
Arbeids-grupper
6 Ansatte i Gjesdal kommune er trygge i møte med media og i krisekommunikasjon
Opplæring i krisekommuni-kasjon
Løpende Rådgiver, kulturleder
Opplærings-rekke
Følgende ressurser er nødvendig for gjennomføring:
Prosjektgruppe bildebank: webansvarlig, kulturkonsulent, planlegger
Prosjektgruppe «klart språk»: 3 – 4 avdelinger, rådgiver
Opplæringstiltak: rådgiver, kulturleder, kulturkonsulent, eksterne foredragsholdere
Vurdering av sosiale medier: FB-gruppe og prosjektgruppe hjemmesider
Evaluering av hjemmesiden: prosjektgruppe hjemmesider
Vurdering av mer målrettet kommunikasjon: innbyggere, prosjektgruppe
Med hilsen
GJESDAL KOMMUNE
Eva-Maria Gärtner
Rådgiver
Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ikke signatur.
J.post id 16/2270 Side 9 av 10
Vedlegg:
Dok.nr Tittel på vedlegg268792 Kommunikasjon evaluering skjema v3
J.post id 16/2270 Side 10 av 10
