Expertisenetwerk voor preservation

DIGITAAL ERFGOED HOUDBAAR

PROJECTPLAN

project C.4

Expertisenetwerk Preservation Datum: 3 september 2015 Auteur: Projectgroep Projectmanager: Margriet van Gorsel Opdrachtgever: Marcel Ras, NCDD

Projectplan Expertisenetwerk Preservation

2/6

Inhoudsopgave

Achtergrond van het project ......................................................................................... 3

Context van het project .......................................................................................... 3 Project definitie .......................................................................................................... 5

Doelstelling(en) van het project ............................................................................... 5 Bereik(scope) en afbakening ................................................................................... 6 Belangrijkste projectresultaten ................................................................................ 6 Randvoorwaarden ................................................................................................. 6 Relaties met andere projecten ................................................................................. 6 Geplande kosten ................................................................................................... 6 Financieringsbron .................................................................................................. 6

Business Case in hoofdlijnen. ........................................................................................ 7 Acceptatiecriteria ..................................................................................................... 8 Onderkende risico’s .................................................................................................. 8 Projectorganisatie .................................................................................................... 9 Planning ................................................................................................................. 9

Overzicht van wijzigingen ........................................................................................... 10


3/6

Achtergrond van het project

Context van het project Het project “Expertisenetwerk Preservation” speelt zich af binnen de context van een aantal grote, landelijke programma’s: Programma NDE, Nationale Strategie Digitaal Erfgoed1: Het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) is een samenwerkingsverband dat zich richt op de ontwikkeling van een stelsel van landelijke voorzieningen en diensten voor het verbeteren van de zichtbaarheid, bruikbaarheid en houdbaarheid van digitaal erfgoed. Het netwerk is gestart op initiatief van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Deelnemers zijn grote landelijke instellingen die werken aan professioneel behoud en beheer van digitale data (de Koninklijke Bibliotheek, het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) en het Nationaal Archief), kenniscentrum DEN, startpagina innl en een groeiend aantal partijen en personen van binnen en buiten de erfgoedsector. Samenwerkingsverband NCDD: NDE werkpakket 3 - Digitaal Erfgoed Houdbaar2, Doel: Door domeinoverstijgende samenwerking een gezamenlijk netwerk van voorzieningen tot stand brengen waarin duurzame toegang tot digitale informatie gegarandeerd is. Uitgangspunt hierbij is dat samenwerking leidt tot het verhogen van de effectiviteit en tot een grotere efficiëntie en kostenreductie. De activiteiten in dit werkprogramma zijn al gestart en/of geprogrammeerd binnen de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD), een samenwerkingsverband van KB, NA, NIBG, DANS en een aantal cultureel erfgoedorganisaties. De NCDD heeft daarbij twee rollen: zij voert enerzijds zelf projecten uit, anderzijds heeft zij een platformfunctie. Die laatste is voor dit projectvoorstel het meest interessant, want de platformfunctie gaat over kennisontwikkeling over digitale duurzaamheid tussen instellingen en sectoren. Daar kan dit project op aansluiten.

Schets van Werkpakket 3: Houdbaar

Programma Archief 20203: Archief 2020 is een innovatieprogramma dat speciaal is ingericht om te komen tot een overheidsbrede archieffunctie die toekomstvast is. Het doel is om (digitale) overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken voor belanghebbenden. Voor de 1 Zie “Nationale strategie digitaal erfgoed” 2 Zie concept invulling NDE Werkpakket 3 (2015-2016) Digitaal Erfgoed Houdbaar: “Uitwerking WP3-NDE versie09” 3 Zie “Masterplan DTR (2013) 2014 - 2015 definitief” en https://www.archief2020.nl/over-archief-2020 (geraadpleegd 04-06-2015)


4/6

uitvoering van het innovatieprogramma werken de partners die het Archiefconvenant hebben ondertekend, intensief samen in projecten. Dit zijn het ministerie van OCW, het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Unie van Waterschappen (UvW). Het programma is medio 2013 formeel van start gegaan en loopt tot en met 2016. Gedurende de looptijd werkt het programma aan vijf doelen:

• Digitale duurzaamheid. De overheid borgt op een duurzame manier de toegankelijkheid van overheidsinformatie.

• Openbaarheid. De overheid maakt overheidsinformatie beter inzichtelijk en beschikbaar voor iedereen.

• Toegankelijkheid. De samenleving haalt maximaal maatschappelijk rendement uit gezamenlijke archieven.

• Documenteren van de samenleving. Naast de primaire archieftaak zorgt de archiefsector gezamenlijk voor veiligstelling van belangrijke particuliere archieven.

• Kwaliteitszorg en bestelversterking. Samen vormen we een kennisnetwerk van toekomstvaste archiefinstellingen.

Programma DTR4: Doel van het programma is om een stevige basis te leggen bij het Nationaal Archief voor het borgen van ons cultureel erfgoed en de democratische rechtsstaat in het digitale tijdperk. Er zijn vier werkpakketten te onderscheiden:

1. Digitale infrastructuur (Basis Rijksinfrastructuur voor overgebrachte digitale rijksarchieven)

2. Serviceorganisatie 3. Digitalisering eerste tranche rijksarchieven 4. Programma van Eisen (voorschriften over duurzaamheidseisen en richtlijnen voor

informatiebeheer rijksdienst) Met name de aansluiting van de Rijkshistorische Centra (RHC’s) op het e-depot van het Nationaal Archief (werkpakket 1) heeft er voor gezorgd dat er in het archiefveld en bij zorgdragers (archiefvormers) meer aandacht is voor vraagstukken rondom duurzaam beheer van archieven.

Aanleiding Het voormalige Kennis- en Productieplatform Duurzame Toegankelijkheid (KPDT, een samenwerking van de Stadsarchieven Amsterdam en Rotterdam, de Regionaal Historische Centra Utrecht en Noord-Holland en het Nationaal Archief) constateert dat er beperkte preservation kennis is in Nederland. Het Nationaal Archief (NA) formuleert de definitie van preservation5 daarbij als volgt: het op zodanige wijze vastleggen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van digitale documenten (in de brede zin van het woord), dat deze ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn. Verder stelt het KPDT vast dat er vanwege gebrek aan capaciteit/tijd niet of beperkt deelgenomen wordt aan (inter)nationale platforms, zoals de OPF, DPC, DLM en andere instrumentenontwikkelaars in de open source community waar Research & Development zich concentreert en versterkt. Het gevolg hiervan is dat de noodzakelijke volwassenheid van de instrumenten niet bereikt wordt en dat de instrumenten niet in beheer genomen worden. Preservation blijft een 'nerdy'-ding en geen solide basis voor ons digitaal informatie- en erfgoedbeheer en onze adviesfunctie.

4 Zie “Masterplan DTR (2013) 2014 - 2015 definitief” 5 http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal


5/6

Project definitie

Het NDE Werkpakket 3 ‘Digitaal Erfgoed Houdbaar’ - waarvan de invulling door de NCDD wordt verzorgd - is opgebouwd rond drie thema’s: A) schaalbaarheid van voorzieningen, B) kostenbeheersing, C) Verhelderen van rollen en verantwoordelijkheden. Het werkplan voor WP3 is begin juli inhoudelijk vastgesteld door het NCDD bestuur. In de uitwerking van elk thema is een aantal projecten gedefinieerd, waaronder project C.4 “Ontwikkeling van een preservation netwerk in Nederland” dat als volgt globaal wordt omschreven6: Er bestaan in Nederland verschillende kennisbanken, nieuwsbrieven, kenniswijzers, expertisecentra die zich (deels) richten op de verspreiding van kennis over duurzame toegang. Deze zijn domeinspecifiek of mediaspecifiek en vaak gericht op een beperkte doelgroep. Er is een groeiende behoefte aan bredere verspreiding van kennis op het gebied van digitale duurzaamheid. De groep van professionals op dit terrein groeit. Daar waar een aantal jaar geleden alle professionals werkzaam op dit terrein in Nederland elkaar kenden, is dit inmiddels allang niet meer het geval. Het is daarom van belang de ontwikkeling en uitwisseling van kennis beter te organiseren en te borgen. Hiervoor is versterking van het bestel nodig. Om welke voorziening gaat het:

Een voorstel voor het opzetten van een expertisenetwerk voor duurzame toegang in Nederland

Doelgroep: Alle professionals die te maken hebben/krijgen met duurzaam beheer van digitale objecten

Hoe draagt deze voorziening bij aan de doelstelling: Professionalisering van collectiebeherende instellingen

Wat is er gerealiseerd na twee jaar: 1. Een strategische notitie over het belang van kennisontwikkeling en kennisdeling

op het terrein van digitale duurzaamheid. 2. Een voorstel voor een expertisenetwerk (of expertisecentrum) 3. Een business plan hiervoor en een voorstel voor het onderbrengen daarvan. 4. Inrichten van een expertisenetwerk preservation

Het (eind 2015 op te leveren) position paper “Kennisfunctie” van de NDE, eventueel uit te breiden met een specifiek stuk over digitale duurzaamheid, vormt het strategische kader voor punt 1. Het project Kennisnetwerk Preservation kan worden gebruikt als use case voor de position paper. Dit projectvoorstel adresseert verder vooral punt 2 (voorstel voor een expertisenetwerk) en deels punt 3 (een business plan hiervoor en een voorstel voor het onderbrengen hiervan). Volgens de huidige planning kunnen deze punt 2 en 3 eind december 2015 worden opgeleverd. Na een GO op het voorstel, dan zal in de loop van 2016 gestart worden met punt 4, de opbouw van het kennisnetwerk Preservation.

Doelstelling(en) van het project De doelstelling van het project is om de ontwikkeling en uitwisseling van kennis beter te organiseren. In samenwerking met archiefpartners en de NCDD wordt een onderzoek uitgevoerd naar werking en onderbouwing van een landelijk netwerk op het gebied van preservation dat kennis deelt, vragen beantwoordt en instrumenten ontwikkelt en vervolgens

6 NDE Programmaplan WP3 Digitaal Erfgoed Houdbaar: “Uitwerking WP3-NDE” dd 03-07-2015


6/6

beheert. Met behulp van de resultaten van dit onderzoek wordt een business case opgesteld met daarin een aantal scenario’s. Hierin wordt uitgewerkt wat er voor nodig is om zo’n expertisenetwerk preservation op te bouwen en te onderhouden.

Bereik(scope) en afbakening • In kaart brengen wat de noodzaak is • Scenario’s schetsen hoe dit expertisenetwerk kan worden opgezet

o Plussen en minnen o Kosten / baten analyse o Opschaling/verbreding naar andere domeinen

• Borging • Funding • Commitment deelnemers (urgentie en continuïteit) • Relatie aanpalende organisaties zoals Bureau Forum Standaardisatie, RDNL, DEN • Internationale relaties (OPF, DPC) • Relatie leverancier van kennis en gebruikersperspectief • Kwaliteitscriteria

Belangrijkste projectresultaten • Input voor strategische notitie (position paper) • Business Case (inzicht in investering tijd/geld, wijze van inrichten netwerk) • Go op uitvoering Expertisenetwerk Preservation • Uitvoering opbouw Expertisenetwerk Preservation

Randvoorwaarden • Behoefte / urgentie in het archiefveld • Geld • Capaciteit • Tijd

Relaties met andere projecten Het project valt onder de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed, Werkpakket 3, Houdbaar. De opdrachtnemer van dit pakket is de NCDD. Het programma Archief2020 treedt op als sponsor.

Geplande kosten € 9.052 (160 uur projectleiding) € 14.977 (310 uur projectinzet) € 6.000 materiële kosten exclusief matching door deelnemende hubs

Financieringsbron NDE Matching in uren door deelnemende organisaties.


7/6

Business Case in hoofdlijnen.

Het Werkpakket Houdbaar van de NCDD, een onderdeel van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed, heeft in haar Werkplan 2015-2016 aandacht voor de landelijke infrastructuur eDepot voorzieningen, de bekostiging, certificering, competenties. Het maakt gebruik van use cases om tot richtlijnen te komen voor omgang met complexe digitale informatie objecten, ook in relatie tot de positionering van de traditionele erfgoedinstellingen. De leden (hubs) van de NCDD - NA, KB, B&G, DANS en Eye Filmmuseum namens de CCDD - zijn betrokken. De verschillende domeinen hebben verschillende rollen en stelselverantwoordelijkheid die o.a. samenhangen met de geldstromen en bestuurslagen. Tot nu toe is de preservation kennis in Nederland voornamelijk aanwezig bij de deelnemers van de NCDD in het erfgoed en wetenschappelijke veld. Zij nemen deel aan (inter)nationale platforms als OPF, DPC, DLM en andere instrumentenontwikkelaars in de open source community waar R&D zich verzamelt en versterkt. Andere instanties in Nederland nemen hier door gebrek aan kennis, capaciteit of interesse niet of nauwelijks aan deel. Het gevolg hiervan is dat de noodzakelijke volwassenheid van de instrumenten niet bereikt wordt en dat de instrumenten niet in beheer genomen worden. Preservation blijft een 'nerdy'-ding en geen solide basis voor ons digitaal erfgoedbeheer en onze adviesfunctie. Het domein van archieven is zeer gedifferentieerd en beperkt zich niet alleen tot erfgoed maar omvat ook thema’s als Transparante overheid, Open Data en democratische verantwoording door de overheid. De archiefsector heeft daardoor, naast het erfgoedbelang, een veel groter belang bij de duurzame toegang tot lang te bewaren, grote administratieve overheidsbestanden zoals GBA, GIS, Onderzoeksdata archeologie, vooral bij lagere overheden. De vragen die gesteld worden beperken zich tot nu toe tot vragen over gebruikte of te gebruiken formaten. Dit is een veel te smalle vraag naar preservation en een valkuil als het gaat om de vraag “wat moeten we regelen?”. Geen enkel formaat garandeert duurzaamheid. Het gaat om de processen, checks and balances en actief beheer om het formaat heen, meer dan het formaat zelf. Het is daarom zaak om te starten met een Expertisenetwerk Preservation. In eerste instantie ligt de focus op het ontwikkelen van zo’n netwerk binnen het de archiefsector. Dit netwerk zal zich niet los van de NCDD ontwikkelen maar met de bril van het eigen domein reeds een start maken om alle spelers in het domein te bedienen. Zoals gezegd is de kennis tot nu toe beperkt tot de grote spelers en dat kan in het licht van het digitale werken van de Nederlandse overheid niet zo blijven. Een landelijk Expertisenetwerk Preservation in Nederland dat in een internationaal netwerk opereert, beoogt de noodzakelijke kennis te borgen en onafhankelijkheid (van marktpartijen) te creëren op dit gebied. De Nederlandse overheid in al haar geledingen heeft niet alleen behoefte aan kennis maar ook aan implementatiescenario’s van preservation. Dat beperkt zich niet tot de archiefsector omdat deze niet de enige is die langdurig digitale informatie betrouwbaar en authentiek beschikbaar moet stellen. Dat geldt ook voor administratieve informatie/gegevens die de basis zijn van de menselijke en materiele inrichting van ons land (basisadministraties) en wetenschappelijke data. Alternatieve strategieën voor preservation, zoals preservation-in-place (of non-custodial zoals archivarissen zeggen), zijn dus ook hoogst noodzakelijk. Daarnaast zullen ook particuliere/commerciële instellingen meer en meer langdurig te bewaren informatie opslaan en beschikbaar willen stellen. Dit projectvoorstel gaat over het doel, de werking en de onderbouwing van een landelijk Expertisenetwerk. Er moet tijd en geld worden vrijgemaakt zodat een onderzoek naar de bestaande kennis en eventueel al aanwezige netwerken op het gebied van preservation in Nederland kan worden uitgevoerd. Vervolgens moeten er draagvlak worden gecreëerd en voorlichting worden gegeven. Door de inspanningen op het gebied van preservation te


8/6

bundelen kan zowel ingespeeld worden op de noodzakelijke innovaties als op het gezamenlijk beheren van instrumenten die nodig zijn. Operationalisering doelstelling

• Starten met projectgroep • Uitvoeren inventarisatie naar de huidige bestaande netwerken in Nederland, als input

voor de business case. Onderzoek naar aanwezige preservationkennis bij diverse archiefinstellingen;

• Behoeftepeiling: is er behoefte aan preservationexpertise en deling van kennis binnen het archiefveld;

• Scenario’s opstellen voor de business case op basis van de inventarisatie en behoeftebepaling;

• Resultaten van de inventarisatie binnen het archiefveld verbreden met de andere domeinen (NCDD/DEN). In deze fase van het project doen de overige hubs nog niet actief mee;

• Opstellen plan van aanpak inrichten van een expertisenetwerk; • Borging op strategisch niveau.

Procesgang

• Dit projectvoorstel wordt door de projectgroep verder uitgewerkt, met als verantwoordelijke de projectleider;

• De projectleider dient het projectvoorstel in bij de Werkpakket coördinator van NDE-WP3, ter goedkeuring;

• Vanaf september organiseert de WP-coördinator een regelmatig projectleidersoverleg.

Acceptatiecriteria • Laagdrempelige kennisdeling; • Niet zelf (NA) organiseren maar samen met het archiefveld; • Domeinoverschrijdende blik; • Meerwaarde op lokaal niveau; • Kosten, schaalvoordelen; • Duurzame toegankelijkheid.

Onderkende risico’s • Geen urgentie; • NA wordt gezien als enige verantwoordelijke partij die preservation kennis moet

ontwikkelen; • Niet tot gezamenlijke aanpak komen; • Geen funding; • Geen mandaat; • Geen capaciteit; • Community building slaagt niet of kan niet op de lange termijn worden onderhouden.


9/6

Projectorganisatie De projectgroep bestaat uit: Carolien van Zuilen (NCDD), Mies Langelaar (Stadsarchief Rotterdam), Hanneke van Aalst (Zeeuws Archief), Clementine van Stiphout (Archief 2020), Margriet van Gorsel, Pepijn Lucker (NA). De volgende overleggen zijn voorzien:

- Projectgroep overleg - Projectleiders overleg werkpakket 3

Planning In 2015 wordt de business case gemaakt. Planning is opgenomen in apart document Opzet Business Case. In 2016 volgt een nieuwe planning.


10/6

Overzicht van wijzigingen

Datum wijziging

Samenvatting van wijzigingen Status

09-04-15 Eerste uitgave concept 17-04-15 Bewerking n.a.v. bespreking met StAR, NCDD, A2020 concept 04-06-15 Aanpassingen n.a.v. intern overleg K&A concept 11-06-15 Opmerkingen Margriet van Gorsel en Clementine van Stiphout

verwerkt concept

03-07-2015

Opmerkingen Carolien van Zuilekom, Hanneke van Aalst en Mies Langelaar verwerkt

concept

30-07-2015

NCDD info toegevoegd concept

05-08-2015

Laatste interne review NA concept

03-09-2015

Omzetting naar Format NCDD concept

Goedkeuringen Naam Handtekening Functie Datum

uitgifte Versie

Documents

Expertisenetwerk voor preservation