Открытое акционерное общество «Татнефть» имени В.Д. Шашина

Во исполнении п. 4 протокола еженедельной планерки генерального директора от 08.12.2014г. № 42/56-ПтПл

Инструкция по управлению проектами

2

Альметьевск

2014

Общие положения и область применения

Инструкция содержит рекомендации по управлению проектом от его старта до завершения для обеспечения эффективного достижения целей проекта.

Рекомендации распространяются на управление любыми проектами компании.

Инструкция разработана на основе ГОСТ Р 54869-2011 Национальный стандарт РФ «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом».

Термины и определения

Архив проекта – структурированный комплект документации проекта, представленный в бумажном и/или электронном виде.

Базовый план проекта – принятый к исполнению план проекта, содержащий сведения об основных временных и стоимостных параметрах проекта. Примечание: Базовый план является основой для сравнения фактических показателей проекта с запланированными и оценки прогресса реализации проекта. Употребляется с уточнениями (базовый календарный план проекта, базовый бюджет проекта).

Бюджет проекта

– документ, содержащий общую сумму финансовых средств, распределенных по статьям и временным периодам.

Допущение

– фактор, который считается верным для проекта без привлечения доказательств.

Заинтересованные стороны в проекте

– лица или организации, чьи интересы могут быть затронуты в ходе реализации проекта.

Изменение в проекте

– модификация утвержденного ранее содержания, сроков, ресурсов в проекте, а также установленных процедур.

Контрольное событие проекта

– существенное событие проекта, отражающее получение измеримых результатов проекта. Примечание: Контрольное событие в отличие от работ проекта не имеет характеристик длительности и трудоемкости.

Корректирующее действие

– действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия плану проекта.

Методика SMART – методика целеполагания, основанная на 5 критериях:

Specific – конкретность;

3

Measurable – измеримость;

Assignable – достижимость;

Realistiс – реалистичность;

Time-bound – определенность по времени.

Ограничение

– сдерживающий фактор, влияющий на ход исполнения проекта.

Устав проекта

документ, отражающий ключевые сведения о проекте, регламентирующий реализацию проекта и порядок взаимодействия участников проекта.

Предупреждающее действие

– действие, предпринятое для снижения вероятности или последствий отрицательных рисков проекта.

Продукт проекта

– измеримый результат, который должен быть получен в ходе реализации проекта.

Проект

– комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений.

Процесс

– совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение определенных результатов.

Работа проекта

– действие, выполняемое для достижения цели проекта.

Расписание проекта (календарный план)

– плановые даты исполнения работ и контрольных событий проекта.

Риск

– вероятное для проекта событие, наступление которого может как отрицательно, так и положительно отразиться на результатах проекта.

Управление проектом

– планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта.

4

Организация управления проектом

Ролевая (организационная) структура управления проектами может в значительной степени различаться в зависимости от их специфики, но в каждом проекте должны быть определены следующие роли:

Инициатор проекта – это индивидуум или организация, предложившая идею проекта. В дальнейшем инициатор, инициировав идею, может не участвовать в проекте.

Заказчик проекта – руководство компании или подразделение, которое является владельцем результата проекта. Заказчик инициирует проект, определяет цель проекта, видение и состав будущего результата, а также критерии, которые он будет использовать при приеме результата проекта, утверждает базовый план проекта, принимает результаты проекта.

Куратор проекта – лицо, ответственное за обеспечение проекта ресурсами и осуществляющее административную, финансовую и иную поддержку проекта. Куратором проекта назначается сотрудник из числа руководителей компании, обладающий ресурсами и полномочиями необходимыми для реализации проекта. Куратор формирует команду проекта и назначает руководителя проекта; оказывает содействие руководителю проекта в решении организационных вопросов, связанных с реализацией проекта; принимает решения, лежащие вне полномочий руководителя проекта. Несет персональную ответственность в случае невыполнения проекта. У проекта может быть только один куратор. Если куратор проекта не определен, то его функции выполняет Заказчик проекта.

Руководитель проекта – лицо, осуществляющее управление проектом и ответственное за результаты проекта. Руководитель определяет основные этапы проекта; составляет календарный план и бюджет проекта; координирует работу команды проекта; решает финансовые и организационные вопросы; организовывает своевременное выполнение задач проекта согласно установленному календарному плану; проводит рабочие совещания с командой проекта; контролирует выполнение запланированных задач и отчитывается перед заказчиком и куратором проекта. Руководитель проекта несет основную ответственность за проект.

Команда проекта – совокупность лиц, групп и организаций, объединенных во временную организационную структуру для выполнения работ проекта.

Схема, иллюстрирующая основные понятия проектного менеджмента и их

5

взаимосвязь, приведена в Приложении 1.

Управление проектом

Управление проектом включает совокупность процессов инициации, планирования, организации исполнения, контроля и завершения проекта.

В рамках процессов управления проектом выполняются действия, относящиеся к следующим функциональным областям управления проектом:

управление содержанием проекта;

управление сроками проекта;

управление затратами в проекте;

управление рисками проекта;

управление персоналом проекта;

управление заинтересованными сторонами проекта;

управление поставками проекта;

управление качеством в проекте;

управление обменом информацией в проекте;

управление интеграцией проекта. Последовательность процессов управления проектом определяется

условиями конкретного проекта, при этом:

проект должен начинаться с процесса инициации проекта;

проект должен оканчиваться процессом завершения проекта;

выполнение процессов организации исполнения и контроля проекта начинается не раньше процессов планирования.

Шаг 1. Инициация проекта

Цель процесса: формальное открытие проекта. Результатом работы данного этапа проекта должно стать назначение

Куратора проекта, Руководителя проекта, определение состава команды проекта, подготовка и утверждение Устава проекта (Приложение 2),

Устав проекта – документ, подробно описывающий и определяющий концепцию проекта и его организацию, в том числе:

причины инициации проекта;

6

цели и задачи проекта;

требования к проекту со стороны заказчика;

критерии успешности достижения целей и задач;

результаты проекта;

назначение, свойства и характеристики продукта;

критерии и методы приемки продукта проекта и его составных частей;

допущения и исключения, касающиеся продукта проекта;

состав работ проекта;

контрольные точки проекта и др. При формулировании целей рекомендуется использовать методику SMART

(Приложение 3). Разработка Устава проекта осуществляется Руководителем проекта,

согласовывается с Куратором проекта и заинтересованными сторонами проекта, вовлеченными в его реализацию, утверждается Заказчиком проекта.

Шаг 2. Разработка календарного плана

Цель процесса: определение дат начала и окончания работ проекта, ключевых событий, этапов и проекта в целом.

Результаты процесса:

определены взаимосвязи между работами проекта;

проведена оценка длительности работ проекта;

определен и утвержден график привлечения ресурсов, необходимых для выполнения проекта в срок;

определено и документировано расписание проекта;

утвержден календарный план проекта (Приложение 4);

на основании утвержденного календарного плана проекта выстраивается диаграмма Ганта (Приложение 5).

Шаг 3. Планирование бюджета проекта

Цель процесса: определение порядка и объема обеспечения проекта финансовыми ресурсами.

Результаты процесса:

7

определена и документирована структура статей бюджета проекта, позволяющая контролировать затраты на проект в ходе его реализации;

определена плановая стоимость всех ресурсов проекта;

определена стоимость выполнения работ проекта;

утвержден бюджет проекта;

определен и документирован порядок поступления денежных средств в проект.

Шаг 4. Планирование персонала проекта

Цель процесса: определение порядка обеспечения проекта человеческими ресурсами.

Выходы процесса:

определены и документированы роли участников проекта, их функции и полномочия;

определен численный и квалификационный состав команды проекта, а также требования к условиям труда;

персонально определены основные члены команды проекта.

Шаг 5. Планирование закупок в проекте

Цель процесса: определение порядка и объема обеспечения проекта продукцией и услугами, приобретаемыми у сторонних организаций.

Результаты процесса:

а) проведен анализ необходимости закупки продукции и услуг для достижения целей проекта;

б) в случае если по результатам анализа принято решение о целесообразности закупок продукции и/или услуг в проекте, то:

1) определены требования к закупаемой продукции (услугам), в том числе ограничения по стоимости и срокам поставки; 2) определены требования к приемке закупаемой продукции (услугам); 3) запланированы мероприятия по выбору и оценке поставщиков на основе определенных критериев.

Шаг 6. Планирование реагирования на риски

Цель процесса: определение основных рисков проекта и порядка работы с

8

ними. Результаты процесса:

выявлены и документированы риски проекта;

проведены оценка и ранжирование по вероятности и степени влияния на результат проекта всех идентифицированных рисков;

разработаны мероприятия по изменению вероятности и степени влияния наиболее значимых рисков, а также созданы планы реагирования на случай возникновения таких рисков;

учтены результаты разработки упреждающих мероприятий по реагированию на риски в связанных с ними планах.

Шаг 7. Планирование обмена информацией в проекте

Цель процесса: определение порядка обмена информацией между лицами, участвующими в реализации проекта и заинтересованными в результатах проекта.

Результаты процесса:

определены все участники информационного обмена, а также их потребности в информации;

определены методы и средства распространения информации по проекту;

определена процедура разработки, согласования, утверждения, распространения проектных документов;

определены место и правила хранения информации по проекту.

Шаг 8. Планирование управления изменениями в проекте

Цель процесса: определение порядка работы с изменениями в проекте. Результаты процесса:

а) определен и документирован процесс работы с изменениями в

проекте, а именно:

1) выявление изменений;

2) согласование и утверждение изменений;

3) организация учета версий документов и продуктов проекта;

4) доведение информации об изменениях до заинтересованных сторон.

9

Шаг 9. Организация исполнения проекта

Цель процесса: организация выполнения проекта согласно разработанным планам.

Результаты процесса:

выполнены запланированные работы;

получены продукты проекта;

осуществлены изменения согласно принятым в проекте правилам;

выполнены намеченные корректирующие и предупреждающие действия;

актуализированы документы по управлению проектом.

Шаг 10. Контроль исполнения проекта

Цель процесса: проверка соответствия процессов и продукта проекта установленным требованиям.

Результаты процесса:

документированы результаты регулярной проверки состояния проекта, в частности отклонения от планов, и проанализированы с целью определения причин отклонений;

произведена оценка соответствия продукта проекта требованиям к нему;

сформированы корректирующие и предупреждающие действия по результатам проверки;

отчеты о выполнении работ проекта соответствуют утвержденной системе отчетности по проекту.

Шаг 11. Завершение проекта

Цель процесса: формальное закрытие проекта. Результаты процесса:

проведена и документально оформлена приемка продукта проекта заказчиком;

проведено закрытие всех договоров по проекту (в случае их наличия);

документировано окончание проекта;

10

сформирован архив проекта;

команда проекта и основные заинтересованные стороны проинформированы об окончании проекта.

Форма отчета о завершении проекта представлена в Приложении 5.

11

Требования к управлению документами проекта

Документами проекта необходимо управлять в соответствии со следующими требованиями:

документы должны быть утверждены до их применения;

необходимо обеспечить анализ актуальности документов и их своевременное обновление по мере необходимости;

необходимо обеспечить наличие актуальных версий документов в местах их применения;

необходимо обеспечить сохранение документов в течение установленных сроков и возможность их восстановления;

необходимо обеспечить уровень конфиденциальности документов согласно требованиям заказчика и других заинтересованных сторон проекта;

необходимо обеспечить предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и соответствующую идентификацию устаревших документов, оставленных для определенных целей.

ССхема вза

аимодейсствия уча

астников

в проекта

Пр

а

иложение

12

е 1

13

Приложение 2

УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель генерального директора по производству- главный инженер ОАО «Татнефть» ________________ Н.Г. Ибрагимов «______» _______________ 20__ г.

УСТАВ ПРОЕКТА «________________________________________________»

наименование проекта

Сведения о проекте Название проекта: Инициатор: Заказчик: Куратор проекта: Управление качеством ведения проекта:

Команда проекта: Руководитель проекта: Дата представления:

Подготовил: Обсуждение и дополнение

Содержание проекта Обоснование инициации проекта

Предпосылки: Стратегическая цель:

Цели и результата проекта:

Цели проекта: Результаты проекта:

Продукты проекта: Участники и заинтересованные стороны:

Заказчик: Функциональный заказчик (потребитель): Исполнитель:

Основные потребности (ожидания) участников

Заказчик: Функциональный заказчик: Исполнитель:

Ограничения проекта Ограничения по

14

времени Организационные и другие ограничения

Риски Критерии успешности проекта

Заказчик проекта И.О. Фамилия Руководитель проекта И.О. Фамилия

15

Приложение 3 Методика SMART

В соответствии с методикой SMART любая цель должна соответствовать следующим критериям:

Критерий Пояснение

Specific (Конкретная)

Цель должна быть четко описана. Конкретность предполагает однозначность трактовок и понимания различными людьми. Если при описании цели употребляются слова «увеличение», «ускорение» и т.д., то они обязательно делают цель не конкретно сформулированной.

Measurable (Измеримая)

Результат достижения цели должен быть измеримым. «Завоевание» или «улучшение показателей» – трудно измерить какой-либо величиной. Причем критерии измерения должны быть определены не только для конечного результата, но и для определения достижимости промежуточных результатов.

Assignable (Достижимая)

В данном случае понимается возможность достичь цели своими силами: необходимо учитывать наличие собственных ресурсов для достижения цели, собственные профессиональные возможности и личностные качества. Если полагается цель, для достижения которой требуются ресурсы, не зависящие от того, кто будет реализовывать программу достижения цели, цель может быть недостижимой. Другими словами, должен присутствовать потенциал для достижения цели, должны быть в наличии ресурсы (внешние управляемые и внутренние) для ее достижения.

Realistiс (Реалистичная)

Необходимо избегать постановки цели, если ее достижение очевидно не реально. Необходимо реально оценивать ресурсы, усилия, которые потребуются для достижения цели. Это не означает, что цель не должна быть амбициозной, как раз наоборот. Если цель при анализе является мало реалистичной, следует определить несколько последовательно достижимых подцелей. Каждое достижение очередной подцели должно открывать дорогу к следующей подцели, и так далее – к главной цели.

Time-bound (Ограниченная во времени)

Определение точки во времени по наступлению которой цель должна быть достигнута. При полагании цели должны быть четко поставлены сроки ее достижения. Без четко определенных сроков достижения цели (подцелей) во времени смарт-цели быть не может.

Приложение 4

УТВЕРЖДАЮ _________________________ Должность заказчика проекта _______________И.О. Фамилия «____» _____________20___г.

Календарный план проекта «______________________________________________»

наименование проекта

№ п/п

Наименование работ Результат Ответственный Срок

Начало Конец

1 2 3 4 5 6

Руководитель проекта: ________________ И.О. Фамилия

Диааграмма Ганта

Прииложениее 5

18

Приложение 6

УТВЕРЖДАЮ Инвестор проекта Генеральный директор ОАО «Татнефть» ________________ Н.У. Маганов «____»________________20__ г

Отчет о завершении проекта

ИНФОРМАЦИЯ О ДОКУМЕНТЕ

Регистрационный № проекта в ОАО «Татнефть»

Наименование проекта

Куратор проекта

Руководитель проекта

Автор документа

Дата отчета ОТЧЕТ О ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТАХ

В каждом из разделов отчета представьте перечень изменений, произошедших за время реализации проекта, отклонений от базового плана (например, изменения в бюджете, сроках, содержании и т.д.). Опишите полученные результаты проекта в терминах стоимости, сроков выполнения, времени работы команды проекта. Опишите риски, возникшие во время реализации проекта, а также предпринятые меры реагирования на них. Зафиксируйте извлеченные уроки проекта и рекомендации по усовершенствованию управления проектом. Содержание проекта Управление рисками Управление расписанием Стоимость проекта Управление командой проекта Взаимодействие с подрядчиками (поставщиками). Резюмируйте насколько успешно было привлечение подрядчиков к выполнению работ в проекте с точки зрения достижения результатов, за которые отвечали подрядчики.

19

Управление коммуникациями Резюмируйте, насколько эффективными были используемые в проекте коммуникации, способы и средства обмена информацией. Управление качеством Дайте экспертную оценку качества проекта. Извлеченные уроки проекта и рекомендации Руководитель проекта [подпись] Ф.И.О Согласовано: Куратор проекта [подпись] Ф.И.О Приняты результаты проекта:

Заказчик проекта [подпись] Ф.И.О