Управление временем

Вебинар по управлению временем

   

ATTENTION!

Информация вебинара представляет мой личный опыт. Это IMHO, без претензии на абсолютность. Только лишь примененные на практике методы из книг, интернета, опыта других людей.

   

Аксиомы

1. Желание — основная движущая сила всего

2. События в реальном мире носят вероятностный характер

3. Любой человек обладает свободой выбора и правом принятия или непринятия ответственности за любой аспект своей жизни

   

План Вебинара

1. Введение в TM

2. Средства TM

3. Инструменты TM

4. Почему не работают планы? 

   

Введение в TM

Введение в TM

   

Что такое Time Management?

«Управление временем ­ это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире»

Wikipedia

vs

   

Принципы построения системы TM

1. Система управления временем должна работать

2. Система управления временем индивидуальна

3. Система управления временем эволюционирует

4. Система должна быть максимально независима от внешних факторов

   

Основные понятия TM

● Цели — формализованное описание результата, которого планируется достичь

● Задачи — ряд шагов, при выполнении которых цель достигается

● Действия — шаги, реализация которых приводит к выполнению задачи

● План — группа целей, задач или действий для определенного временного отрезка

● Приоритет — качество, определеляющее порядок (очередность) реализации

● Срок — конец рассматриваемого временного отрезка

● Средства TM  — методы, подходы, алгоритмы получения планов

● Инструменты TM — инструменты, реализующие фиксацию планов в материальном мире

   

Характеристики цели

● Specific — конкретность

● Measurable — измеримость

● Achievable — достижимость

● Realistic — реальность (реализуемость)

● Timed — определенность во времени

SMART­подход:

   

Фильтрация целей

● Действительно ли я хочу этого?

● Соответствует ли это моей системе ценностей?

● Реалистично ли это?

● Могу ли я представить это во всех аспектах?

● Cтану ли я лучше, когда достигну цели?

● Твердо ли я верю, что с помощью Высшей силы смогу это сделать?

   

Фильтрация целей

   

Средства TM

Средства TM

   

Польза от планов

● Принятие ответствености за свое будущее на себя

● Придание определенности будущему

● Возможность отслеживать прогресс

● Возможность легко оценивать свою эффективность

   

Алгоритм планирования

1. Анализ ситуации

2. Выработка плана

3. Реализация плана

4. Возврат к первому пункту

   

Анализ ситуации

● Качественный анализ выполнения плана.Насколько хорошо выполнен, сделано лиосновное из запланированного?

● Анализ сделанных задач. Что способствовало успеху?

● Анализ несделанных задач.Что помешало достичь результата?

● Выводы.­ анализ своих ошибок с занесением в Книгу ошибок­ анализ потерь времени на ненужные действия­ анализ потерь времени за счет неправильной оценки времени на задачи­ анализ неучтенных действий и задач­ анализ денежных доходов и расходов­ анализ внешних обстоятельств и успеха отработки готовых схем для них­ коррекция плана более высокого уровня с учетом новой картины

   

Выработка плана

● Выработка плана — итеративный процессИтерация:1. Определение задач, расстановка приоритетов2. Фильтрация

● Определение задачИсточники задач:­ несделанное ранее­ из более глобального плана высокого уровня, либо из обшего 2do списка

Также в план заносятся:­ запланированные перерывы, неизбежные потери (транспорт, обед)­ незапланированные потери, буферные пункты («окна»)

   

Фильтрация задач

● Принцип Парето: 20% причин дают 80% результата, или: «большая часть усилий пропадает зря» 

● Закон Паркинсона (Мерфи): задача занимает все отведенное на нее время

● Матрица Эйзенхауэра: распределение задач по осям Важное­Срочное

● Стоимость задачи: оценка выгоды задачи в $

● Польза задачи: что дает задача, какие потребности удовлетворяет (ценности)

● Принципы, ограничения, собственные находки выявления важного и отсечения лишнего

«Происходит не накопление, а устранение. Вместо ежедневного прироста ­ ежедневное сокращение. Развитие в идеальном виде всегда тяготеет к простоте»

Брюс Ли

Фильтры:

   

Матрица Эйзенхауэра

   

Принципы из программирования

● DRY — Don't Repeat Yourself (не делай одну и ту же работу дважды и более раз)

● SPOT — Single Point Of Truth (единая точка правды), другое название для DRY

● KISS — Keep It Simple, Stupid (будь проще, тупица)

● YAGNI — You Ain't Gonna Need It (не делай этого, пока не понадобится).

● TIMTOWTDI (произносится «Тим Тоуди») — There Is More Than One Way To Do It (есть более одного способа сделать это)

● DST — Do Simple Things (делай простые вещи).

● DTSTTCPW — Do The Simplest Thing That Could Possibly Work (делай простейшую вещь, которая скорее всего заработет). 

   

Принципы деления задач

● По приоритетам:­ приоритет числом: 1, 2, 3...­ важность / срочность­ рутина / долгосрочные­ слоны и лягушки, принцип «по лягушке в день», деление слона методом «швейцарского сыра»

● По времени:­ сделать сразу, сделать в течение получаса, запланировать на завтра, разделить на мелкие­ жесткие (привязаны к определенному времени ) / гибкие (не привязаны) ­ короткие / долгие / неопределенной продолжительности

● Возможность отказа:­ можно ли сказать «нет»­ можно ли отложить­ можно ли передать кому­либо­ принцип «трех гвоздей»

   

Физиологические аспекты

● Ограничения мозга: у сознания max 7+­2 элемента, у подсознания inf

● Мозг находится в теле — телу нужно:­ здоровое питание­ режим­ сон ­ физические нагрузки

● Организму вообще нужно:­ отдых­ смена вида деятельности (2­3 в день)

Отсюда:­ учет биоритмов в течение суток­ учет приливов активности / пассивности   в течение недели / месяца

   

Психологические и эмоциональные аспекты

● Жизнь и деятельность должна приносить удовольствие и радость

● Нужно доводить задачи до конца и фиксировать момент в сознании

● Любой шаг начинается с сегодня — поэтому сегодня важно:­ принять реальность такой, какая она есть­ хорошо делать любое дело — чтобы было чему порадоваться­ отслеживать прогресс по плану для анализа эффективности­ получать новые знания и переосмыслять имеющиеся­ быть готовым к неудачам, ибо неудачи — это опыт и неотъемлемый элемент развития

● Время — невозобновимый ресурс.­ чувствовать это­ улучшать восприятие времени, чувство времени (хронометраж)­ уметь оценивать эффективность количественно в деньгах ($)­ иметь checkpoint'ы в течение дня, недели, месяца, для коррекции планов

   

Критерии оценки процесса планирования

● Время планирования = 1% от временного отрезка (при наличии навыков)1 день — 15 минут планирования1 неделя = 1 час планирования1 месяца = 7 часов планирования

● Единственный критерий правильного плана — 100% выполняемостьВ реальной жизни поначалу труднодостижимо,поэтому рабочий критерий — 75% и выше выполненных важных задач (3 из 4)

   

Иерархия планов

● План на 1 день, неделю, месяц, квартал, полгода, год, 5 лет, 10 лет, 15 лет

● Планы в областях: работа, духовное развитие, физическое развитие, личная жизнь,умственное развитие

● 2do список всех дел в одном месте для формирования планов

● Степень формализации планов и конкретный набор — вопрос практики

   

Реализация плана

● Выполнение плана

● Учет ситуации и коррекция плана под настоящий момент, применение тех же фильтров,что и при планировании

● Защита от потерь времени

● Защита от воров времени

● Чувство времени:­ хронометраж­ осознание ценности времени­ время в деньгах: стоимость 1 минуты своего времени­ ощущение полезности чувства времени на количество сделанного­ checkpoint'ы каждые час­два — вопросы «что я сейчас делаю?», «зачем я это делаю?»,«что должен делать? не отлыниваю ли от задач?»

   

Mind maps

● Хорошее средство для записи нелинейно связанных данных

● Хорошая визуализация ситуации

● Работает правое полушарие, творческое начало

● Подходят не всем — нужно попробовать

   

Важность познания и практики

● Существует множество полезной информации в книгах, статьях, вебинарах● Нужно пропустить через себя и попробовать для создания своей системы● Нужно быть готовым, что универсальной таблетки нет, и многое может сразу не сработать, без усилий по изменению себя

   

Чувство меры

● В процессе практики, проб не нужно переходить грани разумного

   

Инструменты TM

Инструменты TM

   

Основные требования

● Принцип «что не записано — того нет»

● Инструмент должен быть всегда доступен

● Инструмент должен быть наглядным в визуальном плане

● Инструмент должен быть легко изменяем в части задач и приоритетов

● Инструмент должен позволять задавать и менять приоритеты, указывать категории задач, ставить временные рамки на задачу,привязывать набор задач к произвольному временному отрезку

   

Мои инструменты

● Бумажные записные книжки: ежедневник и дневник, финансы, общий список всех дел, планы на месяц, квартал, год

● Почта ­ ярлыки в Gmail

● Index в Мантис, избранное

● MindMaps на несколько недель

   

Почему не работают планы?

Почему не работают планы?

   

План и реализация

Что у меня было пару лет назад (обобщенный вариант)

План на пятницу.● 6:30 подъем● 8:30 ­ 12:00 пары● 15:00 — 22:00 работа LS● 24:00 отбой● не тратить много денег, не пить, вставать рано с утра

Реальность● в четверг лег в 5:30, сначала читал Хабр, потом сделал одну важную вещь в Вебклиенте● проснулся в 10:00● в Бауманку приехал к 12:00, пропустив две пары● на работу приехал в 16:00, задержался в вузе● уехал с работы в 23:00● приехал в 12:30, пошел с друзьями в бильярд и по пиву● пришел домой в 4 утра● проснулся в 15:00 дня в субботу, потратив недельный запас денег на еду

   

Что сейчас?

Сейчас у меня● 6:30 — 10:00 подъем (иногда сплюс 6 часов, иногда 10)● не пью и не курю вообще● делаю в 3­10 раз больше (чем раньше встал — тем больше сделал)● ложусь до 1:00­2:00 ночи

   

Как человек видит реализацию

   

Как человек видит причины нереализации

   

Реализация плана на самом деле

   

Алгоритм развития

● Анализ, осознание существования, принятие существования привычки, заблуждения и тд

● Оценка методом выгод / потерь

● Выработка программы замещения / устранения, либо принятие как данности

● От 21 дня до двух месяцев на реализацию алгоритма

   

Контроль слов и мыслей

● Один из самых важных моментов — сознательный контроль за своими мыслями и словами

   

Важность энтузиазма и чувства юмора

● Путь к полному управлению временем непрост и тернист ­ поэтому не следует забывать об энтузиазме и  чувстве юмора — легко относиться к неудачам (как к опыту и источнику знаний), не опускать руки.

● Уинстон Черчилль: «Успех ­ это движение от неудачи к неудаче без потери энтузиазма» 

● Нильс Бор говорил: «Эксперт — это человек, изучивший все ошибки в одной очень узкой области»

● Марк Твен о секрете своего успеха: «Я родился воодушевленным!»

● Томас Эдисон сказал: «Если человек, умирая, сможет передать энтузиазм по наследству своим детям, он оставит им поистине неоценимое состояние»

● Эмерсон в одном из своих эссе заметил: «Каждый великий и поворотный момент в анналах мировой истории является триумфом чьего­либо энтузиазма»

   

Спасибо за внимание!

Спасибо за внимание!

Желаю успехов!