الفعاليات ادارةتعني : فعالية كلمة

 . محدد لهدف محدد مكان في أشخاص تجمع مناسبة

الفعاليات صناعة مجال في المختلفة القطاعات  

والمهرجانات الفعاليات 

العمل وورش االجتماعات 

والمنتديات المؤتمرات 

المعارض 

والخاصة االجتماعية المناسبات

الفعاليات ادارة

: الفعاليات ألحجام أمثلة

الضخمة -MegaالفعالياتEvents

العالم مستوى على فعاليات اكبرعدد تجذب الدولي، السوق وتستهدف

االعالمية والتغطية السياح من كبيرالمستضيفة الدولة على اقتصاديا وتأثر

مثل. : للحدثالعالم كأس

األولمبية األلعاب

السياحية الفعاليات Hallmark السنوية

Eventsالجذب اجل من صممت فعاليات

الى وتهدف سنويا تقام ، السياحيوالخارج الداخل سياح :جذب مثل.

للتسوق دبي مهرجانغير جدة مهرجان

الفعاليات ادارة

رئيسية MajorفعالياتEvents

من كبير اهتمام تلقى التي الفعالياتكبير عدد فيها ويشارك السكان قبل

كالمنتديات السياح جذب الى باالضافة: . مثل الهامة والمعارض

االقتصادي جدة منتدىالدولي السيارات معرضالدولية ظبي ابو معارض

Minor Events فعاليات ثانوية

هذه تحت تندرج الفعاليات معظممنظم خبرة تصقل ومنها الفئة

مثل . : ،  الفعاليات اإلجتماعاتالشخصية الفنية المعارض الحفالت،

الفعاليـة من الهـدف 

؟ تحقق أن تريد ماذا ؟ الهدف هذا لتحقيق وسيلة أفضل هي الفعالية إقامة هل في تجتمع نواحي عدة من تحديده من البد تحقيقه يمكن واقعيا الهدف ليكون

SMART كلمة

الفعاليات ادارة

الهدف تحديد  SMARTكيفية 

وأن السعودية العربية المملكة خريطة هي الفعالية ان تخيلت هو  اذا الهدفجدة مدينة الى الوصول

 •Specific- S  :) الهدف) تحديد  محدد

. جدة مدينة في الزهراء حي الى الوصول 

•Measurable- M  :) للهدف) كمية او مقياس اعطاء قياسه  يمكنخالل ينبع مدينة الى الوصول ثم ومن ساعة خالل الوجة مدينة الى الوصول

بعد سيكون جدة الى الوصول ثم ومن .3ساعتين تقريبا ساعات •Achievable- A  :) تحقيقه؟) ويمكن واقعي الهدف هل تحقيقه يمكن

خالل جدة مدينة الى الوصول يمكنني فعال ؟ 6هل ساعات •Relevant- R  :) الصلة) ذات المساعدة والموارد العوامل املك هل صلة ذو

؟ الهدف لتحقيق بالموضوعخالل للوصول كافية سرعة ذات سيارة لدي ؟ 6هل ساعات

 •Timely- T  :) الهدف) تحقيق وقت تحديد المناسب الوقت

صباحا التاسعة الساعة الثالثاء يوم جدة مدينة الى الوصول

المعنوي والهدف المادي الهدف 

طبيعتها : باختالف الفعالية أهداف تختلف 

مادي هدف تحمل ال واألفراح الميالد كأعياد الخاصة المناسبات فمثالمن  بخالف مادي عائد تحقيق الى تهدف والتي األخرى العامة الفعاليات معظم

. والترفيه والتثقيف كالتوعية معنوي هدف تحقيق الى باإلضافة المنظم قبل 

 مثال: المعنوي لـ  الهدف وفندقية سياحية خدمات حملة 200عرض خالل زائر

أيام 3مدتها : المادي للحملة 200تحقيق  الهدف الرئيسين الرعاة من ربح ريال  الف

  

 نشاط ممكنا لجعله نواحي الخمس من حدده ثم ومن لفعالية هدف عرف

 

الفعاليات ادارة

الفعالية : إدارة مراحل 

دورة تقسيم في الفعاليات إدارة بعلم الخاصة المناهج تختلفمراحل الثالث ، مراحل خمس او ثالث بين ما الفعالية حياة

بعد وما ، والفعالية ، الفعالية قبل ما مرحلة على باختصار تعتمدحددت . الفعاليات صناعة في الرائدة الكتب لكن الفعالية

الفعالية : حياة دورة هي اساسية مراحل خمس 

البحث .1 مرحلةالتصميم .2 مرحلةالتخطيط .3 مرحلةالتنفيذ .4 مرحلةالتقييم .5  مرحلة

  

الفعاليات ادارة: البحث: مرحلة اوال

الخمسة األسئلة5 W’s: Why, Who, When, Where,

What

الفعالية؟  لماذا هذه أقيم أن يجب

؟ الفعالية هذه من المستفيد من

؟ الفعالية هذه ستقام متى

الفعالية؟ هذه ستقام أين

؟ الفعالية هذه من المتوقع ما

؟ بها سنقوم التي الفعالية ماهيالفعاليات ألنواع أمثلة

الفعاليات ادارة

؟  لماذا إلقامتها الدافع ما الفعالية؟ هذه أقيم أن يجب 

كانت اذا مثال اقامتها من الهدف عن الفعالية اقامة وراء السبب يختلفحملة إلقامتها  الفعالية السبب فأن السعودية في السمنة بمرض التوعية

السعودية . في السمنة نسبة ارتفاع بالضرورة سيكون

الفعاليات إلقامة مختلفة ألسباب أمثلة

Whoمـن ؟ الفعالية هذه من المستفيد من

الفعالية في المشاركونالحضور

الداعمونالمنظمونالمتطوعون

هذه من المستفيد من؟ الفعالية

الفعالية هذه اقامة في مشارك لكل

الفعالية في المشاركون  Event Stakeholders

االطراف جميع تعريف وتشمل

الفعاليات ادارةمثال الى عدنا اذا فمثال ، مختلفة فائدة

أن : فنجد السمنة حملة

السمنه : مخاطر على التعرف الحضورمنها الوقاية وطرق

الرسمية : الجهات دور ابراز الداعمونالمجتمع وتوعية خدمة في

توعوية : بفعالية منتجهم ربط الرعاةمبيعاته وزيادة المنتج صورة من تعزز

مثال بالحملة عالقة له كان ان خاصةالدسم . خالي حليب منتج

الرعايات : من مادي هدف المنظمونخدمة في معنوي وهدف الحملة وتنظيم

نبيل حدث واقامة المجتمعفي : المشاركة التدريب، المتطوعون

منهجي ال نشاط ، نبيل هدف

سواء الحدث هذا في المشاركةخارجية او داخلية internal orكانت

External:

Audience , visitorsالحضور .1 المتحدثيين.2

Speakers ,Entertainer ,Supporterالداعمون .3

PatronageSponsorsالرعاة .4Organizersالمنظمون .5Volunteersالمتطوعون .6

الحــضــور- 1Audience/Visitors

، المدعويين ، المتدربين ، المعرض زوارالحضور . فئة دراسة من البد المستمعين

: الناحيتين من الحدث من المستهدفةبشكل الفعالية لتصميم الديموغرافية

افضلبشكل الحدث لتسويق السيكوغرافية

. الحضور من نسبة اعلى وضمان افضلاحتياجات معرفة يعني التسويق

بشكل الحدث وبناء وتطلعاتهم الحضور. واالحتياجات التطلعات هذه مع يتوافق

الديموغرافية الناحيةمعرفة : وتشمل

الديانة - - - - الجنس الجنسية العمراالنفاق - الحالة - مستوى االقامة مكان

الشهري - الدخل معدل اإلجتماعيةالتعليم - مستوى أوالسنوي

من الحضور معرفة تؤثر كيفتصميم على الديموغرافية الناحية

؟ أفضل بشكل الحدث

الفعاليات ادارة

لعمر  العمر : مخصصه الفعالية كان اذابدء وقت تحديد على ذلك يساعد االطفالنوعية تحديد في ويساعد كما الفعالية وانتهاء

المقدمة . الطعام: التعليمي الفعالية  المستوى كانت ان

عالي تعليمي مستوى ذات لفئة مخصصةالمتحدثين . نوعية تحديد في ذلك يساعد

: اإلنفاق العناصر  مستوى اهم احد يعتبرالخاصة المناسبات في معرفتها يجب التي

. التبرعات بجمعاالجتماعية : اذا  الحالة فيما ايضا مهم

اليتعارض بحيث عائلية الفعالية توقيتها  كانتالمدرسية االختبارات مع

: الجنسية او االقامة  مكان ايضا دور لهاوالعادات الثقافات اختالف مراعاة فيجب

خارج  والديانه من زوار وجود حالة في ، الالزمة االجراءات اتباع يجب المملكة

لهم . الزيارة طلب فيزا الستخراج

السيكوغرافية الناحيةمعرفة : وتشمل

نمط - الشخصية أسلوب  السمات أوالسلوك - - - االهتمامات القيم الحياة

من الحضور معرفة تؤثر كيفالسيكوغرافية على  الناحية

؟ أفضل بشكل الحدث تسويقمثال :

حياتهم نمط للشباب موجهة الفعالية كانت اذالمدى االنترنت لربما 3استخدام يوميا ساعات

افضل حينها االجتماعية التواصل شبكات تكونللفعالية . للتسويق وسيلة

المتحدثيين- 2Speakers ,Entertainer- - فرقة - فنانين استشاريين خبراء

كوميدي - - اب ستاند موسيقيةعالم - - - مدرب شاعر مسرحية

القطاع- / 3 الداعمون

الفعاليات ادارة

الحكوميوالهيئات ا والمؤسسات لوزارات

تحت ليكون الحدث تدعم التي الحكوميةمظلتها .

مثال :رعاية تحت تكون الصحية المؤتمرات

الصحة وزارةوزارة رعاية تحت التعليمية المنتديات

التعليمرعاية تحت والسياحة السفر معرض

واالثار للسياحة العامة الهيئةجلب في الحكومية الجهات دعم يساعد

الى باإلضافة الحدث ودعم الرعاةبرنامج وضع في والمساندة التوجيه

الفعالية . ومحتوى

الخاص- / 4 القطاع الرعاةحيث الرعاية في معين توجه شركة لكل

تعليمية إما معينة فعاليات لرعاية تسعىاقتصادية . أومنتديات ثقافية أو رياضية أو

التي الفعاليات لرعاية الشركات تسعىلتسويق المستهدفة الفئة نفس تستهدف

الصوره في الفعالية مثال ، منتجاتهايستهدف شوكوالته حليب لبودرة

يراعاها التي الفعاليات وجميع األطفالوفي لألطفال موجه تكون المنتج هذا

المنتج تسويق مع يتفق رياضي اطار. للطفل ونشاط حيويه مصدر فكونه

شركة كل اهتمام معرفة يمكن كمافيها التسويق ادارة مع المباشر بالتواصل

الفعاليات اعالنات مطالعة الى باإلضافةالفعاليات نوعية لمعرفة الصحف في

شركة . كل ترعاها التي

باقة على تعديالت الراعي يطلب ما عادةمعينة مميزات واضافة الرعاية

ومتطلباته .  تتالئملمدة   وثاقي فلم عرض عن 5مثال دقائق

الشركة

الفعاليات ادارة

المنظمون- 5المنظمة الشركة بهم ونعني

على  للحدث المشرفين الى باإلضافةالشركة قبل من معهم المتعاقد و الحدث

اختصاص ذات فعاليات على لإلشرافمعين .

فنان وجود تتطلب الفنية الفعاليات فمثالدراية وعلى المشاركين يوجه مشرف

. الفعالية تتطلبها التي الفنية باألدواتالمنظمين إشراك الضروري من

لمعرفة التصميم مرحلة في والمشرفينيتوقعونه . وما الزوار متطلبات

المتطوعون- 6هدفها الغالب في شبابية مجموعات

خاصة الفعالية إلنجاح المساندةالتوعوية الترفيهية االجتماعية الفعاليات

والثقافيةشهادات وتقديم المتطوعين تكريم يجري

ختام في لهم عينية وهدايا شكرالفعالية .

الفعاليات ادارة؟  متى الفعالية ستقام

دور له والساعة اليوم و الموسم اختيارالفعالية اقامة في مهم

عادة  الموسم : يخصص الصيف. الترفيهية والمهرجانات للفعاليات

ان  اليوم : مهم الحدث اقامة تاريخأو أجنبية دولة من المتحدثين احد كاندينية اجازة مع يتعارض اال مختلفة ديانة

. الكريسمس مثل

الدوام  الساعة : أوقات مع تتعارض  الفي للطلبة كانت اذا متأخرة تكون وال

المدارس . ايام

؟ الفعالية نقيم أين

المكان اختيارعلى : يعتمد المكان اختيار

الفعالية توفر:  نوع يراعى ان البدفي السيارات لمواقف كافية مساحة

سهولة الى باإلضافة الضخمة الفعاليات. المكان الى الوصول

: الفعالية اقامة  وقت يفضلمغلقة اماكن في الصيفية الفعاليات

ومكيفة.

: والمشاركين عادة  الزوار يفضلقاعات في المؤتمرات استضافة

وغرف الفندقية الخدمة لتوفر الفنادقاو اخرى مدن من القادمين للنزالءأنها . كما المملكة خارج من المتحدثين

بالصوتيات مجهزة قاعات توفر. المؤتمر لتقديم الالزمه والمفروشات

ان  الميزانية : البد القاعة ايجار تكلفةالمرصدة الميزانية حدود ضمن تكون

الحدث . إلقامة

العامة باألماكن قائمةفندقمنتجعالمعارض مركزمتحف

فني معرضمسجد

جامعة رياضي ملعب

مكتبة عامة   حديقةسيارات   موقفمطعم تجاري   مركزمسرح 

الفعاليات ادارةمالهي 

كل في تقام ان يمكن التي الفعاليات عن أمثلةمكان

الـمكـــان دراســــة Site Inspection

الناحية من المكان دراسة من البدوتشمل : اللوجستية

األمنالنظافة

والكهرباء المياه دورات توفرالحريق طفايات توفر

التسجيل سرعةو الموقع داخل التحرك سهولة

اإلزدحام تجنب

والمـاديـة البـشـرية الفعالية الموارد هذه إلقامة أحتاجها  التي 

البشرية الموارد المتطوعين:  تضمن ، المتعهدين ، الموظفينالفعالية . تتطلبها التي العاملة القوى عدد تحديد من البد

المادية الموارد التسجيل:  تضمن او الدخول رسوم ، الرعاةوذلك إلقامتها الالزمة التكلفة تغطية كيفية دراسة من البد

  الرعاية باقات اسعار بتحديد الفعالية الدخول رسوم

الفعاليات ادارة

من المتوقع الربح وتحقيق النفقات تغطية يضمن الذي بالشكلتنظيمها.

الفعاليات ادارةالتحليلية SWOT Analysisالدراسـة

المخاطر و التحديات لتعريف الفرصة هي التحليلية الدراسةقبل الحدث الغاء او ايقاف الى تؤدي ان الممكن من التي

تصميمة في . البدايةاالعمال قطاعات جميع في التحليلية الدراسة هذه تستخدم

. الحلول وخيارات المشكالت توقع بهدفعن المزيد االنترنت SOWTلمعرفة في بحث عمل يمكن

المواقع هذه احد على االطالع اوhttp://www.quickmba.com.stratgy/swot/

http://www.marketingteacher.com/Lessons/lesson_swot.htm

داخلية الى مصدرها بحسب العوامل تنقسموخارجية

تشمل : الداخلية العواملStrengths: القوة - عوامل

إنجاح في تساهم والتي مسبقا الموجودة العوامل وهي : موظفين ، الحدث القامة جيدة ميزانية وجود ،مثل الفعالية

. واالشراف التنظيم في للمساعدة وكفاءة خبرة ذو

Weaknesses: الضعف - عوامل

: مثل ، الفعالية نجاح في سلبا تؤثر قد التي العوامل وهي،الحملة مؤهل غير او صغير التنظيم فريق يكون أن

. مالئم غير المكان ، ضعيفة التسويقية

تشمل : الخارجية العواملOpportunities: الفرص -

قاعة افتتاح ، الفعالية ستعزز والتي حدوثها المتوقع األمورمناسب . بسعر جديدة

Threats: التهديدات –حدوثها المتوقع الفعالية  والتي  األمور على سلبا  تؤثر

الوضع : ، التصريح صدور تأخر ، الطقس حالة مثلاالقتصادي .

الفعاليات ادارة

التصميم: مرحلة ثانيا

الذهني العصف

جميع نجمع أن يفضل المرحلة هذه فيوحضور رعاه من الحدث في المشاركين

تنفيذ في افكارهم لوضع ومتطوعين ومنظمينالمراحل أكثر من المرحلة هذه الحدث، هذا

او حدود ال انه حيث الفعاليات ادارة في متعةوخالقة ابداعية افكار يعطينا مما لالفكار سقف

من فريد حدث إقامة الى تؤدي بدورها والتينوعه .

والديـكــور التصمـيمTheme الفـعـاليـة نـمـط

Sound & Light واإلضاءة الصوت

Special Effects الخاصة المؤثرات

The Program البرنـامـج

Catering التموين

الدعائية Gift Itemsالهدايا

الفعاليات ادارة

الفعاليات ادارةالمـوقـع Site Planningتخطيـط

على : القاعه تخطيط يعتمد

الفعالية نوعرسمية غير ـ رسمية

الحضور عدد

Theater Styleأكبر   الستيعابه للكراسي توزيع أفضل يعتبر

الحضور من والمؤتمرات  عدد للمحاضراتالمستمعين من جمهور الحضور يكون حين

أو كتابة يتطلب الحدث كانت اذا يفضل ال لكن. المالحظات تدوين

Banquet Styleللطاولة الكراسي 10، 8، 6 :  عدد

المناسبات   ، طعام لمأدبة عادة تستخدم ، التفاعلية المجموعات ، االجتماعية او الخاصة

وخاصة اجتماعية مناسبات ، مالحظات لتدوين

Classroom Styleالطويلة للمحاضرات أستخدامه يفضل

كمبيوتر وجهاز ملفات الحضور لدى كان اذامتحدث وجود هو الحدث سمة كانت اذا

مالحظات يدونون ومستمعين

Conferance Styleواجتماعات للنقاشات أستخدامه يفضل

اللجان او المدراءبين والتحاور للنقاشات أكبر بفرصة يسمح

الحضور

U-Shape Styleواجتماعات  يفضل للنقاشات أستخدامه

اللجان او المدراء

الفعاليات ادارةللجلسة محاضر او رئيس هناك عادة يكون

الفعاليات ادارةالجــدوى دراســة

دراسة عمل من البد الحدث تصميم اختيار بعدالفعالية . نجاح لضمان جدوى

واختيار لتنقية كفلتر التصميم عملية اعتبرنا اذاتعتبر الجدوى دارسة فان المناسبة الفعالية نوع

الفعالية . نجاح لضمان اخرى فالتر بمثابةجوانب : ثالث الجدوى دراسة تشمل

البشري الجانبالمالي الجانبالقانوني الجانب

البشـري الجانب

الدراسة وتشمل ، الفعالية مال رأس ويعتبرتضمن : اسئلة عدة على االجابة

عمل فريق لديك هلالحدث هذا إلقامة لمتطوعين بحاجة أنت هلمن بموظفين االستعانة الى ستحتاج هل

التسجيل ) ( لعملية مثال الخارجسيحصل الذي أوالتعويض األجر ، مالمكافاءهالحدث تنظيم عملية في مشارك كل عليه

)-- (، هدية ، شهادة ، مالي مبلغ

المـالي الجانبأو نجاحها حالة في الفعالية الى النظر وتشمل

اسئلة عدة على االجابة الدراسة تشمل ، فشلهاتضمن :

الراعي من المقدم الشيك البنك رفض لو ماذامن أقل المسجلين الحضور عدد كان لو ماذا

: : رسوم ) ،مؤتمر تذاكر حفل مثل المتوقعتسجيل(

حالة في المال على سنحصل اين منالمبلغ ) : باقي دفع من البد مثال الطواريء

العقد ( بحسب المؤتمر في للمتحدثالعقود توقيع عن مسؤوال سيكون من

تظهر ربما انه االعتبار بعين األخذ من البداخرى في hidden cost تكاليف المدرجة غير

لها احتياطي مبلغ وضع يفضل لذلك ، الميزانيةمسبقا.

القــانـوني الجانبتضمن : اسئلة عدة على اإلجابة الدراسة تشمل

إلقامة حكومية جهة دعم الى تحتاج هلالفعالية

منتدى) : إلقامة الصناعية المدن هيئة رعاية مثالصناعي (

الفعالية إلقامة تصريح الى تحتاج هل

الفعاليات ادارةلموظفي) حفل او معهد ضمن تدريبية دورة

مثال تحتاج ال ( الشركة تصريح الىمن البد للفعالية المستضيفة الدولة قوانينخارج الفعالية اقامة حين االعتبار بعين أخذها

المملكة .

الفعاليات ادارة

المـخــاطر RiskإدارةManagement

نوعان : المخاطرالمالية مخاطرالقانونية مخاطر

المالية :  المـخــاطرمن المتوقع الربح خسارة وتعني

الفعالية .

: القانونية المـخــاطرالقوانين بكافة االلتزام بها ونعني

ومنها الفعالية اقامة بتصريح المشمولةالعامة باآلداب الدولة . االلتزام وقوانين

في : الرقص حفالت اقامة يمنع مثالالبازارات اقامة يمنع كما ، العامة االماكن

المخيمات فيالمشاركة االطراف كافة التزام تعني كماالعقد ببنود متعهدين من الحدث في

الموقع.الطرفين بين مشكلة اي وجود حالة في

عن يتم فإنه العدم حال وفي وديا حله يتمالمملكة في المختصة المحاكم طريق

. السعودية العربية

تشمل المخـاطر إدارة عمليـة: مراحـل خمس

المخاطر : . ؟  تقييم خسارته لمتوقع مامن ؟ الخسارة هذه يسبب ان يمكن لذي ما

النتائج من ؟ الخسارة من سيعاني الذيالتي . االمور من الخسارة هذه على المترتبة

الفعالية في خلل او الغاء الى تؤدي ان ممكناو: مرض الطبيعية، الكوارث ، الطقس

الحضور احد تسمم.: المخاطر حسب  تحليل المخاطر ترتيب

حدوث نسبة بأعلى ابتداء حدوثها امكانيةولمعرفة . حدوثها على المترتبة والنتائج

مشابه فعاليات الى الرجوع يمكن المخاطرو المكان نفس في او الماضي في حدثت

الفعالية تحتوي :  نوعية الفعالية كانت اذا مثالشعبي حي في ستقوم او ، نارية العاب على

امن . غير

الفعاليات ادارةللمخاطر : . المتبعة  التخطيط الخطة

عدد . وضع يتم الحج في مثال المخاطر إلدارةاالمطار ووقع التزاحم مثل االحتماالت منتأهب حيث من الدراتها خطة وضع ويتم

واالمن . المدني الدفاع اجهزةالمخاطر : . على وذلك السيطرة

موقع وفي الفعالية قبل لحلها للتأهباولية اسعافات شنطة وجود مثال ،  الفعالية

الموقع . في حريق ومطفأةوالتحسين : . او  التقييم اقل اخذنا هل

من التقييم ؟ الواجبة االحتياطات من اكثر. القادمة الفعاليات اجل

العــقـود 

على : عادة العقد بنود تشتمل

العقد 1. بطرفي التعريفالتمهيد 2.العقد 3. مالحقاالول 4. الطرف التزاماتالثاني 5. الطرف التزاماتعامة 6. أحكامالمالية 7. العالقةالعقد 8. سريانالعقد 9. فسخالمنازعات 10.اإلخطارات11.السعودية 12. والقوانين باألنظمة التقيدالعقد 13. نسخالطرفين 14. توقيع

الفعاليات ادارة

التخطيط: مرحلة ثالثا

للفعـالية التخـطيـط

الجوانب دراسة و الفعالية نوع اختيار بعدومعرفة لها والقانونية والمالية البشرية

إلقامة نحتاجها التي والمالية البشرية اإلمكانيات. الفعالية هذه

الفعالية . لهذه بالتخطيط البدأ اآلن يمكننا

لمسرحية سيناريو كتابة تشبه التخطيط مرحلةادق على السيناريو يحتوي ، تلفزيوني برنامج او

ماذا المسرح الممثل سيدخل متى ، التفاصيلستلعب متى ، سيقوله ومتى ، سيقول

االضواء . ستخفت ومتى ، الخلفية الموسيقى

العـمـل خـطـة

من نحتاج ما بتحديد قمنا التصميم مرحلة خاللهذا لتنظيم ومتعاقدين ، متطوعين ، موظفين

الحدث .عمل خطة بعمل سنقوم ، المرحلة هذه  فيالمهام و فرد كل دور تتضمن المشاركين لجميع

الهيكل خالل من وذلك بها سيقوم التيالعمل خطة أو الزمني والجدول . التنظيمي

التـنـظيـمي  مثال للهيــكل

الفعاليات ادارة

/ العمل خطة الـزمـني  الجـدول 

ومن التنفيذ ونهاية بداية مهمة كل تتطلبه الذي الزمني الوقت بتحديد نقوملتنفيذ . نهائي موعد وضع من البد رئيسي جدول في المهام هذه كل نجمع ثم

مهمة الفريق .deadlineكل أعضاء كل مع الجدول هذا ومشاركة مثل الزمني الجدول النشاء المشاريع ادارة برامج استخدام يمكن

عن الشخص باسم البحث من يمكنك والذي اكسل او بروجكت مايكرسوفتانتهت . التي المهمة تحديد يمكن كما تنفيذها ومواعيد به المناطه المهام

التي المهام جميع بل ، الحدث خالل المهام فقط يشمل ال الزمني الجدولالحدث . وتلي تسبق

الفعاليات ادارة

الميـــزانيةنوع حسب الميزانية تقسيم يمكن

المثال سبيل على ، : العمل

والطباعة التصميم أعمالوالديكور التجهيز أعمالوالصوتيات اإلضاءة أعمال

المتحدثينواإلعالمية اإلعالنية الحملة

االفتتاح حفلالمشروع إدارة

الميزانية عناصر من

Budget item ))

الفعاليات ادارة

الفعاليات ادارةالمتــعهـدون

أدناه األعمال أحد أو جميع توكل ما عادةالموردين ونسمين بذلك المختصة للجهة

بدفع معهم العقد توقيع ويتم المتعهدين أوالحدث قبل ما  وبعده مبلغ تقديم لضمان

عليه : اتفق

للمطبوعات- الجرافيكي التصميمفالير، ) بروشور، والدعايات

استمارات ،خطابات، دعواتدعايات الصحف، ،دعايات التسجيل

الطرق(للفعالية- اإللكتروني الموقع تصميم

) اإللكترونية والنشرةاإلذاعي- أو التلفزيوني اإلعالن انتاج

اإلعالنية- الخطة وتنفيذ تصميماإلعالمية- الخطة وتنفيذ تصميم

المرافقة- المطبوعات طباعة)--- (، البروشور ، البرنامج للحدث

الموقع- وبناء الديكورالتموين-

والنقل- الضيافةاألمن- التسجيل-

والرعاة- التسويقوالتوثيق- التصوير

واإلضاءة- الصوت أجهزةالبرنامج- مقدمي أو المتحدثين

التــسويق 

يجب التي األمور أهم ومن للحدث السحرية العصا بمثابة التسويق يعتبرهذا لحضور المستهدفين الزوار تهدف تسويقية خطة ووضع لها التخطيطولكن . النواحي جميع من للحدث التنظيم في جبار مجهود تضع فقد الحدث سلبا يأثر مما له تطمح الذي الحضور عدد على تحصل لن جيد تسويق دون

الفعالية . نجاح على 

!! الحق وقت في للفعاليات التسويق كيفية عن بالتفصيل سنتحدث

الفعاليات ادارة

التنفيذ: مرحلة  ثالثاويراقب يوجه فهو األوركسترا بقائد اشبه الفعالية مدير يكون المرحلة هذه في

. المطلوب بالشكل السمفونية إليصال حده على عازف كل اداءالتنفيذ مرحلة تشمل

  التخطيط مرحلة في أعدادها سبق التي العمل خطة تنفيذ الحدث بيوم الخاص العمل جدول وتنفيذ   Production Scheduleاعداد

 التـنفيذ  Production Scheduleجــدول

 الحدث اقامة أيام أو بيوم والخاص الحدث تنفيذ جدول وهو

الجدول : تقسيم كيفية عن مختصر مثال

: واقعي مثال

الفعاليات ادارة

التقييم: مرحلة رابعاالتقييم من الهدف

تحقيقنا مدى معرفة هو التقييم مرحلة من الهدفالحدث هذا من للهدف

الى التوصل من سنتمكن التالية األسئلة على بإجابتنامدى تحدد التي النتيجة

الحدث هذا من للهدف تحقيقنا

تقييمه يريدون ومالذي المشاركين منسنقيم ماذا

التقييم بعملية سنقوم كيفالحدث نقيم لماذا

التقييم بعملية سنقوم متىالتقييم بعملية سنقوم :  اين االستبيان ) توزيع مثال

) وتحليله وجمعه

الفعاليات ادارة؟مــن

التي النتائج وماهي الحدث هذا في المشاركين هم منمن مشارك كل معرفتها التقييم . يريد عملية

: في مثال التقييم من مشارك كل اهداف تتنوع

المؤسسة تدريبية دورة معرفة  المدربة في تريدالتعليمية المواد من الحاضرين استفادة مدى

المقدمةالشركة:  منظم رضى مدى معرفة يريد الدورة

لتنظيمه الراعيةفنية حفلة قبول  الفنان:  وفي على يحصل ان يريد

لمناسبات يحجز وان اداءة عن الجمهور ورضىقادمةالطعام  :التموين مدير قائمة أن من التأكد يريد

ولذيذ شهي كان ومنظراألكل

وسنناقش ، عليها الحصول يمكن المعلومات هذه كل" كيف " في الحقا ذلك

؟مـاذا

التقييم نتائج على الحصول يريد من تحديد بعد ، معرفتها يريدون التي ومالنتائج

هذه على للحصول األمثل الطريقة تحديد اآلن يمكنكالمعلومات .

تدريبية : دورة من موظفين استفادة مدى لمعرفة مثالالتدريبية الدورة بدأ قبل لهم تقييم عمل من البد ،

اعادة يمكن كما ، الدورة بعد تقييمهم اعادة ثم ومنمدى  اختبارهم لمعرفة شهور عدة بعد مجددا

. عملهم واقع في الدورة في تعلموه لما تطبيقهمالمال أن من التأكد ايضا العمل صاحب يستطيع بذلكوحقق جيدا استثمارا كان الدورة هذه في انفقه الذي

. المطلوبة األهداف

يكتب : أن يجب ترغب  اإلستبيان التي النتائج على بناءوالعينة الموضوعة االسئلة بالتأكد وذلك معرفتها فيمالئمة لتعبئته المستخدمة الطريقة و المختارة

. تريدها التي النتيجة على للحصول

؟كـيـف

: الهدف على تعتمد التقييم في المستخدمه الطريقهعلى الحصول في نريدها التي السرعه ، التقييم من

. نحتاجها التي المعلومات نوعية ، النتائج

بالهدف مرتبطة التقييم طريقة ان كيف توضح أمثلةمن :

الفعاليات ادارة

احصائية معلومات على الحصول هو الهدف كان اذا . هذه في مثال القاعة لهذه اختيارنا لدعم مجدولة

كمية نحتاجها التي المعلومات نوعية الحالةQuantitative في االستبيان خالل من عليها ونحصلالحدث . موقع

في ، الحضور اراء على الحصول هو الهدف كان اذانوعية نحتاجها التي المعلومات نوعية الحالة هذه

Qualitative استبيان طريق عن عليها الحصول يمكنخالل من او ، نوعية اسئلة يحمل الحدث خالل يوزع

Focus Group او ، حاضرين اشخاص مقابلة او ، لمعرفة الكتروني استبيان عمل طريق عن حتى

أراءهم.

دورة اخذ بعد المبيعات مستوى قياس الهدف كان اذافنوعية اذن ، الخدمة او المنتج عن تدريبية

من استقائها ويمكن كميه نجتاجها التي المعلومات. المبيعات تقارير

الفعاليات ادارة؟لـماذا

بعين نأخذ وان التقييم عملية نتائج من نتعلم أن يجبفي لتجنبها واألخطاء المالحظات االعتبارات

. القادمة المناسبات

مثال:

، للموظفين التدريبية الدورة عن السابق مثالنا فيالدوره من المتوقع الهدف التحقق النتائج كانت اذاآخر . مدرب عن البحث االفضل من فلربما

أن الممكن من دولي معرض اقامة بعد التقييم ، العمالء ،خدمة الطلبات ، المبيعات تقييم يشمل

. اللوجستية األمور سهولةالتخطيط في استخدامها الممكن من النتائج هذه

في تساهم قد والذي القادم للمعرض االستراتيجيالغاء او تصغير او توسيع الى حاجتنا مدى معرفة

المعرض.

؟مــتى

الحدث؟ بعد ام خالل قبل ؟ التقييم بعملية نقوم متى

النتيجة معرفة من والهدف الحدث من الهدف أنالتقييم . بعملية نقوم متى ستحدد

يسمى الحدث خالل المالحظة"  التقييم" الفعالية  المباشرة مدير خالل من يحدث وهو

بمتابعته وذلك يالحظ لم ام ذلك الحظ سواءالحدث . خالل االمور لمجريات

: يتثائبون الدورة في المتدربين تالحظ كنت اذا مثال . تدون ان الممكن من هنا البعض لبعضهم ويتحدثون

في االعتبار بعين وأخذها ذهنك في المالحظة هذهلتنشيط فوري بتدخل تقوم انك او القادمة المرات

. ايقاف يمكنك األمثل هو الخيار وهذا المتدربينان شأنه من تفاعلي نشاط باي والقيام لبرهه المدرب

. وحماسهم المتدربين تفاعل من يزيد

جانب يقيم قد مباشرة الحدث اوبعد خالل التقييمهدف يحمل الحدث كان اذا خاصة الحدث من واحد

بعد مثال المتدربين تقييم األفضل فمن المدى طويلالدورة . من شهر

: بعد فورا منتجاته توزيع يقيم الذي العارض مثالبسبب وذلك المبيعات في ارتفاع يجد قد دولي معرضأشهر بستة اشتراكه بعد تقييمه لكن ، المعرضنتائج إلى بالنظر إستفادته حقيقة مدى سيظهر

الفعاليات ادارة. األشهر هذه خالل المبيعات

؟ أيـــن

على تعتمد التقييم وجمع توزيع مكان تحديد عمليةاليمكنك المناسبات فبعض للحدث اللوجستيه األمور

نفس في وجمعه الحاضرين على استبيان توزيع فيهاالتقييم عمل الممكن من فأنه لذا : الوقت

: استبيان عمل طريق عن الحدث وبعد قبلالموقع في يكون او باإليميل يرسل الكتروني

ان البد االستبيان من النوع هذا ، للحدث االلكترونيالنتائج تعود ان اي ونوعية كمية اسئلة على يشتمل

ومالحظات ( وبتعليقات وارقام باحصائيات

الحدث :  خالل لمس شاشات وضع طريق عناو الحدث تقيم الحضور خاللها من يستطيع تفاعليه

الحدث . عن استبيانات يحمل ستاند وضع

” : مجموعه طريق عن الحدث وبعد وخالل قبلFocus Group ”  على للحصول معها مقابلة عمل يتم

نوعية و) qualitativeمعلومات (اراء عن مالحظاتالحدث.

التــقيـيم ؟طـــرق

طريق : عن المعلومات جمع يمكن

الكمية Quantitative Questionsاألسئلةالنوعية Qualitative Questionsاألسئلة

. والنوعية الكمية Both Question typeاألسئلة

الفعاليات ادارة

الفعاليات ادارةالكـمية الـمعـلومـات

من التي اإلحصائية والمعلومات األرقام وتشمل. للحدث المستقبلي تخطيطنا تغير ان الممكن

لنا تقول األحمر كالضوء تكون احيانا اإلحصائياتكالضوء او سريعا تغييرا نحدث ان يجب أين

نحن ما نستمرعلى أن علينا لنا تقول األخضرعليه

خالل من االحصائيات هذه على الحصول يمكنيستخدمها بحيث ومرقمة متخصصة اسئلة طرح

االجابة في شخص كل ( : اآلتي قيم فضلك من ، 5مثال جيد 4ممتاز

، ، 3جدا ، 2جيد ضعيف (1مقبولللدورة التعليمي              2              1    المحتوى

3           4         5يعتبر االسئلة من النوع close-endedهذا

question فقط يعطيك ألنه االسئلة 5، ، خياراتاإلجابات . محدودة تكون مغلقة نهايات ذات

الكمية األسئلة استخدام مميزات Quantitative Questions

في االسئلة من النوع هذا استخدام مميزات: االستبيان

وقتا يتطلب وال تعبئته سهلعلى والحصول النتائج جدول السهل من

احصائياتعلى نحصل بحيث تصمميها يمكن االسئلةدقيقة معلومات او المعلومات من خاصة نوعية

كما ، موحد شكل تحمل واالجابات االسئلةالشكل في يظهر

مالحظة :من اكثر اخذ اذا اإلستبيان أن الدراسات أثبتت

االسئلة أشكال كانت أو ، دقيقتين أو دقيقةكانت او ، موحدة وليست مختلفة واالجوبة

. المجيب اليكمل بالعادة فأنه مبهمة االجاباتاالستبيان.

النـوعيـة الـمعـلوماتويمكن ، ومقترحاتهم اراءهم عن للتعبير للحضور فرصة وتعطي وصفية األكثر المعلومات وتعني

المفتوحة االسئلة طريق عن عليها االسئلة   open- ended questionالحصول من النوح هذا يتيح. مستقبال الحدث لتطوير ومقترحات افكار على الحصول

 أن السابق االستبيان نتيجة لوكانت ممتاز% 70فمثال التعليمي المحتوى أعتبر الحضور من

رقم) ( 5اختار للدورات خطط لوضع ايضا ومقترحات افكار الى يحتاج الدورة صاحب فأنتشمل : أن يمكن االسئلة هذه ، القادمة

أكثر عنها المعرفة وترغب تهمك التي بالمواضيع قائمة أكتب فضلك القادمة  من الدورات في

الفعاليات ادارة 

النوعية األسئلة إستخدام Qualitative Questionsمميزات عن وليس بأسلوبه وتعليقاته اراءه وضع المجيب يستطيع بحيث موضوعية أكثر تكون االجابات

. الموضوعة االجابات احد اختيار طريق 

: أعجبتك هل السؤال من بدل مثال ، تفصيلية معلومات على الحصول فرصة االسئلة هذه توفرالتي : . ) مالجوانب سؤال بوضع تعجبه لم لماذا او اعجبته لماذا معرفة يمكن ال ، نعم الدورة

؟ ( الدورة في اعجبتك 

وذلك طريقه من بأكثر االستبيان توزيع يمكن لذا ، اطول وقت يتطلب االسئلة من النوع هذاالنتيجة . على الحصول في تريدها التي السرعة ومدى الحضور نوعية على يعتمد

؟ النـوعية المعلومات على أحصل كيف

Focus Group 

محاور  تستخدم طريق عن ، نوعية معلومات على للحصول الطريقة هذهسيتم . األشخاص مجموعة ليها الحصول يرغب التي النتيجة مسبقا يحدد ماهرأغلب . في وشخصية موضوعية اجابات على للحصول وسؤالهم معا مقابلتهمللحدث الحاضرين فئة نفس الى ينتمون مقابلتهم تتم الذين األشخاص  األحيان

التعليمي، ) المستوى الوظيفة، الجنس، ، العمر الديموغرافية الناحية من. )-----

 المباشرة ا لمالحظة

جميع مراقبة طريق عن عليه القائمين أحد أو الحدث مدير بها يقوم--- : ، الرعاة ، العارضين ، الخدمة موظفي ، الحضور الحدث في . المشاركين

المطلوب . النحو على سيره من والتأكد الحدث مجريات بمتابعة يقوم كماالمباشرة التدخل من وتمكنك الحدث طوال المباشرة المالحظة تتم

والتصحيح . 

الفعاليات ادارةمهمة مالحظات

التقييم مرحلة نجاح في دور له المعلومات جمع عملية نجاح المشاركين اعداد من سيزيد االستبيان لهذا عملك اسباب المجيب  اعطاء

االستبيان )  مثال : هذا تعبئة منك نرجو ، لك خدمة أفضل تقديم مدة  لضمان ، دقيقه --- ( اإلستبيان

( االستبيان في شارك مثال للمشاركين حوافز تقديم الشركات لبعض يمكن --- الفائزين أحد تكون وقد شارك ، جهاز على السحب فرصة في وادخل

بجهاز ---(.

الفعاليات ادارةالتقـييم اخـتـبار

على اختباره االستبيان توزيع قبل ينصحوذلك غيرهم أو الحاضرين من مجموعة

اآلتي : إلختباراألسئلة أسلوب

إلنهاءة يحتاج الوقت من كمالمعلومات على الحصول من تمكينه

نريدها التيفي ) تقني خلل اي اليوجد أنه من التأكد

الكتروني ( استبيان كان حالعلى نحصل سوف أننا من للتأكد

مدى لتقييم نريدها التي المعلوماتالحدث . هذا من للهدف تحقيقنا

كذلك بروفة يسبقة عرض اي أن كمالإلستبيان بروفة بمثابة اإلختبار هذا يعتبر

بحيث فيه مشكلة اي معرفة من تمكنناعلى توزيعه قبل تفاديها من نتمكن

الحاضرين من واسع . جمهور

النـتـائـج تـحـليـل

ووضع للنتائج تحليلك فأن للفعالية كمديرلقياس االساس يعتبر ومقترحاتك ارائك

الفعالية نجاح في  مدى وتطورهاالمستقبل .

التقييم عليهم طبقت من عدد كان اذاشركة الى احتجت لربما ، كبيرا

.  متخصصة كان ان اما النتائج لتحليلتحليل يمكن فأنه محدودا االستبيانات عدد

باستخدام االحصائية النتائج البرامج ) من) اكسل مثل البيانات جداول برامج

بسهولة لك يتيح والذي مايكرسوفتوالرسومات النتائج معدل على الحصول

. للنتائج البيانية

العارضين مبيعات يوضح المقابل الشكلمباشرة المعرض في اشتراكهم بعد

هذه 4وخالل استخدام يمكن ، أشهرلرفع أو آخرين عارضين لجذب النتائجالقادم . المعرض في االشتراك قيمة

توثيق يفضل الفعالية من االنتهاء بعد

الفعاليات ادارةمن صور معها مرفق المراحل جميع

استخدمت التي والفواتير والعقود الحدث. الحقا اليها للرجوعيسمى التوثيق ،  Event Portfolioهذا

من الفعاليات لمدير البد التوثيق نهاية فيواجهته التي واالمور التحديات كتابة

وذلك القادمة الفعاليات في الحقا لتفاديهايسمى من GAP Analysisفيما البد كما ،

واإليجابيات تعلمها التي االمور كتابةهذا تنظيم رافقت التي والسلبيات

الحدث.