SISTEM ELEKTRONIKgo to the campus

PERATURAN PERUNDANGAN UNDANGAN

RUANG LINGKUP ARSIP

HIRARKI ARSIPARSIPARSIP DINAMIS AKTIFARSIP DINAMIS INAKTIFTIDAK BERNILAI GUNABERNILAI GUNA PERMANENARSIP STATISARSIP DINAMISARSIP USUL MUSNAHEVIDENSIALINFORMASIONAL

ARSIP Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

*

ARSIP DINAMISArsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. ARSIP STATISArsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.

*

ARSIP VITALArsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. ARSIP AKTIFArsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus. ARSIP INAKTIFArsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

*

ARSIP TERJAGAArsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. ARSIP UMUMArsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

*

DINAMISSTATIS

Suatu sistem yang membentuk pola hubunganberkelanjutan antarberbagai komponen yangmemiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang salingmempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasionalSistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakansarana jaringan informasi kearsipan nasionalSistem jaringan informasi dan saranapelayanan arsip secara nasional yang dikelolaoleh ANRI

*

*Menjamin terciptanya arsip di pencipta arsipMenjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sahMenjamin pengelolaan arsip yang andalMenjamin pelindungan kepentingan negara dan hakhak keperdataan rakyatMendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional Menjamin keselamatan dan keamanan arsip

g.Menjamin keselamatan aset nasionalh.Meningkatkan kualitas pelayanan publik

*

Alat bukti yang sah dalam bentuk petunjuk sebagaimana dimaksudDalam pasal 188 ayat (2) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1981tentang Hukum Acara Pidana, khusus untuk tindak pidana korupsijuga dapat diperoleh dari :Alat bukti lain yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim,

diterima, atau disimpan secara elektronik dengan alat optik atauyang serupa dengan itu; danDokumen yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat

dilihat, dibaca dan atau didengar yang dapat dikeluarkan denganatau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang diataskertas, benda fisik apapun selain kertas, maupun yang terekamsecara elektronik, yang berupa tulisan, suara, gambar, peta,rancangan, foto, huruf, tanda, angka, atau perforasi yang memilikimakna (pasal 26A)(Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi

*

*

Problem Retensi ArsipKebiasaan menyimpan semua arsip hasil kerja (penting & tidak)

Kontrol laju pertambahan arsip sulit karena arsip penting & tidak, bercampur

Menimbulkan kurangnya efisiensi dan efektivitas kerja

Kebiasaan menyimpan arsip hasil kerja sebagai pertanggungjawaban pekerjaan sehingga semua arsip yang diciptakan dianggap penting dan harus disimpan.

Suatu instansi tidak dapat mengontrol laju pertambahan arsipnya yang tinggi, sehingga arsip penting bercampur dengan berkas yang tidak ada nilainya, sehingga menjadi tidak berguna dan berantakan.

Akibatnya dapat menimbulkan kurangnya efisiensi dan efektivitas kerja.*

ARSIP DINAMIS

ARSIP STATIS

ARSIP PERGURUAN TINGGI Pasal 27 (1) Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi(2) Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi(3) Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan(4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari :a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; danb. Ciivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi(UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

arsip dilihat dari bentuknya :*

*

KONSEP AUTENTISITAS DAN RELIABILITAS ARSIP Struktur

Jenis, format, bentuk susunan naskah dinas Konteks

Kewenangan, pejabat yang berwenangKonten

Tugas pokok, fungsi unit kerja

pendekatan-nya (pengelolaan)arsip arsip elektronikperubahan dari satu sistempengetahuan ke sistem pengetahuan yang laindibutuhkan pengetahun komplementer tentang komputerdibutuhkan pengetahun dasar tentang arsip*perkembangan kemajuan IPTEK terutama dibidang teknologi informasi dankomunikasi atau dibidang industri komputer telah menimbulkan spesialisasibaru dalam profesi kearsipan, dan kondisi ini harus dijadikan peluang bagikemajuan di dunia kearsipan

*

PROSES ARSIP ELEKTRONIKDIGITALISASIALIH MEDIAELEKTRONIKISASI

AUTOMATION RECORDS MANAGEMENT INFORMATION INTEGRITYFINDING FILES (INDEXING)SECURITY AND PRIVACYARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE)SCHEDULING/DISPOSALCORPORATE LEVEL RETRIEVALLINKS TO PAPER FILESBACKUPSRON ELLIOTCIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT

-arsip-arsip adalah electronik file generally consist of any collection of information that is recorded in a code that can be stored by a computer and stored on some medium for retrieval viewing and use ..Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, Records Management: Integrated Information System, 1992

*

*

-arsip adalah pada umumnya arsip elektronik terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan dalam komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.*

*

UU NOMOR 11 TAHUN 2008 TENTANG Informasi Transaksi ElektronikInformasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami;

KUMPULAN INFORMASI

prosesdasarinputdata suratdisimpandata filedisimpandata recordsdisimpandata archivesabbfileyaStop/dropnilaiyatdkmusnahnilaitdkmusnahAktivasi elektronikIlustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip :inputinputinput*data direktory/cloud

*

prosesdasarinputdata surataktivasi elektronikdisimpandata fileaktivasi elektronikdisimpandata recordsaktivasi elektronikdisimpandata archivesabbfileyanilaiyatdkmusnahnilaitdkmusnahAktivasi elektronikIlustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip :*Stop/dropdata direktory/cloud

*

Caraka / Pos(masuk)DigitasiPenyimpananArsip Non-elektronikPUSATBERKAS(CENTRALFILE)Penyampaian kopi digital PENGOLAH ARSIPPENGOLAHARSIPkomunikasikedinasanelektronik

APLIKASIKEARSIPANRegistrasiCaraka / Pos(keluar)Registrasi &Suratelektronik(e-mail)

INTERNETKontrol OperasiPengurusan surat / dokumennon-elektronikPenyimpananArsip Elektronik

PEMINDAHANARSIP INAKTIFPenggunaan ArsipRegistrasi &Penggunaan Arsip

TERIMA KASIH

*

*

*

*

*

*

*Kebiasaan menyimpan arsip hasil kerja sebagai pertanggungjawaban pekerjaan sehingga semua arsip yang diciptakan dianggap penting dan harus disimpan.

Suatu instansi tidak dapat mengontrol laju pertambahan arsipnya yang tinggi, sehingga arsip penting bercampur dengan berkas yang tidak ada nilainya, sehingga menjadi tidak berguna dan berantakan.

Akibatnya dapat menimbulkan kurangnya efisiensi dan efektivitas kerja.*

*

*

*

*

*

*