Click here to load reader

Otomasi kearsipan satya

  • View
    54

  • Download
    4

Embed Size (px)

Text of Otomasi kearsipan satya

  1. 1. OTOMASI KEARSIPANOTOMASI KEARSIPAN
  2. 2. Pengaruh Perkembangan TIKPengaruh Perkembangan TIK terhadap Pengelolaan Arsipterhadap Pengelolaan Arsip
  3. 3. 1. Kebijakan dan Peraturan (komitmen pimpinan) 2. Kelembagaan dan Proses Kerja 3. Sumber Daya Manusia 4. Pembiayaan 5. Pemeliharaan 6. Sistem Pendukung Terkait 7. Manajemen Perubahan FAKTOR UTAMA PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK
  4. 4. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK) Mainframe Personal Computer ( PC ) Client/Server ( LAN ) Internet
  5. 5. Mengapa komputer dipakai? Andal, terutama untuk proses yang berulang-ulang Ketepatan Daya tampung data yang besar Kecepatan
  6. 6. BENTUK BARU ARSIP E-mail Website Internet Basisdata Dokumen Multimedia Spread Sheet, dll.
  7. 7. Komunikasi/ Diseminasi Penciptaan Penilaian Cara Penyimpanan Media PenyimpananAkses Preservasi Pemindahan/ Transfer DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI ( TIK ) TERHADAP MANAJEMEN ARSIP
  8. 8. KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual Dari gedung ke server Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (Disket, USB flash, hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)
  9. 9. KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP Penemuan kembali yang efisien Kontrol akses Akses jarak jauh On-line Finding Aid
  10. 10. PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI TERHADAP KEARSIPAN Otomasi Pengelolaan Arsip Arsip Elektronik PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK Teknologi Informasi & Komunikasi Kearsipan
  11. 11. MODEL PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI PROSES KEGIATANPROSES KEGIATAN ELEKTRONIK dilakukan secara MANUAL MANUAL & ELEKTRONIK menghasilkan ARSIP NON-ELEKTRONIK ARSIP ELEKTRONIK SISTEM PENGELOLAAN ARSIP MANUAL SISTEM PENGELOLAAN ARSIP HIBRIDA (berbasis TIK) SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
  12. 12. a. Terkelolanya arsip dinamis secara efektif dan efisien; b. Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat, mudah dan murah; c. Terwujudnya khasanah arsip statis penyelenggaraan negara yang lengkap, otentik dan reliabel; d. Terkelolanya arsip statis secara efektif dan efisien; e. Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan (nasional dan internasional) serta terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya apresiasi masyarakat terhadap manfaat dan pentingnya arsip baik sebagai dukungan bagi manajemen, bukti akuntabilitas dan sumber informasi. SASARAN OTOMASI KEARSIPAN
  13. 13. TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN ARSIP Penciptaan dan pengelolaan arsip dinamis adalah tanggung jawab bersama dari seluruh unit pada lembaga pencipta arsip dan dilaksanakan oleh seluruh pegawai lembaga, apa pun tingkatannya. Pengelolaan dan preservasi arsip statis adalah tanggung jawab bersama antara lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan statis (Arsip Nasional RI, Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota).
  14. 14. MANFAAT OTOMASI KEARSIPAN 1. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen. 2. Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja. 3. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas. 4. Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server). 5. Meningkatkan pelayanan publik.
  15. 15. 6. Mendukung pembangunan information society dan dengan demikian bidang spesialis informasi (information specialist), termasuk arsiparis di dalamnya, akan berkembang. 7. Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih akuntabel menuju good governance. MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK
  16. 16. PROSES MANAJEMEN ARSIP DINAMIS 1) Penentuan dokumen yang akan dimasukkan (captured) ke dalam sistem kearsipan 2) Penentuan berapa lama arsip harus disimpan 3) Pengambilan (capture) arsip ke dalam sistem 4) Pencatatan / registrasi 5) Klasifikasi 6) Penyimpanan dan penanganan 7) Akses 8) Pelacakan (kegiatan dan lokasi arsip) 9) Pelaksanaan penyusutan 10) Dokumentasi proses manajemen arsip
  17. 17. INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS A. INSTRUMEN PRINSIP: 1) Klasifikasi Arsip 2) Jadwal Retensi Arsip 3) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip B. INSTRUMEN TAMBAHAN KHUSUS: 1) Thesaurus 2) Glosari Istilah atau Sarana Kontrol Kosa Kata Lainnya C. INSTRUMEN TAMBAHAN UMUM: 1) Analisis Kerangka Kerja Regulasi 2) Analisis Resiko Bisnis 3) Aturan Pendelegasian 4) Daftar Pegawai dan Perijinan Pengguna Sistem
  18. 18. POLA KERJA ADMINISTRASI SECARA MANUAL Pegawai/unit kerja bekerja secara manual, belum menggunakan komputer, dan menyimpan arsip bermediakan kertas secara sendiri-sendiri.
  19. 19. PEMANFAATAN KOMPUTER DAN LOCAL AREA NETWORK ( LAN ) UNTUK KEPERLUAN ADMINISTRASI SECARA UMUM Komputer sudah dipergunakan baik secara stand-alone ataupun dalam sebuah jaringan, namun belum sampai pada penggunaan secara sistematis sebagai sarana penciptaan dan pengelolaan arsip. Arsip bermediakan kertas ataupun dalam format elektronik masih dikelola oleh masing-masing pegawai/unit kerja. SERVER
  20. 20. PEMANFAATAN LAN UNTUK PENERAPAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI SERVER Komputer sudah digunakan sebagai sarana penciptaan dan pengelolaan arsip dalam berbagai format, termasuk arsip elektronik. Arsip dikelola secara sistematik, sebagai aset instansi, tidak lagi sebagai milik pegawai/unit kerja.
  21. 21. MODUL PENGELOLAAN ARSIPMODUL PENGELOLAAN ARSIP AKTIFAKTIF Caraka / Pos (masuk) Digitasi Penyimpanan Arsip Konvensional UNIT KEARSIPANS ATUAN KERJA Penyampaian kopi digital UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH komunikasi kedinasan elektronik APLIKASI KEARSIPAN Registrasi Caraka / Pos (keluar) Registrasi & Surat elektronik (e-mail) INTERNET Kontrol Operasi Pengurusan surat / dokumen non-elektronik Penyimpanan Arsip Elektronik PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Penggunaan Arsip Registrasi & Penggunaan Arsip
  22. 22. MODUL PENGELOLAAN ARSIP INAKTIFMODUL PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF Digitasi untuk preservasi/ akses Penyimpanan Arsip Non-elektronik UNIT KEARSIPAN LEMBAGA PENCIPTA ARSIP PENGGUNA kontrol APLIKASI KEARSIPAN penggunaan pencarian & PENYERAHAN ARSIP STATIS PEMUSNAHANARSIP PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF penggunaan manual PENGGUNA elektronik adm. layanan UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA
  23. 23. MODUL PENGELOLAAN ARSIP STATISMODUL PENGELOLAAN ARSIP STATIS Digitasi untuk preservasi dan akses Penyimpanan Arsip Statis Non-elektronik UNIT KERJA LEMBAGA KEARSIPAN STATIS Pengumpulan; Penyimpanan; Perawatan; Penyelamatan; Penggunaan PENGGUNA kontrol APLIKASI KEARSIPAN penggunaan pencarian & SISTEM J I K NPENYERAHAN ARSIP STATIS penggunaan manual PENGGUNA elektronik adm. layanan UNIT KEARSIPAN LEMBAGA PENCIPTA ARSIP