FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS

DIRECCIÓN NACIONAL SIMIT

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS, ANALISIS DEL SECTOR

MODALIDAD DE SELECCIÓN: CONTRATACIÓN DIRECTA.

OBJETO: Prestar el soporte técnico y actualización del Sistema de Gestión Documental de la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit.

Bogotá, Enero de 2014

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

La Federación Colombiana de Municipios es una persona jurídica sin ánimo de lucro, de naturaleza asociativa y de carácter gremial, que se rige por el derecho privado, organizada con base en la libertad de asociación prevista en el artículo 38 de la Constitución Política.

El artículo 10 de la Ley 769 de 2002 autorizó a la Federación Colombiana de Municipios para implementar y mantener actualizado a nivel nacional, el Sistema Integrado de Información sobre Multas y Sanciones por Infracciones de tránsito Simit, función pública que se cumple actualmente a través de la Dirección Nacional Simit.

En cumplimiento de la función pública que le fuera asignada, la Federación Colombiana de Municipios por expreso mandato legal, ha requerido desde sus inicios, contar con una infraestructura tecnológica suficiente que garantice un adecuado y permanente funcionamiento, y que sea susceptible de perfeccionamiento a través de la implementación de nuevas tecnologías aplicadas siempre al logro del fin perseguido, con métodos de control y calidad de la información. En el 2009, LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS y LA ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS PARA LA EDUCACIÓN, LA CIENCIA Y LA CULTURA, suscribieron el convenio de cooperación Nº19a de 2009, cuyo objeto fue: “Llevar a cabo el diseño, implementación y puesta en funcionamiento de un sistema de información de gestión documental junto con la elaboración y aprobación de las tablas de retención documental, para la Federación Colombiana de Municipios”. Que posteriormente la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit contrató con la empresa ACAPPELLA S.A.S., los servicios de análisis y desarrollo de nuevas funcionalidades de en el software de gestión documental existente en la entidad para satisfacer la necesidad de mejorar e implementar cada vez mayores servicios y dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre archivo y correspondencia con la implementación del sistema de gestión documental. Con el fin de cumplir con las necesidades de la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit, se adquirió un Sistema de Gestión Documental, denominado ACTIVEDOCUMENT, con el objetivo de dar cumplimiento a la normatividad de agilizar los procesos de recepción,

administración, organización y trámite de los distintos oficios y documentos allegados a la Federación. Conforme lo anterior, actualmente la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit, tiene implementado, desde el 01 de enero de 2013 el Sistema de Gestión Documental a través de la firma ACAPPELLA S.A.S. Que la firma ACAPPELLA S.A.S protegió su obra –Sistema de Gestión Documental –ACTIVEDOCUMENT, registrándola en el registro de derechos de autor de la Dirección Nacional de Derechos de Autor del Ministerio del Interior y de Justicia, , por lo tanto son los autorizados a realizar la actualización de la herramienta ACTIVEDOCUMENT, por ser de obra de su creación Por lo anterior, se hace necesario efectuar la contratación del servicio de soporte técnico y actualización para el apoyo en la herramienta de gestión documental, en la administración y control de la correspondencia como herramienta para proteger la información, los procesos y los sistemas que hacen uso de ella, la cual ya viene funcionando adecuadamente al interior de la entidad.

La Federación Colombiana de Municipios - Dirección Nacional Simit requiere continuar el servicio que facilite la administración, control y actualización de la herramienta del Sistema de Gestión Documental (SGD) encargada de manejar la correspondencia para todos los usuarios de la entidad.

Con la contratación de los servicios de soporte técnico y actualización al Sistema de Gestión Documental de la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit, busca continuar y mejorar los requerimientos de la entidad para posteriormente complementar, ajustar e implementar la captura y consulta de todos los documentos asociados a las funciones de esta y su relación con terceros. La Federación requiere contar con estándares de soporte técnico y actualización para la herramienta del Sistema de Gestión Documental que indiquen los parámetros mínimos de administración, por lo tanto se deberá contar con dicho servicio de tiempo completo reduciendo de esta forma los posibles errores y así permitir un ágil e inmediato trámite de la documentación con que cuenta la Federación Colombiana de Municipios - Dirección Nacional Simit, con el fin de preservar los niveles de servicio que se ofrecen y la seguridad documental, garantizando el cumplimiento de las normas establecidas.

Consecuencia de lo anterior, el actual Sistema de Gestión Documental impacta los procesos internos de la Federación Colombiana de Municipios - Dirección Nacional Simit, ya que se tiene información disponible permanentemente, facilita la toma de decisiones, brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades, da oportunidad en el servicio al cliente, concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad, y propicia un escenario para el ahorro de papel.

Es por esto que es requerido un servicio de soporte técnico y actualización en la herramienta, que permita no solo contar con actualizaciones del software, modificaciones y mejoras en la aplicación que lo conforma si no a su vez un servicio soporte técnico que permita contar con un aplicativo siempre rápido y con el menor índice de fallas posibles.

El servicio de soporte técnico y actualización debe buscar mejorar la capacidad de la herramienta existente, corregir problemas relacionados con la seguridad y los errores que pueda contener su código, además mejorar su performance. Por estas razones, dada la necesidad de acceder a información cualificada en el marco de las funciones encomendadas por expreso mandato legal; se hace necesario contratar los servicios de soporte técnico y actualización para que entregue a la Federación Colombiana de Municipios - Dirección Nacional Simit, las actualizaciones necesarias y nuevas versiones del Sistema de Gestión Documental para garantizar la estabilidad y escalabilidad mediante una instrumento sistemático, documentado y conocido a toda la organización.

2. OBJETO A CONTRATAR. ESPECIFICACIONES

Prestar el soporte técnico y actualización del Sistema de Gestión Documental de la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit.

ALCANCE DEL OBJETO DEL CONTRATO En materia de temas y actividades a trabajar en el proceso de actualización de soporte técnico y actualización de Gestión Documental de la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit, se han estructurado los siguientes componentes en los cuales se deberán desarrollar las actividades relacionadas al Sistema de Gestión Documental:

Componente 1: Corrección de errores e inconsistencias. Desarrollar todas las tareas correspondientes a la atención y solución de situaciones reportadas por los usuarios, mesa de ayuda, funcionarios, entre otros, de todo aquello relacionado y evidenciado como inconsistencias y errores dentro de la funcionalidad del Sistema de Gestión Documental. Componente 2: Estabilidad del Sistema. Controlar y mantener el sistema de gestión documental en línea, reduciendo los posibles errores, lo que permite agilidad en el trámite de digitalización, asignación y procesos entre cada una de las dependencias de la documentación. Componente 3: Escalabilidad. El sistema debe reaccionar y adaptarse sin perder calidad, manejar un crecimiento continuo de trabajo de manera fluida. Reducir de forma permanente los posibles errores que permita la inmediatez en el trámite de la documentación. Componente 4: Visitas concertadas. Definir la periodicidad y fechas de visitas tanto preventivas como correctivas, soporte, actualizaciones y entrega de informes de cada una de ellas. Esto con el ánimo de controlar los procesos de soporte en el sistema. Componente 5: Actualización de versiones.

Gestionar los diversos cambios sobre la herramienta instalada, con el ánimo de corregir fallos anteriores que se hayan producido y obtener mejoras de la herramienta.

Componente 6: Soporte Técnico, actualización y mejoras.

Se define como soporte técnico todas aquellas tareas de apoyo en mantenimiento preventivo y/o correctivo que el contratista realiza como soporte para el correcto funcionamiento del SGD, dicho soporte es a nivel de bases de datos, aplicación, componentes o servicios, cumpliendo tareas como instalación configuración, parametrización, afinamiento, soporte en servidor, integridad con sistema operativo y seguridad informática. El contratista definirá formalmente los procedimientos de backup/restauración para el SGD, que a su vez estarán a cargo del personal técnico que designe para el mismo.

En los casos en que se requiera soporte especializado para software (bases de datos, servidores, sistemas operativos relativos a la solución), el contratista deberá garantizar la prestación de estos servicios por parte de personal idóneamente calificado.

El contratista debe asesorar y recomendar las mejoras prácticas para administración de la plataforma tecnológica aplicando seguridad informática y demás servicios como soporte técnico para el SGD.

Niveles de Atención para soporte técnico: Cuando se solicite soporte

técnico, el tiempo de respuesta al requerimiento no podrá exceder las 24 horas para ser atendido y en caso de que se requiera el soporte en forma presencial, se debe garantizar la presencia del personal designado en las instalaciones de la FCM, para atender el requerimiento de acuerdo al nivel de criticidad del problema así:

Nivel 1: Se presenta cuando el sistema este abajo o presente fallas que

afecten el funcionamiento total del sistema y no esté disponible para los usuarios, razón por la cual debe ser resuelto de manera inmediata. En tal situación el proveedor cuenta con un tiempo de respuesta de máximo dos (2) horas. Se debe ofrecer una disponibilidad del servicio de 7X24.

Nivel 2: Se presenta cuando el sistema presenta fallas parciales bien sea de base de datos y/o aplicación que no afectan el funcionamiento total del sistema, el proveedor debe atender el requerimiento personalmente o vía telefónica en un tiempo no mayor a veinticuatro (24) horas, o atención remota antes de las dos (2) horas de puesto el ticket vía correo y confirmada la posibilidad de acceso, con disponibilidad de 5x8.

Se define como actualización y mejoras todas aquellas tareas de desarrollo y actualización de nuevas funcionalidades, mejoras, aplicaciones, módulos, herramientas y/o servicios que requiera el sistema de gestión documental, para el fortalecimiento, gestión, uso y disponibilidad del SGD que apoya a diferentes áreas de la Federación Colombiana de Municipios - Dirección Nacional Simit. Dentro de este contexto, se debe cumplir con lo siguiente:

Afinamiento de la aplicación para mejorar los tiempos de respuesta.

Cifrado de documentos que se almacenan en la bodega.

Afinar la búsqueda de dependencias por diferentes criterios.

Convertir los documentos que actualmente se encuentran escaneados en escala de grises a blanco y negro para disminuir el tamaño de almacenamiento en bodega.

Los reportes generados por la aplicación serán de acuerdo a los solicitados

por la FCM.

3. ANÁLISIS DEL SECTOR. PRESPECTIVA LEGAL, COMERCIAL,

FINANCIERA, ORGANIZACIONAL Y TÉCNICA. ALTERNATIVAS PARA SATISFACER LA NECESIDAD

3.1. PERSPECTIVA LEGAL: Normatividad aplicable a la Federación Colombiana de Municipios: Constitución Política de Colombia, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto – Ley 019 de 2012, Decreto 1510 de 2013. Normatividad aplicable al sector que pertenece el contratista: Código de Comercio, Código Civil y las contenidas en la Ley 594 del 4 de julio de 2000, que dicta: “Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” Normatividad aplicable al contrato: Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 1510 de 2013 y normas civiles y comerciales pertinentes. 3.2. PERSPECTIVA COMERCIAL, ORGANIZACIONAL Y TÉCNICA: Con el fin de mejorar el funcionamiento de la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit, en cuanto a la administración y control de toda la correspondencia que ingresa y sale de la Federación, se adquirió una herramienta de Gestión Documental que apoya de forma significativa la toma de decisiones de las distintas áreas al interior de la entidad, mejorando de esta forma la ejecución de las tareas asignadas, incrementando de forma significativa la prestación de los servicios tanto a los usuarios internos como externos.

Para el análisis de las alternativas se identificó qué compañías de ámbito nacional o internacional pueden satisfacer técnica y financieramente las necesidades profesionales especializadas en materia apoyo en herramientas de gestión documental en la administración y control de la correspondencia que la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit pretende cubrir para el logro de sus objetivos. Se procede a efectuar un estudio del sector en el que se analizan que empresas del sector público y privado ha efectuado procesos similares, cual es el valor estimado de los servicios y que presupuestos se han determinado por estas empresas para sus procesos. Vale la pena aclarar que cuando hablamos de procesos similares resaltamos nuevamente que se han tratado de identificar similitudes en alcances, entregables dimensiones de compañías y estructuras cada empresa pública analizada, y aunque el resultado pueda calificarse cualitativamente similar, siempre habrán variables que son particulares de cada procesos, como por ejemplo, mapas de procesos, procesos involucrados en el procesos del Sistema de Gestión, número de sedes en el país, número de funcionarios, infraestructura tecnológica empleada, si se cuenta o no sistemas de gestión de la calidad, recursos humanos, la cultura de la compañía, el nivel de madurez de la organización en estos temas, entre muchas otras variables. El método aplicado consiste de una búsqueda intensa en distintos medios como por ejemplo, en el portal de contratación, www.colombiacompra.gov.co, el cual se analizaron distintas entidades del estado que abrieron procesos similares, en los últimos 4 años. De los procesos encontrados se logró establecer una cercanía y similitud en actividades, tiempos, alcances sin ser en el contexto de actividades, componentes y objetivos los mismos que la Federación Colombiana de Municipios, sin embargo se plasma el resultado de esta búsqueda que resulta más económico para la entidad renovar las licencias que diseñar, desarrollar e implementar un nuevo Sistema de Gestión Documental, con los consecuentes traumatismos operativos internos, de un cambio de plataforma, y pérdida de inversión. De lo anterior podemos determinar que el valor del soporte técnico y actualización del Sistema de Gestión Documental está determinado por el alto grado de servicio que el sistema presta actualmente a la entidad.

3.3. PERSPECTIVA FINANCIERA: Variables Económicas El costo del desarrollo de software para el sistema de gestión documental, se puede impactar por la variación en el tipo de cambio ya que hay empresas del exterior que prestan el servicio, las tasas de interés, la meta de inflación y los incrementos salariales. Al analizar las variaciones de la tasa representativa del mercado durante el año corrido del 2012, muestran una importante depreciación del 9,09% con respecto a diciembre de 2012, por lo que la encuesta de expectativas de octubre de 2013 del Banco de la República indica que: “Los agentes estiman que para diciembre la TRM se ubicaría en $1.895,9, para marzo de 2014 en $1.899,4, para junio en $1.900,3, y para septiembre se espera una recuperación, pues la ubicarían en $1.914,1, en un rango entre $1.877,4 y $1.944,3. Estos valores representan depreciaciones de 7,2% y 3,7% en los dos primeros casos, y una apreciación de 1,5% y 0,03% en junio y septiembre de 2014, respectivamente.”

Fuente: Banco de la República

La meta de inflación del Banco de la República es del 3%, hay analistas que opinan que la inflación va aumentar gradualmente, pero se va a situar dentro del rango de la meta establecido para el 2013 y 2014 “Los indicadores de inflación básica han dejado de caer, con indicios de aceleración y en línea con una

perspectiva de un crecimiento local más dinámico en segundo trimestre del 2013 frente a primer trimestre del 2013”.1

Fuente: Banco de la República

En el reporte del emisor de la encuesta de expectativas de octubre de 2013, se muestra que se espera que la inflación esperada de doce meses es del 2,78%: “La inflación esperada para diciembre de 2013 es 2,78%; y para marzo, junio y septiembre de 2014 las expectativas sobre inflación se ubican en 2,80%, 2,85% y 2,90%, respectivamente. Todos estos valores se encuentran por debajo del punto medio del rango meta establecido para el año 2013”.

1 BBVA RESEARCH. Análisis Económico Segundo Trimestre de 2013 BBVA( en

línea).<http://serviciodeestudios.bbva.com/KETD/fbin/mult/1305_SituacionColombia_2T13_tcm346-386007.pdf?ts=992013>

En el reporte del emisor de la encuesta de expectativas de octubre de 2013, se muestra que se espera que la DTF aumente gradualmente durante los primeros doce meses: “Para septiembre del próximo año sindicatos prevé un valor de 4,25% para la DTF, seguido de académicos y consultores con 4,26%, industria y minería con 4,32%, cadenas de almacenes con 4,35%, transporte y comunicaciones con 4,41% y el sistema financiero con 4,46%.”

Fuente: Banco de la República

Según la encuesta de expectativas del Banco de la República del mes de octubre para el 2013 los incrementos salariales van a presentar un incremento del 3,96% y para el año 2014 se proyecta un incremento salarial promedio del 3,83%. Lo anterior, se observa en gráfica de las diferentes estimaciones realizadas por el emisor desde octubre de 2012 a octubre de 2013 (Gráfica No. 4 de la encuesta), así:

Fuente: Banco de la República

Se recomienda asignar los riesgos del alza de la tasa representativa del mercado, las tasas de interés y la variación de salarios expuestos, a cuenta y riesgo del contratista.

EMPRESA Acappella S.A.S

31/12/2012Cifras expresadas en

millonesCifras expresadas en pesos

CAPACIDAD FINANCIERA

Indice de Liquidez = Activo corriente / Pasivo 1,77 1,75

Nivel de Endeudamiento =(Pasivo Total / Activo

total) X 100 59,93% 11,89%

Capital real del proponente =Capital Social

Efectivamente Pagado (+) Las Reservas

Constituidas (+) Las Utilidades Retenidas (+) Las 382.956,00 90.600.040,00

Capital de Trabajo = Activo corriente - Pasivo

Corriente $ 461.259 $ 9.219.230

Indicador EBITDA (IE)=Utilidad antes de intereses,

impuestos, amortizaciones y depreciaciones $ 253.316 $ 28.920.880

Indicador de Riesgo=Activos Fijos / Patrimonio

Líquido0,18 0,90

DATOS FUENTE DEL CÁLCULO

Activo Corriente $ 1.062.251 $ 21.449.230

Activo Total $ 1.538.106 $ 102.830.040

Pasivo Corriente $ 600.992 $ 12.230.000

Pasivo Total $ 921.832 $ 12.230.000

Patrimonio Total $ 616.274 $ 90.600.040

Activos Fijos $ 112.956 $ 81.380.810

Capital Social Efectivamente Pagado $ 264.747 $ 80.000.000

Las Reservas Constituidas $ 69.987 $ 0

Las Utilidades Retenidas -$ 20.768 $ 0

Las Utilidades Del Ejercicio $ 68.990 $ 10.600.040

Utilidad Operacional $ 53.498 $ 11.923.115

Presupuesto Oficial (INCLUIDO IVA) $ 62.000.000

Notas:

Se tomó como información valida y suficiente los indicadores

financieros ingresando a la plataforma del SIREM de la

Superintendencia de Sociedades, para las cifras por sector,

la información de Acappella S.A.S se validó contra el

Balance General y el Estado de Resultados.

Cifras expresadas en millones

En este indicador se observa que la empresa cuenta con indicadores inferiores frente al sector con el 11,89%

Se observa que la empresa Acappella S.A.S cuenta con el capital real superior al 60% del valor del presupuesto del

contrato.

Se observa que la empresa Acappella S.A.S cuenta con el valor total del presupuesto en el capital de trabajo.

Se observa que la empresa Acappella S.A.S cuenta con el valor total del presupuesto en el indicador del EBITDA.

Indicador de Riesgo es inferior a 1 lo que muestra que la entidad desarrolla su objeto social con un amplio margen.

ANÁLISIS DEL SECTOR ACTIVIDAD ECONÓMICA 7220 "Consultores en programas de informática, elaboración y

suministro de programas de informática"

NUMERALSECTOR 7220

En este indicador se observa que la empresa Acappella S.A.S cuenta con un índice de liquidez inferior frente al

sector que muestra un indicador del 1,75.

Información Financiera Utilizada La empresa Acappella S.A.S., según la verificación realizada por el área técnica, actualiza y brinda soporte técnico para el Sistema de Gestión Documental; se tomó como información válida y suficiente los indicadores financieros ingresando a la plataforma del SIREM de la Superintendencia de Sociedades identificando el sector en el que se encuentra inscrita por la actividad económica K7220 Consultores en programas de informática, elaboración y suministro de programas de informática y la información del Balance General y el Estado de Resultados a 31 de diciembre de 2012 de la entidad analizada. Al analizar la información del activo, pasivo y patrimonio de la empresa ubicada en el Sector de Consultores en programas de informática, elaboración y suministro de programas de informática; se observa lo siguiente:

Según la base de datos empresarial de

Byington(http://www.byington.net/estandares/index.php?accion=ta

blas&tipo=actividad&codigo=7220) que muestra la información por sector y

para la actividad económica 7220- Consultoría en programas de informática y suministro de programas de informática, así:

En conclusión al evaluar a la empresa que se dedica a desarrollo de software para el sistema de gestión documental, para el último año analizado tiene un indicador de endeudamiento inferior al del sector con 11,89% y en las cifras por sector el 59,93%, es decir que por cada peso invertido en activos el 11,89% es financiado por acreedores (Entidades financieras, proveedores, empleados, etc…), un indicador de liquidez del 1,75 y por sector el 1.77. Impuestos y Retenciones:

Los impuestos y retenciones que surjan del presente contrato corren por cuenta de EL CONTRATISTA, para cuyos efectos LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS hará las retenciones del caso y cumplirá las obligaciones fiscales que ordene la Ley. a) IMPUESTO AL VALOR AGREGADO - IVA

Los servicios que tengan tarifas diferenciales, los exentos y excluidos deben estar expresamente señalado en la norma. Es decir, si un bien o servicio no se incluye dentro de los servicios exentos, excluidos o gravados a tarifas diferenciales, se encuentra gravado a la tarifa general.

El desarrollo de software para el sistema de gestión documental, es un servicio que no se encuentra señalado de manera expresa en la normatividad vigente como exento, excluido ó gravado; por lo que se entiende gravado a la tarifa general del Impuesto sobre las ventas, el 16%. b) IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO-ICA

El impuesto de Industria y Comercio es un gravamen de carácter municipal que grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que se realiza en Bogotá en forma ocasional o permanente con o sin establecimientos. Son responsables del impuesto de industria y comercio la persona natural o jurídico o la sociedad de hecho, que realice el hecho generador de la obligación tributaria, consistente en el ejercicio de actividades industriales, comerciales o de servicios en la jurisdicción del Distrito Capital. A partir de la expedición de la Ley 1430 artículo 54 se establecieron adicionalmente como sujetos pasivos del Impuesto a quienes realicen el hecho gravado a través de consorcios, uniones temporales y patrimonios autónomos. Según la resolución No. SDH-000079 del 11 de marzo de 2013, de la Secretaria de Hacienda Distrital, éste tipo de servicio, se encuentran enmarcadas en las actividades que se relacionan a continuación:

La actividad económica 6202 establecida para las actividades de consultoría informática y actividades de administración de instalaciones informáticas, está gravada con una tarifa del 6,9 por mil.

La actividad económica 6201 establecida para las actividades de desarrollo de sistemas informáticos (planificación, análisis, diseño, programación, pruebas), está gravada con una tarifa del 9,66 por mil.

3.4. ANÁLISIS DEL RIESGO: Frente a este punto debe remitirse al análisis efectuado en el anexo No. 1 matriz de riesgos, que hace parte integrante de los estudios previos para el presente proceso de selección.

4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA. JUSTIFICACIÓN Y FUNDAMENTOS JURÍDICOS.

El artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 adicionado por el artículo 94 de la ley 1474 de 2011, señala que la escogencia de la oferta más favorable para la entidad, se

efectuará con arreglo a las modalidades de selección de; licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía y contratación directa.

En el numeral 1 del citado artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, se establece que por regla general la escogencia del contratista, se efectuará a través de licitación pública, con las excepciones que señalan en los numerales 2, 3 y 4, es decir, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa.

En el literal “g” del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 señala como causal de contratación directa:

“g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado”.

Que en el mismo sentido el artículo 80 del Decreto 1510 de 2013 señala:

Artículo 80. Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación.

Teniendo en cuenta que ACAPPELLA S.A.S, es dueña y creadora de la obra denominada SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – ACTIVE DOCUMENT, la cual fue protegida ante la Dirección Nacional de Derecho de Autor del Ministerio del Interior y Justicia, es el proveedor exclusivo del Software de Gestión Documental, y el único que puede proveer el servicio a contratar, por ser titular de los derechos de autor, por lo cual la modalidad de contratación aplicable es la contratación directa de que trata el literal “g” numeral 4, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 80 del Decreto 1510 de 2013

Conforme a lo anterior, ACAPPELLA S.A.S, según certificado de registro de soporte lógico – software emitido por el Ministerio del Interior y de Justicia – Dirección Nacional de Derecho de Autor, posee los derechos de autor y de exclusividad comercial de ACTIVE DOCUMNENT implementado en la Federación Colombiana de Municipios –Dirección Nacional Simit.

Igualmente el marco legal del presente proceso de selección y el contrato que de él se derive será conformado por la constitución política y las demás disposiciones civiles y comerciales que le sean aplicables.

5. CONTRATISTA. IDONEIDAD. FORMACION PROFESIONAL Y EXPERIENCIA. VENTAJAS QUE REPRESENTA PARA LA

FEDERACIÓN CELEBRAR EL CONTRATO CON ESTE CONTRATISTA De conformidad con lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 019 de 2012, en los procesos de contratación directa, no es necesaria la inscripción de los contratistas en el Registro Único de Proponentes –RUP. Sin embargo, para efectos de esta contratación, la entidad verificará las

condiciones del contratista a través de los siguientes documentos, que deberán

ser aportados junto con la propuesta.

1. Certificado de existencia y representación legal. 2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. 3. Copia del Registro Único Tributario del RUT expedido por la DIAN,

actualizado con las nuevas actividades económicas. 4. Certificación expedida por el revisor fiscal en caso que aplique, de acuerdo

con los requerimientos de ley, o por el representante legal, que durante los últimos seis (6) meses, han pagado los aportes al sistema de seguridad social integral.

5. Certificado de Antecedentes Fiscales de la persona jurídica y su representante legal, expedido por la Contraloría General de la República, vigentes.

6. Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación de la persona jurídica y su representante legal, vigentes.

7. Los antecedentes judiciales del representante legal serán consultados por la entidad al momento de la verificación de los requisitos.

8. Formato Único de Hoja de Vida de la Función Pública para personas jurídicas.

Para determinar que ACAPPELLA S.A.S como único proponente se tuvieron en cuenta los siguientes factores: La herramienta desarrollada por ACAPPELA ha venido operando con éxito al interior de Federación Colombiana de Municipios como Sistema de Información modelo para el Sistema de Gestión Documental.

Adicionalmente el modelo de licenciamiento actual indica que el soporte, parametrizaciones e integraciones nuevas que deban realizarse sobre el software de la plataforma deben ser ejecutados por el grupo de expertos de la empresa

desarrolladora y dueña de los títulos de derechos de autor y de exclusividad comercial del Sistema de Gestión Documental implementado en la Federación Colombiana de Municipios –Dirección Nacional Simit. Siendo así que el código fuente no puede utilizarse ni total ni parcialmente por intervención de la Federación Colombiana de Municipios, representando de esta forma una ventaja significativa para la Federación, por el conocimiento total que tiene ACAPPELLA al código fuente.

6. ESTUDIO DEL MERCADO

Para el estudio del precio y del mercado para determinar el monto al cual puede ascender los servicios de mantenimiento y soporte técnico especializados para el apoyo en la herramienta de Gestión Documental en la administración y control de la correspondencia de la Federación Colombiana de Municipios -Dirección Nacional Simit, se analizaron distintas fuentes de información recurriendo a la revisión de experiencias, sectores y compañías con campo de aplicación en el sector en esta materia. Se toma como base el proceso abordado en 2009 y en la búsqueda de otras compañías cuyos procesos se encontraran en similares características, sin embargo juegan variables importantes en la cuantificación del precio, duración, y del mercado que analizaremos con mayor profundidad.

Cubrimiento de la Necesidad

DESCRIPCION Existencia Necesidad a adquirir

Proyectados a adquirir

Déficit

Componente 1.Corrección de errores e inconsistencias.

0 1 1 0

Componente 2.Estabilidad del Sistema.

0 1 1 0

Componente 3.Escalabilidad.

0 1 1 0

Componente 4.Visitas concertadas.

0 1 1 0

Componente 5. Actualización de versiones.

0 1 1 0

Tabla 2. Cubrimiento de la necesidad

Identificación del Proveedor en el Mercado

La empresa que se ha identificado como lo única que puede ofrecer la solución de forma integral como lo requiere la FCM, se procede a relacionar a continuación:

PROVEEDORES CONTACTADOS

EMPRESA DIRECCIÓN TELÉFONO EMAIL Contacto

Acappella S.A.S

Carrera 15 Nº 76-53 Oficina 202

3103352810 jrodriguez@acappellasoft.com Juan Carlos Rodríguez

Tabla 3.Relación de Contacto de Proveedor

Bases de datos públicas y privadas

Se realizó búsqueda de procesos de contratación con objetos similares en la página http://www.colombiacompra.gov.co/, encontrado una significativa variedad de entidades, que han abordado procesos con características y tecnología semejantes, lo que significa que se reduce los factores adversos sobre el desconocimiento o no implementación. Dentro de estas encontramos las siguientes:

Variable Descripción

Número del Proceso 2014-SS-24-0001

Entidad Gobernación de Antioquia

Contrato

SOPORTE, MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACION DEL SISTEMA DE INFORMACION MERCURIO PARA LA ADMMINISTRACION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS A NIVEL CORPORATIVO

Objetivo General SOPORTE, MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACION DEL SISTEMA DE INFORMACION MERCURIO PARA LA

ADMMINISTRACION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS A NIVEL CORPORATIVO

Cuantía del Contrato $ 160.117.500( IVA Incluido)

Nombre o Razón Social del Contratista

SERVISOFT S.A.

Variable Descripción

Número del Proceso 40 DE 2013

Entidad Superintendencia de Sociedades

Contrato

PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO, SOPORTE, ACTUALIZACIÓN Y REDISEÑO DEL RADICADOR TANDEM, COMPONENTE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES.

Objetivo General Servicios Basados en Ingeniería, Investigación y Tecnología

Cuantía del Contrato $ 552.156.495

Nombre o Razón Social del Contratista

TANDEM S.A.

Variable Descripción

Número del Proceso SAMC 017-2013

Entidad Dirección Nacional de Estuperfacientes

Contrato

LA ENTIDAD REQUIERE CONTRATAR EL SERVICIO DE SOPORTE, ACTUALIZACION, MANTENIMIENTO AL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ORFEO DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA DNE EN LIQUIDACION.

Objetivo General Difusión de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones

Cuantía del Contrato $ 74.109.494

Nombre o Razón Social del Contratista

IDEAS EN ACCION S.A.S

Tabla 4.Relación de Precios de mercado

Conclusión: Teniendo en cuenta la tabla anterior, se identificó que en contratos de actualización de licencias y soporte técnico, el valor que la Federación tiene estimado es acorde a otros procesos similares de acuerdo a las obligaciones y entregables.

7. ANTECEDENTES. CONDICIONES CONTRATOS ANTERIORES

En el 2009, LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS y LA ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS PARA LA EDUCACIÓN, LA CIENCIA Y LA CULTURA, suscribieron el convenio de cooperación Nº19a de 2009, cuyo objeto fue: “Llevar a cabo el diseño, implementación y puesta en funcionamiento de un sistema de información de gestión documental junto con la elaboración y aprobación de las tablas de retención documental, para la Federación Colombiana de Municipios”. Por ser ACAPELLA SAS, la única que puede proveer el servicio, la presente contratación se adelantó en la vigencia 2012, para satisfacer la necesidad de mejorar e implementar cada vez mayores servicios y dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre archivo y correspondencia con la implementación del sistema de gestión documental. Contrato que se ejecutó en condiciones similares de presupuesto y obligaciones.

8. CONDICIONES DEL CONTRATO

8.1. OBLIGACIONES DE LAS PARTES.

Obligaciones del contratista:

En virtud del contrato que se suscriba, el contratista deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Dar cumplimiento al objeto del contrato, teniendo en cuenta los estudios

previos, y la propuesta presentada, los cuales hacen parte integrante del presente contrato.

2. Mantener la confidencialidad de la información suministrada para el objeto del contrato.

3. Cumplir con el objeto del presente contrato por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa.

4. Acreditar mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal o el Representante Legal, el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Laborales) de sus empleados, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

5. No ceder ni subcontratar el presente contrato, sin la autorización expresa y escrita de la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit.

6. Las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza de este contrato y de las exigencias legales.

7. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarle a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente a la Federación Colombiana de Municipios y demás autoridades competentes cuando se presenten tales peticiones o amenazas.

8. Durante el tiempo que dure la ejecución del contrato, el contratista deberá garantizar el buen funcionamiento del Sistema de Gestión Documental, en caso de requerirse una nueva instalación (backup aplicación) bien sea en servidores físicos o virtualizados asignados por la Federación Colombiana de Municipios - Dirección Nacional Simit, el contratista deberá contribuir con dicha instalación y el conocimiento será transferido al personal encargado de liderar la actividad por parte de la FCM.

9. El contratista deberá realizar un mantenimiento preventivo bimestral por un tiempo no superior a cuatro (4) horas a los servidores de bases de datos o aplicación de la plataforma que soporta del SGD. Dichos mantenimientos deben quedar registrados mediante actas y previa aprobación de la Dirección TIC´s de LA FEDERACIÓN.

10. El oferente deberá efectuar una visita mensual preventiva, donde se verifique (tráfico, seguridad, accesos, políticas de backup, administración de espacio y funcionamiento del SGD, emitiendo un informe detallado que incluya soluciones y recomendaciones.

11. Disponer de una línea telefónica directa a través de la cual se reporten los problemas presentados en el Sistema de Gestión Documental y se brinde el soporte al personal técnico y operativo de la Federación, en la resolución de los problemas que se presenten.

12. Efectuar corrección de errores en el funcionamiento del SGD por defectos de programación, arreglo de funcionalidades que no operen adecuadamente, incluyendo la utilización y modificación de programas fuente cuando se requiera.

13. Crear un procedimiento que se ejecute a través de la Base de Datos, para que reinicie la numeración cada vez que se cambie de año.

14. Mejora e instrucción del módulo de Tablas de Retención Documental para su respectiva actualización y transferencia de conocimiento al personal funcional de este módulo.

15. Parametrizar el módulo de archivo virtual con el físico. 16. Desarrollar en el módulo de reasignar y/o informar los documentos, la opción

de chequear el usuario dentro de un árbol de jerarquías a todo el personal a quien requiere enviar el documento (Reasignación múltiple), seleccionando un grupo de personas de la misma dependencia sin escoger uno a uno.

17. Adelantar las actividades descritas en su propuesta y en los estudios previos, como de soporte y mantenimiento.

18. Abstenerse de entregar o divulgar a terceros, salvo autorización previa y expresa de EL CONTRATANTE información calificada por éste como confidencial, reservada o estratégica y tan sólo podrá ser utilizada para dar cumplimiento a sus funciones.

19. Abstenerse de entregar, comercializar, o circular datos personales que se encuentran en el Sistema de Gestión Documental, y los demás aplicativos a los que tenga acceso en desarrollo del objeto contractual.

Obligaciones del contratante:

1. Pagar al CONTRATISTA el valor convenido en las fechas y forma establecidas. 2. Entregar oportunamente al CONTRATISTA los elementos, documentos, datos

e informes necesarios para el eficiente y eficaz cumplimiento del objeto contractual.

3. Ejecutar en general las obligaciones que surjan de la naturaleza de este contrato.

4. Velar por el cumplimiento de todas las cláusulas contractuales. 5. Hacer las reservas presupuestales necesarias para garantizar el pago del valor

del presente contrato de conformidad con las normas legales vigentes al efecto.

6. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato acorde con la cláusula de forma de pago y con el visto bueno del supervisor del contrato.

7. Exigir la calidad en los servicios prestados objeto del contrato. 8. Designar el profesional en el área de sistemas que cumpla con las calidades y

conocimientos propios para solicitar las mesas de ayuda y soporte técnico. 9. Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y pago de las

sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar.

8.2. PLAZO

El plazo de ejecución de este contrato será hasta el 31 de diciembre de 2014, contado a partir de la suscripción del acta de inicio entre contratista y supervisor.

8.3. VALOR

El presupuesto oficial estimado para la presente contratación es la suma de SESENTA Y SEIS MILLONES CIENTO VEINTE MIL PESOS ($66.120.000) MONEDA LEGAL, incluido IVA.

El valor antes mencionado deberá cubrir todos los impuestos y demás gastos directos e indirectos, inherentes al cumplimiento satisfactorio del contrato.

Para determinar el valor estimado del contrato se tuvo en cuenta las actividades encaminadas al cumplimiento del objeto del contrato, contenidas en las obligaciones del contratista, los nuevos beneficios que ofrece a la Federación (más espacio para archivo, mejoras y rapidez, todas las que me soporten el valor del contrato), las obligaciones del contratista, el plazo de ejecución. 8.4. FORMA DE PAGO Y TIPO DE REMUNERACIÓN: El presupuesto oficial estimado para la presente modalidad de selección y para el contrato a suscribir es la suma de SESENTA Y SEIS MILLONES CIENTO VEINTE MIL PESOS ($66.120.000) M.L, incluido IVA., que serán pagados por parte de la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit al contratista, en tres (3) cuotas, distribuidas de la siguiente manera:

FECHA FACTURACIÓN

TOTAL CUOTA IVA INCLUIDO

Abril (2014) $ 22.040.000,00

Agosto (2014) $ 22.040.000,00

Diciembre (2014) $ 22.040.000,00

TOTAL $ 66.120.000,00

Tabla 1. Fechas de Facturación.

El pago se hará efectivo una vez sea presentada la factura, previo visto bueno del

supervisor del contrato.

Como requisito para realizar el pago el contratista deberá acreditar el

cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

Que la presente contratación se encuentra plasmada en el plan de contratación de bienes y servicios de la entidad, bajo el código estandarizado No. 81112211..– Mantenimiento de software de sistemas de gestión de bases de datos. El valor del contrato quedará sujeto a las correspondientes apropiaciones presupuéstales de la vigencia fiscal del año 2014. 8.5. DOMICILIO CONTRACTUAL: El domicilio contractual es la ciudad de Bogotá D.C.

8.6. GARANTÍAS Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la firma del contrato, EL CONTRATISTA debe constituir por su cuenta y a nombre de la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS, de acuerdo con el artículo 7 de la Ley 80 de 1993 y artículo 116 Decreto 1510 de 2013, garantía de cumplimiento, expedida por una compañía de seguros, legalmente establecida en Colombia, que ampare los siguientes riesgos:

a). Calidad del soporte y actualización: Equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, por un término igual al plazo del mismo y cinco (5) meses más. b). Cumplimiento del contrato: Equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, por un término igual al plazo del mismo y seis (6) meses más.

9. AUTORIZACIONES PERMISOS Y LICENCIAS

A través de la Resolución 002 de 2001 y de acuerdo con los estatutos de la entidad se autorizó al Director Ejecutivo de la Federación Colombiana de Municipios que a partir de la fecha de expedición, 15 de agosto de 2001, el monto autorizado al director ejecutivo para celebrar contratos y convenios asciende a 5.000 (cinco mil salarios mínimos) por cada contrato o convenio celebrado.

10. ANÁLISIS DEL RIESGO Y FORMA DE MITIGARLO Para este proceso contractual la entidad ha evaluado el riesgo que representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y el articulo 17 del Decreto 1510 de 2013 y basándose en las reglas contenidas en el Manual para la identificación y

cobertura del riesgo en los procesos de contratación versión 1, expedido por Colombia Compra Eficiente así. Contexto de la Federación Colombiana de Municipios: A fin de identificar los riesgos del proceso de contratación, dentro del entorno de la entidad, se identifican conforme lo señala la guía, los siguientes aspectos y sus posibles aspectos adversos:

- El objeto del proceso de contratación:

“Prestar el soporte técnico y actualización del Sistema de Gestión Documental de la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit.

En el objeto del proceso, no se evidencia ningún evento adverso social, económico, ni político, al contrario con este se satisface una necesidad de la entidad que es el mejoramiento de la función pública asignada, en lo relacionado con el soporte técnico y actualización del Sistema de Gestión Documental con que cuenta actualmente la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit.

- Los partícipes del proceso de contratación:

De conformidad con lo establecido en el manual de contratación de la entidad, el presente proceso es liderado por la Dirección de TIC’s de la Federación Colombiana de Municipios, teniendo como apoyo la Jefatura de Administración del Sistema Simit. Los encargados de adelantar el proceso de contratación, bajo los lineamientos del Estatuto General de Contratación Estatal, es la Jefatura de Asuntos Jurídicos Públicos con el apoyo de un asesor externo experto en Contratación Pública. La entidad cuenta con el equipo que permite adelantar el proceso de selección, para poder dar cumplimiento a los planes de acción y estratégicos de la Federación Colombiana de Municipios - Dirección Nacional Simit.

- La ciudadanía que se beneficia del proceso de contratación.

Teniendo en cuenta que el objeto de la contratación estatal es satisfacer el interés general, y el proceso que pretende adelantarse llevará a que la necesidad de la entidad sea satisfecha a fin de mejorar la función pública asignada por el legislador a través de los artículos 10 y 11 de la Ley 769 de 2002, y de manera directa e indirecta serán beneficiados los usuarios del sistema integrado de multas y sanciones por infracciones de tránsito - Simit , entendido como: Ciudadanía,

autoridades de tránsito nacionales y locales, es por ello que no se identifica evento adverso en este aspecto.

- La capacidad de la entidad estatal entendida como la disponibilidad de recursos y conocimientos para el proceso de contratación

En lo que al recurso humano respecta, el proceso tiene asignado como responsable un equipo de funcionarios idóneos; en cuanto al recurso económico está garantizado con recursos propios de la Dirección Nacional Simit.

- La suficiencia del presupuesto oficial del proceso de contratación. Se cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal para esta vigencia, por tanto no se evidencia un evento adverso.

- Las condiciones geográficas y de acceso del lugar en el cual se debe cumplir el objeto del Proceso de Contratación

No se observa evento adverso toda vez que el contrato se ejecutará en las instalaciones de la Federación Colombiana de Municipios, en la ciudad de Bogotá donde las condiciones geográficas son favorables.

- El entorno socio ambiental.

Partiendo del objeto del proceso, no se evidencia evento adverso en materia socio ambiental, toda vez que lo contratado no causa perjuicio a la comunidad y no impacta el entorno externo e interno de manera negativa.

- Las condiciones políticas.

No se evidencia un evento adverso, teniendo en cuenta que existe una Ley de contratación estatal dotada de un Decreto reglamentario que fija las pautas para llevar a cabo los procesos en dicha materia. No obstante, puede presentarse una directriz expedida por el gobierno nacional que reglamente aspectos nuevos de la normatividad o no existentes en ella.

- Los factores ambientales. En este aspecto no se observa un evento adverso, ya que para iniciar el proceso de selección y la posterior ejecución del objeto del contrato, no se requieren licencias o ningún tipo de permiso en materia ambiental.

- El sector del objeto del proceso de contratación y su mercado.

Como se observará en el análisis financiero, al evaluar a la empresa ACAPPELLA S.A.S que se dedica a desarrollo de software para el Sistema de Gestión Documental, para el último año analizado tiene un indicador de endeudamiento inferior al del sector con 11,89% y en las cifras por sector el 59,93%, es decir que por cada peso invertido en activos el 11,89% es financiado por acreedores (Entidades financieras, proveedores, empleados, etc…), un indicador de liquidez del 1,75 y por sector el 1.77.

La normativa aplicable al objeto del Proceso de Contratación: Como se indicó anteriormente existe una normatividad en materia de contratación, cuyo aspecto adverso puede ser su inaplicabilidad como resultado de la derogatoria o inexequibilidad, sumado a ello el mismo evento adverso evidenciado en el entorno político.

- Experiencia propia y de otras entidades estatales en procesos de contratación del mismo tipo.

En cuanto a las experiencias de entidades estatales en procesos similares, hemos encontrado que una significativa variedad de entidades, han abordado procesos con características semejantes, lo que significa que se reducen los factores adversos sobre el desconocimiento o no aplicación de este tipo de servicios profesionales en entidades estatales. Identificación y Clasificación de los Riesgos Ya establecido el contexto de la entidad, se procede a identificar e incluir en la matriz propuesta en el Guía, los riesgos del proceso de contratación, atendiendo a cada una de sus etapas: Etapa de planeación:

- La modalidad de contratación es adecuada para el bien, servicios u obra necesitado?

Del análisis efectuado en el estudio de conveniencia para la modalidad de contratación, se tiene que conforme el objeto y la cuantía, la modalidad adecuada es contratación directa, teniendo en cuenta que ACAPPELLA S.A.S, es dueña de los títulos de derecho de autor del ACTIVE DOCUMENT que actualmente se encuentra implementado en la Federación Colombiana de Municipios, es el proveedor exclusivo del software de gestión documental, la modalidad de

contratación aplicable es la contratación directa de que trata el literal “g” numeral 4, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

- El valor del contrato corresponde a los precios del mercado?

Para determinar que ACAPPELLA S.A.S como único proponente se tuvieron en cuenta los siguientes factores: La herramienta desarrollada por ACAPPELA ha venido operando con éxito al interior de Federación Colombiana de Municipios como Sistema de Información modelo para SDG. Adicionalmente el modelo de licenciamiento actual indica que el soporte, parametrizaciones e integraciones nuevas que deban realizarse sobre el software de la plataforma deben ser ejecutados por el grupo de expertos de la empresa desarrolladora y dueña de los títulos de derechos de autor. Siendo así que el código fuente no puede utilizarse, ni total ni parcialmente por intervención de la FCM.

- La descripción del bien o servicio requerido es claro?

Si es claro teniendo en cuenta que describe la necesidad de la entidad detallando cada uno de las actividades y entregables que el contratista debe desarrollar para ejecutar el objeto.

- El proceso de contratación cuenta con las condiciones que garanticen la trasparencia, equidad y competencia entre los proponentes.

Se realizó un estudio de mercado y análisis del sector que permitieron seleccionar la empresa que más satisface las necesidades de la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit

- El estudio de mercado permite identificar los aspectos de oferta y demanda

del mercado respectivo?

Efectivamente el estudio de mercado identificó que en contratos de actualización de licencias y soporte técnico, el valor que la Federación tiene estimado es acorde a otros procesos similares de acuerdo a las obligaciones y entregables.

- El diseño del proceso de contratación permite satisfacer la necesidad de la

entidad estatal de cumplir su misión y es coherente con sus objetivos y metas.

El proceso de contratación permite satisfacer la necesidad de la entidad, consistente en el mejoramiento de la función pública asignada, en lo relacionado con el soporte técnico y actualización del Sistema de Gestión Documental con que cuenta actualmente la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional Simit.

- Es coherente con la misión de la entidad y se encuentra orientado a los objetivos y metas estratégicos.

Conforme los pasos señalados en la guía, se procede al diligenciamiento de la matriz del riesgo planteada por Colombia Compra Eficiente versión 1, que hace parte integrante del proceso de contratación. (Anexo 1). Por lo anterior, la tipificación, estimación y distribución de los riesgos del contrato que se suscriba, se sujetarán a los criterios definidos en este numeral, sin perjuicio del alcance de las obligaciones a cargo de cada una de las partes de acuerdo con las estipulaciones legales pertinentes, la naturaleza del contrato y el contenido de los estudios previos, considerando que está a cargo del contratista la ejecución del contrato, y a cargo de la entidad el pago del valor pactado.

11. VERIFICACIÓN EXISTENCIA DE UN ACUERDO INTERNACIONAL O TRATADO DE LIBRE COMERCIO

En virtud de lo establecido en el manual explicativo de los capítulos de contratación pública de los acuerdos comerciales negociados por Colombia para entidades contratantes, del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y el Departamento Nacional de Planeación, se procede a determinar si la contratación se encuentra cubierta por un acuerdo internacional o tratado de libre comercio, así: Actualmente el estado Colombiano tiene vigente los siguientes acuerdos internacionales o tratados de libre comercio con compromisos en materia de contratación pública con los siguientes países: Chile, México, los países del triángulo Norte (Salvador, Guatemala, Honduras), Suiza y Liechtenstein como miembros de la Asociación Europea de libre Comercio – AELC (EFTA)- y los Estados Unidos. De acuerdo con la lista de entidades incluidas en los capítulos de contratación pública que se relacionan en el manual explicativo de los capítulos de contratación pública de los acuerdos comerciales negociados por Colombia para entidades contratantes relacionadas en el 1.2.1, se observa que la Federación Colombiana de Municipios no se encuentra incluida de manera expresa, por lo que se concluye

que no estaría cubierta por los tratados de libre comercio relacionados anteriormente.

12. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

De acuerdo con lo anterior, se concluye para efectos presupuestales que la Federación Colombiana de Municipios - Dirección Nacional Simit, cuenta con disponibilidad presupuestal para atender el gasto que demande el contrato que se derive del presente proceso de contratación, con cargo al presupuesto de inversión para la vigencia fiscal de 2014, por valor de SESENTA Y SEIS MILLONES CIENTO VEINTE MIL PESOS ML ($ 66´120.000.oo) incluido IVA, expedido por la Directora Administrativa y Financiera. Lo anterior según el certificado de disponibilidad presupuestal Nº 1220140021 expedido el 03 de enero del 2014.

13. SUPERVISIÓN

De conformidad con lo establecido en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, se establece que el contrato que se derive del presente proceso de selección, será vigilado a través de un supervisor. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato. Por lo anterior y atendiendo el objeto del contrato, la Federación Colombiana de Municipios, establece que el perfil del supervisor del presente proceso de selección de contratación directa, debe ser un funcionario de planta, profesional en el área de sistemas que cumpla con las calidades y conocimientos propios de la labor a desarrollar. Por esta razón, la vigilancia y supervisión del contrato será realizará por el Director de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Federación Colombiana Municipios, quien ejercerá el control y vigilancia de la ejecución del contrato y tendrá a su cargo entre otras funciones velar por el cumplimiento del objeto y de las obligaciones del mismo.

Igualmente será responsable de aceptar los servicios y autorizar los pagos, y responderá por los hechos y omisiones que les fueren imputables en los términos previstos en el artículo 84 de la Ley 1474 y de las demás normas legales y reglamentarias que regulan el ejercicio de la supervisión de los contratos. Atentamente, Firmado en original Ing. Esp. GISELLE MARIA CASTRO VASQUEZ Jefe Administración del Sistema Simit Dirección Nacional Simit Federación Colombiana de Municipios Firmado en original VoBo: ALEJANDRO MURILLO PEDROZA Director de Tecnología de Información y Comunicaciones Federación Colombiana de Municipios Proyectó: Pedro Antonio Reina Bohórquez - Profesional de Sistemas de información Revisó: David Fernando Prada Barrera – Coordinador Plataforma Simit (E) Proyectó Financiera: Clara Yohanna Rivas Bernal