EDITAL PAEX/PROEX/IFES 2015 – Mudanças Como o cadastramento ocorre agora?

1ª Etapa: PROPONENTE

O proponente (professor ou servidor que fomentou a proposta) deve acessar a página da Pró-Reitoria de Extensãoe preencher o Formulário de Cadastro apontado pelo índice "PAEX - Programa de Apoio à Extensão".

1) Cada ação de extensão possui um Formulário de Cadastramento específico. Ex.: Formulário para Evento;Formulário para Projeto; entre outras ações. O proponente identifica onde se encaixa sua ação e segue para opróximo passo.

- Obs.: Caso haja dúvida do proponente sobre em qual das categorias sua ação se encaixa, ele pode procurar aCoordenadoria de Extensão do campus para buscar informações.

O proponente protocolará o Formulário, que transformado em processo, será encaminhado ao Gestorde Extensão do Campus (PPGE) - via processo físico e arquivo digital.

Junto ao processo físico deve constar o termo de anuência da chefia imediata do proponente (este termo encontra-se junto ao Formulário, no portal).

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2ª Etapa: GESTOR DE EXTENSÃO

Ao receber o processo físico, o gestor deve preencher o termo de anuência que diz respeito ao Gestor de Extensão e juntá-lo à proposta.

Após, haverá despacho para o Diretor Geral do Campus para ciência e autorização.

Por fim, o Diretor Geral despacha o processo ao Gestor de Extensão que fica incumbido de mantê-lo sob guarda, com o intuito de anexar futuros documentos ou no caso de eventuais auditorias.

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3ª Etapa: ENVIO EFETIVO DA PROPOSTA

O Gestor de extensão, ao receber o processo com o despacho do diretor geral,

deve:

Preencher o campo"Número deprocesso", que constano Formulário

O arquivo digital é encaminhado ao Coordenador do Programa de Apoio à

Extensão do Ifes - PAEX (Pró-Reitoria de Extensão).

O e-mail deve referir-seexclusivamente a apenas uma açãoe deve ser enviado com cópia parao proponente (Coordenador daação)

O Formulário deve ser enviado emformato editável, devendo constaranexos ou outro documentocomplementar (caso exista)

Os termos de anuência ficam sobresponsabilidade do Gestor deExtensão, bem como o processofísico.

O e-mail deve conter, obrigatoriamente, as seguintes informações: - referência ao edital: “Edital Paex 01-2015”; -modalidade da ação proposta: “programa”, “projeto”, “curso”, “evento”, “produto” ou “prestação de serviço”. - título da ação proposta; - nome do campus de origem da proposta; - nome completo do proponente; - número do processo aberto no campus que contém a documentação da proposta.

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4ª Etapa: RECEBIMENTO DA PROPOSTA PELA PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO

Ao receber o processo, ocoordenador do PAEX deveacusar recebimento e passara proposta ao Comitê Gestordo PAEX para análise.

Prazo para análise doComitê: 3 dias úteis

A proposta pode ser:

1) Aprovada ecadastrada.

2) Encaminhada aosproponentes paraadequações,conforme pareceravaliativo.

3) Indefererida, e comas devidasjustificativas.

Após a aprovação e cadastramento da proposta, o Coordenador do Paex deverá emitir termo de aprovação com o parecer avaliativo conclusivo, encaminhando-o ao Gestor de Extensão do campus do proponente para que seja juntado ao processo.

O não cumprimento dos ajustes que forem solicitados num prazo de 60 dias, a contar do envio do parecer mais recente, resultará no indeferimento automático da proposta.

a) Cabe recurso ao indeferimento automático da proposta, que deve ser formalizado por escrito (pelo e-mail programa.extensao@ifes.edu.br) pelo proponente à presidência do Comitê Gestor do Paex, que analisará a argumentação apresentada e, juntamente com pelo menos mais dois membros do referido comitê, dará parecer conclusivo.

b) Caso não haja apresentação de recurso, após indeferimento automático da proposta, ou se o parecer conclusivo do Comitê Gestor do Paex indeferir o recurso apresentado, o processo deverá ser arquivado pelo Gestor de Extensão do campus do proponente, depois de juntado ao termo de indeferimento.

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Etapa Final: ACOMPANHAMENTO DAS AÇÕES CADASTRADAS

Após a aprovação e cadastrodas ações, os Coordenadoresdesenvolverão os Relatóriosdas Ações de Extensão.

Deverão ser enviados ao Gestorde Extensão, que por sua vez,enviará ao e-mailprograma.extensão@ifes.edu.brem, até no máximo 30 dias apósa data de encerramento dasatividades das ações.

Os Relatórios deverão conteras seguintes informações,observando-se o seu períodode referência:

a) identificação da ação de Extensão, do coordenador e doperíodo de referência do relatório;

b) quantificação e qualificação do público-alvo que foi de fatoatendido na execução da ação;

c) descrição da participação dos parceiros externos;

d) identificação das atividades executadas, com detalhamentoindividual da forma e dos resultados de sua execução;

e) comparação entre as atividades previstas e as executadas,bem como entre os resultados esperados e os resultadosobtidos, justificando-se as diferenças;

f) resultados das avaliações realizadas pelo público-alvo e pelaequipe executora;

g) resultados das avaliações de desempenho (frequência enota/conceito) dos estudantes do Ifes membros da equipeexecutora.

h) para cursos de extensão, apenas devem ser informados: asefetivas condições de oferta das turmas em termos de cargahorária, datas de início e término, além do turno e horário deoferta; o relatório detalhado de oferta de vagas, matrículas,conclundentes e evasões; os resultados da avaliação do cursopelos participantes (estudantes matriculados); os resultadosda avaliação do curso pela equipe executora.

i) anexos com: - registros de presença dos participantes dasatividades e fotos.

Os relatórios serão avaliados pelo Comitê Gestor do Paex ou por um avaliador ad hoc, designado pelo mesmo, o qual se manifestará, em parecer, sobre a aprovação (com ou sem ressalvas) ou reprovação da ação.

Após a avaliação do relatório, a Coordenação do Paex encaminhará formulário de avaliação com o resultado para o Gestor de Extensão, que deverá juntá-lo ao processo.

No caso de aprovação com ressalvas, será concedido o prazo máximo de 60 (sessenta) dias para atendimento às recomendações. Findo esse prazo, novo relatório deverá ser encaminhado para nova análise e parecer.

Cabe recurso à reprovação da proposta, que deve ser formalizado por escrito, impresso, datado e assinado e entregue, num prazo máximo de 30 (trinta) dias, ao Gestor de Extensão de seu campus.

Após juntar o pedido de recurso à reprovação de relatório ao processo físico da ação de extensão, o Gestor de Extensão deverá encaminhar o processo físico em seu inteiro teor para a presidência do Comitê Gestor do Paex, que analisará a argumentação apresentada e, junto com pelo menos mais dois membros do referido comitê, dará parecer conclusivo.

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Considerações Finais

Os Relatórios deverão ser apresentados em formuláriopróprio disponibilizado junto ao Edital ou em outroformato determinado por entidade apoiadora externa,desde que estejam explícitas todas as informaçõesindicadas acima.

Esclarecimentos e informações adicionais podem ser obtidos junto à Coordenação do Programa de Apoio à Extensão pelo e-mail: programa.extensao@ifes.edu.br

A aprovação dos relatórios são requisitos indispensáveis à:

a) emissão de certificados, declarações de participação ouqualquer outro documento similar para os membros dasequipes executoras das ações de extensão;

b) participação dos coordenadores das ações de extensãonos demais programas no âmbito da Proex.