1

Функциональные возможности системы DIRECTUM 4.7

О системе DIRECTUM

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы DIRECTUM.

Система DIRECTUM включает 8 основных модулей:

На базе системы DIRECTUM также разрабатывается широкий набор бизнес-решений. Каждое бизнес-решение направлено на охват конкретной бизнес-задачи и достижение заданного бизнес-эффекта в минимальные сроки и с минимальными начальными инвестициями.

2

Управление электронными документами

● создание и хранение различных неструктурированных документов (Офисные приложения, графические и медиаматериалы, чертежи и пр.);

● версии документов и ЭЦП;

● поддержка жизненного цикла документов;

● назначение прав доступа;

● ведение истории работы;

● полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

Управление деловыми процессами

● поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow);

● выдача электронных заданий и контроль их исполнения;

● взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов;

● поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

Канцелярия

● полное соответствие ГСДОУ;

● ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации;

● рассылка и контроль местонахождения бумажных документов;

● организация обмена электронными документами с ЭЦП между организациями.

Управление совещаниями и заседаниями

● организация подготовки, проведения совещаний и заседаний (согласование места и времени, состава участников, повестки);

● формирование и рассылка протокола;

● контроль исполнения решений совещания (заседания).

Управление взаимодействием с клиентами

● ведение единой базы организаций и контактных лиц;

● ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами;

● сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями;

● планирование маркетинговых мероприятий; анализ их эффективности.

Управление договорами

● согласование и регистрация договоров и сопутствующих документов;

● ведение реестров документов, обеспечение оперативной работы с ними.

Обращения граждан и организаций

● организация работы с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

Управление показателями эффективности

● оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

3

Возможности системы существенно расширяются благодаря следующим компонентам:

Платформа и сервисы:

● Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

● Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам; работа с медиаданными.

● Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.).

● Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

Интеграционные механизмы:

● Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с финансово-учетными, ERP и другими информационными системами предприятия: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, работа с документами из сторонней системы.

Варианты работы с системой:

● Веб- и мобильный доступ. Работа с электронными документами, задачами и заданиями через любые веб-браузеры с любых устройств.

● Портальные компоненты DIRECTUM для SharePoint. Набор готовых компонентов и интеграционных механизмов, обеспечивающих синхронизацию данных системы DIRECTUM и портала на базе Microsoft SharePoint

● Быстрая идентификация документа DIRECTUM RapID. Маркировка документа штрих-кодом и быстрый поиск электронного документа по его бумажной копии.

● DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.

Организация удаленной работы:

● Службы взаимодействия систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services). Обеспечение сквозных процессов, передачи документов с ЭЦП и обмена данными между независимыми системами DIRECTUM.

● Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

4

Базовые модули

Управление электронными документами

Работа с документами в организациях любого уровня связана с решением целого спектра задач, объем и сложность которых растет вместе с ростом числа самих документов: поиск информации, поддержание ее в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д.

Для решения этих задач предназначен модуль системы DIRECTUM «Управление электронными документами», с помощью которого все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде. Модуль обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты, электронные таблицы, рисунки, аудио, видео и пр.).

Одно из основных понятий, используемых в системе DIRECTUM, – электронный документ. Каждый электронный документ системы состоит из текста – содержимого электронного документа, и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.

Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы, а также другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним.

5

Модуль использует возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания долговременного архива электронных документов.

Ввод и преобразование документов

Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить объем бумажных документов.

Для облегчения ввода информации с различных носителей в системе DIRECTUM предусмотрены службы ввода документов DIRECTUM Capture Services. Службы обеспечивают массовый ввод документов со сканеров, МФУ («сендеров»), папок файловых систем, факсов, ящиков электронной почты и т.д.

Службы включают в себя специальные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов: сервис ввода с факса, сервис ввода из файловой системы, сервис извлечения штрих-кода, сервис группировки изображений.

DIRECTUM Capture Services также реализуют первичную обработку документов: например, разделение потока страниц по разным признакам – наличию и типу штрих-кода, белому листу, количеству страниц и т.д.

Дальнейшая обработка занесенных в систему документов может осуществляться службами преобразования документов DIRECTUM Transformation Services, которые переводят документы в другие форматы (в частности, в формат PDF и HTML) и извлекают из них необходимую информацию

Организация хранения документов

Размещение всех документов в едином информационном пространстве системы DIRECTUM избавляет каждого пользователя от проблемы поиска документов, созданных другими пользователями в локальных каталогах на своих компьютерах, и от проблемы доступа к таким документам. При этом каждый пользователь системы DIRECTUM может организовать удобную лично ему иерархию папок, куда помещается не сам документ, а ссылка на него.

В результате ссылка на один и тот же документ может «лежать» в нескольких папках, а может «не лежать» ни в одной папке, находясь только в хранилище DIRECTUM.

6

Начиная с DIRECTUM 4.7, для каждой папки возможно создание «обложки» в виде отображения веб-страницы или страницы портала. В качестве обложки может быть использован любой URL.

Службы файловых хранилищ DIRECTUM Storage Services позволяют хранить документы как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ.

Возможности поиска документов

В системе DIRECTUM предусмотрены различные возможности для оперативного поиска документов. Поиск может осуществляться по заданным реквизитам карточки, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).

В системе имеется возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя:

● предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные документы»);

● настроенные администраторами специальные поиски по часто используемым критериям;

● технологию связанных документов.

Кроме того, окно поиска содержит список последних измененных документов, что позволяет обратиться к результатам специализированного поиска до выполнения поиска по конкретному атрибуту. Также существует возможность поиска по последним открытым объектам, список которых доступен из соответствующего пункта меню DIRECTUM.

7

Каждый пользователь может создать папки поиска, определяющие критерии поиска. Содержимое этих папок динамически обновляется при каждом открытии.

Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации документа DIRECTUM Rapid Document Identification (RapID). Используя маркировку бумажных аналогов документов уникальным штрих-кодом и применяя в дальнейшем сканер штрих-кодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно. Штрих-код позволяет однозначно идентифицировать документ и исключить ошибки, вызванные несовпадением электронного и бумажного документов. При сканировании штрих-кода документ открывается в специальном, удобном пользовательском

интерфейсе, облегчающем работу руководителей и делопроизводителей.

Глобальный поиск

В системе DIRECTUM также предусмотрен вариант глобального поиска, при котором результатом поиска может стать любой объект системы (документы, папки, задачи, задания). Этот вариант удобен в том случае, когда пользователь не знает, какой объект является искомым, и ему необходимо воспользоваться всеми источниками информации в системе для получения необходимых данных. Поиск отображает пользователю все объекты системы, которые содержат искомую фразу в карточке и/или в тексте объекта (в зависимости от параметров поиска). При этом поддерживается механизм релевантности полнотекстового поиска, осуществляющий проверку соответствия результатов поиска изначальному запросу. Результаты этой проверки отображаются в виде рейтинга найденных объектов, по которому пользователь может провести дополнительную сортировку для облегчения поиска.

Работа с содержанием документа

Система DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, AutoCAD, CorelDraw и др.)

Для оперативного создания однотипных электронных документов используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа.

Кроме того, работа с документами возможна с помощью конструктора документов и мастеров действий.

8

Конструктор документов позволяет создавать типовые документы (приказы, служебные записки, заявления, договоры) на основе уже подготовленных макетов. Каждый такой макет содержит фрагменты текста, которые заполняются введенными пользователем значениями в процессе генерации документа (так называемые макроподстановки). Помимо заполнения пользователем фактического значения фрагментов, макеты могут предусматривать изменение разделов документов в зависимости от введенного значения (например, определенные пункты договора, меняющие формулировку в зависимости от его суммы или организации, от имени которой заключается договор).

Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью Мастеров действий.

Мастера действий позволяют автоматизировать несколько однотипных, идущих подряд действий (по вводу данных в процессе заполнения документа, отправке документа на согласование), с использованием интуитивно понятного интерфейса.

При запуске мастер действий запрашивает у пользователя необходимые параметры для создания типового документа, генерирует его на основе существующего макета, и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения макроподстановок. При этом часть необходимых данных (например, сумма НДС) вычисляются самим мастером, что избавляет пользователя от лишних действий. После создания документа у пользователя есть возможность с помощью мастера автоматически отправить задание по соответствующему маршруту для согласования/подписания документа.

Помимо создания документа средствами системы, пользователь может занести в DIRECTUM уже готовый документ из любого файла операционной системы, а также непосредственно со сканера с помощью функции импорта документов. Документ также может быть занесен в систему из электронного письма, благодаря интеграции DIRECTUM с Microsoft Outlook.

Интеграция с Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, а также с бесплатно распространяемым пакетом офисных приложений OpenOffice.org позволяет отправлять документ на согласование непосредственно из приложения, работать с его карточкой, смотреть историю работы с документом и связанные документы, вставлять штрих-код и сравнивать версии документов.

Жизненный цикл и версии документа

Каждый документ в системе DIRECTUM может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах, что облегчает поиск, хранение и доступ к документу и значительно повышает удобство работы пользователей.

Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Для визуального представления состояния версии используется особое начертание шрифта.

9

Кроме того, версия может быть скрытой, т.е. недоступной для пользователя с правами на просмотр. Использование скрытых версий удобно при разработке документов, когда информация находится в процессе согласования и не должна быть доступной для всех пользователей.

Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) предусматривается свой жизненный цикл с определенными стадиями и правилами перехода между ними. Переход между стадиями может осуществляться автоматически.

Например, жизненный цикл вида документа «Входящий счет на оплату» включает стадии «Инициализация», «Внутреннее согласование», «Отказано в оплате», «Оплата», «Оплачен». При работе с документом в рамках бизнес-процесса стадии будут автоматически меняться, соответственно изменяя состояние документа и его визуальное представление в системе.

Управление жизненным циклом документа осуществляется при помощи удобного графического редактора схем.

Обеспечение конфиденциальности документов

Одной из важнейших функциональных задач системы DIRECTUM является защита информации от несанкционированного доступа.

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:

● контроль и настройка прав доступа на любой объект системы (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа;

● шифрование, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор»; шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа

10

пользователя (хранимого в том числе на переносном носителе), так и установкой обычного пароля;

● протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр.

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

Электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Система DIRECTUM поддерживает два вида ЭЦП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.

Надежность работы с ЭЦП в системе DIRECTUM обеспечивает использование переносных ключей (USB-ключи, смарткарты), позволяющих хранить персональный ключ пользователя не на общедоступном компьютере, а на индивидуальном носителе.

Также для повышения надежности работы с ЭЦП система DIRECTUM может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации (в том числе с системами, сертифицированными ФСБ (ФАПСИ)). Интеграция возможна благодаря реализации ЭЦП с использованием Microsoft CryptoAPI.

Организация коллективной работы с документами

При одновременной работе большого количества пользователей с документами важно не допустить искажения информации, обеспечивая при этом комфортное взаимодействие людей. Для решения этой задачи в системе DIRECTUM предусмотрен специальный механизм блокировок. Он позволяет пользователям одновременно редактировать разные версии документа и карточку, а также создавать новые версии, в том числе в разных форматах. При этом остальные пользователи могут просматривать редактируемые версии и карточку документа.

Автоматически создаваемые теневые копии документа позволяют вернуться к случайно удаленному или некорректно измененному содержимому документа.

В системе существует возможность получения оповещений об освобождении документа, если при попытке открытия этот документ уже был заблокирован другим пользователем. Это позволяет быстро вернуться к документу сразу после того, как другой пользователь освободит его.

Система DIRECTUM позволяет также работать с отдельными документами в автономном режиме (например, забрать файл домой, поработать, потом возвратить). Для этого существуют возможности экспорта документа из системы и импорта документа в систему, а также возможность блокировки экспортированного документа до тех пор, пока не будет произведен его возврат в систему.

11

Экспорт документа также возможен не только в оригинальный формат, но и в ZIP-архив, в PDF, а также в специально разработанный открытый формат структурированного электронного документа (ESD). ESD-документ содержит все атрибуты карточки и электронные подписи, т.е. сохраняет юридическую значимость документа и может быть использован для взаимодействия со сторонними организациями. Работа с ESD-документом ведется с помощью свободно распространяемой программы DIRECTUM OverDoc.

Управление деловыми процессами

Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.). Большинство деловых процессов регламентировано нормативными документами (внутренними стандартами предприятия, положениями, уставами, приказами и т.д.), и прохождение этих процессов должно строго соблюдаться и контролироваться.

Система DIRECTUM решает эти задачи за счет автоматизации процессов создания, обработки и движения документов. Кроме того, реализованный в системе бизнес-ориентированный механизм workflow позволяет автоматизировать произвольные бизнес-процессы, не связанные с документами. В этом случае информация и задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами; часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически.

Основные понятия модуля

В терминах системы DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить.

Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута.

В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса, либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (переносить данные в ERP-систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.).

При «ручном» назначении исполнителей инициатор самостоятельно формирует список исполнителей из пользователей системы. Маршрутизация для выполнения задачи может быть параллельной, последовательной или сложной, когда можно задать последовательно-параллельный маршрут прохождения задачи.

Механизм типовых маршрутов системы DIRECTUM

Для определения процессов, подлежащих жесткой регламентации или часто повторяемых, могут быть настроены типовые маршруты. Механизм типовых маршрутов является мощным инструментом для автоматизированного создания задач в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей (в т.ч. на основе ролей), могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников).

В системе DIRECTUM выделяется два вида типовых маршрутов: свободные и жесткие, – каждый из них формируется определенным набором блоков.

Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов,

12

подготовка служебной записки и т.д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.

Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Основой жестких типовых маршрутов является описание логики деловых процессов, схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута. Для жестких маршрутов задается расширенный набор возможных этапов за счет использования базовых блоков: появляются условия переходов, сценарии на внутреннем языке, специальные блоки ожидания, мониторинга событий. Для формирования типовых маршрутов также могут использоваться специализированные прикладные блоки. Библиотека блоков содержит несколько десятков разработанных прикладных блоков и постоянно пополняется. За счет этого, в частности, возможна удобная интеграция с ERP-системами (например, создание договора в ERP-системе после согласования и подписания ЭЦП его текста в системе DIRECTUM).

Отправка задач по типовому маршруту возможна как вручную, так и в результате запуска Мастера действий, автоматизирующего определенный участок работы с договорами и организационно-распорядительными документами. Запрошенные мастером действий параметры автоматически подставятся не только в создаваемый документ, но и в параметры типового маршрута. Результатом работы мастера будет документ, созданный на базе документа, а также стартованная от имени пользователя задача.

Хранение задач и заданий в системе

Для хранения задач и заданий выделены личные папки пользователя.

Папка «Входящие» предназначена для заданий, которые приходят на исполнение пользователю.

Папка «Исходящие » содержит задачи, которые создает пользователь. Внутри данных папок пользователь может создать собственные папки для того, чтобы упорядочить и проранжировать объем работ необходимых к исполнению. Также для структурирования задач и заданий могут использоваться сортировка и фильтрация по заданным реквизитам (Тема, Инициатор, Срок и т.д.).

13

Кроме того, пользователь может создать папки поиска для задач и заданий. Для таких папок определяются критерии поиска, по которым формируется содержимое папки. При этом содержимое папки актуализируется при каждом ее открытии.

Доступный и понятный интерфейс позволяет пользователю легко адаптироваться к работе в системе.

Создание задач и контроль исполнения

Каждый пользователь в системе может инициировать создание задачи, при этом состав участников задачи может быть назначен вручную или с использованием типовых маршрутов.

Кроме того, для задачи могут указываться наблюдатели – условно-пассивные участники задачи, которые не являются исполнителями, но, тем не менее, получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и по желанию могут вмешаться в процесс ее выполнения.

В задачу может быть добавлено любое количество произвольных вложений: электронных документов, папок, задач, заданий и записей справочников системы DIRECTUM. Это обеспечивает удобное открытие объектов системы, в частности, документов, связанных с выполнением работ по задаче, непосредственно из задания, полученного исполнителем.

В ходе работы с карточкой задачи пользователю доступен предпросмотр вложенных в задачу документов. С помощью облегченного представления в окне предпросмотра пользователь может быстро ознакомиться с текстом необходимых для выполнения задачи документов и принять решение о дальнейших действиях по этой задаче.

В тексте задачи и задания автоматически проверяется орфография. Также при проверке орфографии имеется возможность добавлять новые слова в пользовательский словарь.

В ходе следования задачи по маршруту исполнители получают задания, которые помещаются в их папку «Входящие», и выполняют их. Чтобы повысить оперативность выполнения типовых задач (например, рассмотрение договора) исполнитель может использовать в ответе на задачу автотекст (например, «рассмотреть возможность продления договора»). Автотекст настраивается администратором системы или лично пользователем.

При необходимости исполнители могут создавать подзадачи, например, для передачи части работ другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в содержание самой задачи. Так образуется многоуровневая структура подзадач, которая по усмотрению пользователя может отображаться в виде цельного текста либо в виде «дерева» с возможностью свертывания и развертывания содержания подзадач

Каждое задание и каждый его этап могут иметь свой контрольный срок – дату и время, до которого они должны быть выполнены. Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи; инициатор также может быстро найти просроченные задачи.

Возможность установки напоминаний о подходе срока задачи/задания позволяет пользователям запланировать время, когда необходимо вернуться к выполнению или контролю задачи/задания.

14

Напоминание может быть установлено как на конкретные дату и время, так и на относительные (например, через 1 час).

Управление деловыми процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам, но и контроль выполнения задачи. По итогам выполнения всех заданий, если это необходимо, задача возвращается инициатору, и он осуществляет ее приемку (контроль) и, при необходимости, может отправить задачу на доработку.

Инициатор задачи (или его замещающий) в любой момент времени может на закладке «Состояние» или на графической схеме посмотреть, на каком этапе выполнения находится задача, определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение:

● изменить схему движения документов для ускорения процессов;

● назначить другого исполнителя;

● прервать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т.п.

Электронная цифровая подпись в задачах и заданиях

Инициатор задачи может подписать ее текст ЭЦП для обеспечения подлинности информации.

В процессе выполнения задачи исполнители также могут воспользоваться ЭЦП и подписать свой комментарий в тексте задания (если у исполнителя есть ЭЦП и такая возможность предусмотрена задачей). Более того, инициатор может потребовать от исполнителей обязательного подписания своих заданий при выполнении. В этом случае, если у исполнителя есть ЭЦП, он не сможет выполнить задание, не подтвердив своей подписью достоверность комментария в тексте задания.

Кроме того, пользователи могут настроить для себя автоматическое подписание всех выполняемых ими заданий.

При этом при подписании задачи или задания подписываются только те тексты, которые уже не будут меняться (т.е. не подписываются тексты задач на инициализации и тексты незавершенных заданий).

Подписанные тексты могут быть проверены на достоверность как вручную пользователем, так и автоматически (если это предусматривается настройками системы).

Настройка типовых маршрутов

Являясь реализацией бизнес-ориентированного workflow, механизм типовых маршрутов включает в себя все средства, необходимые для настройки процессов любой сложности. При этом настройку маршрутов может осуществлять непосредственно бизнес-аналитик без участия программиста.

Настройка типовых маршрутов осуществляется с помощью графического редактора схем типовых маршрутов. Для настройки свободных типовых маршрутов редактор схем максимально упрощен и позволяет в полностью графическом виде задать маршрут задачи: пользователю достаточно разместить на схеме блоки, определяющие задания и уведомления, соединить их стрелками, указать исполнителей и сроки, после чего свободный типовой маршрут может использоваться для создания задач.

Настройка жестких типовых маршрутов обладает более широкими возможностями. В процессе настройки жесткого типового маршрута возможно определение списка типизированных параметров (целое или дробное число, строка, дата, пользователь, роль и т.д.). С помощью этих параметров можно запросить данные у пользователя, обработать их на любом этапе прохождения маршрута, а также изменить ход выполнения маршрута в зависимости от их значения.

На схеме может быть использован широкий набор элементов, состоящий из базовых и прикладных блоков.

Базовые блоки

Набор базовых блоков включает в себя:

15

Задание – инициирует отправку заданий исполнителям. Дальнейшее выполнение схемы может быть продолжено только после выполнения задания.

Уведомление – инициирует отправку уведомлений условно-пассивным участникам задачи (наблюдателям).

Сценарий – произвольные действия, запрограммированные на встроенном языке IS-Builder. С помощью этого элемента могут быть выполнены задачи интеграции, администрирования, автоматизации выполнения бизнес-логики системы (например, изменения данных в системе) и т.д.

Условие – проверяет выполнение заданного условия. Проверка условия может быть задана визуально (структурированно) или с помощью языка ISBL. Условие обеспечивает ветвление процесса в зависимости как от пользовательских действий, так и от не зависящих от исполнителей факторов (например, сумма договора).

Ожидание – приостанавливает ход процесса на заданное время. Дальнейшее выполнение схемы продолжится после истечения заданного времени ожидания.

Мониторинг – выполняет с заданной периодичностью проверку на наступление некоторого события, например, появления или изменения объекта в системе (электронный документ, папка и т.д.) или за ее пределами

(файл, электронное письмо). Дальнейшее выполнение схемы продолжится после истечения заданного интервала времени ожидания или при наступлении события.

Подзадача – стартует подзадачу с указанным типовым маршрутом или без него. В зависимости от заданных параметров блок может приостанавливать ход процесса до завершения подзадачи.

Каждый блок имеет ряд специфичных параметров, настраиваемых особым образом, которые пользователь может задать при формировании схемы маршрута.

Например, в качестве исполнителя задания могут быть указаны не только конкретный пользователь или группа пользователей, но и роль, которая в процессе выполнения маршрута преобразуется в конкретного исполнителя или группу исполнителей. Роль может быть статической или динамической, вычисляемой на основе различных факторов (график дежурств, подчиненность сотрудника, трудоемкость и т.д.).

Срок исполнения указывается в одном из двух вариантов – абсолютный (конкретная дата и время) или относительный (трудоемкость). При указании относительного срока исполнитель увидит абсолютный срок, вычисленный по календарю рабочего времени.

При настройке для задачи могут быть указаны: тема, вложения, параметры, запрашиваемые у пользователя, произвольное количество вариантов результата выполнения задания (например, согласен /не согласен /требуется дополнительная информация) и т.д. Помимо этого, для каждого блока может быть прописана инструкция, которая будет доступна пользователю из карточки задания. В инструкции может быть прописан порядок действий, ссылки на регламентирующие это задание документы и т.д.

Прикладные блоки

С помощью инструмента разработки IS-Builder могут быть разработаны необходимые прикладные блоки типовых маршрутов. Так, разработаны блоки для управления жизненным циклом электронных документов, работы с файловой системой и электронной почтой, публикации документов на порталах, экспорта электронных документов, мониторинга, интеграции с Microsoft Office SharePoint и другими системами, а также блок извлечения штрих-кода из образа документа и блок преобразования документа в PDF-формат.

Состав прикладных блоков постоянно расширяется как компанией DIRECTUM, так и ее партнерами. Сегодня существует несколько десятков готовых библиотек блоков.

16

Дополнительные возможности

Удобный графический редактор и отладчик типовых маршрутов позволяют не только оперативно создать маршрут, но и пошагово проверить его, мгновенно скорректировать при необходимости.

Таким образом, настройка типовых маршрутов становится мощным инструментом бизнес-аналитика, который описывает процессы с помощью широкого набора готовых блоков, используя обычные пользовательские понятия. При необходимости задания специфической логики бизнес-аналитик обращается к программисту, который легко разрабатывает новые блоки. При этом итоговая схема процесса не загромождается программной логикой и остается бизнес-ориентированной.

Анализ бизнес-процессов организации

Механизмы DIRECTUM позволяют получать статистические данные о протекании бизнес-процессов, агрегировать и анализировать их. Результаты анализа используются для оптимизации бизнес-процессов. Это позволяет своевременно определить необходимость оптимизации, четко сформулировать ее цели и, в конечном счете, добиться максимальной продуктивности оптимизации.

При необходимости проанализировать бизнес-процесс для типового маршрута включается режим сбора статистики. Статистические данные собираются из блоков типового маршрута, благодаря встроенной в блоки функции регистратора (настраивается администратором). Эти данные преобразуются в форму, удобную для анализа, и дополняются данными из задействованных в процессе документов и справочников, а также данными о пользователях.

Все собранные данные обрабатываются аналитиком. При этом аналитик может использовать как встроенные отчеты DIRECTUM, так и внешние системы моделирования и анализа бизнес-процессов (ARIS PPM, Business Studio и др.).

Анализ данных позволяет, к примеру, установить, какой этап согласования является самым длительным, в каких отделах нарушались сроки согласования, сколько итераций согласования прошел документ и т.д.

Возможности поиска

Система предоставляет широкие возможности поиска задач и заданий по различным атрибутам (в том числе по содержанию текста задачи).

Существует возможность быстро найти все задачи, связанные с тем или иным электронным документом или записью справочника, чтобы посмотреть, к примеру, маршрут согласования и переписку сотрудников по задаче. Также в системе предусмотрены специализированные папки поиска для задач, аналогичные папкам поиска документов. Администраторами могут быть настроены дополнительные поиски по необходимым критериям.

17

Канцелярия

Модуль «Канцелярия» предназначен для секретарей и делопроизводителей и облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ:

● единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

● регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

● осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

● списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

● быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

● получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Модуль «Канцелярия» позволяет организовать обмен документами между сторонними организациями. При таком обмене возможно использование ЭЦП, а специальные механизмы системы DIRECTUM позволяют осуществлять контроль доставки документов. Принципы обмена основываются на отраслевом стандарте обмена электронными документами «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления», утвержденном Гильдией Управляющих Документацией.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Одно из важных требований ГСДОУ и архивного хранения – ведение номенклатуры дел. Утвержденный состав номенклатуры дел организации заносится в специальный справочник системы. При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.

Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе электронного журнала регистрации. Для каждого журнала задается произвольный способ автоматической нумерации документов. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит.

Регистрация документов

Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

В системе реализована возможность регистрации документов как от организаций, так и от граждан.

18

Для организаций, использующих децентрализованную регистрацию документов, в системе используются места регистрации – рабочие места секретарей и сотрудников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.

При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями.

Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой: «В ответ на», «Во исполнение» и т.д.

Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически.

При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль «Управление электронными документами » с автоматическим присоединением его к РКК. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services, обеспечивающие поточное занесение документов в систему. В дальнейшем РКК, как и занесенный электронный документ, легко может быть найдена по штрих-коду на бумажном аналоге документа, благодаря технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID.

По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов. Более того, для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.

Движение и исполнение документов

После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.

В зависимости от стиля работы руководителя документ рассматривается или в бумажном, или в электронном виде.

Для исполнителей, которые работают с модулем «Управление деловыми процессами», секретарь или сам руководитель может быстро создать задачу прямо из РКК. Работа с задачами позволяет максимально полно использовать возможности системы по контролю исполнения поручений:

● фиксация полной переписки по исполнению поручений;

● возможность отправки на доработку;

● гибкая настройка маршрутизации и т.д.

При работе с электронными документами все перемещения документов осуществляются через задачи, при этом на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени. Это позволяет оперативно находить бумажный оригинал документа через РКК.

По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами.

19

Обмен электронными документами между организациями

Решения DIRECTUM обеспечивают обмен официальными, юридически значимыми электронными документами между организациями. Обмен документами основывается на использовании отраслевого стандарта обмена электронными документами «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления», утвержденного Гильдией Управляющих Документацией.

Обмен документами может производиться как между структурными подразделениями одной компании (холдинга), так и между независимыми организациями-партнерами. При этом одна из сторон может использовать другую систему электронного

документооборота или вообще не работать с ECM-системой.

При обмене между сторонними организациями, электронный документ экспортируется из системы DIRECTUM в файл ESD-формата. Вторая сторона может импортировать ESD-документ в используемую у себя ECM-систему (при условии, что этот формат поддерживается данной ECM-системой; формат ESD является открытым), либо использовать для работы с ESDдокументом свободно распространяемую программу DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM OverDoc позволяет просматривать документ, его атрибуты и все ЭЦП, которыми документ был подписан, включая маркер достоверности.

Поиск и анализ информации

С момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ. Система осуществляет поиск по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию.

Кроме того, в системе предусмотрены специализированные отчеты, существенно повышающие эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, Просроченные поручения, Документы, подлежащие возврату, и т.д.

20

Управление совещаниями и заседаниями

Совещания сегодня – один из основных элементов коллективной работы, позволяющий повысить эффективность внутрикорпоративной коммуникации, ускорить процессы обмена важной информацией и принятия решений. С использованием функционала модуля системы DIRECTUM «Управление совещаниями и заседаниями» предприятие получает возможность максимально результативно использовать время, отведенное для совещаний.

В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений), при этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться под конкретные процессы организации. Модуль позволяет грамотно

спланировать ресурсы компании при подготовке, проведении и исполнении решений совещания.

Подготовка к совещанию

Подготовка к совещанию в системе DIRECTUM начинается с определения его параметров (дата, время, место, участники, продолжительность, повестка) с использованием данных системы. С помощью навигации из карточки совещания можно проверить возможность резервирования помещения.

В качестве участников совещания могут быть указаны как сотрудники компании (выбираются из справочника «Работники»), так и внешние контрагенты (Выбираются из справочника «Контактные лица»). Для внешних контактных лиц

может быть также указан тип связи, с помощью которого будет осуществляться приглашение участника: телефонный номер, адрес e-mail, почта.

Затем с помощью механизма задач происходит предварительное согласование параметров совещания в электронном виде путем рассылки всем участникам необходимых документов.

По результатам предварительного согласования можно до начала совещания скорректировать повестку, список участников и планируемую продолжительность.

В итоге система позволяет уже на стадии подготовки совещания исключить возможные срывы по причине неподготовленности присутствующих на совещании сотрудников или их отсутствия на рабочем месте (командировка, отпуск и т.д.).

Создание совещания также возможно с помощью Мастера действий, который запрашивает у пользователя сведения, необходимые для проведения совещания. В зависимости от выбранных параметров с помощью мастера осуществляется резервирование помещения, отправка совещания на согласование, а также формирование повестки и протокола с помощью Конструктора документов.

21

Проведение совещания

На этапе проведения совещания фиксируются принятые решения, согласовывается и утверждается протокол совещания.

Протокол совещания создается автоматически на основе единого шаблона, при этом его форма может быть настроена в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Созданный протокол автоматически рассылается участникам совещания на согласование. Согласование протокола совещаний в электронном виде и утверждение его ЭЦП ускоряет процедуру и позволяет быстрее довести до сотрудников принятые решения.

Контроль исполнения решений

Не менее важным является этап контроля и мониторинга исполнения решений.

В практике проведения совещаний бывает, что после утверждения протокола принятые решения забываются, игнорируются либо не исполняются. Благодаря взаимодействию с модулем «Управление деловыми процессами» такие ситуации исключаются. Сотрудник, назначенный контролером за исполнением решений совещания, с помощью механизма задач всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры.

Кроме того, наличие в модуле «Управление совещаниями» аналитических отчетов позволяет четко планировать и проводить совещания, а также оценивать эффективность их проведения.

22

Управление взаимодействием с клиентами

Модуль «Управление взаимодействием с клиентами» обеспечивает удобство оперативной работы с текущими и потенциальными клиентами, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий. Кроме того, модуль поддерживает полный жизненный цикл продаж.

Эффективность управления взаимодействием с клиентами значительно увеличивается за счет использования различных отчетов и возможностей других модулей: «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».

Ведение единой базы организаций и контактных лиц

Одним из важных требований эффективного управления взаимодействием с клиентами является создание единой базы организаций и контактных лиц с возможностью одновременной работы с базой большого количества сотрудников.

Кроме стандартной информации об организациях (адресов, телефонов, e-mail, категорий организаций и т.д.), в системе DIRECTUM возможна настройка произвольных дополнительных реквизитов для специальной классификации организаций (например, численность организации, финансовое положение и др.).

В дальнейшем все эти реквизиты могут использоваться при анализе информации и отборе организаций для маркетинговых воздействий.

Для каждой организации может задаваться произвольное количество контактных лиц, с которыми ведется работа. При этом учитывается возможность работы одной персоны (человека) в разных организациях с выдачей соответствующей информации в отчетах.

Для определения целевой аудитории маркетинговых мероприятий или планирования продаж существует возможность формирования произвольных списков организаций. Отбор организаций в список может осуществляться как вручную, так и автоматически по определенным критериям (реквизитам), в том числе с помощью Microsoft Excel.

Управление продажами

Каждый контакт с потенциальным клиентом в процессе продажи (телефонный разговор, e-mail, встреча) заносится в систему ответственным сотрудником. Таким образом, происходит накопление полной истории взаимодействия с клиентом.

Вся информация о предыдущих контактах с клиентом остается в системе, поэтому в случае отсутствия ответственного сотрудника по какой-либо причине (командировка, отпуск и т.д.) работа с клиентом может быть легко передана другому специалисту.

23

В системе могут задаваться определенные стадии продаж (первоначальный обзвон, проведение встречи, заключение договора и т.д.), в соответствии с которыми проводится работа с клиентом. В зависимости от достигнутого результата, работа с клиентом может автоматически или вручную переводиться на следующую стадию. Такой последовательный переход клиента по стадиям продаж позволяет организации разрабатывать свою технологию ведения продаж, а также правильно и быстро обучать новых сотрудников.

После фиксации результата контакта с клиентом, системой будет предложено запланировать время следующего контакта. Если контакт был запланирован, то ответственному сотруднику в определенный срок придет уведомление о том, что ему необходимо связаться с клиентом.

Совершая телефонный звонок клиенту, либо готовясь к встрече, ответственный специалист может получить сводку, в которой отображается вся информация о клиенте и история взаимодействия с ним. Сводка позволяет быстро найти нужную информацию, а также принять правильное решение и качественно подготовиться к встрече.

Интеграция модуля «Управление взаимодействием с клиентами» c Microsoft Outlook позволяет централизованно хранить информацию о контактах с клиентами, быстро сохранять новые контакты в системе, использовать общую адресную книгу DIRECTUM, а также заносить в календарь Outlook плановые контакты с клиентом.

Управление маркетинговыми мероприятиями

Все планируемые маркетинговые мероприятия заносятся ответственным специалистом в систему. По каждому мероприятию указываются плановые и фактические даты проведения, определяются ресурсы, выделяются этапы проведения маркетингового мероприятия. В рамках каждого этапа может создаваться список организаций-участников. Организации могут быть определены на основе уже существующего списка или выбраны из базы вручную.

По итогам проведения мероприятия в системе фиксируются его результаты, например, список организаций-участников и необходимая информация по каждой из организаций (лояльность компании, степень заинтересованности в партнерстве). После обработки занесенных данных производится анализ эффективности проведения данного маркетингового мероприятия.

Одной из функций маркетинга является рассылка материалов организациям, объединенным в списки по определенным признакам. Это могут быть поздравления с профессиональным праздником, рекламные

материалы, приглашения на семинар, выставку, а также регулярные рассылки по пополняемым спискам, например, новостной бюллетень.

В системе поддерживается рассылка по e-mail, «бумажной» почтой или факсом. Реализованный в системе механизм подготовки писем на основе готового шаблона позволяет формировать документы с персональным обращением.

Анализ информации

Неотъемлемой частью управления взаимодействием с клиентами являются накопление и анализ данных о проведенных

24

контактах и маркетинговых мероприятиях. Построение различных отчетов помогает анализировать предыдущие сделки, а также прогнозировать будущие.

Интеграция с ERP-системами позволяет при необходимости передавать информацию о фактических продажах (выписка счетов, извещения о поступлении оплаты от покупателей) сотрудникам, обладающим доступом к этой информации.

Хранение истории взаимодействия с клиентом и получение сводки о совершенных контактах дает возможность качественно готовиться к встречам, прогнозировать и заключать более выгодные сделки.

Руководители получают возможность анализировать работу сотрудников (оценивать загрузку, сравнивать количество назначенных и проведенных встреч), планировать и контролировать переход организаций по стадиям продаж, выявлять «узкие места» процесса продаж, анализировать потребности клиентов и т.д.

25

Управление договорами

Модуль «Управление договорами» системы DIRECTUM предназначен для автоматизации согласования договорных документов и оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование, регистрация и т.д.). При использовании модуля процесс подготовки договора и работа с заключенным договором значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Уменьшаются риски срыва сроков согласования договорных документов, так как процесс согласования проходит через всех необходимых участников с учетом заданных сроков согласования. Модуль обеспечивает централизованное хранение информации по договорам и позволяет гибко разграничивать права доступа к информации.

Подготовка проекта договора

Первым этапом работы с договорным документом является подготовка (разработка) проекта документа. На этом этапе ответственный сотрудник подготавливает проект исходящего договора в системе

DIRECTUM либо заносит документ в систему, если договор является входящим.

Этапу подготовки договорного документа соответствует стадия жизненного цикла «Инициализация» и состояние версии «В разработке». В процессе прохождения согласования, стадии жизненного цикла договора будут меняться автоматически в соответствии с выполняемыми по договору работами. При этом будут меняться и состояния версий договорного документа. Автоматизация перехода между стадиями и состояниями версий обеспечивает повышение оперативности обработки договорных документов и исключение ошибок, связанных с работой с неактуальной информацией.

Создание и согласование договора также может осуществляться с помощью Мастера действий,

запрашивающего необходимые для генерации договора данные, формирующего документ на основе макета, а затем отправляющего готовый договор по типовому маршруту. Такой механизм уменьшает вероятность ошибок в договоре, поскольку пользователь не редактирует текст целиком, а лишь заполняет необходимые поля в форме Мастера.

Согласование договора

После этапа создания проекта договорного документа, наступает этап согласования. На этом этапе ответственный сотрудник направляет проект договорного документа на согласование, используя возможности workflow системы DIRECTUM.

Благодаря использованию типовых маршрутов, согласование договора происходит в строго определенной последовательности (задается для каждой категории договорных документов) с контролем сроков этапов согласования.

При появлении нового вида договорных документов, требующих особого согласования, ответственному сотруднику необходимо однократно выполнить два простых действия: создать новую категорию договора со списком согласующих и указать эту категорию в карточке договорного документа. После этого сформируется заданный список согласующих, который может использоваться и в других договорных документах этой же категории.

26

Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) гарантирует как неизменность подписанного документа, так и авторство подписи на электронном документе.

Весь процесс согласования договорных документов отражается в специальном отчете Лист согласования. Отчет также содержит итоговые подписи и замечания, которые возникли у визирующих в процессе согласования.

Использование технологии быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID позволяет в процессе согласования оперативно найти электронный договорной документ в системе и сверить его по штрих-коду с бумажным аналогом.

Регистрация договора

Модуль «Управление договорами» позволяет вести регистрацию и учет договоров, а также сопутствующих документов (например, дополнительных соглашений) в нескольких разрезах с произвольно настраиваемой нумерацией. Регистрация сопутствующих документов дает возможность анализировать существенные изменения, влияющие на условия и сроки действия договора.

Для регистрации электронного договорного документа достаточно создать новую запись в справочнике «Договоры» и указать эту запись в соответствующем реквизите карточки электронного документа. При этом автоматически будет создан регистрационный номер по настроенному формату.

Все договорные документы (акты, спецификации, дополнительные соглашения, официальные письма и т.д.), относящиеся к определенному договору, автоматически связываются с карточкой договора, что позволяет в любой момент времени быстро получить доступ ко всему набору договорных и сопутствующих документов.

Сумму регистрируемого договорного документа можно не только указать в национальной валюте, но и автоматически пересчитать по курсу валюты договора.

Контроль согласования и исполнения договора

В системе DIRECTUM ответственный за договор сотрудник всегда может проконтролировать ход исполнения договорного документа, используя возможности модуля «Управление деловыми процессами», позволяющего проследить все выполняемые по документу работы через дерево задач.

Также для сотрудников, ответственных за работы по договорному документу, можно настроить напоминания в соответствии с контрольными датами, этапами и сроками договора.

Ведение этапов по договорам дает дополнительные возможности контроля и анализа, благодаря использованию настроенных в системе отчетов.

27

Обращения граждан и организаций

Работа с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» – важная составляющая функционирования госучреждений, напрямую влияющая на их репутацию.

Модуль «Обращения граждан и организаций» обеспечивает соблюдение норм указанного закона и охватывает весь цикл работ с обращениями: от ведения реестра граждан, регистрации письменных и устных обращений, контроля исполнения поручений по обращениям до отправки ответа, формирования

отчетности и накопления истории взаимодействия с гражданами.

Регистрация обращения

При поступлении обращения – как письменного, так и устного — ответственный сотрудник создает запись в справочнике «Обращения граждан». Обращению автоматически присваивается номер в соответствии с заданными правилами.

Если обращение решается на месте, это фиксируется в справочнике. В противном случае ответственный сотрудник отправляет обращение специалисту, компетентному в решении данного вопроса, используя возможности workflow.

Рассмотрение обращения и формирование поручений по нему

Специалист рассматривает обращение, выносит резолюцию и формирует поручения по нему. Поручения направляются соответствующим сотрудникам по типовым маршрутам. Это обеспечивает прохождение рассмотрения обращений в строго определенной последовательности (задается для каждой категории обращений) с контролем сроков.

В случае если обращение содержит вопрос, решение которого не входит в компетенцию данного госучреждения, оно перенаправляется в другое учреждение. При этом обращение может быть взято на контроль либо закрыто, о чем извещается заявитель.

Кроме того, специалист может принять решение об отказе в принятии обращения в работу, при этом обращение закрывается и заявителю отправляется ответ с обоснованием отказа.

Исполнение работ по обращению

Все работы исполнителей по обращению фиксируются в карточке обращения. С карточкой также связываются документы, появившиеся в процессе исполнения: например, данные о выезде на место, письмо с запросом информации из сторонней организации и другие. Это позволяет в любой момент времени оперативно получить доступ ко всему набору документов, связанных с данным обращением.

28

При этом обеспечивается конфиденциальность и сохранность всей информации.

При необходимости сроки исполнения поручения могут быть продлены, о чем уведомляется заявитель.

Как правило, один сотрудник работает с несколькими поручениями одновременно. Для наиболее эффективной работы и предотвращения срывов сроков исполнения поручений, сотрудник может настроить удобную для себя группировку поручений по важности и срокам в справочнике «Поручения по обращениям».

Также ответственным сотрудникам может быть настроена автоматическая рассылка напоминаний о приближении срока исполнения поручения.

Контроль исполнения

Для дополнительного контроля исполнения поручений специалист может назначать дополнительного контролера, который будет уведомляться обо всех работах по обращению.

Когда все исполнители выполнят необходимые работы, ответственный специалист формирует единый отчет и отправляет обращение регистратору, который отправляет ответ корреспонденту. При закрытии обращения в карточку автоматически заносится фактический срок закрытия. При необходимости с помощью отчета о просроченных поручениях можно будет определить закрытые не в срок обращения.

Ответ корреспонденту

После исполнения всех поручений ответственный оформляет ответ заявителю и отправляет его. При отправке ответа Почтой России может быть автоматически распечатана наклейка на конверт с данными заявителя. Это повышает оперативность работы и позволяет исключить ошибки.

Таким образом, эффект от использования модуля выражается в уменьшении рисков срыва сроков обработки обращений, обеспечении конфиденциальности информации по обращениям. Многочисленные отчеты позволяют анализировать данные по рассмотрению сотрудниками обращений, характеру поступающих обращений, своевременности их исполнения. Все это повышает эффективность и прозрачность работы сотрудников госучреждений.

29

Управление показателями эффективности

Принятие решений невозможно без объективной, вовремя предоставленной и понятной информации. Собрать, переработать, сгруппировать и представить информацию о деятельности организации в удобном для аналитика и руководителя виде – это основные задачи модуля «Управление показателями эффективности».

Показатель эффективности – это ключевая характеристика бизнес-процесса, определенная величина, которая позволяет оценить его эффективность.

Модуль позволяет комплексно управлять показателями эффективности: разрабатывать их, рассчитывать показатели в различных разрезах, хранить историю значения показателей, уведомлять ответственных об отклонениях и визуализировать показатели на «Контрольной панели» в виде диаграмм, графиков, таблиц и т.д.

Изначально в комплект поставки DIRECTUM входит ряд настроенных показателей для стандартных модулей. Показатели могут быть легко дополнены в процессе внедрения и эксплуатации системы DIRECTUM.

Модуль удобен при построении системы показателей эффективности работы компании, которые в дальнейшем могут использоваться для оценки качества работы подразделения, отдела или конкретного сотрудника.

Модуль также может применяться при управлении показателями проекта, позволяя в том числе своевременно оповещать задействованных сотрудников о ходе проекта (задержках, отклонениях от показателей и т.д.).

Работа с модулем

Основу модуля составляют:

● «Контрольная панель» – сайт, предназначенный для просмотра значений показателей за разные периоды в разных представлениях;

● справочники, отчеты и сценарии, которые используются при разработке показателей, расчете значений показателей и настройке оповещений по показателям.

Аналитик настраивает показатели, каждый из которых характеризуется разрезами, алгоритмом и периодичностью расчета. Информация для расчета показателей может поступать не только из системы DIRECTUM, но и из сторонних приложений.

Разным пользователям доступны разные показатели в соответствии с их правами доступа, что упрощает работу пользователей и обеспечивает должный уровень безопасности. При этом пользователям «Контрольной панели» также могут быть доступны документы DIRECTUM, связанные с тем или иным показателем.

30

Система периодически выполняет расчет значений показателей и наполняет хранилище значений. Эти значения визуализируются на «Контрольной панели». Рабочее пространство «Контрольной панели» формируется каждым пользователем из виджетов. «Контрольная панель» доступна через веб-интерфейс.

31

Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM

Архитектура системы DIRECTUM

Система DIRECTUM, построенная с помощью предметно-ориентированного инструмента IS-Builder, имеет многоуровневую архитектуру.

Основными функциональными элементами архитектуры являются:

● СУБД – хранилище данных и метаданных системы. Одним из важных компонентов системы, хранящихся в СУБД, является прикладная разработка DIRECTUM, которая определяет функциональность предметных модулей системы, заказных, а также разработанных партнерами DIRECTUM решений.

● Управляющие службы DIRECTUM – службы, обеспечивающие управление системой. Например, служба workflow управляет работой задач DIRECTUM, а DIRECTUM Storage Services отвечают за файловые хранилища документов. Все управляющие службы могут быть установлены как на один компьютер, так и на различные – в целях распределения нагрузки.

● IS-Builder Runtime Environment – среда исполнения кода, реализующая интерфейс служб и пользовательских приложений (в том числе сторонней разработки) для доступа к системе. В частности, сервер веб-доступа DIRECTUM на платформе ASP.NET использует IS-Builder Runtime Environment для реализации функций системы, доступных пользователям через веб-браузер.

● Клиенты системы DIRECTUM – приложения для конечных пользователей, инструментарий разработки, утилиты администрирования системы. Клиентом может быть как Windows-приложение, использующее для доступа к системе IS-Builder Runtime Environment, так и веб-браузер.

● Файловые хранилища – архивы больших или редко используемых документов, которые эффективнее держать за пределами СУБД; управляются собственными службами.

Архитектура DIRECTUM, являясь частью информационной инфраструктуры организации, демонстрирует характеристики, важные для любой корпоративной системы:

● Открытость. Основа системы DIRECTUM – платформа IS-Builder – поддерживает технологии Microsoft COM и .NET. Она содержит готовые инструменты интеграции с корпоративными приложениями, в том числе набор функций для обработки XML-документов. Корпоративные стандарты и открытая структура данных позволяют легко интегрировать DIRECTUM в информационную инфраструктуру организации.

● Расширяемость. В каждой организации выдвигают уникальные требования к построению электронного документооборота и решению задач взаимодействия. Объектная модель и предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder позволяют создавать собственные и изменять существующие объекты для решения специфичных задач. Поскольку ядром системы является СОМ-сервер, управляющие функции системы можно использовать в любых сторонних приложениях.

● Масштабируемость. Выделение нескольких уровней архитектуры позволяет повышать производительность системы не только посредством наращивания мощности аппаратных средств, но и благодаря распределению служб по различным серверам. Механизм репликации IS-Builder позволяет построить территориально распределенную систему, минимизируя как требования к пропускной способности каналов связи за счет объема передаваемых данных между серверами, так и технические требования к вторичным серверам. Выделение SQL-серверных и файловых хранилищ документов позволяет гибко управлять распределением нагрузки на сервера организации при доступе к документам.

32

● Надежность. Архитектура DIRECTUM поддерживает транзакционную модель, которая гарантирует целостность данных системы на протяжении всех стадий их жизненного цикла. Управляемые SQL- и файловые хранилища документов позволяют организовать надежное хранение документов.

● Безопасность. Для каждого объекта системы может быть задано, какие пользователи или группы имеют право выполнять с ним определенные действия. Конфиденциальные электронные документы и задачи могут быть зашифрованы непосредственно в системе любым Microsoft CryptoAPI-совместимым криптопровайдером (в том числе сертифицированным ФСБ), что гарантирует защиту даже от лиц, имеющих неограниченный доступ к данным. Протоколирование всех действий пользователя позволит восстановить историю работы с объектами системы в случае нарушения режима безопасности. Обеспечивается высокая защита от несанкционированного доступа к хранилищам документов всех типов.

Адаптация системы DIRECTUM

Лежащий в основе системы DIRECTUM инструмент разработки IS-Builder, будучи открытым и предметно-ориентированным, соответствует современным требованиям и имеет ряд преимуществ перед другими инструментами разработки.

Открытость IS-Builder позволяет адаптировать систему DIRECTUM к специфическим нуждам организации, развивать функциональность системы и проводить ее интеграцию с другими системами, в том числе силами программистов заказчика.

Предметная ориентация IS-Builder позволяет легко развивать высокоэффективные прикладные возможности системы, абстрагируясь от конкретных технических деталей их реализации.

Основные возможности инструмента разработки IS-Builder:

● задание состава типов карточек электронных документов;

● разработка состава и структуры данных справочников;

● встроенный язык программирования ISBL с развитой объектной моделью и богатым набором функций;

● возможность создания собственных функций;

● визуальная настройка формы карточек справочников и электронных документов;

● задание бизнес-логики поведения карточек на основе механизма событий;

● удобная разработка блоков типовых маршрутов с возможностью их повторного использования и переноса между системами;

● настройка различных отчетов с использованием Microsoft Excel, Microsoft Word и веб-браузера; возможность проведения многомерного анализа данных и т.д.

Использование открытого предметно-ориентированного инструмента разработки IS-Builder позволяет быстро разрабатывать масштабируемые решения для автоматизации бизнес-процессов организаций любой сферы деятельности.

Интеграция системы DIRECTUM

Широкие возможности интеграции DIRECTUM обеспечиваются различными средствами, каждое из которых сопровождается подробной документацией при поставке системы. Среди них – открытая объектная модель с полноценным COM-интерфейсом, открытая структура базы данных, внутренний язык с возможностью COM-вызовов и обращений к произвольным источникам данных, workflow-механизмы, функции для работы с XML-документами, а также набор средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset.

Набор средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset. Набор средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset позволяет интегрировать систему DIRECTUM с уже существующими на предприятии системами и решениями. В частности, набор ориентирован на решение типовых задач интеграции

33

DIRECTUM с наиболее востребованным классом автоматизирующих систем – ERP-системами. Благодаря DIRECTUM Integration Toolset значительно облегчаются следующие процессы:

● синхронизация справочников (двухсторонняя передача данных из интегрируемой системы в DIRECTUM и из DIRECTUM в интегрируемую систему);

● сохранение документов и отчетов интегрируемой системы в системе DIRECTUM;

● согласование в системе DIRECTUM учетных объектов интегрируемой системы;

● просмотр электронных документов системы DIRECTUM, связанных с объектом в интегрируемой системе.

DIRECTUM Integration Toolset построен по модульной технологии и включает в себя:

● коннекторы к различным системам (1С, SAP, Microsoft Dynamics AX, Business Studio и др.), которые скрывают технические особенности взаимодействия с конкретной системой и предоставляют функции для взаимодействия систем;

● инфраструктуру поддержки коннекторов, позволяющую с помощью визуальных средств настроить передачу данных из одной системы в другую, осуществить преобразование и фильтрацию данных, инициировать процессы интеграции по расписанию, действию администратора, изменению данных в рамках процесса workflow.

Инфраструктура поддержки коннекторов включена в базовую комплектацию DIRECTUM, а технология их разработки является открытой и доступна для партнеров компании DIRECTUM и клиентов, использующих инструмент разработки IS-Builder.

Интеграция с Microsoft SharePoint. Портальные компоненты DIRECTUM для SharePoint обеспечивают работу с объектами DIRECTUM (папками, справочниками, документами, задачами) через веб-интерфейс портала. Различные стратегии синхронизации DIRECTUM и SharePoint позволяют отслеживать изменения и получать данные с узлов SharePoint (элементы списков, документы библиотек, формы

InfoPath), а также публиковать в библиотеках и списках портала справочную информацию и документы DIRECTUM, в том числе с сохранением связей между ними. При этом также синхронизируются карточки документов DIRECTUM и Share Point.

Более 20 готовых веб-частей позволяют организации упростить совместную работу пользователей DIRECTUM и пользователей портала (в том числе не являющихся пользователями DIRECTUM), позволяя им обращаться к опубликованным документам системы, осуществлять поиск DIRECTUM стартовать задачи по типовым маршрутам, просматривать актуальные задачи дня и т.д.

34

Интеграция с Microsoft Office и OpenOffice.org. Система DIRECTUM также интегрирована с офисными приложениями Microsoft Office и OpenOffice.org. При этом из приложения можно выполнять следующие действия: отправка документа вложением в задачу, просмотр как истории работы с документом, так и связанных с ним документов, подписание документа ЭЦП и т.д. В приложениях Microsoft Office дополнительно существует возможность работать с содержанием документа: автоматически вставлять текст из полей карточки документа, вставлять штрих-код и т.д.

Интеграция с Microsoft Outlook позволяет сохранять пришедшие письма и их вложения как документы DIRECTUM, оправлять письма контактным лицам из единой адресной книги DIRECTUM, а также регистрировать контакты в модуле «Управление взаимодействием с клиентами». Текст письма можно непосредственно из Microsoft Outlook отправить в виде задачи каждому сотруднику, поручив ему тем самым работу, обозначенную в письме. Помимо этого, интеграция с календарем Outlook дает возможность переносить в него из DIRECTUM различные плановые мероприятия: задачи, совещания, а также плановые контакты из модуля «Управление взаимодействием с клиентами». При наличии нескольких календарей, система дает возможность выбора соответствующего календаря для переноса.

BPM в DIRECTUM

Благодаря функционалу DIRECTUM Integration Toolset также возможна интеграция системы с решениями, реализующими концепцию BPM. Регламенты и бизнес-процессы, разработанные с помощью таких решений, хранятся в DIRECTUМ, а также отправляются на согласование или доработку за счет механизма workflow системы. Также, на основе схем, созданных в BPM-приложениях, могут быть созданы типовые маршруты DIRECTUM.

Интеграция DIRECTUM с Business Studio позволяет осуществлять передачу различных данных между системами: обмен данными справочников с возможностью импорта/экспорта оргструктуры и исполнителей процесса, передачу описаний процессов, а также перенос типовых маршрутов DIRECTUM в справочник «Программные продукты» Business Studio. Помимо этого, отправить созданный в Business Studio регламент можно с помощью соответствующего пункта меню непосредственно в процессе редактирования.

Интеграция с Microsoft Visio дает возможность выгрузки в DIRECTUM созданных в MS Visio схем бизнес-процессов в виде XPDL-файлов. На их основе, за счет механизма интеграци, создаются типовые маршруты DIRECTUM

Интеграция с Microsoft Project позволяет не только осуществлять обычные действия над документом, как в офисных приложениях, но и контролировать реализацию проектов. Доступны интеграция со списком пользователей DIRECTUM, автоматическая инициация задач непосредственно из приложения в соответствии с этапами проекта и дальнейшая отметка выполненных по этапу работ. Также возможно связывание с проектом соответствующей проектной документации.

Территориально распределенная работа

Любая организация, имеющая территориально удаленные подразделения, нуждается в едином информационном пространстве, в котором пользователи смогут эффективно работать с общими документами и оперативно выполнять коллективные задания.

Для решения этих задач в DIRECTUM существует несколько средств.

Сервер веб-доступа позволяет работать с DIRECTUM через Интернет, используя браузер. Этот режим полезен отдельным сотрудникам, работающим вне офиса – в командировке, дома или в дороге с использованием мобильного доступа.

Альтернативой веб-доступу является режим терминального доступа, когда пользователи подключаются к серверу терминалов, удаленно взаимодействуя с рабочим столом Windows и системой DIRECTUM.

Сервер репликации данных позволяет организовать автоматический обмен данными между удаленными серверами. При этом не требуется обеспечения прямого соединения между серверами, выдвигаются минимальные требования к качеству и типу связи (электронная почта, передача данных на магнитных или оптических носителях).

35

В механизме репликации участвуют две категории серверов – главные и вторичные. Структура серверов может быть иерархической: каждый вторичный сервер может иметь один главный сервер и множество своих вторичных серверов. Такой подход хорошо зарекомендовал себя на практике. Использование сервера репликации в разных организациях показало, что он обеспечивает высокую масштабируемость территориально распределенной работы системы DIRECTUM. Например, при укрупнении филиала и появлении новых удаленных подразделений достаточно добавить вторичные сервера к серверу укрупняемого филиала – новые подразделения автоматически будут получать нужные им данные, а их документы, задачи, задания и справочники будут передаваться центральному серверу и другим серверам системы.

Частота сеансов связи определяется потребностями организации в актуализации данных (от 1 раза в сутки до нескольких раз в час); между сеансами связи каждый сервер работает независимо. Таким образом, обеспечивается высокая отказоустойчивость системы: при временном выходе из строя одного из серверов или пропадании связи другие сервера продолжают работать в обычном режиме.

Работа с DIRECTUM через Интернет

Для компаний, сотрудникам которых необходимо работать вне офиса и иметь доступ к актуальным данным, разработан сервер веб-доступа.

Веб-доступ обеспечивает удобную работу тем сотрудникам, которые по должностным обязанностям обращаются к DIRECTUM редко или используют лишь некоторые модули и сервисы (например, бухгалтеры, специалисты производства). Максимально облегченный интерфейс веб-доступа делает его удобным и для тех сотрудников, кто работает с DIRECTUM преимущественно удаленно, большую часть рабочего времени находясь вне офиса (например, сотрудники отдела продаж и т.д).

Каждый сотрудник организации, находящийся за пределами офиса (дома, в офисе клиента), с помощью любого веб-браузера может работать в системе DIRECTUM.

36

Работа с системой через сервер веб-доступа ведется в режиме реального времени, как если бы с ней работали в офисе. Разграничение прав доступа к объектам полностью совпадает с правами доступа, определенными полномочиями и должностным положением сотрудника.

Работа с сервером веб-доступа возможна для пользователей и главного, и вторичных серверов. При этом не требуется установки специального программного обеспечения, может использоваться любой браузер (Internet Explorer, Firefox, Opera и др.).

Мобильный веб-доступ

Удаленная работа в системе DIRECTUM также возможна с помощью КПК и других мобильных устройств, подключенных к Интернет. Это особенно важно для сотрудников, находящихся в командировках и не всегда имеющих возможность работы посредством стандартного веб-доступа. Интерфейс мобильного веб-доступа адаптирован к работе через большинство мобильных браузеров (Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile) и позволяет работать с данными системы практически с любых устройств — в том числе, управляемых с помощью стилуса или имеющих сенсорный touch-screen.

Обмен документами между сторонними организациями

Обмен документами между сторонними организациями построен на основе специально разработанного открытого формата структурированного электронного документа (ESD). Файл формата ESD включает в себя текст документа, его атрибуты и электронные цифровые подписи. Система DIRECTUM позволяет создавать и импортировать документы из файлов структурированных электронных документов, а также экспортировать документы в этот формат. Таким образом, любой документ со всеми своими атрибутами и подписями может быть экспортирован из системы и передан на рассмотрение и согласование в другие организации. При этом заинтересованные лица смогут увидеть текст документа, его служебные атрибуты и список подписей документа с указанием их достоверности.

Для пользователей, не имеющих возможности работать с системами документооборота, разработано бесплатное приложение DIRECTUM OverDoc, позволяющее просматривать, редактировать, подписывать и проверять достоверность подписей документов, сохраненных в ESD-формате.

Для обмена документами с официальной регистрацией между структурными единицами крупного предприятия или между независимыми организациями в DIRECTUM используется встроенный в модуль «Канцелярия» механизм обмена электронными документами между системами. Он опирается на стандарт Гильдии Управляющих Документацией «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления» и обеспечивает гарантированность доставки электронных документов корреспондентам и автоматическую регистрацию входящих электронных документов.

37

Сервисы взаимодействия систем DIRECTUM

В холдингах и партнерских структурах возникает задача эффективного взаимодействия: доведения до сотрудников приказов и регламентов из головной организации, согласования договоров, работы над общими проектами и т.д.

Сделать процессы взаимодействия прозрачными для пользователей и удобными для администраторов призваны сервисы взаимодействия систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services, DICS).

Сервисы DICS обеспечивают прохождение сквозных бизнес-процессов в территориально распределенных структурах, использующих систему DIRECTUM. При этом обеспечивается соблюдение регламентов движения документов, поддерживается обмен документами с электронной цифровой подписью. Заложенные в DIRECTUM Intersystem Cooperation Services технические решения также позволяют строить юридически значимый электронный документооборот.

Сервисы по внутренним правилам осуществляют передачу задач, документов и

записей справочников из одной системы DIRECTUM в другую, используя возможности workflow, специальных агентов и контроллеров. При этом взаимодействующие системы DIRECTUM предприятий полностью независимы технически (по прикладной разработке, версиям, внутренним политикам и т.д.).

38

Технические требования

Требования к серверу меняются в зависимости от количества одновременно работающих пользователей и объема обрабатываемых данных. Приведенные типовые требования к аппаратной и программной части сервера разработаны исходя из усредненных условий работы. В каждом конкретном случае возможны отклонения, как в большую, так и в меньшую сторону.

Составляющая

Количество пользователей

0-50 51-150 151-350 351-500*

Процессор Один процессор Intel /AMD

совместимый x64, 4 ядра, не менее 2 ГГЦ

Два процессора Intel /AMD

совместимый x64, 4 ядра, не менее 2 ГГЦ

Два процессора Intel /AMD

совместимый x64, 4 ядра, не менее 3 ГГЦ

ОЗУ Не менее 6 Гб Не менее 12 Гб Не менее 16 Гб Не менее 24 Гб

Жесткий диск:

Допускается использовать IDE или SATA

диски

Следует использовать SCSI, SAS или FC диски

Допускается использовать диски с частотой вращения шпинделей

10000 об/мин

Рекомендуется использовать диски с частотой вращения шпинделей

15000 об/мин

● ОС RAID-1(2 диска)

*Для систем с количеством работающих пользователей более 500 требования к серверу определяются индивидуально в зависимости от объемов данных и характера работы пользователей.

При этом количество пользователей = количество одновременно работающих пользователей. Количество зарегистрированных пользователей системы – в 2-3 раза больше.

Программные требования

Операционная система

Система DIRECTUM поддерживает следующие операционные системы:

● Microsoft Windows Server 2003 Standard/Enterprise Edition x32 и x64 SP1 или более поздней версии;

● Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard/Enterprise Edition x32 и x64;

● Microsoft Windows Server 2008 Standard/Enterprise Edition x32 и x64;

● Microsoft Windows Server 2008 R2* Standard/Enterprise Edition.

* Рекомендуемая операционная система.

СУБД Microsoft SQL Server:

Система DIRECTUM поддерживает следующие системы управления базами данных:

● Microsoft SQL Server 2000 SP4 Standard/Enterprise Edition;

● Microsoft SQL Server 2005 Express/Standard/Enterprise Edition x32 и x64;

● Microsoft SQL Server 2008 Express/Standard/Enterprise Edition x32 и x64;

● Microsoft SQL Server 2008 R2* Express/Standard/Enterprise Edition x32 и x64.

39

*Рекомендуемая система управления базами данных.

Требования к клиентскому рабочему месту:

К компьютеру, на который устанавливается клиентская часть, предъявляются следующие требования.

Аппаратные требования

● процессор: 1600 МГц и выше (рекомендуется 2400 Мгц);

● ОЗУ*: 512 Мб для системы DIRECTUM;

● Дисковая система*: не менее 150 Мб свободного места на жестком диске для системы DIRECTUM.

*Сверх того необходимо также учесть ресурсы, требуемые операционной системе, установленной на клиентском компьютере.

Программные требования

Клиентская часть системы DIRECTUM поддерживает следующие операционные системы:

● Microsoft Windows XP Professional;

● Microsoft Windows Vista x64/x32 Business/Enterprise/Ultimate;

● Microsoft Windows Server 2003 Standard/Enterprise Edition x32 или x64;

● Microsoft Windows Server 2008 Standard/Enterprise Edition x32 или x64;

● Microsoft Windows Server 2008 R2 Standard/Enterprise Edition;

● Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate x32 или x64.

Другие требования:

● MDAC 2.8 SP1 или установленные клиентские утилиты SQL-сервер;

● приложения для работы с документами, хранящимися в DIRECTUM;

● Microsoft Outlook 2003 и выше (для интеграции задач с календарями Outlook);

● Microsoft Internet Explorer 6.0* и выше.

*При использовании Microsoft Internet Explorer 6.0 есть ряд ограничений.

Система DIRECTUM поддерживает следующие системы мгновенных сообщений*:

● Microsoft Office Communication server 2007 R2;

● Microsoft Lync 2010 server.

*Если планируется использовать интеграцию с системой мгновенных сообщений, на компьютере с клиентской частью должно быть установлено клиентское приложение этой системы