СИСТЕМА ДОКУМЕНТОБОРОТА

Функциональные возможности

В данном ролике кратко описаны основные функциональные возможности системы электронного документооборота FossDoc. На примерах показаны основные типы операций, производимых в системе – такие как создание папок, редактирование документов, редактирование шаблонов, настройка прав пользователей, создание и редактирование регистрационных номеров документов, создание и настройка полей документа.

Этот ролик поможет понять основные принципы работы системы.

Введение

Добавление и редактирование прав пользователей

1

2

3

В системе существуют гибкие механизмы добавления, редактирования прав и удаления пользователей.

Каждому пользователю системы задается рабочая корневая папка, и назначаются права доступа для других папок системы.

1. Администрирование пользователей

2. Создание пользователя

3. Назначение корневой рабочей папки

Справочники

В системе реализована возможность создания и редактирования пользовательских справочников. Значение полей может задаваться и редактироваться как в процессе создания справочника, так и в процессе работы непосредственно с документом.

Настраиваемая структура папок позволяет спроецировать организационно-управленческую структуру предприятия в систему документооборота, однако, эта структура может быть и произвольной, в соответствии с Вашими желаниями и потребностями.

Механизм создания папок

Создание типа документа

Каждый тип документа обладает своими свойствами, определяемыми набором полей, задаваемых в карточке документа, шаблоном самого документа, а также регистрационным номером.

Заполнение полей документа

Каждый тип документа имеет свою карточку, поля которой создаются на этапе подготовки типов документов.

Поля документа задаются произвольно, в зависимости от требований к каждому конкретному типу документа.

Редактирование шаблонов документов

Система позволяет создать шаблон для каждого из типов документов в редакторе Word, выбирая соответствующие поля, которые будут помещены в этот шаблон.

Далее для заполнения шаблона достаточно заполнить соответствующие поля в карточке документа – в шаблон документа они добавятся автоматически.

Реализована возможность задания для каждого типа документа своего формата регистрационного номера документа (индекса документа), состоящего из:

•немодифицируемых символов;•только букв –поле только из букв;•только цифр - поле только из цифр;•любых символов – поле из любых символов;•ссылок на справочник замещений – в это поле автоматически будет помещаться замещение поля документа из справочника замещений;•ссылок на нумераторы– в это поле помещается автоинкриментный номер документа;•ссылок на поле – в это поле будет помещаться значение поля документа из его карточки.

Регистрационный номер документа

Свойства папок / Типы документов

Для каждой папки можно задать один или несколько типов документов, доступных для создания.

В соответствии с полями создаваемых в папке документов, можно настроить вид папки для предварительного просмотра документов.

Права доступа

Система позволяет ограничить доступ к документам в папке для разных групп пользователей.

Реализовано делегирование прав всем пользователям-членам группы

Создание документа

Документ создается в соответствии с определенными для данного типа документа полями и шаблонами.

Фильтры папки

Система фильтров в папках позволяет отсортировать документы по заданным признакам, и поместить их в разные виртуальные папки.

Виртуальные папки создаются при необходимости отсортировать документы по одному или нескольким признакам. При этом документы хранятся в реальной папке, а в виртуальной они только отображаются.

Резюме

Система документооборота FossDoc является гибко настраиваемой масштабируемой системой, которая идеально подходит для предприятий разных форм деятельности. Система будет полезна предприятиям с различным количеством сотрудников и управленческо-организационной структурой.

Внедрение системы FossDoc позволит упростить процесс документооборота на предприятии и автоматизировать процессы обработки, обсуждения и редактирования документов, а также автоматизировать обработку основной массы документации, обращающейся на предприятии.

Foss-On-Line 9, пр. ЛенинаХарьков, Украина, 61166

Тел +38 (0572) 303-225 Тел/факс +38 (0572) 141-228foss@foss.kharkov.ua

http://www.foss.kharkov.ua

Контактная информация