サイボウズガルーン 3 ワークフローマニュアル - Cybozu2 はじめに本書では「サイボウズガルーン3ワークフローバージョン3.0.x」の操作方法について説明

サイボウズガルーン 3 ワークフロー

マニュアル

サイボウズ株式会社

第1版

2

はじめに本書では「サイボウズガルーン3 ワークフローバージョン3.0.x」の操作方法について説明しています。

本書の内容をよくお読みいただいた上で、実際の作業を行ってください。

■対象読者本書は「サイボウズガルーン 3 ワークフローバージョン 3.0.x」をお使いになる一般ユーザーおよび管理者の方を対象として書かれています。

※「サイボウズガルーン 3 ワークフローバージョン 3.0.x」は、申請や承認などの業務のための電子決裁アプリケーションです。

■本書で使用している記号（表記）本書では、以下のような表記をしています。

■マニュアル作成環境本書の説明は、特に説明がない限り、以下の環境を使用して記述しています。

※ 本書で掲載している画面表示は、お使いの Webブラウザー／携帯電話によって異なります。

※ 本書で掲載している携帯電話の画面は i-modeの例です。

表　記意　味

特に重要な注意事項を記述しています。

操作に注意すべき事項、制限事項などを記述しています。

操作の補足説明や別の操作方法、知っていると便利な事柄などを記述しています。

応用できる機能のヒントや、知っていると役に立つ事柄などを記述しています。

※ 用語の説明や操作を補足する説明が後述されていることを表します。

OS Windows XP

Web ブラウザー Internet Explorer 8

製品バージョンサイボウズガルーンバージョン 3.0.0サイボウズガルーン 3 ワークフローバージョン 3.0.0

重要

注意

補足

ヒント

3

■「サイボウズガルーン 3 ワークフローバージョン 3.0.x」の画面の表示システム管理者の設定、運用管理者の設定によっては、画面表示が本書の画面表示と異なる場合があります。

■名称と略称本書中、製品やサービスの名称は以下のように表記します。

■商標について・記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。

　また、当社製品には他社の著作物が含まれていることがあります。

　個別の商標･著作物に関する注記については、こちらをご参照下さい。

　http://cybozu.co.jp/company/copyright/other_companies_trademark.html

・ OpenSSL (Copyright (c) 1998-2001 The OpenSSL Project. All rightsreserved.)

This product includes software developed by the OpenSSL Project for use inthe OpenSSL Toolkit.(http://www.openssl.org/)

This product includes cryptographic software written by Eric Young([email protected])

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製品名またはサービス名略　称

サイボウズガルーンバージョン 3.0.x ガルーン 3

サイボウズガルーン 3 ワークフローバージョン 3.0.x ワークフロー

サイボウズガルーン 3 ケータイバージョン 3.0.x ケータイ

サイボウズガルーン 3 インストールマニュアルインストールマニュアル

サイボウズガルーン 3 管理者マニュアル管理者マニュアル

サイボウズガルーン 3 ユーザーマニュアルユーザーマニュアル

サイボウズガルーン 3 ケータイマニュアルケータイマニュアル

4

第 1章「ワークフロー」の概要.......................................................9

1.1 「ワークフロー」の特徴..........................................................................................10

1.2 「ワークフロー」の試用期間について...................................................................11

1.3 「ワークフロー」の管理について ..........................................................................12

1.4 基本システムの管理について................................................................................13

1.4.1 システム管理画面へのアクセス方法 .....................................................14

1.5 ポートレットについて............................................................................................17

1.6 共通操作について ...................................................................................................19

1.6.1 ページを再度読み込む.............................................................................191.6.2 始めるメニューを使う.............................................................................191.6.3 ヘルプを使う............................................................................................201.6.4 アプリケーションメニューを使う .........................................................211.6.5 個人設定画面へのアクセス方法 .............................................................211.6.6 前の画面に戻る ........................................................................................221.6.7 一覧表示で全件を選択する.....................................................................231.6.8 一覧表示でページ送りをする.................................................................241.6.9 ユーザー情報を表示する.........................................................................241.6.10 組織／カテゴリ／フォルダを選択する..................................................261.6.11 ユーザーを選択する.................................................................................281.6.12 日付指定カレンダーを使う.....................................................................291.6.13 処理者や代理人を選択する.....................................................................301.6.14 ファイルを添付する.................................................................................321.6.15 対象の選択方法 ........................................................................................341.6.16 ユーザー／カテゴリの検索方法 .............................................................371.6.17 順番の変更方法 ........................................................................................401.6.18 一覧表示を並び替える（ソート）...........................................................411.6.19 書式編集を使う ........................................................................................42

第 2章管理者の操作 .....................................................................45

2.1 管理の流れ...............................................................................................................46

2.2 利用ユーザーを管理する........................................................................................50

2.3 基本的な動作を設定する........................................................................................54

2.4 カテゴリを管理する................................................................................................61

目　次

5

2.5 申請経路を管理する................................................................................................67

2.5.1 共有経路を作成する.................................................................................702.5.2 経路を編集する ........................................................................................812.5.3 経路一覧を管理する.................................................................................92

2.6 申請フォームを管理する........................................................................................97

2.6.1 申請フォームを作成する......................................................................1002.6.2 申請フォームを編集する......................................................................1292.6.3 申請フォーム一覧を管理する..............................................................149

2.7 カテゴリのアクセス権を管理する .....................................................................155

2.8 カテゴリの運用管理権限を管理する..................................................................160

2.9 申請データを管理する.........................................................................................164

2.9.1 目的の申請データを表示する..............................................................1672.9.2 申請データの詳細を確認する..............................................................1702.9.3 申請経路を変更する..............................................................................1742.9.4 申請データを削除する..........................................................................1762.9.5 申請データを公開する..........................................................................178

2.10 代理人を設定する ................................................................................................183

2.11 ファイルで管理する.............................................................................................185

2.11.1 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権／代理人データのCSVファイルを読み込む....................................................................186

2.11.2 共有経路／申請フォームデータのXML ファイルを読み込む.........1972.11.3 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権／代理人データを

CSVファイルに書き出す....................................................................2002.11.4 共有経路／申請フォームデータをXML ファイルに書き出す.........2042.11.5 申請データをCSVファイルに書き出す............................................206

第 3章ユーザーの操作...............................................................211

3.1 運用の流れ............................................................................................................212

3.1.1 ユーザー操作の概要..............................................................................2123.1.2 「ワークフロー」の画面について ........................................................2153.1.3 自分の代理人を設定する......................................................................219

3.2 申請する................................................................................................................221

3.2.1 申請を送信する .....................................................................................2213.2.2 申請を確認する .....................................................................................2263.2.3 差し戻された申請を再申請する ..........................................................2303.2.4 申請を取り戻す .....................................................................................2313.2.5 申請を取り消す .....................................................................................2323.2.6 申請経路を変更する..............................................................................2343.2.7 申請データを再利用して申請する ......................................................237

6

3.2.8 下書きの申請データを編集／送信する...............................................2393.2.9 代理で申請する .....................................................................................2403.2.10 申請データを再利用して代理申請する...............................................246

3.3 申請を処理する ....................................................................................................247

3.3.1 申請を承認する .....................................................................................2473.3.2 申請を確認する .....................................................................................2523.3.3 代理で承認する .....................................................................................253

3.4 申請／処理した申請データを管理する..............................................................258

3.4.1 処理された申請データを確認する ......................................................2583.4.2 公開された申請データを閲覧する ......................................................2613.4.3 申請データを印刷する..........................................................................2623.4.4 申請データを検索する..........................................................................2643.4.5 申請データを選択して削除する ..........................................................2673.4.6 申請データの詳細を確認して削除する...............................................268

第 4章「ケータイ」での操作.....................................................269

4.1 「ケータイ」機能の概要.......................................................................................270

4.1.1 「ケータイ」機能の概要........................................................................2704.1.2 使用できる機能 .....................................................................................2714.1.3 対応端末.................................................................................................271

4.2 管理者が行う設定 ................................................................................................272

4.2.1 ログインURL の設定...........................................................................2724.2.2 ログイン認証の設定..............................................................................2734.2.3 利用ユーザーの設定..............................................................................273

4.3 ユーザーが行う設定.............................................................................................274

4.3.1 アカウントの設定 .................................................................................2744.3.2 ログインURL の送信...........................................................................2754.3.3 利用停止の設定 .....................................................................................277

4.4 「ケータイ」で「ワークフロー」を使用する....................................................278

4.4.1 ログインする方法 .................................................................................2784.4.2 申請を閲覧する .....................................................................................2814.4.3 申請を処理（承認／却下／差し戻し／確認）する ...........................2834.4.4 申請を取り消す／取り戻す..................................................................2854.4.5 申請を検索する .....................................................................................286

付　録..............................................................................287

付録A 「ワークフロー」を使ってみる............................................................288

申請する.................................................................................................288「旅費／交通費精算（近郊）」で交通費の精算を申請する.......... 288

7

申請を承認する .....................................................................................292申請を確認する .....................................................................................294申請を差し戻す .....................................................................................297差し戻されたときは........................................................................ 299

申請フォームを作成する......................................................................302交通費精算書を作成する（カテゴリ／専用経路の設定）............ 302事前費用申請書を作成する（共有経路／経路分岐の設定）........ 314

付録B こんなときは.........................................................................................328

システム管理....................................................................................... 328運用管理............................................................................................... 329申請／承認........................................................................................... 331

付録C ログの出力仕様 .....................................................................................332

付録D データ入力仕様 .....................................................................................351

付録 E 検索仕様.................................................................................................357

付録 F エラーメッセージ一覧..........................................................................358

索　引..............................................................................369

1

「ワークフロー」の概要

1「ワークフロー」の概要

1.1 「ワークフロー」の特徴..........................................................................................................10

1.2 「ワークフロー」の試用期間について...................................................................................11

1.3 「ワークフロー」の管理について...........................................................................................12

1.4 基本システムの管理について ................................................................................................131.4.1 システム管理画面へのアクセス方法.....................................................................14

1.5 ポートレットについて ............................................................................................................17

1.6 共通操作について....................................................................................................................191.6.1 ページを再度読み込む ............................................................................................191.6.2 始めるメニューを使う ............................................................................................191.6.3 ヘルプを使う............................................................................................................201.6.4 アプリケーションメニューを使う.........................................................................211.6.5 個人設定画面へのアクセス方法.............................................................................211.6.6 前の画面に戻る........................................................................................................221.6.7 一覧表示で全件を選択する.....................................................................................231.6.8 一覧表示でページ送りをする................................................................................. 241.6.9 ユーザー情報を表示する.........................................................................................241.6.10 組織／カテゴリ／フォルダを選択する................................................................. 261.6.11 ユーザーを選択する................................................................................................281.6.12 日付指定カレンダーを使う.....................................................................................291.6.13 処理者や代理人を選択する.....................................................................................301.6.14 ファイルを添付する................................................................................................321.6.15 対象の選択方法........................................................................................................341.6.16 ユーザー／カテゴリの検索方法.............................................................................371.6.17 順番の変更方法........................................................................................................401.6.18 一覧表示を並び替える（ソート）...........................................................................411.6.19 書式編集を使う........................................................................................................42

10

1.1 「ワークフロー」の特徴「ワークフロー」は、申請や承認など業務に必要な決裁や回覧を、Webブラウザー上で行うアプリケーションです。

管理者は、あらかじめ申請に必要な「申請フォーム」を作成し、各ユーザーがそのフォームに従って申請書を作成します。

上司の承認や決裁などの操作も同様に、Webブラウザー上で行えます。

「ワークフロー」は、「ガルーン3」のインストール時に同時にインストールされ、特別なインストール作業は必要ありません。

注意

● 試用期間終了後、引き続き利用する場合、「ガルーン 3」のサービスライセンスが必要です。

補足

• サイボウズガルーンバージョン2.0.ｘ以前の製品を使用している場合、バージョン2.1.0以降へバージョンアップすると、「ワークフロー」を試用できます。

•「ガルーン 3」のインストールまたはバージョンアップについては、『インストールマニュアル』を参照してください。

「ワークフロー」の特徴

1.1

11

1.2 「ワークフロー」の試用期間について「システム管理」画面の「重要なお知らせ」には、試用期間やサービスライセンスの終了日が表示されます。

■試用期間について「ワークフロー」の試用期間は、「ガルーン 3」を新規にインストールするか、「ガルーン2」から「ガルーン 3」にバージョンアップしてから60日間です。

試用期間終了後に、有効なライセンスキーを登録しない場合は、「ワークフロー」を利用できません。

ライセンスの登録については、『管理者マニュアル』を参照してください。

■サービスライセンスの有効期間についてサービスライセンスの終了日から 30 日を経過して、継続サービスライセンスのキーを登録しない場合、ワークフローは利用できなくなります。

補足

• サービスライセンスの提供内容については、弊社Webサイトで最新の情報を確認してください。http://products.cybozu.co.jp/garoon/price/licence/service.html

1.2

「ワークフロー」の試用期間について

12

1.3 「ワークフロー」の管理について「ワークフロー」の管理は、「Administrator」と「基本システム管理者」、「アプリケーション管理者」、「運用管理者」に分けられます。

■Administrator「Administrators」のロールを持つユーザーで、「ワークフロー」を含む「ガルーン 3」のシステム全体を管理します。

■基本システム管理者「基本システム管理者」は、Administrator によって指名され、組織情報の管理やユーザーの管理、使用するアプリケーションの選択、「ガルーン 3」のライセンス管理など、基本的なシステムを管理します。管理できる内容は、Administrator によって決定されます。

■アプリケーション管理者「アプリケーション管理者」は、Administrator によって指名され、「ワークフロー」を含む「ガルーン3」の各アプリケーションを管理します。管理できる内容は、Administratorによって決定されます。

■運用管理者「運用管理者」は、アプリケーション管理者によって指名され、運用管理権限を与えられたユーザーです。「ワークフロー」では、申請フォームの作成や申請データの削除など、運用の管理をユーザーの操作画面で行えます。

1.3

「ワークフロー」の管理について

13

1.4 基本システムの管理について「基本システムの管理」画面では、「ワークフロー」を使用する上で必要な、以下の設定を管理できます。

基本システムの管理については、『管理者マニュアル』を参照してください。

・アプリケーション .........「ワークフロー」の使用の許可／名称の変更／初期化が行えます。

・画面.................................アプリケーションメニューや始めるメニューに「ワークフロー」を追加できます。

・ロギング.........................「ワークフロー」のログを管理します。「ワークフロー」の動作のログが保存されます。

・ライセンス.....................ライセンスの登録やライセンス登録履歴を確認できます。

・管理権限.........................「ワークフロー」のアプリケーション管理者を設定します。

注意

● サイボウズガルーンバージョン 2.0.x からバージョンアップした場合、「ワークフロー」の初期設定は「使用停止」に設定されています。「ワークフロー」を使用する前に、「アプリケーション一覧」画面で「ワークフロー」を「使用開始」に設定してください。

1.4

基本システムの管理について

14

1.4.1 システム管理画面へのアクセス方法

システム管理画面にアクセスし、「基本システムの管理」画面および、「各アプリケーションの管理」画面を表示する方法を説明します。

● システム管理画面には、シングルサインオンできません。

1 Web ブラウザーでシステム管理画面にアクセスするシステム管理画面にアクセスするURLは、サーバーの環境によって異なります。下記のURLは、既定のディレクトリにインストールされた場合の URLです。

・ Windows サーバー：

http://（サーバーの IPアドレスまたはホスト名）/scripts/cbgrn/grn.exe/system/index

・ Linux サーバー：

http://（サーバーの IPアドレスまたはホスト名）/cgi-bin/cbgrn/grn.cgi/system/index

2 管理者のログイン名、パスワードを入力し、をクリックする

3 [ 基本システムの管理]のタブまたは、[ 各アプリケーションの管理]のタブをクリックする

管理者のログイン名を入力する

管理者のパスワードを入力する

入力後、クリック

「ワークフロー」やポートレットを管理する場合、クリック

基本システムを管理する場合、クリック

1.4


15

4 「基本システムの管理」画面または、「各アプリケーションの管理」画面で必要な項目を設定する

●「基本システムの管理」画面

基本システムの管理については、「基本システムの管理について」（P.13）および、『管理者マニュアル』を参照してください。

●「各アプリケーションの管理」画面

「ワークフロー」の管理については、「管理者の操作」（P.45）を、ポートレットの管理については「ポートレットについて」（P.17）および、『管理者マニュアル』を参照してください。

1.4


16

補足

• システム管理画面の上下には、以下の機能があります。ヘルプを参照します。管理画面からログアウトします。

操作方法／トラブル／要望などをサイボウズに問い合わせできます。

1.4


17

1.5 ポートレットについて「ガルーン 3」にはあらかじめ「アプリケーションポートレット」が組み込まれています。アプリケーションポートレットとは、よく使うアプリケーションの機能をポータルに配置するためのポートレットです。

● ポータルの管理については、『管理者マニュアル』の「ポータルを管理する」を参照してください。

● My ポータルの設定については、『ユーザーマニュアル』の「My ポータルを使う」を参照してください。

■「ワークフロー」ポートレットについてワークフローポートレットはアプリケーションポートレットの 1つで、自分が申請した申請データや、承認／確認／却下／差し戻した申請データを一覧で表示できます。

ワークフローポートレットを設定すると、自分の申請の処理状況を確認したり、一時的に保存した申請データをすばやく選択したりできます。

■ワークフローポートレットを設定するワークフローポートレットを追加すると、以下の項目が設定できます。

1 必要な項目を設定し、をクリックする

※ ワークフローポートレットの設定を中止する場合、をクリックします。

設定後、クリック

それぞれの項目を設定する

1.5

ポートレットについて

18

● 設定できる項目と変更内容

「一覧の種類」........表示する一覧を「受信一覧／送信一覧／下書き」から選択します。

「文字サイズ」........表示する文字サイズを「小サイズ／標準サイズ／大サイズ」から選択します。

「項目」.................... 表示する項目にチェックを入れます。一覧にない項目はチェックを入れても表示されません。

「件数」.................... 表示する件数を「1／～／20」から選択します。

補足

•「一覧の種類」を「受信一覧」に設定すると、自分の申請や処理が必要な申請について通知された場合、最新情報を確認できます。

■「最新情報」ポートレットについて最新情報ポートレットは、ワークフローなどのアプリケーションの最新情報を表示するポートレットです。

自分が申請した申請が、却下／差し戻し／完了になるか、最終承認者に承認された場合、または処理者として処理が必要な申請がある場合、最新情報ポートレットに通知されます。

●「最新情報」ポートレットについては『ユーザーマニュアル』を参照してください。

補足

• 未処理の申請を処理すると、最新情報ポートレットから通知が消えます。 • 自分が申請した申請が最終承認者に承認された場合、一覧から通知をクリックし、画面左上にあるをクリックすると、通知が消えます。

通知の内容が閲覧できます。

ページの更新時刻を表示します。

1.5

ポートレットについて

19

1.6 共通操作についてここでは、基本的な操作や共通する操作について説明します。

1.6.1 ページを再度読み込む

表示中のページを最新の情報に更新します。「ワークフロー」は Web ブラウザーを利用したシステムのため、表示中の情報はページが表示された時点の情報となります。そのページの情報を最新にするためにページの再読み込みを行います。

1 Webブラウザーの更新機能を使用し、ページを読み込む※ 画面左上のロゴをクリックすると、トップページに戻ります。

1.6.2 始めるメニューを使う

「始めるメニュー」は、各アプリケーションへ移動するためのドロップダウンリストです。

始めるメニューのひとつに「ワークフロー」が含まれています。

1 「ワークフロー」を選択する

「ワークフロー」を選択する

1.6

共通操作について

20

1.6.3 ヘルプを使う

「ヘルプ」は、基本的な操作方法と設定方法をまとめたものです。ヘルプは別ウィンドウで開くため、操作を中断せずに調べることができます。

1 ヘルプをクリックする

2 「ヘルプ」画面で閲覧するヘルプの種類のタブを選択し、クリックする

3 関連する項目をクリックする

※「ヘルプ」画面を閉じる場合、閉じるをクリックします。

クリック

ヘルプを検索する場合、ヘルプに含まれるキーワードを入力し、をクリックすると、検索結果を表示します。

閲覧するヘルプの種類を選択し、クリック

関連する項目をクリック

1.6


21

1.6.4 アプリケーションメニューを使う

アプリケーションメニューには「ガルーン3」で使用できるアプリケーションが配置されています。アプリケーションメニューのひとつに「ワークフロー」が含まれています。

1 ワークフローをクリックする

1.6.5 個人設定画面へのアクセス方法

「個人設定」画面にアクセスし、「共通設定」および「各アプリケーションの設定」画面を表示する方法を説明します。

「共通設定」では、ユーザーのパスワードや情報の変更、画面のデザインなど「ガルーン 3」全体にかかわる設定を変更できます。また、「各アプリケーションの設定」では、「ワークフロー」にかかわる設定を変更できます。

●「共通設定」画面の項目の設定については『ユーザーマニュアル』を参照してください。

1 「ワークフロー」画面右下の個人設定をクリックする

2 「個人設定」画面で設定する機能のタブをクリックする

クリック

クリック

「ワークフロー」の設定を行う場合にクリック

共通設定を行う場合にクリック

1.6


22

3 「各アプリケーションの設定」画面で必要な項目を設定する●「ワークフロー」の設定項目

4 設定が終わったら、アプリケーションメニューや始めるメニューで、「ワークフロー」を選択する

補足

• ユーザーによる代理人の設定が許可されていない場合、代理人の設定は表示されません。「ユーザーによる代理人の設定を許可する」→P.60

1.6.6 前の画面に戻る

操作中に上位の階層に戻るときは、画面上部の階層表示（サイトポジション）を利用して、戻る画面のリンクをクリックします。

1 戻る階層のリンクをクリックする

項　目参　照

代理人の設定「自分の代理人を設定する」→ P.219

アカウントの設定「アカウントの設定」→ P.274「利用停止の設定」→ P.277

ログインURL の送信「ログイン URLの送信」→ P.275

今いる画面の位置（階層）が表示されます。

戻る階層のリンクをクリック

1.6


23

1.6.7 一覧表示で全件を選択する

申請データの一覧表示では、簡単な操作で表示している全件にチェックを入れられます。

1 一覧画面のをクリックする

注意

● でチェックが入れられるのは、一覧で表示されている項目だけです。次のページの項目は、ではチェックを入れられません。

補足

• 全件にチェックが入っている状態で、再度をクリックすると、全件からチェックが外れます。

全件にチェックが入ります。

クリック

1.6


24

1.6.8 一覧表示でページ送りをする

申請データの一覧表示では、一度に表示できる件数が決まっています。その件数を超えた場合、ページ送りをして閲覧します。

1 先頭へ／をクリックする件数「xx」は設定により異なります。

補足

• 一覧表示の件数は、「ガルーン 3」のユーザーの個人設定で変更できます。詳しくは『ユーザーマニュアル』を参照してください。

1.6.9 ユーザー情報を表示する

ユーザーの名前をクリックするとユーザー情報の詳細が確認できます。

1 ユーザーの名前をクリックする

最初のxx 件を表示します。最初の xx件を表示している場合や全件数がxx に満たない場合は、グレー表示になります。

前の xx件を表示します。最初の xx件を表示している場合は、グレー表示になります。

次の xx 件を表示します。次の xx 件がない場合は、グレー表示になります。

クリック

1.6


25

■ユーザーのアイコンについて

2 ユーザーの詳細を確認する

※「ユーザー情報の詳細」画面を閉じる場合、閉じるをクリックします。

（青）自分以外のユーザーです。

（黄）ユーザー本人です。

（グレー）使用を停止されているユーザーです。

ユーザーの詳細を確認する

1.6


26

1.6.10 組織／カテゴリ／フォルダを選択する

組織や申請フォームのカテゴリは階層化されており、これらを選択する操作は、選択した項目の階層によって表示が変わります。

申請フォームのカテゴリの選択を例にして、階層化されている項目の選択方法を説明します。

●「ワークフロー」の「最新一覧」などのフォルダは、階層化されてはいませんが、選択方法は同じです。

1 階層を確認するカテゴリを選択する画面では、まずルートに配置されているカテゴリが表示されます。

2 カテゴリを選択するカテゴリを選択すると、そのサブカテゴリの一覧を表示します。選択しているカテゴリは、カテゴリの階層で確認できます。

3 サブカテゴリを選択する※ 別のカテゴリのサブカテゴリを選択する場合は、 1つ上へをクリックして選択し

直します。

カテゴリに分類していない項目を表示するときに選択します。管理者画面の「アクセス権の設定」や「運用管理権限の設定」などの画面では表示されません。

ルートにあるカテゴリを表示します。

階層が 1つ上のカテゴリに移動します。

選択しているカテゴリの階層が確認できます。

選択しているカテゴリ

カテゴリを選択すると、サブカテゴリを表示します。

選択しているサブカテゴリ

1.6


27

4 選択しているカテゴリを確認し、それぞれの必要な設定を行う

補足

• 管理画面での組織／カテゴリの表示は、次の2通りがあります。いずれの場合も基本的な操作は同じです。また、画面によってはカテゴリに含まれるサブカテゴリの数が表示されます。

•「申請データの管理」画面では、カテゴリの表示欄に選択したカテゴリに登録されている申請フォームが表示されます。申請フォームを選択すると申請フォーム別の申請データを一覧表示できます。

■組織を選択するときの表示について組織やユーザーの選択では、以下のような表示が追加される場合があります。

階層が縦に並ぶ表示階層が横に並ぶ表示

数字はサブカテゴリの数を表します。

選択したカテゴリに登録されている申請フォームが表示されます。

組織に所属していないユーザーが選択できるときに表示されます。

：子組織がある場合に表示されます。

子組織を表示するときに選択します。

：子組織がある場合に表示されます。

子組織を隠すときに選択します。

1.6


28

1.6.11 ユーザーを選択する

組織図からユーザーを選択する方法を説明します。

● 手順1～3を繰り返すと、複数のユーザーを選択できます。

1 ユーザーが所属している組織を選択する

2 ユーザーを選択し、をクリックする

※ 候補に追加したユーザーを削除する場合、削除する候補を選択し、をクリックします。

選択した組織に所属しているユーザーです。

検索するユーザーのキーワードを入力し、

をクリックすると、検索結果が表示されます。「ユーザー／カテゴリの検索方法」→P.37

ユーザーが所属している組織を選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26

qユーザーを選択する

選択したユーザーを表示します。

wクリック

1.6


29

3 をクリックする※ ユーザーの追加を中止する場合、をクリックします。

4 続けて、それぞれ必要な操作を行う

補足

• 検索対象のE-mail は、ユーザー情報に登録されているメールアドレスです。

1.6.12 日付指定カレンダーを使う

申請フォームに日付の選択が設定されている場合や、申請データの検索／書き出しなどで日付を入力するとき、日付指定カレンダーが利用できます。

1 をクリックする

2 ドロップダウンリストから年月を選択し、日付を選択する日付指定カレンダーの背景は、平日は黄色、日曜／祝日は赤色、土曜日は水色、本日は緑色で表示します。

※ 日付選択を中止する場合、閉じるをクリックします。

クリック

前の月を表示する

e日付をクリックする

次の月を表示する

qドロップダウンリストから年を選択する

wドロップダウンリストから月を選択する

1.6


30

1.6.13 処理者や代理人を選択する

経路の処理者や代理人を設定する場合などの、ユーザーの選択方法について説明します。

● 手順1～3を繰り返すと、複数のユーザーを選択できます。

● 代理申請者と代理承認者は、1 人のユーザーに対してそれぞれ1 人ずつ選択できます。

● 代理人による申請や申請の処理については、以下を参照してください。「代理で申請する」→P.240「代理で承認する」→P.253

1 ドロップダウンリストから組織を選択する

● ドロップダウンリストに表示される組織について

検索結果：で検索したユーザーを表示します。

組織図から選択：全組織から選択するで選択したユーザーを表示します。

Myグループ：Myグループに登録したユーザーを表示します。

優先する組織：優先する組織として設定した組織のユーザーを表示します。

所属する組織：自分が所属する組織のユーザーを表示します。

最近選択した組織：最近選択した組織のユーザーを表示します。

最近選択したユーザー：最近選択したユーザーを表示します。

ドロップダウンリストから組織を選択する

検索するユーザーのキーワードを入力しをクリックすると、検索結果が表示されます。

組織図から処理者を選択できます。「ユーザーを選択する」→ P.28

1.6


31

2 ユーザーを選択し、をクリックする

※ 選択したユーザーを削除する場合、削除するユーザーを選択し、をクリックします。

※ 処理者を設定しない場合、「（省略）」を選択し、をクリックします。 3 続けて、それぞれ必要な操作を行う

wクリック

qユーザーを選択する

選択したユーザーのユーザー情報を確認できます。

1.6


32

1.6.14 ファイルを添付する

申請フォームに、ファイル添付の項目がある場合の操作を説明します。

申請者だけでなく、承認者もファイルを添付できます。

● 申請する場合、ファイルの添付が許可されていないと、「（** 申請時のファイル添付が許可されていません **）」と表示され、ファイルを添付できません。

● 承認する場合、ファイルの添付が許可されている場合にのみ、やが表示されます。

● ファイルを添付するボタンの表示について

システム管理者の設定やAdobe Flash Player の設定によって、ファイルを添付するボタンの表示が異なります。

ボタンには次の2通りの表示があります。

・Adobe Flash Playerが有効な場合

ファイルを一括で添付できます。

・Adobe Flash Playerが無効か、ファイルの一括添付を使用しない設定の場合

1つずつファイルを選択し、添付します。

■ファイルを一括で添付する一度に複数のファイルを選択し、一括で添付できます。

注意

● 複数のファイルを一括で添付するには、バージョン 9以降の Adobe Flash Player が必要です。Adobe Flash Playerの設定については、弊社Webサイトで紹介しています。「Adobe Flash Playerの設定方法」→http://manual.cybozu.co.jp/tech/webbrowser/adobeflshplayer.html

● 次のいずれかの場合、複数のファイルを一括で添付できません。・2.5.4以前のバージョンを使用している・Adobe Flash Player が設定されていない・システム管理者が、ファイルの一括添付を許可していない

1.6


33

1 をクリックし、添付するファイルを選択する※ Webブラウザーで添付するファイルを範囲指定、またはクリックして選択します。

2 選択したファイルを確認する選択したファイルを削除する場合、削除するファイルの左にあるチェックを外します。

※ さらにファイルを添付する場合は、をクリックします。 3 続けて、それぞれ必要な操作を行う

補足

• 0バイトのファイルや、ショートカットのリンク先のファイルは、添付できません。 • リモートサービスを使用する場合、Webブラウザーによっては、上記の機能が使用できない場合があります。

■ファイルを個別で添付する一度に1つのファイルを選択し、添付できます。

1 をクリックし、添付するファイルを選択する

2 続けて、それぞれ必要な操作を行う

選択した添付ファイルです。クリック

ファイルを添付する場合、クリックします。

添付ファイルを削除する場合、クリックします。

1.6


34

1.6.15 対象の選択方法

利用ユーザー／アクセス権／運用管理権限／経路ステップの初期値の設定などで、追加する対象（組織／ユーザー／ロール）の選択方法を説明します。

組織／ユーザー／ロールについては、『管理者マニュアル』を参照してください。

● 組織／ユーザーを選択する

1 組織を選択する

組織を選択する

選択した組織に子組織がある場合、その子組織が表示されます。

※ 1つ上の組織に戻る場合、（1つ上の組織へ）をクリックします。

子組織が表示されます。

選択した組織と、その組織の所属ユーザーが表示されます。

1つ上の組織に戻る場合にクリックします。

選択している組織の階層が確認できます。

1.6


35

2 追加する組織／ユーザーを選択し、それぞれの必要な設定を行う

補足

• 上位の組織を選択する場合は、ドロップダウンリストで目的の組織または（ルート）を選択し、組織を選択しなおします。（ロール一覧）を選択すると、ロール一覧の表示に変わります。

追加する組織／ユーザーを選択する

「ユーザー／カテゴリの検索方法」→ P.37

目的の組織を選択する

ロール一覧の表示に変わります。

1.6


36

● ロールを選択する

1 ロールをクリックする

2 追加するロールを選択し、それぞれの必要な設定を行う

クリック

設定されているロールが表示されます。

設定されているロールが表示されます。

追加するロールを選択する

1.6


37

1.6.16 ユーザー／カテゴリの検索方法

アクセス権の設定などで行う「ユーザー検索」、カテゴリの移動などで行う「カテゴリ検索」の操作方法について説明します。

■ユーザー検索アクセス権の設定を例にしてユーザー検索の方法を説明します。

1 検索するユーザーのキーワードを入力し、をクリックするユーザーの名前／ログイン名／よみ／E-mail ／役職の一部を入力して検索できます。

クリック

検索したユーザーが表示されます。

※ 該当するユーザーがいない場合は、キーワードを変更して再度検索します。

検索したユーザーが表示されます。

検索するユーザーのキーワードを入力する

1.6


38

2 対象のユーザーを選択し、それぞれの必要な設定を行う

補足

• 検索対象のE-mail は、ユーザー情報に登録されているメールアドレスです。 •「（ルート）」を選択した場合は、全組織からユーザーを検索します。 • 組織を選択した場合は、その組織からユーザーを検索します。

対象のユーザーを選択する

1.6


39

■カテゴリ検索サブカテゴリや申請フォームを別のカテゴリへの移動するときの「カテゴリ検索」の操作方法を説明します。

1 検索するカテゴリの名称を入力し、をクリックするカテゴリ名の一部を入力して検索できます。

2 対象のカテゴリを選択し、それぞれの必要な設定を行う

クリック

検索したカテゴリが表示されます。

※ 該当するカテゴリがなかった場合は、［検索結果をクリアする］をクリックし、カテゴリ名を変更して再度検索します。

検索したカテゴリが表示されます。

検索するカテゴリの名称を入力する

再度検索する場合にクリック

対象のカテゴリを選択する

選択されているカテゴリ

1.6


40

1.6.17 順番の変更方法

カテゴリの表示順、申請フォームの表示順、共有経路の表示順、経路ステップの順番など、順番の変更方法を説明します。

1 順番を変更する項目を選択する

2 をクリックして順番を変更する

3 をクリックする

順番を変更する項目を選択する

：選択した項目を一番上に移動します。：選択した項目を一段上に移動します。：選択した項目を一段下に移動します。：選択した項目を一番下に移動します。

1.6


41

1.6.18 一覧表示を並び替える（ソート）

申請データの一覧表示などで、それぞれの一覧をソートできます。

ソートの状態は以下のようにアイコンで表示され、アイコンをクリックすることでソートできます。

: 項目を降順で並び替えて表示しています。

クリックすると、項目を昇順で並び替えます。

: クリックすると、項目を降順で並び替えます。

: 項目を昇順で並び替えて表示しています。

クリックすると、項目を降順で並び替えます。

: クリックすると、項目を昇順で並び替えます。

1 ソートする項目のをクリックするクリック

1.6


42

1.6.19 書式編集を使う

経路の説明や申請フォームの各項目の説明の内容を入力するときに、書式編集を利用できます。

● Macintosh 版の Safari では使用できません。

1 「書式編集」を選択する

2 アイコンを使用して文字を編集する

選択する

アイコンを使用する

文字を入力／編集する

1.6


43

■書式編集のアイコンについて書式編集の基本的なアイコンについて、その概要を説明します。

● Macintosh 版の Safari では使用できません。

アイコンアイコン名説　明

フルスクリーン

入力範囲をWebブラウザーの画面いっぱいに広げるときにクリックします。

プレビュー実際にどのように表示されるか確認するときにクリックします。

切り取り文字を切り取るときに使用します。文字を選択し、このアイコンをクリックします。

コピー文字をコピーするときに使用します。文字を選択し、このアイコンをクリックします。

貼り付け文字を貼り付けるときに使用します。貼り付ける位置にカーソルを置いて、このアイコンをクリックします。

戻す編集作業をひとつ前の状態に戻すときにクリックします。

直すで戻した作業を取り消すときにクリックします。

太字文字を太字にするときに使用します。文字を選択し、このアイコンをクリックします。

斜体文字を斜体にするときに使用します。文字を選択し、このアイコンをクリックします。

下線文字に下線を付けるときに使用します。文字を選択し、このアイコンをクリックします。

打消線文字に打ち消し線を付けるときに使用します。文字を選択し、このアイコンをクリックします。

上付文字文字を上付きにするときに使用します。文字を選択し、このアイコンをクリックします。

下付文字文字を下付きにするときに使用します。文字を選択し、このアイコンをクリックします。

左揃文字を左揃えにするときに使用します。行にカーソルを置くか選択して、このアイコンをクリックします。

中央揃文字を中央揃えにするときに使用します。行にカーソルを置くか選択して、このアイコンをクリックします。

右揃文字を右揃えにするときに使用します。行にカーソルを置くか選択して、このアイコンをクリックします。

両端揃文字を両端揃えにするときに使用します。行にカーソルを置くか選択して、このアイコンをクリックします。

番号付リスト

番号付きのリストにするときに使用します。行にカーソルを置くか選択して、このアイコンをクリックします。

1.6


44

リスト記号付きのリストにするときに使用します。行にカーソルを置くか選択して、このアイコンをクリックします。

サイズ文字のサイズを変更するときに使用します。文字を選択して、サイズを選択します。

文字色文字の色を変更するときに使用します。文字を選択し、このアイコンをクリックします。

背景色文字の背景色を変更するときに使用します。文字を選択し、このアイコンをクリックします。

リンク作成リンクを設定するときに使用します。文字またはイメージを選択して、このアイコンをクリックします。

アイコンアイコン名説　明

1.6


22

管理者の操作

管理者の操作2.1 管理の流れ ...............................................................................................................................46

2.2 利用ユーザーを管理する ........................................................................................................50

2.3 基本的な動作を設定する ........................................................................................................54

2.4 カテゴリを管理する................................................................................................................61

2.5 申請経路を管理する................................................................................................................672.5.1 共有経路を作成する................................................................................................702.5.2 経路を編集する........................................................................................................812.5.3 経路一覧を管理する................................................................................................92

2.6 申請フォームを管理する ........................................................................................................972.6.1 申請フォームを作成する......................................................................................1002.6.2 申請フォームを編集する......................................................................................1292.6.3 申請フォーム一覧を管理する..............................................................................149

2.7 カテゴリのアクセス権を管理する......................................................................................155

2.8 カテゴリの運用管理権限を管理する..................................................................................160

2.9 申請データを管理する .........................................................................................................1642.9.1 目的の申請データを表示する..............................................................................1672.9.2 申請データの詳細を確認する..............................................................................1702.9.3 申請経路を変更する.............................................................................................1742.9.4 申請データを削除する .........................................................................................1762.9.5 申請データを公開する .........................................................................................178

2.10 代理人を設定する.................................................................................................................183

2.11 ファイルで管理する.............................................................................................................1852.11.1 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権／代理人データの CSVファイルを読み

込む................................................................................................................... 1862.11.2 共有経路／申請フォームデータの XMLファイルを読み込む........................1972.11.3 利用ユーザー／カテゴリ／アクセス権／代理人データを CSVファイルに書き

出す................................................................................................................... 2002.11.4 共有経路／申請フォームデータを XMLファイルに書き出す........................2042.11.5 申請データを CSVファイルに書き出す ...........................................................206

46

2.1 管理の流れ初期導入時や運用開始後など、さまざまな場面での「ワークフロー」における管理の流れについて説明します。

■初期導入時に必要な設定初期導入時にシステム管理者／アプリケーション管理者が行う設定の流れは以下のとおりです。

利用ユーザーを設定する

「ワークフロー」を利用するユーザーを登録します。「ガルーン 3」のアプリケーションの利用ユーザーとは別に設定する必要があります。

「利用ユーザーを管理する」→P.50

「ワークフロー」の一般設定を行う

申請番号を切り替える日時、申請の差し戻しや経路変更の可否といった「ワークフロー」の機能について設定します。

「基本的な動作を設定する」→P.54

カテゴリを作成する

申請フォームのカテゴリを作成します。

カテゴリの中にカテゴリを作成して、カテゴリを階層化できます。

「カテゴリを管理する」→P.61

2.1

管理の流れ

47

補足

• 利用ユーザーデータ／カテゴリデータ／アクセス権データをファイルから「ワークフロー」に読み込んで設定できます。「ファイルで管理する」→P.185

• システム管理者は「ワークフロー」をアプリケーションポートレットとして「ガルーン 3」のポータル画面に設定できます。「ポートレットについて」→P.17

•「ガルーン2.0.x」からバージョンアップしてご使用の場合、「ワークフロー」の初期設定は「使用停止」になっています。この場合、システム管理者は「ワークフロー」の設定を始める前に、基本システムの管理→ アプリケーション→ アプリケーション一覧で「ワークフロー」を使用開始にしてください。

アクセス権を設定する

カテゴリに対するアクセス権を設定します。

アクセス権を設定することによって、組織やユーザー、所持しているロールに対して申請フォームの使用が制限できます。

「カテゴリのアクセス権を管理する」→P.155

運用管理権限を設定する

カテゴリの運用管理を行うユーザーを、カテゴリごとに設定します。運用管理者を指定することによって、カテゴリの管理を分散できます。

「カテゴリの運用管理権限を管理する」→P.160

管理の流れ

2.1

48

■ユーザーが申請を行うまでに必要な設定初期導入時の設定が終わった後、実際にユーザーが申請できる状態にするまでに各管理者が行う設定の流れは以下のとおりです。

補足

• カテゴリデータ／共有経路データ／申請フォームデータをファイルから「ワークフロー」に読み込んで設定できます。「ファイルで管理する」→P.185

申請フォームを分類するカテゴリを検討する

運用管理者も必要に応じ、運用管理権限のあるカテゴリ内でさらにカテゴリを作成できます。

「カテゴリを管理する」→P.61

共有経路を作成する

アプリケーション管理者は現在使用している承認などの手続きの流れを元にして、「ワークフロー」で使用する共有経路を作成できます。

申請フォームごとに経路を作成する場合は、申請フォームを作成するときに専用経路を作成できます。

「申請経路を管理する」→P.67

申請フォームを作成し、ユーザーに公開する

ユーザーが申請を行うための申請フォームを作成し、ユーザーに公開します。

「申請フォームを管理する」→P.97

2.1

管理の流れ

49

■運用開始後の管理運用を開始した後の管理については以下のとおりです。

補足

• 申請データなど各種データを「ワークフロー」からファイルに書き出せます。「ファイルで管理する」→P.185

申請データを管理する

申請フォームを使ってユーザーが申請を行ったデータを管理します。

必要に応じて申請データを検索し、削除したり、離席や休暇などで停滞した承認／回覧の経路を変更したりして円滑に業務を進められます。

「申請データを管理する」→P.164

管理の流れ

2.1

50

2.2 利用ユーザーを管理する「ワークフロー」の利用ユーザーを追加します。

追加した利用ユーザーごとに利用権限を設定できます。

● 試用期間中は利用ユーザーを登録しなくても、「ワークフロー」を使用できます。

1 「システム管理」画面で、各アプリケーションの管理→ ワークフローの順にクリックし、利用ユーザーの設定をクリックする

「システム管理画面へのアクセス方法」→P.14 2 必要な項目を設定する

補足

• 試用期間中は、利用ユーザーの設定は表示されません。

「利用ユーザーを一括削除する」→ P.53

「利用ユーザーを追加する」→ P.51

「利用権限を確認／変更する」→P.52「利用ユーザーを選択して削除する」→P.53

2.2

利用ユーザーを管理する

51

■利用ユーザーを追加する「ワークフロー」を利用できるように利用ユーザーを追加します。

● 利用ユーザー数が多い場合は CSVファイルで作成し、「ワークフロー」に読み込むことを推奨します。「利用ユーザーデータの CSVファイルを読み込む」→P.187

1 「利用ユーザーの設定」画面で、ユーザーを選択し、追加する利用権限にチェックを入れ、をクリックする

補足

•「ケータイ」の利用権限のみを追加することはできません。

「ユーザー検索」→ P.37

追加する対象を選択する「対象の選択方法」→ P.34


追加する利用権限にチェックを入れる選択した機能が使用可能になります。


2.2

52

■利用権限を確認／変更する

1 「利用ユーザーの設定」画面で、「利用権限一覧」を確認し、利用権限を変更するユーザーを選択して変更をクリックする

2 利用権限を選択し、をクリックする

補足

•「ケータイ」の利用権限のみを追加することはできません。 • 利用権限の設定で、「ワークフロー」と「ケータイ」の両方のチェックを外した場合、そのユーザーは利用ユーザーではなくなります。

選択し、クリック

使用する利用権限にチェックを入れる


2.2


53

■利用ユーザーを選択して削除する

1 「利用ユーザーの設定」画面で、削除するユーザーにチェックを入れ、をクリックする

2 をクリックする※ 利用ユーザーの削除を中止する場合、をクリックします。

■利用ユーザーを一括削除する

1 「利用ユーザーの設定」画面で、すべて削除をクリックする

2 をクリックする※ 利用ユーザーの一括削除を中止する場合、をクリックします。

をクリックすると、表示されているすべての対象にチェックが入ります。

削除する対象にチェックを入れる設定後、クリック

クリック


2.2

54

2.3 基本的な動作を設定する「一般設定」では、「ワークフロー」の基本的な動作について設定できます。

1 「システム管理」画面で、各アプリケーションの管理→ ワークフローの順にクリックし、一般設定をクリックする


■申請番号を切り替える日時を設定する申請に割り振られる申請番号について 1年ごとに初期化し、切り替える期日を設定できます。

● この設定は申請番号を「申請フォームごとの申請番号を使用する」に設定している場合に適用されます。

● 申請番号の書式に「%YYYY」「%YY%」を使用していた場合、設定した切替日時で年度が変更されます。「申請番号を設定する」→P.134

「承認予定の使用を許可する」→ P.58

「申請番号を切り替える日時を設定する」→ P.54

「差し戻しの使用を許可する」→ P.56

「経路の変更を許可する」→ P.57

「代理人による申請／承認を許可する」→ P.59

「ユーザーによる代理人の設定を許可する」→ P.60

2.3

基本的な動作を設定する

55

1 「一般設定」画面の、「申請番号の年次切替」のドロップダウンリストで月、日、時、分をそれぞれ選択する

2 をクリックする※ 設定を中止する場合、をクリックします。

注意

● 年次切替を利用する場合、「ガルーン 3」のスケジューリングサービスが起動している必要があります。スケジューリングサービスの起動方法については、『管理者マニュアル』を参照してください。

補足

• 申請番号は年次切替ができるほか、いつでも手動で初期化できます。ただし、申請番号を「申請フォームごとの申請番号を使用する」に設定している必要があります。「申請番号を初期化する」→P.136

• 申請番号の年次切替の設定を無効にする場合は、ドロップダウンリストから「-- 月」「-- 日」「-- 時」「-- 分」を選択し、をクリックします。

ドロップダウンリストで選択


2.3

56

■差し戻しの使用を許可する申請の承認者が、申請を「差し戻し」できるかどうかを選択します。差し戻しを「許可しない」に設定すると、承認者は申請に対して承認／却下のいずれかしか選択できなくなります。

「申請を承認する」→P.247

1 「一般設定」画面の、「差し戻しの使用許可」のラジオボタンで「許可する」／「許可しない」を選択する


補足

•「差し戻し」ができるのは申請を承認する場合のみです。回覧する場合は使用できません。

ラジオボタンで選択

2.3


57

■経路の変更を許可する申請者／運用管理者／システム管理者のそれぞれに、申請後の経路変更を許可するかどうかを設定します。

● 申請経路の変更については以下を参照してください。システム管理者／運用管理者→P.174ユーザー→P.234

1 「一般設定」画面で、必要な項目の「許可する」／「許可しない」を選択する



「申請者の経路変更の許可」....................申請者による経路の変更を許可するかどうかを設定します。「許可しない」を選択すると、申請者は送信一覧から申請データの経路を変更できなくなります。

「運用管理者の経路変更の許可」............運用管理者による経路の変更を許可するかどうかを設定します。「許可しない」を選択すると、運用管理画面で、申請者が送信した申請データの経路を変更できなくなります。

「システム管理者の経路変更の許可」.....システム管理者による経路の変更を許可するかどうかを設定します。「許可しない」を選択すると、システム管理画面で、申請者が送信した申請データの経路を変更できなくなります。



2.3

58

■承認予定の使用を許可する承認予定一覧の使用を許可するかどうかを設定します。承認予定の使用を「許可しない」に設定すると、承認経路に設定された処理者は、「承認予定一覧」画面を閲覧できなくなります。

「処理が必要な申請を事前に確認する」→P.251

1 「一般設定」画面の、「承認予定の使用の許可」のラジオボタンで「許可する」／「許可しない」を選択する


補足

• 承認予定一覧は、自分がまだ処理していない申請の進行状況を表示します。回覧経路の処理者としてのみ設定されている場合は、その申請の進行状況は表示されません。


2.3


59

■代理人による申請／承認を許可する代理人による申請／承認を許可するかどうかを設定します。

● 代理人の設定については以下を参照してください。システム管理者／運用管理者→P.183ユーザー→P.219

1 「一般設定」画面で、必要な項目の「許可する」／「許可しない」を選択する



「代理申請の許可」....................................代理人による申請を許可するかどうかを設定します。「許可しない」を選択すると、代理人は委任者として申請できなくなります。

「代理承認の許可」....................................代理人による承認を許可するかどうかを設定します。「許可しない」を選択すると、代理人は委任者として申請を処理できなくなります。



2.3

60

■ユーザーによる代理人の設定を許可するユーザーに代理申請者／代理承認者の設定を許可するかどうかを設定します。ユーザーによる代理人の設定を「許可しない」に設定すると、ユーザーは「個人設定」画面で代理申請者／代理承認者を設定できなくなります。

「自分の代理人を設定する」→P.219

1 「一般設定」画面の、「ユーザーによる代理人の設定の許可」のラジオボタンで「許可する」／「許可しない」を選択する



2.3


61

2.4 カテゴリを管理する申請フォームのカテゴリを階層的に作成できます。

カテゴリに合わせて申請フォームを作成することで、申請フォームを整理できます。

● 管理画面では、申請データも使用された申請フォームのカテゴリごとに表示します。

● カテゴリごとにユーザーのアクセス権を設定できます。「カテゴリのアクセス権を管理する」→P.155

● カテゴリごとに運用管理権限を設定できます。「カテゴリの運用管理権限を管理する」→P.160

1 「システム管理」画面で、各アプリケーションの管理→ ワークフローの順にクリックし、申請フォームの一覧をクリックする


■カテゴリを追加する申請フォームのカテゴリを追加します。カテゴリの中に更にサブカテゴリを追加できます。あらかじめ設定されている（ルート）が一番上の階層で、その中にカテゴリを階層的に追加できます。

「カテゴリを追加する」→ P.61

「カテゴリの詳細を確認／変更する」→ P.63「カテゴリを移動する」→ P.64「サブカテゴリの表示順を変更する」→ P.65「カテゴリを削除する」→ P.66

（ルート）カテゴリサブカテゴリ

カテゴリ

（未分類）

サブカテゴリサブカテゴリ

・・・

カテゴリを管理する

2.4

62

1 「申請フォームの一覧」画面で、追加するカテゴリを選択し、カテゴリを追加するをクリックするこの画面は、最初に最上位の階層である（ルート）が選択された状態で表示されます。

2 必要な項目を設定し、をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。

※ カテゴリコードは、すでに登録されているカテゴリのコードと異なる必要があります。

※ カテゴリの追加を中止する場合、をクリックします。

補足

• 運用管理者も管理権限が与えられたカテゴリの中にサブカテゴリを作成できます。 • （未分類）は、どのカテゴリを選択している場合でも常に表示されます。また、（未分類）内にはサブカテゴリを作成できません。

• カテゴリコードとは、カテゴリを区別するための項目です。同じタイトルのカテゴリを作成しても、カテゴリコードで区別できます。

選択したカテゴリにメモが入力されている場合に表示されます。

カテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→P.26

選択後、クリック


カテゴリコードを入力する

タイトル（カテゴリの名称）を入力する「申請フォームの一覧」画面で表示されるカテゴリ名になります。

カテゴリに関するメモを入力する「申請フォームの一覧」画面で「メモ」欄に表示されるほか、ユーザーが申請するときに、カテゴリを選択した場合にも表示されます。

2.4


63

■カテゴリの詳細を確認／変更するカテゴリの詳細を確認／変更します。

1 「申請フォームの一覧」画面で、確認／変更するカテゴリを選択し、詳細をクリックする

2 カテゴリの詳細を確認し、変更するをクリックする

3 設定を変更し、をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。

※ カテゴリの変更を中止する場合、をクリックします。

カテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26


確認後、クリック

カテゴリの詳細を確認する


2.4

64

■カテゴリを移動するカテゴリを移動します。カテゴリ内に申請フォームやサブカテゴリがある場合は、一緒に移動されます。

● （ルート）および（未分類）は移動できません。

1 「申請フォームの一覧」画面で、移動するカテゴリを選択し、詳細をクリックする

2 移動するをクリックする

3 移動先のカテゴリを選択し、をクリックする

※ カテゴリの移動を中止する場合、をクリックします。

カテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26


クリック


「カテゴリ検索」→ P.39

移動先のカテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26

2.4


65

■サブカテゴリの表示順を変更するサブカテゴリの表示順を変更します。

1 「申請フォームの一覧」画面で、表示順を変更するサブカテゴリの親カテゴリを選択し、詳細をクリックする複数のサブカテゴリがあるカテゴリを選択しないと、順番を変更できません。

2 サブカテゴリを順番変更するをクリックする

3 順番を変更し、をクリックする「順番の変更方法」→P.40

※ 表示順の変更を中止する場合、をクリックします。

カテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→P.26

詳細をクリックするときに、ここに表示されているサブカテゴリが、表示順の変更対象になります。


クリック

表示順の変更対象となるサブカテゴリ


2.4

66

■カテゴリを削除するカテゴリを削除します。カテゴリを削除すると、そのカテゴリに含まれるサブカテゴリも削除されます。また、削除されたカテゴリとそのサブカテゴリ内に含まれる申請フォームは、すべて（未分類）に移動します。これにより、申請フォームや申請データは、アクセス権や運用管理権限の対象外になります。特に進行中の申請データがある場合など、カテゴリの削除はよく確認してから行ってください。

● （ルート）および（未分類）は削除できません。

注意

● 15階層以上の子カテゴリが設定されているカテゴリは、削除できません。カテゴリを削除する場合は、階層を14個以下に減らしてから削除します。

1 「申請フォームの一覧」画面で、削除するカテゴリを選択し、詳細をクリックする

2 削除するをクリックする

3 をクリックする※ カテゴリの削除を中止する場合、をクリックします。

削除するカテゴリを選択する「組織／カテゴリ／フォルダを選択する」→ P.26


クリック

2.4


67

2.5 申請経路を管理する申請を申請者以外のユーザーに承認／回覧してもらうための経路を作成します。作成した経路は「経路一覧」画面で一覧表示されます。

1 「システム管理」画面で、各アプリケーションの管理→ ワークフローの順にクリックし、

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