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Formation au leadership – Optimist International. Formation du Secrétaire-Trésorier élu de club. Secrétaire-Trésorier élu de club. Devoirs et responsabilités. Devoirs et responsabilités. Surveiller les finances du club, percevoir les cotisations et payer les comptes. - PowerPoint PPT Presentation
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Optimist International 1
Formation au leadership – Optimist International
Formation du
Secrétaire-Trésorier élu de club
Optimist International 3
Devoirs et responsabilités
•Surveiller les finances du club, percevoir les cotisations et payer les comptes.•Garder un dossier sur chaque membre : son nom, son adresse, son numéro de téléphone, les anniversaires qui le concernent, son assiduité et la date de paiement de sa cotisation annuelle.•Conserver un procès verbal des réunions.•Servir de lien entre le club et tous les autres; soumettre les rapports.•Aider le club à réussir.
Aussi hautement suggéré•Guider le club pour qu’il se conforme à la Constitution et aux Règlements. •Assister aux assemblées trimestrielles du district et aux réunions de zone.
Optimist International 5
Est-ce que je divise le poste de secrétaire-trésorier?
Plusieurs gros clubs divisent le poste de secrétaire-trésorier en un poste de secrétaire et un autre de
trésorier.
Il s’agit là d’un problème de constitution du club et doit recevoir l’approbation de la majorité des membres.
Cette formation prend pour acquis qu’une seule
personne occupe le poste de secrétaire-trésorier.
Optimist International 7
Tenir les livres de votre club
•Livre de notes relié du secrétaire-trésorier •Assurez-vous que votre secrétaire-trésorier
sortant s’assoit avec vous et repasseça avec vous en détail.
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Tenir les livres de votre club
Livre de notes relié du secrétaire-trésorier Assurez-vous que votre secrétaire-trésorier
sortant s’assoit avec vous et repasseça avec vous en détail.
Si votre club n’en a pas, achetez-en un d’Optimist International.
Optimist International 9
Tenir les livres de votre club
Livre de notes relié du secrétaire-trésorier Assurez-vous que votre secrétaire-trésorier
sortant s’assoit avec vous et repasseça avec vous en détail.
Procurez-vous un programme informatique pour vous aider à tenir
les dossiers financiers et ceux des membres.
Optimist International 11
Comment est-ce que je commence?
• Ouvrez un compte chèques/épargne au nom du club.
• Aider le comité des finances à préparer le budget.
• Faites parvenir un annuaire des membres à tous les membres du club.
• Remettez aux membres du conseil d’administration une copie de la Constitution et des Règlements du club.
Optimist International 12
Signatures pour les comptes de banque?
Votre club Optimiste est une entreprise. Il devrait être administré comme une entreprise.
Votre club devrait requérir deux signatures sur tous les chèques qu’il émet. Les deux signatures devraient
être celles du secrétaire-trésorier et du président ou d’un vice-président.
Deux membres de la même famille ne devraient jamais être autorisés comme signataires du compte.
Optimist International 13
Et la petite caisse?
Le secrétaire-trésorier peut avoir une petite caisse qui lui permette de rencontrer les petites
dépenses de chaque jour. Quant au montant de la petite caisse, il devrait être déterminé par le
conseil d’administration du club.
Les reçus devraient être rapportés et gardés dans les livres.
Optimist International 15
Frais d’adhésion et cotisation au club
Quelle est le montant des frais d’adhésion qu’un nouveau membre doit payer pour
faire partie de votre club?
Optimist International 16
Frais d’adhésion et cotisation au club
Quelle est le montant des frais d’adhésion qu’un nouveau membre doit payer à votre
club pour s’y joindre?
Combien les membres paient-ils chaque année en cotisation?
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Frais d’adhésion et cotisation au club
Les frais d’adhésion et la cotisation annuelle sont déterminés par les membres et mentionnés dans les
règlements du club.
Ces frais et cette cotisation peuvent être changés par un vote majoritaire des
membres.
Optimist International 18
Frais d’adhésion et cotisation au club
•Les frais minimum d’adhésion sont de 30 $US.•De ce montant, 15 $US sont envoyés à Optimist International avec le formulaire « Mon club » comme frais de traitement.•Le club garde le reste.
Optimist International 19
Frais d’adhésion et cotisation au club
La cotisation annuelle des membres se situe généralement entre 60 $US
et 120 $US.
Voulez-vous inclure le coût du repas dans la cotisation?
Optimist International 20
Frais d’adhésion et cotisation au club
Quel est le montant, par membre, de la cotisation au district?
Optimist International 21
Frais et cotisation à l’International
À combien se chiffrent, par membre, les frais et la cotisation à Optimist
International?
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Frais et cotisation à l’International
À combien se chiffrent, par membre, les frais et la cotisation à Optimist
International?
46,30 $US par membre62,51 $CA par membre
En vigueur le 1er octobre 2003
Optimist International 23
Frais et cotisation à l’International
Cotisation à OI 30,00 $Provision pour l’immeuble d’OI 0,50 $Abonnement à la revue 4,50 $Assurances 9,00 $Taux de change sur les devises 1,50 $Char allégorique Défilé des Roses 0,80 $Total des frais et cotisation 46,30 $
Optimist International 24
Membre à vie
Pour honorer un membre spécial du club, on peut payer pour qu’il devienne Membre
à vie d’Optimist International.En payant ses frais de « membre à vie », le membre est exempté, pour le reste de sa vie, de payer la cotisation régulière à
Optimist International.
Optimist International 25
Membre à vie
Qui, dans votre club, pourrait mériter d’obtenir le statut de membre à vie?
Optimist International 27
Préparer le budget
• Créez le budget en début de l’année.• C’est une façon pour le conseil d’administration
d’approuver à l’avance les dépenses du club pour l’année.
• Le président du comité des finances est responsable de la préparation du budget.
• Le conseil d’administration doit approuver le budget.
• Le budget peut être révisé par le conseil d’administration s’il le juge utile et nécessaire.
Optimist International 28
Budget du club
Quelles autres dépenses doit-on prendre en considération quand on prépare le
budget?
Optimist International 29
Prenez cinq minutes et préparez le budget d’un club
présent à votre table.
Optimist International 30
Collectes de fonds
Les sommes recueillies dans le milieu de sources non-Optimistes forment un fonds
identifié « Fonds Jeunesse. »
Optimist International 31
Collectes de fonds
Les sommes d’argent recueillies dans le milieu de sources non-Optimistes forment un fonds
identifié « Fonds Jeunesse. »
Elles peuvent être gardées dans un compte à part ou administrées comme une part du
compte régulier.
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Collectes de fonds
• Les sommes d’argent recueillies dans le milieu de sources non-Optimistes forment un fonds identifié « Fonds Jeunesse. »
• Elles peuvent être gardées dans un compte à part ou administrées comme une part du compte régulier.
De façon générale, les sommes recueillies dans le milieu doivent retourner dans le milieu sous forme de projets de service à la jeunesse ou de service à
la collectivité.
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Collectes de fonds
Toutes les collectes de fonds devraient se soumettre aux lois locales, provinciales et
fédérales.
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Collectes de fonds
Toutes les collectes de fonds devraient se soumettre aux lois locales, provinciales et
fédérales.Dans la plupart des cas, on doit obtenir un
permis pour tenir un tirage.
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Collectes de fonds
Listez quelques moyens d’amasser des fonds pour votre club.
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Collectes de fonds
Listez quelques moyens d’amasser des fonds pour votre club.
•Les tirages•La vente de produits•L’identification des enfants•La vente de nourriture•Les « auto-routes payantes »•Les Bingos
Optimist International 40
Envoi de la facture de la cotisation• La facture de la cotisation est postée à
chaque membre du club au début de chaque période de facturation.
Optimist International 41
Envoi de la facture de la cotisation• La facture de la cotisation est postée à
chaque membre du club au début de chaque période de facturation.
• La facture de la cotisation peut être envoyée une fois par année, deux fois par année ou quatre fois par année.
Optimist International 42
Envoi de la facture de la cotisation
• La facture de la cotisation est postée à chaque membre du club au début de chaque période de facturation.
• La facture de la cotisation peut être envoyée une fois par année, deux fois par année ou quatre fois par année.
• Toujours indiquer le coût par période et le coût annuel ainsi que les sommes en souffrance s’il y a lieu.
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Envoi de la facture de la cotisation
• Un système de facturation et de perception ferme et compréhensif est une partie essentielle de la tâche de tenir à jour les membres.
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Envoi de la facture de la cotisation
• Un système de facturation et de perception ferme et compréhensif est une partie essentielle de la tâche de tenir à jour les membres.
• Un trésorier qui s’acquitte bien de cette tâche aide à maintenir un effectif fort et stable.
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Envoi de la facture de la cotisation
• Postez la facture initiale.• Postez une facture « en souffrance » trente jours plus
tard.• Appelez le membre dont le compte est en souffrance.
Exprimez-lui vos préoccupations et de quelle importance il est au club.
• Le conseil d’administration devrait aider activement à la rétention de tous les membres.
• Le conseil d’administration peut décider de rayer de la liste des membres celui dont la cotisation n’est pas payée.
Exemple d’un système de la perception des cotisations
Optimist International 46
Dossier du membre
• Noms, adresses, numéros de téléphone de jour et de soir, ces informations pouvant être données aux autres membres sous forme d’« annuaire ».
• Anniversaires de naissance et autres, - qui vont permettre de féliciter les membres lors de ces occasions.
• Dossier de présences, afin d’encourager et de féliciter les membres qui ont une assiduité « parfaite ».
Livre de notes du secrétaire-trésorier
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Table ronde• Groupe de nouveaux secrétaires-trésoriers désignés. Revoyez en
détail, dans le livre de notes du secrétaire-trésorier, la façon de monter le dossier du membre. Faites part au groupe tout entier de vos « découvertes ».
• Groupe de secrétaires-trésoriers désignés qui ont de l’expérience. Ce groupe devrait tenter d’écrire une politique simple mais juste de déterminer la présence parfaite tout en permettant un mécanisme flexible de « substitution ». Faire le rapport au groupe.
• Groupe qui utilise l’ordinateur. Discutez des façons d’inscrire dans votre base de données les dossiers des membres et les données financières du club. Faire des suggestions de base au groupe.