Gemensamma nämnden FM 2017-02-02 1 (1) · 2017-05-10 · Gemensamma nämnden Driftredovisning 2016 Resultat tryckeriverksamheten Tkr Driftbudget Redovisning Avvikelse Förbr % 2016

SAMMANTRÄDESPROTOKOLLSammanträdesdatum

Gemensamma nämnden FM 2017-02-02 1 (1)

Plats och tid Rådhus Skåne, Plan 1, Rum 107 14:00

Beslutande Leif G NilssonGunnar Elvingsson

Övriga närvarande Stefan BengtssonHåkan NilssonLars AgardiusAnnelie Nilsson

Fackliga företrädare Henrik StagnellKatarina ErikssonChristian Boberg

Utses att justera Gunnar Elvingsson

Justeringenstid och plats Rådhus Skåne

Sekreterare ........................................................................................................ Paragrafer

Gunnel Olsson1-4

Ordförande ………………………………………Leif G NilssonG Nilsson

Justerare ………………………………………Gunnar Elvingsson

ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Information har skett genom anslag.

Styrelse/Nämnd Gemensamma nämnden FM Sammanträdesdatum 2017-02-02

Datum dåanslaget sätts upp

Datum då anslaget tas ned

Förvaringsplatsför protokollet Rådhus Skåne

Underskrift ..........................................................................................

Gunnel OlssonUtdragsbestyrkande

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum

Gemensamma nämnden FM 2017-02-02

Utdragsbestyrkande Justerarens signatur

GN § 1

InformationerÄnr GN 2017/1

Beslut

Till handlingarna.

Ny ordförande i Gemensamma nämnden.

Serviceavtalen.

Rådhus Skåne.

Östra kommunhuset.

Leif G Nilsson meddelade att han slutar sin anställning i Region Skåne 2017-06-30 och har i och med detta sagt upp sitt uppdrag som ledamot i Gemensamma nämnden.

Leif Rülf slutar sin anställning i Kristianstad kommun 2017-02-28 och har i och med detta sagt upp sitt uppdrag som ledamot i Gemensamma nämnden.

Fyllnadsval kommer att ske vid Kommunfullmäktiges och Regionfullmäktiges sammanträden under våren 2017.


Sammanträdesdatum



GN § 2

Årsbokslut 2016Änr GN 2017/2

Beslut

Gemensamma nämnden godkänner årsbokslutet 2016.

Gemensamma nämnden godkänner verksamhetsberättelse 2016.

Förslag till Gemensamma nämnden FM

Gemensamma nämnden godkänner årsbokslutet 2016.

Gemensamma nämnden godkänner verksamhetsberättelse 2016.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande 2017-01-25

Driftredovisning 2016, bilaga 1

Driftredovisning 2016, kommentarer, bilaga 2

Investeringsuppföljning ÖKH 2016, bilaga 3

Verksamhetsberättelse 2016

Gemensamma nämnden

Driftredovisning 2016

Resultat tryckeriverksamheten

Tkr Driftbudget Redovisning Avvikelse Förbr %

2016 Jan 16 - Dec 16

Akt

9121 Tryckeriintäkter 2 503,0 1 502,4 -1 000,6 60

Summa intäkter 2 503,0 1 502,4 -1 000,6 60

1400 Gemens kostnader-intäkter -30,0 -15,2 14,8 51

1401 Personal -780,0 -777,1 2,9 100

1403 Kompetensutveckl personal -15,0 0,0 15,0 0

1404 Hyres- och lokalkostnader -73,0 -42,1 30,9 58

1405 Arbetsplatskostnader -10,0 0,0 10,0 0

1406 Arbetsplatskostnader IT -20,0 -13,9 6,1 70

9120 Tryckerikostnader -1 575,0 -654,1 920,9 94

Summa kostnader -2 503,0 -1 502,4 1 000,6 60

Resultat 0,0 0,0 0,0 0

Resultat Rådhus Skåne


2016 Jan 16 - Dec 16

Akt

9155 Arbpl.int fast service 18 572,0 18 427,7 -144,3 106 25 800 per plats

9157 Rörliga serviceintäkter 600,0 1 793,2 1 193,2 264

9160 Sithskort 50,0 31,3 -18,7 0

9165 Extern uthyrning 100,0 81,4 -18,6 0

9181 Hyror rådhuset, intäkter 22 649,2 22 649,2 0,0 100

9191 Mediaintäkter rådhuset 2 990,1 2 725,0 -265,1 154

Summa intäkter 44 961,3 45 707,8 746,5 102


1401 Personal -4 234,0 -3 947,2 286,8 94

1402 Tim- och visstidsanställn -50,0 -53,2 -3,2 286

1403 Kompetensutveckl personal -110,0 1,6 111,6 54

1405 Arbetsplatskostnader -200,0 -181,2 18,8 97

1406 Arbetsplatskostnader IT -738,0 -800,7 -62,7 245

1409 Hyreskostn utskrift tjänst 0,0 -0,5 -0,5 0

9150 FM-administration -300,0 -300,0 0,0 100

9151 FM-leverantörstjänster -3 350,0 -3 558,8 -208,8 139

9152 Säkerhetstjänster -720,0 -772,7 -52,7 100

9153 Våningsskrivare -360,0 -341,6 18,4 12

9154 Beräkn kap.kostn invent. -7 740,0 -7 739,9 0,1 101

9156 Rörliga servicekostnader -500,0 -1 647,3 -1 147,3 255

9158 Café Utsikten -455,0 -473,7 -18,7 105

9159 Vaktmästeriet -125,0 -122,1 2,9 92

9161 Jojokort kommunen 0,0 0,0 0,0 0

9163 Kompletteringsinventarier -200,0 -232,6 -32,6 0

9164 AV-utrustning -175,0 -143,3 31,7 0

9180 Hyror rådhuset, kostnader -22 649,2 -22 649,2 0,0 100

9190 Mediakostnader rådhuset -2 990,1 -2 725,0 265,1 154

Summa kostnader -44 961,3 -45 707,8 -746,5 102

Resultat 0,0 0,0 0,0 0

Resultat Östra kommunhuset


2016 Jan 16 - Dec 16

Akt

9155 Arbpl.int fast service 8 279,0 8 044,4 -234,6 97 22 100 per plats

9157 Rörliga serviceintäkter 50,0 0,5 -49,5 0

Summa intäkter 8 329,0 8 044,9 -284,1 97


1401 Personal -1 732,0 -1 758,3 -26,3 102

1402 Tim- och visstidsanställn -50,0 -77,6 -27,6 155

1403 Kompetensutveckl personal -30,0 1,1 31,1 -4

1405 Arbetsplatskostnader -125,0 -177,1 -52,1 142

1406 Arbetsplatskostnader IT -180,0 -64,4 115,6 36

1407 Kapitalkostnader -2 217,0 -2 181,1 35,9 98

1409 Hyreskostn utskrift tjänst 0,0 -1,0 -1,0 0

9150 FM-administration -200,0 -200,0 0,0 100

9151 FM-leverantörstjänster -2 250,0 -2 230,8 19,2 99

9152 Säkerhetstjänster -735,0 -756,4 -21,4 103

9153 Våningsskrivare -220,0 -140,0 80,0 64

9156 Rörliga servicekostnader -50,0 -9,3 40,7 19

9158 Café Arom 0,0 -0,6 -0,6 0

9159 Vaktmästeriet -125,0 -122,1 2,9 98

9161 Jojokort kommunen -80,0 -86,1 -6,1 108

9163 Kompletteringsinventarier -200,0 -224,4 -24,4 112

9164 AV-utrustning -100,0 -2,9 97,1 3

Summa kostnader -8 329,0 -8 044,9 284,1 97

Resultat 0,0 0,0 0,0 0

Totalt resultat GN 0,0 0,0 0,0 0

Kommentarer till årsbokslut 2016 - Gemensamma nämnden

Tryckeriverksamhet (vht 983)

Tryckeriet upphörde med sin verksamhet vid halvårsskiftet 2016 och hyreskontrak-

tet med C4 teknik är uppsagt.

Av tryckeriintäkterna kom 48 % från Region Skåne och 52 % från Kristianstads

kommun.

En slutuppgörelse med Canon i december innebar att verksamheten debiterades en

tryckerikostnad motsvarande ca 12 tkr. Kostnaden innebar att ett mindre överskott

som förväntades istället utjämnades och resultatet blev +-0.

Rådhus Skåne Intern service (vht 985)

Intäkter arbetsplatser

Arbetsplatsintäkter erhölls motsvarande 18,4 mkr, vilket var 144 tkr lägre än bud-

geterat. Antalet debiteringsbara platser ökade från 704 platser till 715 platser under

året. Samtidigt sänktes kostnaden per plats från preliminärt 26 500 kr till slutgiltigt

25 800 kr. Mellanskillanden avräknades i slutet av året genom en kreditering till

Region Skåne och berörda enheter inom Kristianstads kommun.

Ett mindre intäktsöverskott, ca 31 tkr, uppstod för aktiviteten sithskort.

Intäkterna ska även täcka lönekostnad.

Rörliga serviceintäkter, aktivitet 9157, innehåller positiv budgetavvikelse med ca

1,2 mkr. Det sammanhänger med att Gemensamma nämnden vidaredebiterat kost-

nader för inköp av inventarier till Norra Atriet. De slutliga kostnadsbärarna är pre-

sidierna i Region Skåne och Kristianstads kommun som överenskommit att ta dessa

kostnader. Ingen budget för detta var lagd vid årets början.

Kostnader arbetsplatser

Personalkostnaderna gav ett överskott på ca 0,3 mkr. Vakanser som ej återbesatts

och sjukskrivningar är främsta orsaken till överskottet. En del av lönekostnad, ca 60

tkr, för enhetschef belastade tryckeriverksamheten för arbetsinsats i samband med

avvecklingen av tryckeriet.

Ett antal större evenemang hölls under året som tex Sparbankens Skånes årsstämma

och firandet av Åhus Absoluts jubileum. Detta tillsammans med ej budgeterade

kostnader för inköp av inventarier till Norra Atriet bidrog till att aktivitet rörliga

servicekostnader ökade markant. Detta debiterades därefter den part som nyttjade

tjänsterna.

I kostnaderna för Café Utsikten ingår dels en fast månadskostnad på 25 tkr och dels

rörliga kostnader för varuinköp. Aktiviteten gav ett mindre underskott som uppgick

till 19 tkr.

På aktivitet Säkerhetstjänster redovisas ett underskott motsvarande 53 tkr, i nivå

med prognosen per 31/8. Det sammanhänger främst med ett dyrare avtal än beräk-

nat.

Kostnader för administrativt stöd från Kommunledningskontoret uppgick till 300

tkr.

Kostnaden för jojokort liksom sithskort överfördes till Kristianstads kommun.

Intern service jobbade under året aktivt med att reducera kostnader på både kort och

lång sikt b.l.a. genom inköpsplanering och översyn av ofördelaktiga avtal.

Gemensamt

Utöver arbetsplatskostnaden redovisas kallhyra och media. När det gäller kallhyran

följde utfallet den lagda budgeten. Gällande media var kostnaden lägre än budgete-

rat och återbetalning till Regionen och Kristianstads kommun gjordes i slutet av

året.

Östra kommunhuset (vht 986)

Intäkter:

Arbetsplatsintäkter erhölls motsvarande 8,0 mkr, vilket var 235 tkr lägre än budge-

terat. Antal debiterade platser utgjorde 364 st, varav 216 st, Arbete- och Välfärd,

145 st Omsorg och 3 st Kommunarkivet. Kostnaden per plats utgjorde 22 100 kr

preliminärt vilket även blev den fastställda summan.

Kostnader:

Personalkostnader och kostnad för timanställningar översteg budget med 26 resp 27

tkr.

På aktivitet Säkerhetstjänster uppstod ett underskott med 21 tkr. Det sammanhänger

främst med dels ett dyrare avtal än beräknat och även att volymen bevakningsupp-

drag är större än förväntat.

Aktiviteten FM leverantörstjänster gav ett överskott motsvarande 19 tkr.

Orsaken är en minskad förbrukning.

Kostnaden för administrativt stöd från Kommunledningskontoret utgjorde 200 tkr.

Verksamheterna i Östra kommunhuset har inte debiterats för jojokorten, utan belastas

för detta via arbetsplatskostnaden istället.

Gemensamma nämnden

Investeringsredovisning 2016

bilaga 3

Kod

Proj

Text

Fullmäktige

budget

Redovisning

Jan 16 - Dec

16

ÅterstårFörbrukat i

%

92702 Inredningsarkitekt ÖKH 0 4,4 -4,4 0

92704 Konferensmöbler ÖKH 288 99,7 188,3 35

92707 Köksutr, porslin ÖKH 0 6,4 -6,4 0

92902 Skyltprogram ÖKH 0 58,7 -58,7 0

Summa 288 169,2 118,8 59

Kommentar:

Återstående medel 118,8 tkr kommer att begäras ombudgeterade till 2017.

Verksamhetsberättelse

1 (2)

GN Verksamhetsberättelse 2016

Gemensamma nämnden har genomfört 5 st nämndsmöten under året och behandlat 18 st ärenden.

Verksamhetens viktigaste delmål under 2016

- Fakturering enligt betalningsmodellen är genomförd

- Avtalad service har levereras med god kvalitét till GN kunder

- Antal arbetsplatser som debiterats i Rådhuset har varit 715 st och till Östra kommunhuset 364 st

- Arbetsplatskostnaden i Rådhus Skåne sänks från 26 500 kr till 25 800 kr vilket innebar en återbetalning till kunderna vid sista kvartalet i år

- Arbetsplatskostnaden i Östra Kommunhuset var oförändrad 22 100 kr

- Tryckeriet avvecklades 2016-06-30

- Under året har GN tagit över 2.3 st (heltidsmått) receptionsperso-nal från Arbete och Välfärdsförvaltningen

- GN har genomfört 5 st interkontrollärenden under året utan an-märkning

- GN har genomfört 4 st uppföljningsmöten med den externa FM leverantören under året

Bokslut 2016

Enligt bokslutet går GN verksamhet plus/ minus 0 mot budget

Kommentarer

- Det prognostiserade överskottet i Rådhus Skåne vid halvårsbok-slutet innebar en total återbetalning av 500 500 kr till verksam-heterna (700 kr/arbetsplats). Återbetalningen reglerades vid sista kvartalsdebiteringen.

- Överskottet i Rådhus Skåne berodde främst på minskade perso-nalkostnader, minskade kostnader för utskrifter, samt allmän åter-hållsamhet och att antalet debiterbara arbetsplatser ökade i Råd-hus Skåne från 704 st till 715 st

Verksamhetsberättelse

2 (2)

Åtgärder inför 2017

- Minska arbetsplatskostnaderna med minst 1%

- Upphandla FM leverantörtjänsten och våningsskrivaretjänsten

under året

Stefan Bengtsson För gemensamma nämnden 2017-02-01


Sammanträdesdatum



GN § 3

Konkurrensutsättning av FM-leverantörÄnr GN 2017/3

Beslut

Påbörja upphandling av extern FM - leverantör i Rådhus Skåne och Östra kommunhuset.

Sammanfattning

2013-12-27 tecknades avtal med COOR angående FM-tjänster till Rådhus Skåne med option för Östra kommunhuset. Detta avtal avslutas 2018-02-28. Ny konkurrensutsättning påbörjas under första kvartalet 2017.


Besluta att påbörja upphandling av extern FM - leverantör i Rådhus Skåne och Östra kommunhuset.

Beslutsunderlag



Sammanträdesdatum



GN § 4

Konkurrensutsättning av våningsskrivare Änr GN 2017/4

Beslut

• Besluta att till nästa sammanträde med Gemensamma nämnden 2017-04-27 lämna förslag på den mest fördelaktiga konkurrensutsättningen av tjänsten våningsskrivare enligt parametern köp av tjänsten internt eller externt.

Sammanfattning

Gemensamma nämnden tecknade 2014-01-01 avtal med ATEA kontorsmaski-ner, avtalet avslutas 2017-12-29. Ny konkurrensutsättning bör påbörjas under första halvåret 2017.


• Besluta att till nästa sammanträde med Gemensamma nämnden 2017-04-27 lämna förslag på den mest fördelaktiga konkurrensutsättningen av tjänsten våningsskrivare enligt parametern köp av tjänsten internt eller externt.

Beslutsunderlag


Documents

Gemensamma nämnden FM 2017-02-02 1 (1) · 2017-05-10 · Gemensamma nämnden Driftredovisning 2016 Resultat tryckeriverksamheten Tkr Driftbudget Redovisning Avvikelse Förbr % 2016