Gestion de crise en situation d’urgence.

La démarche initiée par l’Université de Bordeaux.

Journée des assistants de prévention.

Sommaire

1.  La gestion de crise: un sujet nouveau dans un contexte inédit.

2.  Les missions du Fonctionnaire de Sécurité et de Défense (FSD).

3.  La démarche de l’Université de Bordeaux : le plan de continuité d’activités (PCA).

4.  Point d’avancement.

5.  Les prochaines étapes.

Réunion des cadres du 22 juin 2016 3

1. La gestion de crise: un sujet nouveau dans un contexte inédit

La crise, de quoi parle t-on? ü  Ethymologie:

grec Κρίσις è jugement ou décision Latin crisis è assaut

ü  Sens actuel: la perturbation. ü  Définition adaptée : « situation où les principes sur lesquels repose une

activité sont remis en cause ».

Source : projet ORTOLANG du Centre national de ressources textuelles et lexicales (UMR ATILF, CNRS – MSH Lorraine, PIA)

Réunion des cadres du 22 juin 2016 4

1. La gestion de crise: un sujet nouveau dans un contexte inédit

Bien qu’exposés à des crises potentielles, les universités sont peu préparées à la gestion de crise.

Une couve r tu re des r i sques organisée autour des risques sur les biens et les personnes (incendie, premiers secours…), les risques e n v i r o n n e m e n t s ( p l a n s d e prévention, gestion des matières dange reuses . . . ) , l e s r i sques financiers ou RH (surtout depuis les R C E ) n e c o u v r a n t q u e t r è s partiellement le spectre de tous les risques potentiels.

Des champs entiers mal couverts:

-  Risque social -  Risque médiatique ou d’image -  Risque à l’international -  Risque numérique -  Risque terroriste -  Etc

-  Un constat: des établissements peu outillés, peu conscients, peu préparés. Une gestion de crise qui se fait sans recul ni cadre pré-déterminé.

Réunion des cadres du 22 juin 2016 5

1. La gestion de crise: un sujet nouveau dans un contexte inédit

Un avant et après 2015: -  Le risque est désormais multidimensionnel -  L’activation du plan Vigipirate a des niveaux élevés force les

établissements à envisager un risque inédit, le risque terroriste, et donc à se poser la question des modalités de la gestion de crise.

-  7 décembre 2015: circulaire commune Intérieur/MENESR. Universités et services de police doivent travailler ensemble.

-  Le rappel du HFSD: la nécessité pour les établissements de l’ESR de se doter d’un plan de continuité des activités.

-  Un élément central èla gestion de crise.

-  Une priorité liée à la sûreté qui permet de lancer la démarche. Réunion des cadres du 22 juin 2016 6

2. Le rôle du FSD

Une double tutelle: ü  Le Haut Fonctionnaire de Défense et de Sécurité du MENESR ü  Le président de l’Université

Missions:

ü  la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) ü  L’application des plans nationaux de sécurité dont plan Vigipirate (sur le

territoire national et à l’étranger)

Réunion des cadres du 22 juin 2016 7

3. La démarche de l’Université de Bordeaux : le PCA

➔  Une définition: « …a pour objet de décl iner la stratégie et l’ensemble des dispositions qui sont prévues pour garantir à une organisation la reprise et la continuité de ses activités à la suite d’un sinistre ou d’un événement perturbant gravement son fonctionnement normal”.

➔  Un document de référence: Guide pour un réaliser un plan de continuité d’activité du Secrétariat général à la défense et à la sécurité nationale (SGDSN).

Réunion des cadres du 22 juin 2016 8

GUIDE

POUR RÉALISER UN

PLAN DE CONTINUITÉD’ACTIVITÉ

Premier ministre

3. La démarche de l’Université de Bordeaux : le PCA

➔  Une stratégie: donner la priorité dans un premier temps au volet « sûreté » et concentrer la rédaction de fiches de procédures sur les exigences du Plan Vigipirate.

›  Ces premiers éléments ont vocation à être complétés dans un document unique par les

procédures propres à d’autres structures (DSI, PILPSE, FIPVU, laboratoires…).

➔  Une méthode : ›  un groupe projet restreint pour avancer vite : FSD, Direction de la

prévention, PSCI, Dcom, DAC. ›  Un calendrier contraint: présenter les premières réalisations en octobre. ›  Une démarche partagée en interne et avec nos partenaires: processus de

relecture des fiches de procédures par des «experts » ciblés.

Réunion des cadres du 22 juin 2016 9

3. La démarche de l’Université de Bordeaux : le PCA

➔  Une approche multidimensionelle:

q  L’activation d’une cellule de crise q  La maîtrise de la communication en période de crise

q  La démarche d’évaluation des risques (exposition, récurrence, gravité potentielle…) q  Comment les anticiper? q  Comment les prévenir? q  Comment réagir lorsqu’un événement arrive? q  Comment gérer la période de crise? q  Comment organiser la reprise des activités essentielles au bon fonctionnement de

l’établissement?

Réunion des cadres du 22 juin 2016 10

3. La démarche de l’Université de Bordeaux : le PCA

➔  Des exemples des sujets traités:

q  Découverte d’un colis/courrier suspect q  Présence d’un véhicule suspect q  Alerte à la bombe q  Appel anonyme q  Prise d’otages q  Fusillade q  Etudiant ou personnel en danger à l’étranger q  Etc…

➔  Le traitement des autres risques ne relève pas de cette démarche mais contribuera au PCA: risques majeurs naturels, risques technologiques ou environnementaux, risques sanitaires, accidents collectifs…

Réunion des cadres du 22 juin 2016 11

3. La démarche de l’Université de Bordeaux : le PCA

➔  Point d’étape sur la démarche

q  Validation de la composition et du périmètre de la cellule de crise q  Identification des premières fiches « risques » q  Rédaction en cours des fiches de procédures q  Relecture et validation en septembre 2016 q  Présentation devant les instances à partir d’octobre

➔  Après ce premier round, poursuite des travaux: q  Travaux sur les risques non traités q  Diffusion, communication, appropriation des procédures q  Test grandeur nature q  Un travail à mener d’ici fin 2017

Réunion des cadres du 22 juin 2016 12

3. La démarche de l’Université de Bordeaux : le PCA

➔  Une démarche locale qui s’inscrit dans une contexte de prise de conscience nationale des enjeux liés à la sûreté

➔  Un thème traité à l’occasion des dernières Journées nationales de l’association des DGS

➔  Un groupe de travail spécifique Cabinet/DGESIP/Association DGS/CPU/CDEFI

Réunion des cadres du 22 juin 2016 13

Annexe: une initiative originale

Initiative co-portée par le RDSN et le FSD. Focus sur la fonction de Référent défense et sécurité nationale: Pr Sébastien-Yves Laurent è favoriser le lien ESR/Défense en valorisant l’expertise de l’ESR au profit de la Défense + valoriser les débouchés Défense pour nos formations. Objectifs: -  Valoriser l’expertise des réservistes de l’UBx -  Renforcer le lien ESR-Défense -  Appui opérationnel (analyse de risques, procédures, relais auprès des

communautés…)

-  Une info diffusée par la newsletter: peu de remontées, comment mieux cibler nos personnels susceptibles de s’impliquer?

Réunion des cadres du 22 juin 2016 14

Conclusion

➔  L’amorce d’une évolution majeure: la sûreté comme un sujet prioritaire à part entière au sein des établissements.

➔  La nécessité de s’organiser et d’anticiper. ➔  La nécessité absolue de se coordonner avec ses partenaires dont la

Police (ex: partenariat Ubx/DDSP 33). ➔  Anticiper la réaction de la crise à venir. ➔  Préparer la résilience de l’établissement au travers du PCA.

Priorité 1 : préparer les acteurs humains et l’organisation à faire face à la crise (informer, former, tester). Priorité 2 : savoir quand et comment communiquer.

Réunion des cadres du 22 juin 2016 15