1

Giáo trình tin học

Microsoft Excel 2000

2

Giới thiệu về Microsoft Excel- Microsoft Excel là một phần mềm dùng để tính toán, tổ chức và phân tích dữ liệu, nằm trong bộ Office của hãng Microsoft

- Excel là một chương trình dùng các bảng để tổ chức, sắp xếp, trình bày dữ liệu được sưu tập hàng ngày, hàng tháng, hàng quý,…. Excel giúp cho người dùng tính toán và xử lí dữ liệu thành kết luận theo các vấn đề cần báo cáo dựa trên các công thức và các hàm có sẵn.

3

Mục đích và yêu cầu của môn học Mục đích:- Giúp bạn làm quen với cách xử lí dữ liệu bằng bảng tính

điện tử, ứng dụng nó trong việc lập bảng lương, hồ sơ nhân viên, khách hàng và các phiếu chi thu, nhập xuất, nhật ký chứng từ, các bảng trích ngang,…

- Cung cấp cho bạn cách tạo bảng tính chuyên nghiệp trong việc lập kế hoạch dự trù trong kinh doanh sau đó có thể minh hoạ các số liệu đó bằng biểu đồ.

Yêu cầu:- Làm quen với các thành phần cơ bản của bảng tính Excel.- Biết cách tạo lập, tính toán, thống kê các số liệu.- Biết cách trình bày bảng tính và trình bày dữ liệu bằng biểu

đồ.

4

Chương 1: Các khái niệm cơ bản1.Cách khởi động và thoát:

Khởi động

- Cách 1: Start/Programs/Microsoft Excel

- Cách 2: Kích đúp lên biểu tượng Excel trên màn hình Desktop

- Cách 3: Start/Run/ gõ Excel. exe /Kích OK

Cách thoát:

- Cách 1: File/ Chọn Exit

- Cách 2: kích chuột vào dấu X trên góc phải màn hình

- Cách 3: Kích đúp vào biểu tượng Excel trên góc tría màn hình

- Cách 4: Alt+F4

5

2. Môi trường làm việc của Excel:

Thanh menu Thanh công cụ

Thanh công thức

Tên Sheet

Vùng làm việc

Thanh tiªu đề

6

3. Cửa sổ Workbook:Một Workbook tối đa 255 sheets.- Tạo mới: File/New- Lưu : File/Save- Mở : File/Open- Đóng: File/Close- Mỗt Sheets là một bảng tính. - Đổi tên Sheets:

- Kích chuột lên tên sheet. - Chọn Format/Rename hoặc Kích chuột phải lên tên

Sheets chọn Rename. Gõ tên mới/ Enter.

7

4. Cấu tạo một sheet:

Một sheet có 255 cột (Column) được đánh số bằng các kí tự chữ cái: A, B,. . .AA,AB. . . IV gọi là địa chỉ cột.

+ Một sheet co 65.536 hàng (Rows) được đánh số từ 1, 2, . . . 65536 gọi là địa chỉ hàng

+ Giao của hàng và cột là ô (cell). Một ô được thông qua <địa chỉ cột> và <địa chỉ hàng>.

Ví dụ: A1 (cột A dòng 1)

8

5. Đặt Password Vào menu File/ Chọn Save hoặc Save as.../Chọn Tools/ chọn

General Options.../ Đánh Password để mở và sửa cho WorkBook/Click Ok và nhập lại Password để xác nhận.

Hoặc vào Menu Tools/ProtectionProtect Sheets: Đặt mật khẩu cho SheetProtect Workbook: Đặt cho tệp (hay Work)Protect and Sharing WorkBook: Đặt mật khẩu và chia sẻ

WorkBook

9

Chương II. Nhập Liệu trong Excel

1. Cách nhập dữ liệu:- Kích chuột vào ô cần nhập

- Hoặc dùng các phím di chuyển đến ô cần nhập

- Kết thúc nhập có thể gõ Enter để xuống ô tiếp theo hoặc

Tab để sang ô bên cạnh.

- Muốn xuống dòng trong một ô nhấn Alt+Enter

- Nếu muốn xoá dữ liệu vừa nhập nhấn Esc

10

2. Các kiểu dữ liệu: Kiểu chuỗi (Label): Là một hoặc nhiều kí tự chữ và số. Không dùng

giá trị là Label để tính toán. Một Label có thể dài 32000 kí tự

Kiểu số (Number): Số có thể chứa các kí tự bao gồm: 0, 1, 2, 3, 4,

5, 6, 7, 8, 9. +, -, (), /, %, E, e. Excel xem ngày và thời gian như là số

do đó nếu chúng ta nhập thời gian và ngày tháng không hợp lệ nó sẽ

biến thành kiểu Label. Chúng ta có thể thay đổi kiều ngày tháng mặc

định của máy tính theo ý mình bằng cách:

- Chọn Start/Settings/Control Panel/ Chọn Regional Settings/Date và

khai báo lại kiểu ngày tháng

Công thức: Nếu một ô là kết quả của một công thức thì nó có dạng:

= công thứcVí dụ: =A8*B7

11

Trong kiểu công thức có thể kèm các hàm tính toánCác toán tử thường dùng:

Toán tử Tên toán tử Ví dụ Kết quả

+ Cộng =4+8 12

- Trừ =12-8 4

* Nhân =12*8 96

/ Chia =12/4 3

^ Mũ =8^4 4096

<, <=, =, =>, >, <>

So sánh =4>8 False

& Nối chuỗi =“Hồng”& “Nhung” HồngNhung

: Tham chiếu =Sum(B5:B15)

, Ngăn cách =Sum(B5:B9,D4:D8)

% Phần trăm =8*4% 0.32

12

Các báo lỗi thường gặp khi nhập công thức: #DIV/0!: Trong công thức có phép toán chia cho số 0. #N/A:(No Value Is Available) không có giá trị nào áp dụng #NUM!: Các con số trong công thức không hợp lý #REF!: Trong công thức có tham chiếu đến những ô không

tồn tại, hoặc đã bị xoá #VALUE!: Trong công thức dùng sai kiểu dữ liệu, như

cộng trừ các dữ liệu dạng chuỗi làm cho kết quả trở nên vô nghĩa

#NAME!: Sử dụng tên ô, vùng không hợp lý hoặc nhập dữ liệu dạng chuỗi không để trong nháy đôi “ ”

#NULL!: bạn đã chèn hai khu vực không giao tiếp nhau

13

3. Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối Địa chỉ tương đối:

Khi sao chép công thức có địa chỉ tương đối thì địa chỉ ô trong công thức sẽ được cập nhật và thay đổi thành địa chỉ tương đối khác

Địa chỉ tương đối được viết như sau:

=<địa chỉ cột><địa chỉ hàng> =B5 Địa chỉ tuyệt đối:

Khi sao chép công thức có địa chỉ tuyệt đối thì địa chỉ ô trong công thức không thay đổi

Địa chỉ tuyệt đối được viết như sau:

=$<địa chỉ cột>$<địa chỉ hàng> =$B5; =B$5; =$B$5

14

4. Chèn chú thích

Chèn chú thích vào ô:

- Xác định ô cần chèn chú thích

- Chọn Insert/Comment hoặc kích phải chuột lên ô cần chú thích

và chọn Insert comment. Gõ chú thích vào hộp .Kết thúc bằng

kích chuột ra khỏi comment

• Muốn chỉnh sửa lại chú thích chọn Edit Comment

• Hiện thị tất cả các chú thích: View/ Chọn Comment

• Muốn xoá chú thích: Chọn ô có chú thích, Vào Edit/ Chọn

Clear/ Chọn Comments

15

5.Chèn các Hyperlink(siêu liên kết)*Tạo liên kết đến một ô của Sheet khác trong Worbook-Chọn ô, hoặc một đối tượng cần tạo liên kết-Chọn Insert/ hyperlink/ Chọn Place in this DocumentType the cell reference: đánh địa chỉ ô cần tham chiếuTrong khung Or select a...: chọn Sheet cần tham chiếuClick OK

16

*Tạo liên kết đến đối tượng khác- Chọn ô cần chèn siêu liên kết- Chọn Insert/Hyperlink/Chọn Existing File or Web Page/ Chọn Recent Files, hoặc Browsed Pages, hoặc Inserted Links- Chọn tên tệp/Chọn OK*Tạo liên kết đến một tệp mới:- Chọn Insert/ hyperlink/ Chọn Create new Document- Name of new Document: Gõ tên tệp cần tạo - OK*Tạo liên kết gửi thư điện tử- Chọn Insert/ Hyperlink/ Chọn E- mail Address.- Gõ địa chỉ E- mail/ Chọn Ok- Khi Click vào siêu liên kết xuất hiện hộp thoại để soạn thảo e-mail

17

6. Xử lí dữ liệu: Xoá dữ liệu:

Chọn ô chứa dữ liệu cần xóa. Chọn Edit/Clear. Có 4 kiểu xoá:

All: Xoá toàn bộFormats: Chỉ xoá phần định dạng của ôContents: Chỉ xoá phần nội dung dữ liệu trong ôComments: Chỉ xoá phần chú thích của ô

Di chuyển hoặc sao chép dữ liệu:

Chọn ô hoặc vùng cần di chuyển (sao chép). + Di chuột nằm trên khung viền ngoài của khối ô

chọn, giữ chuột và kéo đến vị trí cần di chuyển đến (nếu sao chép vừa di chuột vừa giữ Ctrl)

+ Hoặc chọn Edit/Cut (hoặc Copy) xác định ô đến chọn Edit/Paste

18

7. Đánh dãy số tự động cho một cột

Nếu là một nhãn có kí tự số cuối cùng hoặc là dãy số thì

chúng ta có thể đánh tự động tăng dần bằng cách như

sau: Gõ vào ô đầu tiên giá trị đầu tiên của dãy.

Gõ vào ô thứ hai giá trị thứ hai của dãy.

Hiệu của hai ô này là giá trị bước nhảy của dãy.

Chọn cả hai ô.

Kích chuột vào dấu hình vuông ở góc ô.

Giữ và kéo chuột đến hết dãy

Hoặc vào Edit/chọn Fill/chọn series

19

Chương 3. Định dạng

1. Cố định hàng, cột như tiêu đề: Khi dữ liệu nhiều thì chúng ta nên cố định hàng và

cột để dễ nhận dữ liệu quan sát.

Xác định vị trí ô sáng nằm phía dưới các hàng và

nằm bên phải các cột cần giữ lại như tiêu đề

Chọn Window/ Freeze Panes (Muốn bỏ thì chọn

Unfreez Panes)

20

2. Chèn ô, chèn dòng, chèn cột Chèn ô:

Chọn Insert/cells/ Hộp thoại chèn ô, hàng, cột hiện ra.• Chọn Shift cells right :Chèn khối ô và đẩy dữ liệu sang phải bắt

đầu từ cột đầu tiên khối ô chọn• Shift cells down: Chèn khối ô và đẩy dữ liệu xuống dưới bắt đầu

từ hàng đầu tiên trong khối ô chọn Chèn dòng:

Chọn vị trí hàng cần chèn. Chọn Insert/RowsHoặc kích chuột phải lên hàng cần chèn chọn Insert Rows

Chèn cột:

Chọn vị trí cột cần chèn. Chọn Insert/ColumnHoặc kích phải chuột lên cột cần chèn chọn Insert Column

Chèn thêm Sheet mớiVào Insert/ WorkSheetHoặc Click chuột phải tại tên một WorkSheet/ Chọn Insert

21

3. Định dạng đường lưới:Đánh dấu vùng cần định dạng: Vào Format/cells/. Hoặc

kích chuột phải chọn Format cells…• Number: Kiểu dữ liệu

• Text Alignment: Kiểu hiển thị văn bản

• Pattern: Đặt màu nền

• Boder: Định nét lưới

• Protection: Bảo vệ

• Tắt tất cả đường lưới: • Tools/Option/View• Sau đó bỏ check tại Gridlines

22

4. Thay đổi thuộc tính hàngĐánh dấu hàng

Thay đổi độ cao hàngChọn Format/Row/Height

ẩn hàngChọn Format/Row/Hide

Hiện lại hàngChọn Format/Row/Unhide

23

5. Thay đổi thuộc tính cộtĐánh dấu cột

Thay đổi độ rộng cộtChọn Format/Column/Width

ẩn cộtChọn Format/ Column /Hide

Hiện lại cộtChọn Format/ Column

/Unhide

24

6. Quy định dữ liệu hiển thị trong ôChọn cột hoặc ô cần quy

định kiểu hiển thị Chọn Format/Cells/Chọn

Tab Alignment Left: Trái sang Right: Phải sang Center: Giữa

Muốn viết trên nhiều ô Chọn Wrap text

Muốn thay đổi hướng chữ: Chọn các hướng trong hộp thoại

Orientation

25

7. Quy định kiểu dữ liệu trong ôĐánh dấu cột cần quy

định kiểu dữ liệuChọn Format/CellsChọn Number

Number: số Currency: tiền tệ Date: Ngày tháng Time: Thời gian . . .

Hay chọn Custom để tự đặt kiểu dữ liệu

26

8.Sắp xếp DL•S¾p xÕp d÷ liÖu trªn mét cét•S¾p xÕp trªn nhiÒu cét:- Tõ Menu Data, chän Sort-> hép tho¹i Sort hiÖn ra- Chän tr êng chÝnh ®Ó s¾p xÕp trong hép danh s¸ch th¶ xuèng Sort by. §ång thêi chän kiÓu s¾p xÕp+ Ascending: t¨ng dÇn.+ Descending: gi¶m dÇn.- ë phÇn Then by thø nhÊt, chän cét thø hai cho viÖc s¾p xÕp- ë phÇn Then by thø hai, chän cét thø ba cho viÖc s¾p xÕp- Chän Header row ®Ó s¾p xÕp c¶ dßng tiªu ®Ò, No header row ®Ó bá dßng tiªu ®Ò.NhÊn OK ®Ó s¾p xÕp

27

9. Tính năng AutoFormatTự động định dạng theo một số khuôn mẫu định sẵn Đánh dấu vùng cần định dạng Vào Format/AutoFormat Chọn một trong những mẫu có sẵn, hoặc chọn Options để đặt lại

một sô thuộc tính

28

10. Định dạng theo yêu cầu Vào Format/Conditional Formating Chọn các biểu thức toán học,đánh các giá trị tương ứng,

chọn Format để định dạng lại. Click Ok

29

Ví dụ Tại cột LCB những người 1300<= và <=1600 có màu đỏ Tại cột Luong những người =>30000 có màu đỏ

30

Ch ¬ng 4: Hµm trong ExcelKh¸i niÖm: Hµm lµ d¹ng c«ng thøc ® îc viÕt s½n ®Ó gióp tÝnh to¸n nhanh

h¬n. TÊt c¶ c¸c hµm ®Òu cã d¹ng tæng qu¸t nh sau: =<tªn hµm>(danh s¸ch ®èi sè)

Tªn hµm: Lµ tªn c¸c hµm do Excel qui ®ÞnhDanh s¸ch ®èi sè cã thÓ nhËn: + C¸c gi¸ trÞ sè + Danh s¸ch c¸c « + §Þa chØ « + Tªn c¸c vïng + C¸c c«ng thøc + C¸c hµm

Tªn hµm ko ph©n biÖt ch÷ hoa, th êng§èi sè ®Æt trong dÊu ngoÆc ®¬n, gi÷a c¸c ®èi sè c¸ch nhau

dÊu(;) hoÆc(,). NÕu dÊu chÊm (.) ng¨n c¸ch c¸c nhãm sè hµng ngh×n vµ dÊu phÈy(,) ng¨n c¸ch phÇn thËp ph©n Th× trong c¸c hµm, dÊu chÊm phÈy(;) ng¨n c¸ch gi÷a c¸c ®èi sè. Ng îc l¹i th× dÊu phÈy(,) ng¨n c¸ch gi÷a c¸c ®èi sè

31

I. Nhãm hµm sè:1. Hµm ABS(Sè):-> LÊy gi¸ trÞ tuyÖt ®èi cña mét sèVÝ dô: =2+ASB(-5.2) -> KÕt qu¶ lµ: 7.22. Hµm INT(Sè): -> LÊy phÇn nguyªn cña mét sè.VÝ dô: = INT(6.7) -> KÕt qu¶: = 63. Hµm MOD(Sè bÞ chia, sè chia)-> LÊy gi¸ trÞ d cña phÐp chiaVÝ dô: = MOD(10,3) -> KÕt qu¶: =14. Hµm ROUND(Sè cÇn lµm trßn, sè lÎ):-> Lµm trßn sèVÝ dô: = Round(15.3524,2) -> KÕt qu¶: = 15,35 = Round(15.813,0) -> =16 =Round(15268.534,-3) ->150005. Hµm SQRT(Sè):-> LÊy c¨n bËc haiVÝ dô: = SQRT(16) -> =4

32

6. Hàm Cos(x), sin(x), tan(x): ->Lấy cos, sin, tang của tham số xVí dụ: Cos(75)-> kết quả:0,9217 đơn vị radian7. Hàm Power(x, y): ->Tính x mũ y8. Hàm Fact(n)-> Tính n giai thừa9. Hàm Product(x,y,…)-> Tính tích x*y*...(Tối đa đến 30 tham số)10. Hàm Ln(n)-> LÊy loganepe cña sè n11. Hàm Log(n,m)->Logarit c¬ sè m cña n12. Hàm Log10(n): ->Logarit thËp ph©n cña n

33

II. Nhãm hµm thèng kª:1. Hµm Average(Sè thø nhÊt, sè thø hai,…)-> TÝnh b×nh qu©n cña c¸c sè trong ngoÆcVÝ dô: = AVERAGE(4,6,8,10) -> = 72. Hµm COUNT(Gi¸ trÞ 1, gi¸ trÞ 2,…)-> §Õm c¸c phÇn tö kiÓu sèVÝ dô:COUNT(B1:B4) -> =3§Õm c¸c phÇn tö kiÓu sè trong vïng B1:B43. Hµm COUNTA(Gi¸ trÞ1, gi¸ trÞ 2,…)-> §Õm c¸c phÇn tö cã d÷ liÖuVÝ dô: CountA(A1:B8) ->KÕt qu¶: 12

34

4. Hµm MAX - MIN(Sè thø nhÊt, sè thø hai,…)

-> LÊy sè lín nhÊt, nhá nhÊt trong ngoÆc.

VÝ dô:Max(B2:B6) -> =28

Min(B2:B6) ->= 4

5. Hµm SUM(Sè thø nhÊt, sè thø hai,…)

-> TÝnh tæng c¸c sè

VÝ dô: Sum (B2:B5) -> = 286. Hµm Rank(x,ref, order) ->Hµm xÕp thø h¹ng. Trong ®ã: + x: lµ gi¸ trÞ cÇn x¸c ®Þnh thø h¹ng + Ref: Vïng cÇn x¸c ®Þnh thø h¹ng. Vïng nµy lu«n ®Ó trong ®Þa chØ tuyÖt ®èi + Order: kiÓu s¾p xÕp thø h¹ng NÕu Order=0: xÕp theo chiÓu gi¶m dÇn NÕu order=1 : xÕp theo chiÒu t¨ng dÇn

35

III. Nhãm hµm chuçi:1.Hµm LEFT(Chuçi, sè ký tù muèn lÊy)-> LÊy c¸c ký tù phÝa bªn tr¸i cña chuçiVÝ dô: = LEFT(“TpHCM”,2) ->KÕt qu¶: Tp2. RIGHT(Chuçi, sè ký tù muèn lÊy)-> LÊy c¸c ký tù phÝa bªn ph¶i cña chuçivÝ dô: = RIGHT(“TpHCM”,3) -> KÕt qu¶: HCM3. MID(Chuçi, m, n)-> LÊy tõ tr¸i qua ph¶i n ký tù tõ vÞ trÝ thø mVÝ dô: = MID(“Vu Thi Thu”,4,3) -> KÕt qu¶: Thi4. Hµm LEN(Chuçi)-> Tr¶ vÒ ®é dµi cña chuçiVÝ dô: LEN(Tin hoc) ->KÕt qu¶: 7

36

5. Hµm UPPER(Chuçi):

-> §æi chuçi thanh ch÷ in

VÝ dô: =Upper(“Lª V¨n” ->kÕt qu¶: L£ V¡N

6. Hµm LOWER(Chuçi):

-> §æi chuçi thµnh ch÷ th êng

VÝ dô: =LOWER(“Lª V¨n”) -> KÕt qu¶: lª v¨n

7. Hµm PROPER(chuçi)

-> §æi ký tù ®Çu thµnh ch÷ In

VÝ dô: = Proper(“vu thi thu”) -> kÕt qu¶: Vu Thi Thu

8. Hµm TRIM(Chuçi)

-> c¾t bá kho¶ng tr¾ng ë ®Çu vµ cuèi chuçi

VÝ dô: = Trim(“ Sè ®á” ) -> KÕt qu¶: =“Sè ®á”

37

9. Hµm Replace( <Chuçi 1>,m,n, <Chuçi 2>): ->Tõ vÞ trÝ thø m vµ lÊy ra n kÝ tù cña <Chuçi 1>. Thay vµo ®ã lµ <Chuçi 2>. VÝ dô =replace(“lª thu na”, 4,3,”Hoa”) ->Kq: lª hoa na 10. Hµm Rept(<btkÝtù>,n):-> Cho kÕt qu¶ lµ <btkÝtù> ® îc lÆp l¹i n lÇn. VÝ dô = rept(“Long”;3) ->Kq lµ LongLongLong

11.Hµm Search(<btkÝtù1>,<btkÝtù2>):

->Cho biÕt vÞ trÝ xuÊt hiÖn <btkÝtù1> trong <btkÝtù2>.

VÝ dô = Search(“TuÊn”,”nguyÔn TuÊn anh”)

-> Kq lµ 8

38

12.Hµm Concatenate(<chuçi1>;<chuçi2>;<chuçi3>...)->Dïng ®Ó nèi c¸c chuçi lµ <chuçi1><chuçi2><chuçi3>... l¹i víi nhau . VÝ dô = concatenate(“Loan”,” Son”) ->Kq lµ: Loan Son * HoÆc dïng to¸n tö & ®Ó ghÐp c¸c chuçi VÝ dô: “Mai “&”Ha” -> kq lµ Mai Ha

13. Hµm Value(<chuçi sè>)

-> Hµm ®æi chuçi d¹ng sè thµnh sè

39

IV. Nhãm hµm ®iÒu kiÖn1. Hµm IF(§iÒu kiÖn, gi¸ trÞ ®óng, gi¸ trÞ sai)-> Tr¶ vÒ gi¸ trÞ ®óng nÕu ®iÒu kiÖn ®óng, ng îc

l¹i tr¶ vÒ gi¸ trÞ saiVÝ dô: IF(C4>6,”Nhanh”,“ChËm”)2. SUMIF(Vïng1,“®iÒu kiÖn”, vïng2)-> TÝnh tæng c¸c « trong vïng 2 t ¬ng øng víi c¸c «

vïng 1 tho¶ m·n ®iÒu kiÖnVÝ dô: = SumIf(B4:B7,”>5”,C4:C7) -> KÕt qu¶:

=22

40

3. COUNTIF(Vïng,”®iÒu kiÖn”)

-> §Õm c¸c « tho¶ m·n ®iÒu kiÖn trong vïng

VÝ dô COUNTIF(B4:B7,”<5”) ->KÕt qu¶: =1

41

V. Nhãm hµm Date/Time1.Hµm Today (Th¸ng, ngµy,n¨m) -> Cho ngµy th¸ng hiÖn t¹i cña m¸yVÝ dô: §Ó tÝnh tuæi =int((today()-ns)/365)2.Hµm now(): ->Cho ra ngµy vµ giê hiÖn t¹i cña m¸y3.Hµm Month (Th¸ng, ngµy,n¨m)->Cho ra th¸ng cña <dl ngµy th¸ng>.VÝ dô: =month(“27/10/2005”): lµ 104. WEEKDAY (Th¸ng, ngµy,n¨m)-> tr¶ vÒ sè thø trong tuÇnvÝ dô Date(15/10/2005) ->KÕt qu¶: = 3

42

5.Hµm Day (Th¸ng, ngµy,n¨m)

-> Cho ra ngµy .VÝ dô = day(“27/10/2005”): lµ 276.Hµm Year (Th¸ng, ngµy,n¨m)

-> Cho ra n¨mVÝ dô =year(“27/10/2005”): lµ 20057.Hµm Hour(<dl giê>)->Cho ra giê. VD=HOUR("12:48:56") ->Kq lµ 128.Hµm Minute(<dl giê>)-> cho ra sè phót9.Hµm Second(<dl giê> ) ->Cho ra sè gi©y

43

VI. Nhãm hµm LOGIC1. Hµm AND(C¸c biÓu thøc ®iÒu kiÖn)-> Tr¶ vÒ gi¸ trÞ “Vµ” Logic( True hay False) cña c¸c biÓu thøc ®iÒu kiÖn.VÝ dô: = IF(AND(B4>5,E4=“A”),”§”,”H”)-> nÕu B4 lín h¬n 5 vµ(AND) E4 lµ A th× cho kÕt qu¶ lµ”§”, ng îc l¹i cho kÕt qu¶ lµ”H”

44

2. Hµm OR(C¸c biÓu thøc ®iÒu kiÖn):

-> Tr¶ vÒ gi¸ trÞ “HoÆc”Logic(True hay False) cña biÓu thøc ®iÒu kiÖn.

VÝ dô: =IF(OR(B4<5,C4<1),”Kh«ng ®¹t”,”§¹t”)

->nÕu B4 nhá h¬n 5 hoÆc(OR)C4 nhá h¬n 1 th× cho kÕt qu¶ lµ “Kh«ng ®¹t”, ng îc l¹i sÏ cho kÕt qu¶ lµ “§¹t”

3. Hµm NOT(C¸c biÓu thøc ®iÒu kiÖn):

-> Tr¶ vÒ gi¸ trÞ “Kh«ng” Logic(True Hay False) cña c¸c biÓu thøc ®iÒu kiÖn.

VÝ dô: =IF(AND(B4)>5, NOT(C4=0)),”§”,”H”)

-> nÕu B4 lín h¬n 5 vµ C4 b»ng 0 th× kÕt qu¶ lµ”§”, ng îc l¹i sÏ xho kÕt qu¶ lµ”H”

45

A Not A

T F

F T

A B A Or B

T T T

T F T

F T T

F F F

A B A And B

T T T

T F F

F T F

F F F

46

VII. Nhãm hµm t×m kiÕm

1. VLOOKUP(x, vïng tham chiÕu,n,0):

-> T×m gi¸ trÞ x ë cét thø nhÊt trong vïng tham chiÕu vµ lÊy gi¸ trÞ t ¬ng øng ë cét thø n.

VÝ dô: LËp c«ng thøc cho « C13 nh sau:

=VLOOKUP(B13,$A$2:$B$5,2,0) -> KÕt qu¶: S¾tT×m mét gi¸ trÞ b»ng gi¸ trÞ cña

«13 trong cét thø nhÊt cña vïng A2:B5 vµ lÊy gi¸ trÞ t ¬ng øng ë cét thø 2

47

2. Hµm HLOOKUP(x, vïng tham, n, 0):

->T×m gi¸ trÞ x ë dßng thø nhÊt trong vïng tham chiÕu vµ lÊy gi¸ trÞ t ¬ng øng ë dßng thø n

VÝ dô: LËp c«ng thøc cho « D13:

= HLOOKUP(B13,$A$7:$D$8,2,0)

-> kÕt qu¶: D13= 100

CY: Trong c«ng thøc trªn nªn ®Æt

gi¸ trÞ tuyÖt ®èi cho ®Þa chØ vïng ®Ó

kh«ng bÞ thay ®æi khi sao chÐp.

48

3.Hµm Choose(n,<danh s¸ch c¸c gi¸ trÞ>)->LÊy ra gi¸ trÞ thø n trong <danh s¸ch c¸c gi¸ trÞ> tõ bªn tr¸iVÝ dô = choose(3, 200,300,400,500,700): kq lµ 4004. Hµm Index(): cã hai d¹ng* D¹ng 1: = Index(<vïng cÇn t×m>,<dßng>,<cét>): ->kq lµ gi¸ trÞ cña « øng víi dßng vµ cét cña vïng cÇn t×m, trong ®ã<dßng> vµ cét : lµ dßng , cét trong vïng cÇn t×m* D¹ng 2: = index((<c¸c vïng cÇn t×m>),<dßng>,<cét>,<sè thø tù vïng>)

49

VIII. Các hàm tài chính1. H1. Hµmµm PV( PV(RateRate, , NperNper, , PmtPmt, , Fv, TypeFv, Type):):

Tính số tiền phải bỏ ra để đầu tư vào một việc nào đó(trả Tính số tiền phải bỏ ra để đầu tư vào một việc nào đó(trả về trị giá đầu tư lúc đầu kỳ)về trị giá đầu tư lúc đầu kỳ)

–RateRate : Lãi suất trong một khoảng thời gian : Lãi suất trong một khoảng thời gian

–NperNper : Tổng số các khoảng thời gian đầu tư : Tổng số các khoảng thời gian đầu tư

–PmtPmt : Số tiền thu được trong một khoảng thời gian thường kỳ : Số tiền thu được trong một khoảng thời gian thường kỳ

–FvFv : Số tiền có được trong tương lai sau tổng số khoảng thời : Số tiền có được trong tương lai sau tổng số khoảng thời gian gian NperNper

–TypeType : Giá trị logic, xác định khoản thanh toán xuất hiện đầu kỳ : Giá trị logic, xác định khoản thanh toán xuất hiện đầu kỳ (=1) hay cuối kỳ (= 0 hoặc bỏ trống)(=1) hay cuối kỳ (= 0 hoặc bỏ trống)

50

VÝ dô: Bµi to¸n nh sau:

TÝnh tæng sè tiÒn t ¬ng ® ¬ng b¹n ph¶i tr¶ lóc ®Çu kú(thay v× tr¶ gãp), ®Ó mua tr¶ gãp chiÕc xe víi kho¶n chi th êng kú lµ $220 mçi th¸ng vµ trong 4 n¨m(48 th¸ng) víi l·i suÊt 9%?= PV(0.09/12,48,220)KÕt qu¶: $8,840.650 Cã nghÜa lµ nÕu b¹n cã tiÒn mÆt vµ tr¶ TiÒn mét lóc lµ $8,840.65, cßn nÕu b¹n tr¶ gãp, th× ph¶i tr¶ $220*48 th¸ng=$10,560

51

2. 2. Hµm Hµm FV(FV(RateRate, , NperNper, , PmtPmt, , PVPV, , TypeType):):

Tính số tiền có được sau thời gian Tính số tiền có được sau thời gian Nper,Nper, với lãi suất với lãi suất Rate (tính theo năm)Rate (tính theo năm), khi đầu tư một số tiền , khi đầu tư một số tiền PVPV (Trả về gí (Trả về gí trị được hưởng ở cuối kỳ đầu tư)trị được hưởng ở cuối kỳ đầu tư)

–RateRate : Lãi suất trong một khoảng thời gian : Lãi suất trong một khoảng thời gian

–NperNper : Tổng số các khoảng thời gian đầu tư : Tổng số các khoảng thời gian đầu tư

–PmtPmt : Số tiền lãi thu được trong một khoảng thời gian : Số tiền lãi thu được trong một khoảng thời gian

–PvPv : Số tiền phải bỏ ra để đầu tư vào việc nào đó. : Số tiền phải bỏ ra để đầu tư vào việc nào đó.

–TypeType : Giá trị logic, xác định khoản thanh toán xuất hiện đầu kỳ : Giá trị logic, xác định khoản thanh toán xuất hiện đầu kỳ (=1) hay cuối kỳ (= 0 hoặc bỏ trống)(=1) hay cuối kỳ (= 0 hoặc bỏ trống)

52

VÝ dô: Bµi to¸n nh sau: B¹n ®Çu t lóc ®Çu lµ: $2000(Pv).Vµ chi thªm mçi th¸ng lµ: $100 trong 5 n¨m(60 th¸ng).Víi l·i suÊt 8% mét n¨mTÝnh gi¸ trÞ ® îc h ëng ë cuèi kú?=FV(0.08/12,60,100,2000,1) KÕt qu¶: $10,376.36NghÜa lµ b¹n sÏ ® îc h ëng: $10,376.36. Thay v×, nÕu kh«ng tÝnh l·i lµ: $2,000+$100*60 th¸ng=$8,000

($ 21,094.38)

53

3.Hµm PMT() : ->T×m sè tiÒn ph¶i tr¶ trong mçi th¸ng khi vay ng©n hµng(Trả về khoản chi trả thường kỳ cho một niªn khoản)VÝ dô:

Bµi to¸n nh sau: + §ang vay ng©n hµng mét kho¶n lµ:

50.000.000 ®ång+ L·i suÊt hµng n¨m lµ 7.5%+ §Ó tr¶ dÇn hµng th¸ng trong vßng 10 n¨m

- VËy ph¶i tr¶ mçi th¸ng cho ng©n hµng víi sè tiÒn lµ bao nhiªu?Ta sö dông hµm PMT nh sau: =PMT((7.5%/12),120,50000000) ->593,508.85=$600.000

54

4.Hµm NPER() : -> T×m sè th¸ng ph¶i tr¶ mét kho¶n tiÒn cè ®Þnh khi vay ng©n hµng (tr¶ vÒ sè kú kho¶n cña mét ®Çu t ) VÝ dô:

Bµi to¸n nh sau: + §ang vay ng©n hµng mét kho¶n lµ:

50,000,000 ®ång+ L·i suÊt hµng n¨m lµ 7.5%+ Ph¶i tr¶ dÇn hµng th¸ng mçi th¸ng lµ

2,000,000- VËy ph¶i mÊt bao nhiªu thêi gian ®Ó tr¶ hÕt cho ng©n hµng sè tiÒn trªn?Ta sö dông hµm NPER nh sau: = NPER((7.5%/12),-2000000,50000000) --> GÇn 28 th¸ng -> 2 n¨m 4 th¸ng

Chó ý: C¸c gi¸ trÞ b¹n chi lµ ©m(-); B¹n nhËn ® îc lµ d ¬ng(+)

55

B¶ng trî gióp sö dông hµm.Click biÓu t îng Paste Function fx trªn thanh c«ng cô ®Ó lùa chän hµm muèn sö dông.-Trong hép tho¹i Paste Function, Click chän tªn nhãm hµm trong khung Function Category nh : + All: TÊt c¶ c¸c hµm+ Financial: Nhãm hµm tµi chÝnh+ Date& Time: Ngµy vµ giê+ Lookup….: Nhãm hµm t×m kiÕm+….- Tªn c¸c hµm trong nhãm sÏ hiÖn thÞ khung Function name, có ph¸p cña hµm vµ h íng dÉn sö dông sÏ hiÖn thÞ bªn d íi.- Sau khi chän tªn hµm cÇn dïng, Click nót OK vµ nhËp c¸c th«ng sè tham biÕn cÇn thiÕt.

56

Chương 5: Biểu ĐồI. Giới thiệu về biểu đồ1. Biểu đồ(Chart):

Là biểu diễn các con số, dữ liệu bằng hình ảnh, để người đọc nắm bắt được các thông tin một cách trực quan

2. Khối dữ liệu:

Để tạo được biểu đồ cần có ít nhất 2 ô dữ liệu số khác nhau

3. Các thành phần của biểu đồ:

- Chart Title: Tiêu đề của biểu đồ

- X Title: Tiêu đề trục X

- Y Title: Tiêu đề trục Y

- Category label: Tiêu đề dữ liệu số

- Data Series: Đường biểu diễn của biểu đồ

- Legend: Dãy dữ liệu so sánh

57

Thông thường để tạo một biểu đồ cần thực hiện các bước sau:B1: Đánh dấu vùng dữ liệu cần so sánh bằng biểu đồB2: Chọn Insert/Chart hoặc Click biểu tượng trên thanh công cụB3: Thực hiện 4 bước sau trong cưa sổ Chart Winzard như sau:Có các loại biểu đồ:- Column: Cột- Bar: thanh ngang- Line: đường kẻ- Pie: rẻ quạt-….

58

Bước 1: Chọn kiểu cho biểu đồ- Chọn loại biểu đồ trong khung Chart type- Chọn dạng biểu đồ trong khung Chart sub-type- Sau khi chọn xong click Next

59

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu nguồn- Định lại vùng dữ liệu trong khung Data range- Chọn dạng biểu đồ lấy dữ liệu theo dòng(Row) hoặc theo cột(Column)

60

Bước 3: Nhập tiêu đề cho biểu đồ trong khung Chart title, và các thuộc tính khácSau đó chọn Next

61

Bước 4: Chọn Sheet để đặt biểu đồ- As new sheet: ở bảng tính mới- As object in: ở bảng tính hiện hành- Chọn Finish để kết thúc

62

Ví dụ:

63

II. Hiệu chỉnh biểu đồ Di chuyển: click & drag đối tượng Thay đổi kích cỡ: đưa chuột đến một trong các góc của đối

tượng, click và kéo để thay đổi Định dạng kiểu chữ và màu nền:

Chọn Format/ Selected… hoặc double click trên đối tượng đó.

Chọn Font để định dạng kiểu chữ

Chọn Patterns để định dạng lại màu nền hoặc chọn bảng màu trên thanh Drawing

• Xoá: Right click trên đối tượng và chọn Clear hoặc chọn đối tượng và gõ phím Delete

64

Ch ¬ng 6C¬ së d÷ liÖu trong EXcel

Khái niệm cơ sở dữ liệu trong ExcelKhái niệm cơ sở dữ liệu trong Excel

- Mỗi Sheet hoặc WorkBook được coi là một cơ sở dữ liệu- Mỗi Sheet hoặc WorkBook được coi là một cơ sở dữ liệu

- Một loạt các dòng trên Sheet, mỗi dòng chứa các dữ liệu liên quan đến - Một loạt các dòng trên Sheet, mỗi dòng chứa các dữ liệu liên quan đến nhau để mô tả một đối tượng nào đó. Các dòng đó gọi là danh sáchnhau để mô tả một đối tượng nào đó. Các dòng đó gọi là danh sách

- Dòng đầu tiên phải là - Dòng đầu tiên phải là tiêu đề cộttiêu đề cột

- Cột trong danh sách gọi là - Cột trong danh sách gọi là trườngtrường

- Dòng trong danh sách gọi là - Dòng trong danh sách gọi là bản ghibản ghi

65

Kh¸i niÖm c¸c vïng d÷ liÖu:

1. Vïng d÷ liÖu(Database):

Lµ vïng c¬ sá d÷ liÖu gåm Ýt nhÊt 2 dßng(Row). Dßng ®Çu tiªn chøa c¸c tiªu ®Ò cét(Field Name), c¸c dßng cßn l¹i chøa d÷ liÖu gäi lµ mÈu tin(Record).

2. Vïng tiªu chuÈn(Criteria):

Lµ vïng tiªu chuÈn chøa ®iÒu kiÖn ®Ó t×m kiÕm, xo¸, rót trÝch hay trÝch läc. Vïng nµy gåm Ýt nhÊt 2 dßng. Dßng ®Çu chøa tiªu ®Ò, c¸c dßng cßn l¹i chøa ®iÒu kiÖn.

3. Vïng rót trÝch(Extract):

Lµ vïng d÷ liÖu chøa c¸c mÈu tin cña d÷ liÖu (Database) tho¶ m·n ®iÒu kiÖn vïng tiªu chuÈn

66

I. Sö dông Form ®Ó nhËp liÖu B1: T¹o cÊu tróc cña b¶ng B2: Vµo menu Data/Form

New: T¹o b¶n ghi míi Delete: Xãa b¶n ghi hiÖn

thêi Restore: Phôc håi b¶n ghi

võa xãa: Find Prev : HiÓn thÞ b¶n ghi

tr íc b¶n ghi hiÖn thêi Find Next: HiÓn thÞ b¶n ghi

sau b¶n ghi hiÖn thêi Criteria: §iÒu kiÖn Close: §ãng Form l¹i

67

II.Quy định việc nhập dữ liệu cho các ôĐể hạn chế việc nhập sai dữ liệu, ta đặt lại giới hạn của dữ

liệu và đưa ra thông báo. Cách làm như sau:- Vào menu Data/ chọn Validation- Lựa chọn thuộc tính và đặt lại các hạn chế của dữ liệu

trong Tab Settings- Đặt thuộc tính hiện thị thông

báo trong quá trình nhập liệu

trong Tab Input Mesage - Đưa ra các thông báo nhập

sai dữ liệu trong Tab Error Alert

68

Ví dụ:1. Hiện thông báo ngăn cản việc nhập dữ liệu, nếu nhập sai. Chọn menu Data/Validation/Setting, trong Allow chọn List,chọn Source chọn một vùng dữ liệu.Trong Tab Error Alert, chọnStop trong Style và nhập thông báo như sau:Title: “Thông báo!”Error Message: “Không có hàng này trong danh mục.”2. Quy định cột Don gia là sốnguyên, có giá trị>500 và<1500Trong Tab Setting, chọn Whole number trong Allow, đánh giá trị 500trong khung minmum,1500 trong khung maxmum. Trong Tab InputMessage nhập thông báo: Title: “Thông báo!”Input message:”Giá mặt hàng không quá 1500VNĐ.”

69

iII. Ph ¬ng ph¸p trÝch läc d÷ liÖu

1.Ph ¬ng ph¸p läc tù ®éng(Autofilter):

B1: § a trá chuét vµo « trongvïng cÇn trÝch läc

B2: Chän tr×nh ®¬n Data\Filter\Autofilter

B3: Khi ®ã c¸c nót mòi tªn xuÊt hiÖn ë c¸c cét trong vïng CSDl. KÝch vµo nót mòi tªn ®Ó chän c¸c gi¸ trÞ cña cét cÇn x¸c ®Þnh ®iÒu kiÖn trÝch läc

• Muèn hiÖn thÞ l¹i d÷ liÖu ban ®Çu . Chän Data\Filter\Show All.

• Muèn bá trÝch läc, chän tr×nh ®¬n D©t\Filter\Autofilter mét lÇn nòa.

70

2. Ph ¬ng ph¸p trÝch läc chi tiÕt(Advance Filter)B1: X¸c ®Þnh vïng d÷ liÖu(Database) vµ t¹o tr í vïng tiªu chuÈn(Criteria)

B2: Chän Data\Filter\Advanced Filter. NhËp vïng d÷ liÖu cÇn trÝch läc trong khung List range. NhËp vïng ®iÒu kiÖn trong khung Criteria range

B3: Click OK thùc hiÖn trÝch läc

VÝ dô: TrÝch läc danh s¸ch sinh viªn cã vïng d÷ liÖu A2:F8, vïng ®iÒu kiÖn lµ E12:E13

71

72

• Nếu có từ 2 điều kiện lọc trở lên- Các điều kiện đồng thời xảy ra: Viết trên một dòng (là phép And)- Các điều kiện hoặc xảy ra: Viết trên nhiều dòng (là phép Or)Ví dụ:TH1: Khu vuc=1 And DHoa=7TH2: DToan>=7 Or DLi>=8 Or DHoa>=8

73

IV. Ph ¬ng ph¸p trÝch rótB1: X¸c ®Þnh vïng d÷ liÖu(Database) vµ t¹o tr íc vïng tiªu chuÈn(Criteria) vµ vïng rót trÝch(Extract).

B2:§ a trá chuét vµo « bÊt kú trong vïng d÷ liÖu. Chon Data\Filter\Advanced filter. KiÓm chän vµo Copy to another location

B3:NhËp ®Þa chØ vïng d÷ liÖu cÇn trÝch vµo khung List range. NhËp vïng ®iÒu kiÖn trong khung Criteria range. NhËp ®Þa chØ « ®Çu cña vung rót trÝch trong khung Copy to

B4: Click OK

74

VÝ dô:

T¹o danh s¸ch c¸c sinh viªn cã vïng u tiªn lµ “B”

75

V.Sö dông SubTotals ®Ó tæ chøc CSDLKhi muèn thèng kª theo nhãm chóng ta dïng SubTotals

VÝ dô: Thèng kª theo khu vùc, theo lo¹i ®iÓm, theo ngµy th¸ng, theo mÆt hµng, …

C¸ch lµm nh sau:- §¸nh dÊu vïng CSDL cÇn thèng kª theo tæng - S¾p xÕp theo tr êng cÇn t¹o nhãm- Vµo menu Data/ SubTotals* §Æt c¸c lùa chän:- At each change in: Tr êng cÇn thèng kª- Use Function: Danh s¸ch c¸c hµm cã thÓ dïng ®Ó thèng kª- Add SubTotal to: VÞ trÝ ghi d÷ liÖu sau khi ®· thèng kª

76

Ví dụ:

77

VI. T¹o c¸c b¶ng Pivot- B¶ng Pivot lµ mét kh¶ n¨ng qu¶n lý d÷ liÖu cña Excel dïng ®Ó tæ chøc, ph©n tÝch,… theo yªu cÇu ®Æt ra.C¸c b íc ®Ó t¹o nh sau:B íc 1: Chän vïng d÷ liÖu ®Ó t¹o PivotVµo Data/ Pivot Table and Pivot Chart Report Sau ®ã chän NextXuÊt hiÖn hép tho¹i sau:

78

B íc 2: Chän vïng d÷ liÖuDïng chuét ®¸nh dÊu vïng d÷ liÖu cho chÝnh x¸c

79

B íc 3: Chän vÞ trÝ ®Ó l u b¶ng PivotNew worksheet: lưu ra một worksheet mớiExisting worksheet: lưu ngay tại worksheet đang làm việcChọn Finish

80

B íc 4: Thao t¸c trªn cöa sæ Pivot- Chän tªn tr êng lµm chøc n¨ng cét, b»ng c¸ch kÐo tªn tr êng vµo vïng Drop Column Fields Here- Chän tªn tr êng lµm chøc n¨ng dßng, b»ng c¸ch kÐo tªn tr êng vµo vïng Drop Row Fields Here- chän tr êng lµm chøc n¨ng kÕt qu¶, b»ng c¸ch kÐo tªn tr êng vµo vïng Drop Data Items Here

81

•S¾p xÕp l¹i c¸c tr êng trong b¶ng Pivot:

- Click vµo tªn tr êng trong b¶ng vµ di chuyÓn nã ®Õn c¸c vÞ trÝ míi. Cã thÓ xo¸ ®i c¸c tr êng kh«ng cÇn thiÕt b»ng c¸ch rª chóng tíi thanh c«ng cô Pivot Table

-NhËp c¸c tr êng míi bµng c¸ch rª tªn tr êng tõ thanh c«ng cô vµo b¶ng Pivot

•Thay ®æi hµm trong b¶ng Pivot:

-Theo mÆc ®Þnh hµm Sum ® îc dïng ®Ó céng c¸c gi¸ trÞ trong vïng Data cña b¶ng Pivit, nh ng b¹n cã thÓ thay ®æi hµm nµy b»ng c¸c b íc sau:

+ Double Click vµo « gãc bªn tr¸i trªn cña b¶ng Pivot, xuÊt hiÖn hép tho¹i sau:

82

+ Trong danh s¸ch Summarize by, chän hµm míi cÇn tÝnh

• §Þnh d¹ng d÷ liÖu trong Pivot:

- Chän « d÷ liÖu trong b¶ng Pivot

- NhÊn vµo nót Fields Setting(sè 1) trªn thanh c«ng cô Pivot table

-NhÊn vµo nót Number trong hép tho¹i Pivot Table Filed ®Ó më hép tho¹i Format Cells -> §Þnh l¹i d¹ng d÷ liÖu cho cét

- NhÊn OK ®Ó x¸c nhËn vµ ®ãng hép tho¹i

83

VII. HiÖn thÞ biÓu ®å Pivot Gièng nh c¸c b¶ng Pivot, c¸c biÓu ®å Pivot cã c¸c tr

êng ®éng ® îc tuú biÕn mµ b¹n cã thÓ rª qua l¹i tíi thanh c«ng cô Pivot Table vµ di chuyÓn kh¾p vïng biÓu ®å.

§Ó t¹o biÓu ®å Pivot, thùc hiÖn c¸c b íc sau:- NhÊn vµo mét « trong b¶ng mµ b¹n muèn chuyÓn

thµnh mét biÓu ®å Pivot- Tr ng diÖn thanh c«ng cô Pivot Table - Click vµo nót Chart Wizard(Sè 2)- B¹n cã thÓ tuú biÕn vµ ®Þnh d¹ng biÓu ®å, nh phÇn biÓu ®å cña Excel.

84

Ch ¬ng 7 In Ên trong excel

1. Xem tr íc khi in

- Click vµo biÓu t îng Print Review trªn thanh c«ng cô. HoÆc chän tr×nh ®¬n File\Print Review- Chän vµo Margins ®Ó ®Æt l¹i kho¶ng c¸ch lÒ trªn, d íi, ph¶i, tr¸i b»ng c¸ch kÐo, hoÆc vµo File/chän Page Setup/ chän Tab Margins - Muèn phãng lín vÞ trÝ nµo click t¹i vÞ trÝ ®ã- Click nót Close ®Ó tho¸t.

85

2. §Þnh d¹ng trang in:- Khi muèn thay ®æi l¹i khæ giÊy trang in:Chän File\Page setup\Page- §Æt l¹i kiÓu in trong khung Orientation* Portrait: In ®øng.* Landscape: In ngang- §Æt l¹i khæ giÊy in hay kÝch th íc cña giÊy in trong khung Page Size

86

3.ChÌn tiªu ®Ò trang:- T¹o tiªu ®Ò ®Çu - cuèi cho mçi trang in:- Chän File/Page Setup/Header/FooterTrong khung Header vµ footer ®Òu cã chøa mét sè tiªu ®Ò chuÈn.- NÕu muèn t¹o tiªu ®Ò trang theo ý muèn, Click chän Custom Header hoÆc Custom Footer. Cã thÓ chÌn c¸c chuçi ký tù, ký hiÖu, hay tªn, ngµy giê hiÖn hµnh vµo khung bªn tr¸i, bªn ph¶i, hay ë gi÷a cña header hoÆc Footer b»ng c¸ch Click c¸c biÓu t îng:

87

X¸c ®Þnh font ch÷

§¸nh sè trang

In tæng sè trang trong tËp tin

Ngµy hiÖn hµnh

Giê hiÖn hµnh

Tªn th môc, ® êng dÉn vµ tªn tËp tin

Tªn tËp tin

ChÌn ¶nh

Tªn b¶ng tÝnh

88

4. Chän vïng in(Sheet):§Þnh vïng trang in vµ tiªu ®Ò b¶ng tÝnh:- Chän vïng in: File/Print area ®Ó x¸c ®Þnh ®Þa chØ vïng cÇn in trong b¶ng tÝnh.- NÕu muèn gi÷ l¹i tiªu ®Ò néi dung b¶ng tÝnh cho mçi trang in, khi ®ã cÇn x¸c ®Þnh ®Þa chØ dßng hay cét cÇn in l¹i trong khung: Row to repeat at top: dßng lËp l¹i ë ®Çu mçi trang.Column to repeat at left: cét cÇn lËp l¹i ë lÒ tr¸i.- Trong môc Print lùa chän mét sè thuéc tÝnh:+Gridline: In néi dung b¶ng tÝnh cã kÎ khung+Row and column heading: In tªn cét vµ dßng cña b¶ng tÝnh+Black and White: ChØ in ®en tr¾ng+Draft quality: ChÕ ®é in- Click OK ®Ó hoµn tÊt ®Þnh d¹ng trang in hoÆc cã thÓ Click Print ®Ó thùc hiÖn in.

89

5. Thùc hiÖn In:

- Chän File\Print…(HoÆc Ên Ctrl+P)

- Trong khung name: Chän lo¹i m¸y in

- All: ®Ó in c¸c trang

- Paga(s): ®Ó lùa chän trang cÇn in

- Print What: ®Ó in mét vïng

-Active Sheet(s) §Ó in b¶ng tÝnh hiÖn hµnh

- Number of copies: Chän sè trang cÇn in

-Click OK ®Ó thùc hiÖn in Ên.