1

Smetkovodstveni informacioni sistemi / Obrabotka na informacii

1

Obrabotka na

informaciiVOVED

Smetkovodstvenata funkcija e mnogu zna~ajna za uspe{noto funkcionirawe na dene{nite biznisi. Ovaa funkcija gi obezbeduva individuite i grupite vo i nadvor od kompanijata so relevantni informacii potrebni za donesuvawe na odluki. Ponekoga{ smetkovodstvoto se fokusira na informacii {to se brzo merlivi, no ne se tolku va`ni. Vo izu~uvaweto na smetkovodstvenite informacioni sistemi (SIS) bi trebalo da razmislite za onie informacii {to vsu{nost smetkovodstvoto gi obezbeduva (kreira) kako i za nivnata va`nost za organizacijata.

SIS e relativno nova oblast za izu~uvawe od strana na smetkovoditelite i studentite po ekonomija. Ova poglavje ke go zapo~neme so diskusija za toa {to opfa}a predmetot SIS. ]e nau~ite deka SIS pove}e se odnesuva na procesot na komunikacija vo smetkovodstvoto otkolku na procesite za merewe (vrednuvawe). Isto taka, }e prezentirame nekolku pri~ini zo{to e va`no izu~uvaweto na SIS.

IZU^UVAWE NA SMETKOVODSTVENITE INFORMACIONI SISTEMI

Vie ste na po~etokot na izu~uvawe na relativno nova i razli~na oblast vo smetkovodstvoto - smetkovodstveni informacioni sistemi. SIS kako oblast za izu~uvawe e edinstvena vo odnos na drugite smetkovodstveni disciplini. Vo nea akcentot e staven pove}e na kvalitativnite aspekti na obrabotkata na informacii otkolku na re{avawe na kvantitativnite problemi.

SIS ima dve glavni komponenti: finansisko smetkovodstvo i upravuva~ko smetkovodstvo. Va`na cel na finansiskoto smetkovodstvo e da ovozmo`i efikasna obrabotka na delovnite transakcii na kompanijata. Ova mu ovozmo`uva na menaxmentot da dobiva informativni finansiski izve{tai (bilans na uspeh, bilans na sostojba i izve{taj za pari~ni tekovi). Vo ova poglavje, isto taka, se objasneti i trite komponenti na smetkovodstvoto na menaxmentot. Toa se: (1) smetkovodstvoto na tro{oci, (2) smetkovodstvenoto planirawe i (3) razvoj na sistemite.

Mnogu predmeti povrzani so funkcioniraweto na biznisot imaat vlijanie vrz smetkovodstvoto. Tuka se vklu~eni: bihevioristi~kite analizi, kvantitativnite metodi i aktuelnite menaxment temi kako {to se TQM i rein`enerstvoto. Efektot na sekoj od ovie predmeti vrz smetkovodstvenata funkcija ke bidat kratko razgledani. Na kraj, }e vidime kakvo vlijanie imaat naprednite tehnologii na informacionata era vrz smetkovodstvenite informacioni potrebi.

1) SMETKOVODSTVENITE INFORMACIONI SISTEMI

KAKO PREDMET NA IZU^UVAWE

Vo na{eto izu~uvawe na SIS }e obrazlo`ime kakvo vlijanie imaat kompjuterite vrz rabotata na smetkovoditelite. Rabotata na smetkovoditelite do`ivea golemi promeni so novite dostignuvawa vo kompjuterskata tehnologija. ^asovite {to smetkovoditelite gi pominuvaa vo podgotvuvawe na smetkite od glavnata kniga sega gi koristat za razvivawe na ednostavni {iroko upotreblivi programi za da gi avtomatiziraat presmetkite. Ovie ~asovi sega mo`e da se iskoristat za analizirawe na kompjuterski - generiranite informacii a ne za nivna obrabotka. Kompjuterskata sposobnost da se spravi so vodeweto na rutinskoto knigovodstvo dovede do naglasen razvoj na smetkovodstvoto na menaxmentot. Smetkovoditelite oslobodeni od knigovodstvenite zada~i, sega se skoncentrirani na dizajn na sistemite, razvoj na smetkovodstvenite planovi i preporaki za idnite menaxerski aktivnosti vo mnogute operativni oblasti.

Se pogolemata kompjuterizacija, isto taka, ima vlijanie i vrz revizorite. Nivnata rabota deneska e dosta porazli~na vo odnos na minatoto, {to se dol`i na zgolemenata doverba vo kompjuterskite softveri za revizija kako i drugi pomo{ni revizorski tehniki. Ovie sredstva im ovozmo`uvaat na revizorite poefikasno da gi prou~at kompjuterskite autputi i procesi. Tradicionalnite smetkovodstveni firmi ~ii {to prihodi bile obezbeduvani preku vr{ewe na revizija i dano~na rabota sega se anga`irani vo drugi aktivnosti. Ovie aktivnosti vklu~uvaat pomo{ na klientite vo dizajniraweto i implementacijata na kompjuteriziraniot SIS, so namaluvawe na rizikot povrzan so kompjuteriziranite sistemi i dizajnirawe na kontroli za takvite sistemi.

Iako efektite od kompjuterizacijata se va`ni za izu~uvawe, su{tinata na SIS se odnesuva i na ne{to pova`no od kompjuterite. Zemete ja vo obzir slednava definicija: Smetkovodstvoto vklu~uva sobirawe, merewe i prenesuvawe na ekonomskite informacii za organizacijata. Pogolem del od smetkovodstvenite dejstva se naso~eni na merewe na ekonomskite informacii. Na primer, vo upravuva~koto smekovodstvo (smetkovodstvo na tro{ocite) studentite u~at kako da gi presmetuvaat proizvodnite tro{oci. Vo finansiskoto smetkovodstvo, materijalot prvenstveno se odnesuva na merewe na vrednosta na sredstvata, obvrskite, prihodite i rashodite. Vo izu~uvaweto na SIS fokusot e na sobiraweto na podatoci i na prenesuvaweto na informacii. Va`no e deka stanuva zbor za proces na komunikacija, a ne proces na merewe. Procesot na komunikacija na SIS vklu~uva sobirawe, ~uvawe, organizirawe, obrabotka, obezbeduvawe i izvestuvawe na smetkovodstveni informacii. Vo ovaa kniga }e pro~itate za site ovie ~ekori vo detali. Isto taka }e nau~ite i za prirodata na smetkovodstvenite informacii koi im se potrebni na razli~nite tipovi na organizacii. Organizaciite ne se srodni. Kako {to informaciite stanuvaat se pokompleksni, smetkovoditelite mora da se zapoznaat so poedine~nite vidovi na informacii povrzani so specifi~nite tipovi na pretprijatija. Primeri za specijalni organizacii se neprofitnite organizacii, grade`nite pretprijatija, profesionalnite uslugi, proda`bata na malo i organizaciite za zdravstvena gri`a. Niz tekstot }e bidat dadeni primeri za povrzanosta na SIS so razli~ni vidovi na preprijatija.

2) PRI^INI ZA IZU^UVAWE NA SMETKOVODSTVENITE

INFORMACIONI SISTEMI

Postojat pove}e pri~ini za izu~uvawe na SIS od strana na studentite po smetkovodstvo i golemite biznismeni. Za da se uspee vo dene{nata informaciona era od vitalno zna~ewe e smetkovodstvoto da se razbere kako informacionen sistem. Informacijata e se poskapoceno dobro koe e neophodno za organizacijata efikasno da funkcionira, ili voop{to za nejzinoto egzistirawe. Na primer, zamislete kolku dolgo }e mo`e edna banka da funkcionira ako nema informacii za sostojbata na svojot(te) klient(i). Zatoa, poradi potrebite na mnogu organizacii za informacii neophodni za nivnoto funkcionirawe, uslu`nite pretprijatija za obezbeduvawe na informacii stanaa mnogu va`en produkt na sovremenata (na{ata) ekonomija. Uslugite koi {to ovie ptretprijatija gi nudat vklu~uvaat zabrzuvawe na smetkovodstvenite procesi na klientot, dizajnirawe na nov podato~en sistem ili, pak, revizija na kompleksniot kompjuteriziran SIS. Skoro sekoga{, ovie organizacii zavisat od kreirawe (proizvodstvo) na informacii.

Izu~uvaweto na SIS im ovozmo`uva na studentite po smetkovodstvo podobro da go razberat smetkovodstveniot proces kako i site delovni procesi {to se odvivaat vo organizacijata. Razbiraweto na delovnite procesi go podobruva donesuvaweto na odluki od strana na menaxmentot. Mnogu ~esto vo organizaciite, sekoj vraboten e svesen za negovite rabotni odgovornosti kako i za sevkupnite funkcii na sektorot na koj {to mu pripa|a vraboteniot. No, retko e da se pronajde nekoj vo organizacijata koj e zapoznaen so tekot na site informacii vo celata organizacijata. Sepak, koga menaxerite donesuvaat odluki, mnogu e va`no da bidat zapoznaeni so informacionite procesi. Ako, na primer menaxerot ne znae kakvi podatoci vklu~uva izve{tajot za ostvarenata proda`ba kako }e mo`e da oceni dali proda`bata e mala ili golema? Mo`ebi se pretstaveni podatocite koi gi poka`uvaat razlikite vo nivoto na proda`ba vo razli~ni vremenski periodi, a ne podatocite koi se odnesuvaat na toa koi proizvodi ili uslugi se prodadeni.

U{te edna pri~ina za izu~uvawe na SIS se odnesuva na kompleksnosta na dene{noto delovno opkru`uvawe. Se pogolemata konkurencija e pri~ina organizaciite da baraat na~ini za {to e mo`no poefikasno funkcionirawe. SIS se mnogu pove}e otkolku samo kompjuterizirano knigovodstvo. Zamislete, na primer, SIS implementiran vo Dennys, Inc. za podobruvawe na smetkite za pari~ni tekovi, tro{ocite na rabotnata sila, inventarot i produktivnosta. Noviot sistem }e i ovozmo`i na kompanijata pristap do detalni podatoci za ostvarenata proda`ba na site restorani, kontrola na tro{ocite na rabotnata sila kako i na site drugi tro{oci i sekako namaluvawe na kancelariskata rabota t.e. paperwork. Smetkovoditelite i site drugi koi {to se zapoznaeni so SIS se vo dobra pozicija da go podobrat funkcioniraweto na kompaniite. Poznavaweto na delovnite procesi ovozmo`uva analizirawe na na~inite za nivno podobruvawe i zatoa organizaciite mo`at poefikasno da gi proizveduvaat i prodavaat svoite dobra ili uslugi.

Izu~uvaweto na SIS e posebno va`no za studentite koi sakaat da stanat revizori. Finansiskiot revizor ednostavno mora da bide zapoznaen so funkcioniraweto na kompjuteriziranite SIS. Zamislete nezavisen revizor koj vo planiraweto na revizorskiot anga`man, bez poznavawa za kompjuterite, se obiduva da go oceni rizikot povrzan so kompjuteriziraniot sistem. Internite revizori so solidni poznavawa na SIS, se postaveni da pomognat da se vospostavi kontrola vrz kompjuterskata obrabotka za da se za{titat informaciite koi gi kreira organizacijata. Skoro sekoja informacija generirana vo organizacijata, denes, doa|a od kompjuterite. Revizorite }e imaat golemi pote{kotii dokolku sakaat da ja ocenat validnosta na informaciite bez razbirawe na procesot koj gi kreira.

Mo`nosta za gradewe na kariera im e nakloneta na onie koi dobro go poznavaat funkcioniraweto na SIS. Ova se odnesuva na rabotnite mesta kako {to se tradicionalnite smetkovodstveni zanimawa vo ramkite na finansiskoto i smetkovodstvoto na menaxmentot i sekako rabotnite mesta kako {to se menaxment konsalting i revizija na informacionite sistemi. Konvencionalen smetkovoditel, nedovolno zapoznaen so kompjuterskiot softver vo smetkovodstvoto, nema da bide vo mo`nost da gi razbere smetkovodstvenite informacioni potrebi na, na primer, pretprijatie za trgovija na malo ili privatna kompanija. Samo smetkovoditel koj {to e zapoznaen so razli~nite vidovi na informacii koi im se potrebni na raznite tipovi na organizacii i koj ima poznavawa za toa kako funkcionira eden smetkovodstven softver mo`e da i pomogne na kompanijata da go pronajde soodvetnoto smetkovodstveno informaciono re{enie.

DEFINIRAWE I ANALIZA NA SMETKOVODSTVENIOT INFORMACIONEN SISTEM

Za da mo`e soodvetno da se definira i analizira SIS neophodno e najprvin da se definira poimot sistem. Vo definiraweto na sistemot }e gi opi{eme site podsistemi koi ja so~inuvaat organizacijata. Duri toga{ }e go definirame SIS i }e go sporedime so menaxment informacioniot sistem. Vo preostanatiot del }e se napravi sporedba me|u finansiskoto smetkovodstvo i smetkovodstvoto na menacmentot, dvete primarni komponenti na SIS.

1) DEFINIRAWE NA SMEKOVODSTVENITE INFORMACIONI SISTEMI

Sistem pretstavuva celina koja se sostoi od interaktivni delovi (podsistemi) koj nastojuva da postigne edna ili pove}e celi. Ovaa kniga go istaknuva delovniot entitet. Za da mo`e eden entitet da funkcionira efikasno i efektivno, negovite podsistemi mora da se vo interakcija. Vakvata interakcija se vospostavuva so prenesuvawe na relevantni informacii pome|u podsistemite.

Golemiot krug na slikata 1-1 go pretstavuva delovniot entitet. Vrvniot menaxment na kompanijata postavuva globalni celi koi se odnesuvaat na celata organizacija, kako {to se postignuvawe na zadovolitelno nivo na prihod, visokokvalitetno proizvodstvo i programa za minimalno zagaduvawe na okolinata. Internoto opkru`uvawe gi vklu~uva site podsistemi (departmani) koi {to }e pomognat vo postignuvawe na celite na kompanijata. Sekoj podsistem postavuva sopstveni specifi~ni operativni celi bazirani na celite na kompanijata. Entitetot funkcionira efikasno toga{ koga sekoj podsistem }e gi ostvari svoite celi, so {to }e pridonese za ostvaruvawe na celite na kompanijata. Delovniot entitetot, pak, }e funkcionira efektivno toga{ koga celite }e bidat postignati so minimalna upotreba na resursi vklu~uvaj}i go i vremeto. Za da mo`e organizacijata istovremeno da funkcionira i efikasno i efektivno, podsistemite mora postojano da se vo interakcija i da bidat pretpazlivi {to se odnesuva na vlijanijata od internoto i eksternoto opkru`uvawe.

Slika 1-1 Sistem na delovniot entitet

Podsistemite se vo interakcija i so nivnoto eksterno i interno opkru`uvawe preku prenosot na informaciite relevantni za donesuvawe na odluki vo sistemot. Podsistemot za kompjuterizirana obrabotka na informacii ja olesnuva vakvata komunikacija. Ovoj podsistem dobiva golema koli~ina na informacii od internoto i eksternoto opkru`uvawe na delovniot entitet. Ovie podatoci se klasificirani, obraboteni i preneseni preku izve{taite do drugite podsistemi. Informacijata pretstavuva podatok koj ima zna~ewe za recipientot. (Samiot zbor podatok pretstavuva fakt ili broj koj ima malo ili nema zna~ewe za recipientot i zatoa e nekorisen vo donesuvaweto na delovnite odluki. Informacijata, od druga strana, pretstavuva fakt ili broj koj ima zna~ewe vo donesuvaweto na delovnite odluki. Zna~ajna funkcija na sekoj deloven sistem e sposobnosta efikasno da gi pretvori golemiot broj na dostapni interni i eksterni podatoci vo relevantni informacii.)

Mo`eme da im posvetime zna~ajno vnimanie na site podsistemi na delovniot entitet od slikata 1-1 za da go razbereme nivniot pridones vo operativnoto funkcionirawe na kompanijata, me|utoa ova e predmet orientiran kon smetkovodstvoto pa zatoa na{eto vnimanie }e go naso~ime kon ulogata na smetkovodstveniot podsistem vo delovniot informacionen sistem. Smetkovodstveniot podsistem vo organizacijata pretstavuva uslu`na funkcija na transformirawe na finansiskite podatoci vo korisni informacii koi im pomagaat na menaxmentot, kreditorite, postojnite i potencijalnite investitori i drugi, vo donesuvaweto na nivnite delovni odluki. Zatoa, ~esto smetkovodstveniot podsistem se narekuva smekovodstven informacionen sistem (SIS). SIS se definira kako:

Komponenta na organizacijata koja akumulira, klasificira, obrabotuva, analizira i prenesuva finansiski-orientirani, relevantni za donesuvawe na delovni odluki, informacii nameneti za eksterni (kako {to se investitori, kreditori i dano~ni agencii) i za interni korisnici (prvenstveno za menaxmentot).

2) ODNOSOT POME\U SMEKOVODSTVENIOT INFORMACIONEN SISTEM I MENAXMENT INFORMACIONIOT SISTEM

Slikata 1-2 ja poka`uva relacijata pome|u SIS i menaxment informacioniot sistem. Mo`e da se zabele`i deka sistemite se izdvoeni no i deka delumno se preklopuvaat. Funkcijata na menaxment informacioniot sistem e da gi snabduva menaxerite so relevantni informacii neophodni za donesuvawe na delovnite odluki. Ovie informacii mo`e da bidat od finansiska priroda ili, pak, da bidat informacii povrzani so produktivnosta ili o~ekuvanite promeni na pazarot koi se odnesuvaat na proizvodite na kompanijata. Ekonomskata informacija vo menaxment informacioniot sistem pretstavuva glavno smetkovodstvena informacija koja ja obezbeduva menaxerskata komponenta na smetkovodstveniot podsistem. Ovaa komponenta }e bide opi{ana podocna.

Onoj del od SIS koj {to e nezavisen od menaxment informacioniot sistem e vsu{nost finansiska smetkovodstvena komponenta. Taa e nadvor od menaxment informacioniot sistem zatoa {to obezbeduva informacii prvenstveno nameneti za eksternite korisnici a ne za menaxerite. Finansiskata smetkovodstvena komponenta kreira finansiski izve{tai za investitorite i kreditorite koi }e im slu`at za donesuvawe na delovni odluki za finansiskata sostojba na kompanijata. Smetkovodstveniot ciklus koj gi producira finansiskite izve{tai }e bide opi{an vo slednoto poglavje.

Individuite koi {to nemaat smetkovodstveno iskustvo mo`e da pomislat deka informaciite vo finansiskite izve{tai, kako {to se bilansot na uspeh i bilansot na sostojba, dobieni od SIS se ograni~eni. Me|utoa, pokraj ovie informacii inkorporirani vo izve{taite ima i mnogu drugi tipovi na informacii kreirani od strana na SIS. Zemete vo obzir, na primer, kompanija koja se soo~uva so zna~itelen(signifikanten) porast na pobaruva~kata za svoite proizvodi. Ako istata ima ograni~en proizvodstven kapacitet vo postojniot proizvodstven sektor, }e se soo~i so zaguba na proda`bata bidej}i ne e vo mo`nost da odr`uva adekvatno koli~estvo na trgovska stoka vo magacinot. Ako se saka da se zgolemi proizvodstveniot kapacitet treba da se razgledaat dve alternativi: (1) da se pro{iri proizvodstveniot kapacitet vo ramkite na postojniot sektor na kompanijata ili (2) da se izgradi dopolnitelen sektor koj }e go olesni proizvodstvoto. Za da se donese najdobrata odluka, smetkovoditelite }e treba da gi procenat o~ekuvanite tro{oci i beneficii na sekoja alternativa. Baziraj}i se na ovie informacii kompanijata }e bide vo podobra pozicija za da ja planira svojata idna akcija. SIS isto taka, kreira i informacii koi mo`at da i pomognat na kompanijata za podobruvawe na pari~nite tekovi. Ovie informacii mo`at da dovedat do porast na pari~nite tekovi vo kompanijata preku podobruvawe na efikasnosta na procesite povrzani so hartiite od vrednost.

Mnogu va`na relacija koja {to se provlekuva niz tekstot e interakcijata pome|u SIS i podsistemot za kompjuterizirana obrabotka na informacii. So manuelniot sistem za obrabotka, kreiraweto na izve{taite, kako {to se onie za hartiite od vrednost ili pak za smetkite na klientite, odzema mnogu vreme. Vo sprotivno, sistemot za kompjuterizirana obrabotka na informacii ili, ednostavno, mal deloven smetkovodstven softverski paket, za pokratko vreme i mnogu podetalno gi izvr{uva aktivnostite na obrabotka porano izvr{uvani od strana na smetkovoditelite. Me|toa, za da mo`e kompjuterot da gi obraboti finansiskite podatoci, SIS najprvin mora da gi akumulira i klasificira transakcionite podatoci {to kompjuterot }e gi obrabotuva. Za da se postigne seto ova potrebna e bliska koordinacija pome|u vrabotenite vo smetkovodstvoto i sektorot za obrabotka na informacii. Smetkovoditelite mora da gi razberat prednostite i ograni~uvawata na kompjuterite na kompanijata i na smetkovodstveniot softver. Ova razbirawe e neophodno za da se ovozmo`i akumulirawe i klasificirawe na smetkovodstvenite podatoci vo forma soodvetna za kompjuterskata obrabotka. Od druga strana, vrabotenite vo sektorot za obrabotka na informacii mora da gi razberat potrebite za obrabotka na smetkovoditelite za da mo`at da dizajniraat adekvatni kompjuterski fajlovi za ~uvawe na smetkovodstvenite podatoci. Vakvoto razbirawe, isto taka, im ovozmo`uva na vrabotenite pomo{ vo izborot ili vo programiraweto adekvatni kompjuterski programi za podgotovka na informativnite izve{tai koi sodr`at smetkovodstveni podatoci relevantni za donesuvawe na delovnite odluki.

Koga kompanijata kreira podsistem za kompjuterizirana obrabotka na informacii, SIS avtomatski stanuva centar za prenesuvawe na podatocite vo kompanijata. ^esto vo smetkovodstvoto doa|a barawe za odreden izve{taj od nekoj drug podsistem. Toga{ smetkovoditelite gi akumuliraat site podatoci neophodni za ovoj izve{taj i gi ispra}aat do sektorot za obrabotka na informacii kade {to se odviva podgotovkata na izve{tajot. Potoa obraboteniot izve{taj se prenesuva kaj smetkovoditelite koi {to go ispora~uvaat na onoj podsistem koj go dostavil baraweto. Slikata 1-3 ja ilustrira komunikacionata mre`a na mo`ni barawa za izve{tai od strana na raznite podsistemi vo edno proizvodstveno pretprijatie kako i podocne`nata podgotovka i distribucija na ovie izve{tai.

Da rezimirame - naglasivme dva relevantni aspekti na modernite delovni sistemi i toa: (1) va`nosta na komunikacijata pome|u razli~nite podsistemi vo kompanijata pred da se donese odredena odluka i (2) vitalnata uloga {to ja igra smetkovodstveniot podsistem vo generiraweto na informacii kako pomo{ na drugite podsistemi vo donesuvaweto na odlukite.

Slika 1-3 Primer na komunikaciska mre`a za obrabotka i distribucija na izve{tai barani od podsistemite vo edna proizvodna kompanija

3) FINANSISKO SMETKOVODSTVO

Prethodno be{e spomenato deka SIS e sostaven od dve glavni komponenti i toa: finansisko smetkovodstvo i smetkovodstvo na menaxmentot (slika 1-4). Glavnata cel na finansisko smetkovodstvo e da obezbedi relevantni informacii za individuate i grupite nadvor od granicite na organizacijata. Vo eksternite korisnici na smetkovodstveni informacii se vklu~eni postojnite i potencijalnite investitori, federalnite-dr`avnite i lokalni dano~ni organi i kreditorite. Celite na finansiskoto smetkovodstvo prvenstveno se odnesuvaat na podgotovka na periodi~ni finansiski izve{tai kako {to se bilansot na uspeh, bilansot na sostojba i izve{tajot za pari~nite tekovi. Isto taka, i mnogu individui vo organizacijata kako {to se menaxerite gi koristat ovie izve{tai vo donesuvaweto na odlukite.

Slika 1-4 Smetkovodstveno informacionen sistem. (Dvete komponenti ne se me|usebno izdvoeni; informaciite od finansiskata smetkovodstvena komponenta se koristat i vo smetkovodstvoto na menaxmentot i obratno.)

Osnovniot input vo strukturata na finansiskoto smetkovodstvo se transakciite mereni vo monetarni edinici. Revizorska traga na smetkovodstvenite transakcii odr`uvani vo sistemot na kompanijata ovozmo`uva sledewe na tekot na podatocite vo samiot sistem. Slikata 1-5 dava primer za revizorska traga vo finansisko smetkovodstvo. Ovaa revizorska traga go sporeduva smetkovodstveniot ciklus vo organizacijata, koj zapo~nuva so transakcija a zavr{uva so kreirawe na finansiski izve{tai i zatvorawe na periodot. Smetkovodstvenite slu`benici gi vnesuvaat va`nite podatoci od izvornite dokumenti vo strukturata na finansiskoto smetkovodstvo i gi popolnuvaat dokumentite zaradi mo`na podocne`na upotreba, kako na primer za verifikacija na vnesenata suma na denari (dolari) registrirana vo dnevnikot.

Slika 1-5 Revizorska traga vo finansisko smetkovodstvo

Funkcijata za obrabotka na transakciite vklu~uva memorirawe na vnesovite vo dnevnikot od izvornite dokumenti, ispra}awe na ovie vnesovi na glavnite i pomo{nite konta od glavnata kniga i podgotovka na proben bilans od saldata na kontata od glavnata kniga. Vo mnogu kompanii ovaa funkcija na obrabotuvawe ja izvr{uva kompjuteriziran informacionen sistem. Zatoa, informaciite koi se odnesuvaat na vnesovite vo dnevnikot i na saldata na kontata od glavnata kniga se za~uvani vo kompjuterskite sredstva za skladirawe (magnetna lenta, magneten disk ili drug medium). So pomo{ na kompjuterskite programi finansiskite izve{tai na kompanijata se pe~atat periodi~no, vpro~em kako i site drugi posakuvani izve{tai.

Dobra revizorska traga vo finansiskiot SIS mu ovozmo`uva na menaxerot da gi sledi podatocite od izvornite dokumenti od inicijalnata faza na vnes preku fazata na obrabotka pa se do nivnata lokacija vo izleznite izve{tai. Isto taka, treba i na revizorot da mu ovozmo`i sledewe na tragata na saldata na kontata od finansiskite izve{tai nanazad do izvornite dokumenti koi {to gi predizvikale transakciite koi vlijaat na ovie salda. Na primer, odredena faktura za proda`ba mo`e da bide proverena so sledewe na revizorskata traga do soodvetnite konta na klientot i toa naplatena i smetka za naplata. Za sre}a, revizorot mo`e da gi dokumentira saldata na naplatenite i nenaplatenite smetki kako i transakciite i izvornite dokumenti. So efikasno razviena revizorska traga, revizorot mo`e da gi sledi podatocite preku celiot sistem. Ova e mo`no zatoa {to lu|eto vo sistemot potpolno gi razbiraat metodite i procedurite za pribirawe i obrabotka na podatocite. Kako rezultat na toa, sekoj mo`e da razbere kako sistemot se spravuva so podatocite. Vo narednite poglavja }e bidat analizirani razli~ni problemi koi se odnesuvaat na revizorskata traga a koi mo`e da se pojavat vo kompjuterskata obrabotka na smetkovodstvenite podatoci. Fokusot na ovaa kniga e na sistemot za interna kontrola na kompanijata, vo koj {to revizorskata traga ima va`na uloga.

4) SMETKOVODSTVO NA MENAXMENTOT

Prvenstvena cel na smetkovodstvo na menaxmentot e da obezbedi relevantni informacii za menaxerite na kompanijata, t.e. za internite korisnici. Trite oblasti tipi~ni za komponentatata smetkovodstvo na menaxmentot se: smetkovodstvo na tro{oci, smetkovodstveno planirwe i razvoj na sistemite (vidi slika 1-4). Nekolku va`ni karakteristiki na smetkovodstvoto na menaxmentot se:

smetkovodstvoto na menaxmentot se fokusira na obezbeduvawe na smetkovodstveni informacii za internite korisnici, kako {to e menaxmentot, pove}e otkolku za eksternite investitori i kreditori;

informaciite od smetkovodstvoto na menaxmentot se naso~eni kon idninata a ne kon minatoto;

informaciite od smetkovodstvoto na menaxmentot ne se regulirani so op{toprifateni smetkovodstveni principi, nitu pak e zadol`itelno da se izgotvuvaat;

izve{taite na smetkovodstvoto na menaxmentot vklu~uvaat i nefinansiski kako i finansiski podatoci;

smetkovodstvoto na menaxmentot e pod vlijanie na mnogu delovni i nedelovni disciplini, kako na primer ekonomija, bihevioristi~kata nauka i kvantitativnite metodi;

informaciite od smetkovodstvoto na menaxmentot se fleksibilni i ~esto vklu~uvaat i nerutinski izvestuvawa.

Dve glavni menaxerski funkcii vo modernata organizacija se: planiraweto i kontrolata. Planiraweto pretstavuva postavuvawe na celi i nameri za idnoto funkcionirawe na kompanijata. Kontrolata pretstavuva procedura na nadgleduvawe koja mu ovozmo`uva na menaxmentot na kompanijata proverka dali organizacijata gi ostvaruva planiranite celi i nameri. Koga realnoto funkcionirawe signifikantno otstapuva od planot, menaxmentot nastojuva da gi otkrie pri~inite za vakvata devijacija i potoa prevzema korektivna akcija. Vakvata korektivna akcija vklu~uva procenka na alternativite i donesuvawe na odluka za izbor na alternativa koja }e se implementira za da se postignat planiranite celi i nameri. Donesuvaweto na odluki, {to vklu~uva procenka na izbor i selektirawe na najdobrata alternativa za implementirawe, e vtora zna~ajna menaxerska funkcija.

SMETKOVODSTVO NA TRO[OCI

Smetkovoditelot vo edna kompanija ima va`en pridones vo planiraweto, kontrolata i donesuvaweto na odluki kako menaxerski funkcii povrzani so sistemot na smetkovodstvo na tro{oci. Smetkovodstvoto na tro{oci kako oblast na SIS mu pomaga na menaxmentot vo izvr{uvaweto na negovite funkcii na planirawe, kontrola i donesuvawe na odluki. Ovie funkcii se povrzani so razli~ni pridobivki vo organizacijata, obrabotka, distribucija i proda`ni aktivnosti. Vo naj{iroka smisla, fokusot e na dodadenata vrednost na proizvodite i uslugite od strana na organizacijata. Ovoj fokus ostanuva ist bez razlika dali stanuva zbor za proizvodstvena firma, banka, bolnica ili policiska stanica. Na primer, bankata ja koristi funkcijata dodadena vrednost olesnuvaj}i mu ja mo`nosta na klientot da plati so pomo{ na ~ek ili so koristewe na kreditna karti~ka.

Za organizaciite koi proizveduvaat fizi~ki proizvodi karakteristi~ni se tri tro{o~ni elementi vo proizvodstvoto. Tie se: direktnite materijali, direktnata rabotna sila i indirektnite tro{oci. Uslu`nite organizacii se razlikuvaat po toa {to obi~no imaat dva tro{o~ni elementi: rabotnata sila i indirektnite tro{oci. Skapocena tehnika koja {to se koristi za planirawe i kontrola od strana na proizvoditelite, kako na dobra taka i na uslugi, se standardnite tro{oci. Ovie tro{oci se utvrduvaat pred da zapo~ne proizvodstvoto i pretstavuvaat presmetka za toa kolkavi treba da bidat realnite tro{oci vo uslovi na efikasno proizvodstvo. Smetkovodstvoto mu pomaga na menaxmentot da gi presmeta standardnite tro{oci za sekoj tro{o~en element. Tokmu poradi toa {to se utvrduvaat odnapred, standardnite tro{oci se zana~ajna menaxerska alatka za planirawe. Kako alatka za kontrola, standardnite tro{oci se koristat za vreme na proizvodstvoto. Periodi~nite izve{tai za rabotata koi gi sporeduvaat realnite so standardnite proizvodstveni tro{oci, mu ovozmo`uvaat na menaxmentot da gi utvrdi oblastite na proizvodstvena neefikasnost koi baraat korekcija. Brzinata na sistemite za kompjuterizirana obrabotka na podatoci na mnogu kompanii im ovozmo`uva navremeno informirawe na menaxmentot so informacii za proizvodstvoto. Ova ja podobruva menaxerskata sposobnost za planirawe i kontrola na operaciite.

Mnogu organizacii koristat smetkovodstven sistem na odgovornost (responsibility accounting system) za da mu pomognat na menaxmentot da gi otkrie nekorisnite dejstva na individuite, koi {to se pri~ina za odredeni neefikasnosti vo proizvodstvoto. Spored strukturata na smetkovodstvoto na odgovornost, sekoj podsistem vo organizacijata e odgovoren samo za onie finansiski stavki nad koi {to vrabotenite vo toj podsistem imaat kontrola. Stavki koi {to mo`e da se kontroliraat se onie kaj koi vrabotenite vo podsistemot mo`e da predizvikaat nivno zgolemuvawe ili namaluvawe. Poradi toa, koga opredelen izdatok }e go nadmine negoviot standarden tro{ok, menaxerite mo`e da gi otkrijat neefikasnite vraboteni i da prevzemat itna korektivna akcija ({to zna~i, da ja izvr{at funkcijata na donesuvawe na odluka).

SMETKOVODSTVENO PLANIRAWE

Smetkovodstveniot plan (budget) pretstavuva finansiska proekcija za idninata i zatoa e od neprocenliva pomo{ za menaxerskoto planirawe. Kompaniite razvivaat i kratkoro~ni i dolgoro~ni smetkovodstveni planovi. Prvite pretstavuvaat detalni finansiski planovi za pretstojniot dvanaesetmese~en period, dodeka vtorite pretstavuvaat pomalku detalni finansiski proekcii za narednite pet do deset godini.

Dobriot sistem za smetkovodstveno planirawe isto taka e korisen i za mehanizmot na menaxerska kontrola. Bidej}i smetkovodstvenite planovi pretstavuvaat idni finansiski o~ekuvawa, menaxmentot na kompanijata e zagri`en za pri~inite koi predizvikuvaat zna~ajni otstapuvawa pome|u realnite i planiranite rezultati vo tekot na edna planska godina. Istiot mo`e da gi istra`i pri~inite za otstapuvawata preku periodi~nite izve{tai za rabotata, koi {to gi sporeduvaat realnite operativni rezultati so onie prethodno utvrdeni vo smetkovodstvenite planovi. Menaxmentot bi trebalo da prevzeme korektivna akcija i da gi otstrani nesakanite varijacii a da gi prifati posakuvanite. Pogodnite otstapuvawa od smetkovodstvenite planovi mo`e da go naso~at menaxmentot kon donesuvawe na odluki za prevzemawe na specifi~ni aktivnosti koi mo`e da go podobrat idnoto rabotewe na kompanijata.

Funkcijata na smetkovodstveno planirawe vo ramkite na SIS vlijae na site podsistemi vo organizacijata. Zatoa, pogotovkata na smetkovodstvenite planovi bara dobra komunikacija pome|u site podsistemi vo istata. Zaradi golemata finansiska naglasenost vo smekovodstvenite planovi, smetkovodstvoto na menaxmentot ima golema odgovornost za sistemot na smetkovodstveno planirawe vo organizacijata. Ovaa komponenta gi koordinira podgotovkite na smetkovodstvenite planovi na drugite podsistemi a potoa gi nadgleduva nivnite realni ostvaruvawa. Kompjuteriziranata obrabotka na podatocite od smetkvodstvenite planovi pridonesuva za izdavawe na periodi~ni izve{tai koi gi poso~uvaat otstapuvawata pome|u realnite i proektiranite izvr{uvawa.

RAZVOJ NA SISTEMITE

Organizacija koja {to ima problemi so postojniot informacionen sistem (kako na primer: se gubi mnogu vreme vo podgotovka na izve{tajot za ostvareno proizvodstvo koj se izrabotuva sledej}i gi proizvodstvenite aktivnosti) mo`e da najmi nadvore{ni konsultanti za da i predlo`at opredeleni izmeni na sistemot. Isto taka, mo`e da se iskoristat i vrabotenite vo kompanijata za da se re{at problemite na informacioniot sistem. Sposobnosta na smetkovoditelite na menaxmentot da gi razberat internite finansiski sistemi, istite gi kvalifikuva da vr{at razvoj na sistemite za organizaciite. Mnogu smetkovodstveni firmi imaat posebno izdvoeni departmani za konsultantski uslugi koi nudat razvoj na sistemite kako i drugi konsultacii na svoite klienti. Sekako, smetkovoditelite ne se edinstvenata profesionalna grupa koja vr{i prou~uvawe na sistemite, otkako e potrebna i druga ekspertiza osven smetkovodstvoto. Ova posebno se gleda so razvitokot na informacionite sistemi koi se razlikuvaat od SIS. Zaradi ova, mnogu delovni konsultantski firmi koristat timski pristap pri prou~uvaweto na sistemite. Ovoj tim na konsultanti mo`e da vklu~i marketing specijalisti, kompjuterski eksperti, menaxeri za proizvodstvo, in`eneri i industriski psiholozi. Primarnite ~ekori vo razvivawe na sistemite se prika`ani nakratko na slikata 1-6 koi vo narednite poglavja }e bidat podetalno razraboteni.

PLANIRAWE-razvivawe na strategiski planovi.

ANALIZA-razgleduvawe na postojniot sistem.

DIZAJN-dizajnirawe nov sistem.

INPLEMENTACIJA I SLEDEWE-koristewe na sistemot i utvrduvawe na kvalitetot na negovata rabota.

SLIKA 1-6 ^ekori vo razvoj na sistemot

POVA@NI VLIJANIJA VRZ SMETKOVODSTVENIOT INFORMACIONEN SISTEM

Rastot i sofisticiranosta na modernite organizacioni sistemi im ja ote`na rabotata na smetkovoditelite i nivnata obvrska da obezbedat navremeni i relevantni informacii za menaxerite i drugite korisnici na smetkovodstveni informacii. Za da im izlezat vo presret na predizvicite na kompleksnite sistemi, smetkovoditelite go pro{irija svoeto znaewe nad potrebite na tradicionalnoto smetkovodstvo. Tri oblasti koi zna~itelno vlijaat na SIS se: bihevioristi~kite analizi, kvantitativnite metodi i sovremenite menaxerski koncepti.

1) BIHEVIORISTI^KI ANALIZI

Sekoj smetkovoditel bez razlika dali e vklu~en vo sistemot na smetkovodstvo na tro{ocite, sistemot na smetkovodstveno planirawe ili vo implementirawe na nov sistem mora da razbere deka lu|eto se va`en del na ovie sistemi. Duri ni najdobriot sistem nema da bide efikasen dokolku dizajnerot na sistemot ne gi zeme vo predvid potrebite na lu|eto vo organizacijata. Smetkovoditelite ne mora da bidat psiholozi, no treba da razberat {to e ona {to gi motivira lu|eto podobro da gi izvr{uvaat svoite rabotni obvrski. Koga, na primer, smetkovoditelite vr{at razvoj na sistemot za da vovedat promeni vo postojniot organizaciski informacionen sistem, tie mora da razberat deka nekoi od vrabotenite }e negoduvaat iako predlo`enite promeni imaat pozitiven pridones za postignuvawe na celite na kompanijata. Duri i pomala promena na sistemot }e bara odredeni individui da gi izvr{uvaat rabotite na poinakov na~in. Mala promena na sekojdnevnata normalna rutina mo`e da bide frustrira~ka za vrabotenite. Za da se namali vakvata frustracija i da se unapredat pozitivnite stavovi na vrabotenite kon promenite na sistemot, smetkovoditelite treba da gi ohrabrat vrabotenite da u~estvuvaat vo razvojot na sistemot. Koristeweto na tehniki kako {to e primenata na zaedni~ko razvivawe i drugite participativni pristapi na razvoj, nudi sigurnost deka onie koi {to }e go koristat noviot sistem imaat svoj pridones vo negoviot razvoj.

2) KVANTITATIVNI METODI

Menaxmentot kako nau~na oblast vklu~uva razli~ni kvantitativni tehniki kako pomo{ na menaxmentot vo donesuvaweto na odlukite. Ako ste sledele kurs za opracioni istra`uvawa mo`ebi }e se setite na nekoi od ovie tehniki. Tie vklu~uvaat statisti~ka analiza, linearno programirawe, PERT (procenka na programot i tehnika na pregleduvawe) analiza, teorija na ~ekawe (waiting-line theori), simulacija i regresiona analiza. Smetkovoditelite gi koristat kvantitativnite alatki za da ja zgolemat efektivnosta na informaciite koi gi obezbeduvaat za menaxmentot. Na primer, kako rezultat na porastot na proda`bata na proizvedenite dobra i postojanata potreba za dopolnitelen proizvodstven kapacitet za da se izleze vo presret na zgolemenata pobaruva~ka, smetkovoditelite vo proizvodstvenata kompanija mo`e da bidat zamoleni da mu pomognat na menaxmentot da odlu~i dali da izgradi nova fabrika na drugiot kraj na gradot ili da ja pro{iri postojnata. Smetkovoditelite }e gi proektiraat idnite tro{oci i idnite prihodi povrzani so dvete alternativi i duri potoa }e go sovetuvaat menaxmentot. Bidej}i idninata nosi nesigurnost a smetkovoditelite nastojuvaat da gi presmetaat idnite operativni rezultati i za dvete alternativni akcii, nivnite analizi }e bidat pozna~ajni dokolku ja koristat statisti~kata teorija na verojatnost.

3) SOVREMENI MENAXERSKI KONCEPTI

Mnogu koncepti na naukata za menaxment i alatki vlijaat na SIS. Vo niv se vklu~eni merki za procenka na rabotata, tehniki na planirawe i kontrola i drugi koncepti so koreni vo teorijata za organizacija. Eden ponov koncept koj {to e posebno zna~aen za SIS e upravuvawe so celosniot kvalitet (total quality management-TQM). Konceptot na TQM e usvoen kako filozofija od strana na mnogu kompanii vo poslednite nekolku godini. Vo su{tina, TQM zna~i proizvodstvo na kvalitetni proizvodi i zadovoluvawe na potro{uva~ite. Primarnata odgovornost za postignuvawe na celta-proizvodstvo na visoko kvalitetni proizvodi vo edna proizvodna organizacija ja ima proizvodstveniot podsistem. Glavnata uloga na SIS e da mo`e finansiski da go opravda stepenot na kvalitet na proizvodite koj {to go posakuva vrvniot menaxment. SIS ima mnogu va`na uloga vo TQM sredinata. Smetkovoditelite mo`e da kalkuliraat so tro{ocite na kvalitetot i da utvrdat dali kvalitetnite proizvodi imaat pozitiven kraen pridones.

Drug koncept koj vlijae na SIS e rein`eneringot. Ednostavno ka`ano, rein`eneringot zna~i zapo~nuvawe od po~etok. Za delovnite entiteti, ova mo`e da zna~i objektiven pregled na celata organizacija i nejzinite procesi i celi kako i ozna~uvawe na na~inite za nivno redizajnirawe. ^esto, menaxerite se zadlabo~uvaat vo detali i go zagrozuvaat menaxerstvoto. Rein`eneringot go ohrabruva menaxmentot da podzastane i da se zapra{a ne samo kako odreden proces mo`e da bide podobren tuku i dali toj proces voop{to e neophoden. Na primer, proizvodstveniot menaxer mo`e da se zapra{a dali odredena ma{inska operacija }e go podobri proizvodstvoto na specifi~en proizvod. Rein`eneringot vo toj slu~aj }e predlo`i povtorna procenka na celiot proizvoden proces; promenite mo`e da ovozmo`at izvr{uvawe na site funkcii istovremeno.

Rein`eneringot mo`e da se primeni i kaj smetkovodstvenite procesi isto kako i kaj proizvodnite. Na primer, transakcioniot ciklus za obrabotka na nara~kite mo`e da bide dobar kandidat za promena. Nekoi kompanii smetaat deka se gubi mnogu vreme vo popolnuvawe na nara~kite na kupuva~ite. Ova vreme mo`e da bide reducirano so rein`enering na celiot proces. Naj~esto, obrabotka na nara~kata vklu~uva mnogu ~ekori na prenesuvawe na istata od edna li~nost do druga. Sekoj rabotnik gi izvr{uva istite mali zada~i za sekoja nara~ka. Koga eden rabotnik izvr{uva ograni~en set na zada~i, toj rabotnik mo`e da stane dosta efikasen. No, isto taka e poznato deka vremeto izgubeno vo prenesuvaweto na nara~kata od edna li~nost do druga mo`e da ja namali ovaa efikasnost. So rein`eneringot na transakcioniot ciklus na obrabotka na nara~kite, edna individua mo`e da prevzeme odgovornost za obrabotka na odreden set na nara~ki od po~etok do kraj. So ova ne samo {to }e se za{tedi vreme tuku i }e se locira odgovornosta. Pa taka, koga klientot }e saka da ja proveri svojata nara~ka, samo edna li~nost }e bide odgovorna za istata i }e mo`e vedna{ da ja smeni sostojbata na smetkata.

SMETKOVODSTVENIOT INFORMACIONEN SISTEM VO ERATA NA INFORMACIITE

Vlegovme vo informacionata era so bogatstvo na raspolo`livi informacii kako rezultat na kompjuteriziranata obrabotka. Kompaniite doa|aat do zaklu~ok deka nivniot uspeh ili poraz se pove}e zavisi od nivniot menaxment i koristeweto na informaciite isto kako i od proda`bata na nivnite proizvodi i uslugi. Najgolem del od informaciite koi {to im se potrebni na kompaniite za da stanat konkurentni se smetkovodstvenite informacii. Kako {to evoluira tehnologijata i kako {to se menuva delovnoto okru`uvawe, se pove}e se nametnuva potrebata da se ispita prirodata na smetkovodstvenite informacii (koi se obezbeduvaat i od finansiskoto i od smetkovodstvoto na menaxmentot) za da se osigura deka SIS gi obezbeduva najdobrite informacii za potrebite na kompanijata.

Na primer, finansiskoto smetkovodstvo tradicionalno gi snabduva eksternite korisnici so finansiski izve{tai bazirani na istoriski tro{oci. Ovie vidovi na finansiski izve{tai ne sekoga{ gi snabduvaat kreditorite i investitorite so relevantni informacii. Zamislete go na primer slu~ajot so odredena {tedilnica vo minatata dekada. Ovie organizacii nedvi`ninite gi vrednuvaat po istoriski tro{oci - {to e mnogu pomalku od nivnata vrednost za vreme na kolapsot na pazarot na nedvi`nosti. Komisijata za obezbeduvawe i razmena kako i Sovetot za finansisko smetkovodstveni standardi ( Financial Accounting Standards Board - organizacija od privatniot sektor zadol`ena za popularizirawe na smetkovodstvenite standardi) neodamna gi propi{aa pravilata za vrednuvawe na sredstvata i obvrskite po postojnite momentalni vrednosti. Ova e poznato kako mark to market accounting. Vo 1993 godina izve{tajot izadaden od Sovetot za finansisko smetkovodstvenite standardi- Izve{taj za finansisko smetkovodstveni standardi br. 115 bara kompaniite da gi vrednuvaat odredenite dolgovi i sopstvenostite po nivnata postojna momentalna pazarna cena. Ova e prv izve{taj koj {to bara kontata od bilansot na sostojba da glasat na povisoka vrednost od istoriskite tro{oci.

Upravuva~koto smetkovodstvo isto taka se menuva. Dobar primer e pojavata na sistemite smetkovodstvo na aktivnosti (activity-based costing systems). Vo minatoto, najgolem broj od proizvodnite firmi kako proizvodni tro{oci gi identifikuvaa surovinite, direktniot trud i indirektnite tro{oci. Indirektnite tro{oci bea raspredeluvani po proizvodi kako funkcija od direktniot trud. Taka, ako na primer, indirektnite tro{oci se 200% od direktniot trud a direktniot trud za odreden vremenski period iznesuva 100 000 denari, toga{ indirektnite tro{oci raspredeleni po proizvodi proizvedeni vo tekot na toj vremenski period iznesuvaat 200 000 denari. Problemot e vo toa {to so se pogolemata upotreba na avtomatizirani tehniki, vo proizvodnite fabriki se pomalku se koristi direktnata rabotna sila.

Smetkovodstvoto na tro{ocite se fokusira na pri~initelite na tro{ocite (cost drivers). Pri~initelite na tro{ocite predizvikuvaat promeni vo visinata na tro{ocite na sekoja aktivnost. Na primer, brojot na upotrebeni par~iwa direktno vlijae na materijalnite tro{oci, ma{inskite ~asovi direktno vlijaat na ma{inskite tro{oci. Pove}e smisla ima koristeweto na pri~initelite na tro{oci vo alokacijata na indirektnite tro{oci na odredena aktivnost, otkolku koristeweto na direktnite tro{oci na rabotnata sila ili direktnite rabotni ~asovi. Kako i da e, ovoj pristap bara pove}e presmetki. Upotrebata na kompjuterite go olesna koristeweto na mnogu cost drivers i ovozmo`i poprecizno utvrduvawe na tro{ocite.

U{te edna smetkovodstvena oblast se menuva - toa e merewe na rabotata (izvr{uvaweto). Se pogolemo e nezadovolstvoto od koristeweto na tekovnite merki za izvr{uvaweto. Denes, tehnologijata ni ovozmo`uva da merime i mnogu pove}e otkolku samo istoriskite dobivki i zagubi. Vo idnina, novi merki za rabotata }e im se priklu~at na tradicionalnite finansiski pokazateli, a toa se neto dobivkata, povrat na investciite i dobivka po akcija. Dopolnitelnite merki gi vklu~uvaat: zadovolstvo na potro{uva~ot, kvalitetot, inovacija i efektivnost. Mereweto na uspehot na kompanijata za atributi (osobini) kako {to se ovie pretstavuva golema dilema, no i predizvik za tradicionalnoto smetkovodstvo.

I mereweto na vrednosta na novite tehnologii e te{ko i bara razvivawe na novi netradicionalni merki za rabotata. Dobar primer e avtomatizacijata koja {to se vovede vo Monsantos Fibers Division pred nekolku godini. Na menaxmentot mu be{e potrebno da ja izmeri zgolemenata produktivnost kako rezultat na kompjuterski-integriraniot sistem za proizvodstvo zaedno so drugite menaxment dostignuvawa. SIS mo`e da analiziraat i definiraat klu~evi za alokacija na tro{ocite po cost drivers i da gi implementiraat tehnikite za merewe za da gi sledat podobruvawata i nivnoto vlijanie. Ova i ovozmo`uva na kompanijata da ja opravda avtomatizacijata i da postigne uspeh.

Dostignuvawata vo oblasta na tehnologijata i se pogolemoto bogatstvo so informacii vo informacionata era predlaga pove}e promeni na SIS vo narednite godini. So izu~uvaweto na SIS }e zabele`ite kako se menuvalo smetkovodstvoto kako i koi drugi promeni najverojatno }e se slu~at vo idnina. Ovie promeni }e imaat vlijanie vrz smetkovodstvenite informacii, procesot na komunikacii, kontrolata vrz informacionite sistemi i revizijata. Ovoj tekst go opi{uva SIS vo erata na informaciite.

Smetkovodstveniot informacionen sistem vo poslednive godini dostignal zna~ajni promeni poradi zna~itelnite promeni vo biznisot, vo opkru`enieto koe go kreira vladata i vo kompjuterskata tehnologija. Kako rezultat na toa ulogite na kontrolorot i na javniot smetkovoditel se pro{irile vo odnos na obrabotkata na informacijata, upotreba na informacijata, dizajniraweto na informacioniot sistem i kontrolata na informacioniot sistem. Denes smetkovoditelite imaat takva mo`nost za obrabotka na informacijata, {to se smeta{e samo za son pred nekolku godini. Ova e navistina taka, bez ogled dali smetkovoditelot raboti kako revizor ili obezbeduva informacija za onie koi donesuvaat odluki niz menaxerskiot smetkovodstven sistem ili obezbeduvawe na finansiski izve{tai za investitorite i drugite zainteresirani strani ili, pak, dizajnirawe na sistemi koi obezbeduvaat mo`nost menaxmentot da se vklu~i vo razni transakcii, izvestuvawe i aktivnosti za donesuvawe na delovni odluki.

Nekolku va`ni razvojni mo`nosti pridonesoa za vakvata promena na ulogite. Prvo, napredokot na kompjuterskata tehnologija. Prvite golemi i bavni kompjuteri od 40-te i 50-te godini (od minatiot vek) se zameneti so brzi elektronski kompjuteri koi imaat golemi memorii, brz pristap i golema brzina vo izvr{uvaweto na opreciite. Duri i dene{nite mali mikrokompjuteri imaat mo`nost za pogolema obrabotka na informacii vo odnos na starite i golemi kompjuteri. So ovoj razvoj na tehnologijata se zgolemi mo`nosta za obrabotka na informacii. Aplikaciite za obrabotka na platnite spisoci, smetkite za uplata i isplata (pobaruvawata i obvrskite) koi bea novini vo 50-te godini sega se samo rutina. Dene{nite integrirani sistemi vo golema merka gi podr`uvaat transakciite, izvestuvaweto i donesuvaweto na delovnite odluki od strana na menaxerite.

Usovr{uvawata vo kompjuterskata ~ip tehnologija n# samo {to dovede do zgolemuvawe na mo}ta, tuku i za namaluvawe na tro{ocite na obrabotka na podatocite. Golem broj na integrirani kompjuterski ~ipovi dovede do namaluvawe na cenata na ~inewe na kompjuterite, a so toa stanaa popristapni do golem broj na korisnici {to se ogleda vo nivnata golema ekspanzija.

Ekspanzijata na kompjuterite dovede do pogolema upotreba na softver od skoro sekoj smetkovoditel ili menaxer. Ovoj sofvtver opfa}a izve{tai za analiziranoto, grafici za prezentacija, obrabotka na tekst za izvestuvawe i prezentacija, komunikacija za kordinirawe na aktivnostite i bazi na podatoci za upravuvawe so informaciite. Poradi nivnata mala cena skoro sekoj mal biznis mo`e da gi koristi kompjuterite, kako i softverot, a so cel za zgolemuvawe na produktivnosta, za komunikacija, kako i za potrebite na smetkovodstvoto. Smetkovoditelite treba da znaat kako da gi koristat ovie sistemi i kompjuteri, kako da gi koristat sistemite za revizija a se so cel obezbeduvawe informacii za menaxmentot. Na vakov na~in se ovozmo`uva menaxmentot da ima pristap do golem broj na informacii pri donesuvaweto na delovnite odluki. Razvojot na opremata za komunikacii i na softverot im ovozmo`i na menaxerite koi se na razli~ni lokacii da komuniciraat efektivno. Ponatamu, razvojot na lokalnite mre`i ovozmo`i na onie koi se na ista lokacija da go koristat hardverot, kako na primer laserskite printeri (pe~atari) i fajl serveri, da koristat zaedno softver kako na primer smetkovodstvenite paketi, da koristat zaedno obi~ni informacii (kako na pr. smetkovodstvenata evidencija) i da komuniciraat so kolegite po elektronska pop{ta.

Softverot e s# podostapen za koristewe i se ovozmo`uva i na drugite da razvivaat i sopstveni aplikacii. Sistemite za upravuvawe so bazi na podatoci im ovozmo`uva na menaxerite i smetkovoditelite polesno da dojdat do golem broj na podatoci, odnosno informacii. Ovoj nov razvoj na softverot za bazi na podatoci, tehnologiite i kapacitetot za ~uvawe podatoci, dovede do pogolema integriranost na informacionite sistemi i za nivna polesna upotreba.

Kako rezultat na ovoj razvoj, kompjuterite mo`e da se koristat poefikasno, za podr{ka na kompleksno donesuvawe na odluki i t.n. Prednosta na ovie tehnolo{ki dostignuvawa osobeno na softverot i bazite na podatoci, dovede do zgolemuvawe na brojot na krajnite korisnici.

Me|utoa, kako lo{a strana e toa {to se zgolemi kompleksnosta na smetkovodstveniot informacionen sistem. Iako, tie se polesni za upotreba, nivnoto dizajnirawe i revizija stanuva se pote{ko. Kako rezultat na toa se razvieni i novi pristapi kon analizata na sistemite i procedurite za dizajn, se so cel da se zgolemi efektivnosta vo koristeweto na smetkovodstveniot informacionen sistem. Isto taka, se razvivaat novi koncepti na vnatre{na kontrola so cel da se spravat so ovie kompleksnosti.

Razlikata pome|u tradicionalniot smetkovodstven informacionen sistem i onie koi se razvile kako rezultat na razvojot na tehnologijata e prika`ano na slika 1-7. Spored tradicionalniot sistem, smetkovodstveniot sistem go razgleduva samo od formalen aspekt iformacioniot sistem na pretprijatieto. Samo finansiski informacii se sobiraat, klasificiraat, ~uvaat i obrabotuvaat. Delot na finansiskoto izvestuvawe be{e orientirano kon transakciite i se sostoi od istoriski podatoci i finansiski podatoci. Informaciite koi se koristat za aktivnostite za planirawe i kontrola proizleguvaat od podatocite za aktivnostite na menaxmentot.

Kako rezultat na razvojot na kompjuterskiot hardver i na razvojot na tehnologijata na obrabotka na informaciite, ovoj ednostaven sistem se pretvoril vo golem, kompleksen i integriran smetkovodstven sistem. Site nivoa na menaxmentot vo pretprijatieto sega imaat mo`nost za pristap do informaciite za transakciite. Podatocite za transakciite sega vklu~uvaat mnogu pove}e informacii za proizvodstvoto, marketingot, finansiite i presonalnite aktivnosti. ^esto podatocite se analiziraat so upotreba na kompleksni modeli za donesuvawe na odluki, koi gi integriraat informaciite od mnogu izvori. Ovie sistemi mo`e dodatno da se kompliciraat so golema disprezija na aktivnostite po celata zemja. Spored tradicionalniot sistem smetkovoditelot obezbeduva{e informacii, a spored integriraniot kompleksen sistem e korisnik, obezbeduva~ i dizajner na informacioniot sistem.

Za da se razberat aktuelnite smetkovodstveni informacioni sistemi, vovedot vo osnovite na sistemite i osnovnite sistemi e mnogu va`en. Treba da se naglasi deka smetkovodstvenite informacii se klu~en izvor koj ~esto ima i strategisko zna~ewe. Na ovoj na~in mo`e da se definiraat smetkovodstvenite informacii i ulogata na smetkovoditelite vo analizata, upotrebata, dizajniraweto i revizijata na smetkovodstvenite informacioni sistemi.

KORISTEWE NA SMETKOVODSTVENITE INFORMACII

OD MENAXMENTOT

Menaxmentot gi koristi smetkovodstvenite informacii za donesuvawe na odluki, planirawe i kontrola na aktivnostite, kako i za kontrola na obrabotka na podatocite za transakcionite aktivnosti povrzani so proizvodstvoto na stoki i uslugi. Ovie aktivnosti gi vklu~uvaat transakciite, donesuvaweto na odlukite, izvestuvawe i inkorporirawe na informaciite vo proizvodite i uslugite.

Obrabotka na transakciite

Vo skoro bilo koja organizacija, dnevnite transakcii opfa}aat nabavka na surovini i materijali (zalihi), proizvodstvo na stoki i uslugi, distribucija i ~uvawe na gotovite proizvodi i proda`ba na ovie proizvodi i uslugi, a seto toa mora da se evidentira zaradi dobra kontrola vo pretprijatieto. Proda`bata mora da se evidentira, smetkopotvrdite-fakturite mora da se ispratat, tro{ocite mora da se alociraat po proizvodi kako {to se proizveduvaat i vrabotenite mora da se isplatat za nivnata rabota. Ova se samo nekoi primeri od mnogubrojnite transakcii neophodni vo raboteweto na bilo koja organizacija - pretprijatie. Podatocite povrzani so ovie aktivnosti ja so~inuvaat bazata od koja najgolemiot del na podatoci gi koristi smetkovodstveniot informacionen sistemi koj obezbeduva korisni informacii za menaxmentot.

Aktivnosti na donesuvawe odluki, planirawe i kontrola

Planiraweto prethodi na bilo koja aktivnost bilo da e taa strate{ka, upravuva~ka ili operativna. Koga celite se odredeni, akciite se naso~eni kon procesot na donesuvawe odluki i kon izborot na resursi potrebni za ostvaruvawe na celite. Kontrolnite aktivnosti se vklu~uvaat zaedno - kontrola na aktivnostite niz planiraweto, pri postavuvawe na buxetot, pri postavuvawe na standardi ili drugi kriteriumi za izvr{uvawe i fidbekot (feedback - povratnata vrska) so sporeduvawe na rezultatite so anticipiranite (o~ekuvanite) ili planiranite aktivnosti.

Mnogu izve{tajni i drugi ra{ireni formi na informaciite se koristat vo ovoj proces na planirawe i kontrola. Tuka se opfateni:

1. Rutinski ili vremenski planovi i izve{tai vo koi se razgleduvaat planovite i o~ekuvawata na menaxmentot kako i izve{tajot za rezultatite od negovite akcii.

2. Istra`uvawa koi mu ovozmo`uvaat na menaxmentot da dojde do smetkovodstveni podatoci na nerutinski na~in ako mu e potrebna informacija koja ne se prika`uva na rutinski na~in.

3. Posebni izve{tai vo koi se iska`uvaat samo devijaciite-otstapuvawata od planiranite rezultati, so cel menaxmentot da mo`e da se koncentrira na problemite ili dobrite priliki.

4. Idni izve{tai koi davaat prognoza za nekoja idnina na nekoi aktivnosti.

Nastapot i uspehot na stopanskite subjekti na pazarot ne mo`e da se zamisli bez a`urni i poverlivi informacii, koi ja pravat osnovata n# samo za donesuvawe strategiski, tuku i na takti~ki i oprativni odluki. Pokraj toa {to za delovnoto odlu~uvawe s# pove}e se koristat informacii od najrazli~ni izvori, smetkovodstvenite informacii i ponatamu pretstavuvaat najsigurna osnova vo delovnoto odlu~uvawe.

Direktorot kone~no ja dobiva ulogata na vrhoven menaxer (top manager) koj zaedno so ostanatite menaxeri na poniskite nivoa na upravuvawe (direktori) go vodi raboteweto na pretprijatieto obavuvaj}i gi pri toa ~etirite osnovni funkcii na menaxmentot:1. planirawe,

2. organizirawe,

3. motivacija i vodewe i

4. kontrola.

Uspe{noto ostvaruvawe na funkciite na sovremeniot menaxment nezamislivo e bez razvien informacionen sistem, koj pretstavuva osnoven preduslov za funkcionirawe na pretprijatieto kako deloven sistem.

Pretprijatie koje ima ambicii da izbori mesto ili opstane na stranskite pazari, a vo dogledno vreme i na doma{niot pazar, neophodno e vo svojot informacionen sistem da vgradi elementi na sistemot na kvalitet.

INFORMACIJATA KAKO RESURS

Voop{to nie sega vleguvame vo nova organizaciona era. Organizacii bazirani na informaciiite spored Peter Drucker }e bidat se pozastapeni vo op{testvoto. Porano menaxerite vr{ea analiza vo odredeni vremenski periodi za da dojdat do odluka ili se bazirale na periodi~ni podatoci pri analizite i odlu~uvaweto. Deneska menaxerite imaat pristap do bogatstvo na podatoci od samoto rabotno mesto ako im se potrebni. Ednostavnata upotreba na kompjuterskite programi im dava mo`nost na menaxerite za mnogu alternativi, vrz osnova na ovie informacii da dojdat do poadekvatni - poprecizni odluki. Spored spomenatiot avtor, ova e samo po~etok na nov trend koga biznisot }e go vodat se pove}e i pove}e specijalisti koi se baziraat na informacijata za da gi vodat aktivnostite na organizacijata (pretprijatieto).

Vo dosega{niot razvoj na ~ovekovoto op{testvo kako glavni resursi se smetale kapitalot, trudot i prirodnite sredstva, no vo sovremeniot i vo idniot razvoj, pokraj prethodno navedenite s# pove}e na zna~ewe dobivaat i informaciite kako nov resurs.

Osnovni karakteristiki na informaciite e toa {to tie:

se nepresu{en izvor na znaewe,

so nivnoto tro{ewe, odnosno upotreba, ne ja menuvaat svojata sodr`ina. Prirodnite izvori vo ~inot na proizvodstvoto i potro{uva~kata se upotrebuvaat samo ednokratno, za razlika od niv informacijata mo`e da se koristi pove}ekratno bidej}i nejzinata sodr`ina e nepromenliva vo odnos na intenzitetot na koristeweto,

informacijata mo`e ednovremeno i na razli~en prostor da se koristi od pove}e konsumenti, {to ne e svojstveno za drugite prirodni resursi,

vrednosta na informacijata so nejzinata konsumacija ne se namaluva, nezavisno kolku pati e koristena i od kolkav broj na korisnici,

upotrebnata vrednost na informacijata e pogolema so zgolemuvawe na intenzitetot na koristeweto, no informacija koja nikoga{ ne }e se koristi i nema upotrebna vrednost,

koristeweto na informaciite kako resurs za ekonomski razvoj ne bara tro{ewe na energija,

upotrebata na informaciite nemaat nikakvo {tetno vlijanie na okolinata i

ograni~uva~ki faktor vo koristeweto na informaciite se javuva samo ~ove~kiot faktor, koj isto taka, e ograni~uva~ki faktor i za nivnoto proizvodstvo.

Denes, bez ogled na toa koe teoretsko objasnuvawe za informacijata da se prifati, edno e sigurno i {iroko prifateno mislewe deka taa e r e s u r s. Toa zna~i deka na informacijata i se dava podednakvo zna~ewe kako i na tradicionalnite resursi: pari, oprema, materijali i ~ovekot. Za eden deloven sistem nesomneno e deka edna to~na, blagovremena i potpolna informacija postanuva resurs od osobena va`nost vo donesuvaweto na odluki, vo za~uvuvawe i/ili pro{iruvawe na pazarnata polo`ba (pozicija), konkurentnosta, pa duri i opstanokot na pazarot.

Toa e edna od klu~nite pri~ini za osobeno brziot razvoj na MIS (menaxmerskiot-upravuva~ki informacionen sistem (Menagment Information System) so visoko sofisticirani hardver, softver, komunikacioni tehniki, baza na podatoci i baza na znaewa. Od 70-tite godini (na minatiot vek) terminot data se zamenuva so terminot information. Su{tinata ne e vo zamenata na terminite, tuku za zamena na podatocite so informacii, koi se osnova za odlu~uvawe. Toa {to neposredno proizleguva od konstatacijata deka informacijata e va`en resurs na delovniot sistem e soznanieto deka informaciite (kako i drugite resursi) mo`e da se planiraat, organiziraat i so niv da se upravuva.

Vo pretprijatieto toa se postignuva so sozdavawe na potrebnite uslovi. Organizacionite nivoa ne ja nabquduvaat informacijata kako nekoe slobodno-besplatno dobro (sredstvo), tuku kako neophodno i skapo sredstvo i kako menaxerski resurs koj vo najmala raka bara tretman ednakov na finansiskite, kadrovskite i materijalnite sredstva.

Taka spored Dieboloviot istra`uva~ki program sli~nosta na informacijata kako resurs so drugite resursi na delovniot sistem se ogleda vo slednovo: informacijata poseduva fundementalna (osnovna) vrednost kako i parite, stokata, rabotnata sila ili surovinite,

informacijata ima karakteristiki koi mo`e da se indetifikuvaat i merat kako na pr. metod, te`ina i cena na dobivawe, cel za koja se koristat (korisnost) i razli~ni oblici i sredstva so koi se sozdava, pravila kako so nea da se postapuva i principi kako taa se obrabotuva.

informacijata postoi vo razni stepeni na ~istota i korisnost.

taa mo`e da se pro~isti i obraboti za da i se zgolemi vrednosta.

vlo`uvawata vo pribavuvawe na informacijata kako resurs mo`e voobi~aeno da se tretira kako tro{ok, no ponekoga{, vo zavisnost od celite na pretprijatieto i kako kapitalna investicija.

informacijata pominuva niz pove}e race koi ja prenesuvaat i ja menuvaat od pribavuvawe preku podobruvawe do koristewe.

Sporeduvawe (komparirawe) na tro{ocite i korista e mo`na da se izvr{i vo sekoe vreme pri obavuvawe na bilo koja informaciona dejnost.

Podatoci, informacii i znaewe

Pokraj informaciite, podatocite i znaeweto pretstavuvaat izvoren ili izveden oblik na informacionen resurs. Vo teorijata se u{te ne postoi potpolno podednakvo sva}awe na ovie poimi i nivniot odnos sprema informacijata. Koga stanuva zbor za odnosot podatok i informacija spored Dejvis (Davis) toj odnos se sfa}a kako odnos na surov materijal sprema finalen proizvod. Informacioniot sistem gi obrabotuva podatocite taka tie od sirova forma da se transformiraat vo informacii upotrebliva za korisnikot, odnosno prima~ot. Dodeka spored F. Machlup ne treba da se postavuva nikakva hierarhija niti vremenska distanca vo raspravata vo odnos na podatocite i informaciite. Toj uka`uva na zavisnosta na toa sva}awe (odnosot podatok - informacija) od agolot na nabquduvawe i naveduva razlika od aspekt na kompjuterskiot operator, koj smeta deka podatoci se toa {to e vo memorijata na kompjuterot, a autputot dobien so nivnata obrabotka e informacija, dodeka od aspekt na korisnikot na autputot - podatocite i informaciite mo`at da bidat izrazi - termini so istovetno zna~ewe. Zna~eweto na poimite podatok i informacija od aspekt na toa koj gi tolkuva, go sogledal i Dejvis i toj veli: toa {to za edna osoba - li~nost mo`e da bide informacija za druga mo`e da bide samo surov podatok. So toa barem delimi~no se objasnuva ~estoto naizmeni~no upotrebuvawe na ovie dva termina.

Vo teorijata na komunicirawe pod poimot podatok se podrazbira vest koja ja upatil ispra}a~ot do prima~ot, a koja e dimenzionirana po obem, naziv i vid. Toa zna~i deka podatokot e logi~ko-semanti~ka edinica, koja se u{te ne pretstavuva informacija, a koja vo smisol na digitalnata struktura na kompjuterskata organizacija na memorijata se ozna~uva kako pole:

na pr.:

Ime na poleto

Obem ( golemina)

Vid

[ifra na kupuva~ot

6 znaka

numeri~ki (broj)

Ime na kupuva~ot

20 znaka

alfabetski

Adresa

18 znaka

alfanumeri~ki

Mesto

15 znaka

alfabetski

Spored toa podatokot mora da bide dimenzioniran so: ime, golemina i vid, pri {to imeto i goleminata ja odreduva samiot korisnik, dodeka vidot proizleguva od samiot karakter na znacite koi go pravat.

Vo toj toj pogled za sva}aweto na podatokot i negoviot odnos sprema informacijata mo`e da se vidi i od slednive definicii:

podatocite se sirovi nerealizirani fakti, brojki i nastani koi mo`e da se razvijat vo informacii

podatocite se fakti i brojki na neobraboteni informacii

podatocite se registrirawe na fakti, znaci ili zabele`uvawa nastanati vo tekot na nekoj proces

podatoci se onie delovi od porakata koi treba da se obrabotat ili se ve}e obraboteni od kompjuterskiot sistem

Vo semanti~ki i operativen smisol podatokot i informacijata se razlikuvaat po stepenot na obrabotka i na~inot na koristewe. Podatocite se sredstvo za izrazuvawe na informacijata, podatocite se pasivni tie mo`at da vlijaat na promena na sodr`inata na informacijata, no ne vlijaat na odnesuvaweto na sistemot. Podatocite gi pribirame i registrirame da bi mo`ele da gi ~uvame i po potreba da gi koristime. Ako registriran podatok se koristi za prezemawe na akcija (dejstvie) ili donesuvawe na odluka, takviot podatok mo`e da se smeta za informacija. Podatocite postanuvaat informacii vo momentot na nivno koristewe. Site podatoci ne mora da se koristat, nitu da bidat korisni, a najkorisni se koga se dostapni vo pravo vreme i na pravo mesto.

Koga stanuva zbor za znaeweto kako informacionen resurs, treba da se istakne deka ne postoi edinstveno identifikuvawe na ovoj poim. Su{tinata na nivnoto razgrani~uvawe informacija - znaewe se svduva na slednovo:

informacijata e zgolemuvawe na znaeweto,

informacijata e proces, a znaeweto e sostojba

Vo definiraweto na ovie poimi edinstveno e deka osnovnite karakteristiki na znaeweto se: struktuiranost, koherentnost i relativna trajnost, za razlika od informacijata ~ij karakteristiki se: delimi~nost, fragmentarnost i naj~esto privremenost, odnosno kratkotrajnost.

Upravuvawe so informacionite resursi

Identifikacijata na informacijata kako strategiski resurs na pretprijatijata nametnuva potreba deka i so nea treba da se upravuva kako i so drugite resursi. Toa zna~i deka informaciite treba da se planiraat, predviduvaat, organiziraat, upravuvaat i kontroliraat, {to doveduva do sozdavawe na nova ili posebna organizaciono-delovna funkcija koja se narekuva administracija na podatocite. Nejzina pojdovna cel e potrebata od efikasno upravuvawe so informacionite izvori, razbirawe na celite i delovnite funkcii na pretprijatieto, nivnite interakcii i od seto toa izvedenata informaciona arhitektura.

Site relevantni podatoci treba da bidat dostapni na bilo koja rabotna grupa ili na upravata na pretprijatito. Sostaven del na ovaa funkcija e i t.n. informaciona politika na pretprijatito. Pretprijatieto treba da gi odredi svoite pravila koi }e obezbedat pravilno koristewe na informaciite i upravuvawe so niv. Tie eksplicitni pravila se narekuva informaciona politika. Informacionata politika, sprema toa opredeluva unificirani pravila i nasoki za podelba, dvi`ewe, pronao|awe, standardizacija, klasifikacija i katalogizacija za celoto pretprijatito. Informacionata politika, isto taka postavuva standardi za bezbednost vo smisol koi poedinci i grupi imaat pristap do informaciite, koga i kako informacijata mo`e da se koristi i t.n., pa se do opfat i na tehni~kite standardi za softverot, hardverot, telekomunikaciska i dr. oprema koja sozdava ili prenesuva informacii.

Upravuvaweto so podatocite i informaciite kako informaciski resursi podrazbira niza aktivnosti od oblasta na planiraweto, organiziraweto i kontrolata na izvorite i nivniot tek (nivnoto dvi`ewe).

Planiraweto na izvorite i dvi`eweto na podatocite mora da se vr{i vo sklad so strate{kit i oprativnite celi na pretprijatito, a toa podrazbira i strategisko i oprativno planirawe na podatocite

Organizacijata na upravuvawe so izvorite na podatoci podrazbira plan na logi~ki bazi na podatoci, metodi i standardi na nivna izgradba.

Kontrola na izvorite i dvi`eweto na podatocite i informaciite podrazbira da site informacioni resursi moraat vnimatelno i kontinuirano da se kontroliraat. Pretprijatito mora jasno da gi definira pravata, obvrskite i odgovornosta vo site fazi od raboteweto so ovie resursi. Politikata i procedurata za kontrola na izvorite i dvi`eweto na podatocite i informaciite mora da go opfati slednovo:

na~inot na pribirawe i skladirawe na podatocite

proceduri i standardi za obezbeduvawe na podatocite

standardi za modificirawe na datotekite i bazite na podatoci

sistemot na kodirawe

ispituvawe i proverka na informacionite tekovi (dvi`ewa) vo t.n. kontrolni to~ki

metodi i uslovi na regenirawe na podatocite

vremenskata proverka na a`urnosta na podatocite

bezbednosta na podatocite (vo odnos na hardverot, softverot, korisnikot i sl.)

Razmenata na informaciite na pretprijatieto so okolinata e osnova za razvojniot proces, imeno prilagoduvaweto na pretprijatieto sprema barawata za promeni {to doa|aat od okolinata e biten preduslov za opstanok, no i razvoj na pretprijatieto. Vo tekot na `ivotniot ciklus pretprijatieto se nao|a vo razli~ni fazi. So tek na vremeto pretprijatieto se menuva i prilagoduva pri {to se vospostavuva nova organizacija, koja po prirodata e na povisoko nivo i e poslo`ena. Menaxerite za da odgovorat na novata organizacija moraat da vlo`uvaat s# pogolemi napori vo stekuvawe na novi znaewa, metodi i pristapi kon re{avawe na problemite {to se pojavuvaat.

Vo sva}aweto deka sovremenoto pretprijatie e eden sistem, pokonkretno deloven sistem, informacijata se javuva kako konstituiven element na pretprijatieto kako deloven sistem. Imeno, bez informacii, vo slu~aj na pretprijatieto, nema alternativi, nema re{enie na problemite, nema odluki, nema mo`nost da se sporedi planiranoto so ostvarenoto. Koga pretprijatieto se posmatra kako deloven sistem treba da se imaat vo predvid negovite pooddelni delovi - funkcii (na pr. nabavka, proizvodstvo, proda`ba, finansii, smetkovodstvo i dr.) so nivnata poedine~na optimilizacija ne davaat sekoga{ i optimilizacija na pretprijatieto vo celina, koga toa se posmatra kako eden deloven sistem. Imeno, celinata ne e prost zbir od nejzinite delovi. Delovite vo celinata ne se prou~uvaat kako posebni entiteti, tuku kako elementi na celinata i vo funkcioniraweto na celinata na koja i pripa|aat. Elementite vo ramkite na edna celina se vo postojana interakcija. Funkcioniraweto na celinata vo ostvaruvaweto na celite se ogleda vo toa {to delovite pokraj svoite poedine~ni celi se spremni da realiziraat i zaedni~ka cel, a toa {to pooddelnite delovi gi integrira vo edna celina e opstanokot na taa celina i nejzin razvoj. Za nivoto na koje se ostvaruva nekoja celina se misli na stepenot na slo`enosta, t.e. dali stanuva zbor za celina od povisok ili ponizok red, {to zna~i za odredena hierarhija. Koga celinite se smetani kako odreden sistem zna~i deka se misli na sistemska hierarhija.

Sistem pretstavuva mno`estvo od elementi koi se nao|aat vo zaemna povrzanost na organiziran na~in kako edna celina. Elementite na sistemot se podsistemi koi go so~inuvaat istiot, i pritoa tie se organiziraat vo edna celina za ostvaruvawe na odredena cel, pri{to trpat i odredeni prilagoduvawa vo celinata, no {tom ja napu{tat istata tie se menuvaat.

Sistemot e realnost, no i slika na realnosta. Pretprijatieto NN e eden deloven sistem i toj e realnost vo edna ekonomija. No, koga toa pretprijatieto se posmatra od strana na nekoj istra`uva~, toga{ toj za toa pretprijatie dobiva odredena slika za toa pretprijatie, koja slika e razli~na za istoto pretprijatie {to za nego ja ima drug istra`uva~. Razli~nata slika {to mo`e da se sozdade za eden sistem zavisi od svesta, sposobnostite i znaewata na istra`uva~ot i dokolku tie se na povisoko nivo vo takov slu~aj sistemot (slikata) poobjektivno }e ja odrazuva realnosta.

Sistemite mo`e tehni~ki da se prika`at na pove}e na~ini:

grafi~ki,

tabelarno,

so blok {ema,

matri~no,

kinemati~ki,

opisno

Eden sistem e mno`estvo od odreden broj na elementi. Sprema sistemskata hierarhija elementite na eden sistem na ponisko nivo mo`e da se javat kako posebni sistemi, koj od svoja strana se novi mno`estva na elementi. Sistemot od svoja strana na povisok hierarhiski red stanuva element na nekoj nov sistem.

Razvojot na informacionite sistemi bitno e opredelen i definiran od informatikata, kako interdisciplinarna nauka op{to i posebno od delovnata informatika. Spored fracuskiot ing. Filip Drajfus terminot informatika nastanat e kako konstrukcija od zborovite information i automatique.Spored francuskata akademija na naukite informatikata e definiranana kako nauka za racionalna obrabotka na informaciite, pred se so pomo{ na avtomatski ma{ini, so toa {to informacijata se smeta za nositel na ~ovekovite znaewa i komunikaciite vo oblasta na tehnikata, ekonomijata i dr. op{testveni nauki.

Spored A.N. Sziperski informatikata se definira kako nauka za izgradbata, funkcioniraweto i strukturata na informacionite sistemiVo op{tata enciklopedija na JLZ se naveduva deka informatikata e nau~na disciplina koja gi prou~uva strukturata i svojstvata na informacijata, .. celi na informatikata e razvoj na optimalni metodi i sredstva na primawe, prenos, obrabotka, pronao|awe, koristewe i ~uvawe na informaciite.

Na osnova na seto prethodno iska`ano informatikata mo`e da se definira kako nauka koja se zanimava so pribirawe, obrabotka, prenos i arhivirawe na podatocite, analiza i proektirawe na informacionite sistemi kako i primena na informaciona tehnologija vo re{avaweto na problemite i razvojot na sistemite.

Delovnata informatika mo`e da se nabquduva: 1) vo potesna smisla koga taa se identifikuva kako kraen segment i vo su{tina se sveduva na sistematizacija na analiti~ki informacii na pretprijatieto pred se od smetkovodstven karakter; 2) vo po{iroka smisla, pod delovna informatika se opfa}aat i sinteziraat cela niza na drugi disciplini, kako na pr. teorija na upravuvawe i planirawe, naukata za organizacija, kibernetikata i t.n.

Informatikata pretstavuva kibernetska povrzanost na relacijata: nauka - tehnologija - aplikacija, pri {to delovnata informatika mo`e da se definira kako aplikacija na informatikata kako nauka ( znaewa, metodi, zakonitosti i t.n.) vo oblasta na delovnite sistemi so podr{ka na informacionata tehnologija. Celta na ovaa aplikacija e optimalno funkcionirawe na delovniot sistem kako celina, {to zna~i deka aplikacijata se odnesuva na site dejnosti (funkcii) na tie sistemi: proizvodstvo, nabavka, proda`ba, finansi, upravuvawe i dr.

Od izlo`enoto mo`e da se zaklu~i deka informacionite sistemi na pretprijatijata i nivnite asosijacii gi opfa}aat site navedeni funkcionalni oblasti na delovniot sistem i toa kako svoi informacioni podsistemi ili segmenti.

Smetkovodstvenite informacioni sistemi mora da gi izvr{uva slednive zada~i:

pribira transakcii i drugi podatoci i gi vnesuva vo sinformacioniot sistem

obrabotka na podatocite

skladirawe na podatocite za podocne`na upotreba

obezbeduvawe na korisnicite so informacii koi im se neophodni pri praveweto na izve{tai

kontrola na celiot proces taka da dobienata informacii bide to~na i sigurna

Postojat tri nivo na odluki:

1. Strukturirani odluki, se takvi odluki koi se rutinski i tolku dobro razbirlivi koi bi mo`ele prenesat ili avtomatiziraat na kompjuter. Toa se odluki za koi ve}e se izgradeni modeli na odlu~uvawe.

2. Polustruktuirani odluki se takvi odliki koi mo`e parcijalno no ne i potpolno da bidat avtomatizirani. Tie baraat i subjektivna procena i mislewe vo sklad so formalnata analiza na podatocite i izgradbata na modeli.

3. Nestruktuirani odluki se nepovratni i nerutinski, kade ne postoi modeli ili drugi oblici na nivno re{avawe. Donesuva~ite na odluki mora da se oslonat na procenuvawe i intituicija. Vakvite odluki se ~esto podr`ani so sistemot za podr{ka na odlu~uvawe.

Informacioniot sistem opslu`uva dve kategorii na korisnici: eksterni i interni. finansiskoto smetkovodstvo e fokusirano na esksternite korisnici i nivnite razli~ni informacioni potrebi. Na pr. investitorite i kreditorite baraat finansiski izve{tai od op{ta namena. Na akcionerite im treba nformacii koi se odnesuvaat na transakciite so akciite i isplata na dividenda. Kreditorite se zainteresirani za bonitetot, finansiskite obvrski i nivniot potencijal za idni uspesi.

Upravuva~koto smetkovodstvo se fokusira na internite informacioni potrebi, so zaedni~ka cel maksimirawe na ekonomskata polo`ba na pretprijatie. Primer internite nformacii potrebi vklu~uvaat izve{tai za saldata (zalihite) za zastarenite pobaruvawa, planirawe na pari~nite tekovi, analiza na proitabilnosta i dr.

Smetkovodstveniot informacioniot sistem igra dve glavni ulogi vo menaxerskoto odlu~uvawe.

Prvo, gi indetifikuva situaciite koi baraat menaxerska akcija. Na pr. izve{tajot za tro{ocite so golemi otstapuvawa mo`e da go stimulira menaxmentot da istra`uva i dololku e neophodno da prevzeme korektivni akcii.

Vtoro, poradi smaluvaweto na neizvesnosta, smetkovodstveniot informacionen sistem obezbeduva osnova za izbor na alternativni akcii. Na pr. smetkovodstvenata nformacii ~esto se koristi kako osnova za formirawe na cenata i odreduvawe na politikata na kreditirawe (odlo`eno pla}awe). Internite korisnici baraat od sinformacioniot sistem nformacii koi bi ogovorile na slednive vidovi na pra{awa:

- marketing menaxment. Kolku treba da ja odredi proda`nata cena za sekoj artikal {to go prodava? Kakva treba da bide politikata na pretprijatie po odnos na diskontot, kreditnite uslovi i garanciite?

- nabavka i kontrola na zalihite. Koga i kolku treba da se obnovat zalihite? Koi dobavuva~i treba da se koristat? Koi kombinacii na cena, sigurnost, dizajn na proizvod, marka i kvalitet bi trebalo da se nabavat?

- proizvoden menaxment. Kolku i koga od sekoj proizvod ili artikal bi trebalo da se proizvede? Koj proizvoden metod i koi materijali bi trebalo da se koristat? Kako bi trebalo da se alociraat zaedni~kite tro{oci na razli~nite proizvodi?

- kadrovskiot menaxment. Kolkavi se zarabotuva~kite po saat na zaposlenite i kolku bi trebalo da bidat plateni? Koi se posebnite ve{tini i iskustva na vrabotenite?

- finansiskiot menaxment. Kakvi se tekovnite prilivi i odlivi na gotovina? Koi se izvorite i koristeweto na kapitalnite pari~ni sredstva? Kakva treba da bide politikata na kreditirawe na kupuva~ite i naplata na pobaruvawata?

Cel na sekoe rabotewe e da obezbedi kvalitetni proizvodi i uslugi na svoite potro{uva~i. Rabotata }e bide profitabilna dokolku stvorenata vrednost e pogolema od tro{ocite za proizvodstvo na proizvodite i uslugite. Smetkovodstveniot informacioniot sistem e va`na podr{ka koja ovozmo`uva primarnite aktivnosti da se obavuvaat na efikasen i efektiven na~in. Smetkovoditelite bi trebale da koristat veriga (sinxir) na vrednosti vo odreduvawe kade i kako eden ssmetkovodstven informacionen sistem mo`e da ja zgolemi vrednosta na pretprijatieto. Tie treba da gi identifikuvaat aktivnostite, da gi odredat tro{ocite i vrednosta na sekoja aktivnost i da analiziraat kade i kako mo`e da se zgolemi vrednosta. Smetkovodstveniot informacionen sistem mo`e da generira vrednost na sledniot na~in:

1. smetkovodstveniot informacionen sistem da gi podobri proizvodite i uslugite so podobruvawe na kvalitetot, smaluvawe na tro{ocite ili so dodavawe na baranite karakteristiki.

2. smetkovodstveniot informacionen sistem ja zgolemuva efikasnosta.

3. smetkovodstveniot informacionen sistem obezbeduva blagovremena i sigurna nformacii kako bi se podobrilo odlu~uvaweto.

4. smetkovodstveniot informacionen sistem na pretprijatieto mu ovozmo`uva konkurentska prednost.

5. smetkovodstveniot informacionen sistem ja podobruva komunikacijata.

6. smetkovodstveniot informacionen sistem go podobruva koristeweto na znaeweto.

Eksterno opkru`uvawe

Podsistem za kompjuterizirana obrabotka na informacii

Marketing podsistem

Smetkovodstven podsistem

Podsistem na proizvodstvo

Finansiski podsistem

Personalen podsistem

Interno

opkru`uvawe

Smetkovodstven informacionen

sistem

Slika 1-2 Relacija pome|u menaxment informacioniot sistem i smetkovodstveniot informacionen sistem

Menaxment informacionen

sistem

Finansisko smetkovodstvo

Smetkovodstvo na menaxmentot

Smetkovodstvo na tro{oci

Smetkovodstveno planirawe

Razvoj na sistemi

Izvorni dokumenti

Fajlovi na izvornite dokumenti

Dnevnik

Glavna kniga

Proben bilans

Finansiski izve{tai i drugi eksterni izve{tai

Input obrabotka na transakcii autput

PAGE 15

_1159610765.ppt

Vlez

Sobirawe na finansiski podatoci

Sobirawe na podatoci od marketingot

Sobirawe na podatoci od proizvodstvoto

Sobirawe na personalni podatoci

Sobirawe na nadvore{ni podatoci

Proceduri za vnes na podatoci

Integrirana baza na podatoci

Podatoci za marketing, proizvodstvo, finansii, personal i dr.

Generatori na izve{taiModeli za odlu~uvawe

Izlez

Finansiski izve{tai

Strate{ko planirawe

Menaxment kontrola

Operativna kontrola

Sproveduvawe niz kompleksna baza na podatoci

Klasificirawe, sortirawe i procesirawe

Korisnici

Delovno

opkru`uvawe

Slika 1 - 7 b

_1315166688.doc

_1044411454.ppt

_1107167376.ppt

_1140345762.ppt

Informacionen sistem

Kontrola

Izvori na podatoci

Vlez: sobirawe podatoci

Obrabotka na podatoci

Izlez: generirawe na informacii

Korisnici na informacii

Upravuvawe so bazi na podatoci

Povratni informacii

Akcija i rezultati

Slika 1-3 Karakteristiki na op{tiot informacionen sistem

_1147611297.ppt

Interen i eksteren proces na donesuvawe na odluki

Rezultat od odlu~uvaweto

Povratna informacija

Izve{tai od menaxmentot

Finansiski izve{tai

Anketi od menaxmentot

Sobirawe podatoci

Prenos na podatoci

Baza na podatoci

Sumirawe, sortirawe i distribucija na podatoci

Dobivawe na podatoci i podgotovka na izve{tai

Slikka 1-4 Op{t smetkovodstven ciklus

_1107163439.ppt