Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Grupo del Proceso de Iniciación

Fuentes:

• Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management,

Seventh Edition,

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge

(PMBOK Guide), Fifth Edition

Objetivos de Aprendizaje

Conocer los procesos del grupo del proceso de iniciación

Exponer criterios para abordar un proyecto

Explicar la importancia del Acta de constitución del proyecto para iniciarlo formalmente

Explicar la importancia de identificar a los interesados

Grupo del proceso de Iniciación

Algunas organizaciones utilizan una fase de pre-inicio

Otras organizaciones incluyen otros elementos como parte del inicio,

como por ejemplo, un caso de negocio

Se reconoce y se comienza un nuevo proyecto o fase del proyecto

El objetivo principal: formalizar la selección e inicio de los proyectos

Salidas importantes: Asignar el gerente de proyecto

Realizar un caso de negocio

Elaborar el Acta de constitución del proyecto, firmada

Identificar los interesados

Métodos de selección de proyectos

Generalmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y recursos para desarrollarlos

Métodos para seleccionar proyectos:

Centrarse en las necesidades generales de la organización

Categorizar los proyectos

Calcular el valor presente neto u otros análisis financieros

Utilizar un modelo de calificación ponderada

Implementar un tablero de control balanceado*

* Balanced scorecard

Enfocarse en las necesidades generales de la

organización

A menudo es difícil dar una justificación sólida para muchos proyectos, pero todos están de acuerdo en que tienen un alto valor

Tres criterios importantes para los proyectos: Existe una necesidad del proyecto

Hay fondos disponibles

Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga éxito

Clasificación de proyectos

Por tema de ocupación

Un problema

Una oportunidad

Una directiva

Por tiempo para realizarlo

Por necesidades

Por prioridad

Procesos para Selección de Proyectos

Métodos Matemáticos Lineal

No lineal

Dinámico

Algoritmos

Medida de beneficios Contribución de beneficios

Acercamientos comparativos

Modelos Económicos

Análisis Financieros Valor Presente Neto VPN*

Retorno de la inversión ROI**

Análisis de Retorno***

Tasa Interna de Retorno IRR

Relación costo beneficio

Costo de oportunidad

* NPV: Net present value

** ROI: Return on investment

*** Payback analysis

Análisis del valor presente neto

El VPN es un método de cálculo de la ganancia esperada neta o la

pérdida esperada neta de un proyecto mediante el descuento de las

futuras entradas y salidas de capital esperados

Los proyectos con un VPN positivo debe considerarse, si el valor

económico es un criterio clave

Entre más alto el VPN mejor

Cálculo del VPN

Determinar los costos estimados y los beneficios estimados para la

vida del proyecto y los productos que produce

Determinar la tasa de descuento (consulte con su organización en qué

utilizarla)

Calcular el valor actual neto

Nota: Algunas organizaciones consideran el año de inversión como el

año 0, mientras que otros comienzan en el año 1; algunas personas

ingresan los costos como números negativos, mientras que otros no

Consultar con su organización sobre sus preferencias

Retorno sobre la inversión

Retorno sobre la inversión (ROI) se calcula restando los costos del

proyecto de los beneficios y luego dividiendo por los costos

ROI = (total de los beneficios descontados - los costos totales

descontados) / costos descontados

Cuanto mayor es el retorno de la inversión, mejor

Muchas organizaciones tienen una tasa de retorno requerida o tasa

mínima aceptable de retorno sobre la inversión en proyectos

Tasa interna de retorno (TIR o IRR*) se calculará encontrando la tasa

de descuento que iguala el VPN a cero

* IRR: Internal Rate of Return

Análisis de Amortización

Otra consideración financiera importante es el análisis de

amortización

El período de amortización es la cantidad de tiempo que se

tardará en recuperar, en forma de entradas netas de efectivo, el

total de dinero invertido en un proyecto

La amortización se produce cuando el beneficio neto acumulado de

descuento es igual a los costos

Muchas organizaciones quieren que los proyectos tengan un

periodo de amortización relativamente corto

Gráfica del Periodo de Amortización

Retorno

Año

Retorno

Costos acumulables Beneficios acumulables

Modelo de clasificación ponderada

Un modelo de calificación ponderada es una herramienta que proporciona un proceso sistemático de selección de proyectos basados en muchos criterios

1. Identificar los criterios importantes para el proceso de selección de proyectos

2. Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que sumen en total 100%

3. Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto

4. Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total ponderado

Cuanto más alto el puntaje ponderado, mejor

Ejemplo de modelo de clasificación ponderada

para la seleccion de un proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Promedio ponderado por proyecto

Cuadro de mando Integral*

Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la estrategia empresarial

Balanced scorecard*:

Es una metodología que convierte los valores de una organización, tales como el servicio al cliente, innovación, eficiencia operativa y el rendimiento financiero, en una serie de métricas definidas

* Balanced Scorecard

Ver www.balancedscorecard.org

Acta de constitución del proyecto

Después de decidir en qué proyecto se va a trabajar, hay que

hacérselo saber a la organización

Un Acta de constitución del proyecto es un documento que reconoce

formalmente la existencia del proyecto y provee dirección a los

objetivos y la gestión

Elaborar el Acta de constitución del proyecto con los interesados

El Acta de constitución debe estar firmada por los Interesados Allí se consignan los acuerdos sobre la necesidad y la intención del proyecto

salida clave: un documento firmado

Acta de constitución del proyecto

Puntos típicos a tratar:

Objetivo del proyecto

Alcance del proyecto

Estructura de tareas

Metodología de Implementación

Gerente del proyecto

Equipo del proyecto

Hitos o Entregables del Proyecto

Procedimientos de entregas

Criterios de aceptación

Riesgos identificados

Factores de éxito

Solución de conflictos

Develop Project Charter

4.2 Develop Project

Management Plan

5.1 Plan Scope

Management

5.2 Collect

requirements

5.3 Define scope

6.1 Plan Schedule Management

7.1 Plan Cost

Management

11.1 Plan Risk

Management

13.1 Identify

stakeholders

Project Initiator

/ Sponsor

Enterprise/

Organization

4.1 Develop Project

Charter

Project Integration Management

Agreements

Business case

Project statement of work

Organizational process assets

Enterprise environmental factors

Project charter

Develop Project Charter

Inputs 1. Project statement of work

2. Business case

3. Agreements

4. Enterprise environmental factors

5. Organizational process assets

Tools & Techniques 1. Expert judgment

2. Facilitation techniques

Outputs 1. Project charter

Factores ambientales de la Empresa

Estructura y cultura de la organización

Normas de la Industria

Leyes y/o normas Gubernamentales

Infraestructura

Recursos humanos existentes

Administración de personal

Sistemas de autorización de trabajo de la compañía

Condiciones del mercado

Tolerancia al riesgo (por parte de los interesados)

Clima político

Canales de comunicación

Bases de datos comerciales

Activos de los Procesos de la Organización

Procesos

Procedimientos

Instructivos

Plantillas

Formatos

Bases de datos corporativas de conocimiento

Bases de datos comerciales

Cómo hacer las cosas

Normas

Políticas

Qué instrumentos utilizar

...

Riesgos

Lecciones aprendidas

Registros

Documentos

Informes de resultados

Horas de trabajo

Costos incurridos

Archivos de proyectos

Información histórica

Medición de procesos

Líneas base (alcance, costo, …)

Cronogramas

Calendarios

Diagramas

Presupuestos

Datos financieras

Déficits

Gestión de riesgos

Gestión de problemas

Gestión de configuración

Gestión de Calidad

Ejemplo de Acta de constitución Título del proyecto: Proyecto de actualización de tecnologías de información

Fecha de inicio del proyecto: Marzo 4, 2008 fecha de finalización proyectada: Diciembre 4, 2008

Gerente de proyecto: Kim Nguyen, 691-2784, knguyen@course.com

Objetivos del proyecto: Actualizar el hardware y software de todos los empleados (aproximadamente 2000) en 9 meses basados en nuevos

estándares corporativos. Ver el documento adjunto de descripción de los nuevos estándares. Las actualizaciones afectarán los servidores así como

las redes corporativas. El presupuesto es de $1.000.000 para hardware y software y $500.000 para costos operacionales.

Enfoque

Actualizar la base de datos de inventario de TI para establecer las necesidades

Crear una estimación de costos detallada del proyecto

Emitir una solicitud de cotización para la compra de hardware y software

Utilizar lo mas posible el equipo interno de trabajo para la realización del proyecto

ROLES Y RESPONSABILIDADES

NAME ROL RESPONSABILIDAD

Walter Schmidt CEO Patrocinador y supervisor del proyecto

Mike Zwack CIO Supervisor del proyecto, elección de personal

Kim Nguyen Gerente de proyecto Planear y ejecutar el proyecto

Jeff Johnson Director de Operaciones de TI Mentor Kim

Nancy Reynolds VP RH Selección de personal , generar Memos

Firmas

Comentarios (hechos a mano o digitalmente por los interesados del proyecto que firman arriba)

El proyecto estará terminado en 10 meses Mike Zwack, CIO

Asumimos que el grupo de trabajo estará siempre disponible para el desarrollo del proyecto y que algunas actividades deberán realizarse en horas extralaborales.

Kim Nguyen, Jeff Johnson, Departamento de TI

Identificar a los Interesados

Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el

proyecto (involucradas y/o impactadas positiva y negativamente)

Análisis de los Interesados

Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin

de determinar intereses, expectativas y la influencia de los

interesados

Identificar a los potenciales interesados relevantes

Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje Matriz de poder/interés

Matriz de poder/influencia

Matriz de influencia/impacto

Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas

negativamente

Conocer las razones de su oposición

Elaborar un plan de tratamiento

Para los implicados del equipo de trabajo

Elaborar plan de tratamiento

Análisis de los interesados en el proyecto

El análisis de los Interesados es un documento que brinda

información importante sobre:

Las organizaciones y nombres de los interesados

Funciones de los interesados en el proyecto

Hechos únicos sobre los interesados

Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto

Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados

Ejemplo de análisis de

interesados del proyecto

(Stakeholders)

Interesados claves

del proyecto

Ahmed Susan

Organización Dirección interna Equipo del proyecto

rol Patrocinador y uno de

los fundadores de la

compañía

Experto en

secuenciación del

ADN

Factores únicos Tranquilo, enfocado

en el negocio

PHD en biología, fácil

trabajar con ella

Nivel de interés Muy alto Muy alto

Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia

Sugerencias en el

manejo de las

relaciones

Mantenerlo

informado, dejarlo

liderar, hacer lo que

dice y rápido

Puede hacer trabajo

desde casa;

asegurarse de revisar

las especificaciones

Registro de Interesados

Documento donde se identifica a los interesados.

Contenido:

Información de identificación

Nombre

Puesto en la organización

Ubicación

Rol

Datos de contacto

Información de evaluación

Principales requisitos

Principales expectativas

Expectativas

Influencia potencial

Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor

Clasificación de los interesados

Interno/Externo

Partidario/Neutral/Opositor …

Matriz de análisis de los interesados

Interesado Interés(es) en el

Proyecto Evaluación de impacto

Estrategias potenciales para Ganar Apoyo

o Reducir Obstáculos

Interesado Ubicación Observaciones Riesgo Plan Actividad Rol Responsabilidad

Seguimiento

Fecha Observación Acción Responsable Estado

Ejemplo 1

Ejemplo 2

Estrategia de gestión de los interesados

Matriz de Poder / Interés

Project Stakeholder Management

4.1 Develop Project

Charter

5.2 Collect

requirements

8.1 Plan Quality

Management

10.1 Plan

Communications Management

11.1 Plan Risk

Management

11.2 Identify Risks

12.1 Plan procurement

Management

12.1 Plan procurement

Management

13.1 Identify

stakeholders

13.2 Plan Stakeholder

Management

Project Stakeholder Management

Organizational process assets

Enterprise environmental factors

Project charter

Stakeholder register Procurement documents

Enterprise/

Organization

Stakeholder register

Identify stakeholders

Inputs 1. Project charter

2. Documentos de Acquisition

3. Enterprise environmental factors

4. Organizational process assets

Outputs 1. Stakeholder register

Tools & Techniques 1. Stakeholder analysis

2. Expert judgment

3. Meetings

Links de Interés

Sobre los interesados

http://www.marcor.com.mx/index.php?option=com_content&task=view&id=35&Itemid=48

http://www.slideshare.net/jernestomejia/2-analisis-de-los-interesados-stakeholders

Inicio

http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Iniciacion.pdf

http://www.burburaca.com/gestion-proyectos/11-gestion-de-integracion-de-proyectos.html

Identificar interesados

http://www.liderdeproyecto.com/articulos/identificar_stakeholders_por_que_molestarse_en_esto.html