Guide freeride

Guide à l’attention de l’organisateur

De Freeride

Dernière version : 10/03/2012 Rédacteur : Komakino

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Bordeaux Longskate Club 7 rue de Barsac

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Sommaire

1 PREAMBULE .............................................................................................................................. 2

2 AVANT L'EVENEMENT ........................................................................................................... 3

3 PENDANT L'EVENT ................................................................................................................ 11

4 APRES L'EVENT ...................................................................................................................... 16

Guide de l’organisateur de freeride Page 2 sur 17

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1 Préambule

Ce petit guide a pour but d’aider ceux qui voudraient se lancer dans l’aventure qu’est l’organisation d’un freeride de « descente ». Si vous êtes une association, une bande de copin(e)s et que vous avez un projet de ce type en tête, ce document est pour vous ! Organiser une manifestation ne s’improvise pas et demande un peu de méthode, mais rien d’insurmontable, pour peu qu’on fasse les choses dans le bon sens. Il est à noter qu’il est souvent plus difficile d’organiser un freeride qu’une compétition : notre sport est peu connu, le format « freeride » ne correspond pas aux canons classiques de l’administration, et quand vous allez voir un élu local , il est plus facile d’expliquer que vous allez demander une fermeture de route pour une compétition que pour…..une bande de potes qui veulent juste s’amuser en toute sécurité. Organiser un event prend en général de 6 mois à 1 an de préparation : tout dépend de votre degré de connaissance des élus locaux (maire, communauté de communes, conseil général, conseil régional) et des entreprises locales : il est plus facile d’organiser quelque chose sur la commune dont votre oncle est maire, et vos cousins gérants du camping, qu’a 400 km de chez soi, ou vous ne connaissez personne ! Enfin, une personne physique ne peut que très difficilement organiser un évènement. Il vous faudra, si ce n’est le cas, créer une association loi 1901…ou faire porter le projet par une association existante, si elle en est d’accord (responsabilité financière et juridique) J’espère que les lignes qui suivront vous donneront du courage et vous permettront de mesurer qu’avec une bande copains on peut faire des trucs énormes ! Bonne lecture Cyrille HARNAY aka KOMAKINO


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2 Avant l'évènement

Une grosse partie du travail se fait bien avant l’évènement ; cette phase ne nécessite pas d’être 10 à bosser, une équipe de 3 ou 4 est largement suffisante. Il faut par contre quelques qualités de « contact » et d’écriture (ne pas avoir peur de la paperasse !)

2.1 Trouver la route

C’est bien sur la partie la plus sympa : partir en quête d’une route qui regroupe les caractéristiques suivantes :

- Elle fait de 1 à 4/5 km (plus de 5 km, ça veut dire plus de protection, plus de commissaires, plus d’attente etc.)

- Elle a de la pente et des virages pour qu’on s’amuse : là c’est vous qui voyez !

- Elle n’accueille pas beaucoup de circulation : il sera très difficile voire impossible d’obtenir la fermeture d’une route nationale, surtout pour un freeride.

- Elle n’est pas trop dure à sécuriser (si il faut des bottes de paille et des filets de 2 mètres tout le long, laissez tomber !)

- Il n’y a pas beaucoup de riverain le long de la route (ils seront bloqués ou presque tout un weekend !)

- Il y a de la place pour freiner à l’arrivée

- Il y a de la place pour que les véhicules (bus, camions) puissent faire demi-tour au départ et à l’arrivée si ’il n’y a pas de déviation.

- Il y aura moyen de faire camper à proximité.


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Une fois le Graal trouvé, il faut absolument noter son nom, ses coordonnées exactes sur un plan….et voir de qui dépend cette route (chemin privé, route communale, départementale, nationale, etc..).

En effet, une fois la route trouvée, les premiers qu’il faudra convaincre seront les locaux : le maire et son conseil municipal, les riverains, puis la préfecture.

2.2 Règlementation et autorisations

La règlementation varie quelque peu d’un département à l’autre, mais la règle générale est :

- Toute compétition, sous quelle que forme que ce soit, se déroulant sur la voie publique, est soumise à autorisation préfectorale

- Les manifestations ne relevant pas de compétition (c’est le cas de notre freeride qui peut être assimilé à un rassemblement) sont soumis à déclaration.

Attention, dans certains départements, même les freerides sont soumis à autorisation préfectorale.

Concrètement : un freeride ne nécessite qu’une déclaration a la préfecture, et la mise en place d’un arrêté communal par la mairie du lieu où se passe le freeride. Il va donc falloir convaincre le maire, lui faire voter un arrêté municipal de circulation, puis remplir un dossier de déclaration d’organisation d’une manifestation, à retirer auprès de la sous-préfecture, ou préfecture, dont dépend l’endroit où vous organisez.

2.2.1 Rencontre avec le maire

Tout dépend bien sûr de notre degré de « connaissance » de ce dernier : si c’est un ami, un parent, ou que vous habitez dans la commune, tout sera plus simple.


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Sinon, il vous faut prendre un rendez-vous et venir avec un dossier de présentation du projet (voir ci-après).

Il faut se mettre à la place du maire pour comprendre les raisons qui pourraient l’amener à refuser : notre sport est inconnu et on passe vite pour des kamikazes, on représente donc un potentiel d’accident sur la commune et peu de « notoriété » . On va embêter les riverains pendant tout un weekend end, et un riverain est un votant potentiel.

IL faut donc vendre les bons côtés :

- Vous êtes sérieux et savez mettre en place les conditions de sécurité nécessaires

- Vous êtes Eco responsable et n’allez pas laisser l’endroit dans de mauvaises conditions

- On est un sport « écolo », « original », qui constitue une alternative intéressante au concours de belote pour l’animation de la commune

- Vous pourrez accueillir et initier les enfants de la commune qui voudraient s’y essayer

- Le comité des fêtes (si il y en a un) pourra assurer la restauration et l’animation : c’est la garantie d’un petit billet pour eux

- Vous achetez local : la paille, les boissons, la restauration : 50 personnes sur un weekend end ça peut représenter un intérêt économique pour un petit village.

Sans accord du maire, il vous sera très difficile d’organiser quoique ce soit ; si c’est le cas, changez de spot, il y a des milliers de routes en France, avec des mairies qui attendent des gens comme nous !


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2.3 Le staff

Il y a donc une équipe a constituer pour gérer l’event ;

L’avant event peut se faire seul ou à quelques-uns, en se répartissant les taches. L’évènement en lui-même demandera plus de monde afin d’assurer les postes suivants :

mise en place de la sécurité : plus on est nombreux plus ça va vite !

Inscription : 2 ou 3 personnes le matin des inscriptions pour que ça ne traine pas

Commissaires de pistes : il est conseillé d’avoir tous les commissaires « en visu » (c’est bien pratique si les talkies walkies tombent en panne !) mais disons qu’il faut mettre une personne à chaque virage ou danger potentiel

Chauffeur de camion : si vous n’avez pas loué de bus avec chauffeur, les remontées se feront en camion : il faut donc prévoir autant de chauffeurs que de camion

Buvette et restauration : si c’est vous qui vous en chargez, selon le nombre de riders, il vous faudra 2 ou 3 personnes pour tout gérer (faire le barbeuk, servir, encaisser etc…)

Gestion des départs et arrivée : ce sont des postes hyper importants qui doivent être en communication permanente. Avant chaque « lâché de rider », le commissaire de départ doit absolument s’assurer que la route est complètement fermée et libre.


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2.4 Budget prévisionnel et finance

Voici un exemple de budget prévisionnel, listant les principaux postes de dépenses. :

budget Prévisionnel freeride

Charges Montant Produits Montant en Euro en Euro

sécurité 0,00 autofinancement 0,00

secours buvette

achat paille frais inscription (prix *nbre inscrit)

location bus ou camion

mise a disposition matelas/ filets aide matérielle mairie (ou autre)

location talkies walkies lister les éléments fournis

animation et publicité aides demandées

mise a disposition salle municipale subvention région

frais groupe musique Subvention conseil général achat buvette subvention mairie

location sono autres

Papeterie/cartouches encre

panneau de signalisation/drapeau

affiches, flyers,

organisation sponsors privés

Frais de déplacement organisation sponsor 1 restauration équipe organisation sponsor 2 valorisation aide bénévole valorisation aide bénévole

total dépenses total recettes


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Il n’y a pas vraiment de règles concernant le budget et sa taille pour un freeride. Les habituels postes couteux que sont le chronométrage, la retransmission vidéo, le speaker ou les lots pour les vainqueurs n’ont pas lieu d’être sur un freeride.

Tout dépend donc de l’aide en nature que vous saurez aller chercher : plutôt que de louer un bus, essayer de vous faire prêter le « camion » municipal, plutôt que d’acheter la paille, passez un deal avec le centre équestre local ou vous ne paieriez que les bottes abimées, faites prendre en charge l’impression des affiches par l’office de tourisme local etc…

Nous avons, le BLC, organisé plusieurs freeride depuis notre création (Hautacam 2004 et 2005, les Rigalets en Roues Libres ) les budgets se sont situés entre 1 000 euros et 3 000 euros

2.5 Le dossier de déclaration en préfecture

Attention aux dates : souvent il vous est demandé de déposer votre dossier 6 à 8 semaines avant l’évènement.

Les dossiers sont à télécharger ou à demander auprès de votre préfecture. Les renseignements et demandés classiquement sont :

Description des responsables, statuts, agrements, numero insee, numero de siret

Description de la manifestation et dates

Attestation d’assurance

Plan détaillé avec protections mises en place

Secours sur place

Déviation mise en place


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2.6 Assurance

En France, tout organisateur se doit d’être assuré pour l’évènement qu’il organise, et assurer tous les participants.

Le plus simple est de s’affilier à la Fédération Française de Roller Sports (FFRS) : vous profiterez ainsi de l’assurance fédérale qui vous couvrira en tant qu’association et tous les licenciés FFRS participants.

En prenant une assurance complémentaire auprès de l’assureur de la fédération (MMA) a 30 euros, vous pourrez assurer jusqu’à 100 participants non licenciés.

Attention cependant, pour que l’assurance soit valable, les participants non licenciés devront présenter sur place un certificat médical de moins de 3 mois.

Toutes les infos ici : http://www.ffroller.fr/component/option,com_docman/task,doc_view/gid,716/Itemid,35/

2.7 Inscriptions

Même s’il n’y a pas de grands risques financiers sur un freeride, je vous encourage à organiser au moins des préinscriptions en ligne : cela vous permettra de déterminer le nombre de camions nécessaires, de quantifier la nourriture à préparer, de faire vos achats buvette, d’imprimer le bon nombre de t-shirts etc… ;

Attention, quand vous ne demandez aucun prépaiement, il peut y avoir une grosse différence entre les inscrits et les présents : une mauvaise météo annoncée, les sous qui viennent à manquer en fin de saison, toutes les excuses seront bonnes


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2.8 Communication

Afin d’espérer avoir du monde à son event, il faut un minimum communiquer.

Pensez donc assez tôt à créer une affiche, un site web, une page Facebook.

N’oubliez que vous avez deux cibles en terme de communication :

Les participants

Le public

Si vous voulez atteindre le public, il vous faudra annoncer votre évènement dans les journaux locaux, les radios locales, le bulletin municipal de la commune en question, distribuer des flyers, etc..

Il est aussi recommandé de fournir vos éléments de communication à votre Comité Départemental de Roller Skating et à votre ligue. Même s’ils peuvent que très rarement aider de tels évènements, ils peuvent administrativement en empêcher la tenue….un simple avis défavorable de la ligue vis-à-vis de la préfecture et vous pouvez oublier votre projet. !


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3 Pendant l'event

Votre freeride est prévu pour ce week end, toutes les autorisations sont ok, il va faire beau !

Il faut maintenant réunir les copains et les bonnes âmes pour se partager tout le travail pendant l’évènement.

3.1 Mise en place protection

C’est une des premières taches à faire, la veille de l’évènement. Selon le parcours, cela peut prendre de quelques heures, à toute une journée.

Il faut que tous les virages soient bordés de bottes de pailles ou de matelas, voire qu’ils soient doublés par un filet afin de protéger les spectateurs de sorties de route violentes.

Je vous conseille donc de descendre la route à pied et d’identifier tous les endroits dangereux qui doivent être protégés : panneaux, ravins, arbres, etc. Bien sûr ceci n’est pas improvisé à la dernière minute et les principaux obstacles ont été recensés sur le plan que vous avez fourni à la préfecture.

Toutes les intersections et sorties de riverains seront protégées par des barrières et vous placerez un commissaire à chaque endroit pour prévenir de toute entrée sur le parcours, pendant que les descendeurs empruntent la route.

N’oubliez pas de faire des copies de l’arrêté municipal ou préfectoral qui vous autorise à fermer la route. Fournissez les aux postes « départ », « arrivée », ainsi qu’à toute intersection. Il vous permettra de le présenter aux riverains récalcitrants et de leur prouver la légalité de ce que vous faites !

C’est statistique, vous aurez toujours à faire à un fou furieux qui veut passer coute que coute et qui ne croira pas qu’une route puisse être fermée pour une activité comme la nôtre. Quoiqu’il en soit dans ces cas-là , garder votre calme et soyez courtois….ne jamais en venir aux mains !


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3.2 Accueil des riders et confirmation inscription

Pour un freeride organisé sur un week end, une partie des participants risque d’arriver dès la veille.

Pensez à les accueillir, à faire en sorte que l’aire de camping soit disponible, que ce soit fléché, voire qu’une petite collation soit prévue

N’hésitez pas à commencer les inscriptions définitives dès le vendredi soir, cela sera toujours ça en moins à faire le samedi matin.

3.3 Le staff

C’est le staff qui va faire le succès de l’event, ou pas !

Il convient donc de recruter assez tôt parmi les copains, la famille, les riders blesses etc. : en tous cas des gens sérieux dans leur implication, ponctuels et sympas !

Il faut compter une équipe de 15 à 30 bénévoles selon la taille de l’évènement. Les différents types de postes « bénévoles » sont décrits dans le chapitre 2.4.

Il vous faut prévoir une ou 2 réunions avant l’évènement avec toute l’équipe pour expliquer qui fera quoi, qui sera responsable de quoi, de quelle heure à quelle heure, etc.. ;

N’oubliez pas de briefer en particulier les commissaires de courses sur les sujets suivants :

- utilisation des drapeaux, dans quel cas

- que faire en cas d’accident, dans quel ordre

- que faire en cas de soucis avec un riverain

- utilisation des talkies

Il ne faudra pas non plus oublier de leur donner à boire (non alcoolisé si vous voulez pas que cela se


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finisse mal), de quoi se protéger en cas de grand soleil ou de pluie, prévoir leur ramassage et leur dépôt au début des runs et à la fin, prévoir leur repas à midi.

Vos bénévoles sont la denrée la plus précieuse pour votre évènement : il ne faut donc pas les maltraiter, rester poli et zen, même quand il y a des « erreurs », et prévoir une récompense pour tous les efforts fournis : bien sur la prise en charge de la nourriture et des boissons, mais si possible quelques goodies que vous aurez été quémandé à quelques sponsors : t shirt, roulements, roues, entrée au cinéma

3.4 Déviation et circulation

Bien sûr il vous faudra mettre en place les déviations nécessaires avec l’aide des services de la préfecture, mais aussi le signalement qui va avec.

Dans le cas où vous rouvrez régulièrement la route (pas de déviation possible) pour laisser passer les voitures, il vous faudra prévoir des bénévoles diplomates pour gérer les automobilistes qui attendent à l’arrivée, que la route soit réouverte.

Je vous conseille de préparer et imprimer des flyers expliquant la raison de la fermeture de la route et de l’attente, et d’avoir une copie, a toutes les intersections avec la voie publique, de l’arrêté préfectoral ou communal.

3.5 Les remontées

Evitez d’utiliser des « camions » ou « utilitaires » autant que faire se peut : en terme d’assurance c’est très limite car ces véhicules ne sont pas faits pour faire du transport en communs !

Les risques d’accident sont très faibles puisqu’aucun autre véhicule n’est censé être sur la route, mais attention à la chute !

Evitez les riders qui s’accrochent aux véhicules, ou la remontée grâce à une corde attachée au camion.


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Les bus sont donc à privilégier !

N’hésitez pas à avoir un bénévole dédié pour faire monter les riders dans les bus : c’est là qu’on perd le plus de temps !

3.6 Les secours

Le RTS (Règlement Technique Sportif) , ne vous impose pas la présence de secours sur place pour les freerides…cependant certaines préfectures vous l’imposeront !

N’hésitez pas à faire jouer la concurrence, les prix sont très variables : ambulances privées agréées, Croix Rouge, Croix Blanche, l’Ordre de Malte. (comptez 500 euros /jour pour un véhicule avec 2 secouristes)

Quoiqu’il en soit, ayez une trousse de premiers secours sur place et des personnes ayant leur brevet de secouristes.

Attention cependant, en cas d’accident grave, la première chose à faire est d’appeler le centre de secours le plus proche.

3.7 Talkies walkies

Il vous faudra des talkies walkies en grand nombre afin de couvrir tous les postes des commissaires, le départ et l’arrivée.

Attention à tester ces derniers sur place avant l’évènement. Le relief, la distance peut empêcher les talkies de communiquer entre eux. Dans certains cas il vous faudra des radios « longue portée » qui nécessitent une licence pour émettre et une autorisation de l’ARCEP….

Pensez à les charger la veille, et à les recharger chaque soir si l’event est sur plus d’une journée.


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3.8 Camping et restauration

N’oubliez pas de prévoir une aire pour camper pour les riders, et des solutions pour que les riders se restaurent : barbecue, sandwiches, etc…

Faute d’avoir un camping, négociez au moins un bout de pré ou de champs avec les locaux, afin de pouvoir poser tentes et camions.

Pensez aussi aux toilettes et à la douche si vous faites un évènement sur plus d’une journée.

3.9 Planning

En freeride, le planning est très simple. Pas de prise de tête donc ; on ride, on mange, on ride, on fait la fête !

Veillez simplement à respecter les heures que vous annoncez : si vous annoncez que les runs commenceront à 9 h, soyez prêts à 8 h 45 !.....il faut mieux annoncer une heure un peu plus tardive que l’on tient, qu’une …et qui heure tôt et qui dérape.

3.10 Gestion des spectateurs

N’oubliez pas de penser qu’il peut y avoir des spectateurs à nos events, si si !

Il faut donc penser à avoir des zones protégées pour les spectateurs, matérialisées par de la rubalise par exemple.

Pensez aussi à avoir quelques commissaires en plus pour les endroits où il y a beaucoup de spectateurs afin de faire la « police » : empêcher de traverser la route, veiller à ce que les spectateurs soit sur les bas-côtés, ne sont pas dans des zones dangereuses, etc…


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4 Apres l'event

Il ne faut pas négliger « l’après event » : il faut bien sur laisser le lieu tel qu’on l’a trouvé, mais aussi faire un bilan écrit de la manifestation et la communiquer à vos partenaires (mairie, comité des fêtes, ligue et comite départemental, sponsors) ; souvent ces taches sont oubliées….

4.1 Nettoyer

Il vous faut absolument laisser l’endroit dans l’état ou il vous a été donné, voire plus propre !

Nettoyer donc les abords de la route, ou les spectateurs n’ont surement pas vu les poubelles set cendriers que vous aviez mis à disposition, l’aire de camping, les sanitaires mis à disposition.

L’image de l’évènement passe souvent par ce genre de considération…un bel event ou vous vous comportez en cochon ne se fera pas facilement une deuxième fois…

4.2 Communiquer

Faites un petit bilan écrit (une page suffit) de la manifestation : nbre de riders, de spectateurs, nbre d’accidents. Insérez y quelques photos, remerciez y vos partenaires et envoyez leur !!

Les collectivités territoriales (mairie, communauté de commune, etc..) apprécient vraiment ce type de démarche « qualité ».

4.3 Préparer l’Edition suivante

Profitez du bilan de l’évènement, pour organiser une petite présentation de ce dernier a vos partenaires et ainsi évoquer l’édition suivante : que peut-on faire pour améliorer, quels moyens supplémentaires, quelles erreurs à ne pas refaire, etc…


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vous constaterez ainsi que la plupart des collectivités sont prêtes à nous aider…pourvu qu’on soit un minimum sérieux dans l’organisation.

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