GUIDEFAKTURERING

EKONOMIHANTERINGOCH

FÖR

Företagarens viktigaste

Hej på dig företagare!

För fjorton år sedan undertecknade jag och min barndomsvän dokumentet som gjorde oss till företagare. Det var ögonblicket då vi registrerade vårt företag och världen stod öppen för oss.

Vi insåg snabbt att företagandet inte var så lätt som vi hade tänkt oss. Vi hade ont om pengar och lärde oss nytt genom att göra misstag här och där. Erfarenhet av dataprogram och att utveckla sådana hade vi sedan barndomen men marknadsföring, försäljning och bokföring var däremot något alldeles nytt som vi måste sätta oss in i ordentligt för första gången någonsin. Lyckligt nog har vi kommit en god bit på traven sedan dess - vårt företag har vuxit och står idag på stabil grund.

Vi vill att det ska vara lättare för dig att komma igång och få en smidigare start med att starta eget. Därför delar vi med oss av våra erfarenheter till dig i denna guide - tips på vad vi upplevt att vi lärt oss och har haft nytta av för att uppnå tillväxt. Från företagare till företagare.

Lär känna dina kunder och bemöt dem på bästa möjliga sätt - det är grundpelaren i företa-gandet. Varje företagare måste sälja. Det finns inget rätt svar på hur det ska gå till för att bli garanterad framgång, men du kan genomföra försäljning på ett sätt som passar ditt företag och känns naturligt för just dig. Bokföringen måste också skötas men det lönar sig inte att göra det helt och hållet på egen hand.

Lycka till med ditt äventyr!Mikko Ilomäki

FöretagareIsolta Ab

Innehållet i denna guide

Hur formar jag den produkt jag vill

sälja och hur marknadsför jag den?

Var säljer jag min produkt?

Hur sköter jag mina kundrelationer?

Hur sköter jag min fakturering?

Vad är elektronisk fakturering?

Vad innebär fordringar och skulder?

Hur mäter jag min framgång?

Hur sköter jag bokföringen?

€ € €

€

€

€

34

5

6

7

21

1. Identi�era kundens behov2. Kom på en bra a�ärsidé3. Skapa produktens egenskaper4. Namnge och förpacka din produkt 5. Bestäm ett fast pris6. Testa din produkt bland kunder7. Planera produktionen8. Marknadsför produkten

8

Sökmotoroptimering

Sökordsannonsering

Reklam och marknadsföring

Marknadsföring via partnerskap

Social marknadsförin

g

FORMA DIN PRODUKT MARKNADSFÖRING

Klargör för dig själv och dina kunder vad du säljer

Precis som i allt annat lönar det sig att börja från början. Som företagare betyder det att du ska forma din produkt eller tjänst så att du kan svara på frågan “Det här köper mina kunder av mig”. När du har en klar uppfattning om vad du säljer är det inte bara lättare för din kund att köpa av dig, utan du kan också effektivisera din egen verksamhet och fram-förallt dina försäljningsmetoder. “Vi skräddarsyr en lösning som passar just dig till ett förmånligt pris” är inte en klar och tydlig produkt eller tjänst. “Vi hjälper våra kunder med allt inom vår branch” är heller inte en klar och tydlig produkt eller tjänst. Däremot är produkten eller tjänsten du säljer klar och tydlig om du har slagit fast:

Ett namn

En beskrivning av innehållet

Ett fast pris

Ju noggrannare du kan spika fast dessa, desto fler kunder kommer att vara redo att köpa din produkt eller tjänst. Det kommer du att märka när dina kunder kontaktar dig. Med andra ord: ju vagare din produkt eller tjänst är, desto bättre försäljare behöver du för att förklara för din kund vilket problem din produkt eller tjänst kommer att lösa. Dessutom är det mycket svårare att leda kunden till ett köpbeslut om han eller hon inte har klart för sig vad exakt han eller hon kommer att få för sina pengar.

Att bygga upp en tydligt definierad produkt eller tjänst är en av företagarens viktigaste uppgifter men samtidigt en av de svåraste att genomföra. Gör det trots allt inte för svårt för dig. Kom ihåg att det är du som är bossen och fattar beslut om vad ditt företag säljer så du kan alltid ändra på den vid behov.

Alla har bra idéer. Alla idéer är bra tills de testas i praktiken - bra ideér fungerar alltså nödvän-digtvis inte i praktiken. Kom ihåg att testa dina

idéer tillräckligt många gånger i praktiken innan du börjar sälja dem. Det kräver uthållighet och tålamod att omvandla en bra idé till en fungerande lösning. Det är också värt att komma ihåg att en bra produkt eller tjänst inte alltid ens kräver en bra idé. Nyfikenhet, erfarenhet och förmåga att lyssna på andra tar dig redan långt. Utgå från att skapa en sådan produkt som du själv skulle köpa med dina egna pengar och som du tror att andra också gärna köper och berättar om till andra.

Marknadsföring

När du startar eget är grundantagandet att ingen vet någonting om dig. Marknadsföring är alla de planerade och oplanerade åtgärder som leder till att människor får höra om dig för första gången. Alltså inte enbart betald reklam. Alla dina kommande bemötanden är också marknadsföring. När du är i kontakt med dina kunder - eller potentiella kunder - antingen ökar det på sannolikheten att de köper

av dig eller rekommenderar dig till andra - eller minskar på sannolikheten. Med

andra ord: om du lyckas ge ett gott intryck av dig och ditt

företag uppnår du ett gott rykte - och tvärtom. En

bra kundupplevelse är alltså ett väldigt billigt och effektivt sätt att marknadsföra.

Trots att en del av den tid eller de pengar du satsar på marknadsföring inte skulle leda till mätbara resultat eller direkt försäljning, borde all marknads-föring vara till nytta. I genomsnitt 92% av all mark-nadsföring leder inte till några resultat alls men det är viktigt att du vet värdet av de resterande 8 procenten. Med andra ord: klargör för dig själv vilka vilka marknadsföringsåtgärder som betalar sig mångafaldigt tillbaka och satsa på dessa.

Lär dig alltså att mäta hur bra din reklam - speciellt betald reklam - fungerar. När du vet hur effektiva dina marknadsföringsinitiativ är, vågar du om och om igen betala för det som fungerar och satsa mer när du ser att marknadsföringsinitiativen bringar in pengar på ditt konto. Din produkt eller tjänst och din målgrupp definierar var och hur det lönar sig för dig att marknadsföra. Var alltid synlig där som dina potentiella kunder söker information om det problem som du erbjuder en lösning till. Enda krite-rierna till en fungerande marknadsföring är att det väcker intresse och leder uppmärksamheten till din produkt eller tjänst bland dina potentiella kunder. Bra ideér och uthållighet är alltså guld värda!

O�ertförfrågan

Till varukorgen

Diskussion

Betalningssätt

Klick

O�ertBeställningsbekräftelse

Köp

Bekräftelse

FÖRSÄLJNING

Var hittar du kunder?

Att hitta kunder kan kännas svårare än vad det egent-ligen är. En bra målsättning för att öka din kundbas är att göra arbete som dina kunder gärna rekommen-derar vidare till andra. Men var ska du hitta de första kunderna? Håll ribban låg och börja med bekanta och halvbekanta. Lova till en början lite mer än lite mindre. Sträva efter att bevisa för dina första kunder hur bra du verkligen kan vara och be om respons. Rätta sedan till det som du får feedback på. En annan viktig sak att tänka på är arbetsbördan för dina försäljningsak-tiviteter. Det är betydligt mer ansträngande att få nya kunder än att utveckla de kundförhållanden du redan har. Kundens första köp kan vara ett misstag men när han eller hon köper av dig för andra gången är det redan ett bevis på att ditt företag fungerar!

Var lönar det sig att sälja?

Smarta företagare strävar efter att finna unika konkur-rensfördelar i företagets alla verksamhetsområden. Marknadsföringen är lockande, försäljningen fung-erar, kundhanteringen är systematisk och företaget håller sina löften. Fundera alltså noggrannt igenom vilka försäljningskanaler och försäljningsinitiativ som lämpar sig för just dig. Eftersom du som företagare har ansvaret för försäljningen och således mer eller mindre måste sälja, ska försäljningsarbetet vara behagligt och kännas naturligt för dig. Välj dina försälj-ningskanaler och försäljningsinitiativ så att du känner att du vill sälja hela tiden! Inom vissa branscher kan det vara smart att slå sig samman med andra företa-gare och göra försäljning tillsammans.

En artist tex. kan ha lättare att sälja sitt arbete med hjälp av en agentur, en naturlig partner för en målare eller en timmerman är ett renoveringsföretag. Det är trots allt bra att komma ihåg att du aldrig helt och hållet kan lämna över ansvaret för din försäljning till någon annan. En partner är högst antagligen inte lika intresserad som du själv är över hur dina försäljnings-siffror ser ut.

För dig som gör allt försäljningsarbete själv lönar det sig att börja med att fundera ut i vilka försäljningska-naler du vill sälja. Du kan välja att att sälja per telefon, över kundmöten och genom att sända offerter, i en webbshop, på en mässa eller nånstans helt annan-stans. Det lönar sig att kartlägga alla möjliga alter-nativ men välja de kanaler som är mest effektiva och bekväma för just dig och ditt företag.

Hur får du kunden att köpa?

Du får betalande kunder när du erbjuder en lösning som passar ett identifierat problem eller behov. Det finns alltså två sätt att få pengar av dina kunder; Du kan hjälpa dina potentiella kunder genom att erbjuda en lösning till ett behov som kunden redan har - eller du kan hjälpa din kund att identifiera behov som du sedan erbjuder en lösning till. Det lönar sig att ha tålamod när du bygger upp din kundrelation. Kom ihåg att dina kunder köper av dig bara när de verk-ligen behöver något av dig - inte då du vill sälja åt dem. Sträva alltså efter att hålla ditt företag och din produkt eller tjänst bekant och lättillgänglig för både dina existerande- och potentiella kunder.

Skapa en beställningsbekräftelse på basen av en godkänd offert. Då undviker du fel och får också dokumenterat att allt stämmer med offerten.

Följ upp dina beställningar. Du ska veta när dina beställningar levereras, faktureras och vilka beställ-ningar som redan är fakturerade. Då är du på kartan när du ska leverera dina produkter/tjänster till dina kunder och när du kan fakturera dem.

Följ upp dina beställningar minst en gång i månaden. Då ser du vilka produkter/tjänster som säljer bäst och vilka kunder som köper mest. Koncentrera dina försäljningsinitiativ på dessa!

Tips för beställningsbekräftelser

Ägna inte för mycket tid åt offerten.En offert som görs snabbt och innehåller den information som kunden behöver; produkt/tjänst, mängd, priset, leveransdag är ofta tillräcklig.

Lämna inte över ansvaret för köpet åt din kund. Var i kontakt med kunder inom kort efter att du skickat offerten. Då försäkrar du dig om att kunden fått offerten och att den motsvarar hans eller hennes behov.

Kom ihåg att en offert är inte ett löfte om ett kommande köp. Bli alltså inte förblindad av en lång lista på offerter du skickat iväg. Du kan uppskatta dina kommande köp genom att jämföra förhållandet mellan skickade och bekräftade offerter eller genom att jämföra mängden offerter och dina beställningar över en längre tidsperiod.

Tips för dina offerter

Här är ett exempel på en företagare som

säljer sin tjänst både på basen av offerter

och i sin nätbutik. Så här skulle han kunna

planera hur han ska hitta kunder och hur

han ska sälja:

KUNDRELATIONER

Förtroendet är viktigast

Hur vet du om din kund litar på dig? Enkelt. När kunden köper av dig. Ju mer värde din produkt eller tjänst skapar för din kund, desto mer litar han eller hon på dig.

Om din kund inte litar på dig köper han eller hon helt enkelt inte av dig. När din produkt eller tjänst är attraktiv, din marknadsföring fungerar och du ger ett positivt intryck av dig själv och ditt företag ökar

kundens förtroende för dig. Och tvärtom. Om din produkt eller tjänst är vag och inte motsvarar det som kunden har tänkt sig få i utbyte för sina pengar, din marknadsföring är ointressant och du inte kan hålla dina löften eller slarvar med försäljningen, sänker det kundförtroendet.

Företagande i ett nötskal är att skapa förtroende för så många kunder och så ofta som möjligt. Sträva alltså efter att göra ditt företag så pålitligt som möjligt.

Hur får jag min kund att lita på mig?

En god nyhet är att folk i grund och botten är opti-mistiska. Vad har det med din kundhatering att göra? Mycket. Du lovar alltid något åt kunden genom din produktbeskrivning och din marknadsföring, vilket skapar förväntningar hos kunden. Varje gång en kund är i kontakt med dig sätts dina löften på spel och du måste bevisa att du kan hålla dina löften. Med hjälp av din kundhantering ser du till att du tjänar alla dina kunder väl och som enskilda individer. En bra

kundupplevelse innebär att du som leverantör förstår kundens behov, köpsituation och har en uppfattning om hur du kan hjälpa till på bästa möjliga sätt. Skriv alltså upp varje kontakt du haft med dina kunder så att du vet vad ni har kommit överens om. Då kan du jobba på det förtroende din kund redan har visat gentemot dig - tex. att du kommer ihåg att skicka iväg offerten du lovade. Anteckna alltså noggrannt på ett och samma ställe det du lovar dina kunder. Inte för att vi säger så i denna guide, utan för att ditt företags rykte hänger på hur bra du sköter kundhanteringen.

Om du följer denna kundhanteringscykel är din kundhantering systematisk och målinriktad. Ställ alltid upp ett mål för vad du vill nå med varje enskild kund och hur ofta du kontaktar dina kunder. Bestäm också kriterier för vilken typ av kunder du är ute efter.

Gör kundhanteringen till en basrutin

Ett kundförhållande är som ett kompisförhållande. Om du visar att du bryr dig, tar kontakt tillräckligt ofta och det känns problem-fritt att ha att göra med dig, är det lätt för kunden att vända sig till dig och lita på det du lovar. Kring denna grundprincip är det bra att bygga en välfungerande kundhanteringsrutin: Var i kontakt med dina kunder så ofta som möjligt.

Följande tre saker berättar om vilka kunder lönar sig att kontakta oftare:

Kundens värde för din affärsverksamhetVar oftare i kontakt med de kunder som ger dig den högsta vinstmarginalen och flest rekommendationer.

Din kundrelations naturVar oftare i kontakt med de kunder som ännu inte är etable-rade köpare - de nyaste kunderna och dem som du tror ännu funderar på alternativ för det du erbjuder.

Påminn om dig självVar oftare i kontakt med de kunder som annars inte kommer ihåg dig, dvs. med dem som inte själva tar kontakt med dig eller de som inte aktivt använder din produkt eller tjänst.

Sträva efter att ha koll på alla de kundrelationer du har och kont-rollera i vilken sk. relationsfas de är i. Du uppnår detta när du antecknar när du nästa gång skall kontakta kunden igen efter varje kundkontakt.

NEJ

JA

JA

Offert

Beställning

Leverans

Fakturering

Kom ihåg att sköta dig väl också efter köpet och utgå från att du ska sälja till kunden på nytt

Lär känna igen kundens behov

När kontakta igen?

Anteckna informationen i ditt kundregister

Kan jag uppfylla kundens behov?

Går det att besluta om fortsättningen genast?

Första kontakten (med kunden)

Nästa

kont

aktti

llfälle

Känner kunden andra som skulle kunna vara intresserade av ditt företag?

?

Alla som kontaktar dig är nödvändigtvis inte potentiella kunder. Lär dig att snabbt känna igen skillnaderna mellan dem som hör av sig till dig. Om du inte har något att erbjuda en kund som kontaktar dig, guida honom/henne till rätt ställe. Det ger ett gott intryck av dig och ditt företag. Kom trots allt ihåg att skriva upp kontakten och samtalet i ditt kundregister!

NEJ

Kryddor AbVasagatan 410122 Stockholm

Leveransdatum 22.11.2016Betalningsvillkor 14 dagar nettoVår referens Mats MickelssonEr referens Bärtil PetterssonKundens ordernummer 67012Dröjsmålsränta 8,00 %Kundens org.nr. 1234567890

FAKTURA 1(1)Fakturanummer 152Fakturans datum 23.11.2016Förfallodag 07.12.2016

Beringe Catering AbBrunsgatan 1511138 Stockholm

Förfallodag

07.12.2016Fakturanummer

152 Totalt 2 506,25 krBankkontonummer / IBAN BICFI21 1234 5600 0007 85 NDEAFIHH Nordea

Bankgirot100002

Kryddor AbVasagatan 410122 Stockholm

Tel: 070-1234567kalle.karlsson@kryddor.sewww.kryddor.se

OrganisationsnummerVAT-nummerGodkänd för F-skatt

143917-3855FI557609665401

Beställning 19.11.2016

Produkt Nr. Beskrivning à-pris kr Antal Moms % Totalt kr1. 566 Koriander 500g 78,00 10 25 780,002. 120 Mineralsalt - 1kg 39,00 5 25 195,003. 700 Basilika - malen - 1 kg 150,00 5 25 750,004. 670 Svartpeppar - hel 1 kg 56,00 5 25 280,00

Totalt utan moms kr 2 005,00Moms totalt kr 501,25

Betalas totalt kr 2 506,25

Fakturanumren skiljer dina fakturor från varandra.

Numret ska vara i stigande ordning så att du vet i vilken

ordning fakturan är i förhållande till dina övriga fakturor.

Med hjälp av en logga får fakturans

mottagaren snabbt en uppfattning

om vem som skickat fakturan.Fakturanumret identifierar

också betalningstransaktionen

till just denna faktura. Ett

faktureringsprogram anger det

rätta numret för varje faktura.

Fakturan ska innehålla

den momsfria summan,

momssatsen, momsandelen och

priset inklusive moms.

Se till att all betalningsinformation

(tex kontonr. och fakturanr.) finns

på ett och samma ställe och syns

klart och tydligt för kunden.

Fakturan ska innehålla säljarens moms. reg.

nummer . Om ditt företag är godkänd för F-skatt,

skall det framgå från fakturan.

Vad är en faktura?

En faktura är helt enkelt ett dokument som innehåller ett betalningskrav från dig till din kund - men en faktura är samtidigt mycket annat. I samband med fakturan måste du beakta kundupplevelsen, skatte-kraven och ditt eget behov av att säkra att du får in pengar. En faktura är dessutom en grundpelare för bokföringen. Ett bra faktureringsprogram hjälper dig med allt detta.

Vad är en bra faktura?

En bra faktura är enkel att betala. En bra faktura ger köparen möjlighet att kontrollera att beställningen har fakturerats rätt. En bra faktura fyller naturligtvis skattekraven. På sidan här intill är ett exempel på en bra faktura med ett par punkter som är värda att ta i beaktande när du gör en faktura.

Sträva efter att fakturera så snabbt du kan, dvs. genast när du fått in en beställningsbekräftelse.Om fakturan dröjer, dröjer också pengarnas inflöde på ditt konto. När du fakturerar beställningen genast efter beställningsbekräftelsen kommer du också bättre ihåg vad du kommit överens om med din kund och ger dessutom ett professionellt intryck.

Gör fakturan klar för fakturering så tidigt som möjligt.Skapa en offert, beställningsbekräftelse eller ett fakturautkast som du enkelt kan göra om till en faktura som du skickar iväg. Att få iväg fakturan bör inte ta längre än en minut.

Kolla att skattekraven fylls och att du har all information inklusive kundens uppgifter korrekt innan du skickar iväg fakturan.Om fakturans uppgifter är fel är det kundens skyldighet att inte betala fakturan.

Arkivera dina fakturor.Företagaren är skyldig att förvara allt bokföringsmaterial i 7 år. Det räcker att fakturorna är arkiverade i elektroniskt format om den är sparad på tre ställen.

Redigera aldrig en redan skickad faktura.Om det blivit fel i en faktura ska du kreditera den och skapa en ny faktura med de rätta uppgifterna. Du kan trots allt redigera fakturan tills du skickar den till kunden och till din bokförare.

Här har vi samlat ihop ett par tips för faktureringen:

FAKTURERING

ELEKTRONISK FAKTURERING

En elektronisk faktura är helt enkelt en fakturasom du skickar elektroniskt till din kund, dvs. en e-post-faktura, e-faktura eller en pappersfaktura som du skickar från en elektronisk tjänst men kunden tar

emot i pappersform. Mottagaren avgör hur fakturan ska skickas. Inte avsändaren. En faktura som anländer på det vis som kunden önskar betalas snabbare och bidrar till en positiv kundupplevelse.

Fördelar med att skicka elektroniska fakturor:

Du sparar tid och besvärDet är billigare än att posta pappersfakturorNaturvänligtDu kan betjäna dina kunder bättre

E-fakturaNär din kund vill ha en elektronisk faktura betyder det oftast att han eller hon vill ha en e-faktura. Eftersom e-fakturorna först nyligen blivit ett allmänt betalningssätt kan det kännas jobbigt att ta itu med den elektroniska faktureringen. Men det är faktiskt inte så svårt som det låter. Det enda du behöver är kundens e-faktureringsadress och ett faktureringsprogram som du kan skicka e-fakturor med.

Ett kundföretag som föredrar en e-faktura kan behandla alla sina inkommande fakturor elektroniskt, dvs. godkänna dem, betala dem och föra dem i sin bokföring utan manuellt arbete. E-fakturan sparar med andra ord tid, besvär och minskar riskenatt något går fel på vägen.

Faktura per e-postEn e-postfaktura är ett behändigt och snabbt sätt för en konsument eller ett litet företag att ta emot en faktura. Med ett bra faktureringsprogram med en e-posttjänst kan du skicka fakturor direkt till din kunds e-post, följa med att fakturan når fram och kolla att kunden har öppnat fakturan. Alternativt kan du också skicka fakturan som PDF-bilaga med ett e-postmeddelande.

Faktura via utskriftstjänstFakturering via en sk. utskriftstjänst är en bland-ning av elektronisk fakturering och traditionellt postande. Med ett faktureringsprogram kan du skicka iväg fakturan elektroniskt men din kund får den i pappersform per post. I praktiken går det till så att fakturan levereras från faktureringspro-grammet till en utskriftstjänst, varifrån den postas till din kund.

E-faktura adressen och operatörens förmedlarens beteckning är som en postadress och postort: Gatuadress: Kaisaniemenkatu 6 Postort: 00100 Helsinki E-faktura adress: 003718540478 Förmedlarens beteckning: BAWCFI22

€

Utskriftstjänst

Posten

Brevlåda

Faktureringsprogram

Fakturans betalning

€

€

Faktureringsprogram

Fakturans betalning

E-postbox

e-post

€

€

Faktureringsprogram

Leverantörens e-faktura- operatör

Mottagarens e-faktura- operatör

Program för kundens leverantörsreskontra

€

Bankkonto

A�ärsverksamhet

Tillgångar ibalansräkningen

Försäljning

Kundfordringar

Köp ochinvesteringar

Inbetalningarpå kontot

KUNDFORDRINGAR INKÖP OCH KVITTON

Följ med dina kundfordringar

För ett företag är pengar som syre för människan. Det är en förutsättning för överlevnad. Det är alltså viktigt att företagaren håller koll på sina intäkter och utgifter - och framförallt följer med företa-gets obetalda fakturor. Om du av en eller annan orsak inte får in en betalning av en kund, måste du påminna om fakturan. När du har en fungerande uppföljning av fordringarna, vet du vem det är du ska påminna. När du sköter dina fordringar väl säkrar du att du får betalt för det arbete du gjort eller de produkter du sålt.

Tips på hur du håller koll på dina kundfordringarTa hjälp av ditt kontoutdrag som du får från banken och pricka av de fakturor som är betalda. Du sparar tid och undviker fel.Följ med obetalda, försenade och delvis betalda fakturor. Skicka betalningspåminnelser strax efter fakturans förfallodag. Ibland lönar det sig att ringa först. Ibland handlar det helt enkelt om att din kund bara glömt att betala eller att fakturan har gått iväg till fel adress.

Vad gör man om kunden inte betalar fakturan?

Om kunden inte betalar sin faktura skall du skicka en betalningspåminnelse. Betalning-spåminnelsen är det första meddelandet om att fakturan är obetald och således har kunden möjlighet att sköta betalningen utan betydande extra kostnader. Om kunden trots allt inte betalar och ni inte kommit överens om ett alternativt betalningssätt, tex. ändrar på förfallodagen, kan du föra över den till en inkassotjänst. När du fakturerar privatpersoner, dvs. konsumenter, kan du skicka iväg en betalnings- påmin-nelse två veckor efter förfallodagen - ifall det läggs till en påminnelseavgift. Två veckor efter detta kan du skicka iväg den för inkasso. När du fakturerar företagskunder finns det ingen regel för när du kan skicka iväg betal-ningspåminnelsen eller när du kan föra över fakturan till en inkassotjänst. Det lönar sig trots allt att vänta en vecka med betalningspåminnelsen och därefter igen en vecka innan du för över fakturan till en inkassotjänst.

Håll koll på dina utgifter

Motsatsen till dina kundfordringar är de skulder du har för dina egna inköp. Alltså dina leverantörsskulder. Dessa skulder är speci-ellt viktiga vid ditt bokslut men de är bra att följa upp genom hela räkenskapsåret. En förteckning över dina leverantörsskulder kallas för leverantörsreskontra. I leverantörsreskontran ser du hur mycket obetalda inköp ditt företag har i slutet av månaden. Leverantörs-skulderna är en viktig del av din kassahantering och därför bör du ha tillgång till dem så att du kan granska situationen med jämna mellanrum.

Hanteringen av en leverantörsskuld börjar när du tar emot en faktura för ditt inköp. Dessa fakturor kallas för leveran-törsfakturor. Observera att leverantörsskulden ur bokfö-ringens synvinkel uppstår vid det ögonblicket när den köpta produkten eller tjänsten levereras. Detta har största bety-

delsen i samband med bokslutet. Om du t.ex. beställt varor som levereras i december men de faktureras först i januari date-

rade till december, skall du bokföra köpet till december. Om leve-rentörsfakturan däremot är daterad till januari periodiseras fakturans

nettosumma till december och momsavdraget behandlas i januari.

Det lönar sig att sköta varje steg från att du tar emot en leverantörs-faktura till att den arkiveras i bokföringen så effektivt som möjligt, och med en process som gör att risken för fel minimeras. Du kan underlätta hanteringen av leverantörsfakturorna genom att ta i bruk ett program för detta ändamål. Det är väldigt behändigt att ta emot leverantörsfak-turorna i elektronisk form, eftersom de då hålls i bättre ordning och du får dem automatiskt vidare till din leverantörsreskontra. För att faktura-hanteringen ska vara så smidig som möjligt är det viktigt att du får in fakturorna på samma ställe där du kan godkänna dem, betala dem och föra över dem till bokföringen. Utöver leverantörsfakturorna uppstår det också andra utgifter i företaget såsom kreditkortsköp, kontantköp och skattefria ersättningar som dagtraktamenten och milersättningar.

Minimikravet för bokföringen av dessa utgifter är att utgiften är doku-menterad. Dokumentationen kan vara i elektronisk form så länge den finns tillgänglig i minst sju år.

Kom också ihåg att föra över papperskvitton till bokföringen så fort som möjligt så att du inte glömmer bort eller tappar dem. Det lönar sig att anteckna dina utgifter så detaljerat som möjligt så att man i efterhand kan få en uppfattning om hur de är anknutna till din affärsverksamhet. För dina kvitton från ett lunchmöte måste du t.ex. ange namnen på de personer och företag som var närvarande, och när mötet ägt rum.

INDIKATORER

Antalet kundkontakter

Följ med hur många gånger du varit i kontakt med dina kunder under en viss tidsperiod. När du följer med detta kan du avgöra om du är tillräckligt aktiv både mot dina potentiella och nuvarande kunder. Se till att du når tillräckligt många nya kunder men ändå inte glömmer dem som redan köper av dig.

Beräkna din kommande fakturering

Om du skickar en faktura idag ser du pengarna på kontot högst antagligen först om två veckor. Men vad händer sedan? Det är bra att följa upp läget för ditt penninginflöde; när kommer du att få in pengar och hur sannolikt är det att du får in pengar?

Hur många offerter har du gjort på sistone?Med vilken sannolikhet kommer offerterna att godkännas?Hur många beställningar ska du leverera till dina kunder och när?När kan du fakturera kundernas beställningar?

Försäljningens vinstmarginal

Sätt upp ett mål för den vinstmarginal du vill uppnå med försäljningen varje vecka. Med hjälp av denna indikator vet du dagligen hur mycket mer/mindre du behöver sälja för att uppnå ett positivt resultat. Ibland kan ett köp i veckan vara tillräckligt om vinstmargi-nalen för köpet är tillräckligt hög.

Försäljning

När du följer upp din försäljning under tex. en vecka mäter du både hur bra du lyckats med dina kundkontakter och dina möjligheter till ett positivt resultat.

Mängden positiv feedback

När du gör bra ifrån dig säljer dina kunder dig gärna vidare. Hur vet du om de gör det? Jo, om du får positiv feedback.

Kan du räkna upp hur många gånger dina kunder har meddelat att de är nöjda med kvaliteten på ditt arbete?

Jag följer dessa

fem saker i min

verksamhet

Vad indikerar din framgång

Som företagare måste du vara på kartan när det gäller hur det går för ditt företag. Det är bra att välja fem mätbara saker som indikerar hur det går för dig - som du följer upp dagligen eller i

alla fall veckovis. Dessa fem saker ska ge insikt i hur din affärsverksamhet mår och utvecklas. På denna sida ger vi exempel på fem indikatorer som du kan använda dig av.

Tips: Följ upp endast sådant som kan lära dig göra saker bättre. Indikatorerna ska inte enbart berätta hur det har gått, utan också ge insikter i vad du ska göra härnäst.

€

€

BOKFÖRARE

Samla ihop informationDin information och de inbetalningar du fått av dina kunder,gör en sammanfattning över dina kundfordringar.

Samla ihop dina kvittonSamla ihop dina kvitton för alla inköp och spara dom på ett ställe, tex. genom att ta en bild på demmed din mobil.Du behöver bara skicka mig informa-

tionen om det du sålt och köpt, dina

fordringar och leverantörsskulder.

Jag sköter resten!

BOKFÖRING

Den här guiden har gjorts av Isolta Ab. Isolta erbjuder ett faktureringsprogram för företagare. Du hittar alltså ett bra verktyg för att hantera de teman som presenterades i denna guide på www.isolta.se

Inte bara viktigt, utan obligatoriskt.

Vid det här laget vet du säkert redan att varje företagare är redovisningsskyldig och således bär ansvaret för att bokföringen sköts i företaget. Om inte, vet du det nu. Redovisningsskyldigheten innebär i sin enkelhet att inkomsterna och utgifterna är dokumenterade, du följer upp dina fordringar och skulder, du gör en årlig ekonomiöversikt, samt att skatteverket är medvetet om dina inkomster och utgifter.

Det är bra att redan vid ett tidigt skede överväger att söka hjälp av en professionell redovisare. I början av din affärsverksamhet lönar det sig att sätta din tid och dina resurser på att få nya kunder och öka din

försäljning. Det är trots allt bra att komma ihåg att du inte kan föra över själva ansvaret för din bokföring på någon annan. Därför presenterar vi de grundläg-gande sakerna du behöver veta om bokföringen.

För att uppfylla din bokföringsskyldighet rekom-menderar vi alltså att du söker dig en professionell bokförare som du levererar ditt bokföringsmaterial till varje månad. Ju mer information din bokförare får med dina rapporter, desto mindre blir bokförings-kostnaderna. När du levererar rapporterna, kvittona och annan dokumentation till bokföraren i tid och i en tydlig form, blir både bokföraren nöjd och dina utgifter mindre. Ett bra alternativ är att använda dig av ett sådant system som ger dig färdigt material för bokföringen.

En kom-ihåg-lista för företagaren

Dagligen- Var i kontakt med dina kunder- Fakturera

Varje vecka- Kontrollera inbetalningar och pricka av

betalda fakturor

- Skicka betalningspåminnelser för förfallna fakturor

- Betala leverantörsfakturor- Följ upp din försäljning

Månatligen- Skicka bokföringsrapport till bokföraren

- Leverantörsfakturorna och kvitton till bokföraren

- Uppdatera kassaflödesanalysen- och prognosen

eventuella deklarationer till myndigheterna

www.isolta.se

Enkel fakturering för varje företagare