HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN · Trả lời: Thầy thường ghi và lưu lại vào một quyển sổ cái trong đó sẽ lưu trữ thông tin ĐV về họ tên , chi

HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN

GVBM : Nguyễn Văn Danh NHÓM 5:

-Phan Nguyễn Anh Thọ -Đinh Hoang Phi Long

-Võ Minh Luận -Nguyễn Thị Kim Nhạn

September 25, 2014 [HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN]

I/ Bảng kế hoạch tổng quan:

1/Kế hoạch phỏng vấn

Hệ thống: : QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN TRƯỜNG THPT CHU VĂN AN

S

T

T

Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt

đầu

Ngày kết thúc

1 Quản lý thông tin Đoàn

viên Nắm tình hình số lượng

đoàn viên của tổ chức

17/09/2014 17/09/2014

2 Quản lý sổ Đoàn Nắm rõ việc tiếp nhận sổ Đoàn

18/09/2014 18/09/2014

3 Quản lý việc thu chi

của tổ chức Nắm về tình hình thu

chi của tổ chức

19/09/2014 19/09/2014

4 Quản lý đáng giá xếp

loại đoàn viên

Nắm rõ về tiêu chí đánh

giá.

20/09/2014 20/09/2014


2) Kế hoạch phỏng vấn

Phan Nguyễn Anh Thọ

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Nguyễn Bá Dũng Người phỏng vấn: Phan Nguyễn Anh Thọ

Địa chỉ: 546 Ngô Gia Tự, p.09, q.05 , TP.Hồ Chí Minh -THPT Chu Văn An

Thời gian hẹn: Thứ 4 ngày 17-09-2014 Thời điểm bắt đầu: 9h sáng Thời điểm kết thúc: 9h 30 phút

Đối tượng: -Trợ lí thanh niên Chương trình -Giới thiệu: khái quát dự án, thời gian thực hiện, chi phí thực hiện -Tổng quan về dự án -Tổng quan về phỏng vấn: Chủ đề sẽ đề cập: Câu 1: câu hỏi, trả lời Câu 2: câu hỏi, trả lời

Câu 3: câu hỏi, trả lời

Câu 4: câu hỏi, trả lời

Tổng hợp các nội dung chính

Ý kiến của người được hỏi Kết thúc:

Các yêu cầu đòi hỏi:

-Vị trí: Trợ lí thanh niên Ước lượng thời gian 1 phút

3 phút

2 phút

5 phút

5 phút 4 phút 5 phút

2 phút 2 phút 1 phút


Phiếu phỏng vấn

Dự án: Quản lý đoàn viên Tiểu dự án: Quản lý thông tin đoàn viên

Người được hỏi: Nguyễn Bá Dũng Người hỏi: Phan Nguyễn Anh Thọ

Câu hỏi Ghi chú

Câu 1: Thầy cho em được biết việc lưu giữ thông tin ĐV của Đoàn trường gồm những thông tin nào?

Câu 2: Để kiểm tra tổng số lương đoàn viên trong tổ chức có được mỗi năm thì thầy có mất nhiều thời gian không?

Câu 3: Việc kiểm soát số lượng ĐV từng khối có được theo dõi chặt chẽ không?

Câu 4: Thầy nghĩ như thế nào nếu có một phần mềm

giúp thầy rút ngắn thời gian phải ghi chép cũng như tính

số lượng đoàn viên?

Trả lời: Thầy thường ghi và lưu lại vào một quyển sổ cái trong đó sẽ lưu trữ thông tin ĐV về họ tên , chi đoàn , ngày sinh ,phái ,địa chỉ.

Trả lời: Cũng không gặp khó khăn gì nhưng tốn thời gian hơi lâu. Phải dò chi tiết mới tổng kết hết được tổng số . Trả lời : Có, tât cả đều được kiểm soát vì có như vậy mới thực hiện được việc đánh giá xếp loại ĐV

Trả lời : Tôi không biết nhiều về phần mềm nhưng đối

với tôi việc rút ngắn được thời gian phải ghi chép và

thống kê số lượng ĐV là rất cần thiết

Đánh giá chung

- Thầy trợ lý thanh niên có lẽ chưa hài lòng với việc tốn rất nhiều thời gian cho việc nhập thông tin ĐV cũng như thống kê số lượng ĐV của tổ chức. - Khả năng thầy cần tìm một phần mềm để quản lý thông tin ĐV của tổ chức mình là khá cao nhưng giá thành thì phải ở mức chấp nhận được vì đây là một tổ chức trực thuộc Đoàn cơ sở


Đinh Hoàng Phi Long


Người được hỏi: Nguyễn Minh Trí Người phỏng vấn: Đinh Hoàng Phi Long

Địa chỉ: 546 Ngô Gia Tự, p.09, q.05 -THPT Chu Văn An

Thứ 5 ngày 18-09-2014 Thời điểm bắt đầu: 14h chiều

Thời điểm kết thúc: 14h 30 phút

Đối tượng: - BCH Đoàn.

Các yêu cầu đòi hỏi: - Vị trí: UVTV BCH Đoàn

Chương trình: - Giới thiêu: Mục đích dự án, thời gian thực hiện. - Tổng quan về dự án: - Tổng quan về vấn đề phỏng vấn

Câu hỏi 1: câu hỏi và trả lời





Ý kiến của người được hỏi

Kết thúc

Ước lượng thời gian: 1 phút 2 phút

3 phút

5 phút 4 phút 4 phút 5 phút 2 phút 2 phút 2 phút



Dự án: Quản lý đoàn viên Tiểu dự án: Quản lý sổ đoàn

Người được hỏi: Nguyễn Minh Trí Người hỏi: Đinh Hoàng Phi Long

Câu hỏi Ghi chú

Câu 1:Để lưu 1 quyển sổ Đoàn thì bạn cần phải làm gì?

Câu 2: Bạn có thường thống kê số lượng sổ

đoàn mới hay cũ trong tổ chức mình hay

không?

Câu 3: Khi Đoàn viên muốn muợn 1 quyển sổ

đoàn với cái tên bất kỳ, thì bạn tìm ra có dễ dàng

hay không?

Câu 4: Anh có gặp phải những khó khăn gì khi phải thực hiện các công việc trên bằng tay hay không?

Trả lời:Mỗi khi ĐV nộp thì tôi sẽ ghi lại tất cả thông tin của sổ Đoàn và phân loại theo từng chi đoàn ,từng khối chi đoàn. Quan sát: Trả lời dứt khoát, rõ ràng. Trả lời: Có, nhưng không thường xuyên khoảng 2 tháng 1 lần. Quan sát: Cách nói ngập ngừng, không dứt khoát, phải suy nghĩ vài phút trước khi trả lời. Trả lời: Được, nhưng mất khoảng 20 phút Quan sát: Trả lời nhanh, không mất nhiều thời gian suy nghĩ.

Trả lời: Có, việc cập nhật và lưu trữ các thông tin của sổ Đoàn và ĐV mất nhiều thời gian và công sức. Các việc lập thông kê , lập báo cáo,…đều thực hiện bằng tay nên dễ sai sót. Quan sát: Trả lời dứt khoát, nhanh chóng

Đánh giá chung: Khả năng cần tìm một phần mềm để cập nhật thông tin của sổ Đoàn và lưu trữ dữ liệu cho Đoàn trường.


Võ Minh Luận


Người được hỏi: Nguyễn Thị Kim Ngân Người phỏng vấn:Võ Minh Luận

Địa chỉ: 546 Ngô Gia Tự, p.09, q.05 -THPT Chu Văn An

Thứ 6 ngày 19-09-2014 Thời điểm bắt đầu: 8h sáng Thời điểm kết thúc: 8h 30 phút

Đối tượng:

- BCH Đoàn

Các yêu cầu đòi hỏi: - Vị trí: P.Bí Thư

Chương trình: - Giới thiệu dự án: nguồn gốc, tên dự án, thời gian dự kiến thực hiện, … - Tổng quan về dự án: - Tổng quan về phỏng vấn:






Ý kiến của người được hỏi

Kết thúc

Ước lượng thời gian: - 2 phút.

- 1 phút.

- 1 phút .

- 2 phút.

- 10 phút.

- 5 phút.

- 4 phút.

-3 phút

-2 phút

-1 phút



Dự án: Quản lý đoàn viên Tiểu dự án: Quản lý thu chi của tổ chức

Người được hỏi: Nguyễn Thị Kim Ngân Người hỏi: Võ Minh Luận

Câu hỏi Ghi chú

- Câu hỏi: Bạn cho biết việc thu chi của tổ chức có được lưu lại chi tiết không ? Và lưu bằng cách nào?

- Câu hỏi: Khi các chi đoàn nộp tiền Đoàn phí có được kiểm soát không ?Và tiền đoàn phí đó được Đoàn trường dùng trong việc gì?

- Câu hỏi: Báo cáo tổng quỹ của Đoàn trường theo ngày, tháng, năm có được kiểm soát chặt chẽ không?

- Câu hỏi: Bạn có tin tưởng vào kết quả mà chương trình phần mềm quản lý thu chi đi vào hoạt động không?

- Trả lời: Có, khi thu chi một vấn đề nào đó thì đều có hóa đơn và ghi chép tất cả lại để theo dõi tình hình hoạt động của Đoàn trường Quan sát: Trả lời dứt khoát. - Trả lời: Có,Việc đó sẽ được kiểm soát theo các phiếu thu hay chi mà các Bí thư của từng chi đoàn đóng cho Đoàn trường và được lưu lại.Khi các Chi Đoàn thu tại Chi Đoàn mình ,sẽ chỉ đóng 1/3 cho Đoàn trường và tiền đó được đưa vào quỹ Đoàn để duy trì hoạt động của tổ chức -Trả lời: Có, vì việc thu chi được thống kê từng ngày và tổng hợp hàng tuần, hàng tháng, … - Trả lời: Đã là chương trình mới, đã qua nhiều lần kiểm tra, thì kết quả cho ra có độ chính xác cao, tôi nghĩ vậy.

Quan sát: Có vẻ chắn chắn về câu trả lời.

Đánh giá chung: - Người này có chuyên môn khá tốt, cùng với kinh nghiệm làm việc cũng như tác phong ổn.


Nguyễn Thị Kim Nhạn


Người được hỏi: Nguyễn Huy Hiệp Người phỏng vấn: Nguyễn Thị Kim Nhạn

Địa chỉ: Địa chỉ: 546 Ngô Gia Tự, p.09, q.05 -THPT Chu Văn An

Thứ 7 ngày 20-09-2014 Thời điểm bắt đầu: 10h sáng

Thời điểm kết thúc: 10h30 phút

Đối tượng: BCH Đoàn

Các yêu cầu đòi hỏi: Vị trí: Bí thư

Chương trình: - Giới thiệu về dự án - Tổng quan về dự án - Tổng quan về phỏng vấn

Câu hỏi đề cập: - Câu hỏi 1: - Câu hỏi 2: -Câu hỏi 3 : -Câu hỏi 4 : - Tổng hợp nội dung chính - Ý kiến của người được hỏi - Kết thúc cuộc phỏng vấn

Ước lượng thời gian: 1 phút 1 phút 1 phút

5phút

7phút

5phút

5phút

2phút 2 phút 1 phút

(Dự kiến tổng cộng : 30 phút)


Đánh giá chung: -Người được hỏi có vẻ nắm rõ về đánh giá xếp loại một ĐV.Và mong muốn có một phần mềm để giúp phân loại ĐV một cách tốt nhất.


Dự án: Quản lý đoàn viên Dự án: Quản lý đánh giá xếp loại đoàn viên

Người được hỏi: Nguyễn Huy Hiệp Người hỏi: Nguyễn Thị Kim Nhạn

Câu hỏi Ghi chú

Câu 1: Để đánh giá 1 ĐV thì dựa vào những tiêu chí nào? Câu 2 : Phương án quản lí việc phân loại đánh giá đoàn viên của Đoàn trường là như thế nào? Câu 3 : Vậy làm sao để biết được phong trào nào ĐV tham gia hay không tham gia? Câu 4 : Mong muốn của bạn khi phần mềm quản lý việc đánh giá xếp loại ĐV của chúng tôi sẽ giúp bạn đỡ tốn thời gian hơn?

Trả lời:Sẽ dựa vào tình hình tham gia các hoạt động phong trào do Chi Đoàn hay Đoàn trường tổ chức mà từ đó là nền tảng để đánh giá xếp loại 1 ĐV. Trả lời : Dựa trên cở sở các hoạt động của từng ĐV tham gia. Nếu trên 10 phong trào là loại Xuất sắc. Nếu từ 5 – 9 phong trào thì loại Khá. Nếu từ 1 – 4 phong trào thì loại TB. Nếu không có phong trào nào hết thì loại Yếu Trả lời : Trong mỗi hoạt động phong trào được tổ chức

thì đều có một bộ phận được phân công để điểm danh

ĐV tham gia phong trào,bộ phận đó sẽ chịu trách

nhiệm việc ghi chép tên ĐV và đảm bảo được sự có

mặt của ĐV trong suốt quá trình hoạt động diễn ra. Các

phong trào được lưu theo từng học kỳ và được tổng kết

xếp loại vào cuối năm. Trả lời : Hiện nay ,thì mình chưa sử dụng được phần mềm nào có khả năng quản lý như vậy và hy vọng sẽ có một chương trình phần mềm sẽ giúp tôi có thể đánh giá được xếp loại ĐV trên cơ sở dữ liệu đã cài đặt sẵn .


II) Nội dung khảo sát:

1) Mô tả hệ thống: Qua khảo sát thực tế tại Trường THPT Chu Văn An 546 Ngô Gia Tự, p.09, q.05, TP.Hồ Chí Minh chúng tôi đã thu thập được một số thông tin sau đây: -Trong Đoàn trường đứng đầu là Thầy Trợ Lý Thanh Niên – Người sẽ hỗ trợ trong việc hướng dẫn và dẫn dắt công tác Đoàn trường.Và 7 Đồng chí BCH Đoàn trường trong đó : 1 Bí Thư , 1 P.BT , 1 UVTV BCH , 4 UV BCH mỗi người đều được phân công nhiệm vụ riêng để thực hiện và cùng nhau xây dựng công tác Đoàn trường. -Để tiện việc quản lý số lượng ĐV thì khi ĐV muốn tham gia sinh hoạt tại Đoàn trường sẽ được Thầy Trợ Lý Thanh Niên cho viết thông tin ĐV và Đoàn trường sẽ lưu lại thông tin đó của đoàn viên đó mỗi đoàn viên có một mã học sinh riêng tương ứng với lớp học của học sinh đó phái địa chỉ ngày sinh cũng là thông tin cụ thể cần phải quản lý. -Sau đó thành viên trong BCH được sự chỉ đạo của thầy trợ lý thanh niên liên hệ với ĐV tiếp nhận sổ Đoàn

và căn cứ theo thông tin trên sổ để tiến hành nhập thông tin cá nhân ĐV vào và lưu lại. Do đó , thông tin

lưu trữ gồm :số thứ tự, họ tên,mã chi đoàn , ngày vào đoàn, nơi vào đoàn, ngày nhập. Nếu có sự cố về sổ

đoàn, học sinh liên hệ với thầy trợ lý thanh niên để kiểm tra và khắc phục.

-Thành viên BCH dựa trên các hóa đơn được lưu trữ gồm cả phiếu thu và phiếu chi. Khi chi hoặc thu một

vấn đề nào đó đều được ghi lại và lưu để tính lượng thu chi của Đoàn trường.Từ đó là lập phiếu Hóa đơn :

phiêú hóa được lậpcụ thể như số HĐ , ngày thu , ngày chi , chi tiết HĐ. Hàng tháng phải lập báo cáo thống

kê thu chi nhằm mục đích đánh giá tình hình hoạt động của tổ chức.

- Khi đánh giá xếp loại ĐV thì ta cần dữ liệu : mã học sinh , điểm phong trào dựa vào quá trình tham gia

hoạt động phong trào của ĐV trong suốt năm học từ đó đánh giá xếp loại 1 ĐV.

-Hiện nay, thì Đoàn trường cần một chương trình phần mềm cho phép tìm kiếm thông tin đoàn viên một

cáh nhanh nhất,củng tính số lượng ĐV , 1 phần mềm quản lý thông tin sổ Đoàn , vấn đề thu chi trong Đoàn

trường một cách tỉ mỉ,1 phần có cơ sở dữ liệu để lưu các hoạt động phong trào và tự đánh giá xếp loại ĐV

tự đọng nhưng độ chính xác cao.


2) MẪU:

CÁC BIỂU MẪU SỔ SÁCH CỦA ĐOÀN

Dành cho Đoàn cơ sở và Chi đoàn trực thuộc quận)

(Kèm theo Hướng Dẫn số 79 HD/ĐTN ngày 10/7/2012 của BTV Quận Đoàn

1. Sổ theo dõi tình hình tài chính của Đoàn: thu, chi đoàn phí và quỹ (nếu có).

Stt

Ngày,

tháng,

năm

Nội dung Số tiền

Ghi chú Thu Chi Còn

1

2

2.Sổ theo dõi công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật (tập thể, cá nhân).

Stt Họ & Tên

Khen Thưởng Kỹ Luậ t Số

Quyế t

Đị nh

Ngày Ký Ngườ i

Ký

Ghi

chú Hình

Thứ c

Thành

Tích

Hình

Thứ c Lý Do

1

2

3

4

3. Sổ quản lý đoàn viên kết nạp mới và cấp phát thẻ đoàn:

Stt Họ & Tên Nă m sinh

Quê Quán Trình độ

Ngày vào

Đoàn Số thẻ Ghi Chú

Nam Nữ VH CM

1

2

3


4. Sổ phân loại Chi đoàn + Đoàn viên:

S

tt

Họ tên

Phân loại Chi đoàn Phân loại đoàn viên

Học Kỳ…. Cả Năm …… Họ c Kỳ …… Năm ……….

Xu

ấ t

sắ

c

Khá T

B

Y

ế u

Xu

ấ t

sắ

c

Khá T

B

Y

ế

u

Xu

ấ t

sắ

c

K

há

T

B

Y

ế

u

X

u

ấ

t

s

ắ

c

K

há

T

B

Y

ế

u

1

2

5.Sổ quản lý thông tin Đoàn viên

STT CHI ĐOÀN HỌ TÊN NGÀY SINH PHÁI ĐỊA CHỈ

1

2

3

4

5

6


3.Sơ đồ phân rã chức năng

Quản lý đoàn viên

Tra cứu thông tin Quản lý sổ đoàn Quản lý thu chi Đánh giá xếp loại

Cập

nhật

thông

tin

đoàn

viên

Kiểm

tra số

lượng

đoàn

viên

Ngày

nộp sổ

Ngày

lấy sổ

Kiểm

tra &

khắc

phục

Hóa

đơn

thu

Hóa

đơn

chi

Thông

tin

hoạt

động

Xếp

loại

Khen

thưởng

Kỉ

luật

Documents

HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN · Trả lời: Thầy thường ghi và lưu lại vào một quyển sổ cái trong đó sẽ lưu trữ thông tin ĐV về họ tên , chi