Rettet 05-05-2023Økonomi HancockKvalitetshåndbog

IndholdsfortegnelseHoldning........................................................................................................................................5A3 Planlægningskalender.............................................................................................................6Afspadsering.................................................................................................................................6

Afholdelse..................................................................................................................................6Optjening...................................................................................................................................6Optjening af afspadsering i juli og august..................................................................................6Direktørtid..................................................................................................................................6

Aktivitetskalender Simu................................................................................................................7Dagligt tjek.................................................................................................................................7Opdatering.................................................................................................................................7

Afsend debitor til inkasso..............................................................................................................7Afsend kontoudtog til danske debitorer.........................................................................................9Afstem...........................................................................................................................................9

Anlægsaktiver............................................................................................................................9Finanskonti..............................................................................................................................10Kasse-, folio- og aftalekonto efter datoer.................................................................................10Kasse-, folio- og aftalekonto transaktionsnumre......................................................................12Differencer umulige at finde.....................................................................................................13Kommende betalinger.............................................................................................................13Kontoudtog fra kreditor............................................................................................................15Kreditorer i C5.........................................................................................................................15Kreditorer i Simu......................................................................................................................16

Aftalekonto..................................................................................................................................16Betaling og bogføring kreditorfaktura..........................................................................................16Betalingsbetingelser...................................................................................................................18Blå mappe...................................................................................................................................18Bogfør.........................................................................................................................................18

Afregning fra E-handel.............................................................................................................18Bankgebyr............................................................................................................................... 19Faste omkostninger.................................................................................................................20Forbrugsorienteret indkøb.......................................................................................................20Fragt........................................................................................................................................21Gammelt år..............................................................................................................................21Nyt creditcard og årlig afgift forhandleraftale...........................................................................22Porto........................................................................................................................................22Pakker.....................................................................................................................................22Serielån ydelse og renter.........................................................................................................22

Breve.......................................................................................................................................... 24Regler og struktur....................................................................................................................24

Brug din Simu løn.......................................................................................................................25

Side 1 af 74

C5 Hjælp.....................................................................................................................................25Udskrift i C5 umulig.................................................................................................................25

Forbrug egne varer.....................................................................................................................25Budgetopfølgning........................................................................................................................25Elevplan......................................................................................................................................30

Vejledning elevplan.................................................................................................................30EU moms....................................................................................................................................30Feriepenge..................................................................................................................................31

Overførsel................................................................................................................................31Udbetaling i maj måned...........................................................................................................31

Feriepengekonto rentetilskrivning...............................................................................................32Gruppeleder................................................................................................................................33Indberetninger.............................................................................................................................33

A-skat og AM-bidrag................................................................................................................33ATP......................................................................................................................................... 35Moms.......................................................................................................................................36Pension................................................................................................................................... 38

Indbetalinger...............................................................................................................................39Udligning af debitor..................................................................................................................40

Indkøbsplan................................................................................................................................40IT.................................................................................................................................................41

Dokumenter.............................................................................................................................41Skrivebeskyttet dokument Excel..............................................................................................41Skabeloner.............................................................................................................................. 41Skrifttype................................................................................................................................. 41Linjeafstand.............................................................................................................................41Farver......................................................................................................................................42Rød understregning.................................................................................................................42Grøn understregning...............................................................................................................42Sletning af dokumenter............................................................................................................42

Jobsamtale................................................................................................................................. 42Kalender.....................................................................................................................................42Kassekladder – navne og forklaring............................................................................................42Kommoden................................................................................................................................. 43Kontantrabat...............................................................................................................................43

Til debitor (kunden)..................................................................................................................43Fra kreditor (leverandør)..........................................................................................................43

Kontorartikler.............................................................................................................................. 44Kontormiljø..................................................................................................................................44

Stole sættes op........................................................................................................................44Kopimaskine...............................................................................................................................44

Side 2 af 74

Forbrugsstoffer........................................................................................................................44Papirstop................................................................................................................................. 44

Kreditnota på returvarer/returemballage.....................................................................................44Kurser.........................................................................................................................................44

Microsoft Office 2007/2010......................................................................................................44Diplom.....................................................................................................................................44Regnemaskine.........................................................................................................................45Blindskrift.................................................................................................................................45Dansk Kursus..........................................................................................................................45

Kvalitetshåndbog........................................................................................................................45Rettelser..................................................................................................................................45

Lagerets omsætningshastighed..................................................................................................45Laminering..................................................................................................................................46Lønudbetaling.............................................................................................................................46

Månedsløn til kontorpersonale................................................................................................4614 dages løn til detailelever.....................................................................................................47

Momskoder.................................................................................................................................47Møder......................................................................................................................................... 47

Morgenmøde...........................................................................................................................47Månedsmøde.......................................................................................................................... 48Månedsmøde Indlæg...............................................................................................................48Månedsmøde referat...............................................................................................................50Teammøde..............................................................................................................................51Teammøde indkaldelse...........................................................................................................51Teammøde beslutningsreferat.................................................................................................51

Månedsbrev................................................................................................................................51Eksempel.................................................................................................................................52

Nye elever...................................................................................................................................52Afdelingens opgaver................................................................................................................52Mine opgaver...........................................................................................................................52

Nøgletalsrapport.........................................................................................................................53Omsætning fordelt på varegruppe..............................................................................................53Opret nyt regnskabsår................................................................................................................53Opslagstavle...............................................................................................................................54Outlook....................................................................................................................................... 54Oprydning og sletning af debitor.................................................................................................54Oprydningsdag........................................................................................................................... 54Regnskab....................................................................................................................................55

Kvartalsregnskab Afstemning af Kreditorer og Debitorer........................................................55Årsregnskab............................................................................................................................60Øvrige opgaver........................................................................................................................65

Side 3 af 74

Udarbejdelse...........................................................................................................................65Øvrige opgaver (årsregnskab).................................................................................................66

Reindex C5.................................................................................................................................66Hver fredag..............................................................................................................................66Sidste hverdag hver måned.....................................................................................................66

Resultatopgørelse og balance....................................................................................................66Rykkerprocedure........................................................................................................................ 67

Debitor forfaldne åbne poster..................................................................................................67Rykke debitorer.......................................................................................................................67

S:drev......................................................................................................................................... 68Birger.......................................................................................................................................69Ro............................................................................................................................................69RW.......................................................................................................................................... 69C5W 2010 Dania.....................................................................................................................69C5W 2010 Hancock.................................................................................................................69

Saldobalance..............................................................................................................................69Saldoliste for debitor...................................................................................................................69Saldoliste for kreditor..................................................................................................................70Selskabsskat...............................................................................................................................70Send E-brev Simu.......................................................................................................................70

Send post til postgruppe..........................................................................................................70Til enkelt postmodtager...........................................................................................................71

Simu manual...............................................................................................................................71Skabeloner..................................................................................................................................71Skyldig saldo på kreditor.............................................................................................................71Spærring af debitor.....................................................................................................................71Tilgodehavende debitorer...........................................................................................................71Udbetalinger...............................................................................................................................72Udligning – ophævning...............................................................................................................74

Kreditor....................................................................................................................................74Debitor.....................................................................................................................................74Manuel.....................................................................................................................................75

Udskriv kontoplan.......................................................................................................................75Udskrivning.................................................................................................................................75

Mangler du penge på kontoen?...............................................................................................75Valutakurser – tjekkes og ændres..............................................................................................75Simu-O-Lager.............................................................................................................................76Årsafslutning...............................................................................................................................79

Side 4 af 74

Holdning

Vores holdning i Skolepraktik er: I Skolepraktik giver vi mulighed for at få nye idéer, afprøve dem i praksis og gøre dem til

en del af dagligdagen I Skolepraktik er vores dagligdag præget af et højt fagligt og menneskeligt niveau I Skolepraktik gør vi os umage for at have et godt ry Miljøet i Skolepraktik giver optimale betingelser for faglig og personlig udvikling I Skolepraktik har vi fokus på, hvordan vi taler med gæster, kunder og ansatte I Skolepraktik er vi ærlige

Vores holdning i Skolepraktik giver grobund for en Kvalitetskultur!

Kvalitetskultur: Vi glæder os over forskelligheden og arbejder koncentreret på at udvikle hvert enkelt

menneske Med pålidelighed, pligtfølelse og vilje har vi fokus på kvalitet og forfølger detaljen. Med humor arbejder vi i et åbent og ærligt miljø, der med flid og gå på mod giver

mulighed for personlig, faglig og social udvikling.

Side 5 af 74

A3 Planlægningskalender

Den 20. hver måned skal der udformes en planlægningskalender for afdelingen, for de kommende fire uger.Planlægningskalenderen skal indeholde arbejdsopgaver i afdelingen, med initialer ved hver arbejdsopgave, fravær, fridage, skoleophold, aktivitetskalenderen og andet relevant.

Tag udgangspunkt i Kompetenceskemaet, der beskriver arbejdsopgaver og deadlines.

S:drev RW Hancock 20xx Økonomi A3 Planlægningskalender Skabelon A3 Planlægningskalender Gem som - aktuel måned (01 januar)

Planlægningskalender udformes i A3 format og skal godkendes af Instruktøren.Efter godkendelse udskriver Instruktøren Planlægningskalenderen.

Planlægningskalenderen hænges på opslagstavlen og når en opgave er fuldført overstreges denne med en overstregningstusch.

Arbejdsopgaver der ikke er udført, starter man med næste dag.

Ved alt fravær, vær da opmærksom på deadlines – alle arbejdsopgaver deles ud før eller efter disse dage, dvs. man springer ikke bare over, når vi har lukket, ved fravær eller er underbemandet – alle arbejdsopgaver skal udføres.

I tilfælde af fravær, underbemanding tages der stilling til hvilke arbejdsopgaver, der kan udsættes.

Afspadsering

AfholdelseAf hensyn til arbejdsgangen, dine kollegaer og ledere, skal afholdelse af afspadsering varsles senest 7 dage før. Afholdelse af afspadsering aftales med instruktøren.

OptjeningDer kan optjenes 5 timer til afspadsering, hvis der ikke har været fravær i 1 kalendermåned.Der kan ikke optjenes over 37 timer.Optjent afspadsering er til brug, hvis du skal til tandlæge, læge osv.

Optjening af afspadsering i juli og august.For at optjene 1,25 time pr. uge til afspadsering (dog max 5 timer i alt) i arbejdsugerne i juli og august, må der intet fravær være i de to måneder tilsammen.

DirektørtidDer vil blive trukket mindst 15 minutter ved direktørtid. Det vil sige, hvis du kommer 5 minutter for sent vil du blive noteret for 15 minutter. Herudover vil du for hvert påbegyndt kvarter blive trukket 15 minutter. Du vil ikke kunne bruge din afspadsering til direktørtid. Dette er uanset, om du ville optjene 5 timer i den pågældende måned, hvis du ikke var kommet for sent.

Side 6 af 74

Aktivitetskalender Simu

Dagligt tjekAktivitetskalenderen tjekkes dagligt.

OpdateringPersonale afdelingen indsætter besked om lukkedage og lav bemanding.

Afsend debitor til inkasso

Vi oplever desværre løbende, at vore, især udenlandske kunder, ikke betaler deres gæld til os.

C5 Debitor – Rapporter Periodisk – Internt kontoudtog Konto nr. på debitor i begge felter OK Dato interval: for periode – første dato på listen med ”forfaldne åbne poster” – til dags

dato OK Skærm OK Print kontoudtog i 2 eksemplarer – 1 til firmaet ”Simu Inkasso” og 1 til mappen ”Simu-

Inkasso” – Luk

Skal sagen sendes til inkasso, laves der ét sæt dokumentation til afsendelse til Simu Incasso og ét sæt dokumentation til eget brug.

2 udskrifter af kontoudtog (beskrevet ovenfor) Samtlige fakturaer og kreditnotaer i 2 eksemplarer (findes i salgsmappen under

fakturanr.) Udskrift af 2. – 3. rykkere med bilags nummer i 2 eksemplarer (billagsnummer findes i

C5) Forside til inkasso i 3 eksemplarer – 1 til Simu Inkasso, 1 til brev nummer mappen og en

til Simu Inkassomappen

Hvis det skyldige beløb på debitor udgør mindre end kr. 2.000,- sendes virksomhederne ikke til inkasso. Det skyldige beløb afskrives som tab, som følger:

C5 Åben debitorkontoen (ej spærret) Omposter det tilskrevne gebyr, som følger: Finans Dagligt Kassekladde - navn

Krediter (D) med gebyrbeløbet kr. 100,-Debiter (F) 6007 rykkergebyr ligeledes med kr. 100,-Krediter (D) med det tilskrevne rentebeløbDebiter (F) 6001 renter med det tilskrevne rentebeløbBogfør

Side 7 af 74

For afslutning af debitors tilgodehavende

C5 Finans Dagligt Kassekladde - navn Find kunden i debitorkartoteket D (kunden) Tryk på F5 Udlign alle poster med F3

Debiter (F) 3702 (tab debitor udland) ellerDebiter (F) 3701 (tab debitor indland)Tjek kladde PrintBogfør

Behandling af vort tilgodehavende hos SIMU-Jur

Når Simu-Jur har behandlet vores fordring omkring skyldigt beløb hos debitor, modtager økonomiafdelingen således en indbetaling på 80 % af vort tilgodehavende, som bogføres.

C5 Finans Dagligt Klassekladde – navn Debiter (F) 15501 kassen med hele beløbet i danske kroner Krediter (F) 3701 (tab på debitorer indland) vælg – med hele beløbet i danske kroner Krediter (F) 3702 (tab på debitorer udland) vælg – med hele beløbet i danske kroner

Afsend kontoudtog til danske debitorer

C5 Debitor Rapporter Ekstern Eksternt kontoudtog Konto (Første boks, vælg debitor nr. med pilen i intervallet 8001 - 8999) Konto (Anden boks, vælg debitor nr. med pilen i intervallet 8001 - 8999) Gruppe indland – indland (der sendes ikke kontoudtog til udlandet) OK Periode Fra 01-md-20xx til 31-md-20xx Posteringer Åbne OK Udskriv (skærm og skift printeren til printer 1 eller 2) Fortsæt udskrivningen af kontoudtog, indtil samtlige debitorer på listen nedenfor har fået

et kontoudtog!

De kontoudtog med saldoen 0, og de kontoudtog, hvorpå der kun er gebyr eller renter bogført, skal ikke sendes til debitor. Hvis der på kontoudtoget er skyldigt beløb til dem eller os, afsendes udtoget.

Sandsynligheds-tjek kontoudtogene! Det vil sige, at du skal tjekke teksten (der må ikke stå kaffe, porto, fragt eller andet på udtoget) og i særlige tilfælde de bogførte beløb. Vær

Side 8 af 74

opmærksom, hvis der pludselig er bogført kr. 500.000,- på en konto, der normalt bliver bogført for en del mindre beløb osv. Tjek med salgsafdelingen eller daglig leder, hvis du er i tvivl.

På kontoudtoget må følgende poster kun figurere

Faktura Kreditnota Rykkergebyr 2 % rente Forudbetaling Bet. Fak. Xxxxx-xxxxx

Kontoudtog sendes pr. mail

Afstem

AnlægsaktiverAfstemning af konti 11100, 11110, 11200, 11210.

C5 Finans Kartotek Indtast kontonummer: xxxxx Posteringer

På alle 4 konti må der kun være bogført posteringer pr. 31.12.20xx

FinanskontiSe mappe for afstemning af finanskonti i reolen.

En finanskonto skal ikke afstemmes debet kontra kredit.Bogføringer på en finanskonto skal vurderes realistisk. Er det realistisk, at der eks. er indkøbt kaffe og the for kr. 30.000,-? Er det realistisk, at der er bogført en øredifference på kr. 1.000,- osv.Se om evt. tekst og beløb på kontoen ser sandsynlig ud.Brug din sunde fornuft i samarbejde med Instruktøren.

C5 Finans Rapporter Periodisk Kontospecifikation Dato fra: 01-md-år til: 31-md-år OK Nr. på finanskonto der står på forsiden i mappen ”Finans afstemning” OK Skærm OK Print, hvis der er posteringer på konto Skriv ”Afstemt – Dato- initialer”

Fra Konto 3101 til konto 9101 Fra Konto 4100 til konto 9102

Følgende konti skal derudover afstemmes

Side 9 af 74

11100, 11110, 11200, 11210, 13110, 14001, 15002, 15502, 15503, 15504, 15505, 15508, 15509, 15510, 15511, 15512, 15513, 15514, 19000.

Skal noget omposteres, gøres dette i samarbejde med daglig leder.

Kasse-, folio- og aftalekonto efter datoerTag mappen i reolen ”Kasseafstemning”, Folioafstemning” og ”Aftalekontoafstemning”.

C5 Finans Rapporter Periodisk Kontospecifikation Dato fra og til OK Indtast i feltet ”Konto”, kontonummer 15501 til 15501 og så fremdeles. Du skal sikre, at start saldo fra sidste afstemning stemmer overens i C5 og Simu, ellers

skal du finde tilbage til sidste saldo, hvor det stemmer, og derefter fremad finde uoverensstemmelser. Det kan skyldes bogføring med forkert dato f.eks.

Tjek at ”finansposteringerne” ”sorteres” efter dato OK OK OK Print (= bilag 1 til kasseafstemning) Luk

Gå ind i Simu Bank Konti Klik på blad i venstre side på kasse-, folio- eller aftalekontoen Find sidste post på sidste afstemning – tjek at det stemmer overens med C5 Marker de nye poster Udskriv Markering (= bilag 2 til afstemning) OK Luk

Den post på udskriften, fra både C5 og fra Simu Bank, der er mage til den sidste post på foregående udskrift til afstemning, overstreges. Næste post på bilagene er således første post til afstemning. Sammenlign udskrift 1 og 2

Ved afstemning af de to lister skal beløbene vinges af hvis:

Beløb i kredit på C5 udskrift stemmer overens med beløb med minus foran på listen fra Simu BankBeløb i debet på C5 udskrift stemmer overens med beløb uden minus foran på listen fraSimu Bank.Beløb fra C5 eller Simu Bank der stemmer overens med beløbene på listen fra kasseafstemningen via Excel-regnearket.

Er der stadig nogle, der ikke er vinget af, skrives de på regnearket til næste afstemning på økonomi.

Side 10 af 74

Beløbene fra kontoudtoget fra Simu Bank påføres regnearket som de står på kontoudtoget. Altså en plus saldo indtastes som + og en saldo med minus foran, indtastes med minus foran.

Hvis der, på kontoudskriftet fra C5, ligeledes er beløb som ikke er vinget af, påføres de regnearket, som følger:

Står beløbet i kredit skal det indtastes som en plus-saldo, og står beløbet i debet skal det indtastes som en minus-saldo.

Gå ind på I drevet Økonomi Afstemninger Vælg afstemning af kasse-, folio- eller aftalekonto Ændre dato Udarbejd afstemningsarket Gem

Øverst ændres saldo på kassekreditten (ultimo fra kontospecifikation)Skriv alle de poster ind som ikke er vinget af (afstemt)Slet alle de poster der er vinget af (afstemt) med beløb fra C5 eller Simu Bank.Nederst ændres saldo på Simu Bank (det beløb der står nederst på udskriftet fra Simu Bank)Gem og Print (nr. 3)De tre udskrifter klipses sammen – print nr. 3 skal påføres ”afstemt” ”dato” ”initialer”, og sidder forrest Samme procedure ved afstemning af foliokonto (12 301) og aftalekonto (12302)

HUSK at afstemme konto 19000 + 13110 hver gang kassen afstemmes.

Konto 19000 - Fejlkonto skal altid stå i O Konto 13110 - Aktiekapital = kr. 1.000.000,-

Alle fejl og uoverensstemmelser rettes, så saldi i C5 og Simu stemmer overens. Udskriv ny rapport, når det er udført. Dernæst afstemmes kommende betalinger – se manual herfor.

Kasse-, folio- og aftalekonto transaktionsnumreTag mappen i reolen ”kasseafstemning”, Folioafstemning” eller ”Aftalekontoafstemning”.

C5 Finans Kartotek Skrive beløb ned fra kasse- (15501), folie- (12301) eller aftalekonto (12302) Luk Finans Rapporter Posteringer Posteringsliste Indtast i feltet ”Konto”, kontonummer 15501 til 15501 og så fremdeles. Der må ikke

indtastes dato Indtast transaktionsnummer. (Transaktionsnummeret findes på C5 udskriftet på sidste

kasseafstemning, sidste nr. på posteringslisten) Tjek at ”finansposteringerne” ”sorteres” efter transaktionsnummer og ikke efter dato OK OK OK

Side 11 af 74

Print (= bilag 1 til kasseafstemning) Luk Gå ind i Simu Bank Konti Klik på blad i venstre side på kasse-, folio- eller aftalekontoen Find sidste post på sidste afstemning Marker de nye poster Udskriv Markering (= bilag 2 til afstemning) OK Luk

Den post på udskriften fra både C5 og fra Simu Bank, der er mage til den sidste post på foregående udskrift til afstemning overstreges. Næste post på bilagene er således første post til afstemning. Sammenlign udskrift 1 og 2

Ved afstemning af de to lister skal beløbene vinges af hvis:

Beløb i kredit på C5 udskrift stemmer overens med beløb med minus foran på listen fra Simu Bank. Beløb i debet på C5 udskrift stemmer overens med beløb uden minus foran på listen fraSimu Bank.Beløb fra C5 eller Simu Bank der stemmer overens med beløbene på listen fra kasseafstemningen via Excel-regnearket.

Er der stadig nogle, der ikke er vinget af, skrives de på regnearket til diverse afstemninger på økonomi.

Beløbene fra kontoudtoget fra Simu Bank påføres regnearket som de står på kontoudtoget. Altså en plus saldo indtastes som + og en saldo med minus foran, indtastes med minus foran.

Hvis der, på kontoudskriftet fra C5, ligeledes er beløb som ikke er vinget af, påføres de regnearket, som følger:

Står beløbet i kredit skal det indtastes som en plus-saldo, og står beløbet i debet skal det indtastes som en minus-saldo

Gå ind på I drevet Økonomi Afstemninger Vælg afstemning af kasse-, folio- eller aftalekonto Ændre dato Udarbejd afstemningsarket Gem

Øverst ændres saldo på kassekreditten (det beløb der blev skrevet ned fra C5)Skriv alle de poster ind som ikke er vinget af (afstemt)Slet alle de poster der er vinget af (afstemt) med beløb fra C5 eller Simu Bank.Nederst ændres saldo på Simu Bank (det beløb der står nederst på udskriftet fra Simu Bank)Gem og Print (nr. 3)De tre udskrifter klipses sammen – print nr. 3 skal påføres ”afstemt” ”dato” ”initialer”, og sidder forrest Samme procedure ved afstemning af foliokonto (12 301) og aftalekonto (12302)

Side 12 af 74

HUSK at afstemme konto 19000 + 13110 hver gang kassen afstemmes.

Konto 19000 - Fejlkonto skal altid stå i 0 Konto 13110 - Aktiekapital = kr. 1.000.000,-

Differencer umulige at findeEn løsning kan være at udskrive kontospecifikation på konto15501 med transaktionsnumre, da posteringer kan være bogført med forkert dato. Transaktionsnummer findes således:Find en finanskonto, hvor du ved, at der har været bogført sidst. Klik på ’posteringer’ øverst til højre.Find den sidste postering, hvor kontoen stemte.Klik på ’transaktion’ – længst til højre står transaktionsnummeret.

Kommende betalingerUmiddelbart efter du har afstemt kassekreditten, skal kommende betalinger også tjekkes.Det er vigtigt at kunne konstatere, at alle bogføringer er udført korrekt.

www.Simu.dk Simu Bank Overførsler Marker de kommende overførsler. Højre klik Vis udskrift (I ’visning’: Kun de markerede) Udskriv de markerede Dato fra (er datoen efter kasseafstemning) Dato til: 31.12.20xx Udskriv

Posteringer sammentælles med strimmel på regnemaskine, eller lav en oversigt i Excel.

C5 Finans Rapporter Periodisk Kontospecifikation Fra dato: (dagen efter kasseafstemning) Til dato: 31.12.20xx Konto 15501 – 15501 Skærm OK Print

Sammentælling fra Simu og ultimo saldo på denne kontospecifikation skal stemme overens med det beløb, som står på C5.

Udskrifterne + strimmel sættes i mappen sammen med kasseafstemningen.

Side 13 af 74

Kontoudtog fra kreditorC5

Hovedmenu Kreditor Rapporter Periodisk Internt kontoudtog (uden periodisk) Fra: konto – Til: konto (indtast kontonummer fra og til) OK Periode – Fra: dato – Til: dato (det ønskede datointerval skal stemme overens med

datoen på det tilsendte kreditorkontoudtog) OK Print

Tjek og afstem saldo på det tilsendte kreditorkontoudtog med saldoen på kontoudtog udskrevet i C5.

Søg hjælp til afstemning hos Instruktør, indtil proceduren for afstemning er en indarbejdet og forstået rutine.

Kreditorer i C5Udskrift af kreditorkontoudtog

C5 Kreditor Rapporter Periodisk Eksternt kontoudtog Konto nr. fra og til. Tryg på piltasten og find nummer OK Dato: indtast de datoer, der står på kontoudtoget fra firma OK OK Print

Afstem C5 udskrift med indkomne kontoudtog evt. i samarbejde med daglig leder.Skriv ”OK dato initialer”Sættes i mappen ”Kreditor kontoudtog” i alfabetisk orden.

Stemmer kontoudtogene ikke overens, tjek da med personaleafdelingen om det evt. er køb via E-handelEr det ikke E-handel, ringes til firmaet for at få kopi af faktura på de manglende poster.

Vi afstemmer ikke kontoudtog fra alle afdelinger i Vejle

Danish Candy Den Blå Boulevard Kypergården

Side 14 af 74

Kreditorer i SimuDet er muligt at udskrive kontoudtog fra Simu, så der kan afstemmes med udskrift fra C5.Kontoudtog fra Danish Cargo udskrives:

Simu Fragt Fragtbreve Kvitter modtagelse Send fragt Kontoudtog

Øvrige Simu leverandører udskrives: Simu leverandører Kontoudtog

Aftalekonto

Der er i juni 2010 overført kr. 10.000.000,- til denne aftalekonto.Der er 6 måneders opsigelse på kontoen.

Renter tilskrevet på aftalekontoen bogføres således.

Debet (F) kt. 12302 Kredit (F) kt. 6009

Tilskrevne renter på aftalekontoen skal indgå i den daglige drift, hvorfor renterne fysisk overføres til kassekreditten i Simu.

Bogføres i C5

Debet (F) kt. 15501 Kredit (F) kt. 12302

Se evt. betingelser for aftalekontoen i mappen ’Dokumenter’ i Karins reol.

Betaling og bogføring kreditorfaktura

(på faste omkostninger og forbrugsorienterede omkostninger:)

Når fakturaen modtages fra indkøbsafdelingen, bogføres udgiften på driftskonto og det skyldige beløb på kreditorkontoen.

Sagen stemples ’bogført’ og initialer og dato påføres. Fakturaen sættes nu til betaling i Simu på forfaldsdato – hvis der er kontantrabat, benyttes den mulighed.

Sagen stemples ’betalt’ og initialer og dato påføres.Fakturaen sættes på plads i den rette mappe.

Side 15 af 74

Faktura bogføresFaktura sættes til betaling i Simu på

f.f.dag

Faktura sættes i rette mappe

Betalingsbetingelser

Hancock A/Sims betalingsbetingelser er 20 dage netto eller 5 dage –2 %

Rabat gives, når betalingsfristen er overholdt. Falder betalingsfristen i en weekend, er det tilladt at betale om mandagen, og der opnås stadig rabat.

Overholdes fristen ikke, og der alligevel trækkes rabat, kan man tillade sig at bede om tilbagebetaling af beløbet hos debitoren.

Vores kreditorer kan ligeledes tillade sig at bede os om tilbagebetaling, og vi er dermed nødt til at betale rabatten tilbage.

Blå mappe

I den Blå mappe noteres hver dag det tidspunkt du møder og det tidspunkt du forlader dit arbejde.Ligeledes noteres hvorfor du evt. ikke har været på arbejde Inden mappen afhentes af personale, den sidste hverdag hver måned, forsynes mappen med din underskrift.Det er vigtigt at du hver dag er omhyggelig med at udfylde den Blå mappe.

Bogfør

Afregning fra E-handelwww.Simu.dk

Kreditkortselskaber Login (er i mappen med credit card) Pinkode ” ” Vælg kontoudtog Marker mellem 2 periodeafregninger Udskriv markeringen

7011 12205 15501

Side 16 af 74

Vi modtager jævnligt afregning/kontoudtog fra Kreditkortselskabet. Når vi samtidig har modtaget indbetalinger via Simu Bank findes diverse sagsakter fra E-handel i den blå postbakke i økonomiafdelingen.Tjek at ordrenummer på sagsakten i postbakken stemmer overens med ordrenummeret på afregningen fra Kreditkortselskabet. Efterfølgende bogføres der som beskrevet.

C5 Finans Daglig Klassekladde – navn

Alt bogføres under samme bilagsnummer.

Debiter (F) 15501 (Kassen) med beløbet ex. gebyrKrediter (F) 12205 (Mellemregning kreditkortselskab) med det fulde beløbDebiter (F) 3520 (Fragt)Debiter (F) 7011 (Gebyr for overførsler på kasse)Eventuel øredifference bogføres på konto 6007 i debet/kreditTekst: E-handel og nr. på rekvisition/sagsstyring

Da der ikke er afregnet fragt på alle fakturaer, skal man være opmærksom på, at der ikke konsekvent skal bogføres fragt på finanskonto 3520.Derefter arkivers sagerne i mapperne der vedrører E-handel i økonomi, i ordrenummer-orden.

Udskrift af kontoudtog vedr. mappen til Web: Kreditkortnummer: 121939 Pinkode: 8229

Udskrift af kontoudtog vedr. mappen til Pub: Kreditkortnummer: 123485 Pinkode: 3197

BankgebyrDen sidste dag i hver måned tilskriver Simu Bank gebyr for brug af banksystemet, så nederst på udskriften af vores kassekreditkonto er påført et månedligt gebyr.

www.Simu.dk Simu Bank Konti Klik på blad i venstre side på kassekreditten Sidste post i hver måned er tilskrivning af gebyr Klik på ”kuverten” i højre side af posteringen og Udskriv OK Luk

Bankgebyret bogføres i kassekladden i C5.

Krediter (F) 15501 (kk) med hele beløbet. Der er ikke moms på bankgebyr.Debiter (F) 7009 (gebyr for overførsler på kassen) med hele beløbet. Der er ikke moms på bankgebyr.

HUSK, at der bogføres pr. dato, der står på notaen vedr. gebyrudskriftet fra Simu Bank

Side 17 af 74

Faste omkostningerØkonomiafdelingen modtager løbende fakturaer på såkaldte ”faste omkostninger”. Det er el-, lys- og varmeregninger, telefon- regninger osv.Disse udgifter bogføres som følgende eksempel:

C5 Finans Daglig Kassekladde – navn

1 bogføring:Krediter Kreditor (SIMU-fjernvarme 3041)Debiter (F) 3806 (varme), med beløbet ex. momsDebiter (F) 15503 (indgående moms)

Tekst: Varme faktura og nummer

Nedenstående liste over kontonavn og nummer på faste omkostninger:

Simu Boligkontoret 3202 Husleje kontor 3808Simu Fjernvarme 3201 Varme 3806Simu Vandværket 3207 Vand 3804Simu Elværket 3203 El 3807Simu Rengøring 3212 Renovation 3801Jysk Rengøring 3211 Rengøring 3810Dansk Lagerhotel 3209 Lagerleje 3809Dansk Lagerhotel 3209 Lagerdrift 3811

EDB-omkostninger 3603Saks Forsikring 3205 Erhvervsforsikring 3609Saks Forsikring 3205 Ansvarsforsikring 3805Simu Teleselskab 3206 Telefon 3602Simu Teleselskab 3206Skive Revision 3210 Revision 3607Annoncer 3101

Forbrugsorienteret indkøbVed køb og efterfølgende bogføring på finanskonti vedr. personalekøb er det ikke muligt at trække moms ud af beløbet, derfor skal hele beløbet:

Debiteres på finanskonto (F) til dette. Husk tekst på, hvad det er der bogføres ogKrediteres på (K) kreditor. Husk tekst på fakturanr.

Benyttes der finanskonti, hvor det er tilladt at trække momsen fra, bogføres der således:

Finans (F) 15503, debiteres moms. Husk tekst på, hvad det er der bogføresKreditor (K) krediteres det fulde beløb. Husk tekst på fakturanr. Finans (F) Rengøring eller andet debiteres. Husk tekst på, hvad det er der bogføres.

Benyttes kontoen: gebyr før moms (7007) eller gebyr efter moms (7008) skal disse altid debiteres.

Leveringsomkostninger bogføres således:

Debet på finanskonto (F) 3501 – Postpakker – excl. momsDebet på finanskonto (F) 15503 – indgående moms

Side 18 af 74

Kredit på kreditorkonto (K) 3604 – Simu Post – med hele beløbet

Nedenstående liste over kontonavn og nummer på forbrugsorienteret indkøb

3102 Reklameartikler 3610 Mindre nyanskaffelser3601 Kontorartikler 3611 Rengøringsartikler3605 Faglitteratur 3612 Mindre nyanskaffelser administration3820 Mindre nyanskaffelser 11100 Kontorinventar11200 EDB

Fragt

C5 Finans Daglig Kassekladde - navn

Krediter Kreditor (K) (Danish Cargo konto 3214) med det fulde beløb Debiter (F) 3502 (fragt), med beløbet på fakturaen ex. momsDebiter (F) 15503 (indgående moms) i tekst skrives”Indg.moms fragt (fakt.nr.)xx”

Tekst:Fragt faktura og nummer

Derefter stemples fakturaen med bogført, skriv dato og initialer. Sættes til betaling i mappen: ”Faktura til betaling”.

Gammelt årSelvom man er startet på et nyt regnskabsår, vil der i starten af det nye år stadig være posteringer i det gamle år. Det kan være omposteringer, eller bilag, der er ’glemt’, eller har måttet vente af en eller anden grund.

Der indtastes i kassekladde på normal vis. Vær opmærksom på datoerne, og om bogføringen påvirker konti, der i forvejen er afstemt.Systemet vil meddele dig, at du har ’bogført i gammelt år’, og der skal efterfølgende dannes primoposteringer.Kørslen opdaterer finanskonti i gammelt år, men påvirker ikke finanskonti i nyt år. Saldo på statuskonti opdateres ved kørslen.

Dan primoposteringer

C5 Finans Periodisk Primo/Ultimo Dan primoposteringer Budgetkode: Realiseret – realiseret OK Metode: Drift = 0 Status = Ultimo Flueben i: ’Efterberegn Finans’ og ’tælleværker’ Skriv: START OK

Side 19 af 74

Nyt creditcard og årlig afgift forhandleraftaleDer tilskrives én gang årligt gebyr for benyttelse af vor forhandleraftale med kreditkort-selskabet.

Bogfør gebyr

Kreditere (F) 15501 (kk) med hele beløbet. Der er ingen moms på gebyr for forhandleraftalen.Debiter (F) 7011 (gebyr forhandleraftale med kreditkort-aftale) med hele beløbet: Der er ingen moms på gebyr for forhandleraftalen.

PortoØkonomi modtager 1 gang i måneden faktura fra SIMU Post til betaling vedr. afsendelse af porto i personaleafdelingen. På portokvitteringer har personaleafdelingen, hver gang der er sendt breve, opdelt udgifterne til porto i almindelig porto og salgsfremmende porto. Portokvitteringerne afstemmes med og hæftes bagved fakturaen. Fakturaen behandles således:

C5 Finans Daglig Kassekladde – ’Faste omk.’

Krediter (K) 3204 (Kreditor Simu-Post)Debiter (F) 3604 (Kontorhold porto) Der er ikke moms på portoDebiter (F) 3103 (Salgsfremmende porto) Der er ikke moms på porto

PakkerSalgsafdelingen afsender ganske få gange pakker med Simu-post. Når fakturaen er modtaget i økonomi bogføres bilaget.

C5 Finans Daglig Kassekladde – ’Faste omk.’

Krediter (K) 3204 (kreditor Simu-Post)Debiter (F) 3501 (Postpakker). Momskoden ’købsmoms’ skal være ’aktiv’.

Når der fremkommer salgsfremmende porto, trækkes beløbet fra det beløb, der skal debiteres kontorhold.

Derefter stemples fakturaen med ”bogført” og der skrives dato, initialer og bilagsnummer på, hvorpå den sættes bagerst i mappen til udbetalinger.

Tekst: Porto, uge nr.

Serielån ydelse og renter15.12.2009 har Hancock A/Sim optaget serielån nr. 17 82 41 28 fra Simu med det formål at kunne starte firmaet op.

Hovedstolen er kr. 2.000.000,00 Afdrag pr. måned kr. 55.556,00 Renter er udregnet efter restgæld Simu trækker automatisk beløbet hver måned via Simu Bank

Side 20 af 74

Bogføres således:

C5 D. kt. 15002 Afdrag D. kt. 7002 Renter K. kt. 15501 Hævet på KK

Breve

Regler og struktur

Navn Skal stå i kuvertens vinduesrudeAdresse (Margen 4 cm. ned og 3 cm. ind på siden).post og by med skrifttype Arial 12, linjeafstand på 1,0Att./evt.) Fjern afstand efter afsnit

Skal stå i højre side med skrifttype Arial 12 Dags dato

Overskriften skrives med skrifttype Ariel 12 og fed

Brevets tekst skrives med Arial 12, linjeafstand 1,0 Giv passende luft/afstand mellem adresse og dato Giv den samme luft/afstand mellem dato og overskrift Giv luft mellem Overskrift og tekst, men sådan at det virker sammenhængende

Med venlig hilsenSkal stå nederst på siden med passende

Navn afstand til brevets indhold.Økonomi

Side 21 af 74

Brug din Simu løn

Køb af varer i Shopping CenterDu skal bruge et personligt EuropenCardSIMU-Home Bank har en samarbejdsaftale med Kreditkortselskabet. Derfor skal personlige EuropenCard søges igennem SIMU-Home Bank. EuropenCard skal have tilknytning til din konto i SIMU-Home Bank. Gå i Simu Shopping Center, klik på den kategori du vil købe.Køb produktet og læg i kurv.Udfyld Kundeoplysninger.

Find P-CODE/Kending Simu – Virksomhedsregister Søgning Firmatype Søg i Start søgning Find firmaet og tryk på! Kending Koden du skal bruge

C5 Hjælp

Udskrift i C5 umuligLuk et Microsoft Word dokument op.

Filer Indstillinger Sikkerhedscenter Indstillinger for sikkerhedscenter Beskyttet visning Fjern alle 3 flueben i højre bås OK Luk

Det er nu atter muligt at udskrive fra C5.

Forbrug egne varer

Når der fra Indkøb kommer en sagsstyring, hvor der er hentet varer til eget forbrug, bogføres fakturaen.

Krediter på D kt. 5000 Debiter på F kt. ’personaleudgifter’ eller anden relevant konto

Sagen sættes i mappe i Indkøbsafdelingen.

Side 22 af 74

Alle

P_CODE/Kending

Budgetopfølgning

Udskrift af saldobalance i C5

C5 Finans Rapporter Balance Balance Simpel Udfyld skema med år til dato under Aktuel ”År til dato” Udfyld skema med periode til dato under Aktuel ”Periode”

Udfyld fra den første i den måned du skal bruge til den sidste i måneden Balance OK Print

Den printede udskrift af resultatopgørelsen og balancen skal bruges til udfyldelse af ”Budgetopfølgningsskemaet som findes på:

S:\RW/Hancock20xx\Økonomi\Månedsmøde

Vælg skemaet for forrige måned og kopier skema til gældende måned

Omsætningen pr. måned findes på Saldobalancen for perioden under varesalg. Husk at fratrække beløb for emballage, paller, HH og depositum.

Ønsket omsætning pr. årLæg omsætningen for indeværende måned til omsætningen for de foregående måneder.Omsætning 2006 er stationær for hele året

Side 23 af 74

Omsætning pr. månedOmsætning maj 2.375.638,01Omsætning juniI alt 2.375.638,01

Ønsket omsætning pr. årOmsætning 2006 16.876.862,95Omsætning 2007 2.492.809,19Omsætning pr. måned (1.406.405,-)

Omsætning pr. måned (1.406.405,-) er stationær. Den budgetterede omsætning pr. måned.

Fordeling af omsætning i alt findes i Saldobalancen under varesalg.

Bruttofortjeneste fordelt på varegrupper i alt:Findes i Saldobalancen under varesalg og vareforbrug.Træk saldoen på vareforbruget fra saldoen på varesalg.

Omsætning på debitorgruppe i alt:Findes i Saldobalancen under varesalgSaldoen på varesalg af sodavand, øl, reklameartikler, ølglas, chips, accessories, specialgavepakker og etiketter indgår i omsætningen vedr. salgsafdelingen.Saldoen på varesalg af e-handel aflæses samme sted.

Overskud på køb til Handelshuset:Findes i Saldobalancen Træk vareforbrug for HH fra varesalg HH

Side 24 af 74

Fordeling af omsætning i altSodavand 530.817,98Øl 951.086,28Reklameartikler 288.203,90E-handel 183.489,63Ølglas 129.235,64Chips 155.852,34Accessories 86.472,63Specialgavepakker 50.479,61Etiketter 0I alt 2.375.638,01

Bruttofortjeneste fordelt på varegruppe i altSodavand 308.915,50Øl 555.767,11Reklameartikler 169.527,35E-handel 113.816,43Ølglas 77.065,20Chips 89.625,78Accessories 49.058,87Specialgavepakker 29.742,63Etiketter 0

Omsætning på debitorgruppe i altSalgsafdeling 2.174.685,43E-handel 113.816,43I alt 2.375.638,01

Overskud på køb til HandelshusetMaj 1.490.154,29Juni 0,00I alt 1.490.154,29

Omsætning fordelt på debitorerIndland 2.206.839,41Udland 168.798,60

I alt 2.375.638,01

Omsætning fordelt på debitor

C5 Debitor Rapporter Statistik Udvidet statistikker Salgsstatistik Konto fra første kontonummer til sidste kontonummer Aktuel måned år OK

Omsætningen fordelt på debitorer fratrækkes: H.H., depositum, emballage og paller Udland = I alt

Udestående på debitor

C5 Debitor Rapporter Periodisk Saldoliste gruppe Første konto til sidste konto Grupper: indland eller udland (der skal stå det samme i begge kolonner og der skal

hentes fra både indland/udland) OK Dato: sidste dato i den måned der skal laves budgetopfølgning for OK OK

Udestående på kreditor

C5 Kreditor Rapporter Periodisk Saldoliste Gruppe Konto første til sidste Gruppe: Indland eller udland (der skal stå det samme i begge kolonner og hentes på

både indland/udland) OK Dato: sidste i måneden OK

Side 25 af 74

Udestående på debitorIndland 2.327.710,90Udland 272.926,37

I alt 2.600.637.27

Udestående på kreditorIndland -1.122.235,24Udland 0

I alt -1.122.235,24

Kassekredit pr. xxxx 20xx

www.Simu.dk Simu Bank Konti Tryk på ark/papir udfor kassekredit Find data for aflæsning (sidste dag i måneden)

Desuden skal der til månedsmøderne laves status over dårlige betalere (hvem vi har sendt rykkere ud til)

Elevplan

Sidste fredag hver måned, er der fælles rundstykker kl. 09:00.Denne fredag uploades 1 ansøgning og skemaet med de 5 søgte stillinger på elevplan.dk.Ligeledes skal du gøre dig synlig på praktikpladsen.dk.

Brug også gerne denne fredag til at anvende din Simu løn til køb på Shopping Center eller lej et sommerhus hos Dania og en øl cykel hos Hancock. Se under punktet ’Brug din Simu løn’.

Sørg for at der ikke ligger en masse arbejde, der skal gøres denne dag.

Vejledning elevplanHusk tidligere gemte ansøgninger og skemaer skal slettes, før du lægger de nye ind.For at slette klik på kryds ud for filerne fra sidste måned.

Log dig ind med korrekt Log-in og Password. (Hvis ikke allerede modtaget, udleveres det ved henvendelse i Praktikservice)

Hvis der popper en meddelelse op: ”Du er afmeldt denne uddannelse. Derfor kan du kun se historiske oplysninger”, klikker du blot på OK. Popper der ingen meddelelser op, gå videre til næste punkt.

Klik dernæst på Uddannelsesplan/-bog (se figur 1) Klik på Uddannelsesplan Klik på Mine mål med uddannelsen (figur 2) Klik i feltet Praktikpladssøgning (figur 3) Der åbner sig nu et nyt vindue, tryk på skrivefelt Ret dato til korrekt år og måned Slet nu ansøgninger for tidligere måneder ved at trykke på krydset udfor filerne Klik derefter på Upload , og find din ansøgning og skema for aktuelle måned Klik OK

Side 26 af 74

Kassekredit pr. 31. maj 20xxSaldo 8.018.346,53

EU moms

Når det evt. bliver aktuelt at arbejde med EU moms, skal vi kontakte Simu, om det er muligt at få tilføjet emnet som en linje på Simu skat. Tjek om det er muligt at angive køb/salg i udlandet.På fakturaer fra EU lande er der ikke moms. Derfor udregnes ’fiktiv’ moms, som bogføres:

D. Indgående momsK. EU moms (ny kt. oprettes) eller udgående moms

Det vil sige, at momsen i princippet ophæver hinanden på de to konti – eller ’ikke eksisterer’.

Der er krav fra SKAT om, at dette udregnes, bogføres og angives.

Feriepenge

OverførselDer skal overføres feriepenge umiddelbart efter der er lavet løn, både 14 dags og månedsløn

C5 Finans Rapporter Periodisk Kontospecifikation Dato: Fra og til (aktuelle periode) OK Konto: Fra 15509 Til 15509 OK Skærm OK Print

Månedens beløb for feriepenge overføres fra kassekredit til feriepengekonto via Simu Bank.

www.Simu.dk Simu Bank Overførsler Ny overførsel mellem egne konti Fra: Kassekredit Til: Feriepengekonto Modtagers navn: Dania A/Sim Beløb fra kontospecifikationen Dato: Ryk dato for betaling én dag frem Besked: Indberetning for måned/uge 20xx OK

Når overførslen er godkendt bogføres overførslen i C5 via kassekladden.

Side 27 af 74

C5 Dagligt Finans Kassekladde - navn Debet (F) 12304 Feriepenge Kredit (F) 15501 KK

Tekst: Indberetning feriepenge måned/uge 20xx

Udbetaling i maj månedForetag nu en udbetaling af feriepengene til de ansattes lønkonto – via en Simu Bank overførsel.

www.Simu.dk Simu Bank Overførsler Ny overførsel til andre konti i denne bank:

Vælg feriekontoen ved udbetalinger Indtast den ansattes bankkontonummer Indtast den ansattes navn Indtast det optjente feriepengebeløb fra det udarbejdede skema Vælg dato: - førstkommende mandag Besked: (Fx) Udbetaling af feriepenge 20xx OK Godkend med brugernavn + password Udskriv

Bogføring: Hver person for sig Debet (F) kt. 15509 Kredit (F) kt. 12304 Tekst: Udbet. feriepenge navn

Side 28 af 74

Feriepengekonto rentetilskrivning

I Simu bliver der hvert kvartal tilskrevet renter til vores feriepengekonto.

Bogføres således:

Debet (F) kt. 12304Kredit (F) kt. 6009

Tekst: Renteindtægt feriepengekonto

Da renterne skal komme virksomheden til gode, overføres beløbet fysisk til Simu kassekredit.

Bogføres således:

Debet (F) kt. 15501Kredit (F) kt. 12 304

Tekst: Ovf. fra feriepengekonto/ovf. til kassekredit.

Gruppeleder Funktionen som gruppeleder går på skift med ca. 1 måneds mellemrum. Der er 1 gruppeleder for hvert team.Gruppelederen afholder morgenmøde, hvor der informeres om dagens opgaver, begivenheder og fravær. Gruppelederen samler op på, om alle opgaver bliver udført.Gruppeleder sørger for udluftning i pauserne i det omfang, det er nødvendigt.

Indberetninger

A-skat og AM-bidragTag mappen i reolen.

C5 Finans Rapporter Periodisk Kontospecifikationer Dato: fra dato til dato - hele aktuelle måned OK Fra konto til konto (indtast aktuel konto, både 15508 og 15513)

A-skat 15508 AM-bidrag 15513

OK OK Print udskrift af begge konti

Efterfølgende skal ultimo saldoen indberettes til SIMU-stat på følgende måde:

SIMU Simu-stat Indberetning Indtast ultimo beløbet på A-skat og ultimo beløbet på AM-bidrag uden decimaler Godkend Udskriv

Side 29 af 74

xxxxx = felter, der skal udfyldes!

Skriv efterfølgende dato og initialer på blanketten til indberetning og noter: ”Bogføres når Simu har trukket beløbet” og sæt blanketten i mappen.

Når beløbet er trukket i SIMU Bank bogføres.

C5 Finans Dagligt Kassekladde – navn

Kredit (F) 15501 – (kassekredit) det fulde beløb.Debet (F) 15513 – (Skyldig AM-bidrag) debiteres med beløbet tilhørendeDebet (F) 15508 - (Skyldig A-skat) debiteres med beløbet tilhørende

Tekst: A-skat – AM-bidrag for perioden xxxx (måned 20xx)

Når bogføringen er sket, tjek da om saldoen på skyldig AM-bidrag og skyldig A-skat går i 0!

Disse papirer skal i mappen A-skat/moms/ATP mappen.

ATPC5

Finans Rapporter Periodisk Kontospecifikationer Dato: Pr. 1., 2., 3., eller 4. kvartal OK Fra konto: 15511 (Skyldig ATP) til konto 15511 (Skyldig ATP) OK OK Print

Kontroller at alle beløb udligner hinanden.De, der er tilbage, lægges sammen og skal give det beløb, der står som ultimo-saldo.

Side 30 af 74

Månedsangivelse til A-skat og arbejdsmarkedsbidragBetalingsform PBS

Periode / Afregningsfrist

Arbejdsmarkedsbidrag Indeholdt hos lønmodtagere,00

Bidrag vedr. pensionskasser og fonde mv.,00

A-skat Indeholdt hos lønmodtagere,00

A-skat og arbejdsmarkedsbidrag ialt.,00

Beløb i HELE kroner

Brugernavn:    Password:

Juni 2007 / 11-07-2007

xxxxxx

0

xxxxxx

xxxxxxx

xxxxxxxx ******** Godkend angivelse

Efterfølgende indberettes i Simu.

Simu-stat Indberetning ATP Lønmodtagerbidrag beløb xxx. (uden decimaler) 1/3-del Arbejdsgiverbidrag beløb xxx. (uden decimaler) 2/3-dele Godkend Udskriv Dato – initialer

Udskrifterne hæftes sammen og bruges som bilag.Bogføres med den dato, hvor beløbet automatisk bliver trukket på Simu Bank, således:

C5 Dagligt Finans Kassekladde – navn ’afregn’ Debet (F) 15511 Skyldig ATP Kredit (F) 15501 Kassekredit

Tekst: ATP 1., 2., 3., eller 4. kvartal 20XX

MomsTag mappen i reolen.

C5 Finans Rapporter Periodisk Kontospecifikationer Dato: aktuelle kvartal OK Konto: Fra konto 15503 – indgående moms til konto 15503 indgående moms OK OK Print

Efterfølgende printes også kontospecifikation for 15504 udgående moms.Der skal yderligere bruges en momsrapport.

C5 Finans Rapporter Ekstern Simpel momsrapport OK Dato: Fra første til sidste dag i aktuelle kvartal OK OK Print

De tal der skal benyttes står der ”overføres til momsafregning” ud for.OBS

Side 31 af 74

Hvis beløbet på momsrapporten under ”samlet afgift der refunderes” viser sig at være et +beløb skal der udarbejdes en 0 indberetning. Vi skal således have penge og ikke af med. Derfor en 0-indberetning, og vi afventer således opgørelsen af moms for næste periode.

Skal der udarbejdes en 0-indberetning skal der i skemaet til indberetning af moms begge steder blot stå 0,00 på blanketten. Ved 0 indberetning skal intet bogføres.

Skal der indberettes et skyldigt beløb til SIMU-stat gøres følgende:

www.Simu.dk Simu Stat Indberetning Angive moms Salgsmoms (uden decimaler) Købsmoms (uden decimaler) Brugernavn Password Godkend

xxxxxx = felter, der skal udfyldes!

Side 32 af 74

MomsindberetningBetalingsform PBS

Periode / Afregningsfrist

Salgsmoms (udgående moms),00

Moms af varekøb mv. i udlandet,00

Fradrag

Købsmoms (indgående moms),00

Olie- og flaskegasafgift,00

Elafgift,00

Naturgas- og bygasafgift,00

Kulafgift,00

CO2-afgift,00

Vandafgift,00

Afgiftsbeløb i alt,00

Rubrik A: Værdien uden moms af varekøb i andre EU-lande(EU erhvervelser)

,00Rubrik B: Værdien af varesalg uden moms til andre EU-lande(EU-leverancer). Udfyldes rubrik B, skal der indsendes liste. ,00Rubrik C: Værdien af varer og ydelser, som sælges momsfrit til udlandet efter lovens § 15-21 og 34, bortset fra varesalg til andre EU-lande, jf. rubrik B. ,00

Beløb i HELE kroner

Brugernavn:    Password:

Maj 2007 / 25-06-2007

xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx ********* Godkend angivelse

Vær opmærksom på, om der har været handlet med udlandet. I så fald skal enten rubrik A, B eller C udfyldes, afhængig af hvad handelen har bestået af.Efterfølgende bogføres i C5.

Købsmoms

Kredit (F) 15503 indgående moms – hele beløbet. . Debet (F) 15505 momsafregning – hele beløbet.

Salgsmoms

Debet (F) 15504 udgående moms – hele beløbet.Kredit (F) 15505 momsafregning - hele beløbet.

Efterfølgende dobbelt-tjekkes der.

C5 Finans Kartotek 15505 (momsafregning)

Stemmer beløbet på momsafregning 15505 med det beløb der er indberettet til afregning?

Noteres på papir fra Simu ”Bogføres, når Simu har trukket beløbet”Blanketten lægges tilbage i mappen og afventer træk på kassekreditten.

Når beløbet er trukket på SIMU Bank tjekkes, at konto 15505 momsafregning stemmer.

C5 Finans Kartotek Konto 15505 momsafregning ”Samlet afgift der er trukket”

Derefter skal betalingen bogføres i C-5 og det gøres på følgende måde:

Kredit (F) 15501 kassekredit Debet (F) 15505 momsafregning

Tekst: Moms + mdr. og årDisse papirer skal i mappen A-skat/moms/ATP PensionDer skal indberettes pensionsopsparing hver måned efter der er bogført løn, både 14 dags og månedsløn

C5 Finans Rapporter Periodisk Kontospecifikation Dato: Fra og f.eks. 01.01.13 – 31.01.13 OK Konto: Fra 15510 Til 15510 (Skyldig pension) OK OK Print

Side 33 af 74

Tjek at primo saldoen (kvartalet før denne periode) er udlignet! Efterfølgende skal ultimo saldoen være den samme som de tre posteringer, der figurerer for perioden. Når dette er gjort, overføres pengene via Simu Bank.

www.Simu.dk Simu Bank Overførsler Ny overførsel indland Fra: Kassekredit Til: 71000800 Modtagers navn: Simu Pension Beløb – Ultimo saldo fra kontospecifikationen Dato: Ryk dato for betaling én dag frem Besked: Indberetning for evt. januar måned OK

Når overførslen er godkendt bogføres overførslen i C5 via kassekladden.

C5 Dagligt Finans Kassekladde - navn Debet (F) 15510 Skyldig Pension Krediter (F)15501 KK

Tekst: Indberetning pension f.eks. januar måned

Indbetalinger

Hver dag udskrives liste under feltet ’konti’ i Simu Bank. Bogfør indbetaling.

C5 Finans Daglig Kassekladde - navn K: D eller K Konto: F4 find kunde nr. Kredit: F5 ud for beløb F3 Tekst: Bet. fakt. nr. xxxx K: F Konto: 15501 (kassekredit) Debet: indtast beløb Tekst: Bet. fakt. (navn på firma)

Tekst: Det står under posteringstekst på sagen. Forkort teksten så meget som muligt

I nogle tilfælde har debitor trukket kasserabat fra det indbetalte beløb. Bogføringen af kassekreditten udføres således:

Side 34 af 74

C5 Finans Daglig Kassekladde – navn K: F Konto: 7003 (kasserabat til debitor) Debet: indtast kasserabatten (står øverst på skærmen ”balance”) Påfør sagen bilagsnummeret fra din kassekladde Tjek kladde Ok Kassekladde Skærm Ok Print Bogfør Er kassekladden udskrevet. OK

Når kasserapporten er printet ud, sættes printet sammen med bilaget fra Simu Bank og arkiveres i din personlige mappe til bilag bogført i kassekladden.

Udligning af debitorHvis kunden gør opmærksom på, at vedkommende har trukket kasserabat eller en kreditnota fra indbetalingen gøres følgende ved udligning af indbetaling:

C5 Debitor Kartotek Vælg firma Vælg udligning Marker PILEN denne vej → Åben Alle → Markere der hvor der skal udlignes Ophæv udligning

For at undgå evt. beløb mærket med gul skrift på kundens postering skal følgende gøres inden kassekladden lukkes ned:

Hvis der er pile → fjernes disse!

Luk Gå op i forrige postering i KASSEKLADDEN Stå IKKE i den ønskede kundes konto nummer Gå ud af kassekladden

Side 35 af 74

Indkøbsplan

Hver måned senest d. 15. afleveres en indkøbsplan over hvilke kontorartikler afdelingen skal bruge. Priser findes i reklamerne i Indkøbsafdelingen.

Det kan bl.a. dreje sig om

A4 kopipapir A3 kopipapir Kuverter Farvepatroner Blyanter Farveblyanter Blokke

S:drev RW Hancock 20xx Økonomi Indkøbsplan Skabelon indkøbsplan Gem som 20xx

Indtast oplysningerne under aktuel fane.

IT

DokumenterNår der skal gemmes et dokument er det vigtigt, at det bliver gemt i den korrekte mappe og med den korrekte benævnelse.

Dokumentet må ikke kunne findes i flere mapper Dokumentet må ikke gemmes mere end en gang

Gem altid med en kort tekst. Kig evt. efter hvordan der er gemt tidligere.Alle dokumenter der sendes ud af huset på mail, gemmes også som PDF-fil.Når du forlader et dokument stil cursoren på første side i øverste venstre hjørne (A1).

Gem mappe start altid med stort Månedsmøde

Gem mappe med måneder 01 januar

Gem dokument uge 01

Side 36 af 74

Skrivebeskyttet dokument ExcelEn skabelon med formler er som hovedregel altid skrivebeskyttet på grund af formlerne. Koden er 789

Fjern beskyttelse Gennemse Fjern arkbeskyttelse 789 OK

Når du har foretaget rettelserne SKAL dokumentet beskyttes igen.

Beskyt ark Adgangskode til at fjerne arkbeskyttelse: 789 OK (Enter) Skriv adgangskoden igen: 789 OK (Enter)

SkabelonerSkabelonen gemmes inden der skrives i den, og der må ALDRIG ændres i skabelonens udformning eller opsætning uden at Instruktøren er orienteret.

Skrifttype Arial 12

Linjeafstand 1,0 Indstillinger for linjeafstand Afstand Før 0 pkt. Efter 0 pkt.

FarverDer må IKKE ændres farver i skabelonerne.Skal der oprettes nye skabeloner bruges de allerede godkendte farver.

Rød understregningStil cursoren på ordet

højre klik Sprog eller hvis ordet er stavet forkert vælg det der bliver foreslået eller Føj til ordbog

Grøn understregningStil cursoren på ordet

højre klik vælg det der bliver foreslået eller Ignorer sætning

Sletning af dokumenterVi sletter ALDRIG dokumenter.Opret en mappe Udgået og flyt dokumentet der ikke bruges mere.

Side 37 af 74

Jobsamtale Jobsamtale giver ikke fri hele dagen med mindre stedet for samtale ligger meget langt væk.Det vil sige, at man måske skal møde på arbejde både før og efter en samtale.

Kalender

Gå ind på www.kalendersiden.dk, her kan du designe din helt egen kalender.

Måneder Tekst Pynt Informationer Download kalenderen Åbn Print

Kassekladder – navne og forklaring

Debitorbilag 10000-19999 Alle bilag vedr. deb. Ind- og udbet., omposteringer.Kreditorbilag 20000-29999 Alle bilag vedr. kred. Ud- og indbet., omposteringer.Faste og forbrug 30000-39999 Alle bilag vedr. faste- og forbrugsomk., omposteringer.Lønbilag 40000-49999 Alle bilag vedr. lønafregning, omposteringer.Afregninger 50000-59999 Alle bilag vedr. afr. A-skat, AM-bidrag, ATP, Pension, Feriepenge.Momsafreging 6000-69999 Alle bilag vedr. momsafregning.

Alle bilag påføres bilagsnummer, så det er let at finde igen.Alle mapper påføres start bilagsnummer, og påføres slut bilagsnummer, når mappen er fyldt, eller når regnskabsåret er omme.Alle bilag bogføres med de datoer, der for fakturas vedkommende er fakturadato, betalinger er betalingsdato.På omposteringsbilag benyttes de datoer, som bilaget refererer til.Alle bilag påføres de kontonumre, der bogføres på.Bogførte bilag stemples ’BOGFØRT’, initialer påføres nedenunder.Kassekladde og kasserapport udskrives og sættes ind i mappen efter det sidste bilag.Alle bilag samt udskrifter, som kontoplan og kontoudtog skal iflg. loven gemmes i mindst 5 år.

Kontantrabat

Til debitor (kunden)Da Hancock A/Sims betalingsbetalinger er 20 dage netto eller 5 dage -2 % får vi løbende betalinger fra debitor, hvor der er trukket kontantrabat.Som regel gør debitor opmærksom på, at de har trukket kontantrabat fra det indbetalte beløb. Er dette ikke tilfældet er det muligt selv at regne en kontantrabat ud. Se følgende eksempel:

Regningen til debitor lyder på kr. 10.000,-

Kontantrabatten udregnes af beløbet før moms.

kr. 10.000,- divideres med 1,25 = kr. 8.000,-

Kontantrabatten kan således udregnes på følgende måde:

kr. 8.000,- x 2 % = kr. 160,-

Regningen lyder på kr. 10.000,-Side 38 af 74

Minus kontantrabat kr. 160,-

Korrekt indbetaling fra debitor: kr. 9.840,-

En betaling fra en debitor med fratrukket kontantrabat bogføres som følger:

C5 Finans Dagligt Kassekladde – navn Krediter debitor med det fulde beløb (kr. 10.000,-) Debiter kontantrabat til debitor konto 7010 med (kr. 160,-) Debiter Kassekredit konto 15501 med (kr. 9.840,-)

Fra kreditor (leverandør)På samme måde har Hancock A/Sim mulighed for at opnå kontantrabat fra kreditor, hvis vi betaler diverse fakturaer inden for tidsgrænsen til at opnå kontantrabat.Udregning af kontantrabat fra kreditor udregnes på samme måde som ovenstående og bogføres som følger:

C5 Finans Dagligt Kassekladde – navn Debiter kreditor med det fulde beløb (kr. 10.000,-) Krediter kontantrabat fra kreditor konto 6004 med (kr. 160,-) Krediter Kassekredit konto 15501 med (kr. 9.840,-)

Kontorartikler

Det er kun Administrationen og Ledere, der har adgang til lageret.Henvend dig i Administration, når du får brug for kontorartikler.

Kontormiljø

Stole sættes opHver torsdag sættes stole, fodstøtter og affaldsspande op på bordet.

Kopimaskine

ForbrugsstofferMaskinen bestiller selv forbrugsstoffer, når behovet opstår.

Kopipapir med huller er placeret under hæve/sænke bordet i højre side.Almindeligt kopipapir er placeret under hæve/sænke bordet i venstre side.

PapirstopFølg maskinens instrukser.

Side 39 af 74

Kreditnota på returvarer/returemballage

Kreditnota på returvarer følger ikke nødvendigvis fakturaen på varen.En kreditnota er blot et ’tilgodebevis’ eller svarende til en ’flaskebon’ fra supermarkedet.Kreditnotaen kan altså benyttes som modregning i en hvilken som helst fakturabetaling.

Kurser

Du skal i din elevtid gennemføre 2 IT kurser. De to kurser du SKAL tage er Word og Excel. Det vil være en fordel at tage kurserne når de ”gamle” elever er på skole.

Microsoft Office 2007/2010S:drev

RW Kurser Kopiere mappen og gem den på dit eget H:drev

Når du har laver opgaverne

www.blivenhaj.dk I højre side vælges præ-sluttest Vælg sluttest eller præ + version f.eks. videregående Excel 2010 Her kan du øve dig så du er klar til at tage diplomet/beviset

DiplomG:drev

BorsenLearSelv Grundlæggende mappe Setup Installer Start program, ret brugernavn inden du starter Start kursus Eksamen Udskriv diplom i farver Diplomet skal afleveres i administrationen

RegnemaskineS:drev

RW Kurser Regnemaskine kursus Strimmelregnemaskine kursus Print opgaven Karin retter opgaverne

BlindskriftDu kan tage et kursus i blindskrift. Ved at henvende dig til Pia, kan hun få lagt programmet ind på din computer.

Dansk KursusPå nettet har vi fundet en side hvor der er gode dansk stave- og grammatik øvelser.

www.karenwarming.dk/10klasse/?Links:Dansk

Side 40 af 74

Kvalitetshåndbog

Kvalitetshåndbogen er en manual og dermed et vigtigt arbejdsredskab i din hverdag. Den vil løbende blive opdateret – brug den flittigt.Du kan kopiere den ud på dit skrivebord eller printe den ud.Visning af indholdsfortegnelse i venstre side af skærmen opsættes således:

Vis Navigationsrude

RettelserEr der ændringer eller tilføjelser noteres disse ned på den pågældende side, navn og afdeling påføres og afleveres til Instruktøren der sørger for det videre forløb.

Lagerets omsætningshastighed

C5 Finans Rapporter Periodisk Nøgletalsrapport OK ( f.eks. 010820XX til 310820XX) OK OK Print

Tag de gældende tal:

Lagerets omsætningshastighed Lagertid

Laminering

Kontakt Administrationsafdelingen.

Side 41 af 74

Lønudbetaling

Månedsløn til kontorpersonaleDen anden sidste hverdag i hver måned lægger Personaleafdelingen lønsedler og konteringsark i Økonomis postbakke.

Som det allerførste sammentælles ”beløbet i alt” på samtlige lønsedler. Det sammentalte beløb skal stemme overens med beløbet på konteringsarket (se eksempel) på konto 15501 – Kassekredit. ( i dette her tilfælde kr. 126.066,65)Er der få øres difference godkendes lønnen og en evt. diff. bogføres på øredifference kto.: 3698.

Gå ind i Simu–bank Overførsler Samme fremgangsmåde som ved udbetalinger (se evt. manual) skriv aktuelle måned Ny overførsel til andre konti i denne bank Fra konto nummer: 17815207 Kassekredit Modtagers lønkonto: Indtast modtagers konto nr. (vælg fra liste). Modtagers navn: Indtast modtagers navn (vælg fra liste). Beløb: Indtast det fulde beløb (vælg fra liste). Dato: Hvornår lønnen er til rådighed (vælg fra liste). Besked: Lønudbetaling (personens navn) for (den aktuelle måned og årstal) (Eks.: Lønudbetaling Navn, måned 20xx) Efter at alle lønudbetalinger er tastet ind, godkend da med brugernavn og password Print Tjek evt. om beløbene stadig passer Derefter bogføres lønudbetalingen i kassekladden via C5 – dagligt/finans – vælg

personlig kassekladde – brug den dato, hvor lønnen skal udbetales. Gå ud fra konteringsark for lønudbetaling (se eksempel ovenfor)

Konto nr. der skal bogføres på, står i venstre side af arket:

Fra konto 4101 til 4109 debiteres.Fra konto 15505 til 15501 krediteres.

Side 42 af 74

Konteringsark for lønudbetaling for perioden: maj-07

4101 Lønafregning kr. 126.066,654102 ATP medarbejder kr. 836,554103 ATP arbejdsgiver kr. 1.673,104104 AM-bidrag kr. 15.412,134105 pension medarbejder kr. 6.413,694106 Pension arbejdsgiver kr. 12.792,054107 Feriepenge kr. 2.352,074109 A-skat kr. (51.168,00)

15505 Skyldig A-skat kr. (51.168,00)15506 Skyldig ferie penge kr. 2.352,0715507 Skyldig pension kr. 19.205,7415508 Skyldig ATP kr. 2.509,6515509 Skyldig AM-bidrag kr. 15.412,1315501 Kassekredit kr.126.066,65

Balance kr. 114.378,24 kr. 114.378,24

Meget vigtigt: Husk at skrive kontonummerets navn + den gældende måned i teksten(F.eks.: Lønafregning måned 20xx, ATP medarbejder måned 20xx eller Skyldig a-skat måned 20xx)

På Kvitteringen fra SIMU, skrives der bilagsnr. og gemmes i mappen til lønbilag Lønsedler og konteringsark gemmes i mappen ”Løn”

14 dages løn til detailelever

Udbetaling af 14 dages løn finder sted om fredagen i ugen efter at arbejdsperioden er slut.Samme procedure som for månedsløn.Bogføring samme procedure som for månedsløn.

Momskoder

Der er sat momskoder på de konti, hvor det er relevant.Når der er momskode på kontoen, skal man ikke manuelt bogføre moms.

Salgskonti er automatisk sat op med momskoden for ’salg’.Købskonti er tildelt momskoden for ’køb’

Betegnelser for moms

Salgsmoms Salg Udgående moms

Købsmoms Køb Indgående moms

Møder

MorgenmødeTeamet holder morgenmøde hver dag kl. 08:10 præcis.Du skal have læst evt. mails og tjekket din kalender i Outlook.

Gruppeleder, Instruktører og Pia mødes til opfølgning på Pias kontor kl. 07:45.Medbring den sorte spiralkalender, hvor der noteres fravær.

Til morgenmødet, som er et ”stå møde”, dvs. at alle samles omkring gruppelederen og mødet må højest vare fra 5 – 10 minutter, briefer gruppelederen kort om hvem der er fraværende og giver det problemer i en afdeling træffes der beslutning om hvem der evt. kan hjælpe i den pågældende afdeling.

Gruppelederen tjekker inden mødet om alle arbejdsopgaver i hver afdeling er gennemført, er de ikke det, træffes der beslutning om det videre forløb.

Månedsmøde2.torsdag hver måned afholdes månedsmøde.

Hancock kl. 12.10 – 14.10

Side 43 af 74

Månedsmøde Indlæg Til månedsmøderne skal der laves en budgetopfølgning fordelt på varegruppe.

S:drev RW Hancock 20xx Økonomi Månedsmøde Budgetopfølgning (se manualen under Budgetopfølgning)

Start med at kopiere ny måned fra skabelonen.Udskriv derefter en saldobalance, da der er mange tal fra den, der skal bruges.

HUSK at opdatere med nye varer – tjek op.

Saldobalance

C5 Finans Rapporter Simpel balance Aktuel Periode (fra den første i den måned du skal bruge > den sidste dato i den måned). OK Udskriv OK Print

Udfyld budgetopfølgningsskemaet for pågældende måned.

Omsætning i pr. måned: Findes på saldobalancen: Omsætning i alt minus emballage, paller, HH, depositum.

Omsætning pr. år: Omsætning januar + øvrige måneder minus emball, paller, HH, depositum.

Gennemsnit for omsætning pr. måned: Omsætning 20xx / det antal måneder der er lavet budgetopfølgning for.

Fordeling af omsætningen i alt: Se under varesalg på saldobalancen

Bruttofortjeneste fordelt på varegrupper i alt: Varesalg – vareforbrug

Omsætning på debitorgrupper i alt: Indland minus saldo på Simu-o-lager Udland

Overskud på Handelshuset Varesalg HH – Vareforbrug HH

Omsætning fordelt på debitor

Side 44 af 74

C5 Debitor Rapporter Statistik Salgsstatistik Konto: første til sidste kontonummer (minus Simu-O-Lager) første kontonr. er 8001 Aktuel måned/år OK Print

Brug sortering, så største tal står øverst.Det samme gøres på debitor udland. Under gruppe skal de bare stå udland/udland.

Udestående på debitorer

C5 Debitor Rapporter Periodisk Saldoliste grupper Konto: første til sidste kontonummer Gruppe: indland/indland OK Data: sidste dato i den måned der skal laves budgetopfølgning for OK OK

Det samme gøres på debitor udland. Under gruppe skal de bare stå udland/udland.

Udestående på kreditorer

C5 Kreditor Rapporter Periodisk Saldoliste grupper Konto: første til sidste kontonummer Gruppe: Indland/indland OK Dato: sidste dag i den måned der skal laves budgetopfølgning for OK

Det samme gøres på kreditor udland. Under gruppe skal de bare stå udland/udland.

Kassekredit saldo

www.Simu.dk Simu Bank Konti Tryk på det ’ark/papir’ udfor kassekredit. Find sidste dato for aflæsning, (sidste dato i forrige måned). (Sidst på dagen)

Til månedsmøderne skal der endvidere laves:

Status på dårlige betalere (hvor mange og hvem er der tale om)

Side 45 af 74

S:drev RW Hancock 20xx Økonomi Rykker Rykkerliste 20xx

Derefter findes rykkerliste for den eller de uger i den foregående måned.Printes ud og skrives i et nyt skema.

Det nye skema gemmes under:

S:drev RW Hancock 20xx Økonomi Månedsmøde Rykker pr. måned 20xx

Månedsmøde referat

Efter månedsmødet udarbejder Personaleafdelingen referat. Alle øvrige afdelinger skal stå til rådighed med oplysninger, hvis Personale har behov for hjælp til at uddybe emner.

Mødereferatet skal bruges til at huske, hvilke beslutninger, diskussioner eller oplysninger der blev behandlet på mødet. Mødereferatet skal også kunne forstås af de, der var fraværende, så de kan læse sig til, hvad der er foregået.

Mødereferatet har som oftest

En overskrift, der også er mødets navn Dato, tidspunkt og sted for mødet Navnene på mødedeltagere og på de fraværende Under hvert punkt et kort referat af det, der er blevet talt om eller besluttet Tidspunkt for næste møde Slutteligt, navn på den, der har udarbejdet referat, og dato for, hvornår det er skrevet

S:drev RW Hancock 20xx Økonomi Månedsmøde referat Skabelon Gem som aktuel måned (01 januar)

Under punkterne tilføjes hvad der er blevet informeret om, diskuteret eller besluttet.

Side 46 af 74

Eksempel

ØkonomiHanne Hansen er ansat i Hancock i Økonomiafdelingen pr. 1. februar 2012.Der er kommet betaling fra begge vore kunder i Tyskland. Salg er informeret.Der er overført kr. 10.000.000,- til aftalekontoen. Årsregnskabet forventet færdigudarbejdet onsdag i næste uge og bliver således klar til revision den 5. marts.Saldoen på KK er forbedret med 2.5 mio. grundet indtægt vedr. salg af returemballage.

Teammøde

14 dage efter månedsmøde afholdes Teammøde.

Team Betina kl. 9.10 – 11.10

Vi skuer fremad.Hvordan ser det ud med kommende opgaver?

Teammøde indkaldelseIfb.m. afholdelse af Teammøde udsendes der pr. mail en indkaldelse til alle ansatte i dit team den 4. tirsdag hver måned.

Team Betina kl. 9.10 – 11.10 i mødelokalet i ulige uger/i kantinen i lige ugerTeam Gitte kl. 9.10 – i eget lokaleTeam Karin kl. 9.10 – 11.10 i kantinen i ulige uger/i mødelokalet i lige uger

S:drev RW Dania 20xx/Hancock 20xx Personale Mødeindkaldelse Teammøde Skabelon Mødeindkaldelse Gem som aktuel måned (01 januar)

Opgaven som ordstyrer og referent går på omgang i teamet.

Teammøde beslutningsreferatUdfærdiges til teamets brug, så man kan huske, hvad der blev talt om og besluttet på mødet.

Månedsbrev

Et månedsbrev er ikke et referat fra teammødet. Månedsbrevet samler op på begivenheder, nyheder og status i det enkelte team. Hensigten med månedsbrevet er at informere medarbejdere og ledelse i firmaet om begivenheder, der har betydning for arbejdspladsen.Månedsbrev udformes i hvert team. Bidragene sendes til personale, som samlet udsender det til alle medarbejdere og ledere. Opgaven går på skift i personale. Månedsbrevet gælder samlet for Dania og Hancock.

Side 47 af 74

Et månedsbrev

Er delt i punkter med hver sit emne Kan have punkter af både stor og mindre betydning Er underskrevet af en leder Forventes læst af medarbejderne

HUSK at skrive månedsnummer på brevet, så medarbejderne ved, at det er aktuelt.

S:drev RW Dania 20xx/Hancock 20xx Referater Månedsbrev Skabelon månedsbrev Gem som aktuel måned (01 januar)

EksempelMånedsbrev

Velkommen til årets første nyhed: MÅNEDSBREVET, som du fremover vil få 1. hverdag efter afholdt Teammøde. Her vil være lidt informationer, der er vigtige for dig at vide i din dagligdag i Dania A/Sim og Hancock A/Sim, Arvikavej i Skive.

Mona Bligaard (rengøringsassistent) er sygemeldt i en længerevarende periode. Karman hjælper os i perioden. Tag godt imod hende og hjælp hende tilrette, ved tvivlsspørgsmål. Kaman vil 2 gange i ugen vasket gulv i afdelingerne. Det er derfor vigtigt, at du husker at sætte stolene op tirsdag og fredag. Ligeledes er det dig der skal sørge for at tømme din affaldsspand. Der er sendt ”god bedring” buket af sted til Mona fra os alle.

Der er bestilt nyt tøj til alle fastansatte. Har du ikke fået og er du ansat på fuldtid, så kontakt lige Ulrik/Annika. Alle deltidsansatte får, så snart der bliver givet tilladelse fra Niels Yde.

Uge 3 og 4 skal alle deltage i en trivselsundersøgelse. Det er en analyse af medarbejdertilfredsheden. Alle skal deltage og du skal én af de to uger bruge fem minutter på at svare på spørgsmålene. Kontakt Karin eller Gitt i uge 3 eller 4, så vil de sætte dig ind i det. Husk, at det er vigtigt, at alle deltager, for det er den eneste måde, Skolepraktik kan blive en bedre arbejdsplads, på.

Vil du fremover have dit månedsbrev på mail, så send venligst din mailadresse til xxxxxxx eller læg en på Sofies bord.

Onsdag den 29. februar er Lykke udlært. Det skal fejres, og alle er meget velkomne til at kigge forbi til morgenkaffe på dagen kl. 09.00 i kantinen.

Med venlig hilsenxxxxxxxxx

Side 48 af 74

Nye elever

Afdelingens opgaverVis og fortæl (Power point)

Mine opgaverTag godt imod de nye elever, tænk over hvordan du selv vil modtages, hvis det var dig, der kom som ny elev og ikke kender nogen eller noget til de opgaver, der er i afdelingen.

Nøgletalsrapport

Rapporten er til internt brug, så man kan få overblik over virksomhedens tilstand og indtjeningsevne, altså virksomhedens evne til at tilpasse omkostningerne til indtægterne, og derved indtjene overskud.1 gang i måneden omkring d. 12. udskrives nøgletalsrapport. Tallene analyseres og belyses herefter. Udvikling i forhold til sidste måned kommenteres. Vær OBS på, om tallene i øverste halvdel af skemaet står i debet eller kredit.Beskriv forandringer fra foregående måned og mail det til Karin kw@skivehs.dk

C5 Finans Rapporter Periodisk Nøgletalsrapport Konto fra 1 til 9999999 Dato fra 01.xx.xx til 31.xx.xx (aktuelle måned) Skyldtid og kredittid – dage 360 Udskriv

Omsætning fordelt på varegruppe

C5 Finans Rapport Balance Balance

Udfyld datointerval for Aktuel – År til datoFra – PR/01-xxxx Til xxxxxxUdfyld datointerval for Aktuel - Periode Fra – xxxxxx Til xxxxxx

Balance OK Print

Tag de gældende tal fra:

Resultatopgørelsen år til dato eller for perioden Vælg den enkelte konto for varesalg (eks.: 1101, 1102 osv.)

Side 49 af 74

Opret nyt regnskabsår

Den sidste arbejdsdag i året oprettes det nye regnskabsår således:

C5 Finans Tilpasning Nyt år

Vær altid opmærksom på at bogføre på rigtig dato omkring årsskiftet.Husk, når der har været bogført i gammelt år, skal primo saldi opdateres.

Spærre gamle regnskabsår

Gamle regnskabsår kan spærres, så man ikke uforvarende kommer til at bogføre forkert. Der må først spærres, når man er 100 % sikker på, at der ikke skal bogføres mere i det regnskabsår.

Opslagstavle

Relevante oplysninger hænges på opslagstavlen ved afdelingen.Ryd op hver fredag.

Outlook

Har du evt. deadlines eller andre aftale der skal overholdes så noter dem i Outlook.Tjek Outlook hver morgen inden morgenmødet og løbende hen over dagen.

Din Outlook skal stå åben hele dagen.

Oprydning og sletning af debitor

Før en debitor må slettes skal følgende tjekkes.

Debitor eksisterer ikke i Simu-World Der har ingen posteringer været på debitor Posteringer der evt. forekommer på debitor er mindst 2 år gamle fra d.d. Der er ingen åbenstående poster på debitor

C5 Debitor Kartotek Posteringer

Sletning af debitor

C5 Debitor Periodisk Oprydning Debitor Indtast kontonummer Slet eventuelle ”flueben” OK Skriv ”START”

Side 50 af 74

OK

Oprydningsdag

Sidste dag inden sommerferien ryddes der op i skuffer og skabe. Hvis du f.eks. har flere skriveredskaber end nødvendigt, afleveres overskydende kontorartikler i Administration.Papirkurven tømmes og stolen sættes op, så kontoret efterlades ryddeligt.

Regnskab

Kvartalsregnskab Afstemning af Kreditorer og Debitorer

Lav en liste over de kreditorer og debitorer, som har en saldo – med angivelse af saldoen.For hver debitor og kreditor laves der herefter en oversigt over, hvad saldoen består af (faktura og evt. kreditnota). Slutteligt kontrolleres det, at alle bilag på åbne poster findes i økonomi.Skal der omposteres på en debitor eller kreditor er det vigtigt at omposteringen dateres med samme dato som det bilag, som skal omposteres. Det er MEGET vigtigt, at alt vedr. 1.kvartal er dateret i 1. kvartal!

Af finanskonti

Konto 3101, Annoncer: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura fra Annonce Tidende skal være bogført på denne konto.

Konto 3102, Reklameartikler: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun fakturaer på artikler med reklametryk skal være bogført på denne konto.

Konto 3103, Salgsfremmende omkostninger: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun porto og kontorartikler til brug for fremstilling af reklamer skal være bogført på denne konto.

Konto 3501, Postpakker: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun pakkepost skal være posteret på denne konto.

Konto 3502, Fragt: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura fra danske og udenlandske fragtfirmaer bør som hovedregel være bogført på denne konto. Dog kan der være posteringer fra andre kreditorer, som har opkrævet fragt på deres faktura.

Konto 3510, Fragtforsikring: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura fra Logistik med henvisning til fragt med forsikring skal være bogført på denne konto.

Konto 3530, Forsendelsesgebyr E-Handel: (KW)

Konto 3601, Kontorartikler: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på kontorartikler skal være bogført på denne konto.

Konto 3602, Telefon: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på telefon skal være bogført på denne konto. Kun en faktura pr. kvartal.

Konto 3603, EDB omkostninger: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto skal der kun være bogført faktura fra Datanet – en faktura pr. måned.

Konto 3604, Porto: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto skal der kun være bogført faktura på porto fra Simu-Post.

Side 51 af 74

Konto 3605, Faglitteratur: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på faglitteratur skal være bogført på denne konto.

Konto 3611, Internet: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på internetudgifter må være bogført på denne konto.

Konto 3607, Revision: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført faktura fra Skive Revision – en faktura pr. kvartal.

Konto 36xx, Forretningsrejse: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført faktura vedr. forretningsrejser

Konto 3608, Erhvervsforsikring: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført faktura på erhvervsforsikring – en faktura pr. kvartal.

Konto 3606, Mindre nyanskaffelser: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Denne konto må kun anvendes til anskaffelser, som er stationære. Hæftemaskiner, hulmaskiner, regnemaskiner o.a.

Konto 38xx, Rengøringsartikler: Der må kun være bogført i debet på denne konto.

Konto 3810, Mindre nyanskaffelser Administration: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Denne konto må kun anvendes til anskaffelser, som er stationære. Kun udstyr der bruges i administrationen.

Konto 3612, Licens. Der må kun være bogført i debet på denne konto.

Konto 6003, Kursdifference vind: Der må kun være bogført i kredit på denne konto. På denne konto må kun være bogført kursdifferencer ved bogføring af indbetalinger fra debitor.

Konto 7004, Kursdifference tab: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført kursdifferencer ved bogføring af indbetalinger fra debitor.

Konto 3698, Øredifference: Der må både være bogført i debet og kredit på disse konti. På denne konto må kun være bogført små øredifferencer på under kr. 1,00.

Konto 3701, Tab på debitorer indland: Der må kun være bogført i debet på denne konto.

Konto 3702: Tab på debitorer udland: Der må kun være bogført i debet på denne konto.

Konto 3807, Renovation: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto bør kun være bogført faktura på renovation – en faktura pr. kvartal.

Konto 3808, Vand: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto bør kun være bogført faktura fra SIMU-Vandværket – en faktura pr. kvartal.

Konto 38xx, Ansvarsforsikring: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på ansvarsforsikring skal være bogført på denne konto – en faktura pr. år.

Konto 3809, Varme: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på varme må være bogført her – en faktura pr. måned.

Konto 3802, El: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på el må være bogført her – en faktura pr. kvartal.

Side 52 af 74

Konto 3803, Husleje kontor: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på husleje må være bogført her – og kun husleje kontor. Bemærk, at der findes en separat konto til lagerleje. En faktura pr. måned.

Konto 3805, Husleje lager: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på lagerleje må være bogført her – en faktura pr. måned.

Konto 3806, Rengøring: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun rengøring må være bogført på denne konto – en faktura pr. måned.

Konto 3804, Lagerdrift: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført faktura på lagerdrift – en faktura pr. måned.

Konto 3810, Mindre nyanskaffelser: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Denne konto må kun anvendes til anskaffelser, som er stationære. Rengøringsredskaber, hylder, fodskamler, lamper o.a.

Konto 4101 – 4109: Afstemmes med årsopgørelser fra personaleafdelingen. De laver en årsopgørelse pr. medarbejder og en samlet.

Konto 4127, Mødeudgifter: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura vedr. mødeudgifter må være bogført her.

Konto 4120, Arbejdsskadeforsikring: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på arbejdsskadeforsikring må være bogført her. En faktura pr. år.

Konto 4121, Kantinedrift: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på kantinedrift må være bogført her.

Konto 4122, Personalegaver: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på personalegaver må være bogført her.

Konto 4124, Personalefest: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne faktura må kun være bogført udgifter Ifm personalefest.

Konto 4125, Kaffe & The: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Denne konto må kun være anvendt til udgifter på kaffe & the til virksomhedens kantine.

Konto 4123, Firmabeklædning: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto kontrolleres det, at der kun er bogført udgifter på firmabeklædning.

Konto 4129, Rejseomkostninger: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto kontrolleres det, at der kun er bogført udgifter Ifm afholdelse af firmarejser.

Konto 4121, Kantineforbrug personale. Der må kun være bogført i debet på denne konto.

Konto 6001, Debitorrenter: Der må kun være bogført i kredit på denne konto. På denne konto må kun være bogført rentetilskrivninger ved afsendelse af 3. rykkere til debitor

Konto 6002, Vind på debitor: Der må kun være bogført i kreditsiden på denne konto. Der bogføres, når vi f.eks. har penge til gode hos en debitor, som lukker sin virksomhed, og vi ikke har mulighed for at tilbagebetale. Skulle der være bogført kursdifferencer på denne konto, skal de omposteres til konto 3696.

Konto 60xx, Kvantumsrabat fra leverandør: (KW).

Side 53 af 74

Konto 6004, Kontantrabat fra leverandør: På denne konto må der kun være bogført i kreditsiden. Det kontrolleres, at der kun er bogført rabatter fra kreditor på denne konto.

Konto 6005, gebyr før moms: Der må kun være bogført i kredit på denne konto. På denne konto bør kun være bogført automatiske posteringer i C5 vedr. kreditorfaktura.

Konto 6007, gebyr efter moms: (KW)

Konto 6006, Rykkergebyr debitor: Der må kun være bogført i kreditsiden på denne konto. Der bogføres, når vi udskriver en rykker til debitor.

Konto 6002, Renteindtægter: Der må kun være bogført i kredit på denne konto. På denne konto må kun være bogført renteindtægter fra Simu Bank.

Konto 6010: Der må kun være bogført i kreditsiden på denne konto. Der bogføres f.eks. på denne konto når en kreditor lukker sin virksomhed før vi kan få betalt det vi skylder denne.

Konto 6011, Forsendelsesgebyr E-handel: Der må kun være bogført i kreditsiden på denne konto. Der må kun være bogført forsendelsesgebyrer fra e-handel.

Konto 7001, Kreditorrenter: (KW)

Konto 7002, Renteudgifter: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der må kun være bogført renteudgifter vedr. Simu Bank eller etableringslån.

Konto 7003, Kontantrabat til debitor: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, hvis en debitor betaler inden 8 dage fra modtagelse af faktura, og har fratrukket 2% kontantrabat.

Konto 7004, Kvantumsrabat til debitor: (KW)

Konto 7005, Provision: På denne konto må der kun være bogført i debetsiden. Der må kun være bogført provision fra banken – en postering pr. kvartal.

Konto 7009, Rykkergebyr kreditor: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, når vi bliver opkrævet et rykkergebyr af kreditor, fordi vi ikke har betalt rettidigt.

Konto 7006, Gebyr før moms, kreditor: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, når vi bliver opkrævet et gebyr af kreditor. Skulle der være bogført kursdifference tab på denne konto omposteres de til konto 7004.

Konto 7007, Gebyr efter moms, kreditor: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, når vi bliver opkrævet et gebyr af kreditor.

Konto 7005, Gebyr for overførsler på kassen: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på kontoen, når vi af banken bliver opkrævet gebyrer for overførsler. Gebyret bliver opkrævet én gang om måneden.

Konto 7013, Transaktionsgebyr: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, når vi modtager afregning fra Simu-Creditcard. Vi modtager ikke vort fulde tilgodehavende, da vi betaler en del i gebyr. Dette gebyr er debiteret denne konto.

Side 54 af 74

Konto 7012, Låneomkostninger: Der må kun være bogført i debet på denne konto.

Konto 7014, Inkasso gebyr: Der må kun være bogført i debet på denne konto.

Konto 8100, Ekstraordinære Indtægter: Der må kun være bogført i kreditsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, når en debitor ophører og den ikke har fået udbetalt deres kreditnotaer på returemballage.

Konto 8200, Ekstraordinære Udgifter: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, nå en debitor ophører og den ikke har betalt vort tilgodehavende.

Konto 12201 og 12202, Debitor indland/udland: Saldoen på disse konti skal stemme med saldi på vores debitorer.

Konto 12203, Mellemregning kreditkortselskab: Saldoen på denne konto skal være det tilgodehavende vi måtte have hos Simu-Creditcard fra kvartalets afslutning.

Konto 12301, Foliekonto: Afstemmes med bank.

Konto 12302, Aftalekonto: Afstemmes med bank.

Konto 15002, Serielån 17824128: Afstemmes med bank

Konto 15501, Kassekredit: Afstemmes med bank.

Konto 15502, Købsmoms: Saldoen på denne konto skal være 0.

Konto 15503, Salgsmoms: Saldoen på denne konto skal være 0.

Konto 15504, Momsafregning: Saldoen på denne konto skal være det momsbeløb, som skal afregnes for kvartalet.

Konto 15505, Skyldig A-skat: Saldoen på denne konto skal være den a-skat, som endnu ikke er afregnet for kvartalet.

Konto 15506, Skyldig feriepenge: Saldoen på denne konto skal være de feriepenge for kvartalet, som endnu ikke er afregnet.

Konto 15507, Skyldig pension: Saldoen på denne konto skal være den pension for kvartalet, som endnu ikke er afregnet.

Konto 15508, Skyldig ATP: Saldoen på denne konto skal være tilbageholdt atp for kvartalet, som endnu ikke er afregnet.

Konto 15511, Skyldig kapitalpension: Saldoen på denne konto skal være 0.

Konto 15509, Skyldig AM-Bidrag: Saldoen på denne konto skal være tilbageholdt arbejdsmarkedsbidrag for kvartalet, som endnu ikke er afregnet.

Konto 15512, Skyldig gruppeliv: Saldoen på denne konto skal være 0.

Konto 15515,: Saldoen på denne konto skal være 0:

Konto 15516: Saldoen på denne konto skal være 0.

Side 55 af 74

Konto 15601 og 15602, Kreditor indland/udland: Saldi på disse konti skal stemme med de afstemte kreditorer.

Konto 19000: Saldo skal være 0.

Årsregnskab

Afstemning af kreditorer og debitorer i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab.

Lav en liste over de kreditorer og debitorer, som har en saldo – med angivelse af saldoen.

For hver debitor og kreditor laves der herefter en oversigt over, hvad saldoen består af (faktura og evt. kreditnota). Slutteligt kontrolleres det, at alle bilag på åbne poster findes i økonomi.

Skal der omposteres på en debitor eller kreditor er det vigtigt at omposteringen dateres med samme dato som det bilag, som skal omposteres. Det er MEGET vigtigt, at alt vedr. 2011 er dateret i 2011!

Posteringer i økonomi i forbindelse med årsafslutning.

Der skal afskrives på inventar. Vort inventar afskrives lineært over 5 år. (BT)

Købs- og salgsmoms overføres til momsafregning.

Efter afstemninger af finanskonti er foretaget, beregnes selskabsskatten. Selskabsskatten udgør 28% af vort overskud. Beløbet beregnes og debiteres konto 9001 og krediteres konto 15700. (KW)

Når dette er sket, aflæses resultat efter skat, dette beløb debiteres konto 9101 og på konto 14001 krediteres kr.??????,- som hensættelse til anskaffelse af nyt edb-udstyr og kr. ??????- som hensættelse til tab på debitor 12204, ( i alt kr. ??????,-) den resterende del af vort resultat krediteres konto 13120.

Afstemning af finanskonti i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab.

Konto 3101, Annoncer: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura fra Annonce Tidende skal være bogført på denne konto.

Konto 3102, Reklameartikler: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun fakturaer på artikler med reklametryk skal være bogført på denne konto.

Konto 3103, Salgsfremmende omkostninger: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun porto og kontorartikler til brug for fremstilling af reklamer skal være bogført på denne konto.

Konto 3501, Postpakker: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun pakkepost skal være posteret på denne konto.

Konto 3502, Fragt: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura fra Logistik, Ecc Spedition og Danish Cargo bør som hovedregel være bogført på denne konto. Dog kan der være posteringer fra andre kreditorer, som har opkrævet fragt på deres faktura.

Konto 3503, Fragtforsikring: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura fra Logistik med henvisning til fragt med forsikring skal være bogført på denne konto.

Konto 3530, Forsendelsesgebyr E-Handel: (PB) afstemmer

Side 56 af 74

Konto 3601, Kontorartikler: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på kontorartikler skal være bogført på denne konto.

Konto 3602, Telefon: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på telefon skal være bogført på denne konto– kun en faktura pr. kvartal.

Konto 3603, EDB omkostninger: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto skal der kun være bogført faktura fra Datanet – en faktura pr. måned.

Konto 3604, Porto: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto skal der kun være bogført faktura på porto fra Simu-Post.

Konto 3605, Faglitteratur: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på faglitteratur skal være bogført på denne konto.

Konto 3611, Internet. Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på internetudgifter skal være bogført på denne konto.

Konto 3607, Revision: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført faktura fra Skive Revision – en faktura pr. kvartal.

Konto 4129, Forretningsrejse: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført faktura vedr. forretningsrejser

Konto 3608, Erhvervsforsikring: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført faktura på erhvervsforsikring – en faktura pr. kvartal.

Konto 3606, Mindre nyanskaffelser: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Denne konto må kun anvendes til anskaffelser, som er stationære. Hæftemaskiner, hulmaskiner, regnemaskiner oa.

Konto 36xx, Rengøringsartikler. Der må kun være bogført i debet på denne konto.

Konto 3810, Mindre nyanskaffelser Administration. Der må kun være bogført i debet på denne konto. Denne konto må kun anvendes til anskaffelser som er stationære. Kun udstyr der bruges i administrationen.

Konto 3612, Licens. Der må kun være bogført i debet på denne konto.

Konto 6003, Kursdifference vind: Der må kun være bogført i kredit på denne konto. På denne konto må kun være bogført kursdifferencer ved bogføring af indbetalinger fra debitor.

Konto 7004, Kursdifference tab: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført kursdifferencer ved bogføring af indbetalinger fra debitor.

Konto 3698, Øredifference. Der må både være bogført i debet og kredit på denne konto. På denne konto må kun være bogført små øredifferencer på under kr. 1,00.

Konto 3701, Tab på debitor indland: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført tab på debitorer ved afslutning af en debitorkonto eller tab, hvis debitoren er sendt til inkasso.

Side 57 af 74

Konto 3702, Tab på debitor udland: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført tab på debitorer ved afslutning af en debitorkonto eller tab, hvis debitoren er sendt til inkasso.

Konto 3807, Renovation: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto bør kun være bogført faktura på renovation – en faktura pr. kvartal.

Konto 3808, Vand: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto bør kun være bogført faktura fra SIMU-Vandværket – en faktura pr. kvartal.

Konto 3801, Ansvarsforsikring: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på ansvarsforsikring skal være bogført på denne konto – en faktura pr. år.

Konto 3809, Varme: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på varme må være bogført her – en faktura pr. måned.

Konto 3811, El: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på el må være bogført her – en faktura pr. kvartal.

Konto 3803, Husleje kontor: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på husleje må være bogført her – og kun husleje kontor. Bemærk, at der findes en separat konto til lagerleje. En faktura pr. måned.

Konto 3805, Husleje lager: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på lagerleje må være bogført her – en faktura pr. måned.

Konto 3806, Rengøring: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun rengøring må være bogført på denne konto – en faktura pr. måned.

Konto 3804, Lagerdrift: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført faktura på lagerdrift – en faktura pr. måned.

Konto 3606, Mindre nyanskaffelser: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Denne konto må kun anvendes til anskaffelser, som er stationære. Hæftemaskiner, hulmaskiner, regnemaskiner o.a.

Konto 4101 – 4109: Afstemmes med årsopgørelser fra personaleafdelingen. De laver en årsopgørelse pr. medarbejder og en samlet.

Konto 4127,Mødeudgifter: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura vedr. mødeudgifter må være bogført her.

Konto 4120, Arbejdsskadeforsikring: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på arbejdsskadeforsikring må være bogført her. En faktura pr. år.

Konto 4121, Kantinedrift: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på kantinedrift må være bogført her.

Konto 4122, Personalegaver: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Kun faktura på personalegaver må være bogført her.

Konto 4124, Personalefest: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne faktura må kun være bogført udgifter Ifm personalefest.

Side 58 af 74

Konto 4125, Kaffe & The: Der må kun være bogført i debet på denne konto. Denne konto må kun være anvendt til udgifter på kaffe & the til virksomhedens kantine.

Konto 4123, Firmabeklædning: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto kontrolleres det, at der kun er bogført udgifter på firmabeklædning.

Konto 4129, Rejseomkostninger: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto kontrolleres det, at der kun er bogført udgifter Ifm afholdelse af firmarejser.

Konto 4121, Kantineforbrug personale. Der må kun være bogført i debet på denne konto.

Konto 5100, Inventar afskrivninger. Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført afskrivninger på inventar – pr. 31/12-11.

Konto 5120, EDB afskrivninger: Der må kun være bogført i debet på denne konto. På denne konto må kun være bogført afskrivninger på edb-udstyr – pr. 31/12-08.

Konto 6001, Debitorrenter: Der må kun være bogført i kredit på denne konto. På denne konto må kun være bogført rentetilskrivninger ved afsendelse af 3. rykkere til debitor

Konto 6002, Vind på debitor: Der må kun være bogført i kreditsiden på denne konto. Der bogføres, når vi f.eks. har penge til gode hos en debitor, som lukker sin virksomhed, og vi ikke har mulighed for at tilbagebetale. Skulle der være bogført kursdifferencer på denne konto, skal de omposteres til konto 3696.

Konto 60xx, Kvantumrabat fra leverandør. (BT).

Konto 6004, Kontantrabat fra leverandør: På denne konto må der kun være bogført i kreditsiden. Det kontrolleres, at der kun er bogført rabatter fra kreditor på denne konto.

Konto 6005, gebyr før moms: Der må kun være bogført i kredit på denne konto. På denne konto bør kun være bogført automatiske posteringer i C5 vedr. kreditorfaktura.

Konto 6007, gebyr efter moms: (BT)

Konto 6006, Rykkergebyr debitor: Der må kun være bogført i kreditsiden på denne konto. Der bogføres, når vi udskriver en rykker til debitor.

Konto 6002, Renteindtægter: Der må kun være bogført i kredit på denne konto. På denne konto må kun være bogført renteindtægter fra Simu Bank.

Konto 6010: Der må kun være bogført i kreditsiden på denne konto. Der bogføres f.eks. på denne konto når en kreditor lukker sin virksomhed før vi kan få betalt det vi skylder denne.

Konto 7001, Kreditorrenter. (BT)

Konto 7002, Renteudgifter: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der må kun være bogført renteudgifter vedr. Simu Bank eller etableringslån.

Konto 7003, Kontantrabat til debitor: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, hvis en debitor betaler inden 8 dage fra modtagelse af faktura, og har fratrukket 2% kontantrabat.

Konto 70xx, Kvantumsrabat til debitor: (BT)

Side 59 af 74

Konto 7003, Provision: På denne konto må der kun være bogført i debetsiden. Der må kun være bogført provision fra banken – en postering pr. kvartal.

Konto 7009, Rykkergebyr kreditor: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, når vi bliver opkrævet et rykkergebyr af kreditor, fordi vi ikke har betalt rettidigt.

Konto 7006, Gebyr før moms, kreditor: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, når vi bliver opkrævet et gebyr af kreditor. Skulle der være bogført kursdifference tab på denne konto omposteres de til konto 7004.

Konto 7007, Gebyr efter moms, kreditor: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, når vi bliver opkrævet et gebyr af kreditor.

Konto 7005, Gebyr for overførsler på kassen: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på kontoen, når vi af banken bliver opkrævet gebyrer for overførsler. Gebyret bliver opkrævet én gang om måneden.

Konto 7011, Transaktionsgebyr E-Handel. Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, når vi modtager afregning fra Simu-Creditcard. Vi modtager ikke vort fulde tilgodehavende, da vi betaler en del i gebyr. Dette gebyr er debiteret denne konto.

Konto 7012, Gebyr forhandleraftale E-handel: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Vi modtager regning på gebyr én gang om året, på forhandleraftalen.

Konto 70xx, Låneomkostninger. Der må kun være bogført i debet på denne konto.

Konto 7014, Tab på kreditor: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Ophører kreditor inden vi får udbetalt evt. tilgodehavende fra kreditor, bogføres på denne konto.

Konto 70xx, Inkasso gebyr. Der må kun være bogført i debet på denne konto.

Konto 8100, Ekstraordinære Indtægter: Der må kun være bogført i kreditsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, når en debitor ophører og den ikke har fået udbetalt deres kreditnotaer på returemballage.

Konto 8200, Ekstraordinære Udgifter: Der må kun være bogført i debetsiden på denne konto. Der bogføres på denne konto, nå en debitor ophører og den ikke har betalt vort tilgodehavende.

Konto 12117: Denne konto skal være i 0

Konto 12201 og 12202, Debitor indland/udland. Saldoen på disse konti skal stemme med saldi på vores debitorer.

Konto 12204, Hensættelse til tab på debitor. Der må kun være bogført i debet på denne konto.

Konto 12203, Mellemregning kreditkortselskab. Saldoen på denne konto skal være det tilgodehavende vi måtte have hos Simu-Creditcard fra december 2008.

Konto 12301, Foliekonto. Afstemmes med bank.

Konto 12302, Aftalekonto. Afstemmes med bank.

Side 60 af 74

Konto 15xxx, Serielån 17824128. Afstemmes med bank.

Konto 15501, Kassekredit. Afstemmes med bank.

Konto 15502, Købsmoms. Saldoen på denne konto skal være 0.

Konto 15503, Salgsmoms. Saldoen på denne konto skal være 0.

Konto 15504, Momsafregning. Saldoen på denne konto skal være det momsbeløb, som skal afregnes for december 2011.

Konto 15505, Skyldig A-skat. Saldoen på denne konto skal være den a-skat, som endnu ikke er afregnet for december 2011.

Konto 15506, Skyldig feriepenge. Saldoen på denne konto skal være de feriepenge, som endnu ikke er afregnet.

Konto 15507, Skyldig pension. Saldoen på denne konto skal være den pension for 4. kvartal, som endnu ikke er afregnet.

Konto 15508, Skyldig ATP. Saldoen på denne konto skal være tilbageholdt atp for 4. kvartal, som endnu ikke er afregnet.

Konto 15511, Skyldig kapitalpension. Saldoen på denne konto skal være 0

Konto 15509, Skyldig AM-Bidrag. Saldoen på denne konto skal være tilbageholdt arbejdsmarkedsbidrag for december 2011, som endnu ikke er afregnet.

Konto 15512, Skyldig gruppeliv. Saldoen på denne konto skal være 0 ???

Konto 15515: Saldoen på denne konto skal være 0.Konto 15516: Saldoen på denne konto skal være 0.

Konto 15522 og 15523, Kreditor indland/udland. Saldi på disse konti skal stemme med de afstemte kreditorer.

Konto 19000: Saldo skal være 0.

Øvrige opgaverSom det allersidste, når alle afstemninger er udført, alle rettelser er bogført, afskrivninger, selskabsskat og overskud bogført printes der posteringsliste for 2011 på alle debitorer og kreditorer – disse lister arkiveres med årsregnskabet.

Hancock tjek konto nr.:

Der printes posteringsliste for konto: 3101, 3104, 3501, 3520, 3601, 3602, 3603, 3604, 3605, 3607, 3608, 3609, 3696, 3697, 3698, 3701, 3702, 3801, 3803, 3804, 3805, 3806, 3807, 3808, 3809, 3810, 3811, 3820, 4101, 4102, 4103, 4104, 4105, 4106, 4107, 4108, 4109, 4114, 4120, 4121, 4122, 4124, 4125, 4126, 4127, 4130, 5110, 5120, 6001, 6002, 6003, 6004, 6005, 6006, 6007, 6008, 6009, 7001, 7002, 7003, 7004, 7005, 7006, 7007, 7008, 7009, 7010, 9001, 9101, 11100, 11110, 11200, 11210, 12205, 12301, 12302, 13110, 13120, 13130, 14001, 15501, 15505, 15508, 15509, 15510, 15511, 15512, 15513, 15514, 15515, 15516, 15525.

Disse udskrifter arkiveres sammen med alle bilag vedr. 20xx i arkivkasser i kælderen. Kasserne mærkes tydeligt med firma, årstal og indhold.

Side 61 af 74

Udarbejdelse Der opstilles resultatopgørelse og balance med noter. Der beregnes nøgletal med kommentarer.Ledelsens beretning udleveres af BT.

Årsregnskab

Øvrige opgaver (årsregnskab)Som det allersidste, når alle afstemninger er udført, alle rettelser er bogført printes der posteringsliste for 20xx på alle debitorer og kreditorer – disse lister arkiveres med årsregnskabet.

Reindex C5

Hver fredagHver fredag lige før frokostpausen laves et reindex på C5.

Generel Tilpasning Vedligeholdelse Database Check Check Ja

og

Generel Tilpasning Vedligeholdelse Database Check Fix Ja

Sidste hverdag hver månedSidste dag hver måned lige før frokostpausen laves et reindex på C5.

Generel Tilpasning Vedligeholdelse Database Reindex Database Ja

Side 62 af 74

Resultatopgørelse og balance

C5 Finans Rapport Balance Balance

Udfyld datointerval for Aktuel – År til datoFra – PR/01-xxxx Til xxxxxxUdfyld datointerval for Aktuel - Periode Fra – xxxxxx Til xxxxxx

Udskriv OK Print

På konto 8999 kan over- eller underskud aflæses. Der er overskud i perioden, hvis saldoen står i kredit.

Rykkerprocedure

Debitor forfaldne åbne poster

C5 Debitor Rapporter Posteringer Forfaldne åbne poster Konto (Første boks, vælg debitor med pilen i intervallet 8000) Konto (Anden boks, vælg debitor med pilen i intervallet sidste kontonr. Inkl. udlandske) Dato (vælg 3 dage før d.d.) OK Print

Rykke debitorer

1. rykker – telefonisk

Sikre, alle indbetalinger er bogført. Afstemme kassekredit Forfaldne åbne poster listen tjekkes. Sammenlign med forrige liste, for at se, om debitor

har betalt siden sidst. Hvis ikke så går rykkerproceduren i gang. Når en debitor ikke har betalt, foretager man 1. rykker ved at ringe til debitor for at høre om grunden til den manglende betaling. Vi aftaler en betalingsfrist på 10 dage. På forfaldne åbne poster listen skriver man ned:

Hvem man har talt med i den pågældende virksomhed. Hvilken dato man har snakket med vedkommende i tlf. Hvilken dato for betaling, man har aftalt. Der skal oplyses, at der kommer et gebyr på næste rykker, hvis de ikke betaler inden for de 10 dage. Hvis det er udenlandske firmaer sender vi en 1. rykker skriftligt.

Hvis den nye betalingsfrist ikke overholdes, starter vi den skriftlige rykkerprocedure. Der udsendes i alt 2 rykkerbreve med mindst 10 dages mellemrum.

Side 63 af 74

2. Rykker – skriftlig

Sikre, alle indbetalinger er bogført.

Afstemme kassekredit.

Forfaldne åbne poster listen tjekkes. Sammenlign med forrige liste, for at se, om debitor har betalt siden sidst. Hvis ikke så sendes 2. rykker.

2. rykker er skriftlig, hvor der bliver lagt et gebyr på 100 kr. til. Betalingsfristen på 2. rykkeren er også 10 dage, som skal fremgå i rykkerbrevet. På 2. rykkeren skal der oplyses, at 3.rykker pålægges gebyr + rente. Efter 2. rykker spærrer man debitor indtil firmaet har betalt deres regning. Når en debitor spærres, siges det videre til salg, at der ikke må sælges mere til dem, før de betaler deres udestående med os. Gem kopi af 2. rykker til evt. senere dokumentation.

3. rykker – skriftlig

Sikre, alle indbetalinger er bogført.

Afstemme kassekredit.

Forfaldne åbne poster listen tjekkes. Sammenlign med forrige liste, for at se, om debitor har betalt siden sidst. Hvis ikke så sendes 3. rykker.

3.rykker er skriftlig, hvor der er pålagt et gebyr på 100 kr. + rente 2 %. Betalingsfristen på 3.rykker er også 10 dage, som skal fremgå i rykkerbrevet. På 3.rykkeren skal der oplyses, at denne er sidste rykker, inden sagen overgives til inkasso.

Overgivelse til inkasso

Bagatelgrænsen for at sende en debitor til inkasso er 1000 kr. Grænsen er sat, da overgivelse koster 750,- kr. + 10 % i provision af debitors indbetaling.

Når en sag skal sende til inkasso, gøres følgende

Sikre, alle indbetalinger er bogført Afstemme kassekredit Forfaldne åbne poster listen tjekkes. Sammenlign med forrige liste, for at se, om debitor

har betalt siden sidst. Hvis ikke så overgives sagen til SIMU-RKI

Der skrives et brev til inkassofirmaet, og følgende dokumentation skal medsendes: Kopi af faktura. Kopi af forfaldne åbne poster listen, hvor der er noteret aftaler ved den 1 mundtlige

rykker. Kopi af de 2 skriftlige rykkere. Opgørelse over det skyldige beløb, inkl. gebyr + rente.

Der indbetales gebyr, til SIMU - RKI, for at få sagen gennemført.Dokumentationen sendes til SIMU RKI. Vi skal gemme 1 kopi af dokumentationen.

Behandling af vores tilgodehavende

Efter overgivelsen til inkasso, modtager vi vort tilgodehavende fra inkassofirmaet – minus de 10 %, som vi skal betale i provision for at få inddrevet gælden fra debitor

De 10 %, vi skal betale i provision, skal føres på tab på debitor indland/udland

Side 64 af 74

S:drev

S:drev Windows-ikonet i nederste venstre hjørne Computer Skp på’ufile9902.sh.edu.local’(S:)

Når der arbejdes på S:drevet er det vigtigt, at vi alle sammen overholder reglerne om IT-disciplin. Dette gøres for at holde orden i de forskellige mapper.

Birger Denne mappe arbejder vi ALDRIG i.

RoBetyder Read only, kun læse. Du kan kun læse og udskrive fra Ro mappen.

! Gamle Billeder ! Gammel Materiale ! Udgået Arbejdsbeskrivelser C5 Fagprøve til inspiration - Anders Image Kurser Kvalitetshåndbog Skabeloner Dania Skabeloner Hancock

RWBetyder Read Write, læse og skrive.I denne mappe finder du alle undermapper der anvendes af alle afdelinger i både Dania og Hancock. Det er også her du vælger det firma du er ansat i for at komme ind til de mapper der kun er for personalet i henholdsvis Dania og Hancock.

C5W 2010 DaniaKopier den ud på skrivebordet. Bruges til at åbne C5 med.

C5W 2010 HancockKopier den ud på skrivebordet. Bruges til at åbne C5 med.

Saldobalance

C5 Finans Rapporter Balance Simpel balance Dato mdr. start og slut Ingen flueben i sidste år Ok Skriv til printer

Saldoliste for debitor

Side 65 af 74

C5 Debitor Rapporter Periodisk Saldoliste Fra første konto til sidste konto Ok Skriv den sidste dato i måneden Flueben i Forfaldsfordeling og Nul saldi Ok Print til skærm

Saldoliste for kreditor

C5 Kreditor Rapporter Periodisk Saldoliste Fra første konto til sidste konto Ok Skriv den sidste dato i måneden Flueben i Forfaldsfordeling og Nul saldi Ok Print til skærm

Selskabsskat

Selskabsskatten kan med fordel forudbetales:

A conto i to rater 20. marts og 20. november i selve regnskabsåret.I Simu Bank betales a conto overførsel til konto 71000109I tekst feltet skrives a conto selskabsskat 20xx

Raten bogføres således:D. kt. 9001K. kt. 15525

Betalingen bogføres således:D. kt. 15525 K. kt. 15501

Send E-brev Simu

Send post til postgruppewww.Simu

Simu post Send e-breve Send e-breve Vælg evt. Postgruppe Skriv besked Vedhæft fil ved at vælge knappen ”gennemse” Find dokument til vedhæftning Send

Side 66 af 74

Til enkelt postmodtagerSIMU

Simu post Send e-breve Send e-breve Til Søg på navn Skriv besked Vedhæft fil ved at vælge knappen ”gennemse” Find dokument til vedhæftning Send

Simu manual

Husk at bruge Simu manualen, den er godt beskrevet. Simu Bibliotek & Nyhedstjeneste Bibliotek

Skabeloner

Der må ikke skrives i skabeloner. Skabeloner er beregnet som et udgangspunkt, derfor skal du ALTID anvende ’gem som’, derefter kan du indskrive og rette. Skal der rettes i skabelonen, skal du kontakte instruktøren.Kode for at låse og åbne skabeloner: 789 – alternativt 1234. Efterhånden ændres koderne til 789.

Skyldig saldo på kreditor

C5 Kreditor Rapport Periodisk Saldoliste grupper Konto (fra den første kreditor konto til sidste kreditorkonto) OK Dato (aktuelle mdr./år) OK OK Print

Spærring af debitor

C5 Debitor Kartotek Vælg den aktuelle debitor Opsætning Nederst i 2. kolonne Spærret ’nej’ ændres til ’ja’

Tilgodehavende debitorer

C5 Debitor

Side 67 af 74

Rapport Periodisk Saldoliste Grupper Konto xxxx - xxxx OK Dato (aktuelle mdr./år) OK OK Print

Udbetalinger

I Simu Bank findes flere muligheder for udbetaling af penge.Hvor det er muligt at benytte betaling via indbetalingskort, bør dette anvendes, da gebyret her er kr. 0,00. Bankoverførsler indland koster kr. 6,00, bankoverførsler udland koster kr. 30,00 pr. overførsel. Sammenlæg gerne udbetalinger til samme leverandør, og husk at gøre tydeligt opmærksom på, hvilke fakturanumre mv. betalingen omhandler.

www.Simu.dk Simu Bank Overførsler Ny overførsel til andre konti i denne bank:

Side 68 af 74

Vælg altid kassekreditten ved udbetalinger. Indtast kreditors bank konto nr. Indtast kreditors navn – ALTID virksomhedens navn Fx Trip Trap A/Sim Indtast altid beløb fra kreditorfaktura. HUSK at TJEKKE for kasserabat. Vælg dato: - forfaldsdato Besked: (Fx) Betaling af faktura 8638 (- kasserabat på 2.007,25 kr.) OK Godkend med brugernavn + password Udskriv På bankoverførslen (ud for den tilhørende overførsel) skrives bilags nr. (det nr. du bruger

i C5)

Der skal ikke godkendes efter hver overførsel. Før alle betalinger og godkend til sidst.

C5 Finans Daglig Kassekladde - navn

Dato for bogføring er samme dato som betalingsdatoen i Simu bank K: K Konto: Tryk på ”pil ned”, derefter F4, indtast de 3 første bogstaver i leverandørnavnet –

find leverandøren Debet: Tryk F5 – find beløb – lav foran beløbet, helt til venstre.

OBS – Hvis beløbet er udbetalt i fremmed valuta – bliver det også debiteret i fremmed valuta – men kassekreditten krediteres i DDK.

Tryk F3

Tekst: (Fx) Bet.fak.8638 - MEGET VIGTIGT at du forkorter, ellers kan hele teksten ikke stå der Samme dato (kommer automatisk) K: F Konto: 15501 (kassekredit) Kredit: Indtast beløb Tekst: Bet. fakt. + (navn på leverandør)

Hvis der er kontantrabat Samme dato (kommer automatisk) K: F Konto: Kontantrabat fra leverandør (6004) Kredit: Indtast beløbet der står i balancen. Tekst: Kassekredit (evt. virksomheden)

Side 69 af 74

Det færdige resultat (de 3 nederste linjer)

Bankoverførselspapiret sættes i kassekladdemappen. Sagen, stemples med betalt, dato og dine initialer og sættes i mappen med

indkøbsfaktura.

Udligning – ophævning

Gå til kreditor/debitor i C5 Kartotek Find konto Tryk på udligning i højre side Åbne/alle Står på den udligning du gerne vil se Tryk på oversigt, så kan du se hvilke fakturaer, der er udlignet Hvis du vil ophæve udligningen, tryk på ophæv udligning

Husk inden ophævning at tjekke årsagen til, at et beløb allerede er udlignet.Hvad er sandsynligt?Det kan f.eks. være: Indbetaling har fundet sted flere gange. (Tjek Simu Bank).Det kan være en kreditnota, der mangler en faktura – eller omvendt. (Tjek med Salg og Indkøb).

KreditorC5

Kreditor Kartotek Søg efter: Indtast navn på kreditor Tryk på: ”Udligning” i menuen i højre side af skærmbilledet Marker første ”post” som skal udlignes (bliver blå ved markering) Tryk: F5– SVAR: JA tryk ENTER Marker næste ”post” osv., indtil alle poster, som skal udlignes, er markeret Tjek, at saldoen balancerer (0,00) Tryk: ”Udfør udligning” i menuen til højre Luk

DebitorC5

Debitor – Kartotek Søg efter: Indtast navn på debitor Tryk: ”Udligning” i menuen i højre side af skærmbilledet Marker første ”post” som skal udlignes (bliver blå ved markering) Tryk: F5 Marker næste ”post” osv., indtil alle poster, som skal udlignes, er markeret

Side 70 af 74

Tjek, at saldoen balancerer (0,00) Tryk: ”Udfør udligning” i menuen til højre Luk

ManuelC5

Debitor eller Kreditor – Kartotek Søg efter: Indtast navn på debitor Tryk: ”Udligning” i menuen i højre side af skærmbilledet Marker de poster, der skal udlignes. Der skal være balance, før der kan udlignes

Udskriv kontoplan C5

Finans Rapporter Stamdata Kontoplan Hvis man vil have notater med på kontoplan skal der sættes flueben i notater Udskriv

Udskrivning Mangler du penge på kontoen?Hvis du pludselig ikke kan udskrive til farveprinteren, kan det være fordi du mangler penge på kontoen.I Administration får du udleveret ’PaperCut Card’, som indtastes på Skive Handelsskoles hjemmeside:

http://portal.skivehs.dkMit studiePaperCut Webprint (internt)BrugernavnPasswordLog-inIndløs kortKortnummerIndløs Card

Valutakurser – tjekkes og ænd res

www.Simu.dk Simu Bank Valuta Markér siden Print siden ud (Ctrl p) med opdaterede valutakurser (se eksempel)

Side 71 af 74

Valutakurser for uge 24Fra dato

100 AUD/Australian Dollar = 469,1700 DKK 11-06-2007   

100 CAD/Canadian Dollar = 522,1000 DKK 11-06-2007   

100 CHF/Swiss Franc = 451,9400 DKK 11-06-2007   

100 CNY/Chinese Yuan Renminbi = 73,3800 DKK 03-07-2006   

100 EUR/EURO = 744,5700 DKK 11-06-2007   

Følgende valutakurser skal ændres i C5.

CAD – ikke pt. CHF – ikke pt. EUR GBP- ikke pt. NOK SEK USD- ikke pt.

C5 Generelt Kartotek Valuta Marker øverste skema f.eks. Euro Nederste skema: Marker den nederste linje og dato ”d” tab. Skriv hele beløbet (eks.:

577,25) fra print F3

Side 72 af 74

Valutakurser for uge 24Fra dato

100 AUD/Australian Dollar = 469,1700 DKK 11-06-2007   

100 CAD/Canadian Dollar = 522,1000 DKK 11-06-2007   

100 CHF/Swiss Franc = 451,9400 DKK 11-06-2007   

100 CNY/Chinese Yuan Renminbi = 73,3800 DKK 03-07-2006   

100 EUR/EURO = 744,5700 DKK 11-06-2007   

Årsafslutning

Inden afdelingen går på juleferie skal følgende arbejdsopgaver være afsluttet.

Udbetale løn

Evt. indberet moms for november

ALLE fakturaer skal være betalt

Afstemme kassekredit

Bogføre alt forbrugsorienteret, fragt, porto og evt. faste omkostningerDet kan evt. være nødvendigt at rykke indkøb for manglende fakturaer

Udarbejd A3 planlægningskalender for de 4 første uger i det nye år.

Alle skriveborde skal være ryddet for papirer

ALLE sager skal være afsluttet

Tøm papirkurven

Sæt stol, fodstøtte og papirkurv på skrivebordet

Side 73 af 74