HANKINNASTA MAKSUUN – MITEN PROSESSI

TEHOSTUU?

Keijo Kettunen

maksuliikepäällikkö, Valtiokonttori

Hankinnasta maksuun prosessi – miten prosessi tehostuu?

15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 2

KILPAILUTUS SOPIMUSTEN

HALLINTA

HANKINTA-

EHDOTUKSEN

LUOMINEN TILAUS

HANKINTA-

EHDOTUKSEN

HYVÄKSYMINEN

VASTAANOTTO

Laskun käsittely Maksuunpano Tiliotteen käsittely

Hankinnasta maksuun prosessi – miten prosessi tehostuu?

• Hansel vastaa pääsääntöisesti kilpailuttamisesta

• Haasteena kilpailutusten tulosten hyödyntäminen koko laajuudessa

• Tilaustenhallintasovelluksen seurantaraportit kuntoon vuosien 2012 – 2013 aikana

• Tilaustenhallintasovelluksen minikilpailutus – osio testauksessa ja valmis tuotantoon v. 2013 ensimmäisellä vuosipuoliskolla

• Hankintaorganisaatio kuntoon kaikissa kirjanpitoyksiköissä

- Hankintojen keskittäminen kirjanpitoyksiköissä

- Yhtenäinen malli käyttöön vuosien 2013 – 2014 aikana

- Hankintojen ohjaamiseen selkeä mandaatti Valtiokonttorille?

- Aikataulu 2012 -

15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 3

KILPAILUTUS

SOPIMUSTEN

HALLINTA

Hankinnasta maksuun prosessi – miten prosessi tehostuu? • Hankintaosaamisen lisääminen

- Tilaukseen tulee sisällyttää kaikki hankinnasta aiheutuvat kustannukset

- Huomioitava jo tarjouspyynnössä

• Kaikki hankinnat pl. esim. matkustamiseen liittyvät hankinnat tilaustenhallintasovelluksen kautta tulevaisuudessa

• Hankintojen keskittämisellä prosessi tehostuu ja hankintoihin menevä aika sisältäen tiliöinnit saadaan minimoitua

• Tavoitteena 50 % hankinnoista tilaustenhallintasovelluksen kautta jo vuoden 2013 loppuun mennessä

- Valtiokonttori tekee noin 60 käyntiä kirjanpitoyksiköihin (30 kirjanpitoyksikköä) edistääkseen tilauksenhallintasovelluksen käyttöä sekä ns. hyvien käytäntöjen levittämistä.

- Toimittajien aktivointia jatketaan Hanselin ja kirjanpitoyksikköjen yhteistyönä.

15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 4

HANKINTA-

EHDOTUKSEN

LUOMINEN

TILAUS

HANKINTA-

EHDOTUKSEN

HYVÄKSYMINEN

VASTAANOTTO

Hankinnasta maksuun prosessi – miten prosessi tehostuu? • Kaikki laskut verkkolaskuiksi, vastuu siirretty

kirjanpitoyksiköille

- Kirjanpitoyksiköissä ei skannausta,

• Verkkolaskun sisältöä kehitettävä

- Sopimuksiin perustuvien laskujen (esim. vuokrat) automaattinen täsmäytys tulossa rondoon (R8 versio), tuotteistus menossa Valtiokonttorissa

- Laskulle yksilöivä tieto, joka mahdollistaa verkkolaskun automaattisen tiliöinnin ja täsmäytyksen (ei koske tilha- laskuja)

• Valtiokonttori hakee ratkaisua yhdessä toimittajien kanssa vuoden 2012 aikana

• Rondon R8 – versio kaikkien kirjanpitoyksikköjen käyttöön vuoden 2013 loppuun mennessä

15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 5

Laskun

käsittely

Hankinnasta maksuun prosessi – miten prosessi tehostuu?

• Reskontran ulkopuoliset maksut minimiin

• Tiliotteen käsittely ostolaskujen osalta täysin

automatisoitavissa

- Ei erillistä hyväksyntää välitilikirjauksesta (per ostot an

välitili reskontramaksatuksen yhteydessä ja per välitili an

maksatus tiliotteelta), välitilin täsmäys normaaliin tapaan

15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 6

Maksuunpano

Tiliotteen

käsittely

Hankinnasta maksuun prosessi – miten prosessi tehostuu?

• Mittariston kehittäminen

- Pitää pystyä mittaamaan prosessia

- Joitakin yksittäisiä mittareita olemassa

- Perusmittarit vuoden 2012 aikana yhteistyössä Palkeiden,

Valtiokonttorin ja toimittajien sekä Hanselin kanssa

• Prosessiin osallisten järjestelmien toimintavarmuuden ja

laadun ylläpito

- Tuotannon palvelutason ylläpito yhteistyössä

Valtiokonttorin (VIP ja HO), Palkeiden sekä toimittajien

kanssa aikaisempaa suunnitelmallisemmalla tavalla.

15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 7

Hankinnasta maksuun - prosessi

15.5.2012 Valtio Expo, Keijo Kettunen 8

Valtio

Toimittaja Tilauksen

tekeminen

tilaustenhallinta-

sovelluksella MARKKINAPAIKKA

Verkkokauppa

(Myynti)

Hankinta-

katalogi

Hyväksyntä

Sis. tiliöinnin Tilaus

Tilausvahvistus

Laskujenkäsittely

(Rondo)

Tilaustietojen

siirtyminen

Rondoon

Toimitus Vastaanotto-

tarkastus

Operaattorit

/Itella

Lasku/

sähköinen

Reskontra

Koneellinen

tarkistus Pankki

Automaattinen

siirto

Palaute

Tavoite: Hankintapäätöksen jälkeen

täysin automatisoitu prosessi