Mittarit johtamisen tukena

21.11.2013

Hannu Rantanen

Lappeenrannan teknillinen yliopisto

Esityksen sisältö

1. Mitä on suorituskyky?

2. Mitä suorituskyvyn mittaaminen on?

3. Miksi suorituskykyä mitataan?

4. Mitä mitataan ja mitä tarkoituksia se palvelee?

5. Mihin mittaamisella voidaan vaikuttaa?

6. Miten mittaaminen jalkauttaa strategiaa ja tukee johtamista?

MITÄ SUORITUSKYKY ON ?

− Yrityksen kyky saada aikaan tuotoksia

asetetuilla ulottuvuuksilla suhteessa

asetettuihin tavoitteisiin (Laitinen 1998)

− Mitä ovat asetetut ulottuvuudet?

− Mitä ovat asetetut tavoitteet?

− Kuka ne asettaa ja miksi?

− Yritystoiminnan perimmäinen tavoite on tuottaa voittoa = kannattavuus

− Mikä on julkisen organisaation perimmäinen tavoite?

H.Rantanen

Suorituskyvyn moniulotteinen kenttä

H.Rantanen

H. Rantanen

KANNATTAVUUS

MAKSUVALMIUS

KUSTANNUS-

TEHOKKUUS

TUOTTAVUUS

ASIAKASTYY-

TYVÄISYYS

VAKAVARAISUUS

LAATU

MARKKINA-

OSUUS

HENKILÖSTÖN

TYYTYVÄISYYS

OSAAMINEN

TEKNOLOGIA

KILPAILUKYKY

MITÄ SUORITUSKYVYN MITTAAMINEN ON ?

− Mittaaminen on

− numeraalien liittämistä kohteisiin tai tapahtumiin sääntöjen avulla (AAA, 1971)

− Lukujen liittämistä kvantiteetteihin havaintojen avulla (Bunge 1967)

− Suorituskykymittaus on sekä ohjaustyökalu että -prosessi, joka koostuu mitattavien tekijöiden ja mittareiden valinnasta, mittariston implementoinnista käytäntöön, sen käyttämisestä sekä ylläpidosta ja kehittämisestä (Lönnqvist 2002)

− Suorituskyvyn mittaus on prosessi, jonka tarkoituksena on ottaa selville tai määrittää jonkin mittauskohteen suorituskykyyn keskeisesti liittyvän ominaisuuden tila (Hannula & Lönnqvist 2002)

− Suorituskyvyn mittaamisen tarkoitus on tukea päätöksen tekoa tuottamalla hyödynnettävää informaatiota halutuista arviointi- ja mittauskohteista. (Rantanen & Holtari 1999)

H.Rantanen

SUORITUSKYVYN MITTAAMINEN (1/2)

Yleisesti mittauksesta voidaan

sanoa, että se (Uusi-Rauva, 1994)

– Motivoi

– Korostaa mitattavan asian arvoa

– Ohjaa tekemään oikeita asioita

– Selkiinnyttää tavoitteita

– Aiheuttaa kilpailua ja kilvoittelua

– Luo edellytyksiä palkitsemiselle.

H.Rantanen

− Kokoaa tiedot yrityksen menestymisestä ja sen edellytyksistä

järjestelmälliseksi kokonaisuudeksi

− Reaaliaikaisena mahdollistaa nopean reagoinnin muutoksiin = joustavuus

− Tukee ja antaa varmuutta päätöksentekoon = ohjausvaikutus

− Helpottaa ja selkiinnyttää tavoitteiden asetantaa

− Tukee työn tekemistä, kun tietää mitä odotetaan

− Motivoi henkilökuntaa organisaation kaikilla tasoilla

− Luo edellytyksiä palkitsemiselle

H.Rantanen

SUORITUSKYVYN MITTAAMINEN (2/2)

MIKSI SUORITUSKYKYÄ MITATAAN?

─ Suorituskykyä mitataan johtamisen tukena

─ Mittareita tarvitaan strategian selkiyttämisessä ja tavoitteiden

kirkastamisessa

─ Mittareiden avulla voidaan viestiä strategiasta ja tavoitteista

─ Mittareiden avulla voidaan seurata ja varmistaa strategian toteutuminen

─ Mittareiden avulla voidaan raportoida ja palkita

H.Rantanen

Keskeisimmät tekijät joihin mittaristolla uskotaan olevan vaikutusta (Takala O. 2013, s.74)

Mittariston synnyttämät hyödyt ja arvo - odotukset (1/2)

Julkiset organisaatiot Asiantuntijaorganisaatiot Teollisuusorganisaatiot

1. Suunnittelu ja kehittäminen

2. Raportointi, päätöksenteko

3. Tavoitteiden toteutumisen

seuraaminen

4. Toiminnan tehostaminen

1. Tavoitteiden toteutumisen

seuraaminen

2. Raportointi

3. Suunnittelu ja kehittäminen

4. Päätöksenteko

5. Toiminnan tehostaminen

1. Suunnittelu ja kehittäminen

2. Tavoitteiden toteutumisen

seuraaminen

3. Päätöksenteko

4. Palkitseminen, asiakkaan

kuunteleminen, toiminnan

tehostaminen

H.Rantanen

Mittaristosta tavoitellut hyödyt (Takala O. 2013, s.74)

Julkiset organisaatiot Asiantuntijaorganisaatiot Teollisuusorganisaatiot

1. Tuottavuuden ja/tai

vaikuttavuuden todentaminen

2. Raportoinnin ja viestinnän

tehostaminen

3. Parantunut ymmärrys omasta

toiminnasta sekä

toimintaympäristöstä

1. Oman toiminnan

vaikuttavuuden todentaminen

rahoittajille

2. Resurssien tehokkaampi

allokointi

3. Raportoinnin ja

päätöksenteon tehostamien

1. Taloudellisen tuloksen

paraneminen

2. Parantunut ymmärrys

asiakkaan tarpeista

3. Tehokkaampi päätöksenteko

H.Rantanen

Mittariston synnyttämät hyödyt ja arvo - odotukset (2/2)

Mittauskohteiden merkitys pk-yrityksissä (23 muuttujaa, asteikolla 1 - 5)

1. Kannattavuus (m 4.7, d 0.4)

2. Laatu (m 4.7, d 0.5)

3. Toimitusvarmuus (m 4.6, d 0.6)

4. Maksuvalmius (m 4.6, d 0.6)

5. Asiakastyytyväisyys (m 4.5, d 0.7)

7. Tuottavuus (m 4.5, d 0.6)

19. Tutkimus- ja kehitystoiminta (m 3.7, d 1.1)

20. Koulutus (m 3.5, d 1.0)

21. Ympäristövaikutukset (m 3.4, d 1.2)

22. Markkinaosuus (m 3.3, d 1.0)

23. Osakkeen arvo / Yrityksen arvo (m 3.0, d 1.2) H.Rantanen

MITÄ MITATAAN? (1/2)

n 1 2 3 4 5

Maksuvalmius 76 0 % 1 % 1 % 42 % 55 %

Tuotteiden laatu 75 0 % 5 % 5 % 24 % 65 %

Toimitusvarmuus 75 0 % 7 % 3 % 32 % 59 %

Kannattavuus 76 0 % 0 % 12 % 78 % 11 %

Nopeus/läpimenoajat 73 1 % 15 % 1 % 37 % 45 %

Toiminnan laatu 75 0 % 11 % 12 % 48 % 29 %

Kustannustaso/tuotekust.taso 75 1 % 7 % 15 % 57 % 20 %

Tuottavuus ja tehokkuus 75 0 % 12 % 19 % 49 % 20 %

Vakavaraisuus/velkaantuneisuus 76 1 % 4 % 36 % 51 % 8 %

Hintakilpailukyky 75 1 % 12 % 24 % 47 % 16 %

Poissaolot 75 4 % 19 % 13 % 39 % 25 %

Asiakastyytyväisyys 75 1 % 19 % 32 % 25 % 23 %

Työntekijöiden tyytyväisyys 75 4 % 19 % 43 % 19 % 16 %

Joustavuus 72 14 % 18 % 8 % 29 % 31 %

Työilmapiiri 74 3 % 26 % 38 % 14 % 20 %

Palvelutaso 70 10 % 19 % 17 % 33 % 21 %

Innovatiivisuus 71 10 % 27 % 20 % 30 % 14 %

Tutkimus- ja kehitystoiminta 72 10 % 21 % 32 % 32 % 6 %

Ympäristövaikutukset 71 15 % 21 % 27 % 28 % 8 %

Koulutus 71 13 % 18 % 46 % 17 % 6 %

Yrityksen arvo/osakkeen arvo 76 22 % 12 % 51 % 9 % 5 %

Markkinaosuus 76 18 % 32 % 29 % 21 % 0 %

Kasvu 72 3 % 10 % 32 % 49 % 7 %

1. Emme seuraa

2. Satunnaisesti

3. Vuosittain

4. Kuukausittain

5. Vähintään viikottain

H.Rantanen

MITÄ MITATAAN? (2/2)

H.Rantanen

OPERATIIVINEN

TAKTINEN

STRATEGINEN

INFORMAATION TARVE ERI TASOILLA

H.Rantanen

Osakokonaisuudet

OPERATIIVINEN

TAKTINEN

STRATEGINEN

JOHTAMINEN JA MITTAAMINEN

Prosessien mittaaminen

Yritys ja ympäristö

PM

S, e

sim

Bal

ance

d S

core

card

Keino

t

Tavo

itte

et

H.Rantanen

H.Rantanen

1. Mitä yrityksesi toimintaa kuvaavia tunnuslukuja seuraat?

(Luettele 3 tärkeintä käyttämääsi tunnuslukua)

1.

2.

3.

2. Kuvaavatko käyttämäsi tunnusluvut yrityksenne strategian toteutumista tai strategisesti tärkeitä alueita?

a) Hyvin d) Melko huonosti

b) Melko hyvin e) Huonosti c) Jossain määrin

Vastuualueeni on a) Ylin johto (Toimitusjohtaja tai vastaava)

b) Muu johto (toimiala, toiminto, tms. vastuualue)

H.Rantanen

1. Mitä yrityksesi toimintaa kuvaavia tunnuslukuja seuraat? Liiketulos 9 käyttäjää

Käyttökate 8 käyttäjää

Yksikön myynti kuukaudessa 6 käyttäjää

Laskutus viikossa 4 käyttäjää

Liikevaihdon kasvu 2 käyttäjää

Liikevaihto 2 käyttäjää

Myyntikate 2 käyttäjää

Toiminnan laatu 2 käyttäjää

Yksikön tulos 2 käyttäjää

2. Kuvaavatko käyttämäsi tunnusluvut yrityksenne strategian toteutumista tai strategisesti tärkeitä alueita? a) Ylin johto (Toimitusjohtaja tai vastaava) Melko hyvin (ka 2.00)

b) Muu johto (toimiala, toiminto, tms. vastuualue) Jossain määrin (ka. 2.9)

Ensimmäinen ryhmä

Mihin mittaamisella voidaan vaikuttaa?

− Miten analysoinnin tuloksia käytetään? − Toiminnan kehittäminen

− Henkilöstön motivointi

− Palkkausjärjestelmien kehittäminen

− Toiminnan ohjaus

− Asetetaan tavoitteita toiminnalle

− Vaietaan tuloksista tai salataan niitä

− Tai miksi niitä ei käytetä? − Esim. Toiminnan kehittämisen esteet

− Työn teettämisen kalleus

− Ajan ja resurssien puute

− Osaamisen ja koulutuksen puute

H.Rantanen

SUORITUSKYVYN MITTAUSJÄRJESTELMÄN

KEHITTÄMINEN OPPIKIRJOISTA…

− Mittareiden kytkeytyminen visioon ja strategiaan

− Mittareita kaikille toiminnan tasoille

− eri käyttäjillä/tasoilla voi olla eri mittareita

− yhteinen suunta ja tavoite

− Mittareiden tulisi muodostaa tasapainoinen kokonaisuus

− lyhyt ja pitkä tähtäys

− taloudelliset ja ei-taloudelliset

− syy ja seuraus

− ulkoinen ja sisäinen

− jne.

H.Rantanen

Esimerkki käytännöstä

1. …..

2. Valitaan toteutustapa/työväline → Balanced Scorecard

3. Konserni määrittelee vision ja strategiset tavoitteet → 2017

4. Yhtiöt määrittelevät omat painopisteensä, tavoitteensa ja mittarit konsernin linjausten mukaan → 2014

5. Tehdään käytännön työkalut → Excel pohja

6. Laaditaan niihin mittarit kaikille toiminnan tasoille → työtä ja johtamista eli jalkauttamista

7. …...