hassas…çok…

KOS.2. Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler

KOS.2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin

yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri

belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

KOS.2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.YÖNETİCİLER― faaliyetler haritalandırılacaktır. faaliyetler haritalandırılacaktır. ― hassas görevler belirlenecektir.hassas görevler belirlenecektir.― hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenecektir.hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenecektir.― belirlenen prosedürler yayımlanacaktır.belirlenen prosedürler yayımlanacaktır.― prosedürler personele duyurulacaktır.prosedürler personele duyurulacaktır.

Kamu yönetiminde yürütülen görevlerden bazıları; Kamu yönetiminde yürütülen görevlerden bazıları; doğası,doğası, idarenin itibarı,idarenin itibarı, yolsuzluk riski,yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkmasıgizli bilgilerin açığa çıkmasıve benzeri yönlerden diğer görevlerle kıyaslandığında çok daha ve benzeri yönlerden diğer görevlerle kıyaslandığında çok daha

büyük önem taşımaktadır.büyük önem taşımaktadır.

Bu türden görevleri yürüten personelin niteliği, söz konusu Bu türden görevleri yürüten personelin niteliği, söz konusu görevlerin kesintisiz ve sağlıklı ifa edilebilmesi diğer görevlere görevlerin kesintisiz ve sağlıklı ifa edilebilmesi diğer görevlere nazaran daha fazla önem arz eder. nazaran daha fazla önem arz eder.

Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini

etkileyebilecek riskler içeren,etkileyebilecek riskler içeren,

zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi

halinde karar alma süreçlerini güçlendiren vehalinde karar alma süreçlerini güçlendiren ve

kaynakların etkin kullanımını sağlayankaynakların etkin kullanımını sağlayan

kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdirkritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdir

Hassas görevlerin tespit edilmesi: Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde ifa edebilmesi için

kritik faaliyetlerin tespit edilmesini,

Bu kritik faaliyetlerin gözden geçirilmesini ve bu sayede

aksaklıklar varsa tespit edilmesini,

Bu kritik faaliyetler için gerekli kontrol önlemlerinin

alınmasını,

temin eder.

Hassas görevlerin tespit edilmesi:

Birimin faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesine,

Kamu kaynaklarının verimli biçimde kullanılmasına

Hizmet kalitesinin artmasına,

yardımcı olur.

Hassas görevler harcama birimleri düzeyinde tespit Hassas görevler harcama birimleri düzeyinde tespit

edilmelidir.edilmelidir.

Hassas görevleri tespit etme sorumluluğu ilgili Hassas görevleri tespit etme sorumluluğu ilgili

harcama birimi yetkilisindedir.harcama birimi yetkilisindedir.

Hassas görevlerin aksatılmaksızın sürdürülmesi için Hassas görevlerin aksatılmaksızın sürdürülmesi için

gerekli tedbirlerin alınması görevi de harcama gerekli tedbirlerin alınması görevi de harcama

yetkilisinin sorumluluğundadır.yetkilisinin sorumluluğundadır.

Hassas Görevler tespit edilirken birimlerin;

hizmet envanteri,

stratejik hedefleri,

performans hedefleri,

operasyonel planları ve

görev ve çalışma yönetmeliklerinde

Yer alan görevleri esas alınır.

Görev;Görev;

İdarenin hedeflerini etkileyebilecek kapasitede midir?İdarenin hedeflerini etkileyebilecek kapasitede midir?

İdare dışı üçüncü kişi ve kuruluşlarla ilişkili midir?İdare dışı üçüncü kişi ve kuruluşlarla ilişkili midir?

Gizli bilgilere erişim sağlamakta mıdır?Gizli bilgilere erişim sağlamakta mıdır?

Mali değeri yüksek olan iş ve işlemlerle ilgili midir? Mali değeri yüksek olan iş ve işlemlerle ilgili midir?

Yüksek seviyede özel uzmanlaşma gerektirmekte midir?Yüksek seviyede özel uzmanlaşma gerektirmekte midir?

Birimin fonksiyonunun yerine getirebilmesi açısından Birimin fonksiyonunun yerine getirebilmesi açısından

kritik öneme sahip midir?kritik öneme sahip midir?

Hangi görevler gizlilik statüsündedir?

Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük

yapılması ihtimali daha fazladır?

Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine

getirilmesi önemlidir?

Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?

Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz

kalır?

Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?

Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden

olur?

Hangi işler yüksek maliyetlidir?

Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan

olumsuz tepki almasına neden olur?

Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?

Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır?

Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu

yerine getirmesine engel olur?

Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?

Yukarıdaki sorulara verilen cevaplarla tespit edilen Yukarıdaki sorulara verilen cevaplarla tespit edilen görevlerin hassas olup olmadığı değerlendirilirken şu görevlerin hassas olup olmadığı değerlendirilirken şu soru sorulmalıdır?soru sorulmalıdır?

Birimin, fonksiyonunu yerine Birimin, fonksiyonunu yerine getirebilmesi için hangi işin getirebilmesi için hangi işin

aksamaması gerekir?aksamaması gerekir?

Personel kayıtları gizlidir, ancak görmemesi gereken bir Personel kayıtları gizlidir, ancak görmemesi gereken bir kişinin bu kayıtları görmesi, kişinin bu kayıtları görmesi, birimin fonksiyonunu yerine birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mi?getirmesini engeller mi?

Cevap «Cevap «evetevet» ise, bu iş fonksiyonel risk taşıyan hassas bir » ise, bu iş fonksiyonel risk taşıyan hassas bir görev olarak belirlenmelidir. görev olarak belirlenmelidir.

Aksi takdirde;Aksi takdirde;a) Görev operasyonel risk içeren bir hassas görevdir.a) Görev operasyonel risk içeren bir hassas görevdir.b) Görev fonksiyonel risk dışında (finansal, yasal, itibari b) Görev fonksiyonel risk dışında (finansal, yasal, itibari vs.) riskler taşımaktadır. vs.) riskler taşımaktadır. b) “gizlilik” kararı yersiz bir kontrol faaliyetidir.b) “gizlilik” kararı yersiz bir kontrol faaliyetidir.

Hassas Görevlerin envanteri çıkartılır.Hassas Görevlerin envanteri çıkartılır.

Bu görevler gözden geçirilir. Hangi aşamalarda aksaklıklar Bu görevler gözden geçirilir. Hangi aşamalarda aksaklıklar olabileceği tespit edilir.olabileceği tespit edilir.

Bu aksaklıkların önlenebilmesi veya en aza indirilebilmesi Bu aksaklıkların önlenebilmesi veya en aza indirilebilmesi için ne gibi önlemler alınabileceğine karar verilir.için ne gibi önlemler alınabileceğine karar verilir.

Görevlerdeki etkinliğin sağlanabilmesi için alınan önlemler Görevlerdeki etkinliğin sağlanabilmesi için alınan önlemler sürekli olarak izlenir.sürekli olarak izlenir.

Bu kontrollerin hayata geçirilmesi ile birim, görevlerini daha Bu kontrollerin hayata geçirilmesi ile birim, görevlerini daha güçlü bir şekilde yerine getirmeye başlar.güçlü bir şekilde yerine getirmeye başlar.

Harcama birimlerince tespit edilen hassas görevler Hassas Görevler Tablosu ile Mali Hizmetler Müdürlüğü, Strateji Geliştirme Müdürlüğü ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne bildirilir.

İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü harcama birimlerinden alınan bu tabloları birleştirerek belediyenin hassas görevler envanterini oluşturur ve üst yöneticinin onayına sunar.

Üst yönetici tarafından onaylanan hassas görevler, bu görevleri yürüten personele yazı ile bildirilir.

Hassas görev envanteri, mali hizmetler müdürlüğü ve harcama birimlerince kontrol mekanizmalarının geliştirmesinde ve risk yönetim süreçlerinde dikkate alınır.

Hassas görevler, en az yılda bir kez gözden geçirilir ve güncellenir.

BORNOVA BELEDİYESİ HASSAS GÖREVLER TABLOSU

Hassas Görevler Hassas Görevi Olan Personel Bağlı Olduğu Birim Sorumlu Oldukları Yönetici Görevlerin Yerine

Getirilmemesinin Sonuçları

Hassas görevlerin yürütülmesinde iş sürekliliğinin sağlanması esastır.

Harcama yetkilileri sorumluluk alanlarındaki hassas görevlerde iş sürekliliğinin sağlanması ve hassas görevden geçici veya kesin ayrılan personelin yerine gelen kişinin görev hakkında yeterince bilgi sahibi olmasını sağlayacak tedbirleri almalıdır.

Hizmetin herhangi bir aksama olmadan sürdürülebilmesi için görevinden ayrılan personel ilgili harcama yetkilisinin bilgisi dâhilinde bir rapor hazırlayarak yeni göreve gelen personele vermeli ve sorumluluğu altındaki dosyaları da bir tutanakla teslim etmelidir. Raporda, yürütülmekte olan önemli işlerin listesi, öncelikli olarak dikkate alınacak konular, süreli işler listesi ve benzeri hususlara yer verilmelidir.

Bütün personele Kurumun tüm IT sistemlerine giriş ve Bütün personele Kurumun tüm IT sistemlerine giriş ve

işlem yapma yetkisi verilmişse ve bu işlemlerdeki bir işlem yapma yetkisi verilmişse ve bu işlemlerdeki bir

aksaklık Kurumun çok büyük maddi zarara uğraması, aksaklık Kurumun çok büyük maddi zarara uğraması,

itibar kaybı veya faaliyetlerinde aksaklıklara sebep itibar kaybı veya faaliyetlerinde aksaklıklara sebep

olabilecekse, bütün personelin yürüttüğü işler hassas olabilecekse, bütün personelin yürüttüğü işler hassas

görev haline dönüşmüş demektir.görev haline dönüşmüş demektir.

Birimin sürdürdüğü kamu hizmeti bakımından bir Birimin sürdürdüğü kamu hizmeti bakımından bir

belgenin belirli bir dönem içerisinde belli yerlere belgenin belirli bir dönem içerisinde belli yerlere

ulaşması gerekiyorsa ve belgenin ulaşmaması Birimin ulaşması gerekiyorsa ve belgenin ulaşmaması Birimin

fonksiyonunu yerine getirmemesine sebep fonksiyonunu yerine getirmemesine sebep

olabilecekse; o belgenin hazırlanması ve dağıtımından olabilecekse; o belgenin hazırlanması ve dağıtımından

sorumlu personelin görevleri hassas görevlerdir.sorumlu personelin görevleri hassas görevlerdir.

Kurumun bütçesinde yer alan ödenekler kamu Kurumun bütçesinde yer alan ödenekler kamu

hizmetinin yürütülmesi için tahsis edildiğine göre, hizmetinin yürütülmesi için tahsis edildiğine göre,

kamu hizmetinin aksamadan devamı ve kaynak kamu hizmetinin aksamadan devamı ve kaynak

israfının önlenmesi için tahsis edilen ödeneklerden israfının önlenmesi için tahsis edilen ödeneklerden

kullanımların doğru planlanması bir hassas görevdir. kullanımların doğru planlanması bir hassas görevdir.