Hur effektiviserar man sektorsövergripande arbete

mellan förvaltningarna inom kommun, genom att

arbeta med förändringsteori

Agenda

• Förändringsteori – bakgrund och historik

• Vad är förändringsteori?

• Förändringsteori - metod

• Praktisk övning

• Indikatorer

• Sammanfattning

Håkan Steenberg

08 – 452 71 38

Syfte

• Deltagarna ska få en bättre förståelse för vad det innebär att arbeta med förändringsteori, och hur man kan tillämpa perspektivet i arbetet

• Få förståelse för hur man kan påverka och effektivisera det sektorsövergripande arbetet genom att arbeta med förändringsteori

• Få insikt i hur man rent praktiskt arbetar med förändringsteori i olika typer av verksamhet

• Skapa trygghet i förändringsarbete

3

En definition:

”A management strategy focusing on performance and achievement of outputs, outcomes and

impacts.”

(Kusek and Rist, 2004:228)

Utvecklingen av förändringsteori

Historik och bakgrund

• Förändringsteori och resultatstyrning har utvecklats i USA och är där lagstadgat genom ”the Government Performance and Results Act of 1993”

• Målet med GPRA var att skapa ett system för ansvarsskyldighet genom vilka myndigheter formulera vad de försöker åstadkomma, hur de ska utföra det och hur politiker och medborgare kan veta om de lyckas

• Tonvikten i GPRA är skifta fokus från insatser och aktiviteter (t.ex. antalet utfärdade föreskrifter) till resultaten (t.ex. säkrare arbetsplatser).

Förhållningssätt till styrning med fokus

på önskade resultat och effekter

– inte bara det man gör (aktiviteter)!

• Vem är vi till för och vad vill vi uppnå (resultat och effekter) med våra insatser och aktiviteter?

• Vilka aktiviteter är nödvändiga för att uppnå målet?

Viktigt att göra rätt saker! Inte bara

göra saker rätt…

Arbeta med värdeskapande

aktiviteter, och eliminerar slöseri

• Hur vet vi att det vi gör fungerar?

Följ upp och utvärdera resultat och

effekter och ändra aktiviteterna om

det behövs

Genom att formulera förändringsteorier säkerställs

fokus på att verkligen arbeta mot visionen

Utgångspunkten är visionen och hur den ska uppnås

• Inte en ny styrmodell eller uttryck för något paradigmskifte, men…

Skapa en starkare betoning på effekten: vad ska uppnås?

Skapa fokus på logiken i verksamheten: hur ska målen uppnås?

Skapa ett system som finns i hela organisationen

Optimering av redan existerande styrinstrument

Bygga in utvärderingskunskap så att en lärande organisation skapas

• Det räcker inte att göra saker rätt, man måste också fråga sig om man

gör rätt saker

Förändringsteori

– Fyra centrala element

Utgångspunkten är alltid den önskade visionen

Vad är det vi vill uppnå?

För varje effekt fastställs en konkret förändringsteori med resultat, aktiviteter och resurser

Vilka åtgärder är nödvändiga för att nå visionen?

Hur vet vi om det vi gör fungerar?

Det görs löpande, kvalitativa mätningar av effekter, resultat, aktiviteter och resurser

Vad gör vi om målen inte nås?

Lärande och utveckling av verksamheten: behov av att ändra mål, metoder eller resurser?

Förändringsteori ger en bild utifrån vilken

verksamheten kan bli lärande

Genom att arbeta med förändringsteorin är det lättare att:

• Identifiera goda exempel (best practice)

• Identifiera problem eller problemmönster

• Initiera fokuserad uppföljning och utvärdering

• Kontrollera att mål uppnås

• Koppla prestation till budgetprocesser

• Jämföra aktiviteter med hjälp av gemensamma indikatorer

• Skapa en arbetsmiljö som präglas av ett lärande perspektiv

• Får alla enheter att känna sig delaktiga i arbetet för att uppnå målen

• För alla att förstå vikten av rapporteringen

• För alla att känna ett ansvar och förstå sin roll i genomförandet

Hur kan man använda resultatstyrning för att

skapa engagemang hos medarbetarna?

• Samtliga medarbetare vet och kan påvisa vad aktiviteterna leder till,

och vad deras arbete betyder för slutresultatet

• Samtliga medarbetare inom de olika förvaltningarna har fått en

gemensam bild av vad arbetet ska leda till

• Alla deltar i arbetet, utifrån kunskapen om vilka aktiviteter som ger

effekt

• Genom att samtliga medarbetare får en ökad kunskap om vad som

ger effekt, är de mer effektiva och skapar det värde som de

förväntas skapa

• Organisationen värderas för de effekter de åstadkommer för

medborgarna, inte vilka insatser som genomförs

Organisationens alla antaganden

om på vilket sätt dess insatser i de

olika enheterna gemensamt

kommer att leda till önskade

resultat och effekter

Förändringsteorin beskriver

sambanden mellan insatser,

aktiviteter, det utfall dessa leder till

och de resultat och effekter som

uppnås

Definition av förändringsteori

“Outcome Map” - En figur som

redovisar sambandet mellan

aktiviteter, utfall, resultat och vision

Tydliggör den målgrupp

verksamheten riktar sig mot

Tydliggör aktiviteterna i

organisationens olika enheter, som

leder till den gemensamma

visionen

Resultat av framtagandet

Förändringsteorin beskriver sambanden

Förändringsteorin – metod

Sta

rta

här

Externa

faktorer

Förändringar som

måste uppnå på

kortare sikt för att

kunna nå effekten.

T.ex. förbättrad

kundkontakt,

kunskap, processer.

Den förändring

verksamheten ytterst

vill uppnå för

målgruppen.

Produkter och tjänster

som produceras av

verksamheten. T.ex.

genomförda

aktiviteter inom viss

tid,

De insatser/

aktiviteter som

genomförs.

T.ex. förbyggande

arbete, förvaltning,

utveckling

Aktiviteter Resultat Vision Utfall

Resurser Aktivitet Utfall Resultat Vision

Rä

tt ko

mp

ete

ns, tillrä

cklig

a re

su

rse

r, arb

ets

sä

tt (mo

d,

öp

pe

nh

et, h

elh

ets

syn

), än

da

må

lse

nlig

miljö

och

ma

teria

l,

stä

nd

ig u

pp

följn

ing

och

förb

ättrin

g

Vision

Kultur

Social

Näring

Skola

Turism

Resurser Aktivitet Utfall Resultat Vision

Personen ska leva

ett så självständigt

och oberoende liv

som möjligt och

delta aktivt i

samhällslivet

Personen är delaktig och

utövar självbestämmande

Personen har praktisk

förmåga att sköta sin

vardag

Målen i personens

genomförandeplan är

uppfyllda

Personen erbjuds nya

erfarenheter och

intryck utifrån sina

förutsättningar

Rä

tt ko

mp

ete

ns, tillrä

cklig

a re

su

rse

r, arb

ets

sä

tt (mo

d, ö

pp

en

he

t, he

lhe

tssyn

),

än

da

må

lse

nlig

miljö

och

ma

teria

l, stä

nd

ig u

pp

följn

ing

och

förb

ättrin

g

Personen har en

kognitiv och fysiskt

tillgänglig miljö

Personen tar del av

samhälls-utbudet

Ge informationen så

att personen förstår

den

Personen gör egna

val och bestämmer

själv

Utformning och

anpassning av stöd

till personen

Personen tränas för

att integreras i

samhället

Skapa

genomförandeplan

tillsammans med

personen

Verksamhet, anhöriga

och nätverk samverkar

Personen är

välinformerad om

vilket stöd de kan få

Personen har

kommunikativ förmåga

Personen kan hantera

sociala samspel

Personen kan kognitivt

hantera sin vardag

Exempel på förändringsteori – Asyl & PUT

Ungdomarna är

förberedda på

beslutet

Ungdomarna är

delaktiga

Kunskap om

asylprocessen och

om möjliga beslut

samt om tiden efteråt

Kunskap om

samhällsresurser

Ungdomarna

uppvisar inte

destruktiva mönster

Fysisk hälsa är utredd

Genomförandeplan

finns

Ungdomarna är

informerade

Ungdomarna är i

skola/arbete eller

annan aktivitet

Aktuell kunskap om

ungd. status

- Hälsa

-Tandvård

- Asylprocessen

Informera om sv. samhället och

asylprocessen

Lära ut vardagssysslor

Samtal/dialog i grupp och enskilt

Hälsovård/BUP

Skola/jobb/samhällsorient. aktiviteter

Söka arbetstillstånd

Fritidsaktiviteter

Tillgodose basbehov

Kontaktmannaskap

Intern dialog, samarbete med ideella

org.

Dialog med stadsdel och

migrationsverket

Samarbete med god man/ särskild

förordnad vårdnadshav.

Aktiviteter Utfall Resultat Vision

Inte

rna a

ktivitete

r

Övning: få till rätt logik

• Er uppgift är att skapa en Förändringsteori, och göra kopplingarna

mellan de olika stadierna klar med hjälp av pilar:

Zambias regering vet att ekonomisk stabilisering kräver förbättrad

produktivitet i gruvsektorn. För närvarande så har de en gång så

lukrativa koppargruvorna förfallit, De har föråldrad utrustning och

använder gammal teknik. Zambias regering har nyligen fått 50

miljoner USD i bistånd för att modernisera de statligt ägda gruvorna.

Den franska regeringen har också bistått med 10 gruvdrifts-

experter, som kommer att arbeta som rådgivare under en

treårsperiod. Zambias regering hoppas att gruvorna kommer att

kunna börja producera och exportera ny koppar inom tre år.

Indikatorer som används vid uppföljningen

• En indikator är ett mått som är en indikation på något som är av

betydelse för att uppnå målen

- Besvarar frågan: hur känner vi igen framgång när vi har lyckats?

• Varje aktivitet, utfall, resultat eller effekt kan översättas till en eller

flera indikatorer

• Viktigt att försöka hålla nere antalet indikatorer

Effekt Resultat Aktivitet

Indikatorer

Utfall

Indikatorer Indikatorer Indikatorer

Genom att använda indikatorerna blir verksamheten lärande

Att följa upp i rimlig omfattning

• Uppföljningen ska inte betraktas som

forskning – syftet är att underlätta styrningen

• Uppföljningen ger en indikation om verksamheten skapar önskade resultat eller ej

• Uppföljningen i sig själv är inte slutmålet; uppföljningsmaterialet ska fungera som ett underlag till lärande och fortsatt strategisk planering

• Uppföljningen ska fokusera på det väsentliga med ett tydligt resultatfokus

• Uppföljningen kommer inte ge hela sanningen, men bidrar till ökad evidens i beslutsfattandet

Viktiga praktiska aspekter för

en god uppföljning

• Ägs av ledningen

• Begränsa mängden information (nice to know – need to know)

• Säkra att uppföljningen används för styrning och utveckling av

verksamheten

• Bli en del av vardagen – inte ett sidosystem

• När ni tar fram indikatorerna, tänk användbart och användarvänligt –

inte för tekniskt

Att arbeta med förändringsteori

skapar värde för flera målgrupper:

• Chefer – bättre beslut

• Översiktlig ledningsinformation

• Tydliga prioriteringar av resurser,

effektivare verksamhet

• Underlättar kommunikation med

politiker och medarbetare

• Medarbetare – motivation, ägarskap

och lärande

• Samsyn kring vem som gör vad

och hur det ska göras

• Koppling mellan enskilda insatser

och målet med arbetet

• Mer fokuserade insatser ger

förhoppningsvis bättre resultat

• Politisk ledning – bättre underlag

• Dokumentation om att målen uppfylls

ger politisk genomslagskraft

• Underlag för prioriteringar mellan olika

aktiviteter (vad fungerar bra/mindre

bra)

• ”Value for money”

• Medborgare – kvalitet och insyn

• Inblick tydliggör förväntningar samt

ansvaret för politiker och tjänstemän

• Mottar resultat med hög kvalitet från

den offentliga verksamheten

• Får ut mer för sina skattepengar

Sammanfattning: varför arbeta med förändringsteori?

• För att skapa ett sektorsövergripande samarbete mellan förvaltningar, och klargöra vilka aktiviteter respektive förvaltning måste göra, för att vi ska nå den gemensamma visionen

• För att skapa motivation och ägarskap – kan vi se vilka saker vi gör bra? Behöver vi förändra något?

• För att styra – hur kan vi prioritera våra resurser för att bli bättre, för att nå vår gemensamma vision?

• För att budgetera – vad kostar det oss att arbeta som vi gör? Hur kommer kostnaderna att utvecklas?

• För att kommunicera – kan vi förmedla och motivera vår verksamhet till allmänheten, politiker m.fl.?

• För att lära – vad kan vi utveckla, varför fungerar vissa saker bättre än andra?

Frågor?

Tack för idag!