Audit

Audit La notion d'audit est issue de la comptabilit nationale. C'est un ensemble de techniques qui permettent d'analyser et d'valuer les procdures de l'entreprise. C'est une mthode d'valuation qui permet de comparer une pratique ou une activit un rfrentiel pralablement tabli. Cet audit aboutit des propositions ou des recommandations dans un objectif d'amlioration de la qualit. Certaines spcificits lui donnent un espace particulier dans le champ de lvaluation: l'existence d'un rfrentiel pour le domaine tudi ;

une collecte des faits prcis, mesurables, ralise l'aide d'instruments et de techniques d'investigation reconnus et adapts au domaine tudi ;

le respect d'une dmarche compose d'tapes successives obligatoires ;

le concours permanent de l'audit tant au niveau du recueil des informations que dans l'laboration des recommandations et dans leur mise en uvre ventuelle ;

l'observation de rgles dontologiques d'indpendance, de comptence et de qualit professionnelle de l'auditeur.

Les tapes du droulement d'un audit correspondent :

la dfinition du champ d'intervention, des objectifs et la rdaction de l'ordre de mission par le commanditaire ;

une revue prliminaire avec le responsable de l'unit audite afin de reprer les problmes cls et d'analyser les organigrammes ;

une revue analytique de la documentation et l'laboration d'un budget temps ;

l'laboration d'un programme dtaill d'intervention in situ et d'un chancier ;

le travail sur le terrain en collaboration avec les audits ;

la rdaction d'un rapport d'audit avec des recommandations ;

l'obtention de rponses crites du service audit ;

la rdaction de la lettre de fin de mission ;

EvaluationL'valuation d'une action peut-tre une mesure dfficacit ou dfficience. L'action est apprcie par rapport une situation de rfrence. L'valuation traduit les valeurs de quelqu'un (commanditaire, destinataire). Elle peut-tre faite ex-post (objectif annonc, autres effets) ou ex-ante (champ, objectif vis, impact). L'valuation est une comparaison, un classement. C'est avant tout un regard sur les situations, qui conduit dfinir des prfrences et des choix effectuer. L'valuation est une mthode dont l'objet est de rduire la subjectivit des choix en s'astreignant les expliquer. Il faut dfinir qui regarde, quelles sont les situations prendre en compte. Il faut dresser la liste des critres par rapport auxquels on pourra classer chaque situation. A partir des classements obtenus critre par critre, on construit un classement final. L'valuation peut-tre vue dans le langage de l'conomie ou dans celui de la systmique. Lvaluation se diffrencie des diffrentes formes de contrle et de laudit organisationnel par le type de point de vue adopt pour apprcier laction ralise. Le contrle et laudit se rfrent des normes internes au systme analys (rgles comptables, juridiques, fonctionnelles) tandis que lvaluation essaye dapprhender dun point de vue principalement externe les effets et/ou les valeurs de laction considre. Dfinitions et GnralitsI- Audit Qualit Laudit Qualit est un examen mthodique et indpendant dont le but est de dterminer si les procdures et les rsultats relatifs la qualit sont de nature permettre l'atteinte des objectifs fixs. L'audit qualit s'applique essentiellement un tout ou partie d'un systme qualit. L'audit qualit intervient aprs la mise en place d'un systme qualit. L'audit qualit permet, en particulier, d'valuer le besoin d'actions d'amlioration ou de correction.Selon lISO 9000 / 2000: laudit qualit est: Processus mthodique, indpendant et document permettant dobtenir des preuves daudits et de les valuer de manire objective pour dterminer dans quelle mesure les critres daudit sont satisfaits. Laudit revient vrifier : Lexistence de dispositions prtablies formalises Leur conformit aux exigences du rfrentiel Leur efficacit atteindre les objectifs qualit Lefficacit de leur mise en oeuvre Leur application systmatique.Preuves daudit (ISO9000 / 2000) Enregistrements, donnes de faits ou autres informations pertinents pour les critres daudit convenus et vritables.Critres daudit (ISO9000 / 2000):Ensemble de politique, procdures ou exigences utilises comme rfrence.II- Les objectifs dun audit Dterminer la conformit du systme qualit aux exigences spcifies. Dterminer lefficacit du systme qualit mis en uvre satisfaire aux objectifs qualit. Donner laudit la possibilit de faire des amliorations. Satisfaire aux exigences rglementaires. Permettre la certification de lorganisation auditeIII- Champ dapplication Laudit qualit peut concerner: Un procd: Audits de procds Un produit ou un service: Audit de produit/Audit de service. Une procdure: Audit de procdure. Un systme: Audit systme.Audit de procdLaudit de procd se situe en amont. La vrification effectue ne porte sur le produit mais sur la faon de raliser.Audit produits/procds : Laudit produit ou procd constitue : Vrifier la conformit dun produit un ensemble de dispositions systmatiques, prtablies. Vrifier que les installations utilises fonctionnent correctement. Vrifier que le produit satisfait le client. Vrifier que le produit est conforme des critres prtablis.Audit de procdure.Laudit de procdure consiste vrifier que les procdures sont effectivement et correctement appliques.Procdure : formalisation du savoir faire de lentreprise en matire de qualitAudit systme.Laudit systme consiste vrifier lefficacit du systme qualit mis en uvre dans lentreprise pour assurer la qualit de lensemble de ses services.IV- Types dauditLa classification des audits se fait en fonction des responsabilits. Audit interne. Audit seconde partie. Audit tierce partie.Audit Interne ISO 9000/2000 : Les audits internes sont raliss par, ou au nom de, lorganisme lui-mme pour des raisons internes et peuvent constituer la base dune auto-dclaration de conformit.Vrifier la conformit de son propre systme qualit aux exigences en permanence et la suite des changements importants.Audit seconde partie ISO 9000/2000 :Ils sont raliss par des parties, telles que des clients, ayant un intrt dans lorganisme, ou par dautres personnes en leur nom.Cest laudit ralis par un client chez un de ses fournisseurs pour le compte du client.Audit tierce partie ISO 9000/2000 : Ils sont raliss par des organismes externes indpendants. De tels organismes fournissent lenregistrement ou la certification de conformit des exigences comme celles de lISO 9001 et lISO 14001.Cest laudit ralis au sein dune entit juridique, par un organisme indpendant de lentit et de ses clients, pour le compte de lentit juridique elle-mme et de celui de lensemble de ses partenaires. valuer son propre systme qualit par rapport une norme de systme qualit. V- Raisons de dclenchement dun auditVrifier, dans le cadre de lorganisme lui-mme, que son propre systme qualit satisfait en permanence aux exigences prescrites et quil est mis en oeuvre.valuer son propre systme qualit par rapport une norme de systme qualit.VI- Frquence des auditsIls sont programms en fonction de la nature et de limportance de lactivit auditer et du degr de mise en uvre du systme.Ils sont programms en fonction de la nature et de limportance de lactivit auditer et du degr de mise en uvre du systme.Au bout dune priode donne (un an par exemple) : tous les lments du systme doivent tre soumis un audit. Les lments critiques du systme sont audits plus frquemment que les autres.Qualification de lauditeurLauditeur doit tre capable de sexprimer clairement tant lcrit qu loral.Savoir: Connatre et comprendre les critres daudit.Savoir faire: Pouvoir valuer, savoir questionner et apprcier. Savoir raliser un compte rendu. tre capable de planifier. tre capable de communiquer. Savoir tre: Obtenir les preuves objectifs et les valuer de faon ne pas se contenter de loral : un auditeur ne croit que ce quil voit Naccepter aucun cadeau, ne pas faire de favoritisme. Respecter la confidentialit des documents consults au cours de la mission de laudit. tre totalement attentif lors de laudit de faon pouvoir ragir dans des situations difficiles. tre apte dialoguer avec les audits quelques soit leurs niveaux hirarchiques.Droulement de lauditI- Schma gnral

Le schma gnral de droulement dun audit se prsente comme suit:

Phase ou tapeResponsable et intervenant

Dclenchement

ClientDirection

Prparation de laudit

quipedaudite/audite

Excution de laudit

quipedaudite/audite

Rapport daudit

Responsabledaudite/audite

Exploitation et suivi

Client & auditeurs

Fin

II- Prparation de laudit Faire une revue prliminaire de la description du systme qualit faite par lorganisation audite audit documentaire. Prparer un plan daudit. Dsigner une quipe daudit. Prparer les documents de travail : Une meilleure utilisation du temps imparti Dvelopper une attitude professionnelle envers laudit. Laudit constate le srieux de lauditeur. Les rsultats de laudit auront plus de valeur : permettre de tirer des conclusions valables et crdibles.Plan daudit Le plan daudit doit comprendre : Date, lieu et dure. Champ et objet Les audits Les auditeurs. Les documents de rfrence. La langue de laudit. Lidentification des secteurs auditer. Le calendrier des runions. La liste de diffusionDocuments daide pour lauditeur Check-list : questionnaire prpar lavance pour servir de : Guide, aide mmoire. Moyen de collecte et dorganisation dinformation. Support pour noter les observations. Support pour noter les observations. Rappel pour la rdaction du rapport daudit. III- Excution de laudit 1- Runion douverture Prsentation :Responsable de laudit.AuditeurAudits Rappel des objectifs : Expliquer ce que lon veut voir.Instaurer un climat de confiance.

Confirmation et clarification du plan daudit Prsentation et explication des Mthodes daudit Stabiliser lhoraire et confirmer la runion de clture2- Observation des faits/Recueil des preuves Pour un audit efficace, lauditeur doit :Savoir couter.Savoir poser des questionsUne runion de synthse est recommande aprs chaque tape de laudit. Au cours de cette runion lauditeur est demand de:Vrifier la cohrence des informations requises avec les objectifs initiaux et les lments de preuves.Recenser les difficults et le degr de ralisation du programme trac.Faire une synthse des observations.3- Runion de clture A la fin de laudit, une runion de synthse gnrale, dite runion de clture est ncessaire. Lauditeur est demand au cours de cette runion de: tablir la liste des participants. Prsenter les conclusions. Souligner les lments positifs relevs. Faire valider les constats. Dresser le bilan de laudit par rapport aux objectifs. Dfinir le dlai de remise du plan dactions correctives.IV- Rapport dauditChaque audit doit tre cltur par un rapport crit qui sera diffus aux diffrentes personnes et fonctions concernes. Le contenu du rapport daudit : Objectif et champ dapplication. Dtails du plan qaudit. Documents de rfrence. Observations daudit: Ecarts relevs Laptitude du systme atteindre les objectifs qualit dfinis. La liste de diffusion du rapport daudit.Observations et carts relevs :Observation : constat de faits effectu au cours dun audit et tay par des preuves tangibles.Les observations sont classes comme : Non-conformits. Remarques.Non-conformit : non satisfaction une exigence prescrite.Les non conformits peuvent tre de deux types:Non-conformit documentaireNon-conformit dapplication Les non conformits sont classes en plus par leur de gr de gravit sur le fonctionnement de systme:Non-conformit mineureNon-conformit majeure Remarque : Elle naltre pas la fiabilit ni la viabilit du systme qualit de lentreprise.V- Le plan daction Le plan daction est la suite donner au rapport daudit. Il est tabli, formalis et mis en uvre par lentit audit.Il dfinit pour chaque non-conformit ou remarque :* Caractristiques du problme. * Identification et analyse des causes. * La solution retenue. * Le planning et les conditions de mise en uvre. * Les responsabilits et les dlais de ralisation.VI- Suivi de laudit Afin dassurer lefficacit de laudit et pour atteindre lobjectif dfini, lauditeur doit: Vrifier que toutes les parties intresses ont une copie du rapport daudit. Veiller ce que le service audit remette une rponse crite au rapport daudit. Vrifier la ralisation de laction corrective dans les dlais fixs. Observer et valuer lefficacit de laction corrective mise en oeuvre.PARTICULARITES DES AUDITS QUALITE INTERNEObjectif Vrifier la bonne application dune ou plusieurs procdures propres lentreprise.Qui audite quoi ? Comment ?Laudit interne est ralis par des personnes indpendantes de la fonction audite et non directement impliqus dans la mise en uvre des procdures audites.Les modalits de planification, de ralisation et dexploitation des audits internes doivent faire lobjet dune procdure crite.Quand doit-on raliser un audit interne ?En prvision dun audit client * Avant de solliciter un audit de certification. * A une date prtablie, dfinie dans le planning des audits internesComment exploiter les audits internesChaque audit doit faire lobjet dun rapport circonstanci :Nom de lauditeur. * Nom et fonctions des personnes audites. * La rfrence de la procdure audite : positives et ngatives. * La liste de diffusion du rapport.Comment grer les audits internes ?Suivi des auditeurs : Le respect des plannings daudits. Lanalyse des rapports daudits.valuation des auditeurs : Garantir que la pratique des audits est performante. Le bilan des conclusions intgre lauto-valuation de lauditeur et la perception des audits sur la prestation de lauditeur. Les formations complmentaires de lauditeur. La formation des audits.LES REGLES DE CONDUITE DE LENTRETIENTransmission de linformationLa perception du message pour dformer le message :Lmetteur et le rcepteur utilisant des codes diffrents. * Lmetteur code mal. * Le rcepteur dcode mal. * Le rcepteur interprte mal le message.Communication efficace : reformuler le messageFaire preuve de considration envers lautre. * Faire preuve dempathie. * Laider sexprimer.Les attitudesLes attitudes dinfluence :Attitude de dcision: Indiquer lautre ce quil doit faire. Etre ordonn.Attitude dvaluation Porter un jugement de valeur Indiquer laudit ce quil doit penser sur le plan logique, moral ou autreAttitude de support Rduire ou augmenter lintensit du sentiment exprim par laudit Rassurer, inquiter.Les attitudes de non influencesAttitudes denqute Poser des questions Chercher les complments dinformationAttitude de comprhension Lauditeur sefforce de percevoir ce que laudit exprime comme lui Lauditeur r-exprime clairement la totalit du message reue pour que laudit prenne conscience de la perception de ce quil a pass comme information.Les rgles dOrPour raliser les objectifs de laudit il faut : Distinguer les faits des opinions. Crer et entretenir un climat de confiance Ne pas se dpartir dune attitude positive et constructive.Pour une bonne communication : Ne jamais contredire ou critiquer ouvertement. Savoir faire parler . Sadapte la situation et la personne. Discerner lessentiel. Prparer soigneusement son intervention.