I sistemi di pianificazione e controllo

I sistemi di pianificazione e controllo

Fasi dell’approccio razionale alla decisione

Monitorarel’ambiente

Implementarel’alternativa

scelta

Definireil problema

Specificaregli obiettivi

Diagnosticareil problema

Svilupparesoluzioni

alternative

Valutarele alternative

Sceglierel’alternativa

migliore1

2

345

6

78

Soluzione

del

problema

Identificazione

del

problema

Il Ciclo PDCA

DOoperare in

modo efficiente e

efficace

CHECK

Saper misurare i risultati

PLANSaper pianificare

ACT

Saper individuare le

aree di miglioramentoSaper agire per

migliorare

Cos’è un problema

Il problema è uno scostamento tra standard definiti ed i risultati ottenuti

(quando non esiste lo standard devo definirlo)

Risultati

Standard

Scostamento

Esempio di problema

I pazienti in ambulatorio aspettano troppo tempo (formulazione basata su sensazione o opinione )

Nell’ultimo mese si sono riscontrate nel 68% dei casi attese maggiori al tempo definito come standard (formulazione basata su evidenza)

Il tempo di attesa prima di effettuare una visita in ambulatorio, in base allo standard preso come riferimento, dovrebbe essere di 20 minuti.

Il problem solving

L’approccio del problem solving viene abitualmente utilizzato nella pratica medica: di fronte ad un problema diagnostico-terapeutico si analizzano i dati clinici, vengono ricercate le cause che danno origine alla patologia, si progettano e si applicano ipotesi di lavoro e approcci terapeutici che consentano un’efficace soluzione del problema.

Trasferire questo approccio in ambito organizzativo

Problem solving e ciclo PDCA

PLAN

Saper pianificare

1. Definire il problema/impostare il progetto

2. Documentarsi sulla situazione di partenza

3. Analisi del problema/Ricerca delle cause

4. Progettazione delle azioni correttive tenendo conto dei vincoli e delle risorse

Definizione ed attuazione del piano di miglioramento:

• Addestrare le persone incaricate della realizzazione delle azioni correttive

• Applicare le azioni correttive che sono state pianificate


Verifica dei risultati:

1. Verificare i risultati e confrontarli con gli obiettivi

2. Se si è raggiunto l’obiettivo, passare al numero 1 della fase ACT

3. Se non si è raggiunto l’obiettivo, passare al numero 2 della fase ACT

DOoperare in

modo efficiente e

efficace

CHECKSaper misurare i

risultati

Standardizzazione della soluzione

Riflessione sul problem solving per migliorare l’approccio metodologico:

• Obiettivo raggiunto: standardizzare, consolidare e addestrare gli operatori; procedere ad un eventuale PDCA per un ulteriore miglioramento sul tema

• Obiettivo non raggiunto: ripetere un nuovo ciclo PDCA sullo stesso problema, analizzando criticamente le varie fasi del ciclo precedente per individuare le cause del non raggiungimento dell’obiettivo


ACTSaper

individuare le aree di

miglioramentoSaper agire per

migliorare

Applicazione del problem solvingFase 1 La corretta identificazione del problema

Problema: troppe richieste di analisi sono sbagliate

Chi? I repartiCosa? Richieste di esamiQuanti? I l 70%Quando? Nell’ultimo meseDove? Al laboratorio centralizzatoQuale (problema)? Contengono errori di compilazione

Descrizione corretta:

Circa il 70% delle richieste di esami inviati dai reparti al laboratorio centralizzato nell’ultimo mese contengono molti errori di compilazione

Applicazione del problem solvingFase 2

L’analisi del problema

Misurare il problema e focalizzare l’attenzione sulla componente del problema più importante

Avere dati a disposizioneAvere dati a disposizione


L’analisi del problemaDiagramma di Pareto per tipo di non

conformità18

13

75

0

5

10

15

20

Mancanza

diagnosi/ terapia

Firma medico

mancante/ non

leggibile

Etichette in posizioni

sbagliate

Caselle non annerite

Applicazione del problem solvingFase 2 L’analisi del problema

Diagramma di Pareto per grado di importanza delle non conformitàIl grado di importanza è stato assegnato tenendo conto degli effetti negativi che provoca un certo tipo di non conformità: perdite di tempo, maggiori costi, ulteriori errori, ...

1= poco importante3= importante5= molto importante

39

25

18

7

0

10

20

30

40

Firma medico

mancante/ non

leggibile

Caselle non annerite Mancanza

diagnosi/ terapia

Etichette in posizioni

sbagliate

Grado di importanza delle non conformità

Mancanza di diagnosi/terapia 1Firma medico mancante o non leggibile 3Etichetta in posizione errata 1Caselle non annerite 5

Grado di importanza delle non conformità

Mancanza di diagnosi/terapia 1Firma medico mancante o non leggibile 3Etichetta in posizione errata 1Caselle non annerite 5

13x3

5x5

18x1

7x1

Applicazione del problem solvingFase 2 L’analisi del problema

Diagramma di Pareto per reparti che inviano richieste non conformi

16

13

53

1

0

10

20

Reparto X Reparto Y Reparto Z Reparto V Reparto S

I principali tipi di non conformità sono:•Firma del medico mancante/non leggibile•Caselle non annerite

Le richieste non conformi provengono prevalentemente dai reparti X e Y

Applicazione del problem solvingFase 3 La ricerca delle cause

La Mappa dei Disturbi prevede l’identificazione e la registrazione delle possibili origini (cause) del problema nei 4 fattori fondamentali che influenzano il processo: Metodi, Persone, Attrezzature, Input (materiali di consumo, informazioni,…)

L’analisi delle cause deve avvenire mantenendo un approccio positivo, volto ad identificare gli elementi critici per migliorarli.

Metodi Persone

Attrezzature Input

Applicazione del problem solvingFase 3 La ricerca delle cause

AttrezzatureLe penne utilizzate per la compilazione non sono adatte per annerire correttamente le caselle.I moduli di richiesta sono poco chiari nell’illustrare le modalità di compilazione.I moduli hanno spazi molto ravvicinati tra una casella e l’altra che possono facilitare errori di compilazione

InputIl laboratorio non ha chiarito come va compilato correttamente il modulo.Il laboratorio non ha organizzato incontri con i reparti dove illustrare con dati i problemi che derivano da una non corretta compilazione dei moduli.Il laboratorio non ha definito sistemi per disincentivare il persistere di compilazioni scorrette.

PersoneLe persone che compilano i moduli non conoscono le perdite di tempo e gli errori che comporta una non corretta compilazione.Le persone che compilano i moduli non conoscono le modalità corrette di compilazione

MetodiLe persone che compilano i moduli usano modi di compilazione diversi

Applicazione del problem solvingFase 4L’individuazione delle soluzioni

Si identificano una serie di ipotesi di soluzione, si risponde alle domanda: cosa?, come?, chi? E quando?, per capire cosa significhi applicarle

Ipotesi A

Ipotesi B

Ipotesi C

Cosa?

L’idea

Come?

Le fasi Le responsabilità

Chi? Quando?

I tempi


Ipotesi A

Ipotesi B

Cosa? Come? Chi? Quando?

Rivedere il modulo di richiesta

Analisi delle criticità del modulo

Incontri tra laboratorio e reparti per trovare soluzioni

Creazione nuovo modulo

Laboratorio

Laboratorio

Laboratorio

Laboratorio

LaboratorioReparto

Produzione di tabelle dati idonee per descrivere i disguidi provocati da ciascun repartoOrganizzazione di un’incontroIncontro per presentare dati e trovare soluzioni

Entro ottobre

Entro novembre

Entro ottobre

Entro metà novembre

Entro fine novembre


Fatta la tabella delle domande si passa a valutare le ipotesi in termini di fattibilità ed efficacia, attribuendo un valore numerico (1=bassa efficacia e fattibilità, 2=media efficacia e fattibilità, 3=alta efficacia e fattibilità) si procede poi sommando i valori di ogni ipotesi evidenziando così la soluzione migliore.

Ipotesi A

Ipotesi B

Ipotesi C

FattibilitàEfficacia Tot.

1

3

1

5

3

5

4

8

6


Ipotesi A

Ipotesi B

FattibilitàEfficacia Tot.

5

5 3

1

8

6

Applicazione del problem solvingFase 5Definizione del piano di miglioramento

e di attuazioneCosa Come Chi Quando

Produzione di tabelle dati idonee per descrivere i disguidi provocati da ciascun reparto.

Elaborando i dati al fi ne di disegnare un diagramma di Pareto per ciascun reparto che descriva le conf ormità riscontrate

I l responsabile del settore accettazione

Entro il 30 settembre

Applicazione del problem solvingFase 6Verifica dei risultati

Diagramma di Pareto per reparti che inviano richieste non conformi

16

13

53

1

0

10

20

Reparto X Reparto Y Reparto Z Reparto V Reparto S

Prima

97

43

1

0

10

20

Reparto X Reparto Y Reparto Z Reparto V Reparto SDopo


Standardizzazione della soluzione

Se si ottengono buoni risultati si possono standardizzare le soluzioni definendo standard, procedure e compiti che entreranno a far parte dell’organizzazione.


Riflessione sul percorso di problem solving per migliorare l’approccio metodologico

Per valutare se il metodo e gli strumenti sono stati applicati correttamente e come possiamo migliorare in futuro tale metodologia.

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