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AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOSIMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1

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FORMULACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyecto asume que los interesados y

principales financistas del proyecto tomaron la decisión de

llevarlo a cabo. Sin embargo, para que estos patrocinadores

tomen la decisión de ejecutar un proyecto, se debe llevar a cabo

una serie de actividades denominadas estudios de formulación,

prefactibilidad y evaluación de proyectos. Es decir, los proyectos

pasan por procesos evaluativos que determinarán si son o no

aprobados para su financiamiento y ejecución.

IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO

LA FORMULACIÓN Y

EVALUACIÓN DE PROYECTOS

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Las principales incógnitas que los inversionistas desean conocer son:

NIDIA GIORGIS DE OROZCOIMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1

MÉTODO DE FORMULACIÓN Y

PLANIFICACIÓN DE

PROYECTO

En su libro “Principios de Administración”, Terry y Franklin

identifican cinco enfoques para la solución de problemas. Estos

son: el rutinario, el científico, el decisional, el creativo y el

cuantitativo. No se va a entrar en detalle en cada uno de ellos.

El enfoque decisional es muy utilizado y popular. Implica

identificar qué se desea lograr (objetivos), enunciar el problema,

enunciar las opciones existentes, evaluar dichas opciones,

seleccionar la mejor y, por último, ejecutarla.


CÓMO COMIENZA UN PROYECTO….

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• Se inicia por una Investigación

preliminar para conocer la razón de la

petición y recopilar suficiente

información que responda a la solicitud

en forma apropiada. Se recaba la

información inicial, se realizan los

estudios de prefactibilidad necesarios.

De ser factible el proyecto en sus

aspectos operativo, técnico y financiero,

se continúa con el mismo.


6

Continua…….

IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1

Origen de solicitudes de proyectos

Métodos para revisar y seleccionar proyectos

Por dónde se debe empezar

Lo primero que se debe realizar es determinar la situación actual,

e identificar

¿Qué es y dónde está?

•Para responder estas preguntas debe establecer el perfil del negocio, sus fortalezas y limitaciones existentes en elambiente de la oficina. Además, conocer los riesgos internos y externos a que se puede ver sometida la organización.Se deberán conocer datos sobre costos, recursos, equipos disponibles, limitaciones, estructura y relaciones de laorganización, así como cualquier información que pueda orientar con respecto a la situación actual

•La frase tomada del libro Administración en una página: “ Si usted no sabe qué es lo que anda mal, no lo puedearreglar” describe exactamente el objetivo de esta pregunta: Saber lo que anda mal para poder arreglarlo, o dicho enotras palabras, conocer lo que es susceptible de mejorar o lo que puede ser alguna debilidad para superarlo

•Se deberá tener cuidado con no quedarse abrumado de información y no saber por dónde empezar. La informacióndebe tener las características: concisa, precisa, exacta y oportuna

•Generalmente, un proyecto surge por un problema existente, causa inconvenientes a la organización o bien podríaser una causa futura de inconvenientes. Identificar este problema es fundamental, así como conocer en qué situaciónse encuentra y reconocer el problema

NIDIA GIORGIS DE OROZCO

7 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1

¿Adónde se quiere llegar?

•Si no se conoce a dónde se quiere llegar, ¿cómo se hará para llegar? Definir lo que se espera no esimportante, más bien es VITAL. Se deberá establecer a dónde se quiere llegar y por qué es importantellegar. No conocer a dónde quiere dirigirse la empresa es navegar en el océano de los negocios sin brújulay sin destino. Es por ello muy importante saber a dónde se quiere llegar.

•Es establecer qué se quiere hacer al resolver el problema. En otras palabras, al resolverlo, qué se esperalograr, en dónde se quiere estar

¿Qué se puede hacer para llegar allí?

•Para responder, se deben enumerar y describir todas las opciones existentes. No basta con identificaro enumerar las opciones y describirlas. Es necesario evaluarlas.

•Determinar si cada opción es viable en términos económicos, tecnológicos, de recursos humanos, etc. Sedebe comparar si existen restricciones o limitaciones que puedan hacer fracasar la opción. De antemano,en caso que las limitaciones permitan aún poner en marcha la solución, describir los pasos necesariospara disminuir los efectos de dicha limitación

¿Cómo se puede hacer?

•El cómo hacerlo implica decidir. Escoger la mejor opción con el óptimo uso de los recursos y el logrode los objetivos. En esta parte se debe especificar qué curso de acción tomar. En otras palabras,identificar las acciones a tomar, asignar los recursos necesarios para su realización



Identificación de problemas

Escribir una lista de los problemas. Sin esta lista no hay prueba de que se ha discutido y pensado en los problemas.

Ordenar la lista por importancia. Sin esta lista en orden de importancia no se puede asegurar que hay acuerdo en la prioridad de los problemas a atacar.

Valorar cada uno de los problemas sin resolver. Es decir, se ha estimado qué tan útil resultaría resolver el problema. Esto asegura que se atacarán los problemas más importantes y que se conoce exactamente por qué es importante hacerlo


Definición del problema


Dale Carnegie, en su libro “Cómo suprimir las

preocupaciones y disfrutar de la Vida” menciona

tres pasos básicos del análisis del problema.

Identifica estos tres pasos:

1) Obtener todos los hechos. 2) Considerar todos los hechos, entonces llegar a una decisión y 3) Después de tomar una decisión, ¡actuar!



Un bosquejo muy útil para

definir un problema

Bosquejo para definir un problema

• Explicar qué es el problema

• Explicar por qué es un problema, dar una razón de su importancia

• Explicar qué han hecho otros al respecto de este problema

• Cómo se podría atacarlo (inicialmente)

• Determinar la importancia del problema.

• Justificar por qué es necesario atacarlo

• Consecuencias de la resolución del problema

• Describir qué se gana al resolverlo

• Consecuencias de la NO ACCION, es decir, de no resolver el problema

• Determinar de antemano las dificultades que pueden presentarse y cómo sugiere que se resuelvan.


11

Continúa………..

• Establecer necesidades

• Establecer objetivos

• Priorizar los objetivos.

• Determinar recursos y limitantes

Hay algunas preguntas claves a responder antes de iniciar la

siguiente etapa:

- ¿Es necesario resolver el problema?- ¿Se puede resolver?

• Determinar opciones existentes

• Evaluar y seleccionar las opciones

IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 NIDIA GIORGIS DE OROZCO

Continua…..

Por cada opción se debe considerar:

Funcionalidad:

¿LLENA NECESIDADES y OBJETIVOS?

a) ¿Llena todas las necesidades

planteadas?

b) ¿Cumple con los objetivos?

c) ¿Hay recursos suficientes para

implementar la opción?

Factores de decisión:

¿EXISTE ALGUNA RESTRICCCIÓN O

LIMITACIÓN?

a) ¿Existe alguna política que prohíba lo

que esta opción propone realizar?

b) ¿Existe algo que restrinja esta

opción?

c) ¿Está de acuerdo esta opción con las

reglas, leyes y filosofía institucional

existentes?

Factores técnicos:

¿EXISTEN RECURSOS SUFICIENTES?

a) ¿Qué aspectos tecnológicos limitan o

imposibilitan esta opción?

b) ¿Existe algún aspecto de otra índole

que limite o imposibilite esta opción?

• Estudio de Prefactibilidad

NIDIA GIORGIS DE OROZCO12 IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1

Estudios de la Evaluación de Proyectos

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Análisis del entorno


Aspectos Regional-Geográficos

• Para evaluar esteaspecto se tomanen cuentaelementos como:Ubicacióngeográfica, clima,orografía, flora,fauna, total dehabitantes,crecimiento de lapoblación,infraestructura, asícomo los apoyosgubernamentales

Aspectos Legales

• Para evaluar esteaspecto se tomanen cuentaelementos como:Permisos,concesiones,consulta a sectoresgubernamentales,sindicatos yorganismos privadospara conocer si esposible laimplantación de laempresa. Además,organizacionespolíticas existentes,grupos sociales conpoder político,legislación, normasy reglamentosgubernamentales

Aspectos Económicos

•Para evaluar esteaspecto se toman encuenta elementoscomo: Poblacióneconómicamente activa(PEA), actividadespredominantes, númerode empresas en elsector de la actividad,ingreso de la población,empleo y desempleo,emigración, y la políticaeconómica que puedeafectar al proyecto.Asimismo, el impactoeconómico y social,empleo generado,distribución del ingreso,y valor agregado, entreotros


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Continua…….


Aspectos Socio-políticos

•Para evaluar este aspecto se tomanen cuenta elementos como: Gruposétnicos, idiomas predominantes,escolaridad, actividades culturales,análisis de la situación política enrelación al proyecto, mentalidad,valores, creencias, prejuicios,costumbres, estilos de vidapredominantes. Otros aspectos atomar en cuenta son la estructuraeducativa, el nivel educativo promedioy tasa de analfabetismo. Además, lasactitudes hacia la inversión, hacia eltrabajo, medios de comunicación ymanejo de los mismos

Aspectos Ecológicos

• Para evaluar este aspecto setoman en cuenta elementoscomo: Restricciones y ventajasecológicas del área de estudio,leyes de protección ambientaly efectos ambientales.

• Es importante evaluar lastendencias que se van apresentar a corto y medianoplazo. Igualmente, interpretarsobre posibles escenariosfuturos con base en el análisishistórico y actual


Continua…..


Estudio técnico

En el estudio técnico se debe determinar la función que optimiza la

utilización de recursos disponibles en la producción del bien o servicio

del proyecto. Se obtiene información acerca de las necesidades de

capital, mano de obra, recursos materiales, tanto para la puesta en

marcha como para su operación posterior

Estudio de mercado

El estudio de mercado es más que el análisis y determinación de la

oferta y demanda o de los precios relacionados con el proyecto. Pueden

preverse muchos costos de operación al simular la futura situación y

especificar las políticas y procedimientos que se usarán como estrategia

comercial.


continua……


Estudio organizacional y administrativo

Algunos asuntos por resolver son: apoyo por parte de la

gerencia, los métodos actuales son aceptables para los

usuarios, participación de usuarios en planeación y

desarrollo del proyecto, causará daño, dará resultados más

pobres en algún área, etc.

Estudio financiero

Para que un proyecto sea factible debe superar

todas las pruebas.



Lluvia de ideas: reunir la mayor cantidad de datos referente a las alternativas a evaluar

Determinar los costos relacionados a cada alternativa, algunos serán exactos, mientras que otros deberán ser estimados

Sumar los costos totales para cada alternativa

Determinar los beneficios para cada alternativa

Colocar las cifras de los beneficios y costos en la forma de una relación, en la cual los beneficios serán el numerador y los costos el denominador

Factor de Viabilidad = Beneficio

Costo

Finalmente comparar las relaciones de beneficios a costos de las diferentes alternativas propuestas. La mejor solución, desde el punto de vista financiero es la relación más alta de beneficios a costos. Nuevamente se hace hincapié que no solamente el aspecto financiero es lo único a evaluar.

Análisis Costo – Beneficio



Análisis de Costos versus Beneficios

existen varias técnicas entre ellas:

Análisis del Punto

de Equilibrio:

Este análisis se centra

exclusivamente en

comparar los costos

del sistema propuesto

con los beneficios del

mismo; el punto en el

cual se intercepten los

costos totales

acumulados con los

beneficios totales

acumulados,

representa el punto de

equilibrio a partir del

cual la empresa

obtendría utilidades si

contara con el

proyecto.

Retorno de la

Inversión:

Es una forma

sencilla de

establecer si se

debe invertir en un

proyecto o no, con

base en cuanto

tiempo requerirá

obtener beneficios

del proyecto que

amorticen el costo

de su desarrollo.

Análisis de

Flujo de

Efectivo:

Examina la

dirección, magnitud

y el patrón de flujo

del efectivo que se

asocia con el

proyecto, debe

mostrar ingresos

que superen la

inversión

Valor Presente:

Este análisis auxilia a

los inversionistas ya

que presenta el valor

del proyecto en el

tiempo, así como el

flujo de efectivo

explicado

anteriormente. El valor

presente es la manera

de valorar todos los

recursos económicos

gastados y generados

a lo largo de la vida útil

del proyecto y de

comparar los costos

actuales con los

futuros, así como los

beneficios actuales con

los futuros.


Objeto de aprendizaje elaborado por

Nidia Irasema Giorgis Ramazzini

de Orozco

2015


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