Internkontrollprosjektet i

Rana kommune

Fellessamling 10. januar 2014

Kontrollutvalgene i Indre Helgeland Kontrollutvalgsdistrikt

Linda Løvaas

Økonomisjef/leder støtte

10.01.2014 1

Agenda

1. Bakgrunn Rana

2. Ansvar for betryggende kontroll

3. Hva er internkontroll og hvorfor? i. Helhetlig internkontrollmodell

ii. Sektorovergripende internkontroll i Rana

4. Internkontroll vs virksomhetsstyring

5. Dokumentasjon

6. ROS – modell og matrise i. Rana

7. Arbeidet videre i Rana

8. Roller kontrollaktører - samspill

10.01.2014 2

1. Bakgrunn Rana

10.01.2014 3

Bakgrunn Rana

• Anbefalingene etter Terra

• Kommunestyrets vedtak

• Oppfølging fra Kontrollutvalg og revisjon av etterlevelse av dette vedtaket

• Forvaltnings- og regnskapsrapporter påpeker manglende/svikt i internkontrollen

• Internkontroll vs virksomhetsstyring.

• Drift

10.01.2014 4

Hva gjør Rana kommune?

• Arbeider med reglementer og rutiner løpende • Som nå sist: delegasjonsreglement og etisk regelverk

• Samler arbeidet i kommunen under en paraply

• Definerer internkontroll og hvordan den utføres i Rana kommune

• Forankrer arbeidet Internkontrollprosjektet

Politisk nivå – presentasjon i FMskap 27. august 2013, Kontrollutvalg 9. oktober.

Rådmannens ledergruppe deltar i KS Effektiviseringsnettverk for Rådmannens Internkontroll høst 2013 vår 2014

Tema ledersamlinger alle ledere i Rana kommune 13. november 2013.

Inngår i lederansvaret.

10.01.2014 5

Rådmannens internkontroll

Orden i eget hus Nettverk Rana

2013 - 2014

2. Ansvar for betryggende kontroll

10.01.2014 7

Kommuneloven § 23 nr 2

«Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.»

Dette medfører:

• Behov for klargjøring av hva som er betryggende kontroll – Avhenger av hvilke utfordringer kommunen har

– Avhenger av hvilken risiko kommunen er villig til å akseptere

• Det er i stor grad et kommunalt valg å avgjøre hva det vil si å ha betryggende kontroll, men det bør være et bevisst valg

10.01.2014 8

KPMG om internkontroll

– Det er ulike «løsninger» for gjennomføring av internkontroll i kommunene

– Mye er bra

MEN

– I for stor grad fragmentert og usystematisk

– Internkontrollen blir ikke dokumentert

– Ufullstendig

Undersøkelsen viser at

– Kommunene mener at de har kommet lengst innenfor økonomiområdet

– Oppfølging av ulike kontrolltiltak virker reelt, men har ikke hatt tilstrekkelig prioritet i kommunen

– Internkontrollen må ses i sammenheng med kvalitet i tjenester, effektiv ressursbruk og god folkevalgt styring (tilråding 12)

– Kommunene må gjøre seg opp en mening om hvilken tenkning som skal legges til grunn for internkontrollen (tilråding 13)

10.01.2014 9

3. Hva er internkontroll og hvorfor?

10.01.2014 10

Definisjoner

• Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser(PwC 2009, s5)

• COSO-definisjon: Den prosessen som er utformet og gjennomføres av de som har overordnet ansvar for styring og kontroll og av andre medarbeidere for å gi rimelig sikkerhet for at enheten når sine mål med hensyn til pålitelig økonomisk rapportering, effektiv drift samt overholdelse av … lover og forskrifter(KRD, 2009a, s.21)

10.01.2014 11

Vanskelige valg…?

Frem i lyset – eller under teppet?

Tre viktigste råd for styrket internkontroll

• Inngå i daglig ledelse og integrert med virksomhetsstyring

• Mer risikobasert internkontroll

• Mer formalisering, særlig dokumentasjon

Kap. 1.1

KS sin ambisjon med nettverket for internkontroll

At rådmannen skal sove godt om natta!

KS sin tolkning av rådmannens oppgave i Klov § 23.2

• Klar ansvarsdeling og delegering • Kontroll gjennom organisering av tjenester • Kontroll gjennom utforming av rutiner for styring og

rapportering • Etterlevelse av politiske vedtak, lov og forskrift, samt

egne regler og rutiner • Sørge for at saker er forsvarlig utredet, at prinsippet

om fullført saksbehandling følges opp

10.01.2014 16

i. Modell for internkontroll

10.01.2014 Regnskapsmøte 2013 17

Hensikt med internkontroll

Helhetlig styring og

riktig utvikling

Kvalitet og effektivitet

i tjenestene

Godt omdømme og

legitimitet

• Utvikling i tråd med vedtatte mål

• Godt samspill mellom virksomhetsstyring

og internkontroll

• Kostnads- og resultateffektivitet

• Tilfredse brukere og innbyggere

• Forbedringsarbeid

• Legitimitet og engasjement for kommunen

og lokaldemokratiet

• Attraktivitet, bosted og arbeidsgiver

Etterlevelse av lover

og regler • Kvalitet og tilgang på tjenester

• Myndighetsmisbruk

Hva er internkontroll

Helhetlig styring og riktig utvikling

Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen

Ette

rlev

else

av

love

r o

g re

gler

Go

dt o

md

øm

me o

g legitimitet

Spørsmål: Hva er internkontroll?

Svar: Alt som bidrar til at hensiktene med internkontroll oppnås!

• Formaliseringer, dokumenter, arbeidsformer, risikovurderinger, rutiner og rapporteringer

• Som utarbeides, vedlikeholdes og følges opp

• For å sikre…

Forutsetninger for betryggende kontroll

Risikovurdering

Formalisering

Kontrollaktiviteter

• Grunnlag for innretning av IK

• Grunnlag for tiltak og kontrollaktiviteter

• Strategisk nivå og operativt nivå

• Organisering, ansvar og roller

• Dokumentasjon, rutiner og prosedyrer

• Rapportering og aggregering

• Gjennom daglig og faglig virksomhet

• Planlagte, stikkprøver og faste

• Avvikshåndtering

Internkontrollens virkeområde

Sektorovergripende

Tjenestespesifikk

Støtteprosesser

• Virksomhetsstyring

• Felles og overordnede reglement

• Vedlikehold og etterlevelse

• Internkontroll innenfor tjenester og

virksomhetsområder

• Aggregering og rapportering

• Internkontroll innenfor IKT,

anskaffelser, økonomi, personal

• Aggregering og rapportering

Hensiktene med internkontroll

Helhetlig styring og riktig utvikling

Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen

Ette

rlev

else

av

love

r o

g re

gler

Go

dt o

md

øm

me o

g legitimitet

Samlet modell for internkontroll

Helhetlig styring og riktig utvikling

Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen Etterl

evels

e a

v lover

og r

egle

r Go

dt o

md

øm

me

og

leg

itimite

t

Risikovurdering

Formalisering

Kontrollaktiviteter

Sektorovergripende

Tjenestespesifikk

Støtteprosesser

ii. Sektorovergripende internkontroll i Rana

eller –

overordnede retningslinjer og reglementer

10.01.2014 24

Sektorovergripende internkontroll - Regelverk og retningslinjer kommunen bør ha på plass 1

Hva Status Forankring og involvering Hensikt og innhold

Delegering fra Kommunestyret

Revidert reglement vedtatt des. 2013

ADM, PSU; HTV orientert. Orienteringer i POL møter i forkant.

Ansvar og myndighet. Delegering til rådmannen, til ulike utvalg, klargjøring av hva Kommunestyret (selv) har ansvar for.

Administrative fullmakter

Revidert reglement utarbeides ADM i 2014

ADM linje, bred lederinvolvering. Roller, ansvar, myndighet – delegasjon fra rådmann

Økonomi-reglement

Revidert fremlegges POL 2014

ADM arbeid 2014 Lønn, attestasjon og anvisning, føring av investeringsregnskap, fakturering og innkreving Evt. krav om etablering av rutiner på virksomhetsnivå

Finans-reglement

POL rullering februar 2014.

Rullert reglementet er vurdert av uavhengig kompetanse. Rutinene er utarbeidet og vurdert av uavhengig kompetanse.

Målsettinger, strategier og rammer for plassering av midler, utlån og innlån

Anskaffelses-reglement

ADM arbeid vinter 14.

Forankret i ledergruppa høst 2013. Organisering og fremdriftsplan satt. Oppstart febr. 2014.

Fastsette innkjøpspolitikk – lover overholdes, likebehandling av leverandører, lojalitet til avtaler Evt. rutinebeskrivelser, oversikt over inngåtte rammeavtaler

Personal-området

Skal revideres Oppstart: permisjonsreglementet Ansettelser, arbeidstid, permisjoner

10.01.2014

Hva Status Forankring og involvering Hensikt og innhold

Etiske retningslinjer

Revidert reglement vedtatt nov. 2013.

Orientert FMskap, adm ledernivå involvert, tatt ut i produksjonssjefenes linjer. Innspill hensyntatt. PSU.

Klargjøre arbeidsgivers/ledelsens ståsted, gi støtte til vurderinger av enkelttilfeller, regler om varsling

Lederavtaler Skal revideres Avklart oppdrag og forventninger innenfor økonomi, fag, personalansvar og internkontroll

Arkivplan, dokument-håndtering

Arkivplan fra 2012 Nytt dokumentasjonssystem Ephorte er impl. Jan 2014.

Samleplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert, inkl instrukser, regler og planer. Lovpålagt

Datasikkerhet, personopplysninger

Informasjons-sikkerhetsplan fra 2011

Egen tverrsektoriell gruppe (drift) sikrer forankring fremover.

Ivareta datasikkerhet og personvern. Lovpålagt

HMS ADM revisjon sluttføres januar 2014.

Egen arbeidsgruppe fra hele organisasjonen. Bedriftshelsetjenesten. Fra februar - implementering i linjen.

Systematisk oppfølging av krav til helse, miljø og sikkerhet. Lovpålagt

Krise og beredskap

Beredskapsplan under revidering

Bred forankring , ROS analyser, lederlinjen.

Krisehåndtering, beredskap

Håndtering av avvik

Felles system skal etableres basert på overstående

Ulike systemer i ulike avdelinger. Samkjøres.

Dokumenteres og lukkes, verdifullt i læring og utvikling. Rapportering

4. Internkontroll vs virksomhetsstyring

10.01.2014 27

Forholdet mellom virksomhetsstyring og internkontroll

Alle kommuner og fylkeskommuner har en virksomhetsstyring – uansett hva dere kaller det

– Noen har balansert målstyring

– Noen har andre (helhetlige) styringsmodeller

– Noen har ikke «styringssystem», eller kaller det noe annet…

Styrker og svakheter ved ulike styringsmodeller i et internkontroll-perspektiv

Bygg videre på det dere har!

Kap. 2.2

Forholdet mellom virksomhetsstyring og internkontroll

Formålet kan være det samme

Perspektivene kan være ulike

– Virksomhetsstyring har oppmerksomhet på å nå mål

– Internkontroll har oppmerksomhet på å unngå uønskede hendelser

Utforming og verktøy ulike

Kap. 2.2

Virksomhets-styring

Intern-kontroll

Kvalitets- arbeid

MÅL Det vi vil oppnå! Balansert målstyring Resultater

RISIKO Det vi vil unngå! Risikoanalyser Grunnlag internkontroll

KVALITET Utvikling og forbedring Brukerundersøkelser Tjenestekvalitet

5. Dokumentasjon

10.01.2014 31

Forutsetninger for betryggende kontroll

Risikovurdering

Formalisering

Kontrollaktiviteter

• Grunnlag for innretning av IK

• Grunnlag for tiltak og kontrollaktiviteter

• Strategisk nivå og operativt nivå

• Organisering, ansvar og roller

• Dokumentasjon, rutiner og prosedyrer

• Rapportering og aggregering

• Gjennom daglig og faglig virksomhet

• Planlagte, stikkprøver og faste

• Avvikshåndtering

Hensiktsmessig organisering og gode rutiner – to perspektiver på hva som bør vektlegges

Formelle strukturer

Styrings-prosessen

Kilde: KRD/Agenda 2008 s.19

6. ROS analyser og modell

• Forebygge uønskede hendelser

10.01.2014 34

Tre viktigste råd for styrket internkontroll

1. Inngå i daglig ledelse og integrert med virksomhetsstyring

2. Mer risikobasert internkontroll

3. Mer formalisering, særlig dokumentasjon

Kap. 1.1

Hva kan gå galt?

Hvor galt kan det

gå?

Hva er gjort for å unngå at det går

galt?

Er det nok?

Opp-følging

Risikobasert internkontroll Enkel modell

Hva kan gå galt?

Hvor galt kan det

gå?

Hva er gjort for å unngå at det går

galt?

Er det nok?

Opp-følging

Hva kan være risikoer?

• Vold fra klienter eller brukere, pårørende

• Barn som blir «gjenglemt» på tur med barnehagen

• Eldre som vandrer ut fra boliger og institusjoner

• Unødvendig tvang og overgrep overfor brukere i sårbare situasjoner

• Ansatte med innkjøpsmyndighet som også selger tjenester til kommunen, dobbeltroller

• At medarbeidere - eks skoler og barnehager – ikke melder bekymringer til barnevernet

• Manglende journalnotater om brukere - helsestasjon, barnevern, omsorg

• Mangler ved saksbehandling eller misligheter vedr tilskudd – eks produksjonstilskudd i landbruket, skogsbilveger, kultur og idrett

• Fare for personell som arbeider på veg eller anlegg (VA, veg)

• Manglende ettersyn av kommunale parker og lekeplasser, ingen som reparerer eller stenger det som kan være til skade

10.01.2014 39

Hva kan gå galt?

Hvor galt kan det

gå?

Hva er gjort for å unngå at det går

galt?

Er det nok?

Opp-følging

Vurdere risiko

• Hver enkelt hendelse skal vurderes etter

– Sannsynlighet for at hendelsen inntreffer (gitt at vi ikke har etablert noen forebyggende tiltak)

– Konsekvensen dersom hendelsen inntreffer

• Kan knyttes til konsekvenstyper:

• Mennesker

• Materiell eller ytre miljø

• Økonomisk

• Omdømme

10.01.2014 41

Vurdering av sannsynlighet og konsekvens

• Sannsynlighet og Konsekvens vurderes etter skala med tallverdier

• KS bruker skala 1 (lav) til 5 (høy)

• Hvor sannsynlig er det at hendelsen inntreffer (S)

• Hvor alvorlige er konsekvensene dersom hendelsen inntreffer (K)

• Risiko = Sannsynlighet * Konsekvens

10.01.2014 42

10.01.2014

Skala for vurdering av sannsynlighet og konsekvens

10.01.2014

Hvilke tiltak kan settes inn?

• Medisinhåndtering på sykehjem og i boliger

• Sikkerhetstiltak i barnehage, eks unngå brannskader

• Ta vannprøver for å sikre kvalitet og unngå sykdom

• Dokumentere og arkivere ved ymse søknadsbehandling

• Sidemannskontroll ved saksbehandling

• At samtaler med «krevende» brukere/pårørende ikke gjennomføres alene (barnevern, PLO, skatt og innkreving)

• Avstemming av bunkesummer i fbm remittering

• Vurdering ved valg av leverandør

• Rutiner dersom barn blir fraværende i skole

10.01.2014 45

i. Overordnet risikoanalyse i Rana

• Styrke den risikobaserte internkontrollen i virksomheter og enheter

• Organisering etter administrativ oppbygging – overlapp med delegasjonsreglement, lederavtaler, kommunikasjonslinjer

• Lederansvar

• Risikovurderinger i ytterste ledd - kultur og læring

• Rådmannsnivåets oppmerksomhet på vedlikehold og etterlevelse

•Gjennomføre overordnet risikovurdering – som innen området beredskap • Mal for risikokartlegging og –vurdering lik

• Dokumentasjon av internkontrolltiltak, gjennom risiko- og kontrollmatrise

• Frekvens og form på rapportering samkjøres

• Gjennomgå maler og prosedyrer

10.01.2014 46

7. Internkontrollarbeidet i Rana fremover

10.01.2014 47

Foretatte vurderinger i Rana

• Hva er status i dag – hva ønsket vi å oppnå?

• Hvor grunnleggende arbeid skal gjøres? Har vi etablert noe som vi skal bygge videre på, eller starte på null?

• Hvor omfattende arbeid skal gjøres? Styrking av enkelte elementer eller innenfor enkelte områder, eller altomfattende?

• Skal vi etablere prosjektorganisering eller bruke ordinær styringslinje?

• Har vi etablerte møtestrukturer/arenaer som kan benyttes? Faste personalmøter, ledermøter, interne nettverk eller grupper

10.01.2014 48

Internkontrollprosjektet 2014 – 2015

• Etablert som prosjekt av økonomisjef som er prosjektansvarlig.

• Finansiert i 2012- 13 innen egen ramme samt med egne ressurser i økonomisjefs stab.

• Involvering og informasjon:

– Rådmannens ledergruppe – i KS nettverk

– Ledersamling

– Kontrollutvalg

– POL (Formannskap og kommunestyre)

10.01.2014 49

Internkontrollprosjektet 2014 – 2015

• Finansieres over disposisjonsfond i 2014 etter budsjettvedtak for 2014. Egen prosjektleder vil bli ansatt.

• Prosjektet bygger på KS sin modell for internkontroll. Allerede løpende og gjennomførte aktiviteter vil bli samkjørt

• Involvering og forankring - forståelse • Erkjent behov

• Rådmann må gå foran

• Ansvar i linjen

• Ledersamlinger

• Opplæring

10.01.2014 50

Anerkjenne medarbeideres erfaring som viktig. Taus kunnskap og erfaringsbaserte

rutiner er like verdifulle som nye ideer

10.01.2014

Skap engasjement og troverdighet: Formålet med IK er å sikre gode tjenester!

IK er ikke «kontroll og mistillit av jobben vi gjør». Rådmannen bør vise personlig

engasjement og skape tillit rundt hensikter og arbeidsformer

Når medarbeidere selv gjør kartlegginger og foreslår endringer blir gjennomføring enklere

enn om ledere innfører nye rutiner uten at medarbeiderne ser behovet

Forbedringsarbeid er endringsarbeid…

Internkontrollprosjektet 2014 – 2015

• Sektorovergripende kontroll

• Videreføre sektorovergripende internkontroll – revidering av overordnete reglementer

•ROS

• Implementere en felles modell for ROS analyse. Gjennomføre analyser

•Strukturere og samle eksisterende arbeid • Dokumentasjon

10.01.2014 52

8. Roller kontrollaktører

• Egenkontroll

• Aktører – roller og oppgaver

• Samspill

10.01.2014 53

Anbefalinger

• Styrk egenkontrollen

• Administrasjonssjefens internkontroll må utvikles og styrkes

• God rolleforståelse og samspill mellom aktørene

• Det må være høy kompetanse hos revisor og sekretariat, og kompetanse må sikres

Rolle-forståelse

Kompe-tanse

Samspill Respekt

Egenkontroll

• Den kontrollen som kommunen selv har ansvar for å utøve og gjennomfører i egen virksomhet, basert på Kommunelovens bestemmelser

• Begrepet brukes som en motsats til statlig kontroll og tilsyn

• Kl § 76: Kommunestyrets har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning

• Omfatter også

– Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver (§ 77), idet KU utøver kontroll og tilsyn på vegne av kommunestyret.

– Kommunerevisjonen

– Administrasjonssjefens ansvar for betryggende kontroll etter § 23 nr. 2

Egenkontroll

Kontrollutvalget

Den kontrollen som kommunen selv gjennomfører i egen virksomhet

Basert på Kl bestemmelser om kontrollutvalg, revisjon og administrasjonssjefens ansvar

for betryggende kontroll

§ 77 og særskilt forskrift

Kommunestyrets kontrollorgan

Løpende ansvar for tilsyn og kontroll av forvaltningen

Valgbarhetsbegrensninger

Kommunestyret

Kommunerevisjonen

Kl kap 12, § 76

Overordnet ansvar for tilsyn og kontroll

§§ 78, 79 og særskilt forskrift

Regnskaps og forvaltningsrevisjon

Avtalte kontroller og undersøkelser

Særlige uavhengighetskrav

Sekretariatet Administrasjonssjefen

§ 23

Roller og krav

Kommunestyre Overordnet ansvar for tilsyn og kontroll

KL kap 12 Generelle habilitetsbestemmelser

Kontrollutvalg Løpende ansvar for tilsyn og kontroll

av forvaltningen Kl § 77 og egen forskrift

Valgbarhetsbegrensninger, men ellers generelle habilitetsbestemmelser

Kontrollutvalgssekretariatet Sekretariat for kontrollutvalget

KU-forskr § 20 Egne innstillinger

Alminnelige habilitets-bestemmelser

Revisor Kl § 78 og egne forskrifter

Utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon og avtalte

kontroller og undersøkelser Særlige uavhengighetskrav

Avgir uavhengighetserklæring

07.03.2012

”De viktigste forutsetningene for at kontrollutvalget skal fungere godt, er først og fremst å ha god tillit blant de folkevalgte politikerne i kommunestyret som man jobber på vegne av, men også å ha tillit blant kommunens innbyggere.”

(Kontrollutvalgsleder, Vennesla)

”Viktige forutsetningar for at kontrollutvalet skal fungere godt, er nok ressursar, engasjerte og kompetente medlemar og sekreteriat.”

(Kontrollutvalgsleder, Granvin)

Samspillet mellom kontrollutvalget og rådmannen

• Kontrollutvalget bør sende kopi av møteinnkallingene til rådmannen

• Rådmannen bør trekkes inn i KUs arbeid med den overordnete analysen som legges til grunn for planen for forvaltningsrevisjonen

side 59

Kommunestyret

Administrasjonssjefen

Kontrollutvalget

Revisjonen

Sekretariatet for

kontrollutvalet

§ 77 nr. 6 Administrasjonssjefens rolle i saker fra kontrollutvalget

«Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret eller fylkestinget. Før en sak rapporteres til kommunestyret eller fylkestinget skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse»

Bakgrunnen for bestemmelsen er hensynet til at en sak skal være så godt opplyst som mulig før vedtak treffes, jf. forvaltningsloven § 17 første ledd.

07.03.2012

Anbefalinger om samspillet mellom revisjonen og adm. sjefen

• Sekretariatet bør sørge for å holde KU orientert om planer og rapporter fra statlig tilsynsmyndighet

• Fylkesmannen bør i forbindelse med planlegging og gjennomføring av tilsyn holde seg orientert om planer og resultat i den kommunale egenkontrollen

• Dersom kommunene styrker egenkontrollen, bør det statlige tilsynet ikke fortsette å vokse

side 61

Kommunestyret

Administrasjonssjefen

Kontrollutvalet

Revisjonen

Sekretariatet for

kontrollutvalet