IMPLEMENTACIÓN Y USO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN

1 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo

pymes

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IMPLEMENTACIÓN Y USO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN

EMPRESAS DE TIPO PYMES

Andrés Felipe Castellanos Gómez

Alejandro de Jesús García

Daniel Gómez Gómez

Catalina Ramírez Aristizábal PhD

Asesora

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PEREIRA

2020


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Contenido

1. Área Problemática ....................................................................................................................... 9

1.1. Antecedentes ............................................................................................................ 9

1.2. Planteamiento del Problema .................................................................................. 12

1.3. Formulación de la pregunta ................................................................................... 14

1.4. Objetivos ................................................................................................................ 14

1.4.1. Objetivo General ....................................................................................................... 14

1.4.2. Objetivos Específicos ................................................................................................ 14

1.5. Justificación ........................................................................................................... 15

1.6. Delimitación ........................................................................................................... 17

2. Marco Referencial ..................................................................................................................... 18

2.1. Marco Teórico ........................................................................................................ 19

2.1.1. Función Contable ................................................................................................... 19

2.1.1.1. Plan Único de Cuentas. ......................................................................................... 21

2.1.1.2. NIIF ....................................................................................................................... 26

2.1.1.3. Clasificación de Empresas por Tamaño ................................................................ 28

2.1.1.4. Impuesto al Valor Agregado ................................................................................. 29

2.1.2. Tecnología de la Información ................................................................................ 30

2.1.2.1. Sistemas de Información ....................................................................................... 30

2.1.2.2. Tipos de Sistemas de Información ........................................................................ 32

2.1.2.3. Definición de Outsourcing .................................................................................... 36

2.1.2.4. Concepto de Software As a Service (SAAS) ........................................................ 37

2.1.3. Sistema de Información Contable .......................................................................... 38

2.1.3.1. Implementación de Software Contable ................................................................. 39

2.1.3.2. Aspectos Funcionales de Selección de un Sistema de Información Contable ...... 41

2.1.4. Factores de Éxito para la Implementación y Uso de Sistemas de Información

Contable ............................................................................................................................ 42

2.2. Marco contextual ................................................................................................... 44

2.2.1. Función Contable ................................................................................................... 44

2.2.1.1. Sistemas de Información Contable en Colombia .................................................. 44


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2.2.1.2. Informalidad de las pymes en Colombia ............................................................... 45

2.2.1.3. Indicadores de Aportes Tributarios de las pymes en Colombia ............................ 47

2.2.1.4. Participación de las pymes en el PIB .................................................................... 49

2.2.2. Tecnologías de la Información .............................................................................. 50

2.2.2.1. Empresas Proveedoras de Software ...................................................................... 50

2.2.2.2. Implementación de Software ................................................................................. 53

2.3. Marco Legal ........................................................................................................... 54

2.3.1. Régimen Tributario en Colombia .............................................................................. 55

2.3.2 Obligaciones Tributarias de las pymes ...................................................................... 56

2.3.3. Retención de IVA, Beneficios/Incentivos ................................................................. 58

2.3.4. Consecuencias por Evasión y Manipulación de Información Financiera .................. 59

2.3.5. Sanciones y Procesos Penales ................................................................................... 60

3. Diseño Metodológico ................................................................................................................ 61

3.1. Tipo y Método de Investigación ............................................................................ 61

3.2. Tipo de Información y Técnica de Recolección de Datos ..................................... 63

3.3. Instrumento de Recolección de la Información ..................................................... 63

3.4. Recolección de Datos ............................................................................................. 64

4. Análisis de los Resultados ......................................................................................................... 65

4.1. Descripción de los Casos ....................................................................................... 65

4.2. Análisis de los resultados según las categorías teóricas ........................................ 68

4.2.1. Sistemas de Información Contable ............................................................................ 68

4.2.2. Componente Organizacional ..................................................................................... 70

4.2.3. Agentes Externos ....................................................................................................... 71

4.2.4. Recursos Humanos .................................................................................................... 72

4.2.5. Compromiso y Participación de la Dirección ............................................................ 75

4.2.6. Efectividad del Sistema de Información ................................................................... 76

4.3. Estrategias Propuestas para la Exitosa Implementación y Uso de Sistemas de

Información Contable ....................................................................................................... 77

4.3.1. Perfil y Funciones de los Involucrados ..................................................................... 78

4.3.2. Características del Software ...................................................................................... 79

4.3.3. Características de la Tecnología ................................................................................ 80


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5. Conclusiones ............................................................................................................................. 82

Referencias ........................................................................................................................................ 85

Anexos............................................................................................................................................... 96

Anexo 1 .................................................................................................................. 96

Anexo 2. Instrumento de recolección de datos ...................................................... 97

Anexo 3. Formato Consentimiento. ....................................................................... 99


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Tablas

Tabla 1. Presupuesto ............................................................................................................ 17

Tabla 2. Plan de cuentas, ejemplo de clase, grupo, cuenta, subcuenta. ............................... 22

Tabla 3. Naturaleza Activos, clase 1. .................................................................................. 23

Tabla 4. Naturaleza Pasivos, clase 2. ................................................................................... 23

Tabla 5. Naturaleza Patrimonio, clase 3. ............................................................................. 24

Tabla 6. Naturaleza Ingresos, clase 4. ................................................................................. 24

Tabla 7. Naturaleza Egresos, clase 5. .................................................................................. 25

Tabla 8. Naturaleza costos de ventas, clase 6. ..................................................................... 25

Tabla 9. Naturaleza costos de producción, clase 7. ............................................................. 25

Tabla 10. Bases y tipos. ....................................................................................................... 34

Tabla 11. Medidas de informalidad a nivel empresarial. .................................................... 46

Tabla 12. Listado de pymes que más facturan en el país. ................................................... 47

Tabla 13. Clasificación de las pymes en 2016. .................................................................... 49


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Figuras

Figura 1. SAAS - IDC. ........................................................................................................ 38

Figura 2. Empresas más importantes de software. .............................................................. 51


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Resumen

En el siguiente trabajo de investigación se indaga sobre la implementación de sistemas de

información contable en empresas tipo pymes. Para lo anterior se entrevistaron ocho

integrantes del área administrativa de cuatro empresas de diferentes sectores. Como

resultado de dichas entrevistas se pudieron determinar algunos factores de éxito, fracaso y

aspectos a tener en cuenta para facilitar el proceso de transición de los medios manuales a

los sistematizados. Tomando en cuenta toda la información brindada por los entrevistados

se pudo hacer un listado de las estrategias propuestas para la exitosa implementación de

sistemas de información contable. Como conclusión general de este trabajo de

investigación se determinó que los sistemas de información fungen una tarea muy

importante en las organizaciones y para ello se debe contar con un personal altamente

capacitado para el manejo e implementación de dichos sistemas de información contable.

Palabras Clave: Sistemas de información contable, pymes, tecnología de la información,

contabilidad.

Abstract

The following research work investigates the implementation of accounting information

systems in SME-type companies. For the above, eight members of the administrative area

of four companies from different sectors were interviewed. As a result of these interviews,

it was possible to determine some factors of success, failure and aspects to take into

account to facilitate the process of transition from manual to systematized media. Taking

into account all the information provided by the interviewees, it was possible to make a list

of the proposed strategies for the successful implementation of accounting information

systems. As a general conclusion of this research work, it was determined that information

systems play a very important task in organizations and for this it must have a highly

trained staff for the management and implementation of such accounting information

systems.

Keywords: Accounting information systems, SMEs, information technology, accounting.


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Introducción

La siguiente investigación se centra en los puntos clave que se encontraron en algunas

empresas en cuanto a la implementación del sistema de información contable, puesto que

en la actualidad se puede notar una gran influencia a las tecnologías, concretamente en los

nuevos mecanismos que generen datos relevantes a las compañías con el fin de apoyar a los

directivos al logro de objetivos. Para ello, se aborda desde una visión global a lo específico

a los sistemas de información contable, los cuales es posible decir que se han adherido al

ADN de la empresa.

Se describe desde la literatura algunas prácticas contables que de igual manera se

siguen utilizando en la contabilidad sistematizada y manual, como por ejemplo el plan de

cuentas. Se evidencia la influencia de la contabilidad en el ámbito legal de las empresas, los

diferentes tipos de sistemas de información que se encuentran en el mercado, además de

una visión general en la tercerización del sistema de información contable a través de

empresas prestadoras del servicio. Adicionalmente, se denotan los aspectos funcionales que

traen consigo estos sistemas para una buena ejecución en la empresa, clarificando los

factores de éxito para la implementación y el uso del sistema de información contable.

Por último, se contrasta de la literatura académica con la realidad de las empresas,

llevando a cabo entrevistas con diferentes cargos directivos y operativos que se relacionan

con la implementación y uso del sistema de información contable. Con lo anterior, se

brindan algunas estrategias o puntos clave que deben tener presente los empresarios al

momento de incurrir en la adquisición de estas tecnologías; esto con el fin de generar un

camino sano por medio de una estrategia dividida en tres grandes factores, los cuales son

imprescindibles en este proceso de tecnificación y actualización de empresas que innovan

en su actividad en la ejecución del sistema de información contable.


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1. Área Problemática

1.1.Antecedentes

Gutiérrez (2012) propone un esquema para la sistematización de la información contable,

adecuado a las necesidades del laboratorio farmacéutico FABRIFARMA S.A., ya que, la

empresa no había establecido un orden en los procedimientos de las diferentes áreas,

provocando deficiencias en la gestión administrativa, todo esto debido al desconocimiento

de las herramientas tecnológicas que facilitan el manejo de la información. Su objetivo es

conducir a la empresa a la competitividad del mercado a partir de la toma de decisiones

basadas en el sistema de información contable. Se realizó un diagnóstico del estado del área

contable de la empresa y todos sus procesos internos, se elaboró un manual de

procedimientos y políticas para el manejo del nuevo sistema computarizado contable. Con

el (SIC) planteado a lo largo del antecedente de investigación se pueden tener

estandarizados todos los métodos y procedimientos con el objetivo de reportar, catalogar y

resumir de manera certera todo lo respectivo a la operación económica de la compañía y así

lograr una trazabilidad clara de todas las actividades financieras resumidas en forma útil

para las personas que toman las decisiones y definen las normas en búsqueda de convertir

la empresa en un proyecto atractivo para los inversionistas.

Alviz y Montenegro (2011) señalan la falta de un Sistema de Información Contable

en la empresa Frutas Libardo Salinas Tabares, que le permita llevar un control óptimo de

las operaciones comerciales y contables, que además satisfaga la necesidad de información

indispensable para la adecuada toma de decisiones y así obtener mayor eficiencia y

provecho de los recursos. El objetivo de este antecedente de investigación es diseñar e

implementar un Sistema de Información Contable para la comercializadora de frutas

Libardo Salinas Tabares en La Unión Valle; el presente antecedente, se enmarca dentro del

tipo de estudio descriptivo, para analizar el estado actual de la empresa, desde su

componente estratégico orientado hacia la identificación y análisis de la información

involucrando la investigación de tipo documental y de campo. Los resultados de esta

10 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de

tipo pymes

10

investigación radican desde la estructuración de la parte financiera de la empresa hasta la

implementación de un sistema de información adaptado a las necesidades de la misma, en

este también se encuentran algunas recomendaciones que se le hace a la empresa para el

buen funcionamiento de esta base de datos.

Montoya (2015) establece el diseño de un sistema contable para la empresa

COSMOS Servicenter AutoLavado, la cual viene presentando un déficit en el desarrollo en

cuanto a aspectos administrativos, debido al poco conocimiento del propietario en materia

tecnológica y contable. Su objetivo es brindarle a la empresa herramientas para llevar un

control de las operaciones realizadas de forma sistematizada. Para llevar a cabo esta

investigación, se realizó una entrevista al propietario y a algunos colaboradores, para

conocer la situación contable y administrativa actual de la empresa y se generaron algunos

interrogantes cómo: ¿se lleva un sistema contable?, ¿existe una persona encargada del área

de contabilidad?, ¿qué controles utilizan para esta área? entre otras preguntas a fines, con el

fin de proponer un diseño creado especialmente para esta empresa, el cual facilite los

procesos contables y el tratamiento de la información. Como resultado se evidencia que las

pequeñas empresas presentan mejores resultados después de la implementación de un

sistema contable, diseñado especialmente para cubrir requerimientos específicos, ya que,

facilitan el manejo de las finanzas y mejora los procesos internos de la misma.

Ortiz, Andrade y Figueroa (2007) plantean en su tesis de grado el diseño de un

sistema contable para la fundación sin ánimo de lucro Fundación Alianza Social Educativa

A.S.E. así mismo señalan que debido a la alta demanda de los cursos que la organización

Alianza social dicta y las regulaciones por las normas gubernamentales, la llevaron a

estructurar y ejecutar los procesos contables y administrativos necesarios para dar respuesta

efectiva y oportuna tanto a los entes externos como a los miembros directores de la

fundación. Frente a este escenario se pretende diseñar e implementar el sistema contable

para la fundación, en el primer semestre de 2007, el cual aporte un orden para los registros

internos y el manejo de la administración al igual que transparencia en sus procesos. Se

realizó una observación del funcionamiento de la fundación desde su creación, pasando por


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los procesos esenciales de sus actividades y los medios utilizados para el desarrollo de su

objeto social. Esta observación tuvo un carácter cuantitativo, por lo cual permitió conocer

los montos de costos, gastos e ingresos obtenidos y de tipo cualitativo ya que especifico

mediante qué operaciones logran obtener los recursos. Como resultados de esta

investigación se obtuvo la estructuración del plan de cuentas basado en la actividad

económica de la fundación, así como algunas recomendaciones que se le hace a la misma

para el buen funcionamiento y tabulación de la información.

Flores y Guzmán (2018) en su trabajo de tesis plantean que la falta de un sistema

contable genera desconocimiento acerca de la disponibilidad de efectivo con que cuenta la

empresa, además no es posible hacer proyecciones a futuro debido a que no se elaboran

estados financieros, provocando deficiencia en la toma de decisiones. El objetivo de este

antecedente es determinar el efecto de la implementación de un sistema de información

contable en los resultados financieros de la empresa batidos Tutti Frutti para 1er semestre

de 2017. Las técnicas que se aplicaron para la recolección de datos es la entrevista dirigida

al gerente propietario de batidos Tutti Frutti, así como la observación de las transacciones

que se realizan y la revisión de los archivos que guardan como soporte las transacciones.

Dadas las condiciones que anteceden el estudio planteado se determinó la ganancia de una

manera muy diferente a la que la obtenía el propietario ya que la administración solo hacia

cuentas de los ingresos diarios y no le disminuían los gastos, algo que cambia cuando se

implementa el sistema contable entre otras ventajas que se reflejan en el documento.

Calvopiña (2010) plantea que la importancia de los sistemas de información

contable radica en la utilidad que tienen éstos, tanto para la toma de decisiones de los

socios de las empresas como para aquellos usuarios externos, como entes gubernamentales,

e inversionistas. El objetivo de este antecedente es implementar un sistema contable

computarizado en la Fábrica Alfarera ubicada en el Valle de Tumbaco Ecuador, en el

período de enero del 2008, con el propósito de mejorar el proceso contable y obtener

información veraz y oportuna que sirva de instrumento para la administración. La

investigación se realizó a todo el personal que labora en la empresa la cual se dedica a la


tipo pymes

12

comercialización de productos para la construcción, durante el desarrollo de dicha

investigación se utilizaron técnicas como: la entrevista, encuesta y la observación directa.

Los resultados obtenidos a través de la aplicación de los instrumentos de

investigación, han permitido determinar que la hipótesis planteada es verdadera, ya que la

información proporcionada por parte de la población entrevistada y encuestada confirma

que con la aplicación de un Sistema Contable Computarizado permitió a la empresa

mejorar el desarrollo y control en las funciones económicas que tiene “Fábrica Alfarera” y

también sirvió como herramienta para los Directivos de la misma para que puedan tomar

decisiones.

1.2.Planteamiento del Problema

Los sistemas de información contable son importantes para la toma de decisiones

gerenciales, debido a que son de apoyo al registrar los movimientos financieros e

información de relevancia de la empresa, los cuales ayudan a mostrar la situación en tiempo

real de la misma facilitando su gestión en el ámbito legal y tributario, así como lo menciona

Mora (2017):

La dirección de los negocios se basa en la información relevante para la

toma de decisiones, todas las compañías deben tener un esquema de datos que

permita la evaluación de su estado actual, las operaciones que al día se encuentran

realizando y de estos movimientos verificar el comportamiento de la empresa para

su análisis financiero, administrativo y en el caso de Colombia el tema tributario.

Es claro que la implementación de estos sistemas de información resulta compleja y

conlleva un aumento de trabajo. Esto incurre en la digitalización de toda la información que

se tiene de la empresa tales como: financiera, clientes, proveedores, productos, costos, entre

otros. La claridad de esta información en el software se refleja en los resultados e informes


tipo pymes

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que se quieren obtener del mismo, agilizando la búsqueda de información en caso de que

sea requerida en un futuro.

Uno de los problemas a los que se enfrenta las pequeñas empresas al implementar

un sistema de información contable, son la falta de formación en el ámbito financiero lo

cual se le atribuye a la informalidad de sus gerentes, llevando todos los procesos

administrativos de una manera empírica. Es importante que esta implementación cuente con

un personal adecuado y con las aptitudes necesarias para llevar a cabo esta tarea en la

organización, sin embargo, para una pyme no es una opción tener más del personal que

demanda su actividad ya que esto afectaría de manera directa sus utilidades.

Entre otros problemas que generan el mal Ingreso de la información al sistema de

información, se encuentra el no saber diferenciar los tipos de gastos en la organización, es

decir, se debe saber que gastos van directamente relacionados con la actividad económica

de la empresa y cuáles no. Esto quiere decir, que no se le deben cargar gastos personales a

la empresa, ya que esto afectaría la utilidad de la misma y podría conllevar problemas

legales por elusión de información e impuestos.

El estado colombiano cuenta con una entidad que garantiza la seguridad fiscal y la

protección del orden público, mediante la administración y control al debido cumplimiento

de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias, los derechos de explotación y

gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades

públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en

condiciones de equidad, transparencia y legalidad. (Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales DIAN, 2019).

Con lo anterior, se evidencia que el estado colombiano tiene regulado el tema

tributario sin importar el tamaño de la empresa, ya que todas deben declarar impuestos

dependiendo del total de ingresos mensuales. La DIAN, como ente regulador hace visitas

temporales a las diferentes empresas registradas en cámara de comercio, pidiendo informes

donde conste el total de ingresos. En este momento es donde radica la importancia de tener

un software contable y de comercio, el cual permita a la organización proporcionar de


tipo pymes

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manera transparente y ágil estos informes, evitando de esta forma, sanciones del estado

colombiano por falta de claridad y veracidad en informes mensuales.

Algunas de las consecuencias que traen el mal ingreso de la información y uso

erróneo del plan de cuentas, es que los informes contables que se requieran por la gerencia

no serán completamente confiables ya que dicha información estará sesgada, lo anterior

implica empezar una reestructuración en el plan de cuentas, ya que los datos históricos son

de gran relevancia para la empresa y su toma de decisiones. El mal ingreso de información

al software contable puede conllevar sanciones legales y multas millonarias dependiendo de

la gravedad del caso, además de suspensiones de la actividad de la empresa durante el

período que estipule la DIAN.

1.3.Formulación de la pregunta

¿Cuáles son las estrategias para una exitosa implementación y uso de un sistema de

información contable en empresas pymes?

1.4.Objetivos

1.4.1. Objetivo General

● Proponer un conjunto de estrategias para una exitosa implementación de un sistema

de información contable en empresas tipo pymes.

1.4.2. Objetivos Específicos

● Examinar las principales dificultades que tienen las pymes en la implementación y

uso de los sistemas de información contable.

● Identificar los factores más importantes para una exitosa implementación y uso del

sistema de información contable dentro de la literatura académica.


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● Analizar la influencia en los resultados organizacionales de la implementación y uso

de los sistemas de información contable.

1.5.Justificación

Los beneficios de los sistemas de información contable para las empresas son

innumerables, sin embargo, muchas empresas presentan cierta reticencia por estas

herramientas, ya que sienten que su información puede estar expuesta a terceros; además de

gastar una gran parte de sus ingresos pagando profesionales para manejar dichos sistemas.

Por tanto, prefieren llevar toda su información en libros y formatos físicos, lo cual es válido

siempre en cuando la empresa no tienda al crecimiento y/o expansión de su actividad, pues

bien, tanto sus factores internos como externos crecen en igual dimensión complicando el

control de la información llevándola de manera física.

En Colombia las empresas de todos los tamaños están reguladas por entidades del

estado, cuyo objetivo principal es regular el recaudo oportuno de impuestos, con el fin de

tener una buena administración departamental. Estos impuestos dependen en gran parte de

la cantidad de ingresos percibidos de la operación de la empresa, por lo tanto, es primordial

tener toda la información pertinente y clara que requieren estas entidades para no tener

problemas legales, ya que el no cumplimiento de las obligaciones conlleva a multas muy

costosas. En ese momento, se encuentra la importancia de los sistemas de información para

que, tanto el ápice estratégico de la organización como los agentes externos del gobierno,

puedan sustentar con los datos históricos, algún tipo de incongruencia entre los números.

La DIAN entidad gubernamental técnica y especializada de carácter nacional, es la

principal fuente de recaudo de impuestos, Sintura (2019) afirma que:

“[…] desde la posesión del nuevo Gobierno, en agosto de 2018, la Administración

Tributaria venía impulsando la idea de incorporar en el Código Penal nuevos delitos que

antes eran meras infracciones tributarias. El propósito no fue otro que asegurar


tipo pymes

16

mecanismos que permitieran contrarrestar la evasión fiscal, sin detenerse siquiera a

considerar que lo ortodoxo era buscar mecanismos de eficiencia del recaudo en las

oficinas de la DIAN. De hecho, el Título IV de la nueva Ley 1943 de 2018 lleva por nombre

“Medidas para combatir la evasión y el abuso en materia tributaria” nomen juris con el

que se reconoce que la Administración de Impuestos demanda el mazo penal para superar

su ineficiencia”.

La importancia de esta investigación radica en identificar los factores de éxito que

les faciliten a las pymes hacer un excelente proceso de implementación de software

contable, lo cual ayude a su gestión y permita tener el menor margen de error posible para

que estas puedan sacar provecho de la información suministrada por el software en la toma

de decisiones gerenciales. De igual forma, es utilizado como una herramienta que permita

cuantificar el total de los impuestos a pagar durante el periodo y que estos sean lo más

transparente posible para evitar sanciones del estado colombiano.

Lo novedoso de este trabajo de investigación radica en que no se encuentran autores

referentes al tema de brindar estrategias o factores exitosos en la Implementación de un

Sistema de Información Contable, en cuanto a las ciudades que se tomaron de muestra en la

investigación. Sin embargo, se han realizado trabajos acerca de formulación y diseño de los

Sistemas Contables partiendo de las necesidades de una empresa o negocio especifico,

estos documentos se encuentran a lo largo de los departamentos de Risaralda, Caldas y el

Norte del Valle del Cauca donde se encuentran las empresas relacionadas con este trabajo.

Con base en lo anterior, este documento ofrece al lector un apoyo basado en los

factores de éxito y fracaso que se evidencian en la realidad empresarial a propósito de dicha

sistematización, con el fin de que sea de fácil comprensión al momento de verse en la

necesidad de llevar una información más organizada y detallada.


tipo pymes

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1.6.Delimitación

La investigación tiene como muestra principal las pymes del Norte del Valle del Cauca,

Caldas y Risaralda, las cuales utilicen y estén en transformación evolutiva del área

contable, al igual que las empresas que ya tienen implementado un sistema de información

contable. Contrastando dicha información con empresas que a la fecha no cuenten con un

software para la tabulación de sus movimientos tanto en el área comercial como contable.

La recolección de la información de las empresas en el manejo contable, se toma un

lapso de seis meses, con el fin de analizar la mayor cantidad de pequeñas y medianas

empresas. Para llevar a cabo la investigación, en la Tabla 1 se estima un presupuesto donde

se adjuntan todos los gastos que tiene la realización del proyecto.

Concepto Valor

Transporte 120,000

Papelería 35,000

Espacios para entrevistados 60,000

Alimentación 150.000

Bases de información para

investigación

30.000

Total 395.000

Tabla 1. Presupuesto

El proyecto se limita a analizar el área contable de las empresas pymes,

específicamente en la implementación de un sistema de información contable, en los

factores de éxito que estos traen para la organización, así como los fracasos de las empresas

en su implementación, producto de una mala labor en los procedimientos contables.

18 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo pymes

18

2. Marco Referencial

Marco Referencial

Marco Teórico

Función Contable

Plan unico decuentas

NIIF

Clasificación por tamaño

Impuesto al Valor Agregado (IVA)

Tecnología de la Información

Sistemas de informacón

Tipos de SI

Outsourcing

Concepto SAAS

Sistema de Información

Contable

Implementación de un Software

Contable

Aspectos Funcionales

Factores de Éxito

Marco Contextual

Función Contable

Sistemas Contables en Colombia

Informalidad pymes

Indicadores aportes tributarios

Participación pymes en el PIB

Tecnología de la Información

Empresas Proveedoras de

Software

Implementación de Sotware

Marco Legal

Régimen Tributario en Colombia

Obligaciones Tributarias de las

pymes

Retención IVA, beneficios/incentivos

Evasión y manipulación de info

Sanciones y procesos penales


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2.1.Marco Teórico

2.1.1. Función Contable

Muchas personas desean volver su idea de negocio rentable y auto sostenible, esto es un

reto fundamental que va de la mano de la información de la actividad económica que se

lleva a cabo de manera interna en la empresa. Cabe aclarar que todo tipo de negocio no

funciona únicamente bajo la gestión comercial, producción, reconocimiento de la marca,

entre otros procesos, sino que, así como esta lleva a cabo su ejercicio, debe hacer que su

información sea suministrada por medio de un sistema que permita registrar todos los

movimientos de tipo comercial y contable.

Se puede decir que el concepto de contabilidad es básicamente el corazón de la

organización y de gran importancia para la toma de decisiones financieras en la empresa,

para el buen funcionamiento de los procesos o procedimientos planeados anteriormente por

su ápice estratégico.

El decreto 2649 de 1993, expresa que se reglamenta la contabilidad general para

mejorar el orden empresarial y se expiden los principios o normas de contabilidad

generalmente aceptados en Colombia. La Ley 1993 argumenta que:

“[...] La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar,

analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara,

completa y fidedigna.” (Artículo 1, Decreto 2649/93)

En adición, la Ley formula 9 objetivos básicos de la contabilidad para los cuales

debe apoyar la contabilidad tales como:

1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico.

2. Predecir flujos de efectivo.

3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los

negocios.


tipo pymes

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4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

9. Contribuir a la evaluación de beneficio o impacto social que la actividad

económica de un ente represente para la comunidad. (Artículo 3, Decreto

2649/93)

Como se puede observar, la contabilidad es uno de los procesos fundamentales que

se deben tener y por tanto desarrollar desde su inicio hasta el fin, es tan importante que fue

declarada ley para que fuera implementada por obligación en todas las empresas, cabe

aclarar que este deber implementado por el gobierno fue con intención de ayudar a las

empresas colombianas a ser más prósperas en un futuro, debido a los beneficios señalados

con anterioridad.

Múltiples definiciones y diversos autores definen la contabilidad desde una manera

diferente, sin embargo, todas son destinadas al mismo objetivo, agilizar, analizar y tener un

orden completo del estado financiero de la empresa. Tomando como referencia a Fierro

(2005), argumenta que “la contabilidad es un proceso de información acumulativo de la

empresa, cuyas funciones son: recolectar, identificar, medir, [...], evaluar e informar, y

hacer el seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en forma clara,

completa y fidedigna”.

Por otro lado, según Monagas (2005), “la contabilidad es, la ciencia social que se

encarga de narrar y además cuantificar las transacciones mercantiles que hacen los

hombres, para el análisis, interpretación y la posterior toma de decisiones económico-

financieras.”

Observando la anterior definición, podemos inferir que ambos puntos de vista en

relación con la constitución de Colombia, llevan a mismo objetivo o contexto, por tanto, el


tipo pymes

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mismo autor muestra cinco diferentes clasificaciones a las cuales se enfoca la contabilidad

tales como: Contabilidad Financiera, Contabilidad Fiscal, Contabilidad Gerencial,

Contabilidad Científica, Contabilidad Ambiental, cabe aclarar que en esta investigación se

profundizará en la contabilidad financiera ya que se quiere evidenciar la importancia de las

mismas en la construcción del software contable y de comercio.

La contabilidad financiera para Fierro (2005), es la más conocida y la más aplicable,

pues bien, sus principios y/o objetivos están relacionados con los objetivos básicos de la

contabilidad definidos anteriormente.

El concepto de contabilidad financiera hace referencia a la herramienta que las

empresas públicas o privadas y de todos los tamaños utilizan para darse cuenta del estado

financiero y económico de la organización.

“El concepto de contabilidad ha evolucionado a través del tiempo.

Tradicionalmente se le ha definido como “el lenguaje de los negocios” debido a que es una

actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la información

económica que permite a los usuarios formar juicios y tomar decisiones. También se le ha

definido “historia de los negocios” porque registra en forma cronológica lo que

económicamente sucede en la empresa”. (Mendoza, C. Ortiz, O. 2016, p. 5)

Para la contabilidad es importante la trascendencia de la información y su veracidad,

puesto que toda esta información suministrada por las diferentes áreas de la empresa será

indispensable para generar informes de su situación económica, los cuales ayudarán a la

toma de decisiones y en aspectos tributarios.

2.1.1.1.Plan Único de Cuentas.

La contabilidad financiera dentro de su estructura cuenta con un plan único de cuentas el

cual permite registrar los diferentes movimientos contables dentro de un sistema de

información, que permite tabularlos día a día según el tipo de movimiento que sea. Este

busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por las


tipo pymes

22

entidades, con el fin de permitir la presentación comprensible de la información y una

adecuada clasificación de los hechos económicos (Uribe, 2018).

El plan de cuentas está compuesto por un catálogo con códigos numéricos

denominados clases, grupos, cuentas y subcuentas, también consta con la descripción y la

naturaleza de las mismas, activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos de ventas y

costos de producción, en el siguiente gráfico se muestran los niveles de dichos códigos y

sus asignaciones.

TIPO CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA DETALLE

ACTIVO 1 11 1105 110505 CAJA

PASIVO 2 21 2105 210510 PAGARES

PATRIMONIO 3 31 3105 310505 CAPITAL

AUTORIZADO

INGRESO 4 47 4705 470565 INGRESOS

OPERACIONALES

GASTOS 5 51 5135 513535 TELEFONOS

COSTO DE VENTAS 6 61 6145 614535 ALMACENAMIENTO

Y DEPOSITO

COSTO DE

PRODUCCION

7 71 7205 720506 MANO DE OBRA

DIRECTA

Tabla 2. Plan de cuentas, ejemplo de clase, grupo, cuenta, subcuenta.

Fuente: Elaboración propia.

En la Tabla 2 se ejemplifica la clasificación de algunos códigos contenidos en el

plan de cuentas y cómo se denominan según los dígitos que tenga la misma, es decir, en el

caso del activo, la clase es tipo 1 y hace referencia al primer dígito; el grupo, es el 11, es

decir los primeros dos dígitos, así sucesivamente con el siguiente, es decir, la cuenta que

corresponde a los 4 primeros dígitos y la subcuenta con los 6 primeros dígitos. El catálogo


tipo pymes

23

de cuentas y su estructura serán de aplicación optativa y en la contabilidad podrán utilizarse

clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él, siempre y cuando

mejoren las características cualitativas de la información financiera (Uribe, 2018).

Para efectos de comprensión de la naturaleza de las clases y sus características se

precisan la definición de cada uno de ellos buscando interpretar de una manera gráfica su

clasificación. Hay dos tipos de activos: los corrientes, son todos los bienes adquiridos por la

empresa los cuales se esperan tengan duración menor a un año, ejemplo: mercancías,

derechos, títulos de bienes, entre otros. Los no corrientes, estos se clasifican como activos

fijos de la empresa es decir todos los bienes que la empresa tiene que adquirir para su

funcionamiento, ejemplo: local comercial, edificios, equipos de cómputo, maquinaria,

muebles, etc.

ACTIVOS (1)

DEBE HABER

Aquí inician y aumentan (+) Aquí disminuyen y se cancelan (-)

Tabla 3. Naturaleza Activos, clase 1.


Pasivos: Según Angulo (2016), el pasivo son las deudas y obligaciones de la

empresa con terceros, surgidas de sucesos pasados, para su pago en un futuro, que

incorpore beneficios económicos (p. 40) unos ejemplos de pasivos son: préstamos

bancarios, obligaciones con proveedores, títulos de propiedad, entre otros.

PASIVOS (2)

DEBE HABER

Aquí disminuyen y se cancelan (-) Aquí inician y aumentan (+)

Tabla 4. Naturaleza Pasivos, clase 2.



tipo pymes

24

Patrimonio: Según Angulo (2016), son las deudas con los socios o accionistas de la

empresa y está constituido por el valor de los aportes sociales, realizados por los mismos

(p. 42) el patrimonio se determina con la ecuación, Activo = Pasivo + Patrimonio

PATRIMONIO (3)

DEBE HABER


Tabla 5. Naturaleza Patrimonio, clase 3.


Ingresos: Según Angulo (2016), los ingresos son los valores causados

(reconocidos) por las ventas realizadas por la prestación de servicios o por otros conceptos

(p. 42) hay dos tipos de ingresos que se registran en la contabilidad, ingresos operacionales,

son aquellos ingresos producto de la actividad económica de la misma, ya sea por la venta

de bienes o prestación de servicios, ingresos no operacionales, son aquellos ingresos

diferentes a los obtenidos de la actividad económica de la empresa.

INGRESOS (4)

DEBE HABER


Tabla 6. Naturaleza Ingresos, clase 4.


Egresos: Según Angulo (2016), los gastos son las erogaciones, egresos o consumos

por los servicios o por los elementos necesarios para el buen funcionamiento de la empresa.


tipo pymes

25

(p. 44) algunos ejemplos de gastos son: fletes, servicios públicos, arrendamientos, entre

otros.

EGRESOS (5)

DEBE HABER


Tabla 7. Naturaleza Egresos, clase 5.


Costos de ventas: Según Angulo (2016), son las erogaciones, egresos o consumos

asociados directamente con la producción de bienes y servicios de los cuales se generan

ingresos, el cual es recuperable y por esta razón se le llama costo (p. 45)

COSTOS DE VENTAS (6)

DEBE HABER


Tabla 8. Naturaleza costos de ventas, clase 6.


Costos de producción: Son aquellos costos que son necesarios para producir un

bien o brindar un servicio, algunos ejemplos de estos son la nómina, arriendo de local,

fletes, entre otros.

COSTOS DE PRODUCCIÓN (7)

DEBE HABER


Tabla 9. Naturaleza costos de producción, clase 7.



tipo pymes

26

La contabilidad financiera en la pequeña y grande empresa es indispensable para el

desarrollo y buen almacenamiento de la información, para ello el plan único de cuentas

consta con diferentes cuentas, subcuentas y cuentas auxiliares que permiten tabular esta

información de forma organizada según el tipo de empresa y la actividad económica que

desarrolle, este permite adaptarse a todo tipo de empresa y debe ser parametrizado por el

profesional encargado del área contable de la empresa.

2.1.1.2.NIIF

La idea de la constitución de unas Normas Internacionales de Información Financiera surge

en 1973 en Londres y posteriormente publicadas en 2001, donde se crea un comité

denominado Comité de Estándares Contables Internacionales (IASC por sus siglas en

inglés) lo cual, con base en Ortiz, H. (2006):

Se encargaría de recopilar estándares internacionales en uso en los diferentes

países del mundo. Inicialmente solo se pretendía tener unos estándares que sirvieran de

consulta acerca de la aplicación contable en el mundo. Posteriormente considerando que:

La globalización era un hecho irreversible.

Se incrementaban las negociones internacionales.

Los inversionistas requerían de información homogénea.

Se necesitaba darles mayor transparencia a los mercados de valores.

Se requería incentivar los flujos de capitales y la inversión.

Basándose en las anteriores necesidades del mercado y fijándose en los constantes

cambios de los mercados globales emergentes el comité (IASC) decide crear un nuevo

comité con mayor independencia ya que el actual se había constituido solamente con el

objetivo de establecer unos estándares que sirvieran como consulta. Para lo cual, según

Ortiz, H. (2006) sus nuevos objetivos son “desarrollar un nuevo set de estándares contables

de calidad, transparencia y comparabilidad para el mercado mundial de capitales, promover


tipo pymes

27

el uso y la aplicación escrita de los estándares por todo el mundo y por último aplicar el

concepto de los estándares de contabilidad a la información financiera.

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), según (Fierro y

Fierro, 2015), en un principio fueron creadas para las grandes empresas cotizantes y para el

mercado crediticio, además se han publicado las NIIF para pymes que van a permitir a los

entes económicos mayor transparencia en la información que presentan en los estados

financieros a los usuarios de un mundo globalizado.

Lo anterior debe ir acompañado con una buena formación de los profesionales

para la lectura de los informes generados por el servidor. Estos conocimientos también

ayudaran a proyectar el devenir del ente económico y a observar su capacidad para

generar nuevos flujos de efectivo, así como la viabilidad del negocio para saber si se sigue

o si es necesario una reestructuración, refinanciación o terminación del objetivo social.

(Fierro y Fierro, 2015).

Las NIIF proporcionan herramientas para hacer que la información financiera sea

cada vez más transparente y veraz, algo que importa mucho a nuevos inversores, se puede

inferir que es un gran paso para ampliar los horizontes de la empresa, en caso tal de que se

quiera expandir o llevar la idea de negocio a nuevos mercados más competitivos, esto con

la ayuda de la información financiera y la buena lectura de la misma, apoyándose siempre

con profesionales con dicha formación, para ello Fierro y Fierro (2015) nombra algunos

factores importantes por los cuales implementar NIIF en la empresa:

- El planeta tierra se convirtió en una aldea global para hacer negocios

- Los países, cada vez más, están firmando tratados internacionales con regiones o

grupos económicos fuertes como la alianza del pacifico y otros.

- Los países están formalizando planes de competitividad para entrar en ese mundo

globalizado

- Los inversionistas requieren de información transparente, unificada y útil preparada

bajo un mismo marco conceptual.


tipo pymes

28

- Los contadores, como preparadores de información, requieren certificarse en NIIF por

medio de un tercero independiente para ampliar su mercado de servicios profesionales.

2.1.1.3.Clasificación de Empresas por Tamaño

Hay algunos aspectos a tener en cuenta para determinar el tamaño de la organización,

aunque en el último año ha habido un cambio en la ley determinada por el gobierno. Hasta

finales del año 2018, se clasificaban según su tamaño, de acuerdo a la cantidad de

trabajadores que tuvieran contratados. Lo anterior cambia en el año 2019 donde gracias al

ministerio de comercio, industria y turismo se implementa la nueva clasificación.

Dada la necesidad de contar con una clasificación que responda a las nuevas

realidades de las empresas colombianas, el Gobierno, a través del Ministerio de Comercio,

Industria y Turismo expidió el Decreto 957 de 2019, a través del cual se implementará una

nueva clasificación del tamaño de las empresas con base en los ingresos por actividades

ordinarias anuales, generando un cambio en la clasificación anterior que se establecía en

sus activos o número de empleados. Así mismo, el decreto establece que la clasificación

estará ligada a tres macro sectores (manufactura, servicios y comercio) para las micro,

pequeñas, medianas y grandes empresas. (Bancoldex, 2019)

Dado el tamaño de la empresa según sus ingresos, así como lo dicta la nueva

actualización del decreto, se determina el régimen tributario al cual pertenece la misma, es

decir, régimen común o régimen simplificado.

Régimen simplificado: Según la DIAN (S.f.), Pertenecen al régimen simplificado

las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas;

agricultores y ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten

servicios gravados, siempre y cuando con la totalidad de los siguientes requisitos”. (p,2)

•provenientes de la actividad económica inferiores a 4000 UVT. •Tener máximo un

establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerza su actividad. •No

desarrollar en el establecimiento actividades bajo la modalidad de franquicia, concesión,


tipo pymes

29

regalía, autorización u otro sistema que implique la explotación de intangibles. •No ser

usuarios aduaneros. • • •Inscribirse en el RUT. • Haber obtenido en el año anterior

ingresos brutos totales No haber celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año

en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados, por valor

individual y superior a 3.300 UVT Que el monto de sus consignaciones bancarias,

depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no

supere las 4.500 UVT. (DIAN, S.f)

Régimen común: en el régimen común se encuentran las personas jurídicas que

excedan los topes de ingresos percibidos por el régimen simplificado y deben cumplir

algunas especificidades según la DIAN (S. f) son las siguientes:

•Las personas jurídicas y sociedades de hecho que vendan o presten servicios

gravados. •Las personas naturales comerciantes y los artesanos mayoristas que no

cumplan los requisitos para pertenecer al régimen simplificado •Los usuarios aduaneros,

siempre que las operaciones de comercio exterior tengan relación de causalidad con las

actividades económicas gravadas. (p, 2)

Ahora bien, ya se comprende cómo se determina el tamaño de las empresas en Colombia y

que todas independientemente de su tamaño son responsables de pagar impuestos y retener

IVA.

2.1.1.4.Impuesto al Valor Agregado

En Colombia la regulación tributaria no solo obliga a las empresas de cualquier tamaño a

declarar impuestos sobre sus ingresos mensuales, sino que también obliga a los

consumidores de producto terminado a aportar una pequeña parte a la nación, este impuesto

es llamado el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Según el banco BBVA (2018), el IVA

“es un tributo de naturaleza indirecta aplicable al consumo doméstico de bienes y servicios

producidos tanto en el territorio nacional como en el exterior y se recauda cuando tiene

lugar la transacción de compra venta de los productos y servicios.”


tipo pymes

30

El objetivo principal del IVA no es solo el recaudo de impuestos al consumidor sino

que también la regulación del mercado en toda la cadena productiva y distribución, es decir

poder regular las compras y ventas de las empresas, así como lo afirma BBVA (2018),

“la labor principal del IVA es la de gravar las entregas de bienes y prestaciones

de servicios que realizan empresarios y profesionales, las adquisiciones intracomunitarias y

las importaciones de bienes”, es importante aclarar que dicho impuesto no afecta el precio

de algunos de los productos de la canasta familiar, estos se pueden consultar en la página de

internet de la DIAN que es la entidad reguladora de este impuesto.

2.1.2. Tecnología de la Información

2.1.2.1.Sistemas de Información

Para entender el concepto de un sistema de información, primero se debe definir lo que es

un “sistema”, por lo tanto, según Arnold y Osorio (1998), “se identifican los sistemas como

conjuntos de elementos que guardan estrechas relaciones entre sí, que mantienen al sistema

directo o indirectamente unido de modo más o menos estable y cuyo comportamiento

global persigue, normalmente, algún tipo de objetivo”.

Conociendo lo que es un sistema, se relaciona este término con lo contable,

generando así datos enlazados con el fin de mostrar elementos relevantes y de interés para

la toma de decisiones, tomando como referencia a Laudon y Laudon (2016), definen los

sistemas de información como:

Un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o

recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar los

procesos de toma de decisiones y de control en una organización. Además de

apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de

información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores del conocimiento

a analizar problemas, visualizar temas complejos y crear nuevos productos. Los


tipo pymes

31

sistemas de información contienen información sobre personas, lugares y cosas

importantes dentro de la organización, o en el entorno que la rodea. (p.16)

Los sistemas de información es la nueva y sofisticada herramienta que todas las

empresas del mundo actual deberían implementar, pues bien, según O´brien y Marakas

(2006):

Los sistemas y las tecnologías de información son un elemento vital de las

organizaciones y negocios exitosos. Por eso, constituyen un área esencial de

estudio en la administración y dirección de un negocio. En consecuencia, la

mayoría de los especialistas en negocios deben tomar un curso en sistemas de

información. Dado que usted quizá desee ser director, empresario o profesional de

los negocios, le será tan importante contar con un entendimiento básico de los

sistemas de información como entender cualquier otra área funcional del negocio

(p.4).

Los sistemas de información son conjuntos de diferentes componentes que después

de un buen análisis se puede lograr un objetivo o una ventaja frente a las demás empresas, a

partir de una buena administración de esta información se realizan actividades y/o

estrategias que lleven a la empresa al cumplimiento de las metas anteriormente establecidas

por el comité ejecutivo, de tal modo que se tomen decisiones que están soportadas y

minimizando el margen de error.

O´brien y Marakas (2006) afirman que:

La tecnología de información puede ayudar a todo tipo de negocios a

mejorar la eficiencia y la efectividad de sus procesos de negocios, la toma

gerencial de decisiones y la colaboración entre los grupos de trabajo, mediante el

fortalecimiento de sus posiciones competitivas en un mercado rápidamente

cambiante. (p.4)


tipo pymes

32

Lo anterior deja en entredicho la posible categorización existente dentro de los

sistemas de información, en dependencia de la información específica que contenga, del

propósito que cumpla y demás factores.

2.1.2.2.Tipos de Sistemas de Información

Bajo la premisa de la consecuente categorización, propia de los sistemas de información; un

primer vistazo sugiere su desarrollo desde 3 posibles dimensiones: la administración, la

tecnología y las organizaciones (Laudon y Laudon, 2016). A partir de aquí es lógico como

estos sistemas pueden llegar a diferenciarse entre ellos, no solo por la dimensión a la que

pertenecen, sino también por el papel que cumplen dentro de dicha dimensión. En donde

debe entenderse que los diferentes intereses y exigencias son respondidos con tipos

diferentes de sistemas de información. Laudon y Laudon (2016) señalan que:

Una organización de negocios típica tiene sistemas que dan soporte a los procesos

de cada una de las principales funciones de negocios: sistemas para ventas y marketing,

manufactura y producción, finanzas y contabilidad, y recursos humanos…. Una empresa

común también tiene distintos sistemas que dan soporte a las necesidades de toma de

decisiones de cada uno de los principales grupos administrativos. (p.45)

Lapiedra, Devece y Guiral (2011) refieren que pueden presentarse los siguientes

sistemas de información: Sistemas para el procesamiento de transacciones, Sistemas de

información administrativa, Sistemas de apoyo a la decisión (DSS por sus siglas en ingles)

y Sistemas de información para ejecutivos (EIS por sus siglas en ingles).

Es de conocimiento que la principal función de los sistemas de información es la de

procesar, salvaguardar y brindar datos que sean de apoyo para los directivos, por tal razón,

los diferentes tipos de sistemas de información se rigen por la cantidad de información que

la organización. A continuación, se presenta una breve descripción de los sistemas

anteriores.


tipo pymes

33

Los sistemas para el procesamiento de transacciones constituyen los pilares del

sistema de información de una empresa y recogen las operaciones empresariales diarias

[...]. A medida que se van realizando operaciones en la empresa, los sistemas para el

procesamiento de transacciones adquieren, procesan y mantienen datos, y reflejan las

distintas transacciones empresariales de ventas, compras, pagos, etc. (Lapiedra, Devece y

Guiral, 2011, p.28)

En este tipo de sistema presentan una mejora en la rapidez y en la verificación de las

siguientes actividades diarias que se realizan manualmente relacionado con el nivel

operativo. Así, tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa. Las

transacciones más comunes incluyen facturación, nóminas, realización y recepción de

pedidos. Las empresas tratan de realizar dichas actividades de una forma rápida, ordenada y

eficiente (Lapiedra, Devece y Guiral, 2011). Pues bien, con lo anterior se determinan que

estas actividades se convierten en tareas rutinarias, llevando a ser eficiente y eficaz en las

mismas.

Los mismos autores definen el sistema de información administrativa como, “es

proporcionar a los directivos la información necesaria para tomar decisiones y resolver

problemas. Los sistemas de información administrativa se apoyan en las bases de datos

corporativas, que incluyen datos que se van generando como consecuencia del

procesamiento de transacciones” (p.29). Cabe señalar, que este sistema está enfocado al

ápice estratégico, sin embargo, todos los sistemas ayudan a la toma de decisiones.

Los DSS son instrumentos para abordar problemas de definición o estructuración

menos precisa, y de carácter más esporádico. Los sistemas de apoyo a la decisión ayudan a

los directivos que deben tomar decisiones no estructuradas. Una decisión se considera no

estructurada si no existen procedimientos claros para tomarla y tampoco es posible

identificar, con antelación, todos los factores que deben considerarse en la decisión.

(Lapiedra, Devece y Guiral, 2011, p.33)

Como se observa, los DSS son sistemas basados en los eventos fortuitos, donde las

proyecciones o las herramientas tecnológicas no muestran estos imprevistos que requieren


tipo pymes

34

de soluciones inmediatas. Es entonces donde el directivo se relaciona con el sistema y los

factores para toma decisiones.

Los autores afirman que. “Los EIS constituyen una poderosa herramienta para llevar

a cabo, principalmente, actividades de control. Un ejecutivo, utilizando un EIS, gana

habilidad para analizar todos los aspectos de operación de una compañía, y encontrar

problemas y oportunidades” (p.37).

Pues bien, los sistemas de información se clasifican de acuerdo a los requerimientos

de la empresa, así pues, existen cinco bases para un sistema de información como se

observa en la Tabla 10.

TIPO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN TIPOS

Grado de Formalidad Formales

Informales

Automatización Manuales

Informáticos

Relación con la toma de decisiones Estratégicos (alta dirección)

Gerencial (nivel intermeio)

Operativos (control operativo)

Funcionalidad Gestión comercial

Gestión contable

Gestión financiera

Gestión de rescursos humanos

Gestión de la producción

Grado de Especialización Específicos

Generales

Tabla 10. Bases y tipos.

Fuente: Adaptado de (Vega, Grajales y Montoya 2017). Elaboración propia.


tipo pymes

35

De acuerdo con el propósito de esta investigación, tratándose de SIC, se determina

que toma un grado de formalidad alto ya que dicha información debe ser veraz para los

usuarios internos y externos de la organización. La automatización del mismo debe ser de

tipo informático, puesto que pretende trasladar información de un sistema manual- empírico

a un sistema computarizado y asertivo, este sistema de información se vuelve parte

fundamental del día a día de la empresa y sus hechos económicos, por tanto, debe ser de

estratégico y un apoyo gerencial.

Por consiguiente, la funcionalidad de un sistema de información contable o software

es que se adapte a las necesidades actuales; por lo general, lo que se busca es que sea capaz

de procesar toda la información de producción, comercio y contable, lo cual sea de ayuda

para obtener los informes financieros que reflejen los rendimientos de la organización,

obteniendo de esta manera una sinergia entre todos los departamentos operativos y

administrativos para el bien de la empresa.

Soportando lo anterior, se requieren de algunos aspectos importantes como los

mencionan Vega, Grajales y Montoya (2017):

Otro de los aspectos importantes es que la información requiere dos componentes

principales: herramientas informáticas y habilidades de información. Las herramientas

pueden ayudar, pero sólo después de haber discriminado qué información interesa entre

toda la disponible. Ciertamente, la selección debe ser realizada todavía por el ser humano,

quién también deberá saber cómo aplicarla a la resolución de problemas, al aprendizaje o

la toma de decisiones.

Es por lo anterior que, dicha información ingresada en el sistema es netamente

responsabilidad del encargado operacional de la tabulación de la misma, así como el

encargado de generar informes para hacer fuerte en la toma de decisiones.


tipo pymes

36

2.1.2.3.Definición de Outsourcing

El Outsourcing, conocido en español como subcontratación, es la tercerización de algunas

áreas de la empresa por medio de entidades prestadoras de servicios, que se especializan en

una o más áreas de la organización. Esta subcontratación trae consigo muchos factores

positivos para la gerencia, ya que ayuda a optimizar los recursos de la misma y generar

mejores resultados; pues bien, se habla de entidades organizadas y especializadas. Según

Lacity y Hirschheim (1995):

“Outsourcing, se puede considerar como el servicio que antes se

proporcionaba internamente, normalmente empresas de Outsourcing proporcionan

servicios que incluyen, servicios de procesamiento de datos, contrato de

programadores, tiempo compartido y compra de paquetes de software. El vendedor

cobra una tarifa fija para un número de servicios especificados previamente,

conocido como línea de base, para servicios no incluido en la línea de base se le

puede comprar al vendedor por una tarifa en exceso”. (p.1)

La tercerización de algunas áreas de la empresa está en auge y esto se ve

representado en la cantidad de empresas emergentes de este tipo. Anteriormente la

tercerización no era muy confiable, ya que muchas empresas no estaban dispuestas a

compartir información privada por temor a la manipulación indebida de sus datos; pero

actualmente se ha venido regulando cada vez más el tráfico de datos y el manejo de los

mismos. Se podría decir que ahora las empresas tienen más instrumentos legales para poder

dejar su información en manos de terceros.

La contabilidad es una de las áreas que más se terceriza por medio de sistemas de

información contable; en este caso la empresa que compra el software tiene dos caminos: el

primero es tener personal profesional capacitado para el manejo diario de los movimientos

contables del mismo, y el segundo, subcontratar no solo el software contable sino el área

completa en donde se ahorraría el dinero del personal requerido para llevar a cabo esta

acción, optimizando el trabajo y mejorando los resultados de la empresa.


tipo pymes

37

2.1.2.4.Concepto de Software As a Service (SAAS)

Este modelo de software es una buena herramienta alternativa a los sistemas de

información, pues bien, los procedimientos que realiza SAAS en la recolección de datos se

alojan en servidores que son prestados por alguna empresa perteneciente a las TIC, esta

empresa se encarga del mantenimiento y soporte del software, todas las operaciones se

realizan vía internet ya sea desde el punto de vista del cliente como del proveedor. En

ocasiones se suele relacionar con los sistemas contables, ya que permite el acceso desde

cualquier computador puesto que todo está fomentado en el internet.

Según los profesores Gielen y Clarysse (2010), definen el concepto como:

“Software as a Service es un modelo de negocio de multicapas, habilitado

por IaaS y PaaS, el cual permite la provisión de la aplicación para los clientes a

través de una red por una base de suscripción, siguiendo con el principio de una a

muchos”.

La Corporación Internacional de Datos (IDC) (2018), por sus siglas en inglés,

comprende al SAAS desde los segmentos de: personas, organizaciones, entorno natural,

bienes físicos e infraestructura, bienes digitales, intelectuales, financieros y por último

servicios. Cada uno de estos frentes se compone a su vez de ciertas categorías y dicha

taxonomía puede verse representada de mejor manera en la Figura 1.


tipo pymes

38

Figura 1. SAAS - IDC.

Fuente: Elaboración Propia, Traducción Propia.

2.1.3. Sistema de Información Contable

Los Sistemas de Información Contable contienen una gran cantidad de elementos en la

ejecución contable, pues bien, los Sistemas de Información contienen un gran número de

datos que favorecerán al directivo o a la junta para toma decisiones, mejora la

productividad de la empresa y por tanto más eficiente. El buen uso de los Sistemas de

Información contribuye al desarrollo y evolución del sector industrial al que pertenece,

además de apegarse a las nuevas tendencias mundiales de tecnología que favorecen a todos

los niveles de la organización.

Los Sistemas de Información Contable son una herramienta diseñados para apoyar

la gestión y control en las áreas económicas y financieras de la organización. Sin embargo,

a través de los avances de la tecnología se ha encontrado la viabilidad de generar y utilizar

PERSONAS

Descrirtivo

Económico

Señales

Transacciones

Movimiento y comportamiento

Salud y diagnnostico

ORGANIZACIÓN

Descrirtivo

Económico

Señales

Transacciones


ENTORNO NATURAL

Descrirtivo

Económico

Señales

Transacciones



BIENES FISICOS E INFRAESTUCTURA

Descrirtivo

Económico

Señales

Transacciones



BIENES DIGITALES,

INTELECTUALES Y FINANCIEROS

Descrirtivo

Económico

Señales

Transacciones


SERVICIOS

Descrirtivo

Económico

Señales

Transacciones


tipo pymes

39

información contable en el apoyo del ápice estratégico. La importancia de lo anterior recae

en todas las empresas, incluso en la PYMES, puesto que necesitan de gran información

para reducir el riesgo en el mercado competitivo. (El Louadi, 1998, como se citó en Urquía,

Pérez y Muñoz, 2011).

2.1.3.1.Implementación de Software Contable

Es importante tener en cuenta algunos aspectos para la correcta implementación de un

sistema de información, en algunos casos los proveedores de servicio brindan algunas

pautas para el levantamiento de información y digitalización en el software. En caso tal que

dicha información no sea propuesta por el proveedor de preferencia, es importante

asesorarse con la persona que está encargada de dicha área contable para permitir una

sinergia en los procesos. La calidad de la información que se suministra es de suma

importancia para tomar buenas decisiones, por tal razón, Xu (2009) argumenta en uno de

sus artículos lo siguiente:

Los factores que impactan la calidad de datos (DQ, en inglés) los sistemas de

información contable son similares a los factores de los sistemas de información en

general. Se han realizado muchos estudios enfocados en los factores críticos de éxito en la

administración de la calidad, como en la Administración de la Calidad Total y Justo a

Tiempo (Saraph et al. 1989; Porter and Parker 1993; Black and Porter 1996; Badri, Davis

and Davis 1995; Yusof and Aspinwall 1999). Gran variedad de literatura sobre la calidad

de datos ha abordado los puntos críticos y los pasos de la calidad de datos (DQ), (Firth

1996; Segev 1996; Huang et al. 1999; English 1999). (p.2)

Es importante resaltar que, en la literatura académica existen diversos estudios orientados a

identificar cuáles son los factores más relevantes a tener en cuenta en la implementación y

uso de los sistemas de información contable. La investigación de Xu (2009) resume varios

de estos estudios a través de diferentes categorías, el resumen de dicho levantamiento se

puede apreciar en el Anexo 1.


tipo pymes

40

Por otro lado, se encuentra Acosta y Navarrete (2013), los cuales enuncian algunos

aspectos a tener en cuenta para obtener mayor beneficio de un Sistema de Información

Contable a través de:

Conocer el sistema operativo que se va a instalar y el tipo de negocio.

Analizar el tipo de operaciones que debe de incurrir.

Tener dominio de los equipos a utilizar.

Diseñar los registros necesarios para las operaciones a realizarse.

Estimar los costos del software y hardware a instalar.

Analizar e interpretar el resultado de los reportes, para los directivos sí es

importante.

Reclutar y seleccionar el personal para su adiestramiento con el sistema a instalar.

(p.65)

La presencia de un contador que instruya a la empresa sobre cómo llevar el área

contable es de vital importancia para el desarrollo de la misma, ya que la información que

se sistematice será utilizada para realizar los informes financieros que le compete al

profesional y a partir de ellos sean una buena herramienta para la administración, además

del conocimiento del estado actual de la empresa.

Se puede decir que la adquisición de un sistema de información contable o software

contable debe estar apoyado por el conocimiento del entorno y de las posibles opciones en

el mercado, ya que este definirá los alcances que se pueda tener con respecto a la

información y presentación de estados financieros. En secuencia al plan de acción que se

pretende hacer previo a la adquisición de un sistema de información contable se podría

establecer una secuencia de las actividades a realizar.

Partiendo en primera instancia por la búsqueda de proveedores de sistemas de

información contable o software contable; pasando a cotizar posibles empresas que ofrecen

el servicio; luego realizar una revisión de las necesidades de la empresa y que se relacionen

con las características del software; levantar la información que se suministrará en el


tipo pymes

41

sistema y por ultimo implementar el sistema de información contable en la empresa, de tal

modo que haya cumplido con los requisitos u objetivos de la empresa.

Teniendo los tres primeros puntos del plan de acción, se deberá seguir con el

levantamiento de la información para nutrir el nuevo software que, como lo define Acosta y

Navarrete (2013) “se puede definir como un conjunto de datos procesados que tienen un

significado (relevancia, propósito y contexto) y que por lo tanto son de utilidad para quién

debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre” es decir toda la información que se

vaya a tomar en cuenta para nutrir el software debe ser relevante y veraz, tales como:

clientes, proveedores, cuentas x cobrar, cuentas x pagar, artículos de comercialización,

materias primas, costos, gastos directos e indirectos, entre otro.

Dicho lo anterior el último paso es la implementación del sistema de información, el

cual se hará es dos pasos, el primero sería registrando todos los movimientos previos a la

fecha de apertura del software, esto depende desde que tiempo se quiera tener movimientos

contables y la segunda fase seria día a día digitalizando todos los registros contables

posteriores a la instalación del software.

2.1.3.2.Aspectos Funcionales de Selección de un Sistema de Información Contable

Los Sistemas de Información Contable deben ser seleccionados con gran prudencia, puesto

que el que se escoja debe contar con las necesidades requeridas por la empresa solicitante,

con el fin de desarrollar su actividad económica de buena manera.

Según Astudillo (2008), la selección de un sistema debe tener lo siguiente:

1. El Sistema de Información Contable debe ofrecer soporte a todos los

conceptos definidos y regulados por los Decretos 2649 y 2650 de 1993 y la

Ley 222 de 1995.


tipo pymes

42

2. El Sistema de Información Contable debe poder soportar procesos de

extracción de información derivada de cualquier forma de consulta y en los

formatos portables o populares.

3. El Sistema de Información Administrativo debe poder representar la

operatividad de la organización mediante la automatización de los procesos

y representación de los datos generados por la misma.

4. El Sistema de Información Administrativo, debe poder ser parametrizable

mediante el uso de los documentos asociados a la operación.

5. El Sistema de Información Administrativo debe poder ordenar las consultas

a la información de tal manera que se constituya en base para la toma de

decisiones.

6. El Sistema de Información Contable y Administrativo debe soportar las

operaciones de conversión e interpretación de información, necesarios para

el análisis financiero del ente económico. (p.54).

2.1.4. Factores de Éxito para la Implementación y Uso de Sistemas de

Información Contable

Como se ha venido explicando en este documento los sistemas de información contables

son herramientas que se hacen cada vez más indispensables para las funciones contables y

financieras, y de las empresas como un todo. Su relevancia puede identificarse desde los

niveles más operacionales como el registro de entradas y salidas, hasta niveles estratégicos

de la organización (Rueda-Delgado & Arias-Bello, 2009). No obstante, como también se ha

explicado el uso de esta clase sistemas constituye un reto para las empresas tipo pyme, que

muchas veces no cuentan con los recursos necesarios y procedimientos claramente

estructurados para la exitosa implementación y uso de esta clase de sistemas.

Por este motivo, se realizó una revisión de literatura enfocada a determinar cuáles

son esas características que contribuyen en dicho proceso. A través de la revisión de

diversos artículos científicos se encontraron seis categorías que se deben tener en cuenta:


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43

1. Características del sistema de información contable: Es la categoría más

general y se refiere a las funcionalidades del sistema de información contable

y como se garantiza que los datos ingresados al sistema sean correctos (Al-

Hiyari, Hamood, Al-Mashregy, Kamariah, & Mohammed Esmail Alekam,

2013).

2. Componente organizacional: Se refiere al alineamiento estratégico del

sistema de información contable (Grande, Estébanez., & Colomina, 2011;

Rueda-Delgado & Arias-Bello, 2009) y cómo estos sistemas mejoran los

procesos organizacionales (Peralta Borray & Loaiza Robles, 2017).

3. Agentes externos: Acá se considera cómo el sistema de información contable

apoya sus procesos tributarios y bancarios (Grande et al., 2011).

4. Componente de recursos humanos: En esta categoría se considera cuáles son

los principales requerimientos de recursos humanos para un adecuado uso de

los sistemas de información contable (Al-Hiyari et al., 2013).

5. Compromiso de la dirección: acá se contempla la importancia de que la alta

dirección apoye dichos procesos para que la implementación sea exitosa (Al-

Hiyari et al., 2013; Ismail, 2009).

6. Efectividad del sistema de información contable: acá se analiza el éxito

general del sistema de información contable dentro de la organización (Al-

Hiyari et al., 2013; Ismail, 2009).

Estas seis categorías fueron tenidas en cuenta para la realización del instrumento de

recolección de datos que se usó en la presente investigación.


tipo pymes

44

2.2.Marco contextual

2.2.1. Función Contable

2.2.1.1.Sistemas de Información Contable en Colombia

Según ANIF (2019), el Estado colombiano ha venido desarrollando en los últimos años

diferentes cambios en la estructura y dinámica de los sistemas contables, generando que las

empresas deban cambiar y adaptarse a las nuevas necesidades de los mercados en funciones

de los requisitos del cliente y la competitividad.

En ese orden de ideas, se destaca el papel que han venido desempeñando las pymes

dentro de la generación de empleo, en donde el gobierno central ha realizado políticas

públicas para el desarrollo, incentivando y capacitando a estas empresas con el fin de

mejorar la calidad de sus servicios. Pese a esto, la dinámica actual ha sido una

problemática; la cual, mediante la aplicación de sistemas que les permite medir la eficiencia

y los beneficios de sus procesos, ha producido una mejora considerable.

En este sentido, uno de los mayores cambios experimentados en la actualidad del

país, ha sido la estandarización de las normas aplicadas a la contabilidad; haciendo que se

facilite el flujo de los negocios y siendo esta, una de las razones a las que apunta el Consejo

Técnico de la Contaduría Pública. Donde desde el año 2012, se implementan bajo decreto

las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) como base para la consulta y

aplicación en el ejercicio contable, con el fin de ingresar a la lista de países que aplican este

tipo de estándares a nivel mundial.

De esta forma el Estado determinó la clasificación de las empresas en tres grandes

grupos, reglamentando para cada uno de ellos un sistema especial de normas contables con

un método de consulta específico y aplicación para los procesos de reconocimiento,

medición, presentación y criterios contables. Esta idea genera una serie de cambios en la


tipo pymes

45

economía del país, los cuales son necesarios para abrirse al mundo eliminando las barreras

que limitaban su competitividad en criterios contables.

Por lo tanto, las pymes evidencian tener una participación sustancial en el mercado

y en la economía del país, lo que describe cómo el gobierno las abarcó bajo el decreto,

buscando su formalización bajo el principio de que las empresas comprendan la necesidad,

relevancia y los beneficios que genera este cambio. Sumado a esto, está la importancia de

mantener una contabilidad adecuadamente estructurada, generando confianza y siendo la

base fundamental para la toma de decisiones, que abren el camino del sector financiero a

posibles inversiones y a créditos.

2.2.1.2.Informalidad de las pymes en Colombia

Dentro de los desafíos que se plantea el gobierno está el de la formalización. Donde

Colombia aún muestra altos grados de informalidad empresarial. Para esto se han centrado

esfuerzos reduciendo los trámites, beneficiando el régimen simple de tributación y

fomentando la factura electrónica, lo cual genera la motivación para que las empresas

ingresen a tributar.


tipo pymes

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Tabla 11. Medidas de informalidad a nivel empresarial.

Fuente: Fedesarrollo, (2017).

Para Fedesarrollo (2017), los valores evidenciados en la Tabla 11, hacen referencia

al número de empresas informales, donde se describe su producción neta con el fin de

separar a las personas naturales de las pymes, en este sentido se incluyó la dimensión de

ingresos de producción. Por lo tanto, la participación en la economía informal se ubica en

un 33%.

La anterior información presenta como una tercera parte de la economía puede

describirse como informal, asimismo se evidencia como la participación del sector informal

de trabajadores es del 37%, esta tasa se explica como un acercamiento al porcentaje de

trabajadores en empresas del sector informal, que es inferior al porcentaje de trabajadores

que no cotizan a salud y pensiones (57%). Lo que muestra, una mayor probabilidad de que

las personas trabajen en una empresa que este registrada o lleve contabilidad a que coticen

a seguridad social.


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47

2.2.1.3.Indicadores de Aportes Tributarios de las pymes en Colombia

Tabla 12. Listado de pymes que más facturan en el país.

Fuente: Moncayo (2017).

Las mil pymes más grandes del país, de acuerdo con el ranking elaborado por la

revista Dinero, pertenecen mayoritariamente al sector del comercio (437), seguidas por las

industriales, que son (214). Moncayo (2017) ha logrado encontrar que las empresas el año

pasado tuvieron ingresos inferiores a $21.980 millones, las ventas promedio de las mil que

entran al escalafón fueron de $18.335 millones y sus utilidades de $626 millones. Del

grupo total, solo 142 registraron pérdidas, es decir, 14%. Al igual que en el ranking de las

5.000 empresas más grandes del país, entre las pymes la mayor participación la tienen las

empresas de Bogotá y Cundinamarca (504), seguidas de las antioqueñas (207), sumado a

esto también generan 80% del empleo.

Los aportes de las pequeñas y medianas empresas también pueden entenderse, en

otros términos, según la representación que tengan dentro de la economía nacional; por

consiguiente, se habla de la contribución que hacen estas empresas al producto interno

bruto de Colombia. La revista Dinero (2017) indica que, en cuanto a las pymes:

tan sólo las 1.000 más grandes, clasificadas por sus ventas, facturaron el año

pasado $19 billones, lo que equivale a 2% de todo lo que produjo la economía nacional en


tipo pymes

48

2016. Pero, vale la pena tener en cuenta que de las 25.000 empresas que reportan sus

estados financieros a la Superintendencia de Sociedades, unas 20.000 son pymes, así que

las cifras consolidadas de todo este grupo empresarial son mucho mayores y, por ende,

más influyentes en el PIB.

Las pymes de mayor proporción, son entonces, sustanciales dentro del producto

interno bruto colombiano, por su contribución económica. Empero, su importancia no

radica solo en ello, sino también en servir como ejemplo y como modelo a seguir para las

empresas en crecimiento. Lo anterior se explica dado que muchas de las “mil pymes más

grandes del país son exportadoras, así como innovadoras y su menor tamaño les ha

permitido ajustarse más rápidamente al crecimiento más lento, así como como a la

inflación, al precio del dólar y al aumento del IVA”. (Dinero,2017)

Estas capacidades adaptativas dentro de las empresas, se convierten en

características muy valiosas, que propician objetivos clave, como el crecimiento y la

permanencia de las organizaciones a través del tiempo. Es por tanto que estas, son

cualidades a replicar e imitar en otros modelos de negocio, que busquen sobrellevar las

contingencias y desarrollar un grado de resiliencia organizacional. La revista Dinero (2017)

señala, sobre las pymes en cuestión, que:

Esto no quiere decir que hayan sido ajenas a la coyuntura, sino que han podido

acomodar más rápido sus estructuras productivas, de manera tal que no han tenido que

reducir sus nóminas, lo que se evidencia en las cifras globales de desocupación, que no han

empeorado pese al vaticinio de varios expertos.

Retomando el tema, el contexto de las aportaciones de las pymes estaría incompleto

sin hacer una revisión sobre el estado actual de las pequeñas y medianas empresas como

conjunto dentro del país, así como su posible panorama futuro. Para esto se utiliza como

índice de medición cuantificable el “Indicador pyme Anif”, y para el caso real, la revista

Dinero (2017) alude a que:

Si el indicador IPA supera un dato de 73 indica un buen clima económico y si está

por debajo de 55 es regular. En el primer semestre de 2017 se ubicó en 61, lo que es aún


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49

bueno, pero inferior en 2 unidades con respecto al dato del segundo semestre de 2016. No

obstante, en ANIF señalan que este año las pymes muestran “mayor resistencia” a la

desaceleración de la que evidenciaron entre 2008 y 2009, cuando el IPA cayó hasta 50.

2.2.1.4.Participación de las pymes en el PIB

Se encuentra que, según cifras del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (2016), las

pymes representan el 99.9% de los establecimientos productivos, contribuyen con el 80%

del empleo en el país y aportan el 40% del Producto Interno Bruto nacional.

En Colombia, la participación de estas empresas es fundamental, pues hasta el 8 de

agosto pasado estaban registradas en las Cámaras de Comercio 2’518.120 pequeñas y

medianas empresas, de las cuales 39,9% corresponden a sociedades y el restante 60,1% son

personas naturales (Ministerio de Comercio, 2016).

Tabla 13. Clasificación de las pymes en 2016.

Fuente: Ministerio de Comercio (2016).


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50

2.2.2. Tecnologías de la Información

Actualmente, en Colombia apenas se está empezando a invertir en los sistemas de

información como una herramienta novedosa y de gran importancia, la revista Portafolio

añade en una de sus notas por Pardo (2019) lo siguiente:

El país ha comenzado a observar la ciencia, tecnología e innovación (CTI) desde

otra perspectiva que se demuestra con la reactivación de la comisión de sabios, la

transformación de Colciencias a Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación (MCTI),

incrementar las inversiones en actividades de ciencia, tecnología e innovación (ACTI) en

1,5% como porcentaje del producto interno bruto (PIB).

Lo anterior, refleja el interés del estado nacional de atender una demanda emergente

de nuevas ciencias y tecnologías, que facilitan en gran parte el desarrollo de todos los

sectores económicos. Por tanto, la inversión en estas herramientas para las empresas, brinda

conocimiento que permite abrir las puertas de Colombia al mundo, para generar e integrar

el desarrollo social, económico y cultural de las empresas y ciudadanos colombianos.

2.2.2.1.Empresas Proveedoras de Software

En términos de utilidad empresarial, según el Instituto Nacional de Contadores Públicos

(INCP) (2019), afirma que el uso de software contable permite primariamente llevar la

contabilidad de las empresas y mantener control sobre los inventarios y los pagos a clientes

y proveedores, entre otras iniciativas que proporcionan a los contadores tener un

conocimiento completo de la información financiera de sus organizaciones o ideas de

negocio.

Actualmente el software se ha convertido en un componente con alto valor a nivel

mundial y no solo en una valiosa herramienta para múltiples usos, entre ellos por supuesto

el empresarial. En el orden internacional las empresas dedicadas al desarrollo y exploración

del software se han posicionado entre las más importantes de los últimos tiempos. La


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51

revista Dinero (2011) enumera a las empresas más importantes en cuanto software que a día

de hoy y sumado a algunas otras emergentes, se mantienen no solo como líderes en su

campo, sino líderes económicos en general:

Figura 2. Empresas más importantes de software.

Fuente: Revista dinero (2011)

Por lo tanto, en la actualidad es crucial contar con estas herramientas, más aún si se

tiene en cuenta el emprendimiento en el país y el número de empresas que se están

fundando. Estas, sean pequeñas o grandes, deben mantener sus finanzas organizadas para

lograr el éxito deseado, potenciar su estabilidad y crecer en rentabilidad, con el fin de darle

respuesta a esta necesidad en la actualidad se ofrecen todo tipo de softwares con el objetivo

de resguardar el orden financiero y facilitar a los usuarios reducir al máximo los riesgos por

una mala gestión de la información.


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52

De esta forma, un estudio adelantado por Confecámaras presentó que el 97% de las

empresas en Colombia desaparecen antes de los cinco años de su nacimiento y una de las

importantes razones es la desorganización. Es así como se abre una gran oportunidad para

los empresarios del país de contar programas contables que les ayudarán a organizar su

información financiera y administrativa de una forma fácil, ágil y oportuna. (Confecámaras

2016).

Siigo es la principal empresa de software contable y administrativo en el país con

más de 400 empleados. Nació hace 30 años en Bogotá y actualmente tiene presencia

nacional en Bogotá, Cali, Medellín, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva, Ibagué, Pereira,

Armenia, Pasto y Duitama. También hace presencia en Ecuador y Perú. (El Espectador,

2019).

El objetivo de la empresa es transformar la vida de contadores y empresarios por

medio de soluciones tecnológicas que faciliten sus procesos contables y administrativos.

Siigo cuenta con tecnología 100% en la nube con la que empresarios pueden facturar,

manejar sus compras, gastos, inventarios, cartera, cuentas por pagar y a la vez llevar su

contabilidad de forma integrada. (Siigo, 2017)

En el mercado, también se encuentra una empresa pereirana, la cual por

conocimiento del autor, tiene como usuarios, gran parte del mercado de las pymes ubicadas

en el centro de la ciudad de Pereirana, según la página web de la empresa Rm Soft (2019)

es una empresa que nace en la ciudad de Pereira, se centran en el valor de los datos y en la

facilidad y acceso rápido a las funciones requeridas por los clientes, ofrece distintas

herramientas de gran utilidad para las empresas impulsando la eficiencia y organización de

las diferentes áreas de la compañía. Utilizan la tecnología CAO 7.0 es un paquete de

software contable enfocado en la seguridad de sus datos, la eficiencia de uso y la

particularidad para cada tipo de negocio.


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53

2.2.2.2.Implementación de Software

Muchas son las problemáticas a las que se enfrentan día a día las empresas que han

alcanzado cierto nivel de crecimiento, pero que ven con preocupación cómo sus sistemas

actuales no soportan sus operaciones.

Pese a la crisis económica mundial del año 2018 son muchas las pequeñas y

medianas empresas colombianas que han venido creciendo a pasos agigantados y que

necesitan con urgencia una herramienta que soporte dicho crecimiento. Revista dinero

(2010), contar con dichas herramientas facilita la elaboración de informes que ayuden a

soportar las decisiones acertadas de la gerencia.

Según INCP (2019), la mayoría de las empresas están implementando nuevas

tecnologías para llevar un control de su información, manejarla y tener un acceso más fácil

y rápido a ella. Sin embargo, aún existen compañías que prefieren el método manual, llevar

hojas de balances y mantener grandes archivos.

Según cifras de la Federación Colombiana de la Industria de Software y

Tecnologías de la Información (Fedesoft) (2019), en Colombia más del 90 % de las

organizaciones son pequeñas y microempresas, mientras que las medianas y grandes

representan apenas el 8 %”, señaló el magíster, quien encontró que entre ellas sí se han

establecido estructuras de cooperación.

Fedesoft, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,

Procolombia y la Red Clúster Colombia son las entidades sobre las que se fundamentan

dichas estructuras cooperativas a partir de las que se presentan estrategias de los tipos de

redes de abastecimiento y acuerdos comerciales.

Sin embargo, todavía no existen estructuras tan fuertes como para ser consideradas

sistemas industriales regionales; prueba de ello es que solo un 8 % de los encuestados

confirmó que forma parte de asociaciones regionales.


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54

Según información de Fedesoft (2019), las principales actividades económicas a las

que van dirigidos los bienes y servicios producidos por las empresas del sector son para

actividades de información y comunicación, financieras y de seguros, de servicios

administrativos y de apoyo, además de actividades profesionales, científicas y técnicas.

Según el estudio de Vásquez (2019) se concluyó que la subcontratación y los

acuerdos comerciales son las estructuras de cooperación que utilizan las empresas del

sector en los casos de Bogotá, Medellín y Cali, organizaciones que compiten en la

consecución de proyectos de desarrollo a la medida y en la venta de software empaquetado

a través de la participación en licitaciones y estudios de mercado, pero que también

colaboran entre sí en uniones temporales y tercerización de las actividades de análisis,

diseño e implementación de los proyectos. Los encuestados también valoraron el impacto

de los modelos asociativos en el incremento de la competitividad con una calificación de

4,2 en una escala del 1 al 5. Para el caso de las empresas de Cali y Medellín, el resultado de

la valoración fue de 4,5.

2.3.Marco Legal

Para el soporte del presente estudio es indispensable tener en consideración las diferentes

normativas y legislaciones vigentes que aplican dentro del contexto nacional de la

investigación. Este conjunto de normatividades, entendidas bajo el nombre de “marco

legal”, se desarrollan bajo la óptica de la legislación empresarial y tributaria; de manera que

apoyen de forma coherente el abordaje constante de temas tributarios y contables a lo largo

del documento.

Los tributos en Colombia tienen su origen desde la Constitución Política que en su

artículo 95 numeral 9, hace referencia a que todo ciudadano debe contribuir al

financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y

equidad, encargando de su imposición al órgano legislativo del poder público, de acuerdo


tipo pymes

55

con los artículos 150 y 338 de la Constitución Política. De esta manera se entiende que

todas las personas naturales, de nacionalidad colombiana o extranjera, así como las

personas jurídicas, se les atribuye cierta cantidad de responsabilidad según sus

actividades, el cumplimiento de los deberes y obligaciones que como ciudadano harán que,

así como usted exige, cumpla también con lo que le corresponde para un mejor desarrollo

del país. (Pardo Rodríguez y Murillo Ortiz, 2015, p.3)

Bajo estos preceptos se entiende la importancia del contenido tributario para

cualquier empresa y del mismo modo, por hablar de un concepto polivalente, indisociable y

directamente dependiente de una visión política y gubernamental, existe la necesidad de

evaluarla en conjunto con la antedicha y tratarla bajo los parámetros pertinentes. En

consecuencia, se dispone a la conformación de un marco legar a partir de la legislación

tributaria de Colombia y a la delimitación del proyecto a aspectos más pertinentes que se

encuentren dentro de la misma.

2.3.1. Régimen Tributario en Colombia

El regimen tributario en Colombia este contenido dentro del “Estatuto Tributario y Decreto

Único Reglamentario”. El anterior comprende dos tipos de impuestos, tanto nacionales

como regionales que son de carácter general y específico dentro del país. Los principales

impuestos de carácter nacional son el Impuesto sobre la Renta y el Complementario de

Ganancias Ocasionales, el Impuesto al Patrimonio (con vigencia temporal), el Impuesto

sobre las Ventas - IVA, el Gravamen a los Movimientos Financieros y el Impuesto de

Timbre. Dentro de los impuestos subnacionales, se encuentran el Impuesto de Industria y

Comercio, el Impuesto Predial y el Impuesto de Registro. (Procolombia, 2019, p.67).

Por la extensión que supondría la revisión de todos aquellos elementos, bastará para

el cumplimiento de un propósito de soporte teórico un tratamiento cauteloso y de rasgos

generales, con una mirada analítica que subraye los componentes trascendentes para el

estudio.


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56

De este modo, y dentro de las obligaciones tributarias regionales más importantes de

Colombia, es de necesidad para este estudio presentar el “impuesto sobre la renta”. No sin

antes aclarar primero que según el artículo 1 del estatuto tributario nacional, “La obligación

tributaria sustancial se origina al realizarse el presupuesto o los presupuestos previstos en la

ley como generadores del impuesto y ella tiene por objeto el pago del tributo” (Decreto

624/89). Seguido de esto se tiene que el impuesto sobre la renta y sus complementarios

constituyen un solo impuesto como lo dice el artículo 5 del mismo código y que es un

gravamen común a todos, tanto sociedades limitadas y asimiladas como sociedades

anónimas. El artículo 240 indica la tarifa general para personas jurídicas y dice que:

La tarifa general del impuesto sobre la renta aplicable a las sociedades nacionales

y sus asimiladas, los establecimientos permanentes de entidades del exterior y las personas

jurídicas extranjeras con o sin residencia en el país, obligadas a presentar la declaración

anual del impuesto sobre la renta y complementarios, será del treinta y tres por ciento

(33%) para el año gravable 2019, treinta y dos por ciento (32%) para el año gravable

2020, treinta y uno por ciento (31%) para el año gravable 2021 y del treinta por ciento

(30%) a partir del año gravable 2022. (Decreto 624/89)

2.3.2 Obligaciones Tributarias de las pymes

Para hacer de la investigación una mejor comprensión, es sustancial encaminar las

obligaciones tributarias de las empresas hacia las obligaciones de este carácter, propias de

las empresas caracterizadas por ser medianas o pequeñas. En primera medida, se entiende

“empresa” por la Ley 590 (2000) como:

“Toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica,

en actividades agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, en el área rural o

urbana. Para la clasificación por tamaño empresarial, entiéndase micro, pequeña, mediana

y gran empresa, se podrá utilizar uno o varios de los siguientes criterios:

1. Número de trabajadores totales.


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57

2. Valor de ventas brutas anuales.

3. Valor activos totales.” (Artículo 2).

En referencia a lo anterior, en referencia al enfoque de la investigación en el tipo de

empresa pequeña y mediana. La agrupación conformada por ambas se conoce como pymes

y como indican Pardo Rodríguez y Murillo Ortiz (2015):

“pymes, son las iniciales para referirse a las pequeñas y medianas empresas, según

lo establecido en la Ley 905 de 2004 define “Para todos los efectos, se entiende por micro

incluidas las empresas de familia pequeña y mediana empresa, toda unidad de explotación

económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales,

agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, siempre y cuando

cumpla con alguno de los dos requisitos estipulado a continuación:

Pequeña empresa: Tenga un rango de 11 a 51 trabajadores y con activos totales de

501 a 5000 salarios mínimos vigentes.

Mediana empresa: Tenga un rango de 51 a 200 trabajadores y con activos totales

de 5001 a 30.000 salarios mínimos vigentes.” (p.4)

Las obligaciones tributarias que tienen este grupo de empresas en Colombia son: el

impuesto de renta y complementarios, impuesto para la equidad CREE, Impuesto a la

riqueza, impuesto sobre las Ventas, impuesto de industria y comercio-avisos y tableros,

impuesto predial e impuesto de vehículos. Entiéndase lo anterior de manera generalizada,

debido a que los impuestos de orden distrital varían según actividades económicas

específicas.

Dicho lo anterior, cabe mencionar que la situación actual de las pequeñas y

medianas empresas en materia tributaria no es muy favorable, por lo que se ha llegado a

contemplar la posibilidad de implementar medidas especiales que reduzcan la gran cantidad

de impuestos y sean más flexibles ante las necesidades específicas de empresas pequeñas y

que están en crecimiento. Un modelo que podría resultar beneficioso para las pymes es el

impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.


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58

El impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE es un

modelo de tributación opcional de determinación integral, de declaración anual y anticipo

bimestral, que sustituye el impuesto sobre la renta, e íntegra el impuesto nacional al

consumo y el impuesto de industria y comercio consolidado, a cargo de los contribuyentes

que opten voluntariamente por acogerse al mismo. El impuesto de industria y comercio

consolidado comprende el impuesto complementario de avisos y tableros y las sobretasas

bomberil que se encuentran autorizadas a los municipios. (NIIF, 2019)

El artículo 908 indica la tarifa de este impuesto, dependiendo de los ingresos brutos

de la empresa y a la vez de la actividad económica que desempeñe, comprende negocios

como mini-mercados, micro-mercados, peluquerías, expendio de comidas y bebidas,

transporte, entre otros y según las unidades de valor tributario que presente la empresa,

entendidos como ingresos brutos anuales, se presentarán tarifas de mayor o menos

porcentaje.

2.3.3. Retención de IVA, Beneficios/Incentivos

Continuando con los elementos convencionales más representativos dentro del estatuto

tributario nacional, se encuentra el impuesto sobre las ventas o IVA. Este es de carácter

nacional y “grava principalmente la venta de bienes corporales muebles que no sean activos

fijos y no hayan sido excluidos, la prestación de servicios dentro del territorio nacional y la

importación de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidos

expresamente” (Procolombia, 2019). El artículo 468, declara que, salvo excepciones, la

tarifa general del impuesto sobre las ventas es del diecinueve por ciento (19%). Y al hablar

de dichas excepciones se entra en los beneficios e incentivos propuestos por el gobierno

para el impuesto sobre las ventas.

Ya sea de manera que algunos productos o servicios se consideren exentos del pago

del IVA o que otros paguen una tasa menor, estas medidas benefician a los sectores

económicos que los manejan y pueden incentivar al comercio y explotación bajo estas


tipo pymes

59

condiciones favorables tanto para productores como para consumidores. El artículo 468-1

comprende los bienes gravados con la tarifa del cinco por ciento (5%), entre los cuales se

encuentran la avena, el arroz para uso industrial y el café; mientras tanto, el artículo 468-3

contiene los servicios gravados con la tarifa del cinco por ciento (5%), como lo son los

planes de medicina prepagada y el seguro agropecuario.

Del mismo modo las legislaciones concernientes a la exención del IVA en

productos y servicios son el artículo 477 y el 476. Se encuentran allí productos tales como

la leche y los huevos frescos, y servicios como de ontología o servicios médicos.

2.3.4. Consecuencias por Evasión y Manipulación de Información Financiera

En tema tributario es especialmente importante seguir los canales, las normativas y los

medios de cumplimiento que ofrece la ley, para esto se debe buscar apoyo de profesionales

si hace falta y procurar información actualizada que garantice el apego a la legalidad por

parte de la empresa, ya que incurrir en faltas puede desatar consecuencias con la justicia.

Cuando se habla de fraude y evasión, estos se catalogan como las modificaciones

sufridas o realizadas de manera intencional para encubrir o alterar los resultados de las

obligaciones que se tienen con el Estado a través del impuesto. Dichas modificaciones

tienen por objeto reducir el valor a pagar o incluso hacerlo desaparecer. En algunos casos,

la evasión o fraude se presenta como un incremento del valor a pagar cuando se tiene la

intención de legalizar bienes y propiedades a través del pago de impuestos. (Gómez, Pérez

y Grajales. 2019, p. 405)

Estos temas son especialmente importantes dentro de las pymes, dado que el

sistema tributario colombiano castiga durante la muchas veces escasa capacidad financiera

de las pequeñas y medianas empresas, por lo cual, estas, recurren a dichos actos buscando

alternativas para mantenerse y crecer dentro del mercado.

Para el caso de las pymes se hace necesario revisar si, de acuerdo con el tamaño

de la organización, la elusión puede identificarse como una práctica recurrente como


tipo pymes

60

fraude fiscal o si se utilizan mecanismos como la evasión y el cambio de cifras contables

directamente para mostrar menos utilidad y, por ende, pagar menos impuestos. Lo anterior

porque en este tipo de empresas se encuentra que sus procesos aún son débiles, con

manifestaciones de desorden y falta de control. (Gómez-Ocampo, Pérez Velásquez and

Grajales Gaviria, 2019, p.409)

2.3.5. Sanciones y Procesos Penales

Las empresas colombianas que incurran en delitos penales como la evasión de impuestos o

fraude en las cifras presentadas a entes reguladores, van desde sanciones económicas, hasta

fallos penales. El diario El Colombiano (2017) señala como sanciones:

La omisión del impuesto de renta y complementarios tendrá una multa de un 20 %

del valor de las consignaciones bancarias o a igual porcentaje de los ingresos brutos que

aparezcan en la última declaración hecha.

Ante la omisión de la declaración de IVA o el Impoconsumo, la multa será del 10%

de los ingresos brutos o de las consignaciones. (Castaño, 2017)

El artículo 434 A. del código penal, es sin embargo más estricto y sobre la omisión

de activos o inclusión de pasivos inexistentes propone que:

El contribuyente que de manera dolosa omita activos o presente información

inexacta en relación con estos o declare pasivos inexistentes en un valor igual o superior a

7.250 salarios mínimos legales mensuales vigentes, y con lo anterior, afecte su impuesto

sobre la renta y complementarios o el saldo a favor de cualquiera de dichos impuestos,

será sancionado con pena privativa de libertad de 48 a 108 meses y multa del 20% del

valor del activo omitido, del valor del activo declarado inexactamente o del valor del

pasivo inexistente. (Ley 1819 de 2016)

Estos son solo algunos de los ejemplos de las sanciones que pueden, no sólo

perjudica la liquidez de una empresa, sino también conseguir la privación de la libertad y

por las cuales es importante, ya no solo evitar incurrir en prácticas fraudulentas, sino


tipo pymes

61

mantener óptimos canales de información para prevenir el quebrantamiento de la ley por

desconocimiento u omisión, cosa que no exime su obligatorio cumplimiento.

3. Diseño Metodológico

3.1.Tipo y Método de Investigación

Para Niño (2011): “el investigar es algo inherente a la vida del ser humano. Es una

operación inseparable de su actividad cognoscitiva, tanto en su vida cotidiana, como en su

desempeño social, laboral, educativo, profesional y cultural” (p. 23-24). El mismo autor

define la investigación descriptiva del siguiente modo: “Su propósito es describir la

realidad objeto de estudio, un aspecto de ella, sus partes, sus clases, sus categorías o las

relaciones que se pueden establecer entre varios objetos, con el fin de esclarecer una

verdad, corroborar un enunciado o comprobar una hipótesis” (p.34).

Respecto a lo anterior, esta investigación es descriptiva ya que se enfoca en las

empresas tipo pymes, exponiendo en primera instancia la adopción de los sistemas de

información contable; luego describe cómo se encuentra el sector al que pertenece la

contabilidad y el manejo de las empresas que ya tienen implementado un sistema. En

adición, se observa la necesidad que las empresas actuales tienen para adquirir un sistema,

mostrando cuáles son los puntos a favor al tener este tipo de procedimientos financieros en

la empresa en un sistema automatizado, siendo esta de gran provecho para la toma de

decisiones del ápice estratégico.

En adición, esta investigación es transversal, ya que se obtiene información en un

tiempo establecido y delimitado, en donde se pueda contrastar la práctica de las empresas

con la literatura académica respecto a los AIS, observando sus factores críticos y

cumpliendo con los objetivos propuestos.


tipo pymes

62

La investigación utiliza el método cualitativo, puesto que la forma de análisis que se

realizó durante la investigación se enfoca en el contenido de las respuestas que dieron los

entrevistados en cada una de las empresas, ya sea del líder o contador en cuanto al sistema

de información contable. De este modo, se utilizan técnicas que sean acordes al método que

se está utilizando, facilitando la identificación de los puntos en pro y en contra a los que se

quiere llegar en las empresas, con el fin de perfeccionar la investigación para dar respuesta

a los objetivos propuestos con anterioridad.

Según Hernández, Fernández y Baptista (2014) argumentan que, “Enfoque

cualitativo: utiliza la recolección y análisis de los datos para afinar las preguntas de

investigación o revelar nuevas interrogantes en el proceso de interpretación” (p.7). Con

base en lo anterior, este tipo de investigación puede dejar abierta la línea o cadena para la

continuación de investigaciones asociadas.

Sin embargo, en lugar de que la claridad sobre las preguntas de

investigación e hipótesis preceda a la recolección y el análisis de los datos (como

en la mayoría de los estudios cuantitativos), los estudios cualitativos pueden

desarrollar preguntas e hipótesis antes, durante o después de la recolección y el

análisis de los datos. (Hernández, Fernández y Baptista, 2014, p. 7)

Por otro lado, la investigación es deductiva, puesto que se recolecta información de

diferentes fuentes llevándola desde lo general a lo particular, mirando desde el sector al que

pertenecen los sistemas de información contable hasta lugares específicos. Se utiliza

metodología de estudio de caso, dado que se trabaja con cuatro empresas diferentes y

contienen situaciones que ocurren dentro de las mismas organizaciones.

El método de estudio de caso es una estrategia metodológica de investigación

científica, útil en la generación de resultados que posibilitan el fortalecimiento,

crecimiento y desarrollo de las teorías existentes o el surgimiento de nuevos paradigmas

científicos; por lo tanto, contribuye al desarrollo de un campo científico determinado.

(Martínez, 2006, p,189)


tipo pymes

63

Como se puede observar, la metodología de estudio de caso es una metodología de

investigación bastante útil, ya que brinda la posibilidad de analizar y medir a través del

mismo las conductas de las personas a las que se están estudiando, en este caso a los

involucrados con el área contable y directivos de la empresa. Por otro lado, a través de este

método se puede obtener información de distintas fuentes, aplicando técnicas que van

ligadas al mismo como entrevistas directas, archivos, documentos, etc.

3.2.Tipo de Información y Técnica de Recolección de Datos

En la investigación se recolectan datos de información primaria, puesto que se indaga en las

empresas para obtener información desde el origen en el proceso de la implementación del

sistema contable; sin embargo, la investigación se apoya en medios audiovisuales con el fin

de recolectar datos tales como llamadas, videollamadas, etc. Identificando y analizando los

puntos positivos y negativos de la empresa en esta área.

Se aplica la técnica de entrevista semiestructurada, ya que se busca que el encargado

de esta área o el gerente profundice en los procedimientos que realizan y en la recolección e

identificación rápida de datos relevantes. Bernal (2010) define la entrevista como:

Entrevista: Técnica orientada a establecer contacto directo con las

personas que se consideren fuente de información. A diferencia de la encuesta, que

se ciñe a un cuestionario, la entrevista, si bien puede soportarse en un cuestionario

muy flexible, tiene como propósito obtener información más espontánea y abierta.

Durante la misma, puede profundizarse la información de interés para el estudio.

(p.194)

3.3.Instrumento de Recolección de la Información

El instrumento para la recolección de datos de la presente investigación se realizó a partir

de las categorías encontradas en la literatura académica y que se presentaron en el numeral


tipo pymes

64

2.1.4. Factores de éxito para la implementación y uso de sistemas de información contable.

El instrumento completo puede ser apreciado en el Anexo 2.

3.4.Recolección de Datos

Con el fin de tener una información más completa, acertada y con distintos puntos de vista,

se aplicó el instrumento a cuatro empresas pymes, de diferentes sectores económicos, de los

departamentos de Risaralda, Caldas y Valle del Cauca.

Se entrevistaron personas con diferentes cargos dentro de las organizaciones,

teniendo en cuenta las dos áreas de interés de esta investigación, en primera instancia se

encuentra: el área administrativa o gerencia, la cual es donde se toman decisiones

fundamentadas en la información suministrada por los sistemas de información, por otra

parte se encuentra el área contable la cual tiene una relación directa con la sistematización

de la información y los hechos económicos diariamente y con estos poder generar informes

de la citación actual de la empresa. Con base a lo anterior se pudieron realizar 8 entrevistas

a profesionales con los siguientes perfiles:

Gerente general (2)

Director administrativo y financiero

Auxiliar administrativo

Contador (3)

Auxiliar contable

Las entrevistas realizadas a los diferentes profesionales se hicieron por separado,

con el objetivo de analizar las diferentes perspectivas sin que alguno de los dos integrantes

de cada empresa fuese influenciado por las respuestas del otro, evitando así sesgos en la

información. Para temas de seguridad de los datos e información suministrada, se relacionó

un consentimiento informado para su posterior diligenciamiento, a cada uno de los

entrevistados, con el fin de entender los fines de la investigación y las limitaciones del


tipo pymes

65

tráfico de datos personales y de la empresa. Dicho consentimiento fue elaborado por la

Dirección de Investigaciones e Innovación de la Universidad Católica de Pereira y puede

ser visualizado en el Anexo 3.

4. Análisis de los Resultados

4.1.Descripción de los Casos

Para facilitar la comprensión de los resultados, a continuación, se describen cada uno de los

casos que ayudaron a la recolección de datos, proporcionando información de sus empresas,

por medio del instrumento construido a raíz de diferentes autores con antecedentes en esta

investigación, cabe aclarar que de ahora en adelante se hablará del Caso A, B, C, D,

dependiendo a cuál se haga mención.

Caso A. – Distribuidora de Productos de Consumo Masivo

El primer caso de estudio se trata de una empresa dedicada a la distribución de productos de

aseo de consumo masivo, ubicada en el departamento del Valle del Cauca, cuenta con 21

años de experiencia en el mercado, cumpliendo con un proceso de distribución tienda a

tienda, esta mediana empresa cuenta con 80 empleados directos e indirectos, los cuales en

su mayoría trabajan fuera de las instalaciones como vendedores. El área administrativa de

la empresa está compuesta por 10 personas, las cuales se encargan de alimentar la

información del Software contable desde las diferentes dependencias, tales como: ventas,

compras, cartera, contabilidad, recursos humanos, entre otras.

Esta empresa legalmente constituida, cuenta con un software de información

contable propio desde sus inicios. La contadora líder del proceso ha acompañado a la

organización desde los inicios de la misma y ha podido contribuir al desarrollo y

mejoramiento de esta herramienta óptima para la toma de decisiones financieras. En este


tipo pymes

66

caso se aplicó la entrevista al Gerente general de la organización y a la Contadora líder del

área contable.

Caso B. - Institución Educativa.

Se trata de una Institución Educativa ubicada en la ciudad de Pereira, sus instalaciones

cuentan con 1.150 alumnos y alrededor de 200 empleados directos e indirectos entre

profesores y administrativos, cuenta con 25 años de experiencia en el sector privado. Como

unidad de negocio adicional tiene algunas concesiones en la costa, contando con

participación en ciudades como Cartagena, Barranquilla y Santa Marta con una población

estudiantil de alrededor 4.200 estudiantes y 250 colaboradores, la administración de estas

concesiones es por medio de convenios con el estado y pagados a través de la secretaría de

educación. Cabe aclarar que la sede administrativa de la fundación y las diferentes

concesiones es en la ciudad de Pereira.

El área contable de la organización está compuesta por 5 personas que se encargan

de las diferentes dependencias que son las encargadas de alimentar el software con la

información pertinente para la extracción de informes requeridos por la gerencia. La líder

del proceso contable cuenta con 7 años de experiencia como auxiliar contable y hace

alrededor de 1 mes como contadora del liceo. En este caso se entrevistó al director

administrativo y financiero de la institución y la Contadora encargada del área y las

concesiones.

Caso C. – Empresa Manufacturera - Sector Textil

Esta empresa nace en la ciudad de Pereira, está ubicada en el sector textil y confección,

cuenta con 32 años de experiencia en el mercado, empleando a la fecha a 32 personas que

trabajan en la parte operativa de la misma, sus empleados cuentan con diversos tipos de

contrato como: tiempo completo, por horas, y por número de prendas que elabore al día. Su

nicho de mercado va orientado a la maquila a empresas de talla nacional como los son

Arturo Calle, Gino Pascalli, Incoco, entre otras.


tipo pymes

67

Actualmente la empresa está incurriendo en el proceso de implementación del

sistema contable, ya que, anteriormente llevaban todos sus procesos en hojas de Excel y

demás formatos para proporcionar un grueso de información para llevar a cabo dichos

procesos, la organización cuenta con un contador público que los ha acompañado en la

búsqueda del software que les permita optimizar su información de la mejor manera. La

empresa también cuenta con un auxiliar contable y administrativo quien es el encargado de

recibir todas las asesorías para la implementación de dicho Software. En este caso se

entrevistó al auxiliar administrativo de la empresa y al auxiliar contable de la misma.

Caso D. - Empresa del Sector Agrícola.

En el cuarto y último caso tenemos una empresa del sector agrícola, ubicada en el

departamento de caldas, esta empresa se encarga del cultivo, recolecta y distribución de

espárragos con altos índices de calidad en sus procesos, esta empresa tiene un recorrido de

8 años en el mercado y cuenta con clientes de talla nacional como lo son las superficies de

cadena Éxito, Carulla, Pomona, Price Smart, entre otras. Dentro de su proceso productivo y

de distribución cuentan con alrededor de 30 empleados directos e indirectos.

Actualmente la empresa terceriza el área contable, delegando todos los procesos de

la misma a una agencia encargada de llevar los registros semanalmente, y cargarlos al

software los tres primeros días de cada semana vencida, su contabilidad es llevada por un

auxiliar contable quien se encarga de digitalizar todos los hechos económicos realizados

durante dicho periodo y una contadora que genera los informes necesarios para rendir

cuentas a los inversionistas y proporcionar los reportes necesarios para los agentes externos

de la organización. En este caso se logró entrevistar a la Gerente general de la empresa y al

auxiliar contable.


tipo pymes

68

4.2.Análisis de los resultados según las categorías teóricas

En este apartado se analizan las generalidades de cada categoría teórica del instrumento de

recolección de información, cabe aclarar que como este se compone en seis campos, se

contrastará la realidad organizacional de cada una de estas, en el orden cronológico de cada

componente. Es importante resaltar que estos cuatro casos poseen divergencias en sus

sistemas de información, lo cual es importante para detectar las fortalezas o debilidades de

los sistemas de información.

4.2.1. Sistemas de Información Contable

En este primer componente se encuentran una pregunta relacionada con las funcionalidades

del sistema de información contable, o en otras palabras los módulos operativos con los que

cuenta dicho software, con el fin de conocer que procesos se llevan sistemáticamente. Se

encontró que en todos los casos de estudio, cuentan con todos los módulos mencionados en

la entrevista, menos uno, concuerdan con que el sistema de información de sus empresas no

cuenta con un módulo de nóminas que les permita ingresar los datos o novedades del mes y

este los pueda calcular por sí solo, por el contrario, dicen que este proceso de calcular las

nóminas lo deben realizar por medio de hojas de Excel y tabular el resultado final como

egresos usando las cuentas de nómina determinadas en el PUC.

En la segunda pregunta de este componente se habla de las debilidades percibidas

por los líderes del proceso, en el software de información contable. En el Caso A, la

contadora expresa haber tenido algunos problemas con las actualizaciones del programa, ya

que, cada vez que se realiza una de estas, se pierde parte de la configuración establecida

para el ingreso de los usuarios que manipulan dicho software. También resalta que, debido

a la respuesta tardía de las personas del área de soporte, se podrían retrasar los procesos de

la organización, como se puede apreciar en el siguiente comentario: “el sistema es


tipo pymes

69

excelente, es muy bueno, pero como todo sistema contable necesita permanentemente de un

acompañamiento en cuanto a sus desarrollos, soportes, esta es la única falla que se le ha

encontrado al manager, que es nuestro sistema de información contable, que en cuanto a

soportes no lo prestan con la rapidez que uno quisiera”.

En el Caso B, la contadora manifiesta que uno de las debilidades que tenía el

sistema anterior, era que los colores eran muy desgastantes para la vista de los usuarios.

Otra de las debilidades es que no era posible exportar los informes a Excel, lo cual hacía

mucho más manual el proceso de preparación de los balances y estados financieros, según

la contadora: “para mí que tuve el proceso o el uso del software anterior al software que

tenemos actualmente, digamos que para mí fue muy favorable y de hecho este software es

mucho más amigable, es más comprensible, digamos que los colores que se manejan,

hablábamos de que la pantalla anterior era blanca y negra toda o azul y blanco, entonces

pues era mucho más desgastante eso, en este momento no, nosotros el software que

tenemos es muy bueno en cuanto a que todo el tipo de información que se necesite se puede

exportar a Excel, lo que no hacíamos en el software anterior”. Por medio de lo anterior se

observa un proceso de mejora en cuanto a la efectividad del sistema actual con respecto al

anterior.

El caso D, expresa que, al ser una tercerización del área, cuentan con varias

debilidades en el tema de los procesos, especialmente con el de ventas, ya que, este no se

hace diario o en tiempo real, sino que por el contrario se recoge todas las ventas realizadas

en la semana y se digitan semanalmente igual que los gastos y otros hechos económicos de

la organización, lo cual retrasa bastante la gestión de informes en caso que se necesiten de

forma inmediata.

Uno de los temas más importantes cuando se habla de digitalizar información, es

que esta sea veraz y de calidad, por lo cual es importante realizar auditorías y revisión de

los movimientos realizados en dichos sistemas, por ello una de las preguntas de este

componente va dirigida a los procesos para garantizar dicha calidad de la información, por

lo cual algunos casos manifiestan que cuentan con auditorias mensuales que ayudan a


tipo pymes

70

cotejar las cuentas utilizadas a lo largo del de periodo, las cuales ayudan a reducir el

margen de error de los informes requeridos.

La contadora del Caso B, señala que es importante verificar periódicamente las

cuentas por pagar y cuentas por cobrar con una periodicidad mensual para corregir errores

desde el área de ventas o de compras, como se evidencia en el siguiente comentario:

“podemos auditar las cuentas por pagar, que todas si nos hayan subido a contabilidad,

porque se genera desde un módulo diferente, un módulo financiero y cuando hablamos del

módulo contable es un paso que hay que hacer, entonces de pronto hay alguna factura que

se nos quede por fuera, entonces este sistema de auditoria permite encontrar errores y

corregirlos mes a mes para que la información que se dé sea precisa”.

4.2.2. Componente Organizacional

Este módulo habla de algunos aspectos positivos que han logrado las organizaciones al

implementar dichos sistemas de información contable y estos como han ayudado a la

generación de informes requeridos desde la administración para la oportuna toma de

decisiones.

Las empresas entrevistadas se encuentran de acuerdo con que estos sistemas de

información han jugado un rol importante en la planeación estratégica de la organización y

concuerdan en lo satisfechos que están los Contadores, Auxiliares y Administradores con

las herramientas proporcionas por los desarrolladores de dichos programas, en el Caso C, se

evidencian ciertas particularidades ya que esta empresa está en proceso de implementación

y la información que han podido ingresar al sistema es muy poca, sin embargo, cuentan con

un contador que les está asesorando con este proceso y les proporciona algunos parámetros

para el levantamiento de la información pertinente para alimentar el software.

En cuanto a la optimización de los procesos las empresas consideran que la

implementación de estos sistemas de información juega un papel importante para el manejo

no solo del área contable, sino que este se articula con todas las áreas, dotándolas de


tipo pymes

71

herramientas para la optimización del trabajo de sus empleados, en el Caso A, el gerente

resalta la importancia de este sistema de información ya que les permite a los vendedores

realizar preventa en las tiendas utilizando la facturación en línea y descontando estos del

inventario: “mis vendedores andan con su celular, toman el pedido y en segundos esta la

factura, porque nosotros tenemos nuestro inventario en línea con la toma de pedidos”.

Según el gerente esto les permite acortar el tiempo y el número de personas que antes se

necesitaban para hacer este tipo de acciones.

Por otra parte, en el Caso B, resaltan la importancia del software para obtener

información real y en línea con las concesiones que tienen bajo su administración en otras

ciudades de la costa, este caso en específico tiene un nivel de complejidad más alto ya que

la sede administrativa de dichas instituciones es en la ciudad de Pereira, en donde tiene

participación esta institución. La contadora líder del proceso manifiesta que manejar dicha

información en línea por la VPN de la institución les permite optimizar sus procesos,

resalta que esta red fue muy importante en tiempos de pandemia, debido a que los

auxiliares pudieron seguir trabajando desde sus casas sin ningún problema, y sin afectar el

funcionamiento administrativo de la misma.

4.2.3. Agentes Externos

El cumplimiento de las obligaciones legales y tributarias es indispensable para las empresas

en el contexto económico y legal, por esto es importante encontrar una articulación entre

los sistemas de información con la generación de informes que permitan realizar dichos

tributos al estado, por lo mismo en este componente se pregunta sobre los reportes

financieros que generen los diferentes softwares que soporten dichas obligaciones

tributarias, lo cual algunos casos argumentan tener los módulos necesarios para poder

generar estos informes. En el Caso C el auxiliar administrativo argumenta no tener esta

funcionalidad en el software que actualmente están implementando, por lo que deben hacer


tipo pymes

72

dichos reportes por medio de Excel teniendo en cuenta la facturación electrónica de la

empresa, ya que esta está articulada con la plataforma tributaria de la DIAN.

La articulación de los movimientos bancarios dentro de las funcionalidades del

software se hace presente por medio de las diferentes cuentas del activo que tiene el PUC,

sin embargo, los entrevistados dicen no poder hacer pagos o debitar de las cuentas

bancarias por medio de este software, es decir este no está enlazado con ninguna pasarela

de pagos que les permita hacer pagos online o que les permita tener una sinergia entre las

cuentas del software y las cuentas bancarias, ellos argumentan deben hacer todos estos

débitos y créditos manualmente por medio de los diferentes movimientos contables del

sistema.

Según la contadora del Caso B el proceso de recaudos se realiza cuando los

estudiantes pagan sus matrículas o ya sea por parte de las concesiones cuando el ministerio

de educación les consigna los recursos necesarios para la administración de la institución, el

paso a seguir es descargar por medio de un tercero, un archivo plano con la información

discriminada de los ingresos recibidos por los estudiantes o el ministerio, para proceder a

ejecutar estos movimientos en el sistema y alimentar la cuenta de banco a la que fueron

ingresados dichos recursos: “lo que nosotros hacemos es, digamos que con respecto a las

facturas cuando tenemos facturación, los recaudos que nos ingresan, tenemos un tercero

que es quien centraliza estos recaudos y a través de ese tercero bajamos un archivo y lo

ejecutamos en el sistema para que nos alimente lo que son los movimientos en banco”.

4.2.4. Recursos Humanos

En este componente se indaga sobre la efectividad de los recursos humanos en la

implementación, uso y mejoramiento de los sistemas de información, entendiendo los

recursos humanos como las personas que hacen posible que dicho sistema de información

se alimente con información completa, clara y concisa. Para esto las diferentes empresas


tipo pymes

73

argumentaron haber contado desde el principio de su actividad con personas idóneas y con

las competencias necesarias para llevar a cabo la puesta en marcha del software.

Según la contadora del Caso A los colaboradores de la organización han podido

aportar al sistema de información desde sus diferentes áreas, no solo a la implementación

sino al desarrollo del sistema de información, basados en los requerimientos del día a día,

solicitando se habiliten nuevas herramientas que faciliten los procesos y mejoren la calidad

de la información, “si, considero que son importantes porque son ellos los que han hecho a

su vez exigencias al sistema de información contable ”. Un ejemplo de lo anterior es poder

dar acceso a los vendedores a generar ventas desde sus celulares, llevar un inventario

actualizado en todo momento y contabilizar estas en el momento que el vendedor ingrese el

dinero de dicha venta al departamento de ventas. Esto en su momento fue una idea de un

vendedor, quien encontró una necesidad de información y de acortar un proceso que

involucraba varias personas, tiempo e información no tan real. Este vendedor relaciono su

idea con el jefe inmediato y de allí se pudo hacer una herramienta efectiva con la que

cuenta la empresa actualmente.

En el Caso D, la gerente manifiesta haber tenido algunos inconvenientes con el

departamento de ventas, ya que, por estar en un área rural hay muy poca conexión para

manejar desde allí el software, dado que tendrían que conectarse al servidor de la oficina

donde tercerizan su contabilidad, también afirma que actualmente el proceso de facturación

es manual y por medio de una numeración autorizada: “en este momento es una

facturación que nos autoriza la DIAN de un número a un número, por decir algo del 1000

al 1200, entonces hacemos esa facturación y cada vez que se nos acaba debemos reportar,

si anulamos alguna factura también la debemos reportar ”. La gerente manifiesta que para

este proceso es indispensable contratar una persona con los conocimientos necesarios para

el manejo de esta área y que por ende que permanezca en planta, para tener contacto directo

con despachos y compras.

Las empresas entrevistadas, manifiestan haber tenido una capacitación por parte de

la empresa de software que contrataron antes de implementar el sistema de información, ya


tipo pymes

74

que, en estas asesorías se enseña el manejo del sistema, sus configuraciones y como obtener

informes del mismo. Es importante recalcar que hay funciones netamente de los

desarrolladores y que si se manipulan podrían generar algunas inconsistencias en el

funcionamiento del software, una de estas es la parametrización de las cuentas que utilizará

la organización dependiendo de su actividad económica.

Con base a lo anterior el auxiliar contable del Caso C, argumenta que dicha

parametrización de las cuentas se debe hacer en conjunto con el área de soporte de la

empresa proveedora de software y el contador líder del proceso de implementación. En el

caso de esta empresa de textiles se acordó que este proceso se haría por medio de una

plantilla, donde se encuentra cada una de las cuentas contempladas en el PUC y por medio

de este, el contador elige las cuentas que se utilizarán para registrar los movimientos de la

organización, el paso a seguir es que el área de soporte restrinja las cuentas que no se

utilizarán en dicho programa: “yéminus maneja todo en plantillas, entonces yéminus nos

descarga la plantilla del plan de cuentas, el contador diligencia ciertos campos que son

obligatorios, cuenta, naturaleza, nombre de la cuenta, el llena esa plantilla y se envía a

yéminus y con esa plantilla hace el ingreso al programa”. Ejemplo, como esta es una

empresa dedicada a la confección de textiles, su plan de cuentas debería contener el grupo 7

del PUC ya que incurre en costos de producción, y se debería bloquear algunas cuentas del

grupo 5 las cuales son las de gastos y en este caso no aplicaría por la naturaleza de dicha

actividad económica.

En la entrevista con los diferentes líderes de procesos se pudo evidenciar que

algunas empresas necesitaron contratar personal adicional para la puesta en marcha del

sistema de información contable, sin embargo, en el Caso B, la contadora expresa haber

disminuido el número de personas encargadas del área, debido a que se implementó otro

sistema de información, con mejores herramientas que el anterior: “digamos que hubo una

reorganización también en el personal porque teníamos una persona que era quien se

encargaba de las concesiones pero de todo de concesiones […] digamos que a veces esa

persona incluso hasta se atrasaba y necesitada apoyo de otra para poder cumplir con todo,


tipo pymes

75

pero entonces esa reestructuración que hubo fue de dividir funciones para que una persona

se encargue de hacer todas las nóminas, una sola persona para hacer compras, otra para

causaciones”. Lo anterior ayudo a que se replanteara las funciones de cada área y se

unificaran procesos tanto en las concesiones de la costa como en la institución educativa

ubicada en Pereira. Esta reorganización del personal fue acertada ya que hoy en día los

procesos se optimizaron y lograron una sinergia con las demás áreas.

4.2.5. Compromiso y Participación de la Dirección

En este componente se indaga sobre la participación de la dirección en la búsqueda del

sistema de información, implementación y resolución de problemas desde la perspectiva del

líder del área contable. Una de las preguntas indaga sobre la participación de la gerencia en

la selección del sistema de información contable, lo cual los auxiliares y contadores

responden que al este ser una herramienta en la cual interviene directamente el área

contable, esta área es la que se encarga de elegir el mejor sistema de información que se

adapte a las necesidades de la organización.

La contadora del Caso B, plantea que la administración financiera de la institución,

en el momento de la búsqueda de un nuevo sistema de información, estuvo muy enfocada a

relacionar el costo/ beneficio de las diferentes opciones, basándose en los requerimientos

del área contable y teniendo en cuenta la experiencia con el antiguo software: “ellos

finalmente con base a, factor uno las cotizaciones, mirando que si se cumplieran las

necesidades que teníamos, que si se cubrieran esas necesidades, entonces ellos analizaban

esto y nos daban el visto bueno en cuanto a la adquisición del software”. Con base a lo

anterior la contadora manifiesta que el área contable fue la encargada de tomar la decisión

de con cual sistema de información iban a implementar, tomando las apreciaciones del área

financiera.

En cuanto a la solución de problemas o nuevos requerimientos hacia el sistema de

información, todas las empresas llegan a la misma respuesta, esta radica en que los líderes


tipo pymes

76

del área contable son los encargados de la solución de dichos problemas y proponer estos

nuevos requerimientos a los encargados del soporte del sistema de información.

La contadora del Caso B, expone un ejemplo de estos requerimientos, el cual se

hizo a través del gerente financiero, quien solicitaba la optimización de un nuevo proceso,

se trataba de la posibilidad de que el sistema generara automáticamente unos descuentos

por pronto pago de los estudiantes de la institución privada ubicada en Pereira: “las

facturaciones se tiran automáticas desde el sistema y nos tiraba un 100%, entonces si una

persona nos iba a pagar con las condiciones que les estábamos dando, para hacerles el

descuento, nos tocaba aplicarles el descuento manual”. La encargada de gestionar esta

solicitud a través del área de soporte del sistema fue la contadora, obteniendo al día

siguiente una solución que les permitió ahorrar tiempo en procesos manuales.

Otra de las preguntas relacionadas en este módulo es si los líderes del proceso están

planeando nuevos desarrollos futuros para el sistema de información, a lo que responde el

auxiliar contable del Caso C, que la gerencia en compañía del contador está planeando

incluir un proceso de costeo articulado con el software, que permita tener un margen de

error mínimo y que se alimente de las existencias reales, ya que actualmente este es un

proceso parte que se lleva en hojas de Excel.

4.2.6. Efectividad del Sistema de Información

En cuanto a la efectividad del sistema de información, los usuarios entrevistados se

encuentran satisfechos con la información obtenida del mismo, la gerente del Caso D,

expresa que ha sido un cambio positivo desde la tercerización del área contable de la

empresa, debido a que anteriormente contaban con informes cada seis meses de los estados

financieros y balances, por lo que no lograban evidenciar las utilidades mes a mes: “para

nosotros es súper importante el sistema contable, porque de este dependen muchas cosas

de la empresa, depende que usted se programe, sepa que gastó, que le está entrando, tenga

un promedio de ventas y tenga toda esta información importante”. La gerente de esta


tipo pymes

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empresa del sector agrícola es consiente que se deben implementar nuevos procesos, para

mejorar la calidad de la información suministrada al programa, por ende, manifiestan estar

atentos a las recomendaciones del contador.

Según la contadora del Caso B, los auxiliares de las diferentes áreas encuentran el

software fácil de utilizar, accesible y flexible, ella hace una comparación de las

herramientas que ofrece el sistema actual y las que tenía el anterior, debido a lo anterior se

evidencia una satisfacción por parte de los líderes del proceso y también por parte de la

gerencia de la misma.

Los gerentes de las diferentes empresas entrevistadas manifiestan contar con un

sistema de información contable muy práctico y que les ha proporcionado las herramientas

necesarias para la toma de decisiones, según el gerente de la empresa del Caso A, este ha

sido una herramienta indispensable para el crecimiento de la organización, ha permitido

mejorar los procesos administrativos de todas las áreas involucradas con el sistema de

información: “gracias al sistema de información he podido detectar cuando se hacen cosas

indebidas, he detectado quien lo hizo porque en el sistema dice con qué clave ingresó”. El

gerente resalta que el sistema le brinda seguridad en los movimientos internos ya que el

servidor le permite gestionar los usuarios de los empleados, es decir cada movimiento

realizado en el software contiene los datos del usuario desde donde fue realizado.

4.3.Estrategias Propuestas para la Exitosa Implementación y Uso de Sistemas

de Información Contable

A continuación, se enuncian las estrategias para realizar una efectiva implementación de un

sistema de información contable, se tiene en cuenta las experiencias de los profesionales

anteriormente entrevistados y la revisión de la literatura académica con antecedentes en esta

investigación. Para poder describir las estrategias propuestas, es necesario dividirlas en los

siguientes tres grupos de interés: perfil y funciones de los involucrados, características del

sistema y características de la tecnología.


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4.3.1. Perfil y Funciones de los Involucrados

Es importante que la persona que lleve a cabo la tarea de digitalizar toda la

información tenga como mínimo una formación técnica en el área contable o

conocimientos básicos de la misma, ya que, de no ser así, podría retardar el proceso

e ingresar la información de manera errónea. Esta persona debe entender de una

manera clara la dinámica de un plan de cuentas, en donde es entendido que las

clases representan el tipo de movimiento.

El contador, quien será el encargado de tomar toda la información ingresada al

sistema y convertirla en informes para rendir cuentas del estado financiero de la

organización, debe tener las aptitudes y actitudes para sincronizar las actividades de

su grupo de trabajo. Este debe tener claro cuáles son las herramientas y

funcionalidades del sistema de información y tener claro cuáles son sus alcances

dentro del mismo, es decir, que puede y que no puede hacer.

El área contable debe tener una constante comunicación con el área de soporte del

sistema de información, tratando de anticiparse a la corrección de errores de

programación o actualización, para que apoyándose uno en otro se pueda dar

solución oportuna a estos, sin que afecte con la actividad diaria de dicho sistema.

Las auditorias son un proceso de verificación de la información, en donde se

fiscalizan las cuentas principales con el fin de arreglar errores de tabulación, para

ello es importante que el contador se programe mensualmente para realizarlas y así

poder tener una información más precisa de la situación actual de la organización y

presentarla cuando sea requerida.

Los usuarios del sistema de información deben asegurarse de que se estén

guardando diariamente las copias de seguridad, ya que, de no ser así serán los

principales responsables de la perdida de información en caso de un apagado

forzado del computador y la posterior reconstrucción de la información.

El auxiliar debe ser responsable del archivo de todos los comprobantes de egresos y

los documentos anexos, estos son importantes para verificar la veracidad de los


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datos ingresados al sistema y en caso tal de necesitar uno de estos sea fácil su

búsqueda.

El contador debe tener claro el proceso por el cual se van a parametrizar las cuentas

del sistema, esto se debe tener apropiado y listo antes de la puesta en marcha del

sistema de información contable, ya que se podrían comenzar a ingresar

movimientos por cuentas erróneas, lo cual llevaría a un retroceso en dicho proceso.

Es muy importante que el contador tenga un listado de los saldos iniciales y la

naturaleza de los mismos, para que estos puedan ser ingresados el primer día de uso

del sistema, también es importante contar con la información completa de los

terceros, ya sean, clientes, proveedores, empleados, entre otros, esta información

debe ser actualizada y correcta.

4.3.2. Características del Software

Desde el momento en el cual se tiene en mente comprar o alquilar un sistema de

información, se debe tener en cuenta que este debe ser amigable y fácil de utilizar

para los usuarios, si es posible se debe elegir uno que permita interactuar con él, sin

que los colores del mismo sean un problema para la visión de las personas que lo

utilizan las 8 horas laborales diarias.

En la búsqueda del sistema de información se debe tener en cuenta herramientas

externas con las cuales se pueda vincular el mismo, una de estas y la más importante

para los contadores es Excel, ya que facilita tabular los datos exportados del sistema

y acomodarlos de una manera más comprensible.

Se debe sacar el mejor provecho al sistema de información, por lo tanto, es

necesario estar atentos a los comentarios de los usuarios que tienen un contacto

directo con el mismo, en muchas ocasiones las diferentes áreas involucradas,

necesitan realizar nuevos procesos y requieren contactarse con el área de soporte

para gestionar la viabilidad de estos. Es importante llenar un formato con cada una


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de estas solicitudes para que sean evaluadas a fututo, es decir que estas hayan sido

respondidas de manera positiva.

Es importante saber si el sistema cumple con todas las necesidades de información

de la organización, es decir si esta es una empresa del sector industrial, debe

contener módulos adicionales como: producción, costos, inventarios, gestión de

desperdicios entre otros. De no ser así, el sistema de información se quedaría corto

para la generación de informes y gestión de las áreas de la organización.

4.3.3. Características de la Tecnología

Actualmente, hay herramientas que permiten guardar imágenes y documentos en la

nube, administrarlas por carpetas y permitir acceder desde cualquier dispositivo en

tiempo real, esta puede ser una herramienta indispensable para el archivo virtual de

la empresa. Desde allí, se puede gestionar el ingreso de la información al sistema sin

tener que desplazarse con dichos comprobantes de un lugar a otro, esta herramienta

es fundamental para empresas que tercerizan su contabilidad debido a que el

contador y el auxiliar no tienen su sede en la empresa.

Es necesario saber la dinámica de las actualizaciones, en muchas ocasiones estas se

realizan inmediatamente cuando el programador las libera o pública. Sin embargo,

en otros casos este procedimiento debe ser manual y por ende se debe programar

con anterioridad para hacerlas en el momento en que los usuarios no estén

utilizando dicho sistema.

Contar con un equipo de cómputo con las características necesarias para descargar

dicho sistema es muy importante, debido a que hay sistemas que al ser tan pesados

ralentizan las funciones del mismo, para esto es necesario contar con un computador

que contenga una memoria RAM capaz de soportarlo y permita una rapidez en los

procesos.


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También se debe contar con una UPS para que pueda soportar las variaciones de

energía sin que se vea afectado el funcionamiento del equipo, al igual que evitar que

el computador se apague de manera brusca y se pierda información.

Actualmente, la mayoría de los sistemas de información se pueden gestionar

directamente desde las VPN de los establecimientos comerciales o ya sea por la

publicación de las IP, con el fin de tener accesibilidad al servidor desde cualquier

parte solo con acceso a internet, si la necesidad de la empresa exige tener este tipo

de accesos se recomienda hacerlo desde el momento que se va a implementar.


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5. Conclusiones

Para concluir esta investigación se determina que los sistemas de información contable son

una herramienta fundamental para el crecimiento de las organizaciones, dotando a los

usuarios con herramientas para procesar la información financiera y convertirla en informes

que den cuenta de la situación actual de la empresa. Dicha información ayuda a mejorar el

control de la gestión de la organización, ya que esta genera gran interés y crea una ventaja

competitiva logrando acceder a una información detallada y veraz de cada área, siendo lo

anterior positivo la administración de la organización.

Los Sistemas de Información Contable se han convertido en una herramienta

fundamental de las organizaciones que, por necesidad, deben llevar un orden y seguimiento

más detallado en donde se tenga acceso a todas las áreas de interés de una manera efectiva

y eficiente. Como se ha mencionado en el transcurso de esta investigación, el mundo

evoluciona rápidamente y las empresas deben hacerlo contemporáneamente, pues la

tendencia a usar la tecnología es cada vez mayor puesto que además de agilizar procesos,

nos permite tener datos relevantes a través de la alimentación del sistema de información y

con estos aplicar distintas estrategias que traigan resultados en un futuro.

Una de las principales dificultades que tienen las pymes en la implementación y uso

de los sistemas de información contable es la falta de personal calificado para llevar a cabo

el área contable y sus procesos, pues en ocasiones, las funciones que se deben ejercer en la

iniciación y crecimiento de este tipo de empresas recaen sobre el administrador o gerente,

ya sea por optimizar costos y gastos en los que incurriría el dueño de la empresa por una

óptima implementación del sistema. Así mismo, la adquisición y tecnificación de las

empresas traen consigo costos elevados, los cuales afectan de manera directa el beneficio

neto de la actividad de la empresa, si esta no se considera como un beneficio a largo plazo.

Otro de los grandes problemas que tienen los Sistemas de Información Contable es

su manejo y facilidad de interpretación por parte de los usuarios demandantes del producto.


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Sucede que los procesos que se deben realizar dentro del sistema deben ser específicos y

con el menor margen de error posible, es entonces donde su apariencia, colores y diseño

toman un papel importante que debe ser considerado por los proveedores del programa con

el fin de tener clientes potenciales.

Los Sistemas de Información Contable se ven altamente implicados en la

manipulación diaria por los colaboradores de la empresa, es allí donde el factor humano

juega un rol importante en el uso de los mismos. El mal manejo al momento de digitalizar

la información por parte de las personas conlleva a una información totalmente errónea, por

lo que el recurso humano es un elemento predominante en las dificultades u oportunidades

que puedan ser encontradas en el análisis de los datos que allí se registran.

La exportación de los datos que se tienen en el Sistema de Información Contable a

programas que son utilizados con mayor frecuencia por contadores y auxiliares es, en

ocasiones, un problema que ralentiza los procesos de la organización, ya que en la mayoría

de los casos se descarga la información allí guardada y se pasa a Excel, una de las

herramientas poderosas usada por años. Con base en lo anterior, los proveedores de los

Sistemas de Información Contable se ven obligados a realizar actualizaciones y versiones

que muestren o suplan las constantes necesidades de los usuarios para una mejor

comprensión y búsqueda de los datos almacenados.

Sin embargo, los Sistemas de Información Contable traen consigo grandes

beneficios y puntos a favor de la empresa que agilizan sus operaciones para el logro de

objetivos. Entre ellos se destacan con gran utilidad la automatización de actividades de la

empresa, ahorro de tiempo en el quehacer de la organización, así como la disponibilidad de

más información y datos relevantes, generación de reportes y estado de la empresa,

seguridad y sobre todo el apoyo en la toma de decisiones por los directivos.

El limitante de esta investigación al ser cualitativa es que solo se incluyeron cuatro

empresas dentro del análisis. Lo cual permitió profundizar más en cada uno de los casos,

sin embargo, no permite generalizar los resultados. Por este motivo, una investigación


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futura podría explorar las mismas categorías teóricas, desde un abordaje cuantitativo y con

una muestra mayor.

Una futura investigación se podría enfocar en las microempresas, debido a que estas

por su tamaño y estructura, no cuentan con un departamento encargado de la contabilidad y

procesamiento de los datos. Esta muestra podrá evidenciar algunas debilidades adicionales

que presenta esta población empresarial, debido a la estructura organizacional y otros

factores importantes para el uso de un sistema de información.


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nizational_factors

96 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo pymes

96

Anexos

Anexo 1

6. FACTORES Saraph

(1989)

English

(1999)

Firth

(1996)

Wang

(1998)

Segev

(1996)

Zhu

(1995)

Birkett

(1986)

Yu

(1973)

Jhonson

(1998)

Bowen

(1993)

Papel admin. Superior x x x x x x

Calidad políticas y estándares x x x

Rol de calidad y admin. x x x x x x

Entrenamiento x x x x

Estructura organizacional x x

Diseño de servicio x x

Enfoques, gestión proceso x x x x

Relaciones, personal x x x

Calidad de proveedor x x x

Actuación, evaluación DQ x x x

Gestión cambio x

Factores externos x

Evaluar costo/beneficio x x

Auditorias x

Control interno x

Control de entrada x

Enfoque cliente x

Mejora continua x


tipo pymes

97

Anexo 1. División de literatura e identificación de estudios.

Fuente: Adaptado de Xu (2009). Tabla adaptada al español, Traducción propia.

Anexo 2. Instrumento de recolección de datos

Investigación sobre implementación de AIS en PYMES

1. Sistemas de información contable

¿Hace cuánto implementó su sistema de información contable?

¿Cuáles son las principales funcionalidades que tiene su sistema de información contable?

o Facturación

o Compras

o Control de inventarios

o Presupuestos

o Nomina

o Informes de ventas

o Caja Menor

o Cuentas por pagar

o Cuentas por recibir (cartera)

o Costos

o Análisis Financiero

o Otros, ¿Cuál(es)? ____________

¿Qué fallas o debilidades ha encontrado en su sistema de información contable?

¿Existen procedimientos para garantizar la calidad de los datos ingresados al sistema de

información?

¿El sistema de información contable es propio (se pagan las actualizaciones) o arrendado

(SaaS)?

¿Cada cuánto se realizan las actualizaciones?

2. Componente organizacional

¿El sistema de información contable juega algún rol importante en la planeación de la

estrategia organizacional?


tipo pymes

98

¿Usted piensa que la organización y administración de la empresa ha mejorado desde la

implementación del sistema de información contable?

¿Su sistema de información contable le ha permitido optimizar procesos y/o

procedimientos?

¿Su sistema de información contable le ha permitido mejorar la calidad de sus estados

financieros?

3. Agentes Externos

¿Su sistema de información contable le permite elaborar los reportes financieros necesarios

para las obligaciones tributarias?

¿Su sistema de información contable le permite administrar sus recursos monetarios en

bancos?

4. Componente de recursos humanos

¿Considera que los recursos humanos de su organización han jugado un rol importante en

la implementación del sistema de información contable?

¿Considera que los recursos humanos de su organización han jugado un rol importante en

el uso del sistema de información contable?

¿Fue necesario realizar algún entrenamiento a su personal para la implementación o uso del

sistema de información contable?

¿Fue necesario contratar nuevo personal para la puesta en marcha de su software de

información contable?

5. Compromiso y participación de la dirección

¿Los líderes de la organización identificaron las necesidades de información?

¿Los líderes de la organización participaron en la selección del sistema de información

contable?


tipo pymes

99

¿Los líderes de la organización participaron en la implementación del sistema de

información contable?

¿Los líderes han participado en la solución de problemas desde la implementación del

sistema de información contable?

¿Los líderes están planeando nuevos desarrollos futuros para el sistema información

contable?

6. Efectividad del sistema de información contable

¿El sistema de información contable puede ser considerado de gran calidad (confiable,

accesible, flexible)?

¿La información generada por el sistema puede ser considerada de gran calidad (clara,

actualizada, completa, útil, precisa)?

¿El sistema de información contable tiene altos niveles de uso?

¿Los usuarios se encuentran satisfechos con el sistema de información contable (fácil de

usar, calidad de la información)?

¿El sistema ha causado un impacto organizacional positivo (contribuye a alcanzar

objetivos, tiene un buen costo/beneficio, aumenta la productividad, ayuda a mejorar el

servicio)?

Anexo 3. Formato Consentimiento.

A continuación, se adjunta el formato utilizado para la autorización del manejo y uso de

datos de las empresas.


tipo pymes

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Documents

IMPLEMENTACIÓN Y USO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN