손보연

Improving the Effectiveness of Virtual Teams:

A Comparison of Video-Conferencing and Face-to-Face Communication in China

Z. Guo, J. D’Ambra, T. Turner & H. Zhang

IEEE March 2009�

Boyeon Son January 25, 2012

Introduction�

Virtual Team : 이메일, 영상 회의 등 전자 커뮤니케이션 기술과 정보를 이용해 함께 일을 하는 여러 명의 팀원들로 이루어져있다. : 시간, 장소 등의 제약을 초월할 수 있다는 점에서 조직에게 큰 편의성과 이익을 제공한다. : 하지만 이들의 정보교환과 의사소통은 전적으로 CMC (Computer-Mediated Communication) Systems에만 의존해야 하는 상황이기 때문에 어려운 점이 많다. 대부분 얼굴과 어깨 정도까지밖에 보이지 않는 CMC에서는 인간의 소통에서 중요한 요소인 언어 이외의 사회 맥락적인 신호들이 전달되기 힘들고, 이는 효율적인 정보전달이나 의사소통을 어렵게 한다.

Introduction�

Dialogue-based Framework : Huang 등은 Virtual 팀 환경에서 효율적인 소통을 위해서 팀원끼리 같은 “Team Mental Model”을 갖는 것이 중요하다고 밝히고 Diaglogue-based Framework를제시하였다. : 다시 말하면, 팀원들끼리 각자 생각하는 이 효율적인 대화의 모델이 같고, 서로 같은 공통의 목표을 가지고 있다는 것을 아는 것이 중요하다.

Introduction�Dialogue-based Framework (1)  Small Talk: 각자 소개하고 서로에 대해 알아본다. (2) Corner Stone: 효과적인 소통을 위해 공통의 목표를 정의한다. (3) Infinite Container: 이전의 협업할 때의 경험을 토대로 좋았던 소통 방법을 공유하고 서로 이에 대한 feedback을 주고받는다. 하지만 서로의 의견에 대해 비판은 할 수 없다.

(4) Laser Generator: (3)번에서 나온 좋은 소통 방법에 대해 순위를 매기고, 모든팀원들이 동의하는 “mental model”을 만들어낸다.

(5) 결과에 대해 다시 한번 확인하고, 서로 의견이 맞지 않을 시에 다시 (1)-(4)를 반복한다.

Hypotheses �H1. Dialogue technique를 사용한 Virtual 팀들이 그렇지 않은 팀들보다 높은 Team Cohesion을 나타낼 것이다. : 각각의 팀원이 자신의 팀에 소속감/애착을 느낀다. H2. Dialogue technique를 사용한 Virtual 팀들이 그렇지 않은 팀들보다 높은 Communication Satisfaction을 나타낼 것이다.: 팀 논의에 참여하고 있다는 느낌을 받고, 팀과의 대화에 자유롭게 뛰어들 수 있다. : 소통의 만족감은 전체 일의 만족감과 큰 관계가 있다. H3. Dialogue technique를 사용한 Virtual 팀들이 그렇지 않은 팀들보다 높은 Decision-Process Satisfaction을 나타낼 것이다.: 팀 결정을 내리는 과정에 대해 만족하고, 그들의 의견이 반영되었다 느낀다. H4. Dialogue technique를 사용한 Virtual 팀들이 그렇지 않은 팀들보다 높은 Decision Satisfaction을 나타낼 것이다.: 팀의 결정에 대해 만족한다. H5. Dialogue technique를 사용한 Virtual 팀들이 그렇지 않은 팀들보다 높은 Decision Quality를 나타낼 것이다.: 팀원들이 자신의 팀 결정의 질이 높다고 생각한다.

Hypotheses �

H6. Dialogue technique를 사용한 Virtual 팀들과 DT를 사용하지 않은 FTF 팀들의 Team Cohesion 정도는 다르지 않을 것이다. H7. Dialogue technique를 사용한 Virtual 팀들과 DT를 사용하지 않은 FTF 팀들의 Communication Satisfaction 정도는 다르지 않을 것이다. H8. Dialogue technique를 사용한 Virtual 팀들과 DT를 사용하지 않은 FTF 팀들의 Decision-process Satisfaction 정도는 다르지 않을 것이다. H9. Dialogue technique를 사용한 Virtual 팀들과 DT를 사용하지 않은 FTF 팀들의 Decision Satisfaction 정도는 다르지 않을 것이다. H10. Dialogue technique를 사용한 Virtual 팀들과 DT를 사용하지 않은 FTF 팀들의 Decision Quality 정도는 다르지 않을 것이다.

Method �

120명의 대학생들이 실험에 참여하였고, 이들을 랜덤하게 40개의 팀으로 나누었다. (한 팀당 3명의 팀원으로 구성되었다.) T-test를 통해 피실험자들의 나이, 미디어를 접해본 경험, 프로젝트 팀에서 일해본 경험 등에 많은 차이가 없음을 입증하였다. 40개의 팀은 아래의 테이블과 같이 DT 사용여부와 FTF/VC에 따라 나누어졌다.

Method �

각 팀에게는 지역의 자동차 세일즈맨에게 어떻게 자동차를 할당/관리할까 논의하는 “van management” task가 주어졌다. 이 태스크에는 특별히 정해진 답이 없고, 팀원들이 서로 협상하며 갈등을 해소하는과정이 필요하므로, 이 실험에 적합하다고 여겨졌다. 4가지 그룹으로 분류된 모든 팀들은 아래와 같은 과정에 따라 100분 동안 회의를진행하였다: (a) Dialogue Technique를 사용하기로 한 2그룹은 처음 60분 동안 DT를 진행하였고, 나머지 2그룹은 60분 동안 온라인 채팅 프로그램에 대한 경험 등 task와 관련없는 이야기를 자유롭게 할 수 있는 몸풀기 세션을 진행하였다.

(b) 이후 40분 동안은 모든 그룹이 “van management” task에 관련해 의견을 내고,여러가지 대안에 대해 토의를 진행하였다.

(c) 각각의 팀원들은 100분의 팀 회의가 끝난 후 media 사용경험, media richness, 팀 관계 계발, 회의 결과에 대한 설문지에 답을 하였다.

Method �

Results �

Results �

Media Richness를 측정하는 설문에서는 Face-to-face 소통이 Video-conferencing 방법보다 훨씬 더 richer하다는 것이 입증되었다. TC, CS, DPS, DS, DQ를 측정하는 설문의 결과를 토대로 한 T-test 결과, Dialogue Technique를 사용한 Virtual 팀이 DT를 사용하지 않은 Virtal 팀보다 성과가 좋을 것이라 예상한 가설들 중 H1, H2, H3은 입증되었지만; H4,H5는 입증되지 않았다. Dialogue Technique를 사용한 Virtual 팀과 DT를 사용하지 않은 FTF 팀의 성과가다르지 않을 것이라고 예상한 H6, H7, H8, H9, H10는 모두 입증되었다.

Discussion�

본 논문에서는 (1) Dialogue Technology가 Virtual Team의 소속감과 소통 만족도, 의사 결정 과정의 만족도를 높인다는 것을 입증하고;

(2) Video-conferencing을 해야하는 virtual team이 DT를 사용한다면 전통적인 Face-to-face 소통 정도의 효과를 낼 수 있다는 것을 입증하고;

(3) DT가 FTF 팀에게도 공통의 이해와 목표를 세우는데 도움이 된다는 것을 입증하였다.

CMC에 비교한다면 계속적인 feedback과 몸을 사용하는 등 여러가지 사회 맥락적신호를 보낼 수 있는 Face-to-face 방식이 훨씬 더 높은 레벨의 소통을 가능하게 하는 것이 사실이나, Dialogue technique를 적절히 잘 사용한다면 Video-conferencing system을 통해 소통해야하는 Virtual 팀들도 직접 만나 대화하는 FTF 팀만큼의 효율성 있는 회의를 진행할 수 있다는 것이 입증되었다.