Il Sistema di valutazione delle Performance delle Aziende Sanitarie del Network

Indagine di clima internoAnno 2016

Presentazione a cura referente aziendale progetto bersaglio dr.ssa Patrizia De Matteis

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Il Sistema di valutazione delle Performance delle Aziende Sanitarie

• E’ uno strumento utile per la verifica dei risultati raggiunti dal sistema sanitario su più dimensioni, quali:

• la qualità e l'appropriatezza clinica,

• la soddisfazione e l'esperienza della popolazione e dei dipendenti del sistema

• l'efficienza operativa ed economico-finanziaria,

• la sostenibilità dei servizi.

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Il sistema di valutazione della performance delle aziende sanitarie

Livello di salute della popolazione

Dimensione delle Strategie regionali

Dimensione economica

Dimensione sanitaria e socio-

sanitaria

Dimensione esterna

Dimensione interna

� Indagine di clima organizzativo

� Popolazione di riferimento: l’indagine è un censimento rivolta a tutti i lavoratori dipendenti e

personale universitario del SSR.

� Periodo di svolgimento: 1 mese e mezzo per la compilazione del questionario.

� Raccolta dati: C.A.W.I. (Computer Assisted Web Interview), invito tramite e-mail e/o accesso

tramite una pagina dedicata (possibilità di compilare 24/24 ore 7/7giorni).

Metodologia

INSERISCI IL CODICE FISCALE

Un esempio di schermata di accesso tramite pagina dedicata

Testo introduttivo al questionario

Il responsabile regionale del clima interno

Coordina la raccolta delle informazioni sul DBS del Personale

tra le aziende della propria regione

Coordina le attività dei gruppi di lavoro aziendali che si

occuperanno dell’indagine

Ref.reg.

aziende

aziende

Coordina le aziende nella gestione della privacy

Coordina gli interventi di comunicazione

Sovraintende i rapporti con gli stakeholders 5

Il responsabile del clima interno in Azienda

E’ il responsabile dell’organizzazione della

comunicazione interna in Azienda e dello svolgimento dell’indagine

Coordina la raccolta delle informazioni sul DBS del Personale

a livello aziendale

Verifica insieme ai sistemi informativi la funzionalità dei PC

Aziendali

Coordina il gruppo di lavoro che si occuperà dell’indagine

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Segue la nomina come responsabile esterno al

trattamento dati del personale

Utilizzerà i risultati in accordo con la direzione aziendale

Altre attività

PRIMA DELL’AVVIO DELL’INDAGINE

• incontri con le rappresentanze sindacali (regionali/aziendali?)

• modalità di comunicazione dell’indagine e delle modalità di accesso al questionario (invio loghi)– lettere cartacee;– con buste paga;– email;– area del dipendente nella intranet…

• Verifica della disponibilità di accesso alla pagina web del questionario (che non ci siano firewall

aziendali);

DURANTE L’INDAGINE

• monitoraggio settimanale della % di partecipazione

• Gestione delle criticità

AL TERMINE DELL’INDAGINE

• Utilizzo dei dati

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� Privacy: i dati dell’indagine sono restituiti alle Aziende in forma aggregata e sempre nel rispetto

dell’anonimato del dipendente. Per maggiore tutela aziendale è possibile nominare il

laboratorio mes come responsabile esterno del trattamento dei dati del personale che viene

invitato all’indagine.

� Questionari: in ragione del ruolo rivestito dai dipendenti sono stati compilati due questionari:

� Questionario Responsabili: destinato ai responsabili di struttura semplice/complessa;

� Questionario Dipendenti: destinato al personale medico e non medico che non ha

responsabilità di struttura, infermieri, OSS, ruoli amministrativi, etc..

� Restituzione dei dati: in accordo con la Regione, il laboratorio Mes fornirà un rapporto

contenente le risposte a ciascuna domande a livello aziendale ed aggregazioni sub-aziendali. Il

questionario comprende le dimensioni richieste dall’ANAC.

Metodologia

Le risposta su una likert scale 1 totalmente in disaccordo …………… 3……….…… 5 totalmente d’accordo

1totalmente in

disaccordo

2 3né d’accordo né in

disaccordo

4 5totalmente d’accordo

0 25 50 75 100

dalla risposta…

…al punteggio

Ogni indicatore è una media delle risposte dei dipendenti trasformate in punteggio

Consegniamo due report: 1. Le risposte dei responsabili di struttura e dei dipendenti

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CONFRONTO E TRASPARENZA – PRINCIPI BASE DEL SISTEMA DI VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE

2. Le risposte dei dipendenti: confronto fra aziende e all’interno delle strutture aziendali

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Minimo 10 risposte per area

Un gantt delle attività

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1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Nomina dei referenti aziendali delle indagini

Promozione dell'indagine Regione-Aziende

Condivisione documenti privacy, nomina responsabile

esterno al trattamento dati del personale da invitare

Comunicazione dello svolgimento dell'indagine con le

rappresentanze sindacali

Svolgimento piano di comunicazione aziendale

INVIO TRACCIATO DATABASE DEL PERSONALE

SVOLGIMENTO INDAGINE

Restituzione dei risultati alla Regione, direzioni aziendali

ottobre aprilemarzonovembre dicembre gennaio febbraio

Attività di comunicazione e promozione dell’indagine

Gestione della comunicazione interna tramite tutti gli strumenti ed i canali informativi attivati dalle Aziende:

A. Invito a partecipare tramite comunicazione del direttore generale;

B. Locandine informative;

C. Inserzioni nel sito web aziendale/intranet;

D. Buste paga;

E. Eventuali seminari/comunicati/incontri con i sindacati.

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La Regione, in collaborazione con il laboratorio MeS vi fornirà i fac simili delle informative da utilizzare

• Condivisione del documento riguardante l’informativa

sulla privacy.

• Eventuale nomina da parte delle aziende del

Laboratorio Management e Sanità della Scuola

Superiore Sant’Anna di Pisa come responsabile

esterno del trattamento dei dati .

Tutela della privacy

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Informativa resa ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. n. 196/2003

“Codice in materia di protezione dei dati personali”

Gentile interessato,

Il Laboratorio Management e Sanità dell’Istituto di Management (di seguito Laboratorio MeS) della Scuola Superiore Sant’Anna,ente pubblico di istruzione universitaria ad ordinamento speciale istituito con Legge n. 41 del 14 febbraio 1987, coordina per la Regione ----------------l’indagine di clima organizzativo nelle Aziende Sanitarie.

Obiettivi dell’indagine

L’indagine ha l’obiettivo di fornire indicazioni circa la soddisfazione del personale dell’Azienda sanitaria relativamente ad alcuni aspetti (ad esempio: formazione, comunicazione, management, condizioni lavorative), che costituiranno la base per valutare laperformance dell’Azienda stessa.

Che cosa comporta la partecipazione all’indagine

La partecipazione all’indagine è assolutamente volontaria e coinvolge tutto il personale affinché sia offerta la possibilità a tutti i dipendenti di esprimere un’opinione sull’ambiente di lavoro. La dirigenza dell’Azienda non riceverà nessun feedback sull’effettiva compilazione del questionario da parte del dipendente.

Modalità di partecipazione: questionario

L’indagine si svolge tramite la compilazione di un questionario via web, accessibile da qualsiasi computer aziendale o esterno (quindi anche da casa), tramite un’apposita password (singola per ogni dipendente) che si disattiverà una volta che il questionario sarà trasmesso al Laboratorio MeS, in modo da rendere non modificabili i dati inseriti. Al termine dell’operazione di invio il questionario è reso anonimo, per cui non sarà più possibile per il Laboratorio MeS risalire ai dati identificativi (nome e cognome) del dipendente.

Modalità del trattamento dei dati raccolti

I dati inseriti nel questionario sono raccolti tramite CAWI (computer assisted web interview) in un database ospitato su di un server del Laboratorio MeS e sono trattati mediante strumenti informatici tramite un apposito software. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

I dati sono trattati nel pieno rispetto del “Codice in materia di protezione dei dati personali” (di seguito Codice Privacy) e del “Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi statistici e scientifici” adottato con Provvedimento del Garante della Privacy n. 2 del 16 giugno 2004.

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Informativa sulla privacy

Comunicazione dei dati raccolti

I dati raccolti tramite il questionario sono trasmessi all’Azienda sanitaria (specificare eventuale Ufficio di riferimento) e alla Regione in forma aggregata ed anonima.

Il Titolare del Trattamento dei dati raccolti

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il questionario è la Scuola Superiore Sant’Anna/Istituto di Management, Codice Fiscale 93008800505, con sede legale in Pisa, Piazza Martiri della Libertà, n. 33, CAP. 56127 e sede amministrativa/operativa in Pisa, Piazza Martiri della Libert, 24, CAP 56127.

Il Responsabile del Trattamento dei dati raccolti

La Dott.ssa Milena Vainieri, responsabile scientifico dell’“Indagine di clima interno” (indagineclima@sssup.it) è il Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 29 del Codice Privacy

Diritti dell’interessato

Per l’art. 7 D.Lgs n. 196/2003 del Codice Privacy, Lei ha diritto di:conoscere l’origine dei Suoi dati personali;essere informato circa le finalità e modalità del trattamento e della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio

di strumenti elettronici;conoscere i dati identificativi dei soggetti ai quali i Suoi dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in

qualità di responsabili o incaricati;ottenere l’aggiornamento, la rettificazione ovvero l’integrazione dei dati trattati;ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di

cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;ottenere l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere d. ed e. sono state portate a conoscenza dei soggetti ai quali i Suoi dati

sono stati comunicati;opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento dei Suoi dati personali.

Per tutelare i Suoi diritti, può agire direttamente nei confronti del Titolare, richiedendo all’indirizzo del Responsabile (indagineclima@sssup.it) il ripristino dei diritti violati. In caso di mancata soddisfazione della richiesta, può far valere i Suoi diritti rivolgendosi all’Autorità giudiziaria oppure tramite ricorso al “Garante per la protezione dei dati personali”.

Laboratorio Management e Sanità 16

Lettera dei DG ai dipendenti: una propostaAi dipendenti dell’Azienda__________

Caro dipendente,

Quest’ anno la nostra Azienda partecipa, insieme alle altre Aziende Sanitarie e Aziende Ospedaliere del Sistema Sanitario Regionale, all’indagine di clima organizzativo condotta dal Laboratorio Management e Sanità della Scuola Superiore Sant’Anna di Pisa. Questa iniziativa si colloca all’interno del sistema di valutazione delle performance delle Aziende Sanitarie.

Colgo l’occasione per informarti che la nostra Regione ha aderito al progetto “Network Regioni” del Laboratorio MeS. Il progetto nasce dal 2008 e ha come oggetto di ricerca un sistema di valutazione delle performance del sistema sanitario. I risultati sono consultabili al seguente link previa registrazione gratuita:

http://performance.sssup.it/netval/start.php.

Attualmente, oltre alla nostra Regione vi partecipano la Basilicata, l’Emilia-Romagna, il Friuli-Venezia Giulia, la Liguria, le Marche, le Province autonome di Trento e Bolzano, la Calabria, la Puglia, la Lombardia, la Toscana, il Veneto.

Il sistema di valutazione si compone di sei dimensioni: lo stato di salute delle popolazione, la valutazione sanitaria, la capacità di perseguire le strategie regionali, la valutazione della soddisfazione e dell’esperienza dei cittadini, la valutazione della dinamica economica finanziaria e la valutazione del clima interno.

In quest’ ultima dimensione si colloca l’indagine di clima organizzativo, che ha la finalità di conoscere la tua opinione su alcuni aspetti riguardanti l’organizzazione e l’ambiente di lavoro, il rapporto con i colleghi e con i tuoi superiori, al fine di migliorarli nel prossimo futuro. Lo strumento utilizzato per la rilevazione è un questionario rivolto a tutto il personale dipendente.

Nei giorni precedenti l’indagine riceverai una lettera contenente le istruzioni dettagliate per effettuare la compilazione del questionario con l’indirizzo internet al quale collegarti per partecipare all’indagine. Queste informazioni sono uniche e ti consentiranno di compilare ed inviare il questionario in completa autonomia e nel rispetto della privacy.

Al momento dell’invio definitivo del questionario compilato, questo diventerà inutilizzabile una seconda volta. Il questionario sarà compilabile collegandosi ad internet da un qualsiasi computer aziendale o personale e sarà attivo 24 ore su 24.

L’indagine di clima interno si svolgerà dal xxxx al xxx. La partecipazione è volontaria. Ti ricordiamo che il Laboratorio Management e Sanità è garante delle informazioni raccolte e della privacy delle risposte fornite.

Se avessi bisogno di aiuto per la compilazione del questionario o di informazioni/chiarimenti puoi contattare il personale del laboratorio Mes tramite email all’indirizzo indagineclima@sssup.it.

L’organizzazione a livello aziendale è affidata alla Dr.ssa --------------- ( Tel. ---------

Per la buona riuscita dell’indagine è importante la tua partecipazione.

Ringraziandoti anticipatamente per la preziosa collaborazione, porgo i miei più cordiali saluti.

Il Direttore Generale 17

Dove posizionare le locandine?

• Mense aziendali;

• Nelle vicinanze di timbratori badge;

• Spogliatoi;

• Ingresso principale struttura;

• Uffici amministrativi;

• Erogatori igienizzante mani;

• Bar / erogatori caffè-snack.

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L’indagine di clima organizzativoIl questionario del MeS

Laboratorio MeSScuola Superiore Sant’Anna - Pisa

Le sezioni del questionario1. IL MIO LAVORO

2. LE CONDIZIONI LAVORATIVE

3. INTERDIPENDENZA

4. IL MANAGEMENT

5. COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE

6. LA FORMAZIONE

7. IL SISTEMA DI BUDGET

8. VALUTAZIONE DEI SERVIZI INTERNI

9. L’AZIENDA

10. CONCLUSIONI

Step di avanzamento

- Entro il 17 novembre invio dei loghi aziendali per la predisposizione della locandina

- Avvio della comunicazione interna entro dicembre 2016

- Entro il 10 gennaio, per maggiore tutela aziendale, è possibile nominare il

laboratorio MeS come responsabile esterno del trattamento dei dati del personale

che viene invitato all’indagine (verrà inviata ulteriore documentazione)

- Incontro pre-avvio dell’indagine verso metà gennaio con il gruppo di riferimento

regionale

- Indagine 1 febbraio -15 marzo

Perché viene effettuata questa indagine?

• Le risposte raccolte con questa indagine serviranno a valutare il management, la formazione, la comunicazione e alcuni servizi interni dell’azienda;

• i risultati entreranno a far parte del sistema di valutazione della performance (il sistema bersaglio) della tua Azienda e della tua Regione. Inoltre i risultati possono essere

• utilizzati anche per il sistema di accreditamento e per rispondere alle richieste previste dal dlgs 150/2009 volte a rilevare il livello di benessere organizzativo del personale dipendente.

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Chi può partecipare all’indagine?

• L’indagine è rivolta a tutto il personale dipendente del Sistema Sanitario Regionale.

• Tale scelta ha l’obiettivo di offrire la possibilità di esprimere un’opinione a tutto il personale piuttosto che ad un campione ristretto.

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Devo obbligatoriamente partecipare all’indagine?

• No, la partecipazione all’indagine è volontaria, ma consigliata

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Come posso compilare il questionario?

• L’indagine è svolta attraverso un questionario online (metodologia CAWI). È possibile

• compilare il questionario attraverso il link che è stato inviato all’indirizzo email aziendale oppure collegandosi al link http://www.meslab.sssup.it/climaveneto

• autenticandosi con il proprio codice fiscale (si vedano le FAQ sulla privacy).

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Quanto tempo richiede la compilazione del questionario?

• La compilazione richiede circa venti minuti.

• Nelle precedenti indagini in media i dipendenti hanno impiegato 15 minuti per la compilazione.

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Fino a quando posso compilare il questionario?

• L’indagine partirà il 1 febbraio e sarà possibile compilare il questionario fino al 15

• marzo 2017.

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È possibile risalire alle risposte del singolo dipendente?

• No. Al termine della compilazione del questionario, una volta premuto

• il tasto ‘invio’,

• il sistema non salva le seguenti informazioni personali:

• nome, cognome,

• data di nascita,

• codice fiscale e indirizzo email.

• In questo modo si rendono anonime le

• risposte date.

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Come sono restituiti i dati alle Aziende?

• I dati dell’indagine sono restituiti alle Aziende in forma aggregata e sempre nel rispetto dell’anonimato del dipendente.

• Le elaborazioni saranno fornite a livello di azienda, per dipartimento/unità operativa purché il numero di risposte sia almeno 10.

• La Scuola Superiore Sant’Anna si pone nei confronti dei dati rilevati nel corso del Progetto (Indagine di clima) come “Titolare autonomo dei dati”.

• Resi anonimi, saranno elaborati e archiviati attraverso strumenti informatici che ne consentono la memorizzazione e la relativa gestione a fini delle attività di ricerca nell’ambito del sistema di valutazione delle Performance delle Aziende Sanitarie

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Da dove posso effettuare l’accesso al questionario?

• Può effettuare l’accesso da qualsiasi dispositivo che abbia una connessione internet (PC, tablet, smartphone).

• Il questionario può essere compilato 24 ore su 24.

• Dopo aver effettuato l’accesso ha a disposizione un’ora per la compilazione del questionario.

• Una volta iniziato il questionario, consigliamo di terminare la compilazione.

• Non posso salvare il questionario in quanto per garantire l’anonimato alle risposte non è possibile fare salvataggi parziali.

• Può accedere alla pagina dell’indagine e compilare il questionario tutte le volte che lo desidera fino a quando non ha cliccato il tasto invio. Dal quel momento non potrà più accedere al questionario e modificare le risposte date, né compilare un altro questionario.

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