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Costos departamentales para una industria manufacturera
Alexandra García Cocco
Universidad Tecnológica de Santiago
(UTESA)
INDICE GENERAL
Resumen
Introducción
CAPITULO I
LA CONTABILIDAD DE COSTOS
1.1 Historia de la Contabilidad de Costos
1.2 Concepto de la Contabilidad de Costos
1.3 Objetivo e importancia de la Contabilidad de Costos
CAPITULO II
CARACTERISTICAS DE LOS COSTOS Y SU CLASIFICACION
2.1 Características de los Costos
2.2 Clasificación de los Costos
2.2.1 De acuerdo con la función en la que incurren
2.2.2 De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados
2.2.3 De acuerdo con su comportamiento
2.2.4 De acuerdo con su identificación o con una actividad,
departamento o producto
2.2.5 De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan
a los ingresos
2.2.6 De acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia
de un costo
2.2.7 De acuerdo con la importancia sobre la toma de decisiones
2.2.8 De acuerdo con el tipo de sacrificio en el que se ha incurrido
2.2.9 De acuerdo con el cambio originado por un aumento o
disminución en la actividad
2.2.10 De acuerdo con su relación a una disminución de actividades
CAPITULO III
SISTEMAS DE ACUMULACION DE COSTOS
3.1 Sistemas de Acumulación de Costos
3.1.1 Sistema de Acumulación Periódica
3.1.2 Sistema de Acumulación Perpetua
3.2 Clasificación del Sistema de Acumulación Perpetua
3.2.1 Sistema de Costos por Ordenes Específicas
3.2.2 Sistema de Costos por Procesos
3.2.3 Sistema de Acumulación de Costos Mixtos
3.3 Sistemas Alternativos de Acumulación de Costos
3.3.1 Costeo Directo
3.3.2 Costeo por Absorción
CAPITULO IV
DEPARTAMENTIZACION
4.1 La Departamentización, Importancia y Objetivos
4.2 Características para crear un Departamento
4.3 Ventajas de los Costos por Departamentos, Bases de Control
4.4 Registros en una Empresa Departamentalizada
CAPITULO V
CONTABILIDAD DEL COSTO DE PRODUCCION
5.1 Principio de Rector
5.2 Contabilidad del Costo de Producción
5.3 Elementos del Costo de Producción
5.3.1 Materiales Directos
5.3.1.1 Contabilidad de los Materiales Directos
5.3.2 Mano de Obra Directa
5.3.2.1 Contabilidad de la Mano de Obra
5.3.3 Costos Indirectos de Fabricación
5.4 Registros de los elementos del Costo de Producción
5.4.1 Materiales Directos
5.4.2 Mano de Obra Directa
5.4.3 Gastos Indirectos de Fabricación
CAPITULO VI
CONTABILIZACION DEL COSTO DEPARTAMENTOS
DE SERVICIOS
6.1 Departamentos de Servicios
6.2 Contabilidad de los Costos de Distribución
6.2.1 Determinación del Rendimiento Potencial de los Artículos
6.2.2 Rendimiento del Capital Empleado
6.2.3 El Sistema de Comprobantes
Conclusiones
Bibliografía
RESUMEN
La Contabilidad de Costos tiene sus inicios en el Siglo XVI en Florencia,
Italia, donde la familia Medici utilizaba 8 libros que se llevaban por partida
doble; esta práctica estaba más adelantada que la teoría, a pesar de esto no hubo
grandes avances en la Contabilidad de Costos sino hasta el Siglo XVIII en
Inglaterra, en que James Dodson realizó una ilustración sorprendentemente
clara de las cuentas de un fabricante de zapatos, a lo que ahora se denomina
“Costeo por Ordenes de Trabajo”. Luego, en el Siglo XIX, el francés Godard
trabajó en el costeo por proceso.
La Contabilidad de Costos es una fase amplificada de la Contabilidad
General o Financiera de una entidad industrial, la cual proporciona rápidamente
a la gerencia los datos relativos a los costos de producción, para lograr la
comprensión de las operaciones comerciales esperadas y de impacto en la
organización.
La Contabilidad de Costos debe influir directa e indirectamente en el
mantenimiento o aumento de las utilidades de la empresa.
Los costos deben reunir cuatro características que son: Veracidad,
comparabilidad, utilidad y claridad.
La clasificación divisoria de los costos tiene por objetivo recopilar
separadamente los gastos de las tres divisiones principales de una empresa
industrial, o sea, fabricación, ventas y administración. La clasificación varía de
acuerdo a diferentes aspectos:
De acuerdo con la función en la que incurren:
Costos de Producción
Costos de Distribución
Costos de Administración
De acuerdo al tiempo en que fueron calculados:
Costos Históricos o Reales
Costos Predeterminados o Standares
De acuerdo con su comportamiento:
Variables
Fijos
Mixtos: Estos a su vez se subdividen en:
Semivariables
Escalonados
De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o producto:
Costos Directos
Costos Indirectos
De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos:
Costos del Período
Costos del Producto
De acuerdo con el control que tengan sobre la ocurrencia de un costo:
Costos Controlables
Costos no Controlables
De acuerdo con la importancia sobre la toma de decisiones:
Costos Relevantes
Costos Irrelevantes
De acuerdo con el tipo de sacrificio en el que se ha incurrido:
Costos Desembolsables
Costos de Oportunidad
De acuerdo con el cambio asignado por un aumento o disminución en la
actividad:
Costos Diferenciales
Costos Sumergidos
De acuerdo con su relación a una disminución de actividades:
Costos Evitables
Costos Inevitables
Existen diferentes sistemas contables para medir la acumulación de los
costos. Dicha acumulación puede ser Periódica o Perpetua; los diferentes
sistemas se clasifican en:
a) Costeo por Ordenes de Trabajo: Adecuado en la manufactura de un solo
producto o grupo de productos de acuerdo a las especificaciones dadas por un
cliente.
b) Costeo por Procesos: Es un sistema de acumulación de costos de
producción por departamentos.
c) Costeo Mixtos: Este se usa cuando un proceso de producción requiere
una etapa de procesamiento estandarizado y una etapa de procesamiento
indivualizado.
También existen sistemas alternativos que son:
a) Costeo por Absorción.
b) Costeo Directo.
Mediante la departamentización de los costos se toman mejores decisiones
cuando la responsabilidad de tomarlas se delega en los directivos divisionales.
Para un buen funcionamiento de la Contabilidad de Costos de Producción es
necesario que la empresa sea dividida en departamentos con la finalidad de
constituir unidades operativas a las cuales puedan imputarse en particular y
selectivamente su costo real.
El Principio Rector dice: A cada unidad de producción debe asignársele una
participación equitativa en los costos de fabricación en que se ha incurrido al
producirla.
La contabilidad del Costo de Producción es la información de costos reales de
producir uno o varios artículos. La Contabilidad del Costo de Producción
ofrece los instrumentos adecuados para analizar y registrar el costo de la
materia prima y demás materiales empleados en la fabricación, sueldos y
salarios y carga fabril.
Los elementos del Costo de Producción son: Materia Prima, Mano de Obra
Directa y Carga Fabril.
La asignación y selección de los departamentos de servicios tiene una
relación importante con un costeo y control efectivo. Los servicios
generalmente se combinan por razón de economía y conveniencia.
En los departamentos de servicios no hay mano de obra directa, siendo
ésta la diferencia más relevante entre los departamentos de servicios y los de
producción. Los gastos generales de fabricación se distribuyen entre los
productos fabricados, en base a diferentes métodos:
• Distribución de los gastos generales de fabricación del departamento de
servicios o método de reasignación directa.
• Método Escalonado.
• Método Algebraico o de Servicios Recíprocos.
En la administración de ventas existen diferentes canales optativos de
distribución de ventas:
a) La contabilidad de costos de distribución está enfocada bajo diferentes
aspectos
b) Los costos opcionales de la gerencia desempeñan un significativo papel
en relación
con el volumen de las ventas.
c) Manejabilidad por parte de la gerencia.
INTRODUCCION
En toda empresa manufacturera la información que provee la
Contabilidad de Costos, sirve de base a la gerencia en la toma de decisiones
prácticas y acertadas para el logro de sus objetivos y metas.
Debido a la incidencia de la globalización y el alto nivel de
competitividad existente en el mercado, las empresas se ven en la necesidad de
conocer cuáles son los costos reales que intervienen en la fabricación de sus
productos, con la finalidad de fijar precios que sean competitivos en el mercado
nacional y los precios de los productos importados.
El creciente tamaño, dispersión geográfica y diversificación de las
empresas, ha llevado al uso generalizado de sistemas descentralizados de
control financiero; éste representa:
a) La división de la compañía en áreas de actividad que corresponden a las
zonas de división de los gerentes industriales.
b) El desarrollo de normas de evaluación del desempeño para cada unidad.
En estas divisiones y normas de valoración es en lo que está basada esta
investigación.
Planteamiento del Problema
Esta investigación surge de la necesidad de conocer los costos de
producción en que incurre una empresa manufacturera. De ahí que la misma
esté orientada a mostrar un análisis de los costos por departamentos para el
buen funcionamiento de una Industria.
1. Qué son los costos por departamentos y cuál es su importancia.
2. Cuáles son las características que se necesitan para formar un
departamento.
3. Cuál es el efecto producido por la departamentalización de los costos en
las empresas.
Objetivos Generales
• Análisis de los costos por departamentos de una empresa manufacturera.
Objetivos Específicos
• Historia, objetivos y beneficios de la Contabilidad de Costos
• La departamentización en la Industria y sus beneficios.
• Enfoque de los diferentes tipos de departamentos de una empresa.
Justificación e Importancia
La Contabilidad de costos para fines de dirección, constituye la fase más
dinámica de todo el campo de la contabilidad, porque está entrelazada con la
propia administración.
Cada unidad de responsabilidad, dentro de una organización, tiene un
presupuesto de sus costos controlables. Se analiza cada fase de las operaciones
y se prevé el monto de los costos que deben analizarse y las condiciones de
eficiencia; de tal manera que si se incurre en gastos fuera de lo presupuestado
es más fácil determinar el por qué y el departamento específico en donde ha
ocurrido, pudiendo así tomar las medidas correctivas con mayor rapidez.
Metodología de la Investigación
En base a investigaciones hechas en libros sobre Contabilidad de Costos,
así como también artículos y folletos actualizados que contengan datos
importantes o relevantes en dicha investigación.
Delimitaciones
Esta investigación fue realizada en la ciudad de Puerto Plata y Santo
Domingo en el período Febrero – Abril 1998.
Breve Descripción del contenido de cada Capítulo
En el primer capítulo se hace una breve reseña histórica de la
Contabilidad de Costos; se define y se señalan sus objetivos principales e
importancia.
En el segundo capítulo se realiza una explicación de las características de
los costos y su clasificación de acuerdo a diferentes aspectos, definiendo
también cada uno de los diferentes tipos de costos para cada caso.
En el tercer capítulo se habla de los diferentes sistemas de acumulación
de costos, su clasificación y su funcionamiento.
En el cuarto capítulo se describe la departamentización, objetivos,
importancia y ventajas; cómo se crea un departamento y cómo se mantienen los
controles del mismo.
El quinto capítulo se refiere al departamento de producción; primero se
define el principio rector, elemental en este departamento, luego se expone lo
que es el costo de producción, elementos que lo componen, prorrateo de cada
uno de ellos y cómo se efectúan sus registros contables.
El sexto y último capítulo trata sobre los departamentos de servicios y la
contabilización de sus costos. Además se habla de los canales de distribución y
controles en el departamento de ventas en una industria.
CAPITULO I. LA CONTABILIDAD DE COSTOS
1.1 Historia de la Contabilidad de Costos
Según Raymond Roover, la familia Medici en Florencia, Italia, durante el
Siglo XVI, se dedicaba a la fabricación de productos terminales derivados de la
lana.
Tenían 8 libros, que se llevaban por partida doble.
1º Un libro borrador para registrar cronológicamente y en detalle las
transacciones en el momento en que ocurrían.
2º Un diario en el que se reproducían los datos del libro borrador, pero en
forma abreviada, acerca de compras y ventas.
3º Un libro mayor general con cuentas personales e impersonales.
4º Un libro mayor auxiliar de salarios.
5º Un libro de caja.
6º Tres diarios especiales para registrar los materiales que se entregaban a
los artesanos, así como los importes ganados por ellos. Las ganancias se
ponían en otro de los dos libros mayores.
De acuerdo con los registros de los Medici en esa época, la práctica
estaba más adelantada que la teoría. Según Roover el sistema de contabilidad
de los Medici aún no era un sistema para registrar costos, pero estuvo a punto
de serlo.
Los libros de cuentas dan las indicaciones necesarias para permitirnos
suponer que los Medici tenían un buen conocimiento de su costo aproximado.
En los siguientes dos Siglos no hay mucha evidencia de progreso en la
contabilidad industrial, sino hasta el Siglo XVIII en que James Dodson en
Inglaterra realizó una ilustración sorprendentemente clara de las cuentas de un
fabricante de zapatos lo que actualmente se denomina “Costeo por Ordenes de
Trabajo”.
La primera descripción de costos por procesos fue hecha por Wandhaugh
Thompson en Inglaterra.
En Siglo XIX el francés Godard trabajó en el costeo por proceso
incluyendo la depreciación de edificios, materiales comprados a diferentes
precios, etc. A finales de este siglo, Payer, también francés, logró un paso
importante hacia la unión de las cuentas de costos y financieras.
El real avance de la Contabilidad de Costos se desarrolló en el período
comprendido entre 1910-1950 en el que se lograron avances al convertir ideas
en prácticas ampliamente adoptadas.
Hace 50 años Alfred P. Sloan, se interesó en la descentralización, que es
un concepto difícil de definir en términos operacionales porque no es un estado
absoluto, sino más bien un tema del grado de libertad para tomar decisiones
otorgado dentro de una organización.
1.2 Concepto de la Contabilidad de Costos
La Contabilidad de Costos es una fase amplificada de la contabilidad
general o financiera de una entidad industrial o mercantil, que proporciona
rápidamente a la gerencia, los datos relativos a los Costos de Producción,
Ventas o vender cada artículo unos servicios en particular.
La Contabilidad de Costos está específicamente relacionada con la
recopilación e interpretación de la información de costos.
La información que provee la contabilidad de costos permite a la
gerencia planear para lograr la comprensión de las operaciones comerciales
esperadas y de impacto en la organización. La misma se refiere al proceso para
determinar cómo los costos asignados a u determinado período contable habrán
de prorratearse o distribuirse entre la producción obtenida en un proceso de
manufactura.
1.3 Objetivo e Importancia de la Contabilidad de Costos
La Contabilidad de Costos debe contribuir directa e indirectamente al
mantenimiento o al acuerdo de las utilidades de la empresa. Este objetivo se
puede lograr proporcionando a la administración las informaciones importantes
que puedan utilizarse en la toma de decisiones tendentes a reducir los costos de
fabricación o aumentar el volumen de las ventas. La misma juega un papel
importante en el proceso de la toma de decisiones, ya que sirve a la gerencia de
indicador acerca de cuál es la opción más conveniente desde el punto de vista
de la obtención del máximo de utilidades para la empresa.
La Contabilidad de una empresa manufacturera exige una gran cantidad
de informes detallados.
Sus características fundamentales se observan en la aplicación de ciertos
principios con el fin de obtener una información especial.
CAPITULO II. CARACTERISTICAS DE LOS COSTOS Y SU
CLASIFICACION
2.1 Características de los Costos
Los costos deben reunir cuatro características:
Veracidad:
Los costos han de ser objetivos y confiables y obedecer a una técnica de
determinación.
Comparabilidad:
Los costos aislados tienen pocas posibilidades de comparación y sólo se
utilizan en una valuación de inventarios y fijación de precios de ventas. Para
tener la seguridad de que los estándares establecidos son racionales, hay que
relacionarlos con los costos reales.
Utilidad:
El sistema de contabilidad ha de planearse de manera que, sin dejar de
respetar los principios contables, rinda beneficios a la dirección y la
supervisión, antes que a los responsables de los departamentos administrativos.
Claridad:
El contador de costos debe tener presente que no solamente trabaja para
sí, sino que lo hace también para otros funcionarios que no tienen un amplio
conocimiento de costeo. Por eso, deben presentar sus cifras en forma clara y
precisa.
2.2 Clasificación de los Costos
La clasificación divisoria de los costos tiene por objetivo recopilar
separadamente los gastos de las tres divisiones principales de una empresa
industrial, o sea, fabricación, ventas y administración.
Los costos pueden clasificarse de acuerdo a varios aspectos. Estos son:
2.2.1 De acuerdo con la función en la que incurren
a) Costos de Producción: Los que se generan en el proceso de transformar
la materia prima en productos terminados.
b) Costos de Distribución: Los originados en el área que se encarga de
llevar el producto desde la empresa hasta el último consumidor.
c) Costos de Administración: Son los que se originan en el área
administrativa.
2.2.2 De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados
a) Costos Históricos: Los que se determinan después que las operaciones
han finalizado por lo que demora la presentación de los resultados hasta
cuando las operaciones de manufactura han sido ejecutadas. Son
también llamados Costos Reales y se caracterizan por tomar los precios o
costos reales de los artículos.
b) Costos Predeterminados: Son cifras predeterminadas de manera
cuidadosa respecto a los recursos que se han planeados serán consumidos
al producir determinados productos. Es decir, lo que debería costar un
producto o un proceso durante cierto tiempo. Los costos estándares
representan los costos planeados de un producto y con frecuencia se
establecen antes del inicio de la producción, lo que proporciona a la
gerencia metas por alcanzar y bases para poder comparar con los
resultados reales.
2.2.3 De acuerdo con su Comportamiento
a) Costos Variables: Son aquellos en los que el costo total cambia en
proporción directa a los cambios en el volumen o producción, en tanto
que el costo unitario permanece constante.
b) Costos Fijos: Son aquellos en que el costo fijo total permanece constante
dentro de un período determinado, mientras el costo fijo por unidad varía
con la producción. La alta gerencia controla el volumen de producción y
es, por tanto, responsable de los costos fijos.
c) Costos Mixtos: Estos costos tienen las características de fijos y variables
a lo largo del proceso productivo. Existen dos tipos de costos mixtos:
Semivariables y escalonados.
c.1) Costos Semivariables: Son aquellos que varían con la
actividad pero no en proporción directa con los cambios en el nivel
de actividad.
c.2) Costos Escalonados: Son los que cambian abruptamente en
diferentes niveles de actividad.
2.2.4 De acuerdo con su identificación con una actividad,
departamento o
producto
a) Costos Directos: Los que se identifican plenamente con una actividad,
departamento o producto. Por lo tanto son costos que la gerencia es
capaz de asociar con artículos o áreas específicas.
b) Costos Indirectos: Son costos comunes a muchos artículos o áreas y que,
por tanto, no pueden asociarse directamente a un artículo o área.
2.2.5 De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los
ingresos
a) Costos del Período: Son los que se identifican con los intervalos de
tiempos y no con los productos.
b) Costos de Producto: Son los que se llevan contra los ingresos únicamente
cuando han contribuido a generarlos en forma directa.
2.2.6 De acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia de un
costo
a) Costos Controlables: Son aquellos sobre los cuales una persona de
determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no.
b) Costos no Controlables: En algunas ocasiones no se tiene autoridad
sobre los costos en que se incurre, son aquellos que no administran de
forma directa determinado nivel de autoridad.
2.2.7 De acuerdo con la importancia sobre la toma de decisiones
a) Costos Relevantes: Son costos futuros esperados que se modifican o
cambian dependiendo de la opción que se adopte.
b) Costos Irrelevantes: Son aquellos que no se afectan por las acciones de
la gerencia, permanecen inmutables, sin importar el curso de acción
elegido. La relevancia no es un atributo de un costo en particular; el
mismo costo puede ser relevante en una circunstancia e irrelevante en
otra. Los hechos específicos de una situación dada determinarán cuáles
costos son relevantes y cuáles irrelevantes.
2.2.8 De acuerdo con el tipo de sacrificio en el que se ha incurrido
a) Costos Desembolsables: Aquellos que implicaron una salida de efectivo,
motivando a que puedan registrarse en la información generada pro la
contabilidad.
b) Costos de Oportunidad: Cuando se toma una decisión para empeñarse
en determinada alternativa, se tomar los beneficios de otras opciones.
Los beneficios perdidos son los costos de oportunidad de la acción
escogida, al tomar como mejor alternativa la siguiente.
2.2.9 De acuerdo con el cambio originado por un aumento o
disminución en la actividad
a) Costos Diferenciales: Son los aumentos o disminuciones en el costo
total o el cambio en cualquier elemento del costo, generados por una
variación en la operación de la empresa.
b) Costo no Diferenciales: Aquellos que independientemente del curso de
acción llegado, no se verán afectados, permanecerán inmutables ante
cualquier cambio.
2.2.10 De acuerdo con su relación a una disminución de actividades
a) Costos Evitables: Aquellos plenamente identificables con un producto o
un departamento, de modo que si se elimina el producto o el
departamento, dicho costo se suprime.
b) Costos Inevitables: Son aquellos que permanecen en la empresa, aunque
el departamento o producto sea eliminado.
CAPITULO III. SISTEMAS DE ACUMULACION DE COSTOS
3.1 Sistemas de Acumulación de Costos
Se entiende por sistema el medio utilizado para recopilar, procesar y
presentar datos diseñados para suministrar información relevante y oportuna a
la gerencia, a fin de ayudar en las decisiones de planeación y control.
El costeo implica sistemas y procedimientos con informes de
contabilidad resumidos diseñados para capacitar a la gerencia en el control del
costo de los materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricación, por
tanto, la acumulación de costos es la recolección y clasificación organizada de
datos de costos mediante procedimientos o sistemas contables.
La acumulación de los costos puede ser: Periódica y Perpetua.
3.1.1 Sistema de Acumulación Periódica
El sistema de acumulación periódica provee información de costos
limitada durante un período y requiere ajustes trimestrales o al final del año
mediante inventarios físicos para determinar el costo de los artículos
manufacturados. En la mayoría de los casos, un conjunto de cuentas mayores
adicionales se agrega al sistema de contabilidad financiera. Un sistema de
acumulación periódica no se considera como un sistema completo de la
contabilidad de costos, éste se utiliza generalmente en pequeñas compañías
manufactureras.
3.1.2 Sistema de Acumulación Perpetua
La contabilidad de costos abarca tanto la determinación de lo que cuesta
planear los distintos productos o desarrollar las diversas operaciones y los
variados procedimientos industriales, como la expresión de esos costos en la
contabilidad de la empresa.
El procedimiento de contabilidad de costos se funda en el principio de
que todos los elementos del costo de fabricación han de contabilizarse a base
del sistema de inventario perpetuo, lo cual quiere decir que las obligaciones que
se contraigan o los desembolsos que se hagan por adquisición de materia prima,
contratación de trabajadores o gastos de fabricación, han de considerarse
inicialmente como constitutivos de activos; y que la cuenta de pérdidas y
ganancias solo ha de absorber esos costos y gastos cuando los materiales y
servicios se consuman en la producción de los artículos terminados y vendidos
durante el período. Así pues, el estudio de la contabilidad de costos comprende
principalmente los métodos o planes que se ponen en práctica para registrar:
1º La adquisición de materiales y la contratación de servicios necesarios
a la producción.
2º La utilización o consumo de esos géneros y servicios al fabricar el
producto.
3º El cargo a pérdida y ganancias que resulta de la disposición de los
géneros terminados por medio de su venta.
El sistema de acumulación perpetua provee información contínua acerca
de los inventarios de materia prima, trabajo en proceso, artículos terminados,
costo de los artículos terminados y del costo de ventas.
3.2 Clasificación del sistema de Acumulación de Perpetua
Los procedimientos de acumulación de costos de una empresa
manufacturera se clasifican como:
1) Costeo por Ordenes Específicas
2) Costeo por Procesos
3) Costos Mixtos
3.2.1 Sistema de Costos por Ordenes Específicas
Este sistema es más adecuado cuando se manufactura un solo producto o
grupo de productos de acuerdo a las especificaciones dadas por un cliente,
según el precio de venta acordado, es decir que generalmente los productos
variarán en cuanto a requerimiento de materiales y de conversión.
Este sistema también llamado Costo de Tarea, recopila esencialmente los
costos para cada tarea o lote físicamente identificables en su trayectoria a través
de la planta, prescindiendo del período de contabilización durante el cual se
realizan los trabajos.
En un sistema de costos por Ordenes Específicas los tres elementos
básicos del costo de un producto, materiales, mano de obra directa y costos
indirectos de fabricación, se acumulan de acuerdo con la identificación de cada
orden. Es decir, que controla generalmente sus operaciones a través de
modelos de órdenes de fabricación para una cantidad específica o definida de
artículos terminados.
Este sistema puede emplearse en una empresa manufacturera de diversos
productos en una o más secciones y su objetivo es determinar el costo de cada
porción de artículos fabricados y el costo de operar cada departamento, sección
o centro de producción.
Este sistema utiliza una hoja de costos por órdenes de trabajo donde
resume el valor de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos
de fabricación aplicados para cada orden de trabajo procesada.
La información de costos de los materiales directos y de la mano de obra
directa se obtienen de las requisiciones de materiales y de los resúmenes de
mano de obra y se registran en la hoja de costos diaria o semanalmente,
mientras que los gastos indirectos de fabricación se aplican al final de la orden
de trabajo. Estas hojas son diseñadas para suministrar la información requerida
por la gerencia, por lo tanto, variará según las necesidades de la gerencia.
Existen dos tipos generales de deterioro que resultan de un proceso de
fabricación:
• Deterioro Normal: El costo del deterioro normal lo absorben las unidades
buenas; el costo total se distribuye en un menor número de unidades, dando
como resultado un incremento en el costo unitario.
• Deterioro Anormal: El costo del deterioro anormal se deduce del trabajo
en proceso y se separa en una cuenta de pérdida llamada “deterioro
anormal”; en este caso el costo unitario no se incrementa.
Los artículos defectuosos se clasifican en:
• Defectuoso Normales
• Defectuosos Anormales
Estos se contabilizan en forma similar al deterioro normal y anormal.
Material de Desecho: Son las materias primas que sobran en el proceso de
fabricación y no pueden reingresar a la producción con el mismo propósito
anterior, pero que puede ser utilizable para un propósito o proceso de
producción diferente o que pueden ser vendidos a terceras personas por un
valor nominal, este valor puede ser considerado en la tasa de aplicación
predeterminada de los costos indirectos de fabricación o contabilizado como
crédito en la cuenta de inventario trabajo en proceso.
Material de Desperdicio: Son las materias primas que sobran después del
proceso de producción y que no tienen uso adicional ni valor de reventa; su
costo puede ser aplicado a todas las órdenes o a órdenes específicas.
El sistema de costo por órdenes específicas es apropiado para las
actividades de producción relacionadas con proyectos separados y
generalmente distintos. El propósito de costos por órdenes específicas es
obtener el costo para cada orden y, a su vez, proporcionar información para
diversos fines.
3.2.2 Sistema de Costos por Procesos
Es un sistema de acumulación de costos de producción por departamento
o centro de costo. Los costos se recopilan por secciones o departamentos
ofreciendo la base para determinar el costo por unidad de producción. Reúne
todos los costos de fabricación durante un período contable y luego distribuye
esos costos entre el número de unidades fabricadas durante el período.
Este sistema se utiliza cuando los productos se manufacturan mediante
técnicas de procesamiento contínuo. Este sistema es adecuado cuando se
fabrican artículos homogéneos en grandes volúmenes.
El sistema de costos por procesos es un tipo de producción más estable,
estandarizado y por lo tanto, más eficiente. Las actividades de planeamiento y
control son menos complejas y requieren menos atención por parte de la
gerencia. Este requiere también de menos trabajo de documentación. En este
sistema de costeo por procesos, los tres elementos básicos del costo de un
producto- materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de
fabricación- se acumulan según los departamentos donde se realizan los
correspondientes procesos de fabricación, sin embargo, la asignación de costos
de un departamento es sólo un paso intermedio; el objetivo fundamental es
calcular los costos unitarios totales para determinar el ingreso.
El costeo por procesos es usualmente menos detallado y comprende
menos asientos de diario que un sistema de costos por órdenes de trabajo. La
producción equivalente es el concepto principal en el costeo por procesos.
Rara vez son terminadas todas las unidades de producción durante el período.
Con el propósito de determinar los costos unitarios, todas las unidades deben
expresarse en términos de unidades terminadas. Debe determinarse el grado de
terminación para cada elemento del costo. Las unidades aún en proceso, se
multiplican por el nivel de terminación, con el objeto de obtener las unidades
equivalentes de las terminadas.
Unidades de Producción equivalente = Unidades de trabajo en proceso
establecidas + unidades terminadas.
Los costos totales se dividen por la producción equivalente con el objeto
de determinar el costo unitario del período.
En un sistema de costos por procesos, el informe de costo de producción
es la principal relación que debe reportarse. El informe consta de cuatro
secciones:
a) Cantidades.
b) Producción equivalente.
c) Costos por contabilizar.
d) Costos contabilizados.
Estos informes pueden presentarse por departamento o en conjunto.
Características de un sistema de Costos por Procesos
1. Los costos se acumulan por departamentos o centros de costos.
2. Cada departamento tiene su propia cuenta de inventario de trabajo en
proceso en el libro mayor. Esta cuenta se carga con los costos del proceso
incurridos en el departamento y se acredita con los costos de unidades
terminadas transferidas a otro departamento o a artículos terminados.
3. Las unidades equivalentes se usan para determinar el inventario de trabajo
en proceso en términos de las unidades terminadas al fin de un período.
4. Los costos unitarios se determinan por departamentos en cada período.
5. Las unidades terminadas y sus componentes costos se transfieren al
siguiente departamento o al inventario de artículos terminados. En el
momento que las unidades dejan el último departamento del proceso, los
costos totales del período han sido acumulados y pueden usarse para
determinar el costo unitario de los artículos terminados.
6. Los costos totales y unitario de cada departamento son agregados
periódicamente, analizados y calculados a través del uso de informes de
producción.
3.2.3 Sistema de Acumulación de Costos Mixtos.
Un sistema puro de costos por órdenes de trabajo o proceso, puede no ser
apropiado para muchas operaciones de manufactura. Una forma común de
sistema mixto, conocido como sistema de acumulación de costos de operación,
se usa con frecuencia cuando un proceso de producción requiere una etapa de
procesamiento estandarizado y una etapa de procesamiento individualizado.
3.3 Sistemas Alternativos de Acumulación de Costos
3.3.1 Costeo Directo
Este método considera solamente los costos de los materiales, la mano de
obra directa y los costos de fabricación variables como costos del producto.
Los costos indirectos de fabricación fijos no se incluyen en el inventario,
estos son considerados costos del período.
Este método ha tomado fuerza en los últimos años por ser más adecuado
a las necesidades de la administración con respecto a la planeación, el control y
la toma de decisiones.
Puesto que la utilidad bajo costeo directo se mueve en la misma
dirección en que se mueve el volumen de ventas, los estados de operación
pueden ser más fácilmente entendidos por la administración general, por los
ejecutivos de mercadeo y producción, así como por los diferentes supervisores
departamentales.
La rápida expansión del trabajo, de las divisiones de servicios
administrativos de muchas empresas de Contadores Públicos titulados, se debe
en gran parte a la instalación de sistemas de costeo directo.
Principales Ventajas:
• Planeación de operaciones: Facilita la recopilación de los datos
relacionados con la planeación de utilidad que los departamentos de costos
siempre ha venido desarrollando, por lo regular con gran costo de tiempo y
esfuerzo.
• Análisis del punto de equilibro: La mayoría de las decisiones de la gerencia
están relacionadas con el costo; la comprensión de ésta es esencial. El
punto de equilibrio es el volumen de ventas para el cual no habría utilidad ni
pérdida.
Desventajas:
• La principal desventaja es la falta de aceptación para los informes externos
por el Instituto Americano de Contadores Públicos Titulados.
3.3.2 Costeo por Absorción
Este método incluye los costos indirectos fijos de fabricación en el costo
de fabricación variables para el cálculo del costo unitario.
El costeo de absorción carga todos los costos a la producción excepto
aquellos aplicables a las ventas, costos generales y administrativos. Además
del costo de los artículos manufacturados incluye factores de depreciación,
arrendamiento, seguros, impuestos a la propiedad y otros costos indirectos de
fabricación fijos, además de los materiales directos, la mano de obra directa y
costos indirectos de fabricación variables.
El costeo por absorción se asocia con el tradicional estado de ingresos, el
cual hace énfasis en el valor de la utilidad bruta.
Bajo este costeo todos los costos de manufactura se restan de las ventas
para llegar a la utilidad bruta. Los costos que no son de manufactura se
deducen entonces de la utilidad bruta para determinar el ingreso operativo.
Bajo el costeo de absorción, la utilidad neta tenderá a variar con la
producción debido a los costos fijos diferidos incluidos en el inventario.
CAPITULO IV. DEPARTAMENTIZACION
4.1 La Departamentización, Importancia y Objetivos
Mediante la departamentización de los Gastos:
Se toman mejores decisiones cuando la responsabilidad de tomarlas se
delega en los directivos divisionales, quienes debido a su mayor
familiaridad con los mercados individuales y las líneas de productos,
pueden reaccionar a los cambios de las condiciones locales en forma
oportuna y efectiva.
Esta distribución de responsabilidades libera a la alta gerencia, de
involucrarse en forma detallada en operaciones cotidianas rutinarias y así le
permite dedicar más esfuerzos a la planeación estratégica.
A mayor control para la toma de decisiones sobre las medidas de
funcionamientos, mayor incentivo para hacer un buen trabajo.
La libertad de tomar decisiones a diversos niveles de la organización brinda
un excelente campo de entrenamiento para preparar personal a nivel
ejecutivo.
Los sistemas de control divisional son una parte crítica del sistema de
control administrativo global y están diseñados para asegurar que los
recursos sean adquiridos y usados en forma efectiva y eficiente para el logro
de los objetivos de la empresa.
Los informes contables divisionales sirven para motivar a los directivos
divisionales a tomar decisiones que sean congruentes con el interés de la
empresa en conjunto, así como evaluar la actuación del gerente divisional y
el funcionamiento de la actividad del mercado del producto cubierto por la
división.
Establecidos ya los departamentos necesarios, entre ellos se distribuyen
los distintos gastos la proporción adecuada, conocido el total de gastos
indirectos imputables a un departamento o a cierta sección, es necesario que
esos gastos se redistribuyan, para que, a su vez, sean soportados por cada obra
o cada orden de producción o cada proceso de elaboración. Esta distribución
final se hace conforme a distintas bases a saber: con relación al costo total de la
mano de obra directa empleada; o proporcionalmente al costo total de los
materiales directos transformados; o bien con relación al importe total de estos
dos elementos o sobre el número de horas trabajadas por los operarios
conforme al número de horas de funcionamiento de las máquinas.
4.2 Características para crear un Departamento
Si en determinado departamento hay más de una máquina, deben éstos ser
semejantes, ya que las unidades de diferentes tamaños, capacidad, costo o
consumo de fuerza motriz, son un factor desigual en la determinación del
costo.
La clase de trabajo u operaciones ejecutadas deben ser semejantes.
Los gastos causados por varias máquinas de distintas naturalezas son de
diferente especie o de cuantía variable, se produce tal mezcla de los costos
que resulta difícil analizarlos y gobernarlos debidamente.
La responsabilidad señalada a un departamento debe estar claramente
definida, dirigido por una sola persona.
Los departamentos o secciones operativas de una fábrica son de dos
clases: De Producción y de Servicios. También existen departamentos mixtos
que producen y prestan servicios.
4.3 Ventajas de los Costos por Departamentos, Bases de Control
Disponer fácilmente de la información necesaria para actuar rápidamente en
investigar y corregir desviaciones de los objetivos establecidos por la
compañía.
Bases de Control
1. Un plan de organización que establezca los objetivos y las metas por
alcanzar.
2. La delegación de autoridad y de responsabilidad por la incurrencia del costo
a través de un sistema de políticas y procedimientos.
3. La motivación de los individuos mediante el desarrollo de estándares de
ejecución conjuntamente con los incentivos.
4. La presentación oportuna de informes y el análisis de excepciones entre las
metas de ejecución por medio de un sistema de registros e informes.
5. Un sistema de evaluación o auditoría interna para asegurar que las
variaciones desfavorables se indiquen con claridad y que la acción
correctiva y el seguimiento se apliquen.
4.4 Registros en una Empresa Departamentalizada
Cuando una empresa industrial está departamentalizada, las operaciones
se desenvuelven en la forma siguiente:
Cargo Abono
Compras de materia prima Materia Prima Proveedores
Entregas de materia prima al
Departamento A
Departamento A,
Materia Prima
Materia Prima
Pago de Jornales Nómina Caja
Distribución de los jornales
entre los departamentos a que
correspondan
Departamento A,
Nómina
Nómina
Distribución de sobrecostos
entre los departamentos a que
correspondan
Departamento A,
Gastos Generales de
Fabricación
A las diversas cuentas
de gastos indirectos
Elaboración en el Departamento
A:
Materia prima Artículos en
Producción
Dept. A (Mat. Prima)
Jornales Dept. A (Nómina)
Sobrecostos Dept. A. (Gatos
Generales de
fabricación)
Terminación de la fabricación
de los artículos
Artículos fabricados Artículos en
Producción
CAPITULO V. CONTABILIDAD DEL COSTO DE PRODUCCION
5.1 Principio Rector
A cada unidad de producción debe asignársele una participación equitativa
en los costos de fabricación en que se ha incurrido al producirla. Para el
control gerencial, la información de costos, se utiliza con el fin de guiar a las
personas de la organización e influir en ella de modo que actúen de una manera
que coincida con los objetivos de la empresa.
El sistema utilizado para reunir información se denomina comúnmente
Costo de Producción, pues su función principal es fijar una cifra de costos
para cada producto.
La contabilidad del costo de producción consiste en facilitar el
conocimiento del costo real de producir uno o varios artículos, se esfuerza en
colocar bajo la vigilancia y gobierno de la gerencia de la empresa, las
actividades todas de la planta industrial y aún la de los departamentos de
distribución y administración.
5.2 La Contabilidad del Costo de Producción
Es una rama de la contabilidad general que ofrece los instrumentos
adecuados para analizar y registrar el costo de la materia prima y demás
materiales empleados en la fabricación, el de los salarios y compensaciones
de toda índole, pagados a los trabajadores y empleados y el de los gastos
generales de fabricación, denominados sobre costos o carga fabril.
Para un buen funcionamiento de la contabilidad de costos de producción
es necesario que la empresa sea dividida en departamentos. La finalidad de
esto es constituir unidades operativas a las cuales puedan imputarse en
particular y selectivamente tantos los gastos directos por mano de obra y
materiales, como los indirectos por fuerza motriz, alquileres, seguros, etc.
Ventajas:
• Permite conocer la cantidad y el valor de las existencias en todo momento,
por medio de los registros de inventario perpetuo.
• Facilita la adopción de una política adecuada en relación con los precios y
demás actividades.
• Conociendo los costos se pueden establecer los planes más convenientes
tales como:
- Precios de ventas.
- Centrar la actividad de producción en aquellos productos que mayor
beneficio dejan.
- Suprimir la fabricación de los artículos que no sean beneficiosos, etc.
• Ofrece datos sobre los costos de períodos distintos y bajo diferentes
condiciones o circunstancias. Descubre deficiencias tales como:
- Desperdicio de materiales.
- Pérdida de tiempo.
- Inspección o vigilancia inadecuada.
• Facilita inventarios detallados permitiendo descubrir los hurtos, existencias
excesivas, etc.
5.3 Elementos del Costo de Producción
El proceso de manufactura consiste en la transformación de la materia
prima en un producto terminado.
Los elementos del costo de un producto o sus componentes son los
materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de
fabricación. Esta clasificación suministra a la gerencia la información necesaria
para la medición del ingreso y la fijación del precio del producto.
5.3.1 Materiales Directos
Los materiales directos se definen como: Todos los materiales utilizados
en forma directa en la fabricación de un producto determinado, que pueden
identificarse fácilmente con éste y representan el principal costo del material en
la elaboración de dicho producto.
Materia Prima:
Son aquellos artículos a la gruesa o semi manufacturados que han de
trabajarse o transformarse en un nuevo producto. Es poco común que a la
fábrica lleguen las materias primas en la forma primitiva en que se obtuvieron
de la naturaleza, es por esto que el término materia prima es relativo, pues lo
que constituye el artículo elaborado de una industria se convierte en materia
prima de otra. Generalmente se clasifican bajo el nombre de accesorios, los
materiales que no forman parte directa del artículo terminado.
Las primeras materias que intervienen en el costo primario son las únicas
que pueden cargarse de manera directa al producto que se manufactura, los
demás materiales tienen el carácter de gastos generales de elaboración.
Los materiales directos se pueden cuantificar e identificar fácilmente por
lo que pueden ser atribuidos a un departamento o proceso específico.
5.3.1.1 Contabilidad de los Materiales Directos
Generalmente se utilizan dos métodos:
1) Se registran todas las compras y se toma periódicamente un inventario para
determinar la cantidad de materiales que se han utilizado en el proceso de
fabricación.
2) Se efectúan registros en los libros auxiliares de los materiales en almacén.
Se utilizan órdenes de entrega para sacar los materiales de almacén,
cargándose su costo al producto que lo requiera.
Los materiales generalmente se registran al precio de factura pagado al
vendedor, aunque todos los costos de adquisición y ajustes de precios afectan
los costos de los materiales.
Cuando no es práctico seguir un procedimiento de costeo más exacto,
estos costos se cargan a los gastos generales de la fábrica.
Existen varios métodos para asignar costos a los materiales utilizados en
la producción y entrada en inventario a precios diferentes. Los más conocidos
son:
1- Primero que entra, primero que sale (PEPS).
2- Costo Promedio / Promedio Ponderado.
3- Ultimo que entra, primero que sale (UEPS).
4- Precio en el mercado a la fecha de entrega.
5- Coste individualizado.
1- Primero que entra, primero que sale (PEPS):
Este método sigue el principio de que los materiales usados deben llevar
el costo real experimentado por las unidades específicas de materiales
consumidos. Considera que los materiales entregados corresponden a las
existencias más antiguas en inventario y que el costo de esas unidades cuando
entran al almacén, es el mismo costo al ser despachadas. Este método es
inadecuado si se efectúan compras a diferentes precios.
2- Costo Promedio:
Este método considera que cada lote del almacén de depósito se
compone de unidades uniformes. Es práctico y recomendable si las materias
primas tienden a ser integradas por muchos artículos pequeños y de bajo costo
unitario y si los precios están sujetos a cambios frecuentes, ya que univerzan el
efecto de las altas y bajas en los precios de las materias primas, por lo que
hacen posible estimaciones de costos más estables para el trabajo futuro.
3- Ultimo que entra, primero que sale (UEPS):
Se basa en el principio de que, en un mercado inflacionario, no deben aceptarse
las utilidades provenientes del inventario, ya que estos deben ser usados en la
producción y tendrán que ser reemplazados a costos más altos. Tiende a
sobrevaluar el costo de producción y subvaluar el costo o valor de inventario.
4- Costo promedio a fin de mes:
Este método es usado por algunas compañías para asegurar un costeo
rápido y la temprana información de los trabajos, para lograr esto establecer al
cierre de cada mes un costeo promedio para cada clase de materiales en
existencia y utilizan este precio para todas las entregas durante el siguiente
mes.
5- Precio en el mercado a la fecha de entrega:
En este método se toma en cuenta los precios cotizados a la fecha de
entrega de los materiales.
6- Coste Individualizado:
Consisten en identificar físicamente al coste o precio de cada unidad.
Este sistema se usa cuando se trata de existencia de poca rotación y un valor
unitario elevado.
La contabilización de los materiales en una empresa manufacturera
comprende dos actividades:
a) La compra de tales materiales.
b) Y su uso.
Las empresas manufactureras en su mayoría disponen de un
departamento de compras, que se encarga de hacer los pedidos de materia
prima y los suministros solicitados en la producción. El director del
departamento de compras es el encargado de garantizar que los artículos
pedidos reúnan las normas de calidad establecidas por la empresa y que los
materiales se adquieran al menor precio posible.
Se usan tres formatos en la compra de artículos:
Compra de Materiales:
Requisición de Compras:
Es una orden escrita enviada generalmente por otros empleados para
informar al departamento de compras acerca de materiales y suministros.
Orden de Compra:
Esta es emitida por el departamento de compras, después de recibir la
requisición de compra. Esta es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artículos a un precio convenido. En esta quedan también
establecidos los términos de entrega y de pago.
Las órdenes de compras son enumeradas con serie para controlar su uso,
cada compra debe ir acompañada por una orden de compra.
Informe de Recepción:
Cuando se reciben los artículos que fueron pedidos, se cuentan y se pone
la cantidad en el informe de recepción, debe de tomarse en cuenta que los
artículos no estén dañados y que reúnan las especificaciones de la orden de
compra. El original de este informe lo guarda el departamento de recepción y
se envían copias al departamento de compras y cuentas por pagar. También al
departamento de contabilidad, al empleado que origina la requisición de
compra y uno acompaña los materiales al almacén.
Salida de Materiales
Requisición de Materiales:
La salida de materiales del almacén debe ser autorizada por medio de un
formato de requisición preparado por el agente de producción o por el
supervisor del departamento.
5.3.2 Mano de Obra Directa
Es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto
terminado que puede asociarse con éste con facilidad y que representa un
importante costo de mano de obra en la elaboración del producto.
Los costos de mano de obra directa se refieren a los salarios pagados a
los trabajadores por la labor realizada en una unidad de producción o en
algunos casos efectuados en un departamento específico. La misma es la
porción de la mano de obra total de la fábrica que puede ser fácilmente
identificada en procesos o productos terminados.
La mano de obra directa se caracteriza porque aplicada a materiales
directos, cambia la estructura a éstos, de modo que vayan tomando la forma del
producto terminado disponible para la venta y además, generalmente, el trabajo
realizado por la mano de obra directa se refleja claramente en los productos.
5.3.2.1 Contabilidad de la Mano de Obra
La contabilización de la mano de obra en una empresa productora,
normalmente comprende tres actividades:
• Toma de tiempo
• Cómputo de la nómina total
• Distribución de los costos de nómina
La mayor parte de las compañías manufactureras tienen un departamento
separado para la toma de tiempo, su función es recolectar el tiempo trabajado
por los empleados. Dos de los formatos comúnmente empleados para la toma
de tiempo son la tarjeta de tiempo y la boleta de trabajo.
Tarjeta de Tiempo:
Es insertada por el empleado varias veces cada día en el reloj que registra
el tiempo, al llegar, al salir a almorzar, al tomar el descanso y cuando sale de la
empresa al final del día.
Este procedimiento proporciona una fuente de información confiable en
cuanto al registro de las horas totales trabajadas cada día por los empleados.
(Ver anexo #5)
Boletas de Trabajo:
Son preparadas diariamente por los empleados para cada trabajo u orden.
Una boleta de trabajo por orden indica el número de horas trabajadas, una
descripción del trabajo realizado y la tasa salariar por empleado.
Cómputo de la nómina total:
Su función principal es la de computar el total de la nómina incluyendo
la cantidad bruta ganada y la cantidad neta pagada a los empleados después de
las deducciones. También paga a los empleados y llena los registros de sus
ingresos, sus tasas de sueldos y su clasificación de puestos.
Asignación de los Costos de Nómina:
Usando la tarjeta de tiempo y las boletas de trabajo como guía, el
departamento de contabilidad de costos debe asignar los costos totales de
nómina a las órdenes individuales, departamentos o productos.
La contabilización de la mano de obra comprende problemas especiales
que no se presentan en la contabilización de los materiales, como son:
• Impuestos de empleado.
• Impuestos y costos de beneficios laborales de los patrones.
• Bonificación por turno.
• Horas extras.
• Tiempo ocioso.
• Salario mínimo garantizado.
• Planes de incentivos.
5.3.3 Costos Indirectos de Fabricación
Con frecuencia son denominados Gastos Generales de Fabricación o
Carga Fabril. Son aquellos costos que entran en el proceso de fabricación que
no pueden ser clasificados como materiales directos ni como mano de obra
directa, es decir, que son utilizados para acumular los materiales directos, la
mano de obra indirecta y los demás costos indirectos de fabricación que no es
posible atribuir a unidades de producción específicas.
La mano de obra indirecta es aquella involucrada en la fabricación de un
producto que no se considera mano de obra directa, como el trabajo de
supervisores, que no trabajan directamente con el producto manufacturado.
Los materiales indirectos son utilizados en las operaciones de fabricación, pero
que no pasan a formar parte del artículo fabricado, como son: calefacción, luz y
energía de fábrica, arrendamiento del edificio de fábrica, depreciación del
edificio y del equipo de fábrica, mantenimiento del edificio y del equipo de
fábrica, impuestos sobre el edificio de fábrica.
Los costos indirectos de fabricación hacen referencia al “pool” de costos
utilizados para aumentar los costos indirectos de manufactura y se excluyen los
gastos de ventas, generales y administrativos por tratarse de costos que no son
de manufactura. Los costos indirectos de fabricación se dividen en tres
categorías, dependiendo de su comportamiento con relación al volumen de
producción:
1 Costos Fijos: También costos periódicos. El total de costos fijos
permanece más o menos constantes cualquiera que sea el volumen de
producción. El margen dentro del cual los costos fijos permanecen
constantes se llama Rango Relevante.
2 Costos Variables: Estos cambian en proporción directa al nivel de
producción; es decir, mientras más grande sea el número de unidades
producidas, mayor será el total de costos indirectos de fabricación variables.
3 Costos Mixtos: Son aquellos que no son totalmente fijos ni variables en su
naturaleza, pero tienen características de los dos. Semejan a los variables
porque fluctúan en la misma dirección que los cambios en el volumen, pero
no en proporción directa ni constante, sino más bien por pasos periódicos.
Los costos indirectos de fabricación no se pueden asociar fácil o
convenientemente a una orden específica o departamento.
Debido a que los costos indirectos de fabricación no son uniformes
durante el período, se requiere de estimaciones y de una tasa para aplicar los
costos indirectos de fabricación, donde estos se aplican a la producción con
base en producciones reales (horas, unidades) multiplicada por una tasa
predeterminada de aplicación de costos indirectos de fabricación.
Los dos factores claves para determinar la tasa de aplicación de los
costos indirectos de fabricación correspondiente a un período son:
1 El nivel estimado de producción (denominador).
2 Los costos indirectos de fabricación estimados (numerador)
La presupuestación o estimación de los costos indirectos de fabricación
puede basarse en la experiencia pasada, en la tendencia de la industria o en
pronósticos económicos.
La tasa predeterminada de aplicación de los costos indirectos de
fabricación comúnmente se calcula utilizando uno de los cuatro siguientes
niveles de producción:
1) Capacidad Teórica.
2) Capacidad práctica.
3) Capacidad normal.
4) Capacidad esperada.
Las tasas de aplicación de los costos indirectos de fabricación se calculan
como un porcentaje o un valor en dinero, de alguna forma de producción. Los
costos indirectos de fabricación se aplican a las órdenes, o a los departamentos
con base en una tasa predeterminada a medida que la producción tiene lugar.
Cada método da una tasa predeterminada diferente de aplicación de los
costos indirectos de fabricación.
La Industria Típica de Montaje:
Es aquella en la cual el artículo terminado consiste en cierto número de
piezas que se montan o reúnen en diversas combinaciones para formar el
producto. En este tipo de industria las piezas se fabrican y se almacenan, luego
se toman de la existencia y se arman en diversas combinaciones, éstas pueden
ser el producto terminado o parte del producto terminado.
Ejemplo: Fábricas de Maquinarias: En la industria de esta especie, cada
etapa se trata separadamente y los costos primarios y gastos generales se
computan independientemente de otros costos aplicables a cualquier otra tarea.
La Industria de Fabricación Contínua:
La fabricación es contínua durante períodos regulares de tiempo, donde
los materiales, la mano de obra y los gastos generales de fabricación se carguen
a los procedimientos u operaciones correspondientes.
Ejemplo: Fábricas de Papel.
5.4 Registros de los Elementos del Costo de Producción
5.4.1 Materiales Directos
La cuenta de materia prima recibe sus cargos a través del sub-diario de
compras o del registro de comprobantes, y del libro de caja o sub-diario de
pagos, por el costo de los materiales y por los gastos a éstos imputables. Se
acredita, con cargo a “Artículos en Producción” por el costo de los materiales
que el almacén entrega a la fábrica para la elaboración. Al necesitar la fábrica
los materiales, formula un “Pedido de Materiales” al almacén, pedido que
expresa el número de orden, el número de la orden de fabricación a la cual se
destinan los materiales; la fecha; la firma del superintendente de la fábrica o de
la persona autorizada; la cantidad, la unidad y los demás pormenores sobre el
material requerido y otros particulares que pueda considerarse necesario
consignar.
Este pedido puede extenderse por triplicado, conservando el guarda
almacén el original, para constancia de la entrega de los materiales; el
duplicado se retorna a la fábrica como remisión de los materiales, después de
anotarse en aquel y en el triplicado el costo del material, pues el espacio
reservado para este dato lo dejan en blanco el superintendente de la fábrica para
que en el almacén se llene. El triplicado se remite a la oficina, y sirve para
hacer el cargo de los materiales a la cuenta de “Artículos en Producción” y el
abono a la cuenta de “Materia Prima”, mediante un asiento en el Diario General
o en el sub-diario de transferencias de materiales. Ese triplicado, además de
servir de base al asiento por el cual se da salida a los materiales del almacén,
sirve para hacer el cargo en la Hoja de Costo u Orden de producción en la cual
se consigna el costo de los materiales y el importe de los jornales y gastos
indirectos imputables a la orden dada.
Conviene aclarar que toda fabricación debe estar autorizada por una
Orden de Producción, la cual puede ser una combinación de Orden de
Producción y de Hoja de Costo, o extenderse ambas separadamente.
Antes de iniciarse la fabricación de los artículos debe extenderse la orden
por duplicado, enviando el original a la fábrica y reteniendo el duplicado en la
oficina. Si la orden está combinada con la hoja de costo, en el duplicado o
matriz que se conserva en la oficina se van cargando los materiales, salarios y
sobrecostos a medida que se conocen los respectivos importes.
5.4.2 Mano de Obra Directa
Los jornales se pueden cargar directamente a la cuenta de “Artículos en
Producción”, mediante el sub-diario de pagos o mediante el Registro de
Comprobantes o bien a través de un sub-diario de Distribución de Gastos. A
veces se usa un subdiario de distribución de gastos y al pagarse los jornales
semanalmente, se cargan por medio del sub-diario de pagos a la cuenta de
nómina y luego se distribuyen por medio del sub-diario de distribución entre
las cuentas de “Artículos en Producción” y “Gastos Indirectos” según
corresponda, quedando saldada la cuenta de nómina.
5.4.3 Gastos Indirectos de Fabricación
Mediante procedimiento análogo al aplicado a los salarios, se hace la
distribución de los gastos indirectos por medio del Diario General o por medio
del sub-diario de Distribución de Gastos. Los cargos se hacen a las cuentas de
gastos respectivas y se saldan estas últimas mensualmente con cargo a Gastos
Generales de Fabricación, y a esta última se acreditan los importes de los
cargos que por sobrecostos se hacen a la cuenta “Artículos en Producción”. El
saldo de la cuenta de “Gastos Generales de Fabricación” representará el
importe del sobrecosto o de los gastos generales de fabricación que todavía no
ha absorbido la producción.
La cuenta de “Artículos en Producción” y los traspasos a la de “Artículos
Fabricados”. Una vez terminada la elaboración de los artículos ordenados, el
costo de éstos se traspasa a la cuenta de “Artículos fabricados” mediante
asiento en el sub-diario de trabajos terminados, haciéndose el oportuno cargo a
“Artículos Fabricados” y el abono a “Artículos en Producción”. Este cargo se
basa en la información recopilada en las Hojas de Costos.
CAPITULO VI. CONTABILIZACION DEL COSTO
DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS
6.1 Departamentos de Servicios
La selección y designación de los departamentos de servicios tiene una
relación importante con su costeo y control efectivo.
Los servicios disponibles para beneficio tanto de los departamentos de
producción como de los otros departamentos de servicios, pueden organizarse
de varias maneras mediante:
a) El establecimiento de departamentos de servicios separados para cada
función.
b) Combinación de diversas funciones en un departamento.
c) Ubicación de los costos de los servicios de un departamento llamado
“Fábrica General”.
La determinación de las clases y número de los departamentos de
servicios debe considerar:
1) El número de empleados necesarios para cada función de servicio.
2) El costo de prestar el servicio.
3) La importancia del servicio.
4) La designación de la responsabilidad por la superación.
Los servicios generalmente se combinan por razones de economía y
conveniencia. Los gastos de los departamentos de servicios se transfieren a los
departamentos de producción para los fines de fijar las tasas y para el análisis
de las variaciones. Los departamentos de servicios incurrirán en costos tanto
variables como fijos.
En los Departamentos de Servicios no hay empleados que caigan en la
categoría de mano de obra directa, para fines de costeo del producto, esta
distinción es de vital importancia, sencillamente porque los gastos generales de
fabricación se distribuyen entre los productos bases ya sea la mano de obra
directa.
Sus gastos generales de fabricación no pueden ser distribuidos entre los
productos fabricados ni en la producción en proceso, sus gastos generales de
fabricación forman parte del costo de fabricación, igual que cualquier
departamento de producción.
Los gastos incurridos en la operación de un departamento de servicios se
asignan a través de los diferentes métodos a los respectivos departamentos de
producción como parte de los costos indirectos de fabricación:
Estos métodos se dividen en:
a) Distribución de los Gastos Generales de Fabricación de los
Departamentos de
Servicios:
Para que estos gastos de los departamentos de servicios puedan cargarse
a los productos fabricados, o a la producción en proceso, hay que seguir un
método especial; el cual consiste en distribuir los gastos generales de
fabricación entre las unidades producidas o en proceso de los departamentos de
producción. Este método se conoce como: Distribución de los Gastos
Generales de Fabricación del Departamento de Servicios.
Deben tener una base apropiada que refleje el importe de los servicios
prestados a cada departamento que los utilizó.
Pueden tomarse como base: el número de empleados de cada
departamento, los metros cuadrados de superficie ocupados por cada
departamento.
El orden en que deben empezarse a distribuir es, por lo común, tomando
el departamento cuyos servicios sean aprovechados por el mayor número de los
departamentos restantes.
Es el método más ampliamente usado para reasignar los costos del
departamento de servicios. Este método ignora cualquier servicio prestado por
un departamento de servicio a otro; reasigna los costos totales a cada
departamento de servicio a los departamentos de producción.
b) Método Escalonado:
Asigna los costos presupuestados de los departamentos de servicios a
otros departamentos de servicios como a los de producción.
Reconoce los servicios prestados de los departamentos de servicios a
otros departamento de servicios. Este método es más complicado, ya que debe
escogerse una secuencia de reasignación.
c) Método de Servicios Recíprocos o Algebráicos:
El método directo y método escalonado no son teóricamente exactos si
los departamentos de servicios se prestan servicio los uno a los otros en forma
recíproca.
Tiene en cuenta los servicios recíprocos e involucra el uso de emociones
simultáneas, es el más preciso pero puede ser algo complejo y se usa más
frecuentemente en sistemas computarizados.
6.2 Contabilidad de los Costos de Distribución
Ya se ha analizado el papel que desempeñan los costos departamentales
y la ocupación de la contabilidad de costos industriales, la cual se inicia con la
introducción de los elementos del costo y termina con los productos fabricados.
La tendencia de los costos en proceso de fabricación se manifiesta en
función de los cambios en el volumen de producción, el cual se inicia con los
productos disponibles y termina con los productos en manos de los clientes. Su
punto de referencia es el volumen de las ventas.
En el proceso de distribución, la tendencia de los costos de manifiesta en
función de los cambios en el volumen de las ventas.
En estas semejanzas aparentes, es donde surgen diferencias importantes.
En tanto que los costos opcionales de la gerencia son relativamente
insignificantes en la operación industrial, en la función distribuidora reviste
gran importancia.
Los costos de distribución pueden variar también por otros factores que
no se relacionen con el volumen de ventas y pueden no traducirse en ventas.
Por ejemplo: El costo de publicidad directa por correo varía según el
número de sobres puestos en el buzón; pero es difícil determinar las ventas que
está promoción pudiera generar.
El proceso de distribución no está trazado ni definido, la inventiva y no
la rutina, es el lema de las gerencias de mercados. Hay diferentes maneras de
analizar los costos de distribución , como son:
a) Por productos o líneas de productos.
b) Por sectores geográficos de distribución.
c) Por las divisiones administrativas de la organización de ventas.
d) Por canales de distribución: por ejemplo, mayoristas, detallistas, etc.
e) Por métodos para conseguir pedidos: por ejemplo, a domicilio, correo, etc.
f) Por método de entrega.
g) Por vendedores individuales o por grupos de vendedores.
h) Por almacenes.
i) Por importancia de los pedidos.
j) Por clientes individuales o grupos de clientes.
Las diversas divisiones en cada renglón de análisis, se conocen con el
nombre de Segmentos de Mercado.
6.2.1 Determinación del Rendimiento Potencial de los Artículos
Esta consiste en determinar las posibilidades que tiene cada unidad de
mercancía en un almacén, para obtener utilidades.
6.2.2 Rendimiento del Capital Empleado
Puesto que todo artículo mercantil se considera como centro de
responsabilidad en utilidades, su valoración definitiva debe manifestarse en
función de su coeficiente de rendimiento del capital empleado y se calcula de la
manera siguiente:
Rendimiento = Utilidad Controlable x Venta x
Inventario al precio de venta
Del Capital empleado Venta Inventario Activo
Total
Al precio
De venta
El control de los costos en el “ Surtido de pedidos” y en los “Servicios en
Pedidos” es idéntico a los del proceso de fabricación.
Uno de los métodos de control en el Departamento de Ventas es el
Sistema de Comprobantes.
6.2.3 El Sistema de Comprobantes:
Es una adaptación del antiguo diario de compras a las necesidades de un
tipo de negocio que no podían utilizar el antiguo método. La necesidad de
traspasar los asientos a las cuentas de los acreedores, queda eliminada al
cambiar la base de registro de las operaciones haciéndose objeto del asiento a la
transacción misma, en vez de al nombre del acreedor.
Se considera independiente en si a cada transacción, se haya ésta
realizado con el mismo individuo o con otro.
Con este nuevo sistema se le ha añadido al diario de compras un número
suficiente de columnas para asentar todas las adquisiciones, y al mismo tiempo,
se continua traspasando solo los totales de las diversas columnas al mayor
principal. A esta nueva forma de diario de compra se le denomina “Registro de
Comprobantes”. La eficiente operación del sistema de comprobantes
comprende de la siguiente rutina:
1. Verificación de las facturas.
2. Formulación y asiento de los comprobantes.
3. Archivo de los comprobantes previamente a su pago.
4. Pago de los comprobantes.
5. Archivo de los comprobantes pagados.
6. Formación del índice de comprobantes.
Ventajas del Sistema:
• Proporciona análisis detallado de todas las compras.
• Ahorra trabajo mediante la supresión del mayor acreedor.
• Proporciona la anotación inmediata de todas las obligaciones.
• Fija la responsabilidad, al contener la firma de aquellos que intervienen en
la comprobación, pago y asiento de las partidas.
• Ofrece un recibo de todos los desembolsos de numerarios.
Desventajas del Sistema:
• Engorrosa contabilización de las operaciones de devolución de mercancías
compradas, rebajadas, pagos parciales y efectos a pagar.
• Demostración inadecuada del volumen de negocios realizados con cada
proveedor.
Este sistema se adapta mejor en aquellas empresas que poseen extenso
mercado donde realizar sus compras, que efectúan escasas modificaciones en la
factura por causa de devoluciones y rebajas y que pagan sus cuentas al contado
en vez de realizar sus transacciones con un limitado número de proveedores a
los que se liquidan sus créditos en intervalos regulares.
El Comprobante:
Es un documento que certifica o da fe de la corrección de una
transacción; un recibo que se firma en reconocimiento del pago de una suma de
una cuenta en particular. Este debe de contener espacios para anotar los
particulares de la cuenta cuyo pago se efectúa y un lugar aprobado donde el
acreedor pueda poner su firma como constancia de la liquidación del concepto
que se relaciona.
El Cheque Comprobante:
Este se emplea a causa de la dificultad con que se logra que los
acreedores devuelvan los comprobantes después de firmarlos.
CONCLUSION
Los costos departamentales son claves en el manejo de una empresa, ya
que su debida aplicación conlleva a la toma de decisiones acertadas que
llevarán a la empresa a un mejor y más productivo desenvolvimiento.
Los costos departamentales constituyen la base fundamental de las
empresas manufactureras, ya que suministra la información necesaria para
determinar el costo real de sus productos, lo que es un factor esencial para el
establecimiento de sus precios de venta y la determinación de los beneficios
operacionales.
El conocimiento de los costos de producción permite a la gerencia:
a) Planear y controlar las actividades de la empresa.
b) Tomar decisiones prácticas tendentes a aumentar su eficiencia productiva y
minimizar los costos de producción.
Las empresas manufactureras están en continuo crecimiento económico y
la complejidad del mercado actual exige que las mismas produzcan con más
calidad a un costo más bajo, con el fin de lograr una clara ventaja competitiva.
Para alcanzar este objetivo la empresa necesita informaciones claras y
específicas sobre los costos incurridos en la fabricación de sus productos y
aplicar así procedimientos que garanticen su solidez.
La contabilidad de costos ha sido paralela al crecimiento industrial, al
tender todas las empresas hacia la automatización, hacia la garantía de salarios
anuales, y al prestar cada día más atención a las funciones de distribución e
investigación, los costos contratados y los opcionales de la gerencia, revisten
cada vez mayor importancia dentro de la estructuración de costos de las
empresas.
Aunque la tendencia ha sido recalcar la operación industrial, se ha
presentado con fluidez en su secuencia, pero los diversos temas abordados son
aplicables no sólo a las operaciones industriales, sino también a otras
funciones.
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