Informacioni Sistemi Za Upravljanje Projektima

7/30/2019 Informacioni Sistemi Za Upravljanje Projektima

http://slidepdf.com/reader/full/informacioni-sistemi-za-upravljanje-projektima 1/23

INFORMACIONI SISTEMI ZA UPRAVLJANJE

PROJEKTIMA

Fakultet zaMenadžment

Zaječar 2011/2012

1

IS za upravljanje projektima– Aleksandra Simić



ProfesorStudent

Saša Ivanov AleksandraSimić

SADRŽAJ

1. Projektna definicija i projektnipristup

2. Analiza granica i svrstavanjeprojekta

3. Inicijalizacija projekta

4. Opseg projekta

5. Podela odgovornosti

6. Planiranje projekta

7. Planiranje resursa i troškova8. Projektna organizacija

9. Projektna kultura

10. Projektna dokumentacija

11. IS za Upravljanje projektima2




12. Uloge u projektu

3




Projektna definicija i projektni pristup

Šta je projekat?

•

Zadatak sa specifičnim karakteristikama1. Usmeren ka ciljevima

2. Tehničko i socijalno kompleksan

3. Nov

4. Rizičan

5. Dinamičan

• Privremena organizacija

1.Dovodi do različite organizacije(projektna-linijska)

2. Organizacijska kompleksnost

3. Vremenska ograničenost – početak i završetak projekta

4. Članovi projektnog tima koji na projektu rade puno iliskraćeno vreme

• Socijalni sistem

1.Granica projekta i projektni opseg

2.Interna struktura – kompleksnost, dinamičnost isamoorganizovanost

•

‘razlika koja napravi razliku’Razlikovanje Projekata

Karakteristike Tip projektaSektor Inženjering,

Građevinarstvo, IT...Ciljevi Ugovoreni projekti,

4




tržišni,Razvojni....

Životni ciklus Plan, implementacija,

završetak(ne)ponovljivost Jednokratni iponavljajući

Naručioc projekta Interni i eksterniprojekti

Povezanost saorganizacionim

procesima

Primarni, sekundarniili tercijalni

2 Analiza granica i svrstavanje projekta

• Stvaranje ‘celokupne slike’

• Definisanje šta su i šta nisu ciljevi projekta

• Definisanje aktivnosti

• Definisanje budžeta

• Definisanje početka i završetka projekta

• Definisanje osnove za projektni zadatak

2.1 Granice projekta

2.1.1 Vremenske granice

• Početni datum i događaj koji ga obeležava

• Datum završetka i događaj koji ga obeležava

2.1.2 Granice prema sadržini

5




• Šta su ciljevi i šta nisu ciljevi

• Faze aktivnosti

•

Proračun (ocena)2.1.3 Socijalne granice

• Naručioc projekta

• Projekt menadžer

• Projektni tim

2.1.4 Utvrđivanje Stakeholder-a• Detekcija značaja okruženja u kome se radi projekat

• Odnos između projekta i okoline (očekivanja,potencijali i mogući konflikti)

• Razvoj strategija i aktivnosti koje će služiti za nadzorprojekta

• Strateški projektni menadžment , projektni marketing

• Osnova za socijalni nadzor

Generalno Stakeholder-i su sponzor projekta, predstavnikzajednice (ako projekat ima uticaj na zajednicu) i Topmenadžment

3. Inicijalizacija projekta

• Osnova su rezultat analize projektnih granica isvrstavanje projekta

6




• Formalno odobrenje početka projekta i topismeno odobren

• Potvrđivanje projektnih ciljeva i to potpisanih od

strane project menadžera i naručioca projekta

Inicijalizacija projekta je uobličena u document koji sezove Project Charter a negde se koristi i termin Businesscase.

• Ovaj document mora da sadrži sledeće:

• Ime i oznaka projekta (ID iz PM tool-a)

• Početak i kraj projekta

• Kratak opsi projekta

• Ciljevi i ono što nisu ciljevi projekta

• Faze projekta

• Resursi troškovi projekta

• Naručioc projekta, project menadžer i projektnitim

• Potpis naručioca projekta

• Potpis project menadžera

Ovaj dokument , verifikovan od strane nosioca posla morabiti upload-ovan u alat za praćenje razvoja projekta.

Neki od alata su:

U koliko kompanija nema ovakve skupe ali proverenodobre alate uvek može da koristi tradicionalne alate kaošto je MS Project ili neke OpenSource varijante.

7




4. Opseg projekta

Planiranje rezultata

• Struktuiranje ciljeva u adekvatne proizvode /rezultate

• Planiranje međurezultata i konačnih rezultata

• Predstavljanje/vizualizacija

• Osnova za WBS (struktuiranje radnih paketa)

a. Hijerarhijski predstavlja sve faze projekta

b. Vremenski terminirane faze

c. Plan i omogućavanje kontrole faza projekta

d. IT podržano dokumentovanje

Opseg projekta mora precizno i jasno biti definisan.Nesme ostaviti prostor krajnjem korisniku da ‘misli’da će nešto dobiti , to što će biti krajni productprojekta mora biti sadršano u Project Charter-u.

Menjanje opsega projekta može da dovede doiskakanja iz WBS odnosna iz plana razvoja , testiranjai implementacije projekta.

5. Podela odgovornosti

8




Da bi izvršila podela odgovornosti neophodno je definisati

1. Spisak zadataka2. Spisak odgovornosti

3. Metriku odgovornosti

4. WBS

U velikim projektima jednu od ključnih stvari čini podelaodgovornosti takođe u koliko se dešava da tim često

menja svoj sastav i to od vođa tima ili project menađerato može da dovede do negativnog uticaja na projekat.

Takođe je veoma bitno da u toku razvoja projekta postojiprojektna organizacija jer samo na takav način projekatmože da se dovede do planiranog cilja.

U IS za upravljanje projektima zato postoje uloge koječlanovi tima dobijaju.

To su :

Projekt Menager-a

Vođe timova (infrastruktura, sistem grupa, aplikativnagrupa.....)

Informacioni arhitekta

TesterI slično.

6. Planiranje projekta

9




Osnovu za planiranje projekta čine:

o Project definition

o

WBS(Working breakdown struckture)

o Milestones

o Gantogram

o MKP(CPM) Zavisnosti u samom projektu

Project definition je dokument u kome se u detaljeobjašnjava Project charter/Business case.

U tom dokumentu je neophodno objasniti odnosnoponuditi i najmanje tri Predloga rešenja zatim koji sverizici mogu da utiču na uspešnost projekta.

WBS kao što smo već rekli prikaz svih aktivnosti kojima je dat nosioc posla , zatim vreme čovek sati i datumzavršetka određenog posla.

Milestones određuju koji su to događaji ili aktivnostikoje kada se dese odnosno završe omogućavaju daljirazvoj projekta. To sun a primer potpisan Project charter,završen i potpisan Test plan i slično.

Gantogram je grafički prikaz WBS aktivnosti i onpomaže Projekt menadžeru lakše praćenje realizacije

pojedinih aktivnosti.

MKP(CPM) Zavisnosti u samom projektu, veomavažni deo u okviru planiranja projekta jer nam obezbeđujeinformacije o tome koje su aktivnosti međusobno zavisne

Svi navedeni dokumenti moraju biti smešteni u alat zaupravljanje projektom.

10




Primer WBS-a

7. Planiranje resursa i troškova

• Planiranje specifičnih troškova

• Planiranje potrebnih resursa

• Provera raspoloživosti resursa

• Identifikacija neophodnih resursa

• Iznajmljivanje eksternih resursa

• Planiranje troškova putovanja i obuka

• Planiranje odsustvovanja članova tima

11




• Planiranje angažovanja članova tima u svojimmatičnim

celinama(u neprojektnoj organizaciji)

Sve navedeno mora biti uneto i praćeno krozodgovarajući alat za upravljanje projektom.

8. Projektna organizacija

Uloge u projektu su podeljene na

Individualne uloge:

• Sponzor projekta

• Projekt menadžer

• Član ‘Core’ tima

• Član projektnog tima

Grupne uloge:

• Projektni savet

• Projektni tim

Uloge u Linijskoj organizaciji su:

• Generalni director

• Direktor

• Vođa odelenja

• Programer

12




• Koder

• Tester..........

U procesu razvoja i vođenja projekta veoma je bitno da seove dve organizacije ne prepliću je Projekt menadžer morabiti ‘Highlander’ , onaj koji odlučuje o svemu što se tičeprojekta.Onaj koji ima ‘bič u rukama’.

Projektna organizacija je veoma bitna jer obezbeđuje boljukomunikaciju u timu, malu hijerarhiju, posvećenost poslu i

podelu odgovornosti.

9. Projektna kultura

Ciljevi:

• Razvoj identiteta projekta

• Stvaranje timske atmosphere

• Razvoj zajedničkog jezika

• Razvoj zajedničkih pravila i vrednosti

Oruđa:

• Ime projekta

• Logo projekta

• Kodeks

• Site projekta

Na ovaj način se obezbeđuje skladan rad članova tima iidentifikovanje sa važnošću posla koji rade.

13




10. Projektna dokumentacijaCilj je :

• Da se uvek ima informacija o statusu projekta

• Da se obezbedi sledljivost projekta

• Da se obezbede informacije o međurezultatima

• Da se obezbedi najbolja praksa za naredneprojekte

• Da se obezbedi informacija o eventualnim rizicima

• Da se obezbedi korisnička, sistemska i razvojnadokumentacija.

Dole su navedeni neki primeri projektne dokumentacije:

Planiranje projekta

• Project charter

• Ciljevi

• Opis pred-projektne i po-projektne faze

• Stakeholder projekta

• Odnosi sa drugim projektima

• Struktuiranje radnih paketa (WBS)

• Specifikacija radnih paketa14




• Matrika odgovornosti

• Gantogram

•

Graničnik projekta• Plan projektnih resursa

• Plan projektnih troškova

• Projektna organizacija

• Projektna komunikacija

• Pravila

• Analiza projektnih rizika

Primer Project Charter

15




Primer Gantograma

Izvršenje projekta

16




• Odobrenje radnih paketa

• Zapisnici projektna kordinacija

Kontrola projekta• Izveštaji o stanju na projektu

• Zapisnici - kontrola sastanaka

Završetak projekta

• Završni izveštaj projekta

• Zapisnik – završnog sastanka

• FAT

17




11. IS za Upravljanje projektima

1. Obezbeđuje potporu za menadžment i praćenje

projekta2. Profesionalno dokumentovanje značajnih

projektnih informacija

3. Minimalni napor kod implementacije

4. Vodjenje urošenog vremena na projektu TimeSheet

18




5. Najbolja praksa

6. Baza znanja

Primeri SW za upravljanje projektima

• Plan View

• Project Portfolio Menagment

• HP project menagment

• Cooper Project

• JIRA

• Merlin

• Onepoint Project

• Open ERP Project Menagment

• Primavera Project Planer

• Project Open

• SAP Portfolio and Project management

• Work Plan Enterrise i dr.

12. Uloge u projektu

Sponzor Projekta

• Zastupa interese preduzeća.

19




• Potpora projektnog tima.

• Nije član projektnog tima.

•

Odobrava projekat. • Odobrava početak projekta.

• Doprinosi kod rešavanja kriznih situacija.

• Odgovoran za eventualni prekid projekta.

• Potpisuje zvaničan završetak projekta.

Projekt menadžer

•

Zastupa projekat• Koordinira projektnim timom

• Izveštava sponzora projekta

• Definiše projektne zadatke

• Radi na project marketing

• Prenosi znanje

• Objavljuje kraj projekta

Član projektnog tima

• Zastupa interese projekta

20




• Iznosi ideje i rešenja

• Ukazuje na problematične situacije

•

Učestvuje na sastancima projektnog tima• Prenosi znanje

Saradnik u projektu

• Zastupa interese projekta

•

Doprinosi dostizanju projektnih ciljeva• Član je projektne organizacije

• Prenosi znanje

Zaključak:

21




Praksa je pokazala da bez korišćenjaodgovarajućeg IS za upravljanje projektima je veoma

teško projekat dovesti do željenog cilja. A cilj je uspešnoimplementiran projekat gde su korisnici sistemazadovoljni onim što im on nudi.

Istraživanja pokazuju da od ukupno započetih projekataskoro 35% se ne završi odnosno odustaje se od njihoverealizacije odnosno razvoja.

To ujedno znači da su velike sume novca potrošene a

da krajnjeg rezultata nema.

Takođe to znači da su svi učesnici u radu takvogprojekta veoma frustrirani i nezodovljni učinkom.

Preporuka je da se za velike projekte obavezno koristeSW za Upravljanjem Projektima jer to podrazumeva

uspešno zatvaranje i implementaciju projekta.

Literatura:

22




1. Vodič kroz znanje o upravljanje projektima

2. Menadžmenat projekata autor: Meri Grejs

3. Internet stranice:

http://doc.openerp.com/

http://www.planview.com/

http://www8.hp.com

23




http://www8.hp.com/



http://www8.hp.com/

Documents

Informacioni Sistemi Za Upravljanje Projektima