Informe Dnc Ricasa Limpieza DNC

El presente documento contiene el Informe del Diagnóstico de Necesidades de

Capacitación realizado en la empresa RICASA LIMPIEZA S.A de C.V

Diagnóstico de Necesidades de Capacitación

Por: Mirna Portillo Prieto

RICASA LIMPIEZA S.A.de C.V.

Informe del Diagnóstico de necesidades de CapacitaciónElaborado por: Mirna Portillo PrietoFecha: 07 de Agosto del 2014

CONTENIDO1 Introducción.......................................................................................................................................3

2 Justificación.......................................................................................................................................3

2.1 Objetivo......................................................................................................................................4

3 Método de trabajo.............................................................................................................................4

3.1 Base del diagnóstico.................................................................................................................4

3.2 Fases del diagnóstico...............................................................................................................4

4 Características del personal del que se obtuvo información......................................................5

5 Escenario en los que se obtuvo la información............................................................................5

6 Apoyos materiales. Formatos e instrumentos...............................................................................5

7 Procedimiento....................................................................................................................................6

A. Análisis situacional........................................................................................................................6

7.1.1 La Organización:...............................................................................................................6

7.1.2 Las competencias claves.................................................................................................7

7.1.3 Los líderes y equipo..........................................................................................................8

B. Determinación de la situación ideal............................................................................................8

8 Resultados.........................................................................................................................................9

8.1 Sobre los resultados del dominio en conocimientos y habilidades de los requerimientos para el desarrollo de mutihabilidades en el personal.......................................................................9

8.2 Sobre las fortalezas y debilidades que manifiestan los empleados en el desarrollo de sus funciones.......................................................................................................................................11

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8.3 Sobre la capacitación orientada al desarrollo de aptitudes emocionales........................11

9 Prioridades de conocimientos, habilidades o actitudes a atender...........................................12

10 Cuadro integrador de información que defina áreas, personas y necesidades de capacitación.............................................................................................................................................12

11 Problemas identificados que no pueden atenderse por medio de la capacitación y posibles áreas que pueden intervenir para su solución....................................................................14

12 Limitaciones u obstáculos para la realización del estudio.....................................................14

13 Recomendaciones para próximos estudios............................................................................14

14 Anexos de toda evidencia que permita el análisis del estudio.............................................15

14.1 Anexo 1. Características del personal................................................................................15

14.2 Anexo 2. Planeación Normativa de la Empresa................................................................15

14.3 Anexo 3. Cuestionario de Diagnostico de Necesidades de Capacitación.....................15

1 INTRODUCCIÓN

Los constantes cambios en el entorno tanto externos como internos representan grandes retos a enfrentarse de manera rápida y eficaz. Para las organizaciones que

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pretendan, bajo este escenario, incrementar su desempeño y generar ventajas competitivas deberán convertirse en organizaciones que aprendan y actúen en base al diseño e implementación de estrategias y programas de aprendizaje dirigidos a sus empleados. Siendo fundamental que se mantenga el control sobre el proceso de entrenamiento y capacitación, ya que si este se deja, permitirá que el empleado aprenda de sus compañeros de trabajo y adopte conductas que quizá no resulte de beneficio a los objetivos de la empresa.

Al comprometerse el directivo con la capacitación y entrenamiento, como una función prioritaria para la organización, está obligado a reunir toda la información necesaria, antes de definir en que se deberá capacitar al personal. El diagnostico organizacional representa una recopilación continua de datos acerca; del sistema total y de sus subsistemas, objetivos de interés, fortalezas, oportunidades y áreas problemas.

Para que el diagnostico implique cambios en la organización, debe realizarse producto de una decisión organizacional.Requiere que se defina la situación deseada para la empresa, “lo que debería ser”, el análisis FODA puede ser la herramienta. Luego es necesario conocer la situación de la empresa “lo que es”, mediante el diagnóstico organizacional, establecer la brecha con la situación que se desea y la situación actual.

En el presente documento se define una metodología para el diagnóstico de

necesidades de capacitación en la empresa RICASA LIMPIEZA S.A. de C.V., la recopilación de datos por medio de un cuestionario a los empleados y los resultados obtenidos para especificar los temas de capacitación requeridos por el personal de la empresa.

2 JUSTIFICACIÓN

La capacitación es una función prioritaria para las empresas, el alcance de los objetivos organizacionales depende de la formación y preparación de su personal, este estudio pretende aportar mediante el diagnóstico de necesidades de capacitación, la información necesaria para el diseño de estrategias de capacitación y desarrollo en la empresa RICASA LIMPIEZA S.A. de C.V., donde los directivos de la empresa manifiestan que se requiere incrementar el nivel de conocimiento y destrezas, para eficientizar los procesos y en cuestiones de actitud no han encontrado la estrategia para resolver problemas como de conductas no deseadas que se reflejan en el robo de mercancía, ausentismo y rotación de personal.

2.1 OBJETIVO

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Los resultados del diagnóstico permitirán:

• Determinar las necesidades de capacitación de la empresa RICASA LIMPIEZA S.A. de C.V. con base al marco para incrementar la efectividad de la organización.

• Detectar las áreas de oportunidad para el diseño de las estrategias de enseñanza – aprendizaje que permitan a la empresa el alcance de los objetivos estratégicos.

3 MÉTODO DE TRABAJO.

La elaboración del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación en RICASA Limpieza S.A. de C.V. se realizó siguiendo el modelo que a continuación se describe y el cual se basa en el Marco para incrementar la efectividad de Hellriegel y Slocum según se muestran figura No. 1.

3.1 BASE DEL DIAGNÓSTICO El comportamiento organizacional es el estudio de los individuos y los grupos dentro del contexto de una organización y el estudio de los procesos y las prácticas internas que influyen en la efectividad de los individuos, los equipos y las organizaciones. El marco para incrementar la efectividad consta de cuatro elementos: competencias claves, el individuo en las organizaciones, líderes y equipos en las organizaciones y la organización (Hellriegel y Slocum,2009).

3.2 FASES DEL DIAGNÓSTICO El diagnóstico se realizara en cuatro fases: análisis situacional de la organización, determinación de la situación ideal, descripción de la situación real y la presentación de resultados siguiendo el los pasos de la figura No. 2

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Competencias claves

Individuo

Organización Lideres y equipo

Figura No. 1

4 CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL DEL QUE SE OBTUVO INFORMACIÓN

Se encuestaron 25 empleados de la empresa con las siguientes características: El 44% son mujeres y el 56% son hombres; el 48% laboran en el área administrativa y el 48% en el almacén; la edad promedio es de 35 años; la antigüedad es del 48% con un año o menos, el 40 % tiene de 2 años a 8 años y el 12 % tiene más de 8 años; el nivel de estudios se distribuye en 4% con maestría, 24% nivel licenciatura, 32 % nivel técnico y bachillerato y el 4% con secundaria; el 48% del personal ha ocupado dos o más puestos en la empresa y el 52% solo un puesto. Con respecto a la intención de continuar sus estudios académicos el 72% dijo que si le interesaba y el 28% contesto que no era su intención. (Ver anexo 1)

5 ESCENARIO EN LOS QUE SE OBTUVO LA INFORMACIÓN

La recopilación de la información se realizó en las instalaciones de la empresa, durante la jornada normal de trabajo, donde se solicitó la autorización para que cada empleado dedicara un espacio de su tiempo a contestar el cuestionario, durante el llenado se estuvo auxiliando al personal en la interpretación y dudas.

6 APOYOS MATERIALES. FORMATOS E INSTRUMENTOS

Para la descripción de la situación real, se aplicaron técnicas de encuesta a todo el personal, entrevistas al personal directivo y observación de las prácticas de trabajo en la empresa de RICASA Limpieza S.A. de C.V.

1. Encuesta DNC al personal. Se aplicó un cuestionario dividido en 5 secciones. En la primera sección se establece la información general del empleado. En la segunda sección se determina el nivel de dominio en conocimiento y habilidad de cada uno de los temas que constituyen el perfil de empleado de multihabilidades. En la tercera sección se registra un concentrado de actividades

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A. Análisis situacional

B. Determinación la situación ideal

C. Descripción de la situación real

D. Informe del Diagnóstico de necesidades de capacitación

Figura No. 2

relevantes en función de la percepción favorable o desfavorable del empleado. En la cuarta parte se establece la situación con respecto al desarrollo de aptitudes emocionales y en la sección quinta los aspectos generales de la capacitación. (Ver anexo2)

2. Entrevistas al personal directivo. Se registraron los comentarios de parte de dos gerentes de área.

3. Observación. Se tomó nota de las prácticas de trabajo que estuvieron realizando el personal durante jornadas normales de trabajo.

7 PROCEDIMIENTO

A. Análisis situacional

Comprende la revisión de cada elemento que conforma el marco para el incremento de la efectividad en las organizaciones.

Organización Individuos Competencias claves

Líderes y equipo

Diseño organizacionalAdministraciónPolíticas y procedimientos

ActitudesPercepcionesCapacidad de aprenderNecesidadesValores

Conocimientos, habilidades y capacidades claveCompetencias personales

Comunicación

equipos

Liderazgo efectivoComunicación interpersonal

7.1.1 La Organización:La empresa se dedica a la comercialización y distribución de productos químicos, artículos e insumos de limpieza para casa habitación, oficinas y negocios. La compañía inicia operaciones el día 01 de marzo del 2005, al fusionar las actividades de fabricación y ventas de productos químicos que realizaban los socios fundadores de manera independiente.UbicaciónOficina matriz y almacén principal en calle Sicomoro No. 2502 Interior 12 y 13. Colonia Nombre de Dios, en la ciudad de Chihuahua, Chihuahua.

Objetivos empresariales:Se describe la misión, visión, valores y objetivos estratégicos de la empresa. (Ver anexo 3)

Proceso productivo

Las actividades principales del proceso productivo se engloban en la compra de materia prima, materiales e insumos, su almacenamiento y distribución y entrega a clientes.

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Clientes

La empresa cuenta con cartera de clientes en los diferentes sectores industrial, servicios y gubernamental. Dentro de la industria maquiladora son cliente FOXCONN, LABINAL, AMERICAN INDUSTRIES y BAPSA entre otros, en el sector servicios entregan material a hoteles con WESTIN, ENCOR y CASA GRANDE y en el sector gobierno proveen material a instituciones educativas, gobierno estatal e instituciones municipales. El centro de distribución cuenta también con un área para atención a particulares, principalmente amas de casa.

Proveedores

Sus principales proveedores son Kimberly Clark de México y FapsaEco.

Indicadores de desempeñoLa empresa tiene como indicadores de desempeño:

o Rentabilidad del productoo Volumen de ventaso Tiempos de entregao Capacidad de fabricacióno Evaluación al desempeño individual

Administración

La empresa no cuenta con un departamento de capacitación, esta función la realiza un consultor externo, no tienen registrado planes y programas de capacitación.

Se encuentra en proceso de estructuración de políticas y procedimientos, identidad e imagen para lograr la certificación en norma ISO 9001.

Dentro de los compromisos adquiridos por la Dirección está la reestructuración de sus operaciones mediante:

1. La culturización del personal. Orientado al cliente y a la formación de equipos de trabajo

2. Práctica de las 5 “S”. Proceso formal para la innovación3. Concientización. Reducción de desperdicios, tiempos y costos de operación.

El programa de capacitación aprobado para el personal consiste en cursos de:

Liderazgo TeamBulding 5 “S” Inteligencia emocional Interpretación de la norma ISO Alta dirección

7.1.2 Las competencias claves Los 17 puestos con los que opera la empresa se clasifican de acuerdo a la estructura organizacional en cuatro niveles: gerencial, jefaturas, auxiliares y operativos. Las

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competencias claves se establecen en base a las funciones de los puestos de cada nivel organizacional, desglosando para cada uno de ellos los conocimientos, habilidades y actitudes, como se muestra en la tabla 1.

Nivel Organizacional

Conocimiento Habilidades Actitudes

Gerencial Dirección de negociosPlaneación, diseño e implementación de estrategiasDe los productos y procesosAnálisis de resultados

NegociaciónComunicación asertivaTrabajo en equipoLiderazgoToma de decisiones

ProactivoDisciplinaInnovaciónCreatividad

Jefaturas de área

Planeación, diseño e implementación de estrategiasDe los productos y procesosAdministración de personalManejo de indicadoresActualización en materia fiscal, laboral y legal del negocio

Comunicación asertivaTrabajo en equipoLiderazgo


Auxiliares Funcionamiento de equiposDe los productos y procesosControles administrativosDe las normas y procedimientos

Manejo de materialesOperación de equipos


Operativos De las normas y procedimientosDe la prevención de riesgos de trabajo

Operación de equipos Manejo de materiales

DisciplinaInnovaciónCreatividad

Tabla No. 1. Relación de puestos y competencias requeridas

7.1.3 Los líderes y equipo Los directivos son los socios fundadores y quienes ocupan la función gerencial de la empresa, han utilizado el poder personal con sus características de experto y referente, creando un ambiente laboral con tintes familiares, lo cual les ha permitido el alcance de los resultados.

B. Determinación de la situación ideal

Para el alcance de los objetivos estratégicos, la empresa requiere el desarrollo de multihabilidades en su personal, para lo cual la situación ideal para lograr la efectividad

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está dada en función de que cada empleado sea capaz de dar resultados en las diferentes puestos de la compañía. Dado lo anterior cada empleado de RICASA LIMPIEZA S.A. de C.V. deberá conocer y dominar los temas que se presentan en la tabla No. 2.

Conocimiento Habilidades ActitudesDirección de negociosPlaneación, diseño e implementación de estrategiasDe los productos y procesosDe las normas y procedimientosAnálisis de resultadosAdministración de personalManejo de indicadoresActualización en materia fiscal, laboral y legal del negocioFuncionamiento de equipos y maquinariaControles administrativosDe la prevención de riesgos de trabajo

NegociaciónComunicación asertivaTrabajo en equipoLiderazgoToma de decisionesManejo de materialesOperación de equiposOperación de equipos Manejo de materialesEstrategia de 5 “S”

ProactivoDisciplinaInnovaciónCreatividadServicio al Cliente

Tabla No. 2. Requerimientos para el desarrollo de multihabilidades

8 RESULTADOS

A continuación se muestran los resultados obtenidos de la información recopilada vía cuestionario, entrevistas y observación.

8.1 SOBRE LOS RESULTADOS DEL DOMINIO EN CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE LOS REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE MUTIHABILIDADES EN EL PERSONAL

Tema 0-25% 25-50% 50-75% 75-100%

Dirección de negocios 10 4 5 6

Planeación, diseño e implementación de estrategias 5 9 8 3

De los productos y procesos 3 4 16 2

De las normas y procedimientos 3 10 9 3

Análisis de resultados e interpretación de indicadores 5 9 6 5

Administración de personal 7 6 9 3

Actualización en materia fiscal, laboral y legal del negocio 13 5 5 2

Funcionamiento de equipos y maquinaria 7 4 9 5

De la prevención de riesgos de trabajo 6 5 8 6

Controles administrativos 6 9 6 4

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8.2 SOBRE LAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES QUE MANIFIESTAN LOS EMPLEADOS EN EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES

Fortalezas DebilidadesAmbiente de trabajoServicioTrato con clientes

Solución de problemasLiderazgoFalta de compromisoControles administrativos y normatividadFalta de espacioArchivo de documentosProyectos inconclusosErrores en la variación de inventarios

8.3 SOBRE LA CAPACITACIÓN ORIENTADA AL DESARROLLO DE APTITUDES EMOCIONALES

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9 PRIORIDADES DE CONOCIMIENTOS, HABILIDADES O ACTITUDES A ATENDER

1. Prioridad en el dominio de conocimientos y habilidades de: Actualización en materia fiscal, laboral y legal del negocio Dirección de negocios Funcionamiento de equipos y maquinaria Administración de personal De las normas y procedimientos

2. Prioridad en el desarrollo de aptitudes de inteligencia emocional: Conciencia emocional Confiabilidad y adaptabilidad Comprender a los demás Comunicación y manejo de conflictos Liderazgo

10 CUADRO INTEGRADOR DE INFORMACIÓN QUE DEFINA ÁREAS, PERSONAS Y NECESIDADES DE CAPACITACIÓN.

Nombre del Trabajador Puesto Antigüedad Nivel de Estudios Conocimientos y habilidades Actitudes

ALVARO FIERRO HERNANDEZ AUXILIAR DE 11 MESES SECUNDARIA De los productos y proceso / Servicio al cliente

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Aptitudes de la inteligencia emocionalAutoconocimiento 5%Autoregulación 10%Motivación 52%Empatía 10%Habilidades sociales 23%

ALMACEN Manejo de materiales

JESUS MANUEL CARREON MADRID

AUXILIAR DE RECIBOS

6 MESES SECUNDARIA De los productos y proceso / Manejo de materiales

Servicio al cliente

JESUS HARED DOMINGUEZ MENDOZA

AUXILIAR DE RECIBOS

1 MES BACHILLERATO De los productos y proceso / Manejo de materiales

Servicio al cliente

MARCO RAMOS PANTOJA AUXILIAR DE ALMACEN


Servicio al cliente

DANIEL TELLEZ MARTINEZ CHOFER 7 MESES SECUNDARIA De los productos y proceso / Manejo de materiales

Servicio al cliente

MARTIN VALTIERRA JIMENEZ VENDEDOR 8 MESES SECUNDARIA De los productos y proceso / Manejo de materiales

Servicio al cliente

BLANCA PATRICIA URQUIDI MARTINEZ

AUDITOR INVENTARIOS

1 MES PROFESIONISTA

De los productos y proceso / Manejo de materiales

Servicio al cliente

BEATRIZ NAVARRETE OCHOA ENCARGADA DE CREDITO Y COBRANZA

1 AÑO TECNICO De los productos y proceso / Manejo de materiales

Servicio al cliente

HIRAM LUNA GARCIA AUXILIAR DE ALMACEN


Servicio al cliente

AIDEE SAENZ MEZA AUXILIAR CREDITO Y COBRANZA

1 AÑO COMERCIAL De los productos y proceso / Manejo de materiales

Servicio al cliente

EDUARDO AGUILAR ACUÑA COORDINADOR CALIDAD

8 MESES PROFESIONISTA

De los productos y proceso / Manejo de materiales

Servicio al cliente

DIEGO ARMANDO CENICEROS TRUJILLO

AUXILIAR DE ALMACEN

1 MES SECUNDARIA De los productos y proceso / Manejo de materiales

Servicio al cliente

FELIPA GONZALEZ LABRADO JEFA DE CREDITO Y COBRANZA

2 AÑOS COMERCIAL Dirección de negocios / Actualización legal/

Estrategias/ Liderazgo

Servicio al cliente/ Comunicación/ Solución de problemas

RAMON CHAVEZ ALVAREZ AUXILIAR DE JEFE DE ALMACEN

2 AÑOS BACHILLERATO Dirección de negocios / Actualización legal/



KARLA GUADALUPE CORTINA RODRIGUEZ

FACTURACION Y VENTAS

2 AÑOS PROFESIONISTA

Dirección de negocios / Actualización legal/



RUBEN RODRIGUEZ BELTRAN FACTURACION Y VENTAS

3 AÑOS MAESTRIA Dirección de negocios / Actualización legal/



GUADALUPE ANAI SAENZ MENDOZA






MARCELA SOTELO CARRASCO






CRISTINA JIMENEZ CALDERON

AUXILIAR CONTABLE


Actualización legal/ Inventarios/ Dirección de

negocios/ Admón. de Personal

Comunicación/Solución de problemas/ Confiabilidad y adaptabilidad/ Manejo de

conflictos /Conciencia emocional

IVETTE VANESSA FRANCO OCHIA

SUPERVISOR DE

5 AÑOS SECUNDARIA Actualización legal/ Inventarios/ Dirección de

Comunicación/Solución de problemas/ Confiabilidad y

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FACTURACION negocios/ Admón. de Personal adaptabilidad/ Manejo de conflictos /Conciencia emocional

MARCO ANTONIO MARTINEZ TORRES

JEFE DE RECIBOS

7 AÑOS SECUNDARIA Actualización legal/ Inventarios/ Dirección de




PATRICIA SOTO MARQUEZ VENDEDOR 7 AÑOS BACHILLERATO Actualización legal/ Inventarios/ Dirección de




RAFAEL IRIGOYEN ARIAS AUXILIAR DE ALMACEN

11 AÑOS BACHILLERATO Actualización legal/ Inventarios/ Dirección de




GUILLERMO GALARZA CRISPIN

CHOFER 10 AÑOS BACHILLERATO Actualización legal/ Inventarios/ Dirección de




MIRIAM OCHOA GUTIERREZ JEFE DE COMPRAS


Actualización legal/ Inventarios/ Dirección de




11 PROBLEMAS IDENTIFICADOS QUE NO PUEDEN ATENDERSE POR MEDIO DE LA CAPACITACIÓN Y POSIBLES ÁREAS QUE PUEDEN INTERVENIR PARA SU SOLUCIÓN

Estos problemas fueron detectados vía observación y por estar mencionados en algunos cuestionarios:

1. Distribución y logística en el área de almacén que pudiera ser atendido por un especialista en Ingeniería Industrial

2. En el surtido de material en camiones, se observó que para una operación que pudieran realizar tres empleados, se encontraban 7, este problema podría ser resuelto con un estudio de tiempos y movimientos y la definición de tareas del área de recursos humanos e ingeniería industrial.

3. Del proceso de venta en mostrador se observó que al momento de realizar una venta: un empleado atendía al cliente, otro empleado le surtía material y un tercer empleado procedía a efectuar el cobro y registro de la venta.

12 LIMITACIONES U OBSTÁCULOS PARA LA REALIZACIÓN DEL ESTUDIO

Dentro de las limitaciones fue la falta de familiaridad con el proceso de la empresa, la disponibilidad en tiempo para responder el cuestionario y el lugar donde se llevó a cabo la recopilación de la información ya que fue en el espacio de trabajo y el empleado se distraía en sus tareas.

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13 RECOMENDACIONES PARA PRÓXIMOS ESTUDIOS

Para obtener mayores beneficios del DNC se recomienda a la empresa:

1. Incorporar el diagnostico de necesidades de capacitación dentro de los procedimientos operativos de la empresa

2. Elaboración de las descripciones y perfiles de los puestos3. Concentrar a los resultados del DNC, resultados de la evaluación al desempeño

y alcance de objetivos por parte del personal.

14 ANEXOS DE TODA EVIDENCIA QUE PERMITA EL ANÁLISIS DEL ESTUDIO

14.1 ANEXO 1. CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL

14.2 ANEXO 2. PLANEACIÓN NORMATIVA DE LA EMPRESA

14.3 ANEXO 3. CUESTIONARIO DE DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

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