Informes para toda la vida:cinco motivos por los que necesita la portabilidad de informes

en su próxima actualización de Microsoft Dynamics

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Cuando elige un sistema de ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central o Microsoft Dynamics NAV, lo hace por numerosas razones, principalmente para optimizar los recursos y agilizar los procesos que reducen los costes, aumentan los ingresos y mitigan los riesgos. También le interesa el modo en que salen los datos, tanto o incluso más que el modo en que entran. Sus ejecutivos y gerentes necesitan disponer rápidamente de los números y la información que les permite tomar decisiones a diario, mientras usted trata de aliviar la «Excelmanía», una enfermedad crónica que se produce al generar demasiados informes a base de cortar, pegar y exportar datos.

Y por eso puede alcanzar el máximo potencial de su inversión en software de ERP (y sus posteriores actualizaciones) combinándolo con potentes funciones de creación de informes y análisis.

Con la implementación de un nuevo sistema de ERP o la actualización de una versión, siempre se espera

obtener una mayor flexibilidad en la manipulación, el análisis y la creación de informes a partir de la montaña de datos generados por un motor de transacciones de alta potencia como Microsoft Dynamics 365 Business Central. Sin embargo, pocos compradores o usuarios de ERP se dan cuenta de que hay más de una forma de obtener la funcionalidad de creación de informes y análisis que necesitan, y de mantenerla de una versión de Dynamics a la siguiente. Hay una forma lenta y de alto coste, y otra rápida y de bajo coste.

¿Con qué urgencia necesita un informe? ¿Es aceptable una espera de siete días? ¿Desea pagar o esperar a que los informes se vuelvan a codificar durante las actualizaciones? ¿Puede permitirse interrupciones en el acceso a los datos? ¿O prefiere tener las respuestas en menos de media hora? ¿Y qué tal en cuestión de minutos? ¿Y si pudiera crear un informe una vez y utilizarlo siempre que quiera?

Irónicamente, gastar más en una solución no significa que vaya a obtener los informes más rápido y en el formato de salida que necesita, ni garantiza que vayan a funcionar la próxima vez que implemente una actualización de Dynamics. Pero gastar menos sí.

Reduzca los costes de actualización.Aumente los ingresos. Mitigue el riesgo.

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Creación de informes y análisis: una historia de amortización lenta y costes elevadosPágina 3.

El enfoque lento,de efecto embudoy coste elevadoPágina 4.

Hay un modo mejor:el enfoque rápidode bajo costePágina 5.

El enfoquede su empresaPágina 6.

La creación de informes y análisis se convierte en la pieza más importante y con mayor impacto de su inversión en software, tanto a corto como a largo plazo.

Pero ¿a qué precio?

La creación de informes es tanto la pieza más valiosa como el mayor gasto en una inversión de ERP inicial y continuada.

¿Por qué la elaboración de informes es tan importante?En pocas palabras, la gerencia (que es la que autoriza todos los gastos en ERP, claro) quiere informes, quiere el informe «correcto» y lo quiere de inmediato, sin importar el trabajo invisible que esto suponga. No les preocupa cómo se introduce un importe pagadero: lo que quieren es conocer los números que más les interesan, y quieren verlos al instante. La forma más común de satisfacer esta demanda es mediante informes codificados y programados, escritos por desarrolladores especializados. Sin embargo, una vez que la gerencia ve un informe, a continuación quiere añadirle su «sello personal», lo que de forma inevitable supone más cambios, más tiempo y más dinero.

Así que, como puede ver, de la implementación promedio de 100.000 $ de Microsoft Dynamics NAV o 365 Business Central, al menos 25.000 $ se dedican a la creación de informes. Y no solo están los costes. Entre variaciones, cambios y «ajustes» personalizados, los informes no solo se convierten en el gasto corriente más alto, sino que se demoran más de lo que deberían y nadie es capaz de obtener por su cuenta la información que necesita. Y hay algo peor: cuando llega la inevitable actualización del ERP (por ejemplo, de Microsoft Dynamics NAV a 365 Business Central), es preciso volver a escribir y codificar los informes, de modo que vuelve a ponerse en marcha este proceso tan lento, con todos sus costes asociados.

Creación de informes y análisis:Una historia de costes elevados, carencia de versión ERP, portabilidad y procesos lentos.

Elaboración de informes

Configuración Capacitación Personalización Análisis y diseño0 %

5 %

10 %

15 %

20 %

25 %

Tras analizar miles de implementaciones y actualizaciones de Microsoft Dynamics en casi todos los continentes, vemos una cierta coherencia en los costes de elemento de línea por proyecto de ERP, con solo pequeñas variaciones.

Profundicemos en otros factores que propician enfoques complejos, caros y rígidos respecto a la creación de informes.

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Si utiliza o está implementando Microsoft Dynamics 365 Business Central o Dynamics NAV, es probable que tenga ayuda profesional externa para aumentar las probabilidades de éxito. Eso está bien. No se debe intentar recorrer el camino del ERP solo, sin una consultoría u organización especializada en la solución elegida. Es probable que estas empresas le facturen por hora, y su propio enfoque de la creación de informes y análisis debería ser más rápido y barato, lo que, por supuesto, redunda en el interés del cliente. Dicho esto, muchas empresas ven esta área como una oportunidad para centrarse en el interés de su equipo de utilización facturable.

Con este enfoque de la creación de informes en Microsoft Dynamics, la mayoría de las consultoras comienza con herramientas que solo utilizan programadores o consultores sénior. Estas herramientas no están diseñadas para el contable o usuario promedio de la aplicación ERP. Incluyen desde C/SIDE o RDCL a servicios de informes SQL Server (SSRS), que en definitiva son informes no modificables escritos dentro de las aplicaciones Business Central y NAV. No solo se tarda muchísimo en crear estos informes no modificables, sino que tienen un formato muy rígido y el usuario no puede cambiarlos ni ajustarlos. Habrá vuelto a la tarea larga, tediosa y propensa a errores de copiar y pegar en Excel los datos que necesita.

El enfoque lento, de efecto embudoy coste elevado

Una vez en esta senda, ¿sabe lo que sucede cuando necesita modificar un informe (después de que la gerencia haya aplicado su «sello personal») o cuando actualiza la versión de Microsoft Dynamics? Pues que debe acudir de nuevo a los consultores y desarrolladores para que codifiquen los cambios y vuelvan a escribir por completo los informes para las nuevas versiones de NAV o Business Central, a un coste de 195-295 $ la hora y una previsión de 5-21 horas por informe. Y eso cuando llegue su turno en la cola de programación.

¿Por qué se utiliza este enfoque?Algunos dicen que es «la mejor manera», otros simplemente ni saben que existen alternativas y los hay que prefieren optimizar la facturación de un proyecto, aunque sepan que sí las hay.

80 %

«El 80 % del trabajo de nuestro equipo se dedica a actualizar informes en Microsoft Dynamics».

–OnTargit Solutions, una empresa extranjera de desarrollo de Dynamics 365 y NAV con 16 empleados

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Hay un modo mejorLa alternativa al enfoque lento y de alto coste es implementar una herramienta integrada de creación de informes y análisis como Jet Reports y Jet Analytics. Aunque hay distintas soluciones en el mercado, Microsoft ha seleccionado Jet como la plataforma preferida y respalda este aval incluyendo una versión básica y limitada de Jet Reports en las versiones más recientes de NAV, además de ofrecer una versión financiera exclusiva (Jet Reports Financials) en AppSource para Dynamics 365 Business Central.

Aquí tiene cinco hechos que apoyan el enfoque rápido y de bajo coste mediante la versión completa de Jet Reports o Jet Analytics:

El coste total de creación de informes como porcentaje de la inversión en ERP desciende y muchos de los informes que necesita ya vienen incluidos en el paquete.

Crear y modificar informes personalizados es tan fácil como reelaborar una hoja de cálculo de Excel, ya que Jet es una extensión de Excel y es la base para el formato y la interfaz de creación de informes.

El tiempo de amortización será muy corto. «Hágalo usted mismo» significa que puede generar números al instante, crear informes en cuestión de minutos y compartirlos con cualquier persona dentro de su organización.

La capacidad para incorporar los cambios de la gerencia aumenta de forma exponencial, sin necesidad de recurrir a un consultor o un profesional de TI y pagar sus tarifas por hora.

Cuando actualiza la versión de Microsoft Dynamics 365 Business Central o Dynamics NAV, Jet Reports y Jet Analytics actualizan automáticamente los informes existentes, de modo que no hay costes adicionales para el mantenimiento de los informes.

No es de extrañar que más de 11.300 empresas confíen en Jet

a diario para la creación de informes financieros.

N.º 1

N.º 3

N.º 5

N.º 2

N.º 4

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El enfoque de su empresa¿Por qué dedicar más tiempo a generar informes cuando puede hacerlo en menos? ¿Por qué gastar más dinero en lugar de ahorrarlo? Las respuestas parecen obvias: el enfoque lento, de efecto embudo y de alto coste no es la mejor opción para su empresa. Sin embargo, el consejo de su consultora de ERP puede deberse al deseo de convertirse en su único recurso a largo plazo. Si intentan convencerle de que esa es la «mejor manera» de crear informes, deje que se lo demuestren. Y después, solicite un precio fijo para el mantenimiento de los informes de por vida.

Las soluciones de ERP como Business Central y NAV están diseñadas para ofrecer a la gerencia una creación de informes ágil y sólida que permita tomar decisiones esenciales y llevar la empresa adelante en un mundo que cambia a toda velocidad. Si pudiera gastar menos en una solución rápida, flexible y completa de creación de informes y análisis, Y ADEMÁS reducir el tiempo que tarda en generar y compartir datos significativos, ¿no sería ese el mejor enfoque para su organización?

Compruebe que crear informes con Microsoft Dynamics puede ser sencillo.Desde la creación de informes financieros en tiempo real y la visibilidad operativa integral hasta el almacenamiento de datos con business intelligence, los productos flexibles y fáciles de usar de Jet Global le ofrecen cuanto necesita para entregar informes y análisis rápidos y precisos.

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La creación de informes no tiene por qué ser uno de los gastos más elevados de su presupuesto. Hemos trabajado con miles de empresas a lo largo de los años para ayudarlas a reducir el tiempo que tardan en producir y compartir datos relevantes, y ahora queremos compartir con usted lo que hemos aprendido.

Obtenga acceso a los informes correctos cuando lo necesite siguiendo las diez mejores prácticas de creación de informes en Dynamics. En esta guía aprenderá a:

● Crear informes más interactivos● Hacer más útiles los informes● Adaptar los informes a su público● Evitar errores no deseados en las hojas de cálculo

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