Inledning - SolarPlexus IT-strategi AB · Web viewHandboken baserad på version 6.17.0 av Lex. Sammanträde i Lex Lex är ett stöd för myndigheten när det gäller hanteringen av

Lex2 handbokSekreterare

Version 1.1

Lex2 handbok Version: 1.1Sekreterare Datum 2016-03-04

Innehållsförteckning1. INLEDNING.................................................................................................................................................. 3

1.1 SAMMANTRÄDE I LEX........................................................................................................................................31.2 SAMMANTRÄDESPROCESSEN...............................................................................................................................31.3 SAMMANTRÄDESKORT.......................................................................................................................................41.4 TILLGÄNGLIGA ENHETER FÖR SAMMANTRÄDEN.......................................................................................................51.5 UPPDELNING AV HANDBOKEN..............................................................................................................................6

2. SKAPA SAMMANTRÄDE............................................................................................................................... 7

2.1 LATHUND - SKAPA FLERA SAMMANTRÄDEN............................................................................................................72.2 LATHUND - SKAPA ETT SAMMANTRÄDE...............................................................................................................11

3. ÄNDRA UPPGIFTER PÅ ETT SAMMANTRÄDE...............................................................................................14

3.1 LATHUND - ÄNDRA UPPGIFTER PÅ ETT SAMMANTRÄDE...........................................................................................14

4. FÖRE SAMMANTRÄDET............................................................................................................................. 18

4.1 INLEDNING.....................................................................................................................................................184.2 LATHUND – LÄGG TILL EN SAMMANTRÄDESPUNKT.................................................................................................184.3 LATHUND – LÄGG TILL FLERA SAMMANTRÄDESPUNKTER.........................................................................................214.4 LATHUND – KOPPLA HANDLINGAR TILL SAMMANTRÄDESPUNKT................................................................................234.5 LATHUND – ÄNDRA ORDNING PÅ SAMMANTRÄDESPUNKTER....................................................................................294.6 LATHUND – ÄNDRA ORDNING PÅ SAMMANTRÄDESPUNKTER (PER PUNKT)..................................................................314.7 LATHUND – TA BORT SAMMANTRÄDESPUNKT.......................................................................................................334.8 LATHUND – SKAPA KALLELSE.............................................................................................................................344.9 LATHUND – REGISTRERA HANDLINGAR I UTSKICKET................................................................................................394.10 LATHUND – PUBLICERA SAMMANTRÄDE..............................................................................................................42

5. UNDER SAMMANTRÄDET.......................................................................................................................... 43

5.1 LATHUND – LÄGG TILL DELTAGARE.....................................................................................................................435.2 LATHUND – TA BORT DELTAGARE.......................................................................................................................465.3 LATHUND – REDIGERA BESLUTSTEXT...................................................................................................................47

6. EFTER SAMMANTRÄDET............................................................................................................................ 49

6.1 LATHUND – SKAPA PARAGRAFNUMMER..............................................................................................................496.2 LATHUND – SKAPA PROTOKOLLSHANDLING..........................................................................................................526.3 LATHUND – JUSTERA PROTOKOLL OCH UPPDATERA PROTOKOLLSHANDLING................................................................566.4 LATHUND – ANGE ATT PROTOKOLLET ÄR JUSTERAT................................................................................................606.5 LATHUND – TA BESLUT PÅ SAMMANTRÄDET.........................................................................................................626.6 LATHUND – SKAPA PROTOKOLLSUTDRAG.............................................................................................................646.7 LATHUND – REGISTRERA PROTOKOLL OCH PROTOKOLLSUTDRAG...............................................................................686.8 LATHUND – AVSLUTA SAMMANTRÄDET...............................................................................................................706.9 LATHUND – AVSLUTA SAMMANTRÄDE MED ARBETSMATERIAL..................................................................................72

7. REVISIONSHISTORIK.................................................................................................................................. 74

Solarplexus IT-strategi, 2023 Sid 2(76)


1. InledningHandboken baserad på version 6.17.0 av Lex.

1.1 Sammanträde i LexLex är ett stöd för myndigheten när det gäller hanteringen av sammanträden. När mötesplanen är fastställd kan nämndsekreteraren lägga i det kommande årets sammanträden i Lex.

När en handläggare har skrivit ett förslag till beslut i en tjänsteskrivelse så anmäler handläggaren handlingen till sammanträde.

En central funktion i Lex är att när en tjänsteskrivelse kopplas till en sammanträdespunkt så kopieras text från tjänsteskrivelsen till sammanträdespunktens fält för den blivande protokollstexten. Den text, som kopieras är vanligtvis förslag till beslut och en sammanfattning av ärendet.

1.2 SammanträdesprocessenArbetet med sammanträden i Lex kan delas in i nedanstående delar:

Skapa alla ordinarie sammanträden för det kommande året Iordningställa ett sammanträde inför ett möte Skapa kallelse samt utskick av handlingar Skriv protokollstext Skapa paragrafnummer Skapa protokoll Justering Ev uppdatering av protokoll Skapa och expediera protokollsutdrag Publicera sammanträde Avsluta sammanträde

Sammanträde är ett av Lex centrala begrepp, en av de s.k. informationstyperna. De övriga informationstyperna är Ärende, Handling och Objekt.

Handlingar som skapas på ett sammanträde är kallelser, protokoll och protokollsutdrag. Kallelser och protokoll är direkt kopplade till sammanträdet. Protokollsutdrag skapas på sammanträdet, men de kan kopplas till antingen enbart den sammanträdespunkt det tillhör, enbart till ärendet eller både och. Detta bestäms i en global inställning i systemadministrationsdelen i Lex.Andra handlingar såsom tjänsteskrivelser med bilagor skapas oftast på ett ärende och kopplas sedan till en sammanträdespunkt.

Ett sammanträde tillhör alltid en enhet i organisationen.En enhet i organisationen kan vara kopplad till flera diarier.

De uppgifter som användaren anger är: enhet, sammanträdesdatum, tid och plats för sammanträdet, samt uppgifter om eventuell sekretess.



1.3 SammanträdeskortSammanträden i Lex beskrivs i sammanträdeskort, som består av ett huvud där centrala uppgifter om sammanträdet visas, samt ett antal ”boxar” som visar olika uppgifter på sammanträdet.Uppgifter som visas i ”boxar” kan vara:

sammanträdespunkter handlingar personer anteckningar bevakningar beslut egendefinierade boxar löpande notering

Sammanträdeskort, huvud

Fält i huvudet på sammanträdeskortet:

Fält Beskrivning(Beskrivning) Sammanträdets beskrivning i fet stil. Beskrivningen består av den

aktuella enhetens namn i klartext samt datum för sammanträdet.Beteckning Sammanträdets beteckning. Beteckningen består av den aktuella

enhetens kortnamn samt datum för sammanträdet.Status Aktuell status för sammanträdet. Vanligast är pågående och avslutat.

Status kan även vara makulerat, vilande eller avskrivet.Typ Sammanträdets typ, vanliga exempel är ordinarie och extra.Stoppdatum Stoppdatum för visning av sammanträdet i dialogen Anmäl till

sammanträde. Efter stoppdatum visas inte sammanträdet i flervalslistan.

Plats Plats för sammanträdetDatum och tid Datum och starttid för sammanträdetSekretess Nej = sammanträdet är inte sekretessbelagt

Ja = sammanträdet är sekretessbelagtJusterat Nej = sammanträdet är inte justerat



Ja = sammanträdet är justeratSkapat (datum) Datum när sammanträdet skapades(Skapat) Av Användare som skapade sammanträdetÄndrat (datum) Datum när sammanträdet senast ändrades(Ändrat) Av Användare som senast ändrade sammanträdetAvslutat (datum) Datum när sammanträdet avslutades(Avslutat) Av Användare som avslutade sammanträdetPlanerad gallring Datum för när sammanträdet tidigast kan gallras från systemet

Knappar i sammanträdeskortets huvud:

Knapp BeskrivningÄndra Visning och ändring av sammanträdets huvuduppgifter.

Deltagarna i aktuell sammanträdesenhet i organisationen visas och kan hanteras.

Utskriftsikon Utskrift sker av uppgifter om sammanträdet. Utskrift kan ske på papper eller till fil.

Fler val En meny visas med alternativen: Koppla Publicering Registervård Kör rapport

Sammanträden kan sekretessbeläggas. Sammanträdespunkter kan sekretessbeläggas.Sammanträden är sökbara.Sammanträden kan publiceras.

Ett avslutat sammanträde kan göras pågående i registervården.Avslutade sammanträden kan gallras eller avställas.

1.4 Tillgängliga enheter för sammanträdenI Lex går det att skapa sammanträden i enheter som ligger både under förvaltning och nämnd. Att arbeta med sammanträden i en förvaltningsenhet anses dock vara ett undantag. I Lex finns en global inställning för att styra detta:

Skapa sammanträde i förvaltningsenhet (sätts initialt till Nej)

Med denna inställning satt till ”Nej” så visas bara tillgängliga enheter i Nämnden för den användare som skapar sammanträden.

Det är de enheter, som den aktuella användaren är kopplad till, som visas i listan.



1.5 Uppdelning av handboken

Handbok för sekreterare Beskriver i första hand nödvändiga funktioner för rollen sekreterare Skapa flera sammanträden Skapa sammanträde Sammanträdeskort med ingående boxar

Beskrivs i handbok Gemensamt (exkluderat i denna handbok) En allmän beskrivning av hur bilderna är uppbyggda och funktioner som gäller

generellt Att tänka på vad gäller allmänna handlingar Inloggning i Lex Startsidan Sökmöjligheter på olika uppgifter i systemet Utskrift Personliga inställningar i systemet

Det går att komma till samma box, flik eller dialog genom olika menyval och knappar, alla alternativ är inte beskrivna.



2. Skapa sammanträde2.1 Lathund - Skapa flera sammanträdenEfter det att mötesplanen för det kommande året har beslutats kan sekreteraren använda det här programmet för att skapa sammanträdena i Lex.

Det går att skapa upp till 12 sammanträden åt gången.

Det normala är att det är sekreteraren på enheten som skapar sammanträdena. Det som krävs är:

Att användaren har skrivrätt på aktuellt diarium Att användaren är kopplad till aktuell enhet i organisationen

Programmet är utformat som en guide, som utförs i två steg, på första fliken anger användaren uppgifter och på den andra bilden visas ett förslag på de sammanträden som kommer skapas om användaren klickar på knappen Spara. Innan sammanträdena sparas kan användaren ändra uppgifter för de föreslagna sammanträdena.

När sammanträden skapas så kopieras de användare, som är kopplade till den aktuella enheten till deltagarboxen på respektive sammanträdet. Av den anledningen är det praktiskt om enhetens användare är uppdaterade så att deltagarboxens innehåll blir rättvisande. När sammanträdet är skapat går det att ändra innehållet i deltagarboxen på sammanträdet.

1. Välj Skapa flera sammanträden i menyn Sammanträde.



2. Fliken Skapa flera sammanträden öppnas.

Fält på fliken:

Fält BeskrivningÅr Det årtal som sammanträdena ska skapas för. När programmet körs i

månaderna november eller december ska fältet för ”nästa år” vara förvalt, i övriga fall är det ”innevarande år” som är förvalt.

Enhet Om användaren är kopplad till flera enheter för sammanträden, måste rätt enhet väljas. I flervalslistan är det de enheter som den aktuella användaren är kopplad till, som visas.

Typ Ordinarie är oftast förvalt.Plats Ange plats för sammanträdena. Uppgiften brukar användas som

bokmärke i kallelsen.Tid Ange starttid för sammanträdena. Uppgiften brukar användas som

bokmärke i kallelsen. I förväg ifyllt förslag är 18:00.Beredning Tid Ange starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som

bokmärke i kallelse till beredning.Beredningsplats Ange plats för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som

bokmärke i kallelse till beredning.Dagar (obligatoriskt)

Metod för hur sammanträdesdatum skapas:Välj veckodag för sammanträdena och vilken ordning i månaden dagen ska ha samt i vilka månader sammanträdena ska hållas. De förifyllda månaderna är 10 st, alla månader förutom juli och augusti. Ändra eventuellt de markerade månaderna.



Knappar på fliken:

Knapp BeskrivningFler fält Deltagarna i aktuell sammanträdesenhet i organisationen visas och kan

hanteras.Nästa Fliken Skapa sammanträden för ”enhetsnamn” öppnas med ett förslag

på vilka sammanträden som kommer att skapas baserat på angivna uppgifter. Knappen är grå om det saknas uppgifter under Dagar på fliken.

Avbryt Fliken stängs, ingenting sparas.

3. Ange önskade värden på fliken enligt ovan.Observera att uppgifterna under Dagar är obligatoriska att ange.

4. Klicka på knappen Nästa.Fliken byter namn till Skapa sammanträden för “Kommunstyrelsen”. På fliken visas de sammanträden som kommer att skapas i enlighet med de på föregående flik angivna uppgifterna. Uppgifterna på fliken ska ses som ett förslag på de sammanträden som kommer att skapas. Ändra eventuellt uppgifter för något eller några sammanträden. Det går att ta bort en eller flera rader genom att klicka på krysset längst till höger på raden. Knappen Föregående går tillbaka till föregående bild.



5. Klicka på knappen SparaFliken byter namn till Skapa flera sammanträden. På fliken visas de sammanträden som skapats i systemet. Sammanträdesbeteckningen är en länk till respektive sammanträdeskort.

6. Klicka på knappen StängFliken stängs, lathunden avslutas.



2.2 Lathund - Skapa ett sammanträdeDetta program används för att skapa ett sammanträde för en sammanträdesenhet, t ex ett extra sammanträde för en nämnd eller för ett utskott.

Det normala är att det är sekreteraren på enheten som skapar sammanträdet. Det som krävs är:

Att användaren har skrivrätt på aktuellt diarium Att användaren är kopplad till aktuell enhet i organisationen

När ett sammanträde skapas så kopieras de användare, som är kopplade till den aktuella enheten till sammanträdets deltagarbox. Av den anledningen är det praktiskt om enhetens användare är uppdaterade så att deltagarboxens innehåll blir rättvisande. När sammanträdet är skapat går det att ändra innehållet i deltagarboxen på sammanträdet.

Användaren anger uppgifter för det aktuella sammanträdet och sparar detta.

1. Välj Skapa sammanträde i menyn Sammanträde.

2. Fliken Skapa sammanträde öppnas.



Fält på fliken:

Fält BeskrivningEnhet Om användaren är kopplad till flera enheter för sammanträden, måste

rätt enhet väljas. I flervalslistan är det de enheter som den aktuella användaren är kopplad till, som visas.

Typ Ordinarie är oftast förvalt.Datum och tid Ange datum och starttid för sammanträdet. Uppgiften brukar användas

som bokmärke i kallelsen. I förväg ifyllt förslag är dagens datum kl 18:00.

Plats Ange plats för sammanträdena. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelsen.

BeredningDatum och tid

Ange datum och starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.

Beredningsplats Ange plats för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.

Stoppdatum Fältet fylls i med ett datum som är ett visst antal dagar före det angivna sammanträdesdatumet. Antalet dagar styrs av en inställning i Lex systeminställningar. Det är sammanträden vars stoppdatum inte har passerats, som visas i dialogen Anmäl till sammanträde.

Knappar på fliken:

Knapp BeskrivningFler fält Fält för sekretess och deltagare visas och kan ändras innan

sammanträdet skapas.Spara Sammanträdet skapas, fliken Sammanträde skapat öppnas och visar

uppgifter om det skapade sammanträdet.Avbryt Fliken stängs, ingenting skapas.

3. Ange önskade värden på fliken enligt ovan.



4. Klicka på knappen Spara. Sammanträdet skapas, fliken stängs och Sammanträdeskortet för det nya sammanträdet öppnas.Lathunden avslutas.



3. Ändra uppgifter på ett sammanträdeDetta program används för att göra ändringar på ett befintligt sammanträde.

Det normala är att det är sekreteraren på enheten som ändrar på sammanträdet. Det som krävs är:

Att användaren har skrivrätt på aktuellt diarium

3.1 Lathund - Ändra uppgifter på ett sammanträde

1. Öppna sammanträdeskortet för det sammanträde, som ska ändras



2. Klicka på knappen Ändra i huvudet på sammanträdeskortetDialogen Ändra sammanträde öppnas

Fält i den vänstra delen av dialogen:

Fält BeskrivningEnhet (visas) Namn i klartext på den enhet som sammanträdet tillhör.Beskrivning Sammanträdets beskrivning består av enhet i klartext och

sammanträdesdatum för sammanträdet.Typ Sammanträdets typ. Vanliga exempel är ordinarie och extra.Datum Datum för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i

kallelse och protokoll.Starttid Sammanträdets starttid. Uppgiften brukar användas som bokmärke i

kallelse och protokoll.Sluttid Sammanträdets sluttid. Uppgiften brukar användas som bokmärke i

kallelse och protokoll.Plats Plats för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i

kallelse och protokoll.Beredningsdatum Datum för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke

i kallelse till beredning.Beredningstid Starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke

i kallelse till beredning.Beredningsplats Ange plats för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som

bokmärke i kallelse till beredning.Stoppdatum Fältet fylls i med ett datum som är ett visst antal dagar före det angivna

sammanträdesdatumet. Antalet dagar styrs av en inställning i Lex systeminställningar. Det är sammanträden vars stoppdatum inte har passerats, som visas i dialogen Anmäl till sammanträde.

Status Status för sammanträdet. Vanligast är pågående och avslutat. Status



kan även vara makulerat, vilande eller avskrivet.Planerad gallring Datum för när sammanträdet tidigast kan gallras från systemet.

Knappar i dialogen:

Knapp BeskrivningFler fält/Färre fält Öppnar respektive stänger fler fält i den högra delen av dialogen.Spara Gjorda ändringar sparas. Dialogen stängs.Avbryt Dialogen stängs, ingenting skapas.

3. Klicka på knappen Fler fält och markera rutan SekretessFält för sekretess och justering öppnas i den högra delen av dialogen.



Fält i den högra delen av dialogen:

Fält BeskrivningSekretess När rutan är markerad kommer sammanträdet att vara sekretessbelagt,

följande fem fält visas när rutan är markerad.Sekretessgrund Flervalslista med lagrum i Offentlighets- och sekretesslagen.Sekretessdatum Datum när sammanträdet sekretessbelades.Sekretessmyndighet

Den myndighet som ansvarar för sekretessen. Hämtas från organisationen i Lex.

Beskrivning sekretess

Det som skrivs i fältet visas för ej behöriga användare i stället för sammanträdets beskrivningsfält. Visningen avser Lex internt och även Lex publicering.

Sekretessignatur (visas)

Datum, tid och användarnamn för sekretessbeläggningen av sammanträdet.

Plats Plats för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll.

Sammanträdet justerat

Kryssruta för att ange att justering skett. När rutan är markerad initieras en e-postnotifiering till handläggarna på de ärenden, som beslut fattats i på mötet.

Datum Datum för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.

Tid Starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.

Plats Ange plats för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning.

Justerare Namn på justerare

4. Ändra önskade uppgifter och klicka på knappen Spara.Uppgifterna sparas, dialogen stängs. Lathunden avslutas.



4. Före sammanträdet

4.1 InledningEn central del av iordningställandet av ett sammanträde i Lex är koppling av handlingar till sammanträdespunkter. Det är handläggaren som på ett ärende väljer att anmäla en eller flera handlingar till sammanträde. På sammanträdet kopplar sedan nämndsekreteraren de olika ärendena till sammanträdespunkter.

4.2 Lathund – Lägg till en sammanträdespunkt

1. Öppna det aktuella sammanträdetSammanträdeskortet öppnas



2. Klicka på knappen Lägg till i boxen SammanträdespunkterDialogen Skapa sammanträdespunkt öppnas.

Fält i dialogen:

Fält BeskrivningPunktnummer Lex föreslår nästa lediga nummer som förslag. Det går att skriva ett

lägre värde om punkten inte ska läggas till sist.Rubrik Sammanträdespunktens rubrik. Om tjänsteskrivelse ska kopplas till

punkten ska rubriken lämnas tom eftersom handlingsbeskrivningen på tjänsteskrivelsen kopieras till detta fält. Om rubriktext läggs in så sker ingen kopiering till rubrikfältet.

Knappar i dialogen:

Knapp BeskrivningRedigera beslutstext

Öppnar MS Word för redigering av sammanträdespunktens beslutstext.

Spara Punkten sparas och läggs till sammanträdet med angivet nummer och eventuell rubrik.

Avbryt Dialogen stängs, ingenting sparas.



3. Klicka på knappen SparaPunkten är tillagd sist på sammanträdet.Lathunden avslutas.



4.3 Lathund – Lägg till flera sammanträdespunkter


2. Skriv in siffran 3 i fältet Antal i boxen sammanträdespunkter



3. Klicka på knappen Lägg tillNu har 3 sammanträdespunkter lagts till sist på sammanträdet. Lathunden avslutas.



4.4 Lathund – Koppla handlingar till sammanträdespunkt


2. Klicka på knappen Fler val i huvudet på sammanträdeskortetEn meny visas



3. Klicka på alternativet Koppla i menynFliken Koppla ”sammanträdesbeteckning” öppnasI den högra delen av fliken visas fliken Anmält till sammanträde. På fliken visas alla handlingar, som är anmälda till sammanträdet inom det diarieområde som sammanträdet tillhör.

Fliken koppla med visning av underfliken Anmält till sammanträde:

Kolumn BeskrivningPunkter i sammanträdet

Sammanträdets punkter.

Antal Det antal sammanträdespunkter som kommer att läggas till sammanträdet om användaren klickar på knappen Lägg till.

Koppla Kryssruta för markering av de handlingar som ska kopplas till aktuell sammanträdespunkt.

Kommentar Kommentar som handläggaren skrivit när handlingen anmäldes till sammanträde.

Beteckning Beteckning på det ärende (vanligast) som handlingen tillhör.Beskrivning Handlingens beskrivning.Önskat sammanträde

Det sammanträde som handläggaren önskat att ärendet ska behandlas på.

Typ Handlingens typ.Anmält av Användarnamn på den som anmält sammanträdespunktenAnmälan Datum för anmälan

Knappar på fliken:



Knapp BeskrivningLägg till Punkten sparas och läggs till sammanträdet med angivet nummer och

eventuell rubrik.Visar alla nivåer av sammanträdespunkterna. Punktnummer och rubrik, ärende och handlingar kopplade till sammanträdespunkten.Visar endast punktnummer och rubrik för sammnatädespunkterna.

Koppla Kopplar en eller flera handlingar till den markerade sammanträdespunkten. Knappen blir aktiv när en sammanträdespunkt är markerad samtidigt som minst en handling är markerad i listan.

Kontextmeny i listan på fliken Anmält till sammanträde:

Menyval BeskrivningÖppna handlingskort

Handlingskortet för handlingen öppnas på en ny flik.

Öppna fulltext Handlingens fulltextinnehåll visas.Avanmäl från sammanträde

Handlingen avanmäls från sammanträde och tas bort från listan.

4. Markera en sammanträdespunkt som saknar rubrikPunkten blir markerad

5. Markera handlingarna för det ärende som ska kopplas till punkten genom att klicka i kryssrutorna i kolumnen KopplaKnappen Koppla blir aktiv.



6. Klicka på knappen KopplaDialogen Koppla öppnas



Fält i dialogen:

Fält BeskrivningÄrenden och handlingar att koppla

Listan visar de handlingar som var markerade när användaren klickade på Koppla i föregående steg.

Ny punktrubrik Fältet visar beskrivningen för den markerade handlingen eller handlingens ärendes ärendemening (det finns en inställning för detta). Beskrivningen kommer att kopieras till sammanträdespunkten om det inte finns någon rubrik sedan tidigare. Punktrubriken kan vid behov ändras genom att välja Ändra i kontextmenyn för punkten.

Ny beslutstext Fältet visar beslutstexten i den markerade handlingen. Förutsättningen för att testen ska visas är att det är en tjänsteskrivelse som är markerad i listan. Texten kommer att kopieras till sammanträdespunktens beslutstext. Om en ny tjänsteskrivelse kopplas och dess rad är markerad i övre listan så skrivs beslutstexten över.Om ingen handling är markerad i listan så sker enbart koppling.

Knappar i dialogen:

Knapp BeskrivningFlytta upp/Flytta ner

Flyttar den markerade handlingen upp eller ner ett steg i listan. Används för att placera handlingarna i önskad ordning på sammanträdespunkten.

Koppla Handlingarna kopplas till den aktuella sammanträdespunkten. Dialogen stängs.

Avbryt Dialogen stängs, ingenting sparas.

7. Klicka på knappen KopplaDialogen Koppla stängs. Den aktuella sammanträdespunkten har fått rubrik och visar ärendet och de kopplade handlingarna. Handlingarna har tagits bort från listan Anmält till sammanträde.





8. Stäng fliken Koppla genom att klicka på krysset på flikenFliken stängs och sammanträdeskortet visas. De kopplade handlingarna visas dels på respektive sammanträdespunkt och dels i boxen Handlingar på sammanträdet.Lathunden avslutas.



4.5 Lathund – Ändra ordning på sammanträdespunkter

1. Klicka på knappen ”Ändra ordning” i boxen Sammanträdespunkter.Dialogen Ändra ordning visas.

2. Markera önskad punkt och flytta den med knapparna Flytta upp eller Flytta nerListan med punkter uppdateras.



3. Klicka på Ok.Dialogen stängs och boxen Sammanträdespunkter uppdateras



4.6 Lathund – Ändra ordning på sammanträdespunkter (per punkt)

1. Högerklicka på önskad sammanträdespunktKontextmenyn visas.

2. Klicka på menyvalet ÄndraDialogen Ändra sammanträdespunkt öppnas.

3. Skriv 2 i fältet punktnummer



4. Klicka på knappen SparaSammanträdespunktens nummer är ändrat till 2, övriga punkter har blivit

omnumrerade.Lathunden avslutas.



4.7 Lathund – Ta bort sammanträdespunkt

(För att kunna ta bort en sammanträdespunkt måste sammanträdet vara pågående och det får inte finnas något taget beslut på sammanträdepunkten)

1. Högerklicka på önskad sammanträdespunktKontextmenyn visas.

2. Klicka på menyvalet Ta bortDialogen Ta bort öppnas.

3. Klicka på knappen OkDialogen stängs. Sammanträdespunkten är borttagen.Lathunden avslutas



4.8 Lathund – Skapa kallelse

När sammanträdespunkterna är klara och ligger i rätt ordning kan kallelsen skapas.

1. Klicka på knappen Lägg till i boxen Handlingar på sammanträdeskortet.

2. Fliken Skapa handling öppnas



Fält på fliken:

Fält BeskrivningBeteckning (visas) Beteckningen på det aktuella sammanträdet.Diarium Aktuellt diarium.Kategori Arbetsmaterial är föreslaget och ska inte ändras i detta fall. De övriga

alternativen i listan är Inkommen och Upprättad. När handlingen senare registreras kommer kategorin sättas till Upprättad.

Handlingstyp Flervalslista med handlingstyper.Beskrivning Beskrivning för handlingen.Handlingsdatum Datum då handlingen skapades, dagens datum är föreslaget. Fältet

används ofta som bokmärke i handlingsmallar.Användare Sökfält. Om handlingen ska flödas till en användare sökes denne fram i

fältet. Används i undantagsfall på sammanträden.Vald användare (visas)

Namn på vald användare om flödning gjorts.

Skapad Datum då handlingen skapades. Fältet visas med innehåll på nästa flik.

Knappar på fliken:

Knapp BeskrivningABC Stavningskontroll av texten som skrivs i fältet Beskrivning.Importera Knapp för att importera en dokumentfil från filsystemet. Knappen

används undantagsvis på sammanträden. Ett exempel på användning är import av rapport över delegationsbeslut.

Fler fält Fler fält öppnas i den högra delen av fliken, bl a för sekretess och PuL och för att lägga till avsändare och mottagare till handlingskortet.

Spara De registrerade uppgifterna sparas till systemet. Observera att knappen inte ska användas om en handlingsmall ska användas! Då ska knappen Skapa fulltext användas. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits.

Avbryt Fliken stängs, ingenting sparas.Skapa fulltext Öppnar MS Word med till handlingstypen kopplad handlingsmall. Fliken

stängs, i stället öppnas fliken Skapad handling. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits.



3. Välj Kallelse i flervalslistan Handlingstyp

4. Skriv Kallelse i fältet Beskrivning

5. Klicka på knappen Skapa fulltextMS Word startar och handlingsmallen för kallelse öppnas med uppgifter ifyllda för sammanträdet.



6. Skriv eventuellt in kompletterande text i kallelsen

7. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS WordLex-menyn visas med Lex-ikoner

8. Klicka på ikonen Spara till LexKallelsen sparas, en kvittens visas till höger i Lex-menyn.



9. Avsluta MS WordMS Word stängs. Kallelsen är tillagd i boxen Handlingar på sammanträdet.Lathunden avslutas.



4.9 Lathund – Registrera handlingar i utskicket

I samband med utskick av handlingar och för att kunna publicera sammanträdet med handlingarna måste sammanträdeshandlingarna registreras.

1. Markera de handlingar som ska registreras i boxen Handlingar på sammanträdet.

2. HögerklickaKontextmenyn visas



3. Välj menyalternativet Registrera handlingarDialogen Registrera handling visas.

Fält i dialogen:

Fält BeskrivningBeteckning (visas) Beteckning för de valda handlingarna.Beskrivning (visas)

Beskrivning för de valda handlingarna.

Registreringsdatum

Datumfält. Dagens datum är ifyllt som förslag. Datumet kommer att sparas som registreringsdatum för handlingarna i dialogen.

Knappar i dialogen:

Knapp BeskrivningKryss Tar bort raden från dialogen.Spara Flyttar den markerade handlingen upp eller ner ett steg i listan.

Används för att placera handlingarna i önskad ordning på sammanträdespunkten.

Avbryt Dialogen stängs, handlingarna registreras inte.



4. Klicka på knappen SparaDialogen stängs. Handlingarna registreras.Lathunden avslutas.



4.10 Lathund – Publicera sammanträdeNär handlingarna på sammanträdet är registrerade kan sammanträdet publiceras.

1. Klicka på knappen Fler val på sammanträdeskortetEn meny visas.

2. Välj menyvalet PubliceringDialogen Publicering öppnas.

Fält i dialogen:

Fält BeskrivningPublicering av (sammanträde)

Kryssruta för publicering av sammanträdesuppgifter.

Publicering av fulltext Kryssruta för publicering av sammanträdeshandlingarnas fulltextinnehåll.

Knappar i dialogen:

Knapp BeskrivningSpara De markerade raderna blir publicerade. Dialogen stängs.Avbryt Dialogen stängs, ingenting publiceras.

3. Klicka på knappen Spara



Dialogen Publicering stängs.Lathunden avslutas.

5. Under sammanträdet5.1 Lathund – Lägg till deltagare

1. Deltagarna på sammanträdet visas i boxen Personer

2. Klicka på knappen Lägg till deltagareDialogen Lägg till deltagare öppnas



3. Skriv ett namn i fältet Sök deltagareDe personer som finns i Lex deltagartabell med ett namn som matchar det namn, som skrevs in visas i ett sökresultat.

4. Välj den önskade personen i listanPersonens uppgifter läggs in i fälten på dialogen.



5. Välj deltagarroll i flervalslistan Deltagarroll

6. Klicka på knappen Spara deltagareDialogen stängs. Den nya deltagaren visas i Personerboxen.Lathunden avslutas.



5.2 Lathund – Ta bort deltagare

1. Högerklicka på önskad deltagare i boxen PersonerKontextmenyn visas.

2. Klicka på alternativet Ta bort deltagareDialogen Ta bort deltagare öppnas.

3. Klicka på knappen OkDialogen stängs. Deltagaren är borttagen från boxen PersonerLathunden avslutas.



5.3 Lathund – Redigera beslutstextProtokollstexten för sammanträdet skrivs på varje sammanträdespunkt. Beslutstext kallas det för i Lex. Beslutstexten för sammanträdespunkterna sammanfogas senare i protokollshandlingen.

1. Högerklicka på en sammanträdespunktKontextmenyn visas.

2. Välj menyalternativet Redigera beslutstextMS Word startar och beslutstexten visas.



3. Skriv in den blivande protokollstexten för punkten


5. Klicka på ikonen Spara till LexBeslutstexten sparas, en kvittens visas i Lex-menyn.

6. Avsluta MS WordMS Word stängs. Beslutstexten har sparats på sammanträdespunkten.Beslutstexten visas när muspekaren hålls över sammanträdespunkten.Lathunden avslutas.



6. Efter sammanträdet6.1 Lathund – Skapa paragrafnummerEfter sammanträdet skapas paragrafnummer på de sammanträdespunkter, som ska vara med i protokollet. Det är bara sammanträdespunkter, som har paragrafnummer, som tas med i protokollet. Paragrafnummer går till så att beslut skapas på de aktuella sammanträdespunkterna. Paragrafnumret är ett beslutnummer i Lex, som även visas på boxen Beslut.

1. Klicka på knappen Flera beslut i boxen Sammanträdespunkter

2. Dialogen Beslut öppnas



Fält på fliken:

Fält BeskrivningTillhör Beteckningen på det aktuella sammanträdet.Beslutsserie Nummerserie för paragrafnummer. De nummerserier som visas i listan

är kopplade till det aktuella diariet. Varje nummerserie startar om från 1 varje år.

Beslutsdatum Datum. Föreslaget datum är sammanträdesdatum.Laga kraft Datum för när beslutet vinner laga kraft. Datumet styrs av en global

inställning i Lex där ett visst antal dagfarTidsbegränsat T.o.m. datum för tidsbegränsade beslut.Beslutsnivå Nämnd, utskott eller delegation är vanliga alternativ.Beslut Kryssruta. Alla rader, som är markerade kommer att få ett

paragrafnummer. Alla punkter är markerade som förslag. Avmarkera de punkter som inte ska få paragrafnummer.

Punkt Punktnummer och punktrubrik för sammanträdespunkterna.Beslutets innehåll Flervalslista för att beskriva beslutet.

Knappar på fliken:

Knapp BeskrivningSpara Beslut kommer att skapas enligt registrerade uppgifter. Dialogen

stängs.Avbryt Fliken stängs, ingenting skapas.

3. Ange önskade värden i dialogen

4. Klicka på knappen SparaSammanträdespunkterna visas med paragrafnummer i stället för punktnummer.Besluten visas i boxen beslut.



Lathunden avslutas.



6.2 Lathund – Skapa protokollshandling

När paragrafnumren är skapade kan protokollet skapas.

1. Klicka på knappen Lägg till i boxen Handlingar på sammanträdeskortet.

2. Fliken Skapa handling öppnas



Fält på fliken:







Skapad Datum då handlingen skapades. Fältet visas med innehåll på nästa lik.

Knappar på fliken:









3. Välj Protokoll i flervalslistan Handlingstyp

4. Skriv Protokoll i fältet Beskrivning

5. Klicka på knappen Skapa fulltextMS Word startar och handlingsmallen för protokoll öppnas med uppgifter ifyllda för sammanträdet.



6. Skriv in kompletterande text i protokollet


8. Klicka på ikonen Spara till LexProtokollet sparas, en kvittens visas i Lex-menyn.

9. Avsluta MS WordMS Word stängs. Protokollet är tillagt i boxen Handlingar på sammanträdet.Lathunden avslutas.



6.3 Lathund – Justera protokoll och uppdatera protokollshandling

Lathunden beskriver hur en beslutstext ändras vid justering och hur protokollshandlingen uppdateras med den ändrade texten.

1. Högerklicka på aktuell sammanträdespunktKontextmenyn visas

2. Klicka på alternativet Redigera beslutstextMS Word öppnas med beslutstextenÄndra texten




4. Klicka på ikonen Spara till LexBeslutstexten sparas, en kvittens visas till höger i Lex-menyn.

5. Avsluta MS WordMS Word stängs

6. Klicka på protokollets handlingsikon i boxen Handlingar på sammanträdeskortetProtokollet öppnas i MS Word.



7. Rulla ner protokollet till protokollsbokmärket. Ställ markören på någon av sammanträdespunkterna i protokollet.


9. Klicka på ikonen Uppdatera bokmärkeTexten i protokollet har uppdaterats från beslutstexterna.




11. Klicka på ikonen Spara till LexProtokollet sparas, en kvittens visas till i Lex-menyn.

12. Avsluta MS WordMS Word stängs.Lathunden avslutas.



6.4 Lathund – Ange att protokollet är justeratNär justering av protokollet skett kan detta anges i dialogen Ändra, som öppnas från sammanträdeskortet. Observera att detta fält måste vara markerat för att e-postnotifiering till handläggarna ska skickas om att beslut fattats i handläggarnas ärenden.

1. Klicka på knappen Ändra på sammanträdeskortetDialogen Ändra sammanträde öppnas.

2. Klicka på knappen Fler fältFler fält öppnas i den högra delen av dialogen.



3. Markera rutan Sammanträdet justeratRutan markeras. Fler fält öppnas i den högra delen av dialogen.

4. Klicka på knappen SparaDialogen stängs. Uppgift om att sammanträdet är justerat visas i huvudet på sammanträdeskortet.Lathunden avslutas.



6.5 Lathund – Ta beslut på sammanträdetBesluten, eller paragrafnumren, som skapats är först preliminära. För att låsa besluten ska de tas. Detta sker i boxen Beslut.

5. Markera alla beslut i boxen Beslut på sammanträdeskortet

6. Högerklicka på ett av beslutenKontextmenyn visas med ett alternativ Ta beslut.Klicka på Ta beslut i kontextmenyn eller på knappen Ta beslut i boxen.

7. Dialogen Ta beslut öppnas



8. Klicka på knappen Ta beslut

9. Dialogen stängs. Besluten har en grön fyrkant på ikonen, vilket innebär att de är tagna. Eventuell ändring av tagna beslut sker i registervården av sammanträdet.

10. Lathunden avslutas.



6.6 Lathund – Skapa protokollsutdrag

När protokollet är justerat kan protokollsutdrag skapas.

1. Högerklicka på aktuell sammanträdespunkt i boxen SammanträdespunkterKontextmenyn visas.

2. Klicka på alternativet Skapa handlingFliken Skapa handling öppnas.



Fält på fliken:







Skapad Datum då handlingen skapades. Fältet visas med innehåll på nästa lik.

Knappar på fliken:









3. Välj Protokollsutdrag i flervalslistan Handlingstyp

4. Skriv Utdrag i fältet Beskrivning

5. Klicka på knappen Skapa fulltextMS Word startar och handlingsmallen för protokollsutdrag öppnas med uppgifter ifyllda för sammanträdespunkten.




7. Klicka på ikonen Spara till LexProtokollsutdraget sparas, en kvittens visas i Lex-menyn.

8. Avsluta MS WordMS Word stängs. Protokollsutdraget är tillagt i boxen Handlingar och på sammanträdespunkten i boxen Sammanträdespunkter på sammanträdet.Lathunden avslutas.



6.7 Lathund – Registrera protokoll och protokollsutdrag

Innan sammanträdet kan avslutas ska protokoll och protokollsutdrag registreras.

1. Markera de handlingar som ska registreras i boxen Handlingar på sammanträdet

2. HögerklickaKontextmenyn visas



3. Välj menyalternativet Registrera handlingarDialogen Registrera handling visas.

Fält i dialogen:

Fält BeskrivningBeteckning (visas) Beteckning för de valda handlingarna.Beskrivning (visas)

Beskrivning för de valda handlingarna.

Registreringsdatum

Datumfält. Dagens datum är ifyllt som förslag. Datumet kommer att sparas som registreringsdatum för handlingarna i dialogen.

Knappar i dialogen:

Knapp BeskrivningKryss Tar bort raden från dialogen.Spara Flyttar den markerade handlingen upp eller ner ett steg i listan.

Används för att placera handlingarna i önskad ordning på sammanträdespunkten.

Avbryt Dialogen stängs, handlingarna registreras inte.

4. Klicka på knappen SparaDialogen stängs. Handlingarna registreras.Lathunden avslutas.



6.8 Lathund – Avsluta sammanträdetNär protokollsutdrag skapats och alla beslut är tagna och alla handlingar är registrerade kan sammanträdet avslutas.


2. Välj Avslutad i flervalslistan Status



3. Klicka på knappen SparaDialogen stängs.Uppgift om att sammanträdet är avslutat visas i fältet Status i huvudet på sammanträdeskortet. Ikonen på sammanträdeskortet liksom sammanträdespunkterna har en grön fyrkant i det nedre högra hörnet.



6.9 Lathund – Avsluta sammanträde med arbetsmaterialDenna lathund beskriver fallet då det finns arbetsmaterial eller ej tagna beslut på sammanträdet.


2. Välj Avslutad i flervalslistan Status





3. Klicka på knappen SparaDialogen Avsluta med ej registrerade poster visas:

Knappar i dialogen:

Knapp BeskrivningOk Sammanträdet kommer att avslutas med oregistrerade arbetsmaterial

och ej tagna beslut.Avbryt Fliken stängs, sammanträdet avslutas inte.

Kör lathunden Registrera handlingar, lathunden Ta beslut på sammanträdet och sedan lathunden Avsluta sammanträde.

4. Välj Avbryt i Dialogen.Lathunden avslutas.



7. RevisionshistorikDatum Versio

nBeskrivning Författare

2014-01-15

1.0 Första versionen

2016-03-04

1.1 Korrigering namnändringar, borttagna bekräftelse steg.(Handboken baserad på version 6.17.0 av Lex2)

Susanne Engström


Documents

Inledning - SolarPlexus IT-strategi AB · Web viewHandboken baserad på version 6.17.0 av Lex. Sammanträde i Lex Lex är ett stöd för myndigheten när det gäller hanteringen av