Innhold - LionsArbeidsbok+for+klubbmedlemmer.docx · Web viewArbeidsboken kan brukes i sin helhet eller stykkevis og delt. Klubbstyret velger selv hvordan man vil bruke den for å

Klubb: Klubbopplæring Dok. Nr B 04Dokument: Arbeidsbok for klubbmedlemmer Dato: 01.08.12

Arbeidsbok forKlubbmedlemmer

2. Utgave 2012


Innholdsfortegnelse:

1 Bruk av arbeidsbok2 Status i klubben3 Framdriftsplan for prosessen4 Ledelse5 Klubbmøter6 Klubbaktiviteter7 Bevilgninger8 Medlemmer9 Markedsføring10 Aktivitetsplan11 Handlingsplan for klubben


1 Bruk av arbeidsboken

1.1 Hensikt med arbeidsbokenArbeidsboken er ment å være et planleggingsverktøy for klubbstyret når en skal diskutere hvordan klubben skal drives og hvilke aktiviteter en skal holde på med. Bruk av arbeidsboken gir på en strukturert måte grunnlag for utarbeidelse av klubbens planer, som for eksempel aktivitetsplan og handlingsplan.Arbeidsboken kan brukes i sin helhet eller stykkevis og delt. Klubbstyret velger selv hvordan man vil bruke den for å utarbeide sine planer.Det er viktig at styret involverer alle komitéledere og klubbmedlemmene, slik at de er med og bestemmer hvordan en skal ha det i klubben. For å skape engasjement kan arbeidsboken brukes som en kladdebok for det enkelte medlem i planleggingsprosessen.

1.2 Bruk av arbeidsboken1.2.1 Dagens situasjonGrunnlaget for styrets planlegging er at en tar utgangspunkt i hvordan klubben fungerer i dag. Til dette bruker en skjemat statusrapport. Her fyller en ut de opplysningene som er relevant og legger til nye dersom det er et behov for dette. På bakgrunn av denne statusrapporten, har styret nå skaffet seg et godt bilde av dagens situasjon i klubben.

1.2.2 MålPå bakgrunn av klubbens overordnede mål og statusrapport kan styret nå sette mål for gjeldene periode. Det kan settes mål for hvor stor klubben skal være, hvordan klubben skal ledes, møtevirksomhet, aktivitetsnivå, økonomi og markedsføring. Her må en passe på at målene er i tråd med klubbens overordnede mål. Målene må være realistiske, men noe å strekke seg. Målene må også være målbare, slik at en kan lett kan se om de er nådd.

1.2.3 Utarbeidelse av handlingsplanPå bakgrunn av de målene som en har satt, kan en nå begynne å planlegge. Til hjelp for dette kan en bruke de vedlagte skjemaene. Her bruker styret de skjemaene som en finner nyttig i sin planleggingsprosess. Disse skjemaene er ment å være til hjelp for utarbeidelse av en handlingsplan.

1.2.4 Utarbeidelse av aktivitetsplanPå bakgrunn av handlingsplanen som en nå har utarbeidet, kan en utarbeide en aktivitetsplan. Denne bør være konkrete og beskrive hvilke aktiviteter som skal gjennomføres, hvilket tidspunkt aktiviteten skal gjennomføres på og hvem som har ansvaret for gjennomføring.

1.2.5 Oppfølging av planer/korreksjonerDe utarbeidede planene er et styringsredskap for klubbens styre. Derfor må planene brukes aktivt på alle styremøter. Da vil en kunne vurdere følgende: Har vi oppnådd/utført det vi hadde planlagt, eventuelt hvorfor ikke? Hva gjør vi med det? Hva har vi planlagt for neste periode? Hvordan sikrer vi at det blir utført? På bakgrunn av slike gjennomganger vil en hele tiden ha mulighet til å ta seg inn igjen i forhold til det vi hadde planlagt og dermed nå målene som vi satte oss.


1.2.6 Kontinuerlig forbedringNår fiskalåret er slutt, går en gjennom planene og ser på årsakene til eventuelle avvik. Dette gir oss nyttig lærdom til neste gang vi skal planlegge. Hele denne prosessen som vi har beskrevet omfatter å sette mål, planlegge aktiviteter, gjennomføre aktivitetene, kontrollere og eventuelt korrigere. Vi kaller dette for styringssløyfen. Bruk av styringssløyfen, gjør at vil forbedre oss hele tiden. Dette vil resultere i en godt veldrevet klubb.

1.3 Suksesskriterier Klubbens president og styre må ha en forståelse for at klubbens drift bli både bedre og

lettere når en har en plan for hva man skal holde på med. Planene må utarbeides og informeres ut til alle medlemmene. Planene må godkjennes av medlemmene Skape eierforhold hos alle medlemmene gjennom delaktighet Rapportering minst 2 ganger i året


2. Status i klubben

2.1 StatusrapportStatusrapporten utarbeides av påtroppende president ved fiskalårets start. Dette gir da et godt fundament for neste års planlegging. Rapporten er inndelt i følgende hovedområder

Medlemmer (gir oversikt over antall medlemmer og bevegelse siste året?) Aktiviteter (Hvilke aktiviteter har vi hatt og hvordan har vi bidratt med støtte?) Møter (hvilke møter har vi hatt og hvordan ble disse gjennomført?) Ledelse (Hvordan har styret arbeidet?) Økonomi (hvordan ed den økonomiske situasjonen i klubben?)

Beskrivelse Beskrivelse Kroner/antall

MedlemmerAntall medlemmer pr dags dato

Nye medlemmer

Gjennomsnittsalder – yngst/ eldst

Reduksjon av antall medlemmer

Er medlemsregisteret oppdatert regelmessigAktiviteterInntektsbringende aktiviteter(List opp aktiviteter

Støtte til følgende IR prosjekter(list opp prosjekter)

Fordeling av midler (angi i kroner/%)

Støtte til andre prosjekterlist opp for hvert av område

- Lokalt:- Nasjonalt:- Internasjonalt:

Støtte til andre prosjekter(list opp for hvert av områd

- Ungdom- Eldre- Kultur

Sosiale aktiviteter (list opp aktiviteter)

Tulipanaksjon(hvor mange solgte tulipaner)

MøterAntall klubbmøter

Antall styremøterKomitémøter(List opp komiteer og antall møter)Frammøte på klubbmøter


(angi antall medlemmer og %)Vanlig innhold på klubbmøte(beskriv punktvis)LedelseHvilke funksjoner er valgt?(angi funksjonene; dersom ikke, angi grunn)Hvilke komiteer er valgt?(list opp)Lages det aktivitetsplan?(hvis ja, legg ved)Lages det handlingsplan i klubben?(legg ved kopi)Er det lett å få valgt tillitsmenn?(angi hva som eventuelt er vanskelig)Er det rutine med å ta inn nye medlemmer i styret?(angi vanlig rutine)Hvem deltok på distriktets opplæringsseminarer?(angi funksjonDrives det intern opplæring?( angi hva)ØkonomiAktivitetskasse

Klubbkasse

Referanser:

3. Framdriftsplan for prosessen

3.1 Utarbeidelse av fremdriftsplanDersom gjennomgang av arbeidsboken kjøres som en prosess i klubben kan det være lurt å lage en enkel plan for fremdriften.

Aktivitet Sep. Okt. Nov. Des. Jan

Utarbeide plan

Presentasjon (ca. 20 min.)


Diskusjon på klubbmøte (hele møtet)

Diskusjon på klubbmøte (ca. 30 min.)

Arbeid i styret og eventuelle forbedringskomiteer, med oppfølging av prosessen og utarbeidelse av handlingsplan

Referanser:

4. Ledelse

4.1Hvordan skal styret i klubben fungere?Her skal en vurdere hvilke rammer styret skal arbeide etterPlanlegging av året (aktivitetsplan, handlingsplan, budsjetter, plan for klubbmøter etc)Økonomistyring (hvilke budsjetter som skal utarbeides og økonomirapportering etc)Forberedelse til møter (Hvordan skal styre forberede seg til møter, innkallelser, agenda etc.)Informasjon til medlemmene (hvilken form og omfang)

Hvilket mandat har styret (økonomiske saker etc.) Deltagelse i distriktets aktiviteter

Tema Beskrivelse


Planlegging Hvilke planer skal utarbeides?

Økonomi Hvilke budsjetter skal

utarbeides? Hvilke Regnskaper skal

utarbeides?Klubbmøte

Antall møter? Innkalling? Hvordan skal klubbmøtet

gjennomføres? Referat

Informasjon Til styremedlemmer? Komitémedlemmer? Klubbmedlemmene?

Styrets mandat Økonomi?

Lions aktiviteter utenfor klubben Sone? Distrikt? Multippeldistrikt?

Referanser:

4.2 Hvilke komiteer skal vi ha og hvordan skal de fungere?Her skal en vurdere hvilke komiteer en mener er nødvendige og hva disse komiteene skal gjøre. Her må vi tenke gjennom at en har komiteer som alle medlemmene kan delta i. Når en har bestemt hvilke komiteer det skal være, må det bestemmes hvor mange som skal være med. Alle komiteer skal ha en leder.Aktiviteter som komiteen skal utføres, beskrives og tidsfestes

Komiteer AntallMedlemme

r

Aktivitet tidspunkt


Referanser:

4.3 Hvordan sikrer vi rekruttering til verv i klubbenEn viktig oppgave for klubbens ledelse er å lære opp og legge til rette for at flest mulig av medlemmene får muligheten og har lyst til å ha verv i klubben. Styret må ha en bevist holdning til hva vi må gjøre for å få dette til. Dette kan være opplæring, utvidelse styret for å gi plass til observatører, når et nytt medlem er modent for slike oppgaver og hvordan vi eventuelt kan trekke medlemmene med på aktiviteter utenfor klubben for å skape interesse.

Spørsmål Svar

Hvordan skal vi sikre oss at vi får valgt Tillitsmenn til klubben?

Hvilke fagpersoner skal vi ha?

Når skal vi trekke nye medlemmer med i styret?


Hvem skal vi delta på sone, distriktsnivå og riksnivå?

Referanser:

5. Klubbaktiviteter:

5.1 Hvilket inntektsbringende arbeid skal vi prioritere?Vi skiller mellom inntekter til aktivitetskasse og klubbkasse.

Aktivitetskassen: Dette er aktiviteter som klubben arrangerer for å smale inn penger til formål vi ønsker å støtte. Her er det viktig å være kreativ og i tillegg bruke andre klubbers ideer.

Klubbkassen: Dette er aktiviteter for å skaffe penger til klubbkasse. Det kan være dugnader som medlemmene gjør for hverandre. Her finnes også mange ideer til aktiviteter.

Inntektskilde Tid Budsjett

Aktivitetskasse


Klubbkasse

Referanser:

5.2 Hvilke humanitære aktiviteter skal vi prioritere?Dette er aktiviteter hvor klubben arrangerer for eksempel tur eller konsert for eldre eller rusfri skoledans.

Målgruppe/aktivitet tid Budsjett

Eldre

Ungdom

Kultur


Internasjonalt

Referanser:

5.3 Hvilke sosiale aktiviteter skal vi ha?Her setter vi opp de sosiale arrangementene som en har tenkt å gjennomføre for medlemmene.

Aktivitet tid Budsjett

Referanser:


6. Bevilgninger

6.1 Hvordan skal vi fordele de innsamlede midlene?Hvor mye penger ønsker vi å bevilge til gode formål i forhold til i fjor?Her skal vi vurdere om vi klarer å bevilge mer penger enn det vi gjorde i fjor, eller om vi skal ligge på samme nivået, eventuelt senke det.Hvordan skal vi fordele bevilgningene prosentvisHer skal vi sette opp en prosentvis fordeling slik vi ønsker å bruke pengene

Spørsmål Kroner - %

Hvor mye penger bevilger vi i dag?

Hvor mye penger skal vi bevilge neste år?

Hvilke fordelingsprosenter skal vi bruke? Lokalt Nasjonalt Internasjonalt

Referanser:


6.2 Hvilke aktiviteter anbefalt av riksmøte, skal vi støtte? Her tar vi utgangspunkt i ”huskelisten” som viser hvilke kontingenter som skal betales, hvilke prosjekter som er anbefalt på siste riksmøte og andre anbefalte prosjekter.Vi går gjennom listen og bestemmer hva vi ønsker å støtte.

Prosjekt/aktivitet Budsjett

Kontingentrelatert

Fra riksmøte

Annet

Referanser:

6.3 Hvilke andre prosjekter skal klubben støtte?Her tar vi med alle andre prosjekter som vi ønsker å støtte.


Lokalisering Prosjekt Bevilgning

Lokalt

Sone

Nasjonalt

Internasjonalt

Referanser:

7. Klubbmøter

7.1 Hva skal et godt klubbmøte inneholde? Her skal en liste opp temaer/aktiviteter som en synes kan være spennende. HUSK klubbmøtet skal være så godt at du ikke har lyst til å gå glipp av det


Temaer Beskrivelse

Faste saker

Ulike temaer/aktiviteter

Bedriftsbesøk

Referanser:

9. Markedsføring

9.1 Hva ønsker vi å markedsføre og hvordan?Her skal vi liste opp aktiviteter som vi mener har verdi å markedsføre.En skal også foreslå hvordan en skal gjøre det


Hva ønsker vi å markedsføre? Hvordan? Budsjett

Referanser:

10 Medlemmer

10.1 Hvordan skal vi forholde oss til følgende problemstillinger

Spørsmål Kommentarer


Hvor mange medlemmer bør klubben ha?

Hvordan bør aldersammensetningen i klubben være?

Hvor mange nye medlemmer skal vi få i år?

Hvordan skal vi øke kvinneandelen i klubben?

Hvordan sikre stabilitet i ønsket medlemsmasse?

Hvordan skal vi verve nye medlemmer?

Hvordan skal vi ta vare på ”gamle” medlemmer?

Hvordan skal vi ta vare på nye medlemmer?

Referanser:

11. Kunnskap om Lions

Hva mener vi at våre medlemmer bør kunne om Lions?Hvordan skal vi sikre at vi har nødvendig kunnskap?

Nødvendig kunnskap? Hva gjør vi?


Referanser:

Documents

Innhold - LionsArbeidsbok+for+klubbmedlemmer.docx · Web viewArbeidsboken kan brukes i sin helhet eller stykkevis og delt. Klubbstyret velger selv hvordan man vil bruke den for å