Instrucciones de ingreso de información para Proyectos de Inversión

Versión: 01.00.00

Octubre 2013

Información del Documento

TÍTULO: Gobierno por Resultados GPR

SUBTÍTULO: Instrucciones de ingreso de información para Proyectos de

Inversión

DEPARTAMENTO: Subsecretaría de Calidad en la Gestión Pública

AUTOR: Dirección de Control de Gestión

VERSIÓN: 01.00.00

FECHA CREACIÓN: 18/10/2013

FECHA ULTIMA MODIFICACIÓN: 18/10/2013

OBSERVACIONES: DOCUMENTO CONTROLADO

CONTENIDO

CONTENIDO ................................................................................................................................................................ 3

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................................... 4

OBJETIVO DEL DOCUMENTO ................................................................................................................................... 4

ALCANCE DEL DOCUMENTO .................................................................................................................................... 4

GUÍA PRÁCTICA PARA LLENAR UNA FICHA DE PROYECTO EN GPR ............................................................................... 5

FCE 5 (INVERSIÓN) FICHA BÁSICA DEL PROYECTO ....................................................................................................... 5

FCE 8 GESTIÓN DE PROYECTOS ................................................................................................................................... 9

GESTION DE PROYECTOS FCE 8.............................................................................................................................. 11

AGREGAR ASUNTOS .............................................................................................................................................. 13

AGREGAR RIESGOS ................................................................................................................................................ 14

EDITAR LOCALIDADES ........................................................................................................................................... 15

AGREGAR Y/O ADMINISTRAR HITOS ...................................................................................................................... 16

EDITAR PRESUPUESTO Y PERFIL ECONÓMICO ....................................................................................................... 18

AGREGAR INDICADORES ....................................................................................................................................... 21

AGREGAR ARCHIVOS ANEXOS ............................................................................................................................... 28

ANEXO No. 1 – Acta de Constitución del Proyecto ..................................................................................................... 29

INTRODUCCIÓN

OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Establecer un formato estandarizado que permita ingresar información adecuada en Gobierno por Resultados - GPR en relación a

los proyectos de inversión de las instituciones de la administración pública central, institucional y dependiente de la Función

Ejecutiva.

ALCANCE DEL DOCUMENTO

o Determinar criterios unificados tanto de la parte conceptual como metodológica para el ingreso de la información en GPR.

o Información relativa a los proyectos de inversión que están en ejecución y que han recibido dictamen de prioridad por

parte de SENPLADES para el año 2014.

GUÍA PRÁCTICA PARA LLENAR UNA FICHA DE PROYECTO EN GPR

FCE 5 (INVERSIÓN) FICHA BÁSICA DEL PROYECTO CAMPO DESCRIPCIÓN

Proyecto de Inversión Incluir al inicio las siglas de la Institución, para proyectos de inversión debe constar el mismo nombre del PAI y en Esigef.

Descripción Proyectos de Inversión: *DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: Considerar los puntos 2.5 proyecto SENPLADES, guiarse en la Matriz de Marco Lógico (máximo 5 líneas a manera de resumen). *PRODUCTO / SERVICIO: entregable del proyecto a la finalización del mismo. No confundir entre resultado (será ingresado en beneficios cualitativos) y producto único del proyecto. * LINEA BASE: Considerar el punto 2.3 del formato del proyecto SENPLADES *OBJETIVO GENERAL O PROPÓSITO Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Traslade el punto 3.1 del formato de proyecto SENPLADES o de la Matriz de Marco Lógico, enumerar los objetivos.

Tipo de proyecto Seleccionar a qué tipo de proyecto al que más se apega.

Áreas de Unidad Son las áreas de la unidad operativa donde el proyecto es gestionado, o las áreas con las que se vincula.

Fecha de inicio Es la fecha de inicio que consta en el Acta de Constitución del Proyecto (Ver formato en Anexo 1). Una vez emitido el Dictamen de Prioridad por SENPLADES y/o recursos en el PAI se deberá crear de forma obligatoria la ficha en GPR. Metodológicamente un proyecto inicia su ciclo de vida con el reconocimiento de una necesidad y la decisión de invertir en atenderla (etapa de anteproyecto). En la realidad nacional un proyecto no necesariamente cumple con las etapas iniciales, debido a factores como emergencias o asignaciones presupuestarias tardías, etc. En este caso la fecha de inicio es cuando el proyecto recibe la asignación de recursos.

Fecha de fin Es la fecha de fin que consta en el Dictamen de Prioridad emitido por SENPLADES. Es la fecha estimada en cual se terminan todas las actividades del proyecto y se han cerrado todos los hitos, por ejemplo, actas de entrega-recepción definitivas firmadas, planes de mantenimiento u operación aprobados, planes de medición de resultados elaborados, entre otros.

Líder del proyecto Funcionario responsable de que el proyecto termine a tiempo, dentro del costo presupuestado y con la calidad establecida. Recomendable que sea una persona de la unidad operativa diferente al titular. En algunas instituciones se lo conoce como Gerente de Proyecto.

Patrocinador Ejecutivo Ejecutivo responsable de proveer el apoyo apropiado para el proyecto y asegurar la inversión requerida. Generalmente recae en Subsecretarios o Coordinadores.

Beneficios cualitativos Deben redactarse de manera concisa en función de los objetivos establecidos para el proyecto. Debe responder a qué busca el proyecto y en qué medida ayudará a resolver la problemática para lo que fue creado. Como su nombre lo indica, son beneficios relativos a la calidad no a la cantidad. Considerar enfoque al Beneficio Social y el Objetivo del Fin del proyecto que consta en el Marco Lógico del Proyecto SENPLADES (Punto 3.3).

Tipo de beneficiario Se refiere al grupo focal tanto interno o externo al que impactará el proyecto, además se puede incluir grupos afectados indirectamente. Guiarse del punto 2.5 Identificación y caracterización de la población objetivo (Beneficiarios) del proyecto aprobado

por SENPLADES.

CUP Código Único del Proyecto. Es el código que SENPLADES asigna a un proyecto cuando emite el dictamen de prioridad.

Viabilidad técnica Las capacidades y competencias del líder del proyecto y el equipo para llevar a cabo el mismo, así como la factibilidad de realización del proyecto por su ubicación geográfica, vías de acceso, disponibilidad de materiales y equipos. Considerar el punto 4.1 Viabilidad Técnica del proyecto aprobado por SENPLADES. Escoger la opción más adecuada.

Restricciones Se deben especificar en términos de TIEMPO, COSTO, RECURSOS y ALCANCE, deben ser cuantificables y en caso de no tenerlas se debe colocar N/A. Éstas se refieren a factores limitantes existentes en el presente, sujetos a certidumbre, que restringen el campo de trabajo en los aspectos mencionados. Son limitaciones y son redactadas en positivo. Generalmente se las identifica en la fase de planificación. Por ejemplo: TIEMPO: El proyecto tendrá una duración de 2 años. COSTO: Consumo de recursos, presupuesto límite y otros insumos requeridos (técnicos de la unidad, no consultorías, etc) ALCANCE: Guiarse en el punto 4 del formato del proyecto SENPLADES (viabilidad y plan de sostenibilidad / especificaciones técnicas, geográfico, especificaciones técnicas de equipos o sistemas a implementar, cantidad de personas a capacitarse, etc). RECURSOS (humanos, materiales, equipos, etc.), o cualquier otro factor o factores que limiten las acciones para la ejecución del proyecto.

No. contrato principal Si existe el número de contrato principal. Si son varios contratos que considera el de mayor valor presupuestario.

Fecha firma del contrato Indicar fecha de firma del contrato, en caso de existir.

Incluir al inicio las siglas de la Institución, mismo nombre del PAI y en Esigef

*DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: (max 5 líneas, Qué?, Por qué?, Para qué? incluir POBLACIÓN OBJETIVO (Tomarlo de los puntos 2.5 proyecto SENPLADES, guiarse en la Matriz de Marco Lógico) *PRODUCTO / SERVICIO: del proyecto previo a la finalización del mismo. * LINEA BASE: Tomarla del punto 2.3 del formato del proyecto SENPLADES *OBJETIVO GENERAL O PROPÓSITO Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Tomarlo del punto 3.1 del formato de proyecto SENPLADES o de la Matriz de Marco Lógico.

Seleccionar a qué tipo de

proyecto es al que más se

apega.

Son las áreas de la unidad operativa donde

el proyecto es gestionado, o las áreas con

las que se vincula. Fecha de Inicio: Es la fecha de inicio que consta en el Acta de Constitución del Proyecto (Ver formato en Anexo 1). Una vez emitido el Dictamen de Prioridad por SENPLADES y/o recursos en el PAI se deberá crear de forma obligatoria la ficha en GPR. Fecha de Fin: Es la fecha de fin que consta en el Dictamen de Prioridad emitido por SENPLADES. Es la fecha estimada en cual se terminan todas las actividades del proyecto y se han cerrado todos los hitos.

LÍDER DEL PROYECTO: Funcionario responsable de que el proyecto termine a tiempo, dentro del costo presupuestado y con la calidad establecida. Recomendable que sea una persona de la unidad operativa diferente al titular de la unidad. En algunas instituciones se lo conoce como Gerente de Proyecto. PATROCINADOR EJECUTIVO: Generalmente recae en Subsecretarios o Coordinadores.

Deben redactarse de manera concisa en función de los objetivos establecidos para el proyecto. Debe responder a qué busca el proyecto y en qué medida ayudará a resolver la problemática para lo que fue creado. Considerar enfoque al Beneficio Social y el Objetivo del Fin del proyecto que consta en el Marco Lógico del Proyecto SENPLADES (Punto 3.3).

Se refiere al grupo focal tanto interno o externo al que impactará el proyecto,

además se puede incluir grupos afectados indirectamente.

Guiarse del punto 2.5 Identificación y caracterización de la población objetivo

(Beneficiarios)

Código Único del proyecto. Es el código que SENPLADES

asigna a un proyecto cuando emite el dictamen de

prioridad.

Las capacidades y competencias del líder del proyecto y el equipo para llevar a cabo el

mismo, así como la factibilidad de realización del proyecto por su ubicación geográfica,

vías de acceso, disponibilidad de materiales y equipos, por ejemplo.

Se debe especificar el TIEMPO, COSTO, ALCANCE (geográfico, especificaciones técnicas de equipos

o sistemas a implementar, cantidad de personas a capacitarse, etc), RECURSOS (humanos,

materiales, equipos, etc.), o cualquier otro factor o factores que limiten las acciones para la

ejecución del proyecto. Son limitaciones. Éstas se refieren a factores limitantes existentes en el

presente, sujetos a certidumbre, que restringen el campo de trabajo en los aspectos

mencionados.

Si existe el número de contrato

principal llenarlo al igual que la

fecha de la firma

Al dar pinchar en el botón Aceptar inmediatamente aparecerá la pantalla de Programas a los

cuales obligatoriamente se debe vincular el proyecto a la o las provincias que corresponden y al

programa del Ministerio Coordinador (solo un sector) al que pertenece, previo a la

configuración en el FCE 2

FCE 8 GESTIÓN DE PROYECTOS CAMPO DESCRIPCIÓN

Control de cambios: Definir la fase del proyecto:

- Anteproyecto: Se desarrolla el entendimiento de la necesidad que da origen a un proyecto. Un anteproyecto representa un proyecto potencial que aún no está completamente definido. - Definición: Se encuentra en este estado una vez que se autoriza el inicio de la definición del proyecto y hasta que se recibe la asignación de recursos y presupuesto para su ejecución. - Planificación: Se encuentra en esta fase una vez que el documento del proyecto ha sido elaborado por el entidad ejecutora y autorizado por SENPLADES mediante el Dictamen de Prioridad.

- Ejecución: Se encuentra en este estado una vez que los planes detallados han sido aprobados y hasta que se realizan todas las actividades programadas y se aceptan todos los productos del proyecto. Para pasar a la etapa de ejecución el Jefe de Seguimiento debe verificar que esté vigente el nivel de ceremonia del proyecto mínimo nivel 1. - Cierre: Se encuentra en este estado una vez realizadas todas las actividades de elaboración de entregables y hasta que se emiten las actas de entrega-recepción final o definitiva y el reporte final del proyecto es aceptado. - Completado: Se encuentra en este estado una vez que se haya cerrado satisfactoriamente el proyecto y se haya completado toda la información de la ficha del proyecto. Anexar Informe de Cierre de Proyectos de Inversión Pública solicitado por SENPLADES. - Congelado: Estado de los proyectos que han sido formalmente aplazados – por cualquier motivo - y se espera que se reanuden en un futuro. Debe obligatoriamente anexar el documento formal firmado por el Patrocinador Ejecutivo justificando el cambio de fase. - Cancelado: Estado de los proyectos que han sido cancelados permanentemente sin haber sido completados. Debe obligatoriamente anexar el documento formal firmado por el Patrocinador Ejecutivo justificando el cambio de fase.

Resumen ejecutivo: Cada mes se debe crear un resumen ejecutivo para reportar lo relevante del mes anterior, debe ser claro, conciso. Debe reportarse hasta el 5 del siguiente mes y se lo debe cerrar en el check box correspondiente. Debe incluir:

Mes y año

Enumerar actividades que se realizaron para cumplir o aportar con el cumplimiento del o los hitos (asociar al hito o indicar si se cumplió el hito)

Respuesta a Supervisión Ejecutiva de proyectos por parte del Gobernador (si aplica)

Justificación de cambio de fase a congelado o cancelado (incluir el archivo adjunto)

En caso de proyectos en fase de congelado se debe actualizar mes a mes el resumen ejecutivo con la gestión que se realice.

En caso de transferencias de dinero a otras instituciones se deberá registrar en el mes de reporteo la fecha, el valor y la institución a la que se realizó la transferencia.

Asuntos: Nombre del asunto: Indicar el asunto o problema encontrado Descripción: Detallar el asunto o problema indicando la situación presentada, la gestión realizada en caso de existir Fecha de identificación: ingresar la fecha en formato dd/mm/aa Responsable: Líder del proyecto Calificar: urgencia /100, de igual manera proceder con el impacto /100 Costo del impacto: en caso de tener dicha información (incluir anexo con el cálculo) Fecha de impacto: fecha de ocurrencia del asunto Hito asociado: asociar al hito al cual se genere mayor impacto el asunto

Estado: abierto / cerrado, permanece abierto mientras no haya solución y se cierra una vez solventado Fecha de cierre: cuando el asunto haya sido resuelto se debe incluir la fecha en formato dd/mm/aaaa Acción: Indicar la acción llevada a cabo y su fecha comprometida. En caso de que la acción ya se haya ejecutado, se debe incluir la fecha completada.

Riesgos: Todos los riesgos deben tener mínimo una acción. Clasificación: de acuerdo a la clasificación internacional de riesgos, para proyectos utilizar la clasificación 5 Riesgo: Sintaxis: evento + CAUSARÍA + impacto Fecha de identificación: ingresar la fecha en formato dd/mm/aa Responsable: Líder del proyecto Calificar: probabilidad de ocurrencia (porcentaje) /100%, de igual manera proceder con el grado de impacto /100 Costo del impacto: en caso de tener dicha información (incluir anexo con el cálculo) Fecha de impacto: fecha aproximada de impacto del riesgo Hito asociado: asociar al hito al cual se genere mayor impacto el riesgo Estado: abierto / cerrado, permanece abierto mientras no haya solución y se cierra una vez solventado Fecha de cierre: cuando el riesgo haya sido resuelto se debe incluir la fecha en formato dd/mm/aaaa Acción: Indicar la acción llevada a cabo (evitar, prevenir/mitigar, transferir, contingencia, otro) y su fecha comprometida. En caso de que la acción ya se haya ejecutado en el tiempo propuesto se debe incluir la fecha completada.

En caso de que el riesgo ocurra, afecte negativamente al cumplimiento del hito y a pesar de haber llevado a cabo todas las acciones previstas y el plan de contingencia, este deberá cerrarse y gestionarse como asunto.

Localidades: Editar localidades: escoger las localidades beneficiarias del proyecto, referirse al punto 1.3 del documento de SENPLADES de cobertura y localización. Función de opción múltiple y nivel de desagregación hasta cantones.

Hitos: Se debe incluir al inicio de la redacción del hito en mayúsculas la Fase del proyecto a la que corresponde. La redacción debe ser como entregable y en pasado participio (finalizado en ado, ido). De acuerdo a la norma técnica se recomiendan incluir 2 hitos por mes.

Presupuesto y perfil económico: Todos los campos son de obligatorio cumplimiento y se deben verificar en su actualización mensual.

Indicador: Iniciar con la unidad de medida Jerarquía del indicador: se sugiere considerar el punto 3.2 a nivel de componente del documento del Proyecto SENPLADES (si aplica). Generar siempre un indicador que mida el avance del producto o servicio final del proyecto. Fuente: archivo o software de donde se obtiene la información de reporte Umbrales: no cambiar la configuración predeterminada Frecuencia: puede ser mensual, bimensual y hasta trimestral Verificar que las metas estén cerradas Ajustar la vigencia del indicador acorde a la vida útil que se establezca para el mismo y a la fecha de fin del proyecto Archivo adjunto con resultados acumulados a manera de verificable

Archivo anexo: Todos los archivos deben ir enumerados y son obligatorios los siguientes: 1. Respaldos del cumplimiento de los hitos indicando al que pertenece 2. Documento del Proyecto presentado a SENPLADES 3. Documento de priorización emitido por SENPLADES

Liga: En caso de que el proyecto posea su propia web o información relacionada en internet, incluir el link

GESTION DE PROYECTOS FCE 8

Es un reporte ejecutivo que muestra el detalle de toda la

información ingresada relativa al proyecto en cuestión.

Avance del proyecto: El sistema calcula automáticamente de acuerdo a los hitos cumplidos sumando los pesos de cada uno de ellos. Tiempo Programado: El sistema lo calcula automáticamente en base al tiempo transcurrido real, arranca en la fecha de inicio y completará el 100% en la fecha de fin. Presupuesto Devengado: El sistema lo calcula automáticamente en base al presupuesto que se ha devengado hasta la fecha (reconocimiento real de la obligación) con respecto al presupuesto programado total del año en cuestión. % Costo Total Devengado: El sistema lo calcula automáticamente en base al dinero que se ha utilizado (devengado) hasta la fecha con respecto al costo total del proyecto multianual.

Fases del proyecto

- Anteproyecto.- Se desarrolla el entendimiento de la necesidad que da origen a un proyecto. Un anteproyecto representa un proyecto potencial que aún no está completamente definido. - Definición.- Se encuentra en este estado hasta que el proyecto ha sido autorizado por las autoridades de la institución para su formulación. La guía metodológica siguiere un peso total en hitos del 10% para esta etapa. - Planificación.- Se encuentra en esta fase una vez que el documento del proyecto ha sido elaborado por el entidad ejecutora y autorizado por SENPLADES mediante el Dictamen de Prioridad. Además, ésta fase incluye la asignación de recursos por parte del MINFIN y la planificación de las contrataciones necesarias para iniciar la ejecución del proyecto, así como la aprobación de los planes por parte de la autoridad correspondiente. La guía metodológica siguiere un peso total en hitos del 10% para esta etapa. - Ejecución.- Se encuentra en este estado una vez que los planes detallados han sido aprobados y hasta que se realizan todas las actividades programadas y se aceptan todos los productos del proyecto. Incluye la realización de las contrataciones y se debe verificar que el nivel de ceremonia sea diferente del nivel 0. Se encuentra en ésta fase mientras se están ejecutando las actividades establecidas en el documento del proyecto SENPLADES. La guía metodológica siguiere un peso total en hitos del 70% para esta etapa. - Cierre.- Se encuentra en este estado una vez realizadas todas las actividades de elaboración de entregables y hasta que se emiten las actas de entrega-recepción final o definitiva y el reporte final del proyecto es aceptado. La guía metodológica siguiere un peso total en hitos del 10% para esta etapa. - Completado.- Se encuentra en este estado una vez que se haya cerrado satisfactoriamente el proyecto y se haya completado toda la información de la ficha del proyecto. Anexar Informe de Cierre de Proyectos de Inversión Pública solicitado por SENPLADES. - Congelado.- Estado de los proyectos que han sido formalmente aplazados – por cualquier motivo - y se espera que se reanuden en un futuro. Debe obligatoriamente anexar el documento formal firmado por el Patrocinador Ejecutivo justificando el cambio de fase. - Cancelado.- Estado de los proyectos que han sido cancelados permanentemente sin haber sido completados. Debe obligatoriamente anexar el documento formal firmado por el Patrocinador Ejecutivo justificando el cambio de fase.

Metodológicamente, se debe escribir el nombre del mes en mayúsculas seguido del año y un espacio más abajo se ingresa un breve detalle de lo realizado en el mes en cuestión y se incluye la información del hito al que corresponde, de ser el caso, no olvide “cerrar” el resumen hasta el 5 del mes subsiguiente. No siempre las actividades estarán asociadas a los hitos. Ejemplo: OCTUBRE 2013:

1. Se elaboraron los pronósticos climatológicos mediante el modelo climático CPT. (Hito relacionado 68) 2. Se procedió con la elaboración de los 8 reportes de alertas climatológicas mediante el modelo climatológico CPT.

(Hito cumplido 48) 3. Se elaboraron 2 mapas de isoyetas e isotermas anuales de temperaturas: media, máxima y mínima del Ecuador (Hito

cumplido 49). 4. Se llevó a cabo la reunión de socialización con los representantes parroquiales según petición de máxima autoridad.

Es un evento o una condición de incertidumbre que si ocurre tiene un efecto negativo en al menos uno de los hitos o productos del proyecto. La Sintaxis correcta es: evento + CAUSARÍA + impacto.

En este campo se ingresan los problemas, a manera de asunto, que han surgido y se registran las acciones para resolverlos. Son acciones que el Líder del Proyecto no las puede gestionar y necesita escalar al Patrocinador Ejecutivo. De este modo se crea una constancia de los sucesos ocurridos que hayan podido afectar de cualquier manera el proyecto y la gestión para seguir el plan del mismo. Un riesgo que no se puede resolver por las acciones planificadas, debe ser tratado como asunto para ser evidenciado.

AGREGAR ASUNTOS

Se ingresan a manera de asuntos los problemas que se van manifestando en la ejecución del proyecto. Generalmente son acciones que el Líder del Proyecto no puede resolver y requiere la intervención del Patrocinador Ejecutivo para su solución. Pueden ser riesgos que no se pueden resolverse por las acciones planificadas y deben ser

tratados como asuntos para ser evidenciados.

Especificar o aclarar términos técnicos, causas del asunto y/o razones que ameritan seguimiento y gestión dentro del proyecto. ESCALAMIENTO: Autoridad o persona con la que se escaló el asunto.

Se le dará al asunto una calificación en base a grado de urgencia y el grado de impacto

negativo de mantenerlo presente. Se debe definir una acción para prevenir o

minimizar el impacto.

El asunto debe ir asociado a un hito, cuando impacta a

más de uno debe considerarse al primer hito impactado.

En la descripción se debe mencionar los demás hitos

impactados.

Se deben ingresar las acciones que el

responsable del asunto debe llevar a cabo o dar

seguimiento para cerrar el asunto.

En la fecha comprometida se especifica la fecha de

compromiso de ejecución de la(s) acción(es) y la fecha

completada es en la cual se realizaron.

Fecha en la que se presentó el asunto

Es el Líder del Proyecto

AGREGAR RIESGOS

Un riesgo es un evento o una condición de incertidumbre que, si ocurre, tiene un efecto negativo y amenaza el logro de un resultado. En el GPR se administran los riesgos al cumplimiento de los objetivos en los planes estratégicos /operativos y los riesgos al cumplimiento de los hitos de un proyecto. Los riesgos deben ser específicos y estar vinculados directamente al proyecto. Descripción del riesgo: - Representan una amenaza para el cumplimiento de un plan - Son posibles eventos en el futuro, con incertidumbre en ocurrencia. - Pueden tener una o más causas raíz. - Si ocurren, pueden tener uno o más impactos negativos.

En descripción se puede aclarar términos técnicos, dar una explicación y/o

argumentar el por qué de haber considerado el evento identificado como un riesgo.

La sintaxis sugerida por la

metodología

Evento + CAUSARÍA + Impacto

Se les dará al riesgo una calificación en base a su probabilidad de ocurrencia (porcentaje) y el

grado de impacto negativo (número). Todo riesgo debe definir una acción para prevenir o

minimizar el impacto.

Se cierra el riesgo en las siguientes situaciones:

Ha pasado la fecha estimada de ocurrencia

El evento ocurrió y se han realizado las acciones

planeadas

El riesgo no representa ya una amenaza para la

consecución del plan

Escoger la clasificación del riesgo según el

Risk Breakdown Structure

Para riesgos de proyectos se debe escoger

la clasificación 5.

Cada riesgo se asocia a un hito, siendo la fecha del hito, la

Fecha Estimada de Ocurrencia del riesgo.

Es el Líder del Proyecto

EDITAR LOCALIDADES

Se debe ingresar el plan de acción para mantener bajo control el riesgo. Las acciones van encaminadas a evitar, prevenir, transferir la amenaza y/o a tener un plan de contingencia para el riesgo.

Tipo de acción Descripción

Evitar Acción que evita el riesgo eliminando su causa, o seleccionando acciones alternativas.

Prevenir Acción que disminuye la probabilidad de ocurrencia del riesgo.

Transferir Acción que transfiere y/o comparte el riesgo con un tercero.

Contingencia Acción que reduce el impacto en caso de que ocurra el riesgo.

La Fecha comprometida es la fecha de compromiso de

ejecución de la(s) acción(es) y la fecha completada es

cuando han sido ejecutadas.

En este campo se selecciona el área o áreas focales a las cuales se espera impactar con el proyecto. Escoger las localidades beneficiarias del proyecto, referirse al punto 1.3 del documento de SENPLADES de cobertura y localización. El nivel de desagregación permitido es el nivel cantonal y permite opción múltiple.

AGREGAR Y/O ADMINISTRAR HITOS

Los hitos son entregables físicos verificables (productos de una actividad o varias actividades) que denotan el avance físico del proyecto.

La tabla muestra la información ingresada de cada hito con su respectiva descripción, fecha comprometida, fecha estimada, semáforo y porcentaje

individual de avance. Éstos se ordenan de manera automática según la fecha comprometida, sin considerar el orden de ingreso.

En un principio la fecha comprometida y estimada deben ser las mismas. La fecha comprometida nunca cambia, sin embargo la fecha estimada debe ser

modificada según la realidad y una vez que se cumpla el hito la fecha estimada se convertirá en fecha real de manera automática.

El comportamiento de los semáforos está sujeto al cumplimiento o no de los hitos y si están o no a tiempo. Entonces, se prenderá el color:

Verde: si el hito ha sido cumplido antes o en la fecha comprometida.

Amarillo: si la fecha estimada es posterior a la comprometida o si la fecha en tiempo real supera a la comprometida y en ambos casos el hito NO ha

sido cumplido.

Rojo: si el hito se cumplió después de la fecha comprometida.

Los hitos deben estar directamente relacionados a las actividades del cronograma valorado del proyecto aprobado por SENPLADES en la fase de ejecución.

La metodología sugiere que se ingrese dos hitos por mes, por lo que la cantidad de hitos variará según la duración del proyecto. El hito denota el fin de una actividad, o el

cumplimiento de la misma, con un entregable físico que lo evidencie.

Se debe escribir el hito colocando al inicio en mayúsculas la fase a la que pertenece, seguido del nombre redactado en pasado participio finalizado en ado, ido. (ej. PLA -

Planos arquitectónicos realizados).

Existe un campo donde se escoge la categoría del hito, se selecciona la que más se asemeje al hito.

Respecto a la columna de fecha comprometida y fecha estimada, en un principio ambas deben contener la misma información y se refiere al día de cumplimiento del

entregable. La fecha comprometida no se modificará pero la estimada está sujeta a cambios según los tiempos reales. Una vez que el hito se cumpla, la fecha estimada se

convertirá en la fecha real de manera automática. La edición de las mismas dependerá de los niveles de ceremonia establecidos. Una vez que el proyecto cambie a su

fase de Ejecución, se debe definir el nivel de ceremonia previo aprobación del Ministerio Coordinador o Rector según corresponda.

Se debe asignar un peso a cada hito según su importancia y la fase a la que pertenezca (ver guía metodológica), de manera que sumados todos los pesos lleguen a 100.

Este peso se verá reflejado como porcentaje de avance físico del proyecto a medida que se van cumpliendo los hitos. Para el caso de proyectos plurianuales se deberán

considerar hitos globales con un peso referencial para años posteriores que tomen en cuenta toda la línea de vida del proyecto.

Requisitos para ingresar o modificar hitos:

La fecha comprometida /estimada debe estar dentro de la fecha de inicio y fecha de fin del proyecto.

El avance físico debe siempre sumar 100 para poder aceptar y guardar las modificaciones.

EDITAR PRESUPUESTO Y PERFIL ECONÓMICO

Es el resumen presupuesto del

proyecto cargado en GPR.

Presupuesto Programado MENSUAL: Es el monto de programación mensual que se estima gastar en base al presupuesto codificado. Cuando cambie el monto codificado se debe realizar una reprogramación de los meses posteriores. La fecha de corte del presupuesto codificado es el último día del mes. Presupuesto Devengado Mensual: Proyectos conectados con el E-SIGEF: Se actualizará la información desde E-SIGEF una vez que esté cerrado el “Ppto. Programado”. Proyectos NO conectados con el E-SIGEF: El Ppto. Devengado se habilitará para modificarlo SÓLO cuando se haya cerrado el presupuesto programado). No se recibirán datos de E-SIGEF se debe cargar la información de forma manual. Programado Acumulado: Es la sumatoria acumulada del “Ppto Programado” durante el periodo definido. Devengado Acumulado: Es la sumatoria acumulada del “Ppto Devengado” hasta el último mes actualizado. Avance Acumulado: Refleja el porcentaje del Devengado Acumulado en relación al Programado Acumulado. Estado: Los semáforos son un resultado del “Avance Acumulado”, si éste tiene una desviación igual o menor al +/- 10% será verde, si es menor al +/- 15% será amarillo y finalmente si es igual o mayor al +/- 15% será rojo. Avance Anual: Refleja el porcentaje del “Devengado Acumulado” en relación al Total del“Presupuesto Programado (Anual)”.

Habilitado para cambios

hasta cerrarlo, en ese caso

sólo el administrador

tendrá posibilidad de

modificarlo.

Este campo se captura

manualmente tanto en los

proyectos conectados con

el E-SIGEF como los que no

están conectados.

En la “Razón de cambio” se especifica el

origen del presupuesto externo o por qué

ha surgido un determinado cambio.

El “Ppto. Planeado” es el valor que se establece

como necesario para llevar a cabo el proyecto en el

AÑO FISCAL. Es decir, es el valor planeado y

solicitado en el año correspondiente y que consta

en el proyecto SENPLADES y fue aprobado (punto 5)

Si existe presupuesto externo se

ingresa el valor (punto 5 del proyecto

SENPLADES) y se especifica de dónde

proviene dicho presupuesto.

Ppto Aprobado Inicial: Monto aprobado oficial al inicio de cada año por la Asamblea Nacional y se

publica en el Plan Anual de Inversiones - PAI

Ppto. Codificado: Es el presupuesto inicial, el cual ha sido modificado a una fecha de corte, este

dato debe ser igual al que se registra en el e-Sigef. (Los datos ingresados no deben incluir la fuente

998, Anticipo de Ejercicios Anteriores). Este valor es anual y puede cambiar en el tiempo según

reformas al presupuesto por parte de la institución o el Ministerio de Finanzas.

Estimado a fin de año: Es el Pronóstico del Líder del Proyecto de cuál sería el monto final

devengado a fines del año en curso y debe tener coherencia con el presupuesto codificado.

Anticipo Total Entregado: Se refiere al valor o valores que en los posibles contratos de proyectos se han entregado por concepto de anticipo, corresponde a la vida total del Proyecto cuyos valores se irán acumulando y deberá ser actualizado siempre que exista un nuevo anticipo. Costo Total: Es el costo total del proyecto de principio a fin, considerando todos los años en los que se lleve a cabo el mismo. Lo que solicita SENPLADES para la vida total del proyecto. Este valor se debe tomar del Dictamen de Prioridad emitido por SENPLADES. Retorno Económico: Es el retorno en relación a lo invertido. Se encuentra en el punto 4.2.4 del proyecto SENPLADES. TIR: Tasa interna de retorno. Es la tasa necesaria mínima para alcanzar un valor actual neto de cero, o en otras palabras, la tasa necesaria mínima para recuperar la inversión. (La misma que se encuentra en el punto 4.2.4 del proyecto de SENPLADES). VAN: Valor Actual Neto. Es la sumatoria de los valores presentes de los flujos económicos para determinar la rentabilidad del proyecto. (La misma que se encuentra en el punto 4.2.4 del proyecto de SENPLADES).

AGREGAR INDICADORES

Cada Indicador tiene asociados umbrales que determinan el estado a mostrar (Verde, Amarillo, Rojo) con respecto a un conjunto de metas definidas durante su vigencia.

Las metas deben ser agresivas pero alcanzables. Se ingresan metas

por cada período determinado según sea conveniente (se acepta

máximo trimestralmente). Así mismo se registrarán los resultados

reales del período que en base a los umbrales establecidos se verán

reflejados con los diferentes colores del semáforo.

Es un instrumento para

monitorear, predecir y administrar

el desempeño necesario para

alcanzar una meta determinada.

Al contrario que los indicadores de los objetivos, los de proyectos miden de

preferencia actividades. Si bien es cierto que son los hitos los que muestran el

avance físico, los indicadores en este caso pueden ayudar a monitorear factores

específicos del proyecto. El indicador se manifiesta como una unidad que se puede

calcular. Ej. Porcentaje, número, volumen, índice, entre otros.

Nombre del Indicador. Debe reflejar una unidad de

medida.

Será continuo cuando lo que se va logrando período a período se

sume para llegar a una meta final. Será discreto cuando se

busque los resultados por período. Incremento cuando los

valores sean ascendentes o reducción cuando los valores sean

descendentes. Banda de tolerancia se usa en casos específicos.

Información historial de resultados y tendencias. Este

dato establece la referencia de las metas. No hace

falta ingresarlo si no se tiene la información.

Este campo debe especificar la fórmula exacta para

obtener el resultado.

Se debe especificar la fuente exacta que proveerá

la información, el software, el reporte. (Debe

incluir el área o institución de donde proviene la

información).

Siempre se debe escoger “Asistida”. Se debe detallar si el

indicador sigue un patrón de incremento o de reducción. En

cualquier caso, puede tener un comportamiento continuo-

acumulado o discreto.

La descripción da lugar para detallar cualquier información

necesaria que amplié la medición y ayude a precisar mejor

el indicador como por ejemplo el alcance, la temporalidad.

Los indicadores de proyectos de

preferencia son de actividad.

Es el Líder del Proyecto

Adjuntar el archivo que contenga información

de los resultados acumulados correspondientes

al indicador.

Frecuencia de Actualización: la frecuencia tiene opciones de medición mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral o anual. Se recomienda sin embargo que sea de la mayor frecuencia posible, mensual a máximo trimestral.

Comportamiento: Continuo o Discreto Continuo, para indicadores en los que se requiera comparar datos acumulados de metas. Discreto, para indicadores que interesa comparar el resultado vs la meta por periodo o respecto del periodo anterior.

Captura Metas y Avance: Por Periodo o Acumulado Ambas opciones se habilitan para indicadores con comportamiento Continuo. Para indicadores discretos, el sistema selecciona automáticamente Por periodo. Por periodo, cuando el usuario desee ingresar metas y resultados del periodo. Con esta opción en indicadores con comportamiento continuo, el sistema calculará automáticamente los valores acumulados. Acumulado, cuando el usuario desee ingresar el valor acumulado de metas y resultados. En este caso, el sistema calculará los valores por periodo .

Umbrales: son datos estándares y no se los debe cambiar. Vienen dados según haya sido configurado el indicador:

Fecha inicio: Fecha desde la cual se empieza a registrar metas y resultados del indicador. Dependerá desde cuándo se tengan los instrumentos, herramientas de medición y disponibilidad de información. Considerar que la fecha de inicio del proyecto debe tener concordancia con la del indicador.

Indicador fraccional: Seleccionar Sí para ingresar los resultados del indicador a manera de fracción: numerador y denominador. Recomendable para indicadores cuya forma de cálculo es mediante división, p. e. porcentajes, promedios, ratios, etc.

Responsable: Indica el responsable del indicador seleccionado en la primera pestaña de definición del indicador

Banda de tolerancia: Se usa para ciertos indicadores y su aprobación será emitida por la SNAP. Debe Seleccionar “Sí” si en la primera pestaña de definición se configuró como Banda de Tolerancia al indicador. Caso contrario, seleccionar No.

Metas / Simulador: permite al usuario simular la información de metas y resultados del indicador para confirmar si la configuración es la adecuada, así como para establecer metas.

Simular: Se realizan los cálculos según la información ingresada en metas y resultados a manera de simulación.

Grabar metas: De estar de acuerdo con la configuración y metas del indicador, se presiona en Grabar Metas para pasar a la siguiente pestaña.

Cerrar metas: Las metas pueden ser cambiadas hasta acordar las metas definitivas. Una vez se tengan estas metas como compromiso, se deben Cerrar, dando un click en el check box y en el botón Aceptar. A partir de este momento el campo se bloquea para su edición. De acuerdo a la Norma Técnica GPR las metas deben estar cerradas hasta el 15 de enero de cada año previo a la firma del PAC.

Comentario: Ingresar información de las razones por las cuales se alcanzaron o no las metas establecidas, digitando primero el periodo de reporte en mayúsculas seguido del año.

Cerrar período: Los resultados se deben registrar al 5to día del mes posterior al periodo de medición. Una vez registrado el valor del resultado se debe cerrar el período, dando un click en el check box y en el botón Aceptar.

AGREGAR ARCHIVOS ANEXOS

El nombre del archivo debe colocarse como se

muestra, empieza con la letra A seguido del

número correspondiente.

En la descripción del archivo se debe colocar el

hito con el cual se asocia el anexo y el nombre

del archivo.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

hoja 29 de 32

ANEXO No. 1 – Acta de Constitución del Proyecto

Logo Institución

[NOMBRE INSTITUCIÓN]

[NOMBRE PROYECTO]

Asunto: Acta de Constitución

Fecha: dd/mm/aaaa

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autor

dd/mm/yyyy 01 Versión inicial [Nombre Autor]

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

hoja 30 de 32

CONTENIDO

Contenido ................................................................................................................... 2

1.INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 2

2.PROPÓSITO, JUSTIFICACIÓN Y OBJETIVOS DEL PROYECTO ........................ 2

3.BENEFICIO ESPERADO DEL PROYECTO ............................................................ 2

4.DESCRIPCIÓN DE ALTO NIVEL ............................................................................ 2

5.EQUIPO DE TRABAJO INICIAL ........................................................................... 2

6.REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO .............................................. 3

7.REQUISITOS DE ALTO NIVEL DEL PROYECTO ................................................ 3

8.FASES, HITOS Y ENTREGABLES .......................................................................... 3

9.PRESUPUESTO INICIAL ........................................................................................ 4

10.FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO ........................................................................ 4

11.SUPUESTOS Y RESTRICCIONES ......................................................................... 4

12.REFERENCIAS ...................................................................................................... 4

1. INTRODUCCIÓN

El objetivo principal de este documento es reconocer formalmente la existencia del proyecto e identificar al Director del mismo. La responsabilidad sobre su contenido es de quien actúa como Patrocinador.

Su elaboración es una instancia formal de transferencia de conocimiento entre ambos. Es un documento sintético.

2. PROPÓSITO, JUSTIFICACIÓN Y OBJETIVOS DEL PROYECTO

Cuál es la razón por la cual se realiza el proyecto. Este elemento evolucionará hacia la descripción de objetivos

3. BENEFICIO ESPERADO DEL PROYECTO

Cuál es la vinculación del proyecto a los lineamientos estratégicos de la organización y la descripción, en términos cuantitativos, del beneficio esperado de su ejecución.

4. DESCRIPCIÓN DE ALTO NIVEL

Se describe brevemente el producto o servicio a desarrollar. En caso de ser necesario extenderse, se elaborarán documentos anexos o de referencia.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

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5. EQUIPO DE TRABAJO INICIAL

Nombre y nivel de autoridad del patrocinador ejecutivo, director de proyecto y otros miembros identificados a la fecha.

Nombre Rol Organización / Área e-mail

Patrocinador

Director

Detallar, a continuación de la tabla:

La participación esperada del Patrocinador en el proyecto

Las atribuciones dadas al Director y, si corresponde, los recursos asignados al proyecto

6. REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

Se describe el nombre de requisitos y descripción del mismo para aprobar la terminación del proyecto, con la información que esté disponible al inicio del proyecto.

REQUISITO DESCRIPCIÓN ENTEGABLES PRINCIPALES

7. REQUISITOS DE ALTO NIVEL DEL PROYECTO

Se describe el nombre de requisitos y descripción del mismo del proyecto, con la información que esté disponible al inicio del proyecto.

REQUISITO DESCRIPCIÓN ENTEGABLES PRINCIPALES

8. FASES, HITOS Y ENTREGABLES

Se describe el nombre de las fases, los hitos y principales entregables, en el caso de que dicha información esté disponible al inicio del proyecto.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

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FASES HITOS ENTEGABLES PRINCIPALES

9. PRESUPUESTO INICIAL

Presupuesto asignado inicialmente.

10. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

Descripción de elementos críticos para el éxito del proyecto.

11. SUPUESTOS Y RESTRICCIONES

Los supuestos refieren a factores que a los efectos de la planificación se consideran ciertos sin tener una prueba de ello.

Las restricciones identifican limitaciones al proyecto que deben ser tenidas en cuenta para su desarrollo.

12. REFERENCIAS

Se identifican en el cuadro que sigue los documentos ya elaborados que forman parte de los antecedentes. Ejemplos usuales son los pliegos licitatorios, los contratos y/o los casos de negocio elaborados para la selección del proyecto.

Documento Descripción Ubicación del documento

Firma de responsabilidad

LIDER DEL PROYECTO PATROCINADOR EJECUTIVO