Upload
others
View
11
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
i
Jln. Raya Telang, PO BOX 2 Kamal Bangkalan
Madura
Telp. (031) 3011146, Fax. (031) 3011506
www.fik.trunojoyo.ac.id
INSTRUKSI KERJA
UNIT PENJAMINAN MUTU FAKULTAS KEISLAMAN
ii
FAKULTAS KEISLAMAN
Universitas Trunojoyo Madura
Kode/No : IK/FKIS/I/2016
Tanggal : 27 Desember 2016
INSTRUKSI KERJA Revisi Ke : 0
INSTRUKSI KERJA TAHUN 2016
Pihak Penanggung Jawab Tanggal
Nama Jabatan Tanda Tangan
Perumus Shofiyun Nahidloh, S.Ag., M.HI. Wakil Dekan I 21 Desember 2016
Pemeriksa Khoirun Nasik, S.HI., M.HI. Ketua Unit
Penjaminan
Mutu Fakultas
23 Desember 2016
Persetujuan dan
Penetapan
Dr. Indien Winarwati, SH., MH. Dekan 27 Desember 2016
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Allah S.W.T karena atas rahmat dan karunia-Nya,
Jaminan Mutu Fakultas Keislaman Universitas Trunojoyo Madura telah menyelesaikan
penyusunan kumpulan Instruksi Kerja Akademik dan Non Akademik Jaminan Mutu dalam
rangka peningkatan sistem dan tata kelola manajemen mutu di Fakultas Keislaman.
Instruksi Kerja (IK) adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas, pekerjaan
sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja institusi berdasarkan indikator- indikator teknis,
administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit
kerja yang bersangkutan. Tujuan penyusunan IK adalah menciptakan komitmen mengenai
peningkatan kualitas kinerja satuan unit kerja di Institusi untuk mewujudkan good governance.
Kumpulan instruksi kerja yang sudah disusun ini masih belum sempurna. Oleh karena
itu, kami berharap masukan dari berbagai pihak untuk menyempurnakan prosedur yang sudah
ada. Kami mengucapkan terima kasih atas kerja keras dari semua unit kerja yang terlibat dalam
penyusunan prosedur ini dan semoga kumpulan prosedur ini bermanfaat bagi semua pihak yang
membutuhkan.
Bangkalan, 27 Desember 2016
Dekan,
Dr. Indien Winarwati, SH., MH.
1
DAFTAR INSTRUKSI KERJA
No KODE IK JUDUL INSTRUKSI HAL
1 IK/FKIS/AK/1/2016 PENDAFTARAN PKL 2
2 IK/FKIS/AK/2/2016 PENGAJUAN MITRA PKL 4
3 IK/FKIS/AK/3/2016 MONITORING PKL 6
4 IK/FKIS/AK/4/2016 PELAKSANAAN PKL DI MITRA 8
5 IK/FKIS/AK/5/2016 MONITORING SKRIPSI/ TUGAS AKHIR 10
6 IK/FKIS/AK/6/2016 SEMINAR PROPOSAL SKRIPSI 11
7 IK/FKIS/AK/7/2016 PENYUSUNAN JADWAL PERKULIAHAN 13
8 IK/FKIS/AK/8/2016 PENENTUAN DOSEN PEMBIMBING SKRIPSI 15
9 IK/FKIS/KM/1/2016 TRACER STUDY 17
10 IK/FKIS/UM/1/2016 PERMINTAAN ATK 19
11 IK/FKIS/UM/2/2016 SURAT MASUK 20
12 IK/FKIS/UM/3/2016 PENOMORAN SURAT KELUAR 21
13 IK/FKIS/UM/4/2016 PENGARSIPAN SURAT KELUAR DAN SK 22
14 IK/FKIS/PJMF/1/2016 EVALUASI INDEKS PRESTASI DOSEN 23
15 IK/FKIS/LAB/1/2016 PENGGUNAAN LABORATORIUM 24
2
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : PENDAFTARAN PKL
Kode : IK/FKIS/AK/1/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
Ruang Lingkup
Proses Pendaftaran Kegiatan Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa
Prinsip
Melaksanakan proses pendaftaran Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa di perusahaan atau instansi
Dokumen
Formulir pendaftaran PKL yang ditandatangani mahasiswa yang bersangkutan
KHS mahasiswa
KRS mahasiswa
Transkrip nilai mahasiswa
Instruksi Kerja untuk Mahasiswa
1. Mahasiswa menyerahkan syarat mendaftar PKL ke Sub Bagian Akademik FTP berupa:
a. Transkrip nilai sampai dengan semester sebelumnya minimal 85 sks. (Dimasukkan syarat memprogram
PKL di SIAKAD)
b. KRS pada semester yang bersangkutan yang menyatakan bahwa PKL telah masuk program dengan
SKS-0.
3. Mahasiswa mengambill blanko biodata di Sub Bagian Akademik FKIS
4. Mahasiswa menyerahkan blanko biodata yang sudah diisi ke BPPM (Badan Penelitian dan Pengabdian
Masyarakat) FKIS
5. Mahasiswa mengambil formulir pengajuan mitra kerja PKL di BPPM
6. Mahasiswa mengisi form pengajuan mitra PKL dan menyerahkan kembali ke BPPM
7. Mahasiswa menunggu proses pembuatan surat pengantar permohonan PKL ke mitra oleh BPPM
8. Mahasiswa mengirimkan surat pengantar permohonan PKL ke Mitra
9. Mahasiswa menunggu jawaban atau surat balasan dari Mitra
3
Instruksi Kerja untuk Panitia PKL di Program Studi dan BPPM
1. Panitia PKL Program Studi membuka pendaftaran PKL pada Bulan Januari dan Agustus setiap tahun.
2. Pada proses pendaftaran, panitia PKL mengecek kelengkapan berkas pendaftaran PKL dari mahasiswa
meliputi:
a. Transkrip nilai sampai dengan semester sebelumnya minimal 85 sks. (Dimasukkan syarat memprogram
PKL di SIAKAD)
b. KRS pada semester yang bersangkutan yang menyatakan bahwa PKL telah masuk program dengan
SKS-0.
3. Panitia menyeleksi mahasiswa yang berhak menjadi peserta PKL berdasarkan berkas kelengkapan
mahasiswa.
4. Panitia menyusun daftar peserta PKL pada semester yang bersangkutan.
5. Panitia menyusun daftar dosen pembimbing PKL mahasiswa dengan SKS-0 dan mengumumkan pada
dosen dan mahasiswa
6. BPPM menyediakan formulir kelengkapan pengajuan mitra bagi peserta yang berhak mengikuti PKL
meliputi formulir pengajuan mitra kerja dan biodata mahasiswa.
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1
4
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : PENGAJUAN MITRA PKL
Kode : IK/FKIS/AK/2/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
Ruang Lingkup
Proses Pengajuan Mitra Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa
Prinsip
Melaksanakan pengajuan mitra berupa perusahaan atau instansi yang menerima Praktik Kerja Lapang
(PKL) mahasiswa
Dokumen
Formulir pengajuan mitra PKL
Proposal PKL
KRS mahasiswa
KHS mahasiswa
Kartu kendali pembimbingan PKL
Instruksi Kerja
1. Panitia PKL melaksanakan pembekalan PKL pada mahasiswa peserta PKL tentang penyusunan proposal
PKL, pengajuan mitra kerja, pembimbingan PKL, etika PKL di mitra, dsb berkaitan dengan pendaftaran dan
pelaksanaan PKL hingga ujian PKL.
2. Mahasiswa mengambil formulir pengajuan mitra kerja. Dalam sekali pengajuan diperbolehkan maksimal
diajukan 2 mitra.
3. Mahasiswa mencari lokasi pelaksanaan PKL secara mandiri atau berkelompok dengan membawa proposal
umum PKL jika diperlukan
4. Mahasiswa bernegosiasi dengan mitra PKL
5. Jika dalam waktu satu bulan tidak ada jawaban dari mitra PKL, mahasiswa kembali mengambil formulir
pengajuan mitra kerja.
6. Mahasiswa mengambil dan mengisi formulir permohonan surat resmi dari Wakil Dekan I untuk
menyampaikan surat pernyataan kesediaan mitra PKL di BPPM FKIS UTM (Sub Bagian Akademik)
5
7. Mahasiswa menyerahkan surat pernyataan kesediaan dari mitra ke BPPM FKIS UTM (Sub Bagian
Akademik)
8. Sub Bagian Akademik mengarsipkan surat pernyataan kesediaan mitra.
9. Mahasiswa mengajukan permohonan surat pengantar untuk melakukan PKL kepada Wakil Dekan I.
10. Mahasiswa yang sudah mendaftarkan diri sebagai peserta PKL semester yang bersangkutan tetapi belum
mendapatkan mitra kerja (dengan menunjukkan bukti 3 kali penolakan) sampai akhir masa pembekalan
segera melaporkan kepada panitia PKL dan diberi kesempatan mencari mitra baru.
11. Mahasiswa yang permohonannya ditolak oleh mitra kerja minimal 3 kali tidak dikenakan sanksi. Jika
penolakan terjadi sehingga melewati semester yang direncanakan, semester berikutnya tinggal mencari
mitra sampai mitra PKL diperoleh.
12. Panitia PKL mengatur jumlah mahasiswa di mitra kerja sesuai dengan skala industri mitra kerja.
13. Bagian akademik mengirim surat ke perusahaan/instansi tentang kepastian pelaksanaan dan waktu PKL.
14. Mahasiswa harus menyerahkan alamat lengkap, nomor telepon, dan denah lengkap mitra kerja kepada
panitia PKL dan dosen pembimbing masing-masing.
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1
6
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : MONITORING PKL
Kode : IK/FKIS/AK/3/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
Ruang Lingkup
Pemantauan atau monitoring kegiatan Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa
Prinsip
Melaksanakan monitoring (pemantauan) terhadap pelaksanaan Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa
untuk memperlancar dan menjaga kualitas pelaksanaan PKL.
Dokumen
Formulir monitoring PKL yang ditandatangani dosen pembimbing dan mahasiswa yang
bersangkutan
Surat pengantar dari BPPM FKIS UTM
Proposal PKL
Nilai pembimbing lapang
Kartu kendali pembimbingan PKL
Instruksi Kerja
1. Monitoring kegiatan PKL dilakukan dalam bentuk kegiatan:
• Proses surat-menyurat untuk mendapatkan tempat PKL yang terpusat di BPPM (Badan Penelitian dan
Pengabdian Masyarakat) Fakultas Keislaman UTM
• Pembekalan (ditunjukkan dengan kehadiran dan pemahaman dengan penyusunan proposal PKL sesuai
dengan tanggal yang ditetapkan)
• Pembimbingan dalam penyusunan proposal oleh dosen pembimbing PKL dengan mengisi kartu kendali
PKL
2. Pembimbing lapang mengontrol mahasiswa dengan:
• Mengamati kesesuaian Lingkup dan kinerja peserta PKL dalam proposal dengan aktivitas nyata di lapang
• Kehadiran dan aktivitas yang dilakukan ditunjukkan dengan log sheet harian yang ditandatangi oleh
pembimbing lapang.
• Nilai dari Pembimbing Lapang • Saran dan evaluasi dari perusahaan
7
3. Panitia PKL dan atau dosen pembimbing minimal 1 orang melakukan monitoring dengan cara:
• Melakukan kunjungan atau supervisi ke lapang, minimal satu kali dalam satu semester.
• Wawancara dengan mahasiswa peserta PKL.
• Wawancara dan komentar pembimbing lapang/perusahaan.
4. Panitia PKL membawa kelengkapan monitoring kunjungan lapang berupa surat pengantar dan SPPD
5. Panitia atau pembimbing PKL harus melakukan komunikasi dengan pihak perusahaan/pembimbing lapang
melalui surat, telepon, atau e-mail bagi mahasiswa yang tidak dapat dilakukan monitoring secara langsung.
6. Panitia PKL mempertimbangkan keberlanjutan PKL berdasarkan hasil monitoring dan laporan dari
perusahaan
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1
8
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : PELAKSANAAN PKL DI MITRA
Kode : IK/FKIS/AK/4/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
Ruang Lingkup
Pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa di perusahaan atau instansi
Prinsip
Melaksanakan Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa dengan baik untuk memperlancar dan menjaga
kualitas pelaksanaan PKL.
Dokumen
Surat pengantar dari BPPM FKIS UTM
Logsheet Pelaksanaan PKL
Proposal PKL
Formulir penilaian untuk pembimbing lapang
Instruksi Kerja
1. Mahasiswa mengajukan permohonan surat pengantar ke BPPM (Badan Penelitian dan Pengabdian
Masyarakat) FKIS UTM, mengambil logsheet, dan formulir penilaian untuk pembimbing lapang.
2. Mahasiswa berangkat ke lokasi PKL dengan membawa surat pengantar dari Fakultas Keislaman untuk
diserahkan kepada mitra kerja, logsheet, dan formulir penilaian untuk pembimbing lapang, dan proposal PKL.
3. Selama di lokasi PKL, mahasiswa diwajibkan mentaati peraturan-peraturan dan mengikuti program-program
yang telah ditetapkan oleh mitra kerja.
4. Mahasiswa memberitahukan secara jelas identitas, maksud, dan kepentingan PKL kepada mitra PKL.
5. Mahasiswa memberikan proposal PKL ke perusahaan/instansi untuk mendapatkan pembimbing lapang,
mendiskusikan kegiatan PKL, beserta tugas khusus.
6. Selama PKL mahasiswa berpakaian sopan dan rapi, berperilaku sopan, mengikuti tata tertib di lokasi PKL,
tidak bersifat konfrontatif, mengikuti aturan yang diberlakukan oleh pihak perusahaan/instansi.
9
7. Pertanyaan-pertanyaan/wawancara yang diajukan hendaknya dilakukan dengan baik, tidak bersifat
memojokkan kebijakan dari instansi/perusahaan yang bersangkutan.
8. Mahasiswa wajib mengikuti semua kegiatan secara penuh sesuai dengan jadwal yang diberikan perusahaan/
instansi. Kelalaian dapat menyebabkan gugurnya PKL yang diambil.
9. Ketika proses supervisi dari panitia PKL FKIS UTM berlangsung mahasiswa harus berada di lokasi PKL dan
menjelaskan kegiatan yang sedang dilaksanakan.
10. Di akhir PKL mahasiswa harus mendapatkan surat keterangan melaksanakan PKL yang telah diisi oleh
perusahaan/instansi, dan diserahkan ke koordinator PKL masing-masing jurusan.
11. Mahasiswa harus memberitahukan ke pihak perusahaan/instansi dan mohon pamit apabila waktu PKL
sudah berakhir dan mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan.
12. Setelah selesai PKL di lapang mahasiswa melapor ke Sub Bagian Akademik dengan membawa:
a. Log sheet harian
b. Surat Keterangan telah melaksanakan PKL dari perusahaan
c. Formulir nilai dari pembimbing lapang 13. Mahasiswa menyusun laporan PKL dan berkonsultasi dengan Dosen Pembimbing dengan mengisi kartu
kendali pembimbingan PKL Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1
10
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : MONITORING SKRIPSI/ TUGAS AKHIR
Kode : IK/FKIS/AK/5/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
Ruang Lingkup
Pemantauan kegiatan penelitian skripsi atau tugas akhir mahasiswa
Prinsip
Melaksanakan monitoring (pemantauan) terhadap pelaksanaan tugas akhir mahasiswa untuk
memperlancar dan mempersingkat waktu penyelesaian tugas akhir.
Dokumen
KHS yang telah ditempuh
KRS semester berjalan
Formulir kartu kendali skripsi yang ditandatangani dosen pembimbing dan mahasiswa
yang bersangkutan
Instruksi Kerja
1 Mahasiswa mengisi formulir kemajuan tugas akhir yang sedang ditempuh
2. Mahasiswa menyerahkan formulir kemajuan tugas akhir kepada dosen pembimbing dan bagian administrasi
jurusan
3. Dosen pembimbing tugas akhir menerima formulir kemajuan tugas akhir yang sudah diisi mahasiswa dan
memberikan bimbingan, arahan serta persetujuan terkait dengan kemajuan tugas akhir yang bersangkutan
4. Bagian administrasi jurusan mengumpulkan formulir kemajuan tugas akhir mahasiswa
5. Sekretaris jurusan/Koordinator PKL dan skripsi mengadakan rapat mengenai kemajuan tugas akhir
mahasiswa, bila dianggap perlu.
6. Formulir kemajuan tugas akhir mahasiswa menjadi salah satu prasyarat untuk melakukan ujian tugas akhir
mahasiswa.
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
11
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : SEMINAR PROPOSAL SKRIPSI
Kode : IK/FKIS/AK/6/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
Ruang Lingkup
Kegiatan seminar proposal skripsi
Prinsip
Melaksanakan kegiatan seminar proposal penelitian supaya didapatkan masukan dan saran yang dapat
meningkatkan kualitas penelitian dan menghindari kesalahan. Seminar proposal diarahkan agar
pelaksanaan penelitian dilaksanakan dengan cara paling efisien dan paling baik sesuai dengan tujuan
penulisan.
Dokumen dan komponen pendukung
Mahasiswa sebagai moderator, dan minimal 10 peserta seminar
Naskah lengkap proposal dan ringkasan.
Dosen pembimbing dan dosen tamu
LCD, Laptop, spidol, penghapus dan papan tulis.
Instruksi Kerja
1. Pemrasaran mendaftar ke administrasi jurusan untuk mendapatkan waktu dan fasilitas pelaksanaan seminar
dengan melengkapi persyaratan: naskah proposal, ringkasan, formulir keikutsertaan seminar proposal dan
lembar persetujuan dari dosen pembimbing dan dosen tamu.
2. Administrasi FKIS UTM mengatur pengalokasian fasilitas dan menyiapkan dokumen penilaian, berita
acara dan undangan.
3. Pemrasaran menyerahkan naskah kepada dosen pembimbing dan dosen tamu serta menyerahkan
undangan minimal satu minggu sebelum pelaksanaan seminar.
4. Seminar dapat dimulai jika terdapat minimal oleh 10 orang peserta seminar, moderator, sekurang-
kurangnya satu orang pembimbing dan satu orang dosen tamu (jika ada).
5. Pemrasaran membagikan ringkasan seminar kepada peserta
6. Moderator membuka Seminar dengan memaparkan susunan acara seminar meliputi:
12
a. Paparan oleh pemrasaran (maksimal 15 menit)
b. Diskusi dengan Penyanggah Umum (peserta seminar)
d. Diskusi dengan dosen tamu (jika ada) masing-masing maksimal 15 menit.
e. Diskusi dengan dosen pembimbing masing-masing maksimal 15 menit.
7. Moderator mengatur acara seminar sesuai alokasi waktu yang telah ditentukan
8. Dosen pembimbing menandatangani formulir atau kartu kendali keikutsertaan seminar proposal dari semua
peserta
9. Moderator menutup acara seminar dengan memaparkan kesimpulan yang dihimpun dari seminar
10. Dosen pembimbing mengisi nilai seminar proposal mahasiswa dan menandatangani berita acara seminar
lalu mengumpulkan ke administrasi FKIS
11. Administrasi FKIS mengarsip dokumen penilaian dan berita acara seminar
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1
13
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : PENYUSUNAN JADWAL PERKULIAHAN
Kode : IK/FKIS/AK/7/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
Ruang Lingkup
Penyusunan jadwal perkuliahan yang diadakan tiap semester menggunakan kelas bersama
Prinsip
Melaksanakan penjadwalan perkuliahan disesuaikan dengan kapasitas ruangan dan jam penggunaan
ruangan kuliah bersama di lingkungan Fakultas Keislaman UTM
Dokumen dan komponen pendukung
Jadwal perkuliahan
Instruksi Kerja
1. Penyusunan jadwal perkuliahan disusun berdasarkan plotting dosen dan mata kuliah yang ditawarkan pada
semester yang bersangkutan oleh masing-masing Jurusan.
2. Sub Bagian Akademik FKIS mengirimkan surat permohonan plotting dosen dan mata kuliah yang
ditawarkan kepada masing-masing jurusan, paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum perkuliahan dimulai
3. Jurusan menerima surat permohonan plotting dosen dan mata kuliah, kemudian merespon surat tersebut
dengan mengadakan rapat plotting dosen dan mata kuliah yang ditawarkan (IK di Jurusan)
4. Jurusan mengirimkan hasil rapat plotting dosen dan mata kuliah yang ditawarkan selambat-lambatnya 6
(enam) minggu setelah surat permohonan plotting dosen diterbitkan.
5. Plotting dosen dan mata kuliah harus disertai dengan urutan dosen mengajar & jumlah pertemuannya
6. Jika hasil rapat plotting dosen dan mata kuliah yang ditawarkan tidak dikirimkan dan diterima Sub-Bagian
Akademik hingga batas waktu yang ditentukan pada poin 4, maka Sub-Bagian Akademik dapat menyusun
jadwal perkuliahan berdasarkan plotting dosen dan mata kuliah yang ditawarkan sebagaimana yang berlaku
pada semester ganjil/genap tahun sebelumnya.
14
7. Jadwal perkuliahan diatur menurut sesi sebagai berikut:
a. Untuk hari Senin—Kamis:
i) Sesi 1 : jam 07.00 – 08.40
ii) Sesi 2 : jam 08.50 – 10.30
iii) Sesi 3 : jam 10.40 – 12.20
iv) Sesi 4 : jam 13.00 – 14.40
v) Sesi 5 : jam 14.50 – 16.30
b. Untuk Hari Jumat :
i) Sesi 1 : jam 07.00 – 08.40
ii) Sesi 2 : jam 08.50 – 10.30
iii) Sesi 3 : jam 13.00 – 14.40
iv) Sesi 4 : jam 14.50 – 16.30
8. Mata Kuliah dengan peserta lebih dari 50 mahasiswa dapat dijadwalkan di ruang aula Ruang Kuliah
Bersama
9. Penentuan ruangan dilakukan dengan memperhatikan kapasitas ruangan dan jumlah mahasiswa.
10. Jumlah mahasiswa maksimal dalam satu kelas adalah 50 orang
11. Jika jumlah mahasiswa melebihi kapasitas kelas, maka dapat dibuka kelas baru untuk mata kuliah
yang bersangkutan dengan jumlah minimal mahasiswa 10 orang
12. Jadwal kuliah yang telah disusun diperiksa oleh Wakil Dekan I
13. Setelah diperiksa dan diperbaiki jika perlu, jadwal yang telah disusun disahkan oleh Wakil Dekan I.
14. Sub Bagian Akademik memasukkan jadwal kuliah yang telah disahkan Wadek I ke dalam SIAKAD,
sehingga ketika mahasiswa melakukan proses KRS sudah terdapat jadwal kuliah dan ruang
kuliahnya
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1
15
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : PENENTUAN DOSEN PEMBIMBING SKRIPSI
Kode : IK/FKIS/AK/8/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
Ruang Lingkup
Kegiatan plotting dosen pembimbing skripsi
Prinsip
Membagi dosen pembimbing yang tersedia di Fakultas Keislaman untuk melaksanakan
pembimbingan skripsi yang efektif dan efisien. Di lain pihak, dosen juga mendapatkan beban
yang merata dan sepadan dengan kemampuan yang dimiliki, sehingga terjadi sinergi antara
mahasiswa dan dosen.
Dokumen
KHS yang telah ditempuh mahasiswa
Data bimbingan para dosen mulai 2 tahun sebelumnya
Data kelulusan 2 tahun terakhir
Formulir pemilihan dosen pembimbing
Topik skripsi yang akan dilakukan
Instruksi Kerja
1. Program Studi mengumumkan kepada mahasiswa pada masing masing jurusan untuk mengambil
formulir penentuan dosen pembimbing pada akhir semester 6.
2. Mahasiswa mengisi formulir tersebut dan mengumpulkan ke administrasi Prodi disertai dengan KHS
mata kuliah yang telah ditempuh dan topik skripsi yang akan dilaksanakan.
3. Administrasi jurusan mengumpulkan semua dokumen di atas, mengkompilasi, melengkapi dengan data
pembimbingan dan data kelulusan 2 tahun terakhir, kemudian menyerahkan kepada sekretaris prodi
atau tim komisi bimbingan PKL dan Skripsi.
4. Ketua Prodi, Sekretaris Prodi, Komisi PKL dan Skripsi mengadakan rapat untuk menentukan dosen
pembimbing bagi tiap mahasiswa.
16
5. Prodi mengumumkan hasil pembagian dosen pembimbing ini sebelum pengisian KRS semester
berikutnya.
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1
17
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : TRACER STUDY
Kode : IK/FKIS/KM/1/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
A. Tujuan
1. Sebagai pedoman bagi Tim Tracer Study untuk melakukan penggalian informasi kepada
alumni
2. Memberikan kemudahan bagi Tim Tracer Study untuk melakukan Tracer Study alumni
B. Ruang Lingkup Pekerjaan
Instruksi kerja Tim Tracer Study meliputi pedoman kerja yang dilakukan dalam
mengumpulkan data hingga melakukan input data kuesioner ke dalam data base
komputer.
C. Instruksi Kerja
1. Menghubungi alumni melalui telepon, surat elektronik dan media social untuk pemberitahuan
atau permintaan pengisian Tracer Study.
2. Tim Tracer study bisa bertemu langsung jika alamat memungkinkan, atau meminta alumni
mengisi form Tracer Study yang dirilis di laman grup media social alumni, atau e-mail pribadi
alumni. Apabila tidak bias bertemu (karena alamat pekerjaan alumni di luar Jawa Timur) maka
penggalian informasi dilakukan secara langsung lewat telepon, atau meminta alumni untuk
mengirim kembali form isian melalui surat elektronik, media social maupun jasa pos.
3. Bertemu langsung dengan alumni, memperkenalkan diri, maksud dan tujuan tracer study.
4. Menanyakan informasi kepada alumni sesuai form Tracer Study.
5. Menghimpun kuesioner yang sudah terisi.
6. Memasukkan kuesioner ke dalam database di komputer
7. Menyerahkan data yang sudah diketik (dalam bentuk file) beserta kuesioner yang terisi kepada
ketua Tim Tracer study.
D. Referensi
Manual Prosedur Tracer Study Fakultas Keislaman
18
E. Instruksi Kerja
1. Pemberitahuan tentang tracer study dari Pusat Jaminan Mutu Universitas dengan keluaran
sebuah dokumen surat pemberitahuan
2. Pembentukan tim tracer study oleh WD I dengan mengeluarkan SK Surat Tugas Dekan untuk
Tim Tracer Study
3. Setelah itu pelaksanaan rapat koordinasi oleh Tim Tracer Study dan WD I, dengan
menghasilkan pembagian tugas dan perencanan
4. Pada pelaksanaannya yaitu kegiatan pengumpulan data alumni oleh bidang akademik dan
kemahasiswaan.
5. Penyusunan form tracer study oleh ketua tim tracer study
6. Setelah itu penyebaran form tracer study oleh Tim Tracer Study
7. Penggalian informasi alumni oleh Tim Tracer Study
8. Setelah data diperoleh, selanjutnya kompilasi data dan penyusunan laporan oleh Ketua Tim
Tracer Study
9. Dokumen hasil kompilasi diserahkan dan di verifikasi oleh WD I dan akan didapatkan hasil
penerimaan dari Universitas.
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1
19
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : PERMINTAAN ATK
Kode : IK/FKIS/UM/1/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
A. TUJUAN
Dokumen Instruksi Kerja ini dibuat untuk menjelaskan prosedur yang harus dilakukan oleh staf perlengkapan dalam memproses permintaan ATK.
B. ALAT KERJA
1. PC
2. Meja Kerja
3. Alat Tulis
C. INSTRUKSI KERJA
1. Mengisi form Permintaan Barang ATK sesuai dengan kebutuhan keperluan staf. 2. Tanda tangan serah terima barang ATK (supaya jelas bagian apa dan siapa yang
mengambil Barang ATK). 3. Jika Barang ATK tidak ada ,maka pihak operator persediaan mencatat barang yang sudah
habis di gudang untuk dilaporkan ke Kasubbag Tata Usaha.
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1
20
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : SURAT MASUK
Kode : IK/FKIS/UM/2/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
A. TUJUAN
Dokumen Instruksi Kerja ini dibuat untuk menjelaskan prosedur yang harus dilakukan oleh staf tata usaha dalam memproses surat masuk.
B. ALAT KERJA
1. PC 2. Meja Kerja
3. Alat Tulis
C. INSTRUKSI KERJA
Adapun langkah-langkah memproses surat masuk sebagai berikut:
1. Meletakkan surat masuk pada mesin Scaner dengan posisi Vertikal; 2. Menekan tombol start pada mesin Scaner; 3. Hasil scan tersimpan pada folder: 4. Meregistrasi surat masuk melalui komputer dan disimpan dalam google drive
5. Mengisi item yang diperlukan seperti nomor surat, perihal, tanggal surat, target pembaca, asal surat, tanggal diterima surat, deskripsi surat dan jumlah
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1
21
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : PENOMORAN SURAT KELUAR
Kode : IK/FKIS/UM/3/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
A. TUJUAN
Dokumen Instruksi Kerja ini dibuat untuk menjelaskan prosedur yang harus dilakukan oleh staf tata usaha dalam melakukan penomoran surat keluar.
B. ALAT KERJA
1. PC 2. Meja Kerja
3. Alat Tulis
C. INSTRUKSI KERJA
Adapun langkah-langkah penomoran surat keluar sebagai sebagai berikut:
1. Mencatat nomor surat keluar pada buku surat keluar dengan memberikan space 2 nomor
pada setiap minggunya;
2. Mencatat tujuan surat, tanggal surat dan perihal surat;
3. Urutan surat dimulai dengan nomor surat/kode fakultas/kode surat/tahun seperti contoh
surat tata usaha : 0001/UN46.1.45/TU/2017
4. Kode surat sesuai dengan perihal/tujuan surat seperti:
a. Kemahasiswaan: KM
b. Keuangan : KU
c. Kepegawaian : KP
d. Akademik : DT
e. Tata Usaha : TU
f. Surat Tugas : ST
g. Lain-Lain : LL
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1
22
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : PENGARSIPAN SURAT KELUAR DAN SK
Kode : IK/FKIS/UM/4/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
A. TUJUAN
Dokumen Instruksi Kerja ini dibuat untuk menjelaskan prosedur yang harus dilakukan oleh staf tata usaha dalam melakukan pengarsipan surat keluar dan SK.
B. ALAT KERJA
1. PC 2. Meja Kerja
3. Alat Tulis
C. INSTRUKSI KERJA
Adapun langkah-langkah Pengarsipan sebagai berikut:
1. Memisahkan antara surat keluar, surat masuk dan SK di lingkungan FKis; 2. Apabila surat masuk, maka diarsipkan pada file surat masuk untuk setiap Program Studi; 3. Apabila Surat Keluar, maka diarsipkan pada file Surat Keluar; 4. Selain pengarsipan surat masuk pada file TU, surat masuk juga diarsipkan ke
bagian lain sesuai dengan jenis surat yang berhubungan dengan bagian tersebut (Apabila didisposisikan ke bagian tersebut)
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1
23
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : EVALUASI INDEKS PRESTASI DOSEN
Kode : IK/FKIS/PJMF/1/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
A. TUJUAN
Instruksi Kerja ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai Tata Kerja Evaluasi Indeks Prestasi Dosen Fakultas Keislaman
B. ALAT KERJA
1. PC
2. Meja Kerja
3. Pulpen
4. Kertas
5. Form Evaluasi Online
C. INSTRUKSI KERJA
Evaluasi Indeks Prestasi Mengajar Dosen
1. Setiap akan berakhirnya jadwal mengajar semester, PJMF harus mengingatkan prodi
untuk meminta mahasiswa mengisi form evaluasi pembelajaran dengan mengirimkan link
untuk form terkait : http://fik.trunojoyo.ac.id/pjm/angket.html
2. Apabila seluruh mahasiswa sudah mengisi form sesuai waktu yang ditentukan, maka
selanjutnya PJMF merekap setiap dokumen IPD yang diberikan oleh prodi dalam bentuk
excel
3. Menyusun laporan evaluasi IPD berdasarkan hasil rekapitulasi
4. Mencetak laporan dan melaporkan hasil IPD kepada Wakil Dekan 1 dan memberikan
salinan kepada masing-masing prodi evaluasi IPD
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1
24
FAKULTAS KEISLAMAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
INSTRUKSI KERJA
JUDUL : PENGGUNAAN LABORATORIUM
Kode : IK/FKIS/LAB/1/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016
Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00
A. TUJUAN Penjelasan tentang prosedur penggunaan laboratorium di lingkungan Fakultas Keislaman sehingga proses pemanfaatan dan penggunaan laboratorium diketahui oleh berbagai pihak terkait serta dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
B. DOKUMEN
1. Formulir atau surat permohonan izin penggunaan laboratorium
2. Surat keterangan dari penanggung jawab kegiatan (khusus untuk penggunaan laboratorium di luar jadwal perkuliahan yang telah ditetapkan Fakultas Keislaman Universitas Trunojoyo).
C. INSTRUKSI KERJA
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Dosen pengampu yang akan menggunakan laboratorium melalui asisten praktikum atau mahasiswa
mengisi form pengajuan izin penggunaan laboratorium kepada kepala laboratorium. Pengajuan izin penggunaan di luar jadwal perkuliahan yang telah ditetapkan FKIS wajib disertai surat keterangan yang telah ditanda-tangani penanggung jawab kegiatan.
2. Melalui form yang telah disetujui kepala laboratorium, laboran kemudian melakukan penyusunan jadwal penggunaan laboratorium.
3. Laboran kemudian menginformasikan jadwal penggunaan laboratorium kepada kepala laboratorium sebelum menginformasikan kepada calon pengguna laboratorium.
4. Laboran mempublikasikan jadwal penggunaan laboratorium Hukum Islam melalui mading laboratorium Hukum Islam yang terletak di depan laboratorium.
5. Secara berkala, kepala laboratorium menerima dan memerika laporan penggunaan dan kondisi fasilitas laboratorium dari laboran. Dengan berdasar pada laporan tersebut, kepala laboratorium dapat mengajukan permohonan pengadaan peralatan terkait fasilitas laboratorium Hukum Islam kepada pimpinan fakultas
Riwayat Perubahan :
Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
0 21 Desember 2016 Pengesahan
Unit Jaminan Mutu Fakultas
Dekan
1