Interne revisjoner – et sentralt ledelsesverktøy i forbedringsarbeid

Erfaringer etter utføring av mere enn 200 HMS revisjoner

v/Marit Norberg og Siv Wergeland

Kort om oss

• Bergensbasert konsulentselskap stiftet i 2009• 10 sertifiserte revisjonsleder/KHMS rådgivere

• Utført 300 HMS revisjoner for pre-kvalifisering av leverandører til O&G.

• DNVGL

• Achilles/ Sellicha/Startbank

• Leverandørrevisjoner og pre-kvalifiseringer for kunder

• Interne revisjoner i bedrifter - bidrar i årlige revisjonsprogram

• Enkelt revisjoner

Hva er en revisjon?

• Systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvilken grad kriteriene for revisjon er oppfylt( ref. NS-EN ISO 9000).

• Redskap for å finne ut hvor bedriften står i forhold til de kravene som gjelder og danner et viktig grunnlag for forbedringer.

• Revisjon er og skal være et effektivt ledelsesverktøy for å sikre kontinuerlig forbedring.

• NS-EN ISO 19011:2011 Retningslinjer for revisjon av styringssystemer

• Re-visjon, betyr å se på – igjen

Revisjoner flere nivå – samme metodikk

3.Part

- myndigheter og akkrediterte organ(DnV,

justervesenet, TI etc.)

2.Part

- kunder og samarbeidspartnere

1.part/

Interne og egne underleverandører

Kravgrunnlag i HMS revisjoner

• Arbeidsmiljøloven

• Internkontrollforskriften- systematisk HMS arbeid

• AML. med tilhørende forskrifter,

• NORSOK S-006- HMS evaluering av leverandører

• OHSAS 18001,

• Kunde og kontraktskrav

• Bransjekrav

• Egne interne krav - styrende dokumentasjon og krav

Omfang HMS-revisjon: varierer, kan være 1-time eks. kontroll med kjemikalier til flere dager med gjennomgang av HMS styringssystem, dokumentasjon og etterlevelse.

Internkontrollforskrift §5 hovedkravene

HMSHMSHMSHMS----revisjon revisjon revisjon revisjon ihhtihhtihhtihht. Krav i NORSOK . Krav i NORSOK . Krav i NORSOK . Krav i NORSOK SSSS----006, HMS evaluering av leverandører 006, HMS evaluering av leverandører 006, HMS evaluering av leverandører 006, HMS evaluering av leverandører

Elementer i HMS-styringssystemet Omhandler

1. Lederskap og forpliktelse Klare forpliktelser fra organisasjonens øverste ledelse og nedover, og en selskapskultur som er nødvendig for at systemet skal være vellykket

2. Policy og strategiske målsetninger Selskapets intensjoner, handlingsprinsipper og HMS-ambisjoner

3. Organisasjon, ressurser og dokumentasjon

Organisering av mennesker, ressurser og dokumentasjon for å oppnå gode HMS-resultater

4. Evaluering og risikostyring Identifisering og evaluering av HMS-risiki i forbindelse med aktiviteter, produkter og tjenester, og utarbeidelse av risikoreduserende tiltak

5. Planlegging og prosedyrer Planlegging av hvordan arbeidsoppgavene skal utføres, herunder planlegging med sikte på endringer og beredskapssituasjoner

6. Implementering og oppfølging Utførelse og oppfølging av aktiviteter, og hvordan korrigerende tiltak bør iverksettes ved behov

7. Revisjon og gjennomgang Regelmessig vurdering av systemets funksjonalitet, effektivitet og grunnleggende egnethet

Egne krav til det systematiske HMS arbeidet

• Oppfyller vi kravene til opplæring?

• Brukes Sikker jobb analyse?

• Brukes det nødvendig verneutstyr?

• Er dagens praksis i henhold til krav beskrevet i

egen prosedyre/beskrivelse?

• Registreres og følges avvik opp på riktig måte?

Interne revisjoner

• Gir et bilde av om virksomheten oppfyller• Myndighetskrav

• Kundekrav

• Bransjekrav

• Interne krav

• Sertifiseringer og standardkrav

• Noen standarder krever i tillegg at det gjennomføres interne revisjoner (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, Norsok S-006)

• Revisjonslagets oppgave er å se etter forbedringsområder

• Gir ledelsen grunnlag for å fatte beslutninger om forbedringer

Kontinuerlig forbedring

Planlegg

UtførKontroller

Korriger

Subject

Tid

utvikling

Kontinuerlig forbedring

Summeoppgave-bordøvelse 5 min.

• Diskuter bruk av intern revisjoner som forbedringsverktøy i egen virksomhet

• Gjennomføres det HMS og/eller kvalitetsrevisjoner?

• Er det nyttig?

• Bidrar det til forbedringer?

Planlegging av en HMS revisjon:

• Sette sammen revisjonslag ( revisor, medrevisor/ fagrevisor)

• Klarlegg hvilket område/enhet som skal revideres• Basert på risiko

• Ønske om å dekke inn alle felt

• Klarlegge fokusområde

• Klarlegge hvilke kravgrunnlag det skal revideres mot

• Send ut revisjonsvarsel og agenda i god tid

• Forberedelse: Studere kravdokumentene og dokumentene i enhetens styringssystem.

• Utarbeide sjekklister (huskeliste) for revisor

Revisjonsgjennomføring

• Åpningsmøte for alle involverte

• Intervjuer og verifikasjoner – evt. befaring • Gjennomgang av dokumentasjon

• Prosedyrer

• Stillingsinstrukser/ansvarsbeskrivelse

• Risikovurderinger

• Planer

• Logger

• Annen relevant dokumentasjon

• Sluttmøte - Oppsummering og gjennomgang av funn

Hva kjennetegner en god revisjon?

• Respekt og integritet – god tone

• Åpenhet og trygghet i situasjonen

• Vilje og ønske om læring og kontinuerlig forbedring

• Fokus på å se etter forbedringsmulighet og «nye øyner»

God revisjon: der revisors oppfatning av virkeligheten sammenfaller med de revidertes oppfatning

Hva kan gå galt?

• Dårlig kommunikasjon

• Utrygg i situasjonen

• Manglende åpenhet når vi som revisorer ber om – “ kan vi se på det”• skyldes ofte utrygghet i organisasjonen

• ønsker ikke å bli avslørt i forhold til feil og mangler

• Manglende lojalitet: bruker revisjonen til å “klage på alt som er galthos oss”

• Hersketeknikker

Funn: Avvik og observasjoner

• Avvik er:

• Brudd på krav - internt krav, standard, lovkrav, mm.

• Observasjon er:

• Forbedringsområder som er observert, men som ikke er et brudd på et HMS eller kvalitetskrav.

• Vær sikker i dine avvik:

• dersom du ikke kan entydig identifiserer hva kravet er, har du ikke et avvik –da har du i beste fall en observasjon.

• Oppfølging - frister for lukking av avvik

• Avvik eller observasjoner gir ledelsen en mulighet for forbedring!

• Lukking av avvik er en del av bedriftens kontinuerlige forbedringsarbeid

Hva finner vi: Kjemikaliehåndtering

• Ufullstendig kjemikalieregister• Gamle datablad, feil språk, lite

tilgjengelig

• Manglende risikovurdering av kjemikalier/ bruken av kjemikalier

• Manglende substitusjon/ substitusjonsvurderinger

• Kjemikalier i uoriginal og umerket emballasje

Risikokartlegging- som grunnlag for HMS-arbeid

• Ikke gjennomført risikokartlegging

• Har gjennomført risikokartlegging, men finner ikke spor av oppfølging

• Risikokartlegging er utført av en person i ledelsen/ administrasjonen uten medvirkning og involvering av arbeidstakerne som skal utføre oppgaven.

Opplæring og kompetanse

• Manglende definert krav til kompetanse• Nyansatte

• Generell HMS kompetanse

• HMS kompetanse for ledere, verneombud og AMU

• Spesialkompetanse

• Øverste leder har ikke gjennomført HMS opplæring

• Verneombud og AMU har ikke gjennomført opplæring

• Opplæringen er ikke registrert.

• Ingen følger opp om sertifikater er gyldige etc.

Avvikssystem – oppfølging og dokumentasjon av ulykker, nestenulykker og avvik

• Det finnes ingen avviksprosedyre

• Mangelfull registrering av avvik.

• Saker er lukket uten at det er gjennomført korrigerende tiltak

• Ingen vet om tiltakene har hatt ønsket effekt

• Det mangler prosedyre for når og hvordan en hendelse skal granskes

• Manglende evne/ønske om å lære av egne feil.

• « 9 av 10 ulykker er sett på forhånd?»

Nyttig bruk av Bedriftshelsetjenesten

• Bedriftshelsetjenesten brukes til helsekontroll av alle ansatte uavhengig av om de ansatte har risikofylte arbeidsoperasjoner som kan ha effekt på helsen

• Bedriftshelsetjenesten brukes ikke til spesialoppgaver som f.eksgjennomgang av kjemikalier, yrkeshygieniske undersøkelser basert på risiko på arbeidsstedet

• Mange har BHT avtale uten et bevist forhold til målsetting og nytte og

Medvirkning, Verneombud og AMU

• Selskapet har ikke valgt verneombud

• Verneombudet har ikke tid eller anledning til å påvirke

• Verneombudet har ikke tilgang til viktig HMS informasjon • tilgang til avvikssystem

• informasjon om planer

• AMU har ikke korrekt sammensetning

• AMU har ingen reell påvirkning

Manglende Systematikk i HMS arbeidet

• Viktige HMS verktøy blir ikkebrukt

• Mangler konkrete målbare målsom blir fulgt opp

• Manglende HMS handlingsplan

• Ser ikke spor av læring ogforbedring fordi verktøyene ikkeblir brukt korrekt

• Lite ledelses engasjement ogfokus