Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Broj: 868 / 3 Datum: 13.03.2014.
INTERNI AKT - PROCEDURE -
O POSTUPKU JAVNE NABAVKE
kod naručioca:
JP „VOJVODINAŠUME“ Petrovaradin
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
2
SADRŽAJ:
PREDMET UREĐIVANJA .............................................................................. 6
OSNOVNE ODREDBE ................................................................................... 6
Primena internog akta i nivo sprovođenja nabavki ..................................................................... 6
Pojmovi .............................................................................................................................................. 8
Veza sa drugim dokumentima i posledice nepostupanja ......................................................... 11
Ciljevi internog akta ........................................................................................................................ 11
NAČIN PLANIRANJA NABAVKI........................................................................... 12
Plan nabavki ...................................................................................................................................... 12
Kriterijumi za planiranje nabavki ....................................................................................................... 13
Ciljevi postupka javne nabavke ......................................................................................................... 14
Postupak planiranja nabavki ............................................................................................................. 15
Iskazivanje potreba ........................................................................................................................... 16
Pravila i način određivanja predmeta nabavke i karakteristika predmeta nabavke .......................... 18
Provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku pojedinačnu nabavku .............. 18
Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke ................................................................. 19
Određivanje procenjene vrednosti nabavke ..................................................................................... 21
Izrada Predloga plana nabavki .......................................................................................................... 21
Određivanje odgovarajuće vrste postupka i utvrđivanje istovrsnosti dobara, usluga i radova ......... 23
Određivanje dinamike pokretanja postupka nabavke , zaključivanja ugovora i perioda na koji se
ugovor o javnoj nabavci zaključuje ................................................................................................... 23
Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke ......................................................................... 24
Ispitivanje opravdanosti zajedničkog sprovođenja javne nabavke ................................................... 24
Dostavljanje Predloga plana nabavki ................................................................................................ 24
Usaglašavanje sa Godišnjim programom poslovanja ........................................................................ 26
Usvajanje Plana nabavki .................................................................................................................... 27
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
3
Izmene i dopune plana nabavki ........................................................................................................ 27
Izvršenje plana nabavki ..................................................................................................................... 28
Mesečni, kumulativni i godišnji izveštaj o izvršenju plana nabavki ................................................... 29
DOSTAVLJANJE, PRIJEM PISMENA I KOMUNIKACIJA U POSLOVIMA JAVNIH
NABAVKI .......................................................................................................... 30
Komunikacija u poslovima nabavki ................................................................................................... 30
Delovodni protokol nabavki , delovodni pečat, arhiva nabavki ........................................................ 31
Dostavljanje pismena ........................................................................................................................ 33
Prijem pismena ................................................................................................................................. 33
Postupanje sa elektronskom poštom ................................................................................................ 35
SPROVOĐENJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE ..................................................... 36
Nalog za nabavku .............................................................................................................................. 36
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke i nabavke na koju se zakon ne primenjuje .............. 38
Procedura u ogranku preduzeća .................................................................................................. 38
Procedura u direkciji naručioca .................................................................................................... 40
Postupanje po odobrenom zahtevu za pokretanje postupka javne nabavke ................................... 42
Imenovanje članova komisije za javnu nabavku, odnosno lica koja sprovode postupak javne
nabavke ............................................................................................................................................. 43
Način rada Komisije ........................................................................................................................... 44
Pružanje stručne pomoći komisiji, odnosno licima koja sprovode postupak javne nabavke ............ 46
Postupanje u toku izrade konkursne dokumentacije i postupku javne nabavke .............................. 47
Dodatne informacije ili pojašnjenja i ................................................................................................ 48
izmene i dopune konkursne dokumentacije ..................................................................................... 48
Objavljivanje u postupku javne nabavke ........................................................................................... 49
Otvaranje ponuda ............................................................................................................................. 49
Postupanje u fazi stručne ocene ponuda .......................................................................................... 51
Donošenje odluke u postupku .......................................................................................................... 52
Postupanje u toku zaključivanja ugovora .......................................................................................... 54
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
4
Postupanje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava ............................................................... 56
OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI U POSTUPKU JAVNE NABAVKE ....................... 57
Izrada akata u postupku javne nabavke ............................................................................................ 57
Oblikovanje javne nabavke po partijama .......................................................................................... 57
Određivanje dodatnih uslova za učešće u postupku javne nabavke ................................................. 58
Određivanje tehničkih specifikacija u postupku javne nabavke........................................................ 58
Određivanje kriterijuma za dodelu ugovora i elemenata kriterijuma, kao i metodologije za dodelu
pondera za svaki elemenat kriterijuma ............................................................................................. 59
Utvrđivanje uporedivosti ponuđene cene sa tržišnom cenom ......................................................... 59
Izrada modela ugovora ...................................................................................................................... 59
Postupanje u postupku zaštite prava ................................................................................................ 59
Postupanje u rokovima za zaključenje ugovora ................................................................................ 60
Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama, unutar naručioca,
Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji ................................................................. 60
Dostavljanje Upravi za javne nabavke dokaza negativne reference za neispunjavanje obaveza u
postupku javne nabavke ................................................................................................................... 60
NAČIN OBEZBEĐIVANJA KONKURENCIJE .......................................................... 61
NAČIN POSTUPANJA U CILJU ZAŠTITE PODATAKA I ODREĐIVANJE
POVERLJIVOSTI................................................................................................. 62
Određivanje poverljivosti .................................................................................................................. 63
NAČIN EVIDENTIRANJA SVIH RADNJI I AKATA, ČUVANJA DOKUMENTACIJE U
VEZI SA JAVNIM NABAVKAMA I VOĐENJA EVIDENCIJE ZAKLJUČENIH UGOVORA I
DOBAVLJAČA .................................................................................................... 63
NABAVKE NA KOJE SE ZAKON NE PRIMENJUJE ................................................. 66
KONTROLA JAVNIH NABAVKI ............................................................................ 69
NAČIN PRAĆENJA IZVRŠENJA UGOVORA O JAVNOJ NABAVCI ........................... 73
Pravila za dostavljanje ugovora i potrebne dokumentacije unutar naručioca .................................. 73
Praćenje izvršenja ugovora i pravila komunikacije sa drugom ugovornom stranom u vezi sa
izvršenjem ugovora ........................................................................................................................... 73
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
5
Određivanje lica za kvantitativni i kvalitativni prijem ........................................................................ 74
Pravila za potpisivanje dokumenata o izvršenom prijemu dobara, usluga ili radova ....................... 74
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora ........................................... 75
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje ............................................. 77
Pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja .................................. 78
Postupanje u vezi sa dostavljanjem Upravi za javne nabavke dokaza negativne reference za
neispunjavanje obaveza iz ugovora ................................................................................................... 79
Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar naručioca ......................................... 80
Pravila postupanja u vezi sa izmenom ugovora ................................................................................ 80
Postupanje u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku ...................................... 82
Pravila za sastavljanje izveštaja (analize) o izvršenju ugovora .......................................................... 82
USAVRŠAVANJE ZAPOSLENIH KOJI OBAVLJAJU POSLOVE JAVNIH NABAVKI ....... 83
POČETAK PRIMENE INTERNOG AKTA ................................................................ 84
ZAVRŠNA ODREDBA ......................................................................................... 85
PRILOZI ................................................................. Error! Bookmark not defined.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
6
Na osnovu člana 22. stav 1. Zakona o javnim nabavkama (dalje: Zakon),
a u skladu sa Pravilnikom o sadržini akta kojim se bliže uređuje
postupak javne nabavke unutar naručioca („Sl.glasnik RS“ br.
106/2013), člana 8. i 36. Statuta JP „Vojvodinašume“ broj 1144/XXXII –
2a od 15.03.2013. (Odluka o davanju saglasnosti objavljena u „Sl. Listu
APV“ broj 12/13), Direktor JP “Vojvodinašume“ Petrovaradin, dana
13.03.2014. godine donosi INTERNI AKT – PROCEDURE o postupku
javne nabavke kod naručioca: JP „VOJVODINAŠUME“ Petrovaradin:
PREDMET UREĐIVANJA
Član 1.
Ovim internim aktom bliže se uređuje procedura planiranja
nabavki, sprovođenje postupaka javnih nabavki i izvršenje ugovora
unutar JP»Vojvodinašume» Petrovaradin.
Internim aktom se uređuju učesnici, odgovornosti, način obavljanja
poslova javnih nabavki u skladu sa zakonom kojim se uređuju javne
nabavke (u daljem tekstu: Zakon), a naročito se uređuje način planiranja
nabavki (kriterijumi, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i
procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta), odgovornost
za planiranje, ciljevi postupka javne nabavke, način izvršavanja obaveza
iz postupka, način obezbeđivanja konkurencije, sprovođenje i kontrola
javnih nabavki, način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci.
Internim aktom se uređuju i nabavke dobara ili usluga ili ustupanje
izvođenja radova, na koje se ne primenjuju propisi kojima se uređuju
javne nabavke.
OSNOVNE ODREDBE
Član 2.
Primena internog akta i nivo sprovođenja nabavki
Ovaj interni akt je namenjen svim organizacionim delovima
naručioca i funkcijama u JP»Vojvodinašume» Petrovaradin koje su, u
skladu sa važećom regulativom i unutrašnjim opštim aktima, uključeni u
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
7
planiranje nabavki, sprovođenje postupaka javnih nabavki, izvršenje
ugovora i kontrolu javnih nabavki.
Ovaj interni akt u delokrugu svojih poslova i pojedinih faza u procesu
nabavke dužni su da poštuju:
- Šefovi radnih jedinica, referenti u radnim jedinicama,
zaposleni u radnim jedinicama u delu definisanja potreba i
predmeta nabavke i drugih srodnih radnji prilikom izrade plana
nabavke, kao i u delu sprovođenja ugovora ukoliko uzimaju učešće
u sprovođenju istog.
- Službe u ograncima preduzeća u kojima se obavljaju
komercijalni poslovi i marketing, u delu izrade plana nabavki za
ogranak preduzeća, u delu sprovođenja postupka nabavki, kao i u
delu sprovođenja ugovora o javnoj nabavci u okviru svojih poslova.
- Službe za finansijsko-računovodstvene poslove u ograncima
preduzeća u delu planiranja u okviru svojih nadležnosti,
sprovođenja postupka nabavke, u delu naplate sredstava
obezbeđenja, izvršenja klauzula u delu ispunjenja finansijskih
obaveza po zaključenim ugovorima.
- Službe zadužene za izradu finansijskog plana u ograncima
preduzeća - usaglašavanja predmeta nabavki po strukturi
troškova i nameni, strukturi izvora finansiranja, utvrđivanja nivoa
obezbeđenih sredstava za potrebe nabavki.
- Direkcija naručioca sa sektorima u delu poslova koji se
obavljaju sa nivoa naručioca, izrade Plana nabavki, mesečnog
izveštavanja, donošenja Godišnjeg programa poslovanja.
- Svi zaposleni čije su aktivnosti u toku vršenja redovnih i
vanrednih poslova kod naručioca i ogranaka naručioca
obuhvaćeni ovim Aktom.
Sve javne nabavke koje se sprovode u otvorenom postupku, u
restriktivnom postupku – prva faza, u kvalifikacionom postupku – prva
faza, kao i drugi postupci osim slučaja iz narednog stava, sprovode se
sa nivoa direkcije naručioca, ukoliko drugačije odlukom o pokretanju
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
8
postupka ne odredi Direktor preduzeća na pismeni predlog resornog
Pomoćnika direktora.
Svi postupci javnih nabavki male vrednosti, druga faza kvalifikacionog
postupka i drugi postupci koji se sprovode samo za pojedini ogranak,
sprovode se na nivou tog ogranka, pri čemu Direktor preduzeća u
svako doba može odlučiti da se iste sprovedu za ogranak sa nivoa
direkcije naručioca.
Član 3.
Pojmovi
Izrazi upotrebljeni u ovom aktu imaju sledeća značenja:
Naručilac: Javno preduzeće „Vojvodinašume“ Petrovaradin.
Organizacioni deo naručioca: direkcija preduzeća, sektor, ogranak,
direkcija ogranka, služba, radna jedinica (šumska uprava i druga radna
jedinica), u smislu opšteg akta naručioca kojim je uređena unutrašnja
organizacija.
Ogranak preduzeća: deo naručioca, u smislu opšteg akta naručioca
kojim je uređena unutrašnja organizacija.
Radne jedinice: Šumske uprave ili Radne jedinice, u okviru ogranka
preduzeća, u smislu opšteg akta naručioca kojim je uređena unutrašnja
organizacija.
Sektor : stručna organizaciona celina u direkciji naručioca, u smislu
opšteg akta naručioca kojim je uređena unutrašnja organizacija.
Služba : stručna organizaciona celina u direkciji ogranka, u smislu
opšteg akta naručioca kojim je uređena unutrašnja organizacija.
Javna nabavka: pribavljanje dobara ili usluga ili ustupanje izvođenja
radova, u skladu sa propisima kojima se uređuju javne nabavke i u
skladu sa ovim internim aktom.
Javna nabavka male vrednosti: nabavka istovrsnih dobara, usluga i
radova čija je ukupna procenjena vrednost na godišnjem nivou niža od
vrednosti određene Zakonom.
Nabavka koja je izuzeta od primene Zakona: nabavka dobara, usluga
ili radova, koji su takođe potrebni za obavljanje delatnosti naručioca, a
na koju se ne primenjuju odredbe Zakona i koja se sprovodi na način i
pod uslovima propisanim ovim internim aktom.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
9
Poslovi javnih nabavki: planiranje javne nabavke; sprovođenje
postupka javne nabavke uključujući ali ne ograničavajući se na učešće u
komisiji za javnu nabavku; izrada konkursne dokumentacije; izrada akata
u postupku javne nabavke; izrada ugovora o javnoj nabavci; praćenje
izvršenja javne nabavke; svi drugi poslovi koji su povezani sa
postupkom javne nabavke.
Plan nabavki: godišnji plan nabavki naručioca, koji se sastoji od plana
javnih nabavki i plana nabavki na koje se zakon ne primenjuje.
Direktor preduzeća: odgovorno lice na nivou naručioca.
Direktor ogranka: odgovorno lice ogranka Preduzeća, u skladu sa
opštim aktom o sistematizaciji poslova i zadataka.
Pomoćnik direktora: lica koja rukovode radom sektora, u skladu sa
opštim aktom o sistematizaciji poslova i zadataka.
Odbor direktora: stručno i savetodavno telo naručioca, koje čine
Direktor preduzeća, Pomoćnici direktora i direktori ogranaka.
Rukovodilac službe: lice koje rukovodi radom službe, u skladu sa
opštim aktom o sistematizaciji poslova i zadataka.
Šef radne jedinice: lice koje rukovodi šumskom upravom ili drugom
radnom jedinicom, u skladu sa opštim aktom o sistematizaciji poslova i
zadataka.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća:
lice u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing u direkciji
naručioca, koje je prema opisu svog radnog mesta angažovano na
poslovima planiranja, izveštavanja, sprovođenja i izvršenja javnih
nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje.
Nadležna služba ogranka preduzeća: komercijalna ili druga služba u
čijem delokrugu poslova su poslovi nabavki, u skladu sa opštim aktom
o sistematizaciji poslova i zadataka.
Zaduženi referent: lice u nadležnoj službi ogranka preduzeća
(komercijalna ili druga služba) u čijem delokrugu poslova su poslovi
nabavki, koje je prema opisu svog radnog mesta angažovano na
poslovima planiranja, izveštavanja, sprovođenja i izvršenja javnih
nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje.
Referent u radnoj jedinici: lice zaposleno u šumskoj upravi ili drugoj
radnoj jedinici, koje obavlja poslove u skladu sa opštim aktom o
sistematizaciji poslova i zadataka.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
10
Tehničko lice: lice u ili van radnog odnosa kod naručioca,
odgovarajućih stručnih kvalifikacija odnosno znanja, vezano za predmet
nabavke.
Zaposleni: lice zaposleno u direkciji naručioca ili u ogranku, u skladu sa
opštim aktom o sistematizaciji poslova i zadataka.
Ponuđač/ podnosilac prijave: je lice koje u postupku javne nabavke
ponudi dobra, pružanje usluga ili izvođenje radova, odnosno podnese
prijavu u kvalifikacionom ili restriktivnom postupku.
Dobavljač: ponuđač sa kojim je zaključen ugovor o javnoj nabavci ili
okvirni sporazum.
Ugovor o javnoj nabavci: teretni ugovor zaključen u pisanoj formi
između naručioca / ogranka i ponuđača u skladu sa sprovedenim
postupkom javne nabavke, koji za predmet ima nabavku dobara,
pružanje usluga ili izvođenje radova.
Narudžbenica: formalni oblik naručivanja od dobavljača, koja je izdata
najpovoljnijem ponuđaču u pojedinačnom postupku javne nabavke male
vrednosti čija vrednost nije veća od iznosa iz člana 39. stav 2 Zakona i
koja obavezno sadrži sve elemente ugovora.
Izvođački projekat: jednogodišnji planski dokument, shodno Zakonu o šumama. Godišnji program poslovanja: jednogodišnji planski dokument, shodno Zakonu o javnim preduzećima. Zakon: Zakon o javnim nabavkama („Sl.glasnik RS“ broj 124/12).
Služba za kontrolu nabavki: Služba za kontrolu nabavki JP “Vojvodinašume”, u skladu sa Pravilnikom o sistematizaciji poslova i zadataka, odnosno dok se ne obrazuje Služba - Interni revizor zajedno sa posebnom Komisijom koju rešenjem imenuje Direktor naručioca (u daljem tekstu Komisija za kontrolu). Subjekti kontrole: Subjekti kontrole su sva lica i organizacioni delovi naručioca koji su učestvovali u postupku planiranja nabavki, postupku sprovođenja javnih nabavki, postupku izvršenja ugovora i realizacije sredstava obezbeđenja, kao i sva lica koja su učestvovala u nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje i koja su pružala stručnu pomoć.
U ovom internom aktu, na svim mestima gde se koristi termin :
ponuđač, shodno se odnosi i na : podnosilac prijave.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
11
Član 4.
Veza sa drugim dokumentima i posledice nepostupanja
Ovaj dokument je u potpunosti usaglašen sa Zakonom o javnim
nabavkama i podzakonskim aktima, svim opštim i drugim internim
aktima kod naručioca, procedurama FSC sertifikacije sprovedenim u JP
»Vojvodinašume» Petrovaradin i svim smernicama koje se primenjuju
vezano za regulativu koju interni akt uređuje. Ovaj interni akt ima kod
naručioca najveću pravnu snagu, u oblasti koju uređuje.
Svako postupanje koje nije u skladu ili je suprotno ovom internom aktu,
predstavlja povredu radne obaveze u smislu radno-pravnog
zakonodavstva i opštih akata naručioca iz oblasti radnog prava, a može
povlačiti i prekršajnu, krivičnu i materijalnu odgovornost.
Član 5.
Ciljevi internog akta
Cilj internog akta je da se nabavke sprovode u skladu sa
Zakonom, da se obezbedi jednakost, konkurencija i zaštita ponuđača od
bilo kog vida diskriminacije, da se obezbedi blagovremeno pribavljanje
dobara, usluga i radova uz najniže troškove i u skladu sa objektivnim
potrebama naručioca.
Opšti ciljevi ovog internog akta su:
1) jasno i precizno uređivanje i usklađivanje obavljanja svih poslova javnih nabavki, a naročito planiranja, sprovođenja postupka i praćenja izvršenja ugovora o javnim nabavkama;
2) utvrđivanje obaveze pisane komunikacije u postupku javne nabavke i u vezi sa obavljanjem poslova javnih nabavki;
3) evidentiranje svih radnji i akata tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja ugovora o javnim nabavkama;
4) uređivanje ovlašćenja i odgovornosti u svim fazama javnih nabavki, kao i praćenje izvršenja ugovora u sprovedenim nabavkama;
5) kontrola planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javnih nabavki;
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
12
6) definisanje uslova i načina profesionalizacije i usavršavanja zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki, sa ciljem pravilnog, efikasnog i ekonomičnog obavljanja poslova iz oblasti javnih nabavki;
7) definisanje opštih mera za sprečavanje korupcije u javnim nabavkama.
NAČIN PLANIRANJA NABAVKI
Član 6.
Internim aktom se uređuju postupak, rokovi izrade i donošenja
plana nabavki i izmena plana nabavki, izvršenje plana nabavki, nadzor
nad izvršenjem, izveštavanje, ovlašćenja i odgovornost lica koja
učestvuju u planiranju, kao i druga pitanja od značaja za postupak
planiranja.
Plan nabavki
Član 7.
Plan nabavki sastoji se od Plana javnih nabavki i Plana nabavki na koje se Zakon ne primenjuje.
Plan nabavki sadrži obavezne elemente određene Zakonom i podzakonskim aktom kojim je regulisan plan nabavki i mora biti usaglašen sa Godišnjim programom poslovanja za predmetnu godinu čiji sastavni deo čini i finansijski plan naručioca.
Plan nabavki donosi Direktor preduzeća do 31. januara za tekuću godinu.
Sadržina, način izrade i dostavljanja plana nabavki, izmene plana, kao i izveštaj o izvršenju plana propisani su Zakonom i Pravilnikom o formi i sadržini plana nabavki i izveštaja o izvršenju plana nabavki.
Plan nabavki se izrađuje putem aplikativnog softvera koji je izradila Uprava za javne nabavke (dalje: softver) i u skladu sa Uputstvom za korišćenje softvera za izradu i dostavljanje plana nabavki, izveštaja o izvršenju plana nabavki i kvartalnih izveštaja o javnim nabavkama (dalje: Uputstvo) koji su dostupni na sajtu Uprave za javnu nabavku.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
13
Sva lica koja učestvuju u planiranju nabavki i izradi plana nabavki, kao i sačinjavanja izveštaja su obavezna da se upoznaju sa navedenim propisima i Uputstvom.
Plan nabavki se u roku od 10 dana od dana usvajanja dostavlja elektronskim putem Upravi za javne nabavke i državnoj revizorskoj instituciji na adresu elektronske pošte koja je navedena u Uputstvu.
Kriterijumi za planiranje nabavki
Član 8.
Sva lica koja učestvuju u postupku planiranja nabavki se za svaku pojedinačnu nabavku rukovode sledećim kriterijumima za planiranje nabavke:
1) da li je predmet nabavke u funkciji obavljanja delatnosti i u skladu sa planiranim ciljevima koji su definisani Poslovnom politikom, Godišnjim programom poslovanja, FSC standardima, FSC smernicama kao i drugim opštim aktima kod naručioca koji nisu u suprotnosti sa Zakonom o javnim nabavkama kao i da li se njime ostvaruju ili doprinosi ostvarenju navedenih ciljeva i nesmetanog obavljanja delatnosti;
2) da li tehničke specifikacije i količine određenog predmeta nabavke odgovaraju stvarnim potrebama naručioca i da li se njima zadovoljavaju potrebe naručioca na objektivan način;
3) da li je procenjena vrednost nabavke odgovarajuća s obzirom na ciljeve nabavke, a imajući u vidu tehničke specifikacije, neophodne količine i stanje na tržištu (postojanje konkurencije kao i ponuda na tržištu, cena i ostali uslovi nabavke);
4) da li nabavka ima za posledicu stvaranje dodatnih troškova, kolika je visina i kakva je priroda tih troškova i da li je kao takva isplativa u odnosu na troškove eksploatacije;
5) da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja u odnosu na postojeće, kao i koliki su troškovi realizacije drugih rešenja u odnosu na troškove realizacije postojećih rešenja;
6) stanje na zalihama, odnosno praćenje i analiza pokazatelja u vezi sa potrošnjom dobara (dnevno, mesečno, kvartalno, godišnje i sl.);
7) prikupljanje i analiza postojećih informacija i baza podataka o dobavljačima i zaključenim ugovorima;
8) praćenje i poređenje troškova održavanja i korišćenja postojeće opreme u odnosu na troškove nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl;
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
14
9) troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);
10) rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka nabavke, kao i troškovi alternativnih rešenja.
Navedeni kriterijumi se uzimaju u obzir i prilikom donošenja odluke o tome koje će se nabavke realizovati u tekućoj godini i navesti u planu nabavki, kao i u određivanju redosleda prioriteta nabavki.
Prioritetne nabavke su one koje su neophodne za nesmetano obavljanje delatnosti, kojima se obezbeđuje kontinuitet poslovanja, kao i ostvarenje strateških prioriteta, usvojenih operativnih ciljeva i odobrenih projekata, kao i kod kojih je rizik u slučaju nesprovođenja postupka nabavke nemogućnost obavljanja delatnosti ili otežano obavljanje delatnosti uz velike troškove, a alternativna rešenja ne postoje ili su troškovi alternativnih rešenja isti ili veći u odnosu na troškove pribavljanja predmeta nabavke.
Kod nabavki kod kojih su troškovi održavanja i korišćenja postojeće opreme veći od troškova nabavke nove opreme, kod kojih ne postoji isplativost remonta opreme, prednost će se dati nabavci nove opreme u odnosu na održavanje i remont.
Ciljevi postupka javne nabavke
Član 9.
U postupku planiranja nabavke i sprovođenja nabavke moraju biti ostvareni ciljevi postupka javne nabavke koji se odnose na:
1) celishodnost i opravdanost javne nabavke - pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta i potrebnih količina, za zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca na efikasan, ekonomičan i efektivan način;
2) ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava - princip "vrednost za novac", odnosno pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta po najpovoljnijoj ceni;
3) efektivnost (uspešnost) - stepen do koga su postignuti postavljeni ciljevi, kao i odnos između planiranih i ostvarenih efekata određene nabavke;
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
15
4) transparentno trošenje javnih sredstava, koji će se između ostalog obezbediti i objavljivanjem propisanih akata na Portalu uprave za javne nabavke i internet stranici JP „Vojvodinašume“ Petrovaradin, kao i akata iz nabavki na koje se Zakon ne primenjuje i zaključenih ugovora u postupcima javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje;
5) obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih ponuđača u postupku javne nabavke, koji će se između ostalog obezbediti određivanjem nediskriminatorskih uslova - ne mogu se odrediti uslovi koji bi značili nacionalnu, teritorijalnu, predmetnu ili ličnu diskriminaciju među ponuđačima, niti diskriminaciju koja bi proizlazila iz klasifikacije delatnosti koju obavlja ponuđač;
6) zaštita životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti, odnosno da se nabavljaju dobra, usluge i radove koji ne zagađuju, odnosno koji minimalno utiču na životnu sredinu i koji obezbeđuju adekvatno smanjenje potrošnje energije - energetsku efikasnost;
7) blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke za potrebe nesmetanog odvijanja procesa rada naručioca i blagovremenog zadovoljavanja potreba ostalih korisnika;
8) kontinuitet poslovanja i ostvarenje ciljeva i prioriteta koji su određeni u strateškim dokumentima;
9) povećanje poverenja u objektivno postupanje naručioca;
10) smanjenje troškova postupka nabavki, između ostalog i upotrebom sredstava elektronske komunikacije.
Postupak planiranja nabavki
Član 10.
Postupak planiranja nabavki podrazumeva preduzimanje svih radnji koje su neophodne radi sačinjavanja Plana nabavki, u rokovima koji su neophodni da bi se Plan javnih nabavki usvojio kod naručioca najkasnije do 31. januara tekuće godine.
Postupak planiranja nabavki se odvija po sledećim fazama:
- iskazivanje potreba za predmetima nabavki i određivanje tehničkih specifikacija;
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
16
- provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku pojedinačnu nabavku;
- istraživanje tržišta;
- određivanja procenjene vrednosti nabavke;
- određivanje dinamike pokretanja postupka nabavke;
- određivanja perioda na koji se ugovor o javnoj nabavci i ugovor o nabavci zaključuje;
- određivanje vrste postupka i utvrđivanje istovrsnosti dobara, usluga i radova;
- ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke;
- ispitivanje opravdanosti zajedničkog sprovođenja javne nabavke;
- sačinjavanje Predloga plana nabavki i postupak usaglašavanja;
- usaglašavanje sa finansijskim planom i izrada Predloga plana nabavki;
- dostavljanje Predloga plana nabavki radi donošenja, odnosno usvajanja Plana nabavki.
Iskazivanje potreba
Član 11.
Svake godine, najkasnije do 01.septembra tekuće godine za narednu godinu, Sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing – samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća upućuje zahtev svim ograncima preduzeća - nadležnoj službi, da definišu svoje potrebe za javnim nabavkama i nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje (dalje: nabavke) za narednu godinu i da izvrše istraživanje tržišta za te predmete nabavki.
Svake godine, najkasnije do 01.septembra tekuće godine za narednu godinu, Sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing – samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća upućuje zahtev svim sektorima - resornim Pomoćnicima direktora, da definišu svoje potrebe za javnim nabavkama i nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje (dalje: nabavke) za narednu godinu i da izvrše istraživanje tržišta za te predmete nabavki.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
17
Svake godine, najkasnije do 02.septembra tekuće godine za narednu godinu, nakon što primi dopis od samostalnog referenta za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća iz stava 1 ovog člana, zaduženi referent upućuje zahtev svim radnim jedinicama i službama u okviru ogranka da najkasnije do 20.septembra dostave svoje potrebe za javnim nabavkama i nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje (dalje: nabavke) za narednu godinu. Ovaj zahtev potpisuju zaduženi referent i direktor ogranka.
U zavisnosti od potreba proizvodnog procesa i poslovne politike za narednu godinu, krajnji korisnici predmeta nabavki definišu svoje potrebe u delu predmeta nabavke, količina i vremenskog perioda kada im je potreban predmet nabavke.
Definisane potrebe, unose se na propisani obrazac koji je sastavni deo ovog internog akta (Prilog 1- Spisak potrebnih nabavki). Taj obrazac svojeručno potpisuje odgovorni rukovodilac organizacionog dela naručioca (sektor, služba, šumska uprava, radna jedinica), za koju su definisane potrebe. Uz ovaj obrazac se dostavlja spisak nabavki koji je naveden po redosledu prioriteta za sprovođenje.
Iskazane potrebe od strane organizacionih delova u Ogranku Preduzeća se dostavljaju nadležnoj službi - zaduženom referentu.
Iskazane potrebe od strane sektora u Direkciji Preduzeća se dostavljaju Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing - samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća.
Član 12.
Prilikom definisanja i određivanja svojih potreba, svi sektori, ogranci, službe, šumske uprave i radne jedinice, se moraju rukovoditi kriterijumima za planiranje nabavki, ciljevima postupka nabavki, procenom prioriteta nabavki, razloga koji su od značaja za ocenu opravdanosti iskazanih potreba i procenom vrednosti nabavke, stanju zaliha i očekivanim promenama u vršenju pojedinih poslovnih aktivnosti u skladu sa razvojnim ciljevima, kao i relevantnim podacima u vezi sa projekcijom makroekonomskih i drugih relevantnih tržišnih kretanja u planskoj godini.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
18
Pravila i način određivanja predmeta nabavke i karakteristika predmeta nabavke
Član 13.
U obrascu za iskazivanje svojih potreba svi sektori, ogranci, službe, šumske uprave i radne jedinice, određuju predmet nabavke, opisuju karakteristike potrebnih dobara, usluga ili radova, u skladu sa tim obrascem i uputstvom u tom obrascu.
Predmet nabavke mogu biti dobra, usluge ili radovi koji su određeni u skladu sa Zakonom i Opštim rečnikom nabavki.
Provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku
pojedinačnu nabavku
Član 14.
Po dostavljanju iskazanih potreba od strane organizacionih delova u ogranku, zaduženi referent vrši proveru da li su popunjeni svi traženi podaci iz obrasca (Prilog-Spisak potrebnih nabavki) u roku od 5 dana od dana prijema iskazanih potreba.
Zaduženi referent može od učesnika u planiranju zahtevati dodatna objašnjenja i izmene planiranih predmeta nabavke, količina, redosleda prioriteta i dr.
Po dostavljanju iskazanih potreba od strane sektora, samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća vrši proveru da li su popunjeni svi traženi podaci iz obrasca (Prilog-Spisak potrebnih nabavki),u roku od 3 dana od dana prijema iskazanih potreba.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća može od učesnika u planiranju zahtevati dodatna objašnjenja i izmene planiranih predmeta nabavke, količina, redosleda prioriteta i dr.
Po izvršenoj proveri, zaduženi referent u ogranku odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, sačinjava istog dana, po izvršenoj proveri, ukoliko postoji potreba za ispravkama, predlog ispravke iskazanih potreba i upućuje ga podnosiocu potreba. Isti je dužan da u roku od 3 dana od dana dostavljanja predloga, izvrši neophodne ispravke i u pismenoj formi, od istih lica potpisane, vrati zaduženom referentu u ogranku odnosno samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
19
Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke
Član 15.
Na osnovu iskazanih potreba za nabavkama ( iz obrasca Spisak potrebnih nabavki ), zaduženi referent nadležne službe u ogranku odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, sačinjavaju Objedinjeni spisak potrebnih nabavki, sa količinama i vremenskim periodom početka realizacije nabavke.
Resorni pomoćnici direktora kada su u pitanju nabavke za Direkciju preduzeća i rukovodioci službi kada su u pitanju Ogranci preduzeća imenuju, pored zaduženog referenta u nadležnoj službi ogranka i samostalnog referenta za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, tehničko lice u skladu sa predmetom nabavke, odgovorno za istraživanje tržišta i utvrđivanje predloga tehničkih specifikacija i procenjene vrednosti javne nabavke za svaku pojedinačnu nabavku sa Objedinjenog spiska potrebnih nabavki za Direkciju i Ogranke.
Objedinjeni spisak potrebnih nabavki, sa imenima tehničkih lica zaduženih za istraživanje tržišta, overavaju nadležni rukovodoci (rukovodioci nadležne službe/pomoćnik direktora za finansije, komercijalne poslove i marketing) tj. svojim potpisom daju svoju saglasnost na sve elemente koje sadrži Objedinjeni spisak potrebnih nabavki.
Ovako Objedinjeni spisak potrebnih nabavki za ogranak, upućuje se direktoru ogranka na davanje saglasnosti, pre dostavljanja samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća radi objedinjavanja na nivou preduzeća.
Objedinjeni spisak potrebnih nabavki za celo JP sačinjava samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća na osnovu objedinjenih spiskova potrebnih nabavki za ogranke i Direkciju Preduzeća (Obrazac ::::::: OSPN) gde za svaku nabavku pojedinačno sa spiska nabavki nadležni pomoćnik direktora daje saglasnost svojim potpisom-parafom u delu koji je prikazan u Оbrasscu OSPN JP.
Lica iz stava 1 ovog člana zajedno sa tehničkim licem iz stava 2 ovog člana, su zadužena da za svaki predmet nabavke iz sačinjenog objedinjenog spiska potrebnih nabavki sačine Spisak nabavki sa podacima o istraživanju tržišta (Prilog 2).
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
20
Spisak iz prethodnog stava predstavlja osnov za izradu predloga plana nabavki.
Ispitivanje i istraživanje tržišta svakog pojedinačnog predmeta nabavke između ostalog podrazumeva ispitivanje stepena razvijenosti tržišta, upoređivanje cena više potencijalnih ponuđača, ispitivanje kvaliteta predmeta nabavke koje nude različiti ponuđači, perioda garancije koji se nudi za predmet nabavke, način i troškove održavanja, rokove isporuke, postojeće propise i standarde, da li na tržištu postoje mogućnosti da se potrebe naručioca zadovolje na drugačiji način, da li se nabavkom stvaraju novi troškovi (poput troškova održavanja, novih delova koji nisu uključeni u predmet nabavke, a koji su neophodni za funkcionisanje npr opreme koja se nabavlja, kupovina licenci, troškovi skladištenja i sl), da li postoje neke specifičnosti kod ponuđača, popusti, te da li ponuđači moraju imati posebne dozvole nadležnih organa za obavljanje delatnosti koja je predmet javne nabavke i sl.
Tržište se ispituje na neki od sledećih načina:
- istraživanjem putem interneta (cenovnici ponuđača, Portal javnih nabavki, sajtovi drugih naručilaca, sajtovi nadležnih institucija za objavu relevantnih informacija o tržišnim kretanjima...);
- ispitivanjem prethodnih iskustava u nabavci ovog predmeta nabavke (postojeće informacije i baze podataka o dobavljačima i ugovorima);
- primarno sakupljanje podataka (ankete, upitnici...);
- ispitivanje iskustava drugih naručilaca;
- na drugi pogodan način, imajući u vidu svaki predmet nabavke pojedinačno.
Podaci o sprovedenom istraživanju se unose u obrazac u kome se iskazuju i iskazane potrebe, a koji je sastavni deo ovog internog akta.
Ankete, upitnici, zapisnici, odštampani delovi internet stranica i drugo, predstavljaju priloge obrazca o istraživanju tržišta iz ovog člana.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
21
Određivanje procenjene vrednosti nabavke
Član 16.
Zaduženi referent nadležne službe u ogranku odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, zajedno sa tehničkim licem iz člana 15 stav 2 ovog internog akta, nakon sprovedenog istraživanja tržišta, određuje procenjenu vrednost svake nabavke za koju je iskazana potreba.
Procenjena vrednost nabavke se određuje u skladu sa tehničkim specifikacijama utvrđenog predmeta nabavke i utvrđenim količinama, a na bazi sprovedenog istraživanja tržišta na osnovu koga su pribavljene relevantne cene za taj predmet nabavke, uzimajući u obzir i prethodno iskustvo u nabavci konkretnog predmeta nabavke.
Procenjena vrednost nabavke obuhvata ukupni plativi iznos ponuđaču i mora obuhvatiti sve zavisne troškove nabavke, poput troškova transporta, dodatnih usluga, carina i drugih dažbina koje mogu uticati na realizaciju predmeta nabavke i drugo.
Izrada Predloga plana nabavki
Član 17.
Zaduženi referent nadležne službe u ogranku odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, na osnovu Spiska nabavki sa podacima o istraživanju tržišta, u koji su obavezno upisani svi podaci prema zahtevu tog obrazca, izrađuje Predlog plana nabavki.
Najkasnije 22.septembra tekuće godine za narednu godinu, zaduženi referent upućuje zahtev Službi ogranka u okviru koje je sistematizovano mesto Samostalnog referenta za plan i analizu ekonomske struke, da dostavi iznos obezbeđenih sredstava za sprovođenje plana nabavki za narednu godinu a na osnovu Projekcije finansijskog plana za ogranak preduzeća.
Samostalni referent za plan i analizu ekonomske struke u ogranku je dužan da postupi po zahtevu iz prethodnog stava, najkasnije do 01.oktobra tekuće godine. Ovaj odgovor potpisuju: Rukovodilac
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
22
službe kojoj je upućen zahtev iz prethodnog stava, Samostalni referent za plan i analizu ekonomske struke i Rukovodilac službe za finansije i računovodstvo. Kopija odgovora na zahtev, uz propratni dopis šalje se Koordinatoru za plan i analizu u direkciji naručioca.
Najkasnije do 10.oktobra tekuće godine nadležna služba u ogranku preduzeća dužna je da sačini Predlog plana nabavki u formi i na način predviđen zakonom.
Predlog plana nabavki rukovodilac nadležne službe dostavlja direktoru ogranka najkasnije do 10.oktobra na razmatranje i usaglašavanje.
Direktor ogranka usaglašava dostavljeni predlog u okviru stručnih službi ogranka najkasnije do 15.oktobra tekuće godine.
Nadležna služba, usaglašen Predlog plana nabavki , koji je potpisan od strane direktora ogranka, rukovodioca nadležne službe i zaduženog referenta, sa propratnim aktom dostavlja Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing – Samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća kao i Rukovodiocu/ima službe/i u kojoj se nalaze sistematizovana radna mesta lica zaduženih za izradu Proizvodno-finansijskog plana najkasnije do 16.oktobra tekuće godine.
Sektori su dužni da najkasnije do 10.septembra samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dostave Predlog plana nabavki za sektor. Predlog plana nabavki za sektor potpisuje resorni Pomoćnik direktora.
Najkasnije do 15.septembra, Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća izrađuje predlog plana nabavki za Direkciju preduzeća i uz kopiju istog - dostavlja u pismenoj formi, overen i potpisan, sveukupni iznos potrebnih sredstava za finansiranje predloga plana za direkciju naručioca Koordinatoru za plan i analizu, na dalje postupanje.
Koordinator za plan i analizu dužan je da najkasnije do 20.septembra obavesti ogranke o iznosu sredstava koje treba da obezbedi ogranak za finansiranje predloga plana direkcije Preduzeća.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
23
Određivanje odgovarajuće vrste postupka i utvrđivanje istovrsnosti dobara, usluga i radova
Član 18.
Nakon prijema usaglašenih Predloga plana nabavki iz ogranaka, Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća određuje ukupnu procenjenu vrednost istovrsnih predmeta nabavke na nivou čitavog naručioca.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća određuje vrstu postupka za svaki predmet nabavke, u skladu sa predlozima u okviru Predloga plana nabavki za ogranak i u okviru Predloga plana nabavki za direkciju, u skladu sa Zakonom i sa ukupnom procenjenom vrednošću istovrsnog predmeta nabavke, i objedinjuje sva istovrsna dobra, usluge i radove u jedinstveni postupak, gde god je to moguće, imajući u vidu dinamiku potreba i plaćanja. Saglasnost na vrstu postupka daju resorni pomoćnici direktora iz čijeg je delokruga poslova predmet nabavke, u vreme i na sednici Odbora direktora na kojoj se razmatra Predlog plana nabavki, shodno članu 22 – 24 ovog akta. U slučajevima predviđenim Zakonom, saglasnost se pribavlja od Uprave za javne nabavke.
Određivanje dinamike pokretanja postupka nabavke , zaključivanja
ugovora i perioda na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje
Član 19.
Na osnovu dostavljenih Predloga planova nabavki iz ogranaka, kao i na osnovu izrađenog Predloga plana nabavki za direkciju naručioca, Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća određuje, pored vrste postupka, za svaki predmet nabavke, shodno propisima:
-dinamiku pokretanja postupka
-dinamiku zaključivanja ugovora
-period važenja ugovora.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća određuje dinamiku pokretanja postupaka, u skladu sa okvirnim datumima zaključenja i izvršenja ugovora koji su navedeni u iskazanim potrebama, i dostavljenim Predlozima planova nabavki ogranaka i
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
24
Predlogom plana nabavki za direkciju, a imajući u vidu vrstu postupka javne nabavke koji se sprovodi za svaki predmet nabavke, očekivani priliv sredstava, odnosno raspoloživost sredstava koji je neophodan za realizaciju ugovorenih obaveza, objektivne rokove za pripremu i dostavljanje ponuda, kao i propisane rokove za zahtev za zaštitu prava.
Prilikom određivanja perioda na koji se ugovor zaključuje posebno se vodi računa da isti bude usklađen sa Zakonom i propisima kojima je regulisan budžetski sistem i budžet Republike Srbije.
Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke
Član 20.
Zaduženi referent nadležne službe u ogranku odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, kao rezultat istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke, određuje da li je opravdano (moguće ili objektivno) sprovesti rezervisanu javnu nabavku, odnosno nabavku u kojoj mogu učestvovati samo ustanove, organizacije, udruženja ili privredni subjekti za radno osposobljavanje, profesionalnu rehabilitaciju i zapošljavanje lica sa invaliditetom, ako ta lica čine najmanje 30 % zaposlenih. O svojoj oceni opravdanosti dostavlja se obrazloženje uz obrazac za iskazivanje potreba.
Ispitivanje opravdanosti zajedničkog sprovođenja javne nabavke
Član 21.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća određuje da li je opravdano zajedničko sprovođenje javne nabavke, imajući u vidu rezultate istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke i potrebe naručioca, kao i da li se time ostvaruje načelo ekonomičnosti i efikasnosti postupka nabavke.
Dostavljanje Predloga plana nabavki
Član 22.
Sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing – Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća objedinjuje dostavljene Predloge planova nabavki ogranaka i Predlog plana nabavki za direkciju, u propisanoj formi, u jedinstven dokument - Predlog plana nabavki za Preduzeće, najkasnije do 26.oktobra i dostavlja ga Odboru direktora na razmatranje.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
25
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dostavlja Predlog plana nabavki i Službi za kontrolu ili Komisiji za kontrolu, u roku do 27.oktobra tekuće godine.
Kopiju Predloga plana nabavki za Preduzeće isto lice kao u prethodnom stavu, kao i u istom roku, uz propratni dopis, dostavlja i Koordinatoru za plan i analizu, koji je dužan da Odboru direktora dostavi u roku od naredna dva dana, izveštaj o usaglašenosti ovog dokumenta sa iznosom obezbeđenih sredstava ogranaka i Preduzeća u celini, za godinu za koju se izrađuje Plan nabavki.
Odbor direktora razmatra dostavljeni predlog najkasnije do 05.novembra i nalaže Samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća da Predlog plana usaglasi u skladu sa zaključcima Odbora direktora najkasnije do 8-og novembra.
Usaglašen predlog Plana nabavki potpisuju pomoćnici direktora u za to predviđenoj koloni za svaku nabavku, pojedinačno, čime daju saglasnost na predložene nabavke iz Plana nabavki za koje su zaduženi, najkasnije do 10-og novembra.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dužan je da najkasnije 10.novembra, uz dopis, dostavi usaglašeni Predlog plana nabavki, Koordinatoru za plan i analizu u direkciji Preduzeća, nadležnim službama u ograncima preduzeća i službi/ama u okviru kojih su sistematizovana radna mesta lica zaduženih za izradu Proizvodno-finansijskog plana.
Lica zadužena za izradu Proizvodno-finansijskog plana dužna su da eventualne izmene ugrade u proizvodno- finansijske planove ogranaka, te takve da dostave Koordinatoru za plan i analizu najkasnije do 15.novembra tekuće godine za narednu godinu.
Predlog plana nabavki se sačinjava u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktima kojima je regulisana sadržina Plana nabavki i može se uneti u softver.
Predlog plana se sačinjava i u skladu sa Godišnjim programom poslovanja JP “Vojvodinašume“ Petrovaradin.
Na osnovu Predloga plana nabavki, samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća sačinjava Plan nabavki.
U postupku razmatranja Predloga plana nabavki, Služba za kontrolu ili Komisija za kontrolu proverava usklađenost prijavljenih potreba
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
26
predmeta nabavki sa stvarnim potrebama naručioca, a pre svega sa strateškim prioritetima, usvojenim operativnim ciljevima i odobrenim projektima, da li su nabavke neophodne radi obavljanja delatnosti, i ocenjuje opravdanost prijavljenih potreba, redosled prioriteta, količine, procenjene vrednosti, izbor vrste postupka, dinamiku pokretanja postupka, opravdanost rezervisane nabavke, zajedničke nabavke i drugo što je od značaja za namensko i svrsishodno trošenje javnih sredstava. Usklađenost navedenog akta se ceni u odnosu na Zakon i druge propise kojima je regulisana ova oblast, kao i u odnosu na druge akte u kojima su navedeni strateški prioriteti, ciljevi i delatnost.
Služba za kontrolu ili Komisija za kontrolu, može od učesnika u planiranju zahtevati dodatna objašnjenja i izmene planiranih predmeta nabavke, količina, procenjene vrednosti, redosleda prioriteta i dr., u roku do najkasnije 30.oktobra, kada je dužna da svoje preporuke dostavi Odboru direktora na razmatranje.
Usaglašavanje sa Godišnjim programom poslovanja
Član 23.
Koordinator za plan i analizu razmatra usaglašenost Predloga plana nabavki sa odobrenim sredstvima iz Godišnjeg programa poslovanja i obaveštava u pismenoj formi samostalnog referenta za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, članove Odbora direktora, Službu za kontrolu ili Komisiju za kontrolu, o potrebi usklađivanja.
Član 24.
Odbor direktora razmatra obaveštenje Koordinatora za plan i analizu iz prethodnog člana, u rokovima propisanim ovim internim aktom za razmatranje Predloga plana nabavki i donosi zaključke o korekcijama Predloga plana nabavki, koji se dostavljaju samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća sa nalogom za postupanje.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća unosi korekcije Predloga plana nabavki i nakon usklađivanja sa Godišnjim programom poslovanja i ponovnom proverom vrste postupka i dinamike pokretanja postupka, priprema Predlog plana nabavki koji najkasnije do 10.novembra tekuće godine dostavlja Koordinatoru za plan i analizu, Odboru direktora i Službi za kontrolu ili Komisiji za kontrolu.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
27
Usvajanje Plana nabavki
Član 25.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dužan je da Plan nabavki dostavi Direktoru Preduzeća na usvajanje, u obliku, formi i u zakonom propisanom roku. Plan nabavki parafiraju samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, Pomoćnik direktora za finansije, komercijalne poslove i marketing.
Član 26.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dostavlja Plan nabavki svim organizacionim delovima Naručioca i Službi za kontrolu ili Komisiji za kontrolu, istog dana, a najkasnije narednog dana od dana usvajanja Plana nabavki.
Plan nabavki se unosi u aplikativni softver za izradu plana nabavki i u roku od deset dana od dana donošenja Plana nabavki dostavlja u elektronskom obliku Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji, u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktom.
Izmene i dopune plana nabavki
Član 27.
Plan nabavki se može izmeniti u slučaju izmena Godišnjeg programa poslovanja, na način da sve izmene budu vidljive u odnosu na Plan nabavki i da sve izmene budu obrazložene.
Izmene plana nabavki vrše se po istom principu kao i izrada plana nabavki uz obezbeđenje pisanih dokumenata koje prate proces izmene i dopune.
Izmene i dopune plana nabavki donosi Direktor preduzeća.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dostavlja Izmene i dopune plana nabavki Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji u elektronskom obliku, najkasnije 10 dana po izvršenoj izmeni, u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktom, a na način opisan u Uputstvu.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
28
Izvršenje plana nabavki
Član 28.
Izvršenje plana nabavki prati se po različitim kriterijumima (poziciji plana,
predmetu nabavke, vrsti postupka, broju zaključenih ugovora,
dobavljačima, realizaciji i važenju pojedinačnih ugovora i sl) u skladu sa
Prilogom broj: 3.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, u
sklopu instrukcija za planiranje, treba da pruži uputstvo organizacionim
delovima naručioca u vezi sa načinom i rokovima za praćenja i
dostavljanja podataka o izvršenju plana nabavki, za određene predmete
nabavki.
Praćenje realizacije omogućava analizu ostvarenih rezultata, preciznije i
sigurnije planiranje u budućem periodu, te povećanje efikasnosti i
kvaliteta poslovnih procesa uz uštede koje proizilaze iz profesionalnog
pristupa procesu osmišljenog planiranja.
Shodno Zakonu, naručilac je dužan da najkasnije do 10. u mesecu koji sledi po isteku tromesečja, Upravi za javne nabavke dostavlja kvartalne izveštaje o javnim nabavkama. Izveštaji se dostavljaju isključivo u elektronskoj formi.
Podaci koji se unose sa nivoa ogranaka preduzeća, a tiču se izveštaja o izvršenju plana nabavki, odnose se isključivo na sprovedene postupke javnih nabavki male vrednosti, nabavki koje ne podležu ZJN i nabavki koje se odnose na II fazu kvalifikacionog, ili restriktivnog postupka, odnosno nabavki koji se tiču pojedinačno sprovedenih postupaka sa nivoa ogranaka preduzeća.
Podatke iz prethodnog stava, u softver na serveru direkcije, unose zaduženi referenti u nadležnim službama ogranaka, nakon čega samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, sve postupke objedinjuje i dostavlja Upravi za javne nabavke najkasnije do 10. u mesecu koji sledi po isteku tromesečja.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
29
Sve napred navedeno, odnosi se i na izveštavanje vezano za praćenje izvršenja svih ugovora iz javnih nabavki.
Podaci o izvršenju ugovora na osnovu kojih se sačinjava izveštaj, treba da sadrže: predmet – naziv nabavke, broj ugovora i datum zaključenja, naziv dobavljača, način izvršenja ugovora (u celosti po zaključenju ugovora, ili sukcesivno – za max period od..), ukupnu realizovanu vrednost ugovora, napomene – probleme pri realizaciji ili predloge za poboljšanje naredne nabavke.
Mesečni, kumulativni i godišnji izveštaj o izvršenju plana nabavki
Član 29.
Mesečni izveštaj o izvršenju plana nabavki sačinjava se i dostavlja tako
što zaduženi referenti u ograncima preduzeća, u skladu sa datim
instrukcijama, dostavljaju Samostalnom referentu za komercijalne
poslove u Direkciji Preduzeća podatke o realizaciji plana za određene
vrste postupaka najkasnije do 5 u mesecu za prethodni mesec.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, ove
podatke i podatke o ostvarenju plana nabavki za direkciju naručioca,
objedinjava najkasnije do 10 u mesecu za prethodni mesec i sačinjava
izveštaj o izvršenju plana nabavki za predmetni mesec i kumulativni
mesečni period.
Mesečni Izveštaj i kumulativno mesečno izvršenje za određeni period,
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća
dostavlja Pomoćniku direktora za finansije, komercijalne poslove i
marketing pre sednice Odbora direktora, koji ga u sklopu svog izveštaja
prosleđuje Odboru direktora.
Član 30.
Predlog Godišnjeg izveštaja o izvršenju plana nabavki, Samostalni
referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dostavlja Službi
za kontrolu ili Komisiji za kontrolu, najkasnije do 31.januara tekuće
godine za prethodnu godinu, nakon čijih preporuka vrši neophodna
usklađivanja.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
30
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća
sačinjava konačan izveštaj o izvršenju plana nabavki najkasnije do 31.
marta tekuće za prethodnu godinu. Izveštaj o izvršenju plana obavezno
sadrži i analizu i preporuke za unapređenje sistema planiranja u
narednom periodu.
Izveštaj o izvršenju plana nabavki zajedno sa analizom i preporukama
za unapređenje sistema planiranja se usvaja od strane Odbora direktora
i potpisuje ga odgovorno lice naručioca.
Izveštaj o izvršenju plana nabavki Samostalni referent za komercijalne
poslove u Direkciji Preduzeća dostavlja Upravi za javne nabavke i
Državnoj revizorskoj instituciji u elektronskoj formi, korišćenjem
aplikativnog softvera koji je izrađen od strane Uprave za javne nabavke i
postavljen na njen sajt.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća
usvojeni Izveštaj iz stava 1. ovog člana dostavlja Odboru direktora i
Službi za kontrolu ili Komisiji za kontrolu.
DOSTAVLJANJE, PRIJEM PISMENA I KOMUNIKACIJA U POSLOVIMA JAVNIH NABAVKI
Komunikacija u poslovima nabavki
Član 31.
Komunikacija u poslovima nabavki se odvija pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte i faksom. Komunikacija se mora odvijati na način da se obezbedi čuvanje poverljivih i podataka o zainteresovanim licima, podataka o ponudama i ponuđačima do otvaranja ponuda, da se obezbedi evidentiranje radnji preduzetih u postupku i čuvanje dokumentacije u skladu sa propisima kojima se uređuje oblast dokumentarne građe i arhiva. Kada se u ovom internom aktu, u komunikaciji između lica zaposlenih kod naručioca, zahteva da se ista vrši u „pisanom obliku“, pod tim se
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
31
podrazumeva: pisani dokument svojeručno potpisan od lica koje ga upućuje odnosno dokument poslat elektronskim putem sa službenog e-mail naloga osobe koja ga upućuje.
Delovodni protokol nabavki, delovodni pečat, arhiva nabavki
Član 32.
Uvodi se poslovna knjiga: Delovodni protokol javnih nabavki i nabavki na
koje se zakon ne primenjuje ( u daljem tekstu: protokol nabavki).
Protokol nabavki se vodi u direkciji naručioca i u ograncima. U protokol nabavki se obavezno unose i dobijaju delovodni broj, svi dokumenti vezani za nabavke, bez obzira na način na koji se šalju ili primaju ( lično, poštom, elektronski, faksom i dr.). Pod dokumentima vezanim za nabavke smatraju se sve odluke, rešenja, dopisi, zahtevi, pozivi, pitanja i odgovori, dodatna pojašnjenja, konkursne dokumentacije, narudžbenice, ponude i prijave, izmene i dopune, zahtevi za zaštitu prava, ugovori i sva druga akta koja su nastala i u vezi su sa planiranjem nabavki, sprovođenjem postupaka nabavki, zaključenjem ugovora iz postupaka nabavki, izvršenjem ugovora iz postupaka nabavki i svim drugim segmentima i dešavanjima iz oblasti nabavki. Za vođenje protokola nabavki u direkciji naručioca, zaduženo je zaposleno lice u Sektoru za opšte, pravne i kadrovske poslove, koje obavlja poslove Referenta za opšte i kadrovske poslove, odnosno u njegovom odsustvu - Telefonista-operater ili drugo lice u skladu sa Pravilnikom o sistematizaciji poslova i zadataka. Za vođenje protokola u ogranku preduzeća, zaduženo je zaposleno lice u Službi za opšte, pravne i kadrovske poslove, koji obavlja poslove Poslovnog sekretara ili Administrativnog radnika, odnosno lice koje istog zamenjuje u njegovom odsustvu.
Uvodi se delovodni pečat javnih nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje ( u daljem tekstu: pečat). Pečat je pravougaonog oblika, dimenzija 3 X 6 cm, sa ispisanim sledećim tekstom:
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
32
- za direkciju naručioca
JP ”Vojvodinašume” Petrovaradin Direkcija preduzeća
PROTOKOL NABAVKI
Datum: ______________
Broj: ________________
- za ogranke preduzeća
JP ”Vojvodinašume” Petrovaradin Ogranak:_____________
PROTOKOL NABAVKI
Datum: ______________
Broj: ________________
Sa pečatom iz prethodnog stava, zadužena su ista lica kao i za vođenje protokola. Zaposleni koji elektronskim putem ili putem faksa prima ili šalje dokumentaciju (osim interne korespodencije, koja se po pravilu delovodno ne evidentira) dužan je da istu odštampa, preda na zavođenje u protokol, sa dostavnom naredbom. Lice koje vodi protokol, dužno da postupi prema dostavnoj naredbi i da odloži primerak dokumenta u arhivu. Sva dokumenta iz stava 3 ovog člana odlažu se u posebnu Arhivu nabavki. Za vođenje ahive iz prethodnog stava zaduženi su:
- u direkciji naručioca samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing, uz stručnu pomoć referenata za opšte i kadrovske poslove iz Sektora za opšte, pravne i kadrovske poslove;
- u ograncima preduzeća zaduženi referent u nadležnoj službi, uz stručnu pomoć poslovnog sekretara i administrativnog radnika iz Službe za opšte, pravne i kadrovske poslove.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
33
Član 33.
U protokol se zavode pismena istog dana kada su predata na protokol.
Protokol se vodi u radno vreme direkcije naručioca i ogranaka.
Protokol se zaključuje svakog radnog dana, na kraju radnog vremena, računovodstvenim kolenom i potpisom lica koji ga vodi u trenutku zaključenja.
Dostavljanje pismena
Član 34.
Dostavljanje svih vrsta pismena iz oblasti nabavki, sa nivoa direkcije naručioca, prema ograncima i trećim licima, vrši se preko zaposlenog u Sektoru za opšte, pravne i kadrovske poslove, koji obavlja poslove Referenta za opšte i kadrovske poslove, odnosno u njegovom odsustvu -Telefoniste-operatera. Dostavljanje svih vrsta pismena iz oblasti nabavki, sa nivoa ogranka preduzeća, prema direkciji naručioca i trećim licima, vrši se preko zaposlenog u Službi za opšte, pravne i kadrovske poslove, koji obavlja poslove poslovnog sekretara ili administrativnog radnika, odnosno lica koje istog zamenjuje u njegovom odsustvu. Sva akta koja su predmet dostavljanja, evidentiraju se u protokolu.
Prijem pismena
Član 35.
Prijem svih vrsta pismena iz oblasti nabavki, na nivou direkcije naručioca, od ogranaka i trećih lica, vrši se preko zaposlenog u Sektoru za opšte, pravne i kadrovske poslove, koji obavlja poslove Referenta za opšte i kadrovske poslove, odnosno u njegovom odsustvu - Telefoniste-operatera.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
34
Prijem svih vrsta pismena iz oblasti nabavki, na nivou ogranka preduzeća, od direkcije naručioca i trećih lica, vrši se preko zaposlenog u Službi za opšte, pravne i kadrovske poslove, koji obavlja poslove poslovnog sekretara ili administrativnog radnika, odnosno lica koje istog zamenjuje u njegovom odsustvu. Lica iz stava 1 i 2 ovog člana, sva pismena primaju, otvaraju ( izuzev ponuda i prijava i izmena i dopuna ponuda i prijava koje se ne otvaraju), pregledaju, zavode i raspoređuju. Ponude i prijave, kao i izmene i dopune ponuda i prijava, se nakon
zavođenja u protokol, odlažu na posebno mesto. Lica iz stava 1 i 2 ovog
člana, čuvaju zatvorene ponude i prijave, kao i izmene i dopune ponuda
i prijava, do dana određenog za otvaranje ponuda kada ih predaju
predsedniku komisije za javnu nabavku na koju se ponuda odnosno
prijava odnosi ili njegovom zameniku.
Sva primljena pismena, osim akata iz prethodnog stava, raspoređuju se i prosleđuju istog dana kada su primljena, samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća odnosno zaduženom referentu nadležne službe u ogranku, ukoliko nije drugačije označeno na samom pismenu. Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća odnosno zaduženi referent nadležne službe u ogranku, u slučaju iz prethodnog stava, istog dana je dužan da kopiju pismena prosledi drugom zaposlenom licu, ukoliko je ono određeno ili po prirodi stvari nadležno za predmetni dokument. Lica iz stava 1 i 2 ovog člana predaju ponude/prijave i ostala pismena iz nabavki, uz potpis lica koje ih prima u internoj dostavnoj knjizi. Lica iz stava 1 i 2 ovog člana, dužna su da licu koje lično predaje ponudu ili prijavu, izmene ili dopune istih, izda, na njegov zahtev, potvrdu o prijemu, prema obrascu Prilog broj 4 ovog akta. Potvrda se izrađuje u dva primerka od kojih se jedan primerak predaje donosiocu, a jedan ostaje u arhivi javnih nabavki.
Član 36. Zatvorene ponude odnosno prijave u postupku javne nabavke, izmene i dopune ponuda odnosno prijava, zavode se u trenutku prijema i na
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
35
svakoj ponudi, odnosno prijavi, izmeni ili dopuni ponude odnosno prijave, obavezno se naznačava datum i tačno vreme prijema ( sat i minut). Ukoliko lice koje prima pismena, utvrdi nepravilnosti prilikom prijema ponude odnosno prijave ili izmene i dopune ponude odnosno prijave, kao što su: ponuda odnosno prijava nije označena kao ponuda/ prijava i stoga je otvorena, dostavljena je otvorena ili je omot značajno oštećen i slično, dužan je da o tome sačini pismenu belešku i dostavi je zajedno sa predmetnom pošiljkom predsedniku komisije za tu javnu nabavku shodno članu 35 stav 4 ovog internog akta.
Postupanje sa elektronskom poštom
Član 37.
Elektronsku poštu druga lica dostavljaju na i-meil adresu koja je određena za prijem pošte u elektronskom obliku ili na drugi način u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama ili posebnim propisom. Svaka elektronska pošta mora imati potvrdu prijema i mora biti zavedena, shodno članu 32 stav 8 ovog internog akta. Ako se pri prijemu, pregledu ili otvaranju elektronske pošte utvrde nepravilnosti ili drugi razlozi koji onemogućavaju postupanje po ovoj pošti, ( npr. nedostatak osnovnih podataka za identifikaciju pošiljaoca – imena i prezimena ili adrese, nemogućnost pristupa sadržaju poruke, format poruke koji nije propisan, podaci koji nedostaju i slično) ta pošta se preko i-meil naloga vraća pošiljaocu, uz navođenje razloga vraćanja. Na elektronsku poštu se shodno primenjuju odredbe koje se odnose na postupanje sa pisanim podnescima, prijem pismena, dostavljanje u rad, arhiviranje i dr.
Član 38. Rokovi u postupcima javnih nabavki teku od dana zavođenja pismena u delovodni protokol nabavki.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
36
SPROVOĐENJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE
Nalog za nabavku
Član 39. Postupak nabavke inicira se podnošenjem NALOGA ZA NABAVKU. Podnosilac naloga za nabavku je:
1. Nalog za nabavku sačinjava se U OGRANCIMA PREDUZEĆA u Službi direkcije ogranka, odnosno Šumskoj upravi ili Radnoj jedinici u kojoj je nastala potreba za nabavkom i koja je korisnik nabavke,
2. Ukoliko je potreba nastala U DIREKCIJI NARUČIOCA, sačinjava
ga zaposleni koji prema prirodi poslova koje obavlja i svom radnom mestu uočava potrebu i inicira nabavku.
Nalog za nabavku podnosi se najkasnije u mesecu koji prethodi mesecu u kojem će se vršiti pokretanje postupka. Obrazac Naloga za nabavku dobara, usluga ili radova je jednoobrazan i čini sastavni deo ovog akta (Prilog broj 5). Nalog za nabavku obavezno sadrži:
- Podatke o podnosiocu - Predmet nabavke - Potrebnu količinu - Predlog bitnih karakteristika predmeta nabavke, kvalitet i opis
dobara, usluga ili radova - Rok izvršenja ili isporuke - Mesto izvršenja ili isporuke - Stanje zalihe na dan sačinjavanja naloga za nabavku
Predlog bitnih karakteristika predmeta nabavke mora biti sačinjen u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktima, kao i drugim propisima i standardima koji se primenjuju za konkretan predmet nabavke.
Predlog bitnih karakteristika predmeta nabavke podnosilac naloga
određuje na način koji će omogućiti zadovoljavanje stvarnih potreba
naručioca i istovremeno omogući širokom krugu ponuđača da podnesu
odgovarajuće ponude.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
37
Podnosilac naloga dužan je da potpiše i overi svaku stranicu predloga
bitnih karakteristika predmeta nabavke.
Nalog za nabavku obavezno potpisuju:
- U OGRANCIMA PREDUZEĆA Rukovodilac službe odnosno Šef Šumske uprave ili Radne jedinice, kao i zaposleni koji prema prirodi poslova koje obavlja i svom radnom mestu uočava potrebu i inicira nabavku,
- U DIREKCIJI NARUČIOCA zaposleni koji prema prirodi poslova koje obavlja i svom radnom mestu uočava potrebu i inicira nabavku.
Nalog za nabavku podnosi se:
- U OGRANCIMA PREDUZEĆA zaduženom referentu u nadležnoj službi.
- U DIREKCIJI NARUČIOCA Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing u direkciji naručioca – samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća.
Član 40.
Po prijemu naloga, zaduženi referent, odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, najpre proverava da li je nalog uredan i potpun, te ukoliko jeste, to potvrđuje svojim parafom u delu naloga koji glasi: “Da je ovaj nalog uredan i potpun, potvrđuje:_________________“. Ukoliko to nije slučaj, vraća nalog podnosiocu na ispravku ili dopunu, uz propratni dopis. Zaduženi referent, odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, postupajući po urednom i potpunom nalogu, najpre ustanovljava grupu istovrsnih dobara, usluga ili radova, u koju spada predmet nabavke iz naloga za nabavku, proverava procenjenu vrednost na dan prijema urednog naloga za nabavku bez PDV-a i proverava da li je nabavka predviđena Planom nabavki naručioca za tekuću godinu. Ukoliko je predviđena, zaduženi referent cirkularnim dopisom zatražiće od drugih organizacionih delova Naručioca u ogranku preduzeća da se izjasne i dostave naloge za nabavku ukoliko imaju potrebu za istovrsnom predmetnom nabavkom, a samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća cirkularnim dopisom zatražiće od ogranaka da se izjasne i dostave naloge za nabavku ukoliko imaju potrebu za istovrsnom predmetnom nabavkom.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
38
Lice iz prethodnog stava, obavezno čuva pisani dokaz o proveri procenjene vrednosti na dan prijema urednog naloga za nabavku. Nakon objedinjavanja svih podataka, zaposleni iz prethodnog stava konstatuje:
- Koji je redni broj nabavke iz Plana nabavki naručioca za tekuću godinu
- Koja je vrsta postupka planirana za sprovođenje te nabavke - Kolika je ukupna procenjena vrednost predmetne nabavke.
Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke i nabavke na koju se
zakon ne primenjuje
Član 41. Nakon preduzetih radnji iz prethodnog člana, pristupa se izradi ZAHTEVA ZA POKRETANJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE I NABAVKE NA KOJU SE ZAKON NE PRIMENJUJE.
Član 42.
Procedura u ogranku preduzeća
Zahtev izrađuje zaduženi referent u nadležnoj službi ogranka.
Zahtev iz stava 1. ovog člana, sačinjava se na obrascu koji čini sastavni deo ovog akta (Prilog broj 6 - Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke i nabavke na koju se zakon ne primenjuje).
Zahtev koji se upućuje iz ogranka preduzeća podnosi se:
1. Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing u direkciji naručioca, samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća,
2. Ukoliko je u pitanju javna nabavka male vrednosti koja će se
sprovoditi u ogranku preduzeća shodno odluci direktora naručioca o prenosu ovlašćenja na direktore ogranaka i ukoliko je u pitanju nabavka na koju se zakon ne primenjuje, Zahtev se podnosi direktoru ogranka.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
39
Zahtev obavezno mora da sadrži sve podatke koji su u obrascu naznačeni. Uz Zahtev, obavezno mora biti priložen predlog tehničke specifikacije dobara, usluga ili radova, koji je dostavljen uz Nalog za nabavku iz člana 39 ovog akta. Zahtev koji se upućuje iz ogranka u slučaju iz stava 3 tačka 1 ovog člana , obavezno se overava pečetom ogranka i potpisuju ga:
- zaduženi referent iz nadležne službe - rukovodilac nadležne službe - direktor ogranka.
Član 43.
U slučaju iz prethodnog člana, stav 3 tačka 2, Zahtev u kom su objedinjene potrebe svih organizacionih delova naručioca potpisuju zaduženi referent i rukovodilac nadležne službe, čime potvrđuju da su proverili i da je u pitanju javna nabavka male vrednosti koja će se sprovoditi u ogranku preduzeća shodno odluci direktora naručioca o prenosu ovlašćenja na direktore ogranaka ili da je u pitanju nabavka na koju se zakon ne primenjuje. Isti su dužni da konstatuju i ukažu na uočena odstupanja u odnosu na Plan nabavki naručioca, u rubrici tog obrasca: „ Odstupanja u odnosu na Plan nabavki za tekuću godinu“.
Izrađeni objedinjeni Zahtev, sa ili bez uočenih i upisanih odstupanja u odnosu na Plan nabavki, se dostavlja na razmatranje i odobrenje direktoru ogranka. Ukoliko smatra da su ostvareni uslovi za sprovođenje javne nabavke, direktor ogranka potpisuje i overava podneti Zahtev, čime izdaje pisano odobrenje da se pokrene postupak javne nabavke ili da se nabavka izvrši bez primene zakona, u svemu prema priloženom Zahtevu, naročito u smislu:
- predmeta nabavke - vrste postupka - bitnih karakteristika predmeta nabavke - obrazovanih partija - predviđenih količina - procenjene vrednosti nabavke - predloga članova Komisije za javnu nabavku - predloga lica koja će biti zadužena za praćenje izvršenja ugovora.
Ukoliko direktor ogranka ima bilo kakvu primedbu, povodom napred navedenih stavki na koje daje saglasnost, potrebno je da ih u pisanom obliku dostavi zaduženom referentu nadležne službe. Postupajući po
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
40
primedbama, zaduženi referent sačinjava izmenjeni zahtev, koji se ponovo dostavlja na saglasnost direktoru ogranka.
Ukoliko direktor ogranka oceni da zbog konstatovanih odstupanja u odnosu na Plan nabavki ili iz drugih razloga nisu ostvareni uslovi za sprovođenje javne nabavke, neće odobriti pokretanje postupka dok se ne steknu uslovi.
Član 44.
Procedura u direkciji naručioca
Po prijemu Zahteva iz ogranka preduzeća, samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dužan je da proveri da li isti sadrži sve utvrđene elemente, a naročito da li je javna nabavka predviđena Planom nabavki naručioca za tekuću godinu, kao i da li su sredstva predviđena finansijskim planom i raspoloživa.
Ukoliko podneti zahtev sadrži nedostatke, odnosno ne sadrži sve potrebne elemente, samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća ga uz propratni dopis u roku od 2 radna dana vraća podnosiocu zahteva na ispravku i dopunu, koja mora biti učinjena u roku od naredna 2 radna dana.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, postupajući po urednom zahtevu, zatim pisanim putem poziva ostale ogranke preduzeća da se izjasne da li imaju potrebu za istovrsnom predmetnom nabavkom, u kom slučaju su dužni da podnesu uredne i potpune Zahteve u roku koji im je odredio samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji preduzeća.
Nakon prikupljanja podataka shodno prethodnom stavu, kao i nakon prikupljanja podataka u slučaju kad mu je neposredno iz direkcije naručioca dostavljen nalog za nabavku (član 39 stav 10 ovog akta), samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća objedinjava sve iskazane potrebe i sačinjava zbirni Zahtev ( obrazac Prilog broj 7). U Zahtevu je samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dužan da konstatuje i ukaže na uočena odstupanja u odnosu na Plan nabavki naručioca, u rubrici tog obrazca: „Odstupanja u odnosu na Plan nabavki za tekuću godinu“.
Izrađeni objedinjeni Zahtev, sa ili bez uočenih i upisanih odstupanja u odnosu na Plan nabavki, se dostavlja na razmatranje i odobrenje resornom Pomoćniku direktora iz čijeg je delokruga poslova
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
41
predmetna javna nabavka. Ukoliko smatra da su ostvareni uslovi za sprovođenje javne nabavke, Pomoćnik direktora potpisuje i overava podneti Zahtev, čime izdaje pisano odobrenje da se pokrene postupak javne nabavke, u svemu prema priloženom Zahtevu, naročito u smislu:
- predmeta nabavke - vrste postupka - bitnih karakteristika predmeta nabavke - obrazovanih partija - predviđenih količina - procenjene vrednosti nabavke - predloga članova Komisije za javnu nabavku - predloga lica koja će biti zadužena za praćenje izvršenja ugovora.
Ukoliko lice iz prethodnog stava, ima bilo kakvu primedbu, povodom napred navedenih stavki na koje daje saglasnost, potrebno je da ih u pisanom obliku dostavi samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća. Postupajući po primedbama, samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća sačinjava izmenjeni zahtev, koji ponovo dostavlja na saglasnost licu iz prethodnog stava.
Ukoliko Pomoćnik direktora oceni da zbog konstatovanih odstupanja u odnosu na Plan nabavki ili iz drugih razloga nisu ostvareni uslovi za sprovođenje javne nabavke, neće odobriti pokretanje postupka dok se ne steknu uslovi, pri čemu isti na samom dokumentu navodi reči „nije odobreno“, unosi datum i svoj paraf i taj dokument vraća putem protokola nabavki samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća.
Član 45.
Podnosilac zahteva uz zahtev za pokretanje postupka javne nabavke, dostavlja obrazloženje za pokretanje pregovaračkog postupka bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda i potrebne dokaze, odnosno u slučaju konkurentnog dijaloga navodi sve okolnosti koje opravdavaju upotrebu konkurentnog dijaloga i prilaže neophodne dokaze ukoliko smatra da su ispunjeni Zakonom propisani uslovi za pokretanje ove vrste postupaka.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, pre donošenja odluke o pokretanju postupka, upućuje Upravi za javne nabavke zahtev za dobijanje mišljenja o osnovanosti primene pregovaračkog postupka (Prilog broj 8 - Zahtev za mišljenje o
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
42
osnovanosti primene pregovaračkog postupka), odnosno saglasnost za sprovođenje konkurentnog dijaloga, o čemu obaveštava podnosioca zahteva.
Postupanje po odobrenom zahtevu za pokretanje postupka javne nabavke
Član 46.
Na osnovu odobrenog zahteva, zaduženi referent u ogranku preduzeća odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, u roku od tri dana od dana prijema odobrenog zahteva sačinjava predlog odluke o pokretanju postupka javne nabavke (Prilog broj 9 - Odluka o pokretanju postupka javne nabavke). Ista lica, istovremeno sačinjavaju i predlog rešenja o obrazovanju komisije za javnu nabavku (Prilog broj 10- Rešenje o obrazovanju komisije za javnu nabavku), odnosno predlog rešenja o imenovanju lica koje će sprovesti nabavku ( u slučaju postupka javne nabavke male vrednosti koja je manje složena i nabavke na koje se zakon ne primenjuje, postupak može sprovoditi službenik za javne nabavke, odnosno lice zaposleno na poslovima javnih nabavki, ukoliko tako odobri odgovorno lice).
Odluku i rešenje iz stava 1. ovog člana parafiraju:
U OGRANKU PREDUZEĆA
- rukovodilac nadležne službe koji time potvrđuje usklađenost podataka o javnoj nabavci sa podacima iz Plana nabavki i sa podacima iz objedinjenog zahteva za pokretanje postupka, kao i da su sredstva za predmetnu nabavku predviđena i raspoloživa;
- diplomirani pravnik iz službe za opšte, pravne i kadrovske poslove koji time potvrđuje da su navedeni akti izrađeni u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama i da sadrže sve propisane elemente.
U DIREKCIJI NARUČIOCA
- samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća koji time potvrđuje usklađenost podataka o javnoj nabavci sa podacima iz Plana nabavki i sa podacima iz objedinjenog zahteva za pokretanje postupka, kao i da su sredstva za predmetnu nabavku predviđena i raspoloživa;
- Pomoćnik direktora iz čijeg je delokruga poslova predmetna javna nabavka, koji time potvrđuje da su navedena akta izrađena u
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
43
svemu prema njegovom pisanom odobrenju za nabavku koje je prethodno izdao;
- Pomoćnik direktora za pravne poslove ili diplomirani pravnik iz Sektora za opšte pravne i kadrovske poslove, koji time potvrđuje da su navedeni akti izrađeni u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama i da sadrže sve propisane elemente.
Predlozi akata iz ovog člana, zajedno sa objedinjenim Zahtevom za pokretanje postupka i drugom pratećom dokumentacijom, dostavljaju se na potpis:
- Direktoru ogranka preduzeća u slučaju iz člana 42 stav 3 tačka 2 ovog akta;
- Direktoru preduzeća u svim ostalim slučajevima.
Potpisani akti iz ovog člana, zavode se u protokol nabavki ogranka ili direkcije naručioca na dan kada su potpisani i istoga dana moraju biti ekspedovani prema dostavnoj naredbi koja je u samim aktima označena.
Imenovanje članova komisije za javnu nabavku, odnosno lica koja sprovode postupak javne nabavke
Član 47.
Komisija za javnu nabavku može biti obrazovana za sve vrste postupaka javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, a obavezno u svim slučajevima koji su određeni Zakonom.
Postupak javne nabavke male vrednosti i nabavke na koje se zakon ne primenjuje, ako je tako određeno rešenjem naručioca jer složenost postupka ne zahteva učešće drugih stručnih lica – može sprovoditi službenik za javne nabavke, odnosno lice zaposleno na poslovima javnih nabavki.
Komisija za javnu nabavku ima najmanje tri člana od kojih je jedan
službenik za javne nabavke ili lice sa stečenim obrazovanjem na
pravnom fakultetu, na studijama drugog stepena (diplomske akademske
studije - master, specijalističke akademske studije, specijalističke
strukovne studije), odnosno na osnovnim studijama u trajanju od
najmanje četiri godine.
Komisija za javnu nabavku i zamenici članova komisije se obrazuju rešenjem.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
44
Sastav i nadležnosti komisije za javne nabavke se određuje u skladu sa Zakonom.
Članovi komisije mogu se imenovati, prema ukazanoj potrebi, iz redova
zaposlenih iz svih organizacionih delova naručioca, vodeći računa da
se obavezno imenuju jedno ili više lica koja imaju odgovarajuće stručno
obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke, što važi i za
zamenike. Ako naručilac nema zaposleno lice koje ima odgovarajuće
stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke, u
komisiju se može imenovati lice koje nije zaposleno kod naručica.
Službenik za javne nabavke je obavezno član komisije u postupcima javnih nabavki dobara, usluga ili radova čija je procenjena vrednost veća od trostrukog iznosa vrednosti gornjeg limita javne nabavke male vrednosti.
U komisiju se ne mogu imenovati lica koja mogu biti u sukobu interesa za predmet javne nabavke.
Nakon donošenja rešenja, članovi komisije potpisuju izjavu kojom potvrđuju da u predmetnoj javnoj nabavci nisu u sukobu interesa (Prilog broj 11 - Izjava o nepostojanju sukoba interesa za članove komisije za javnu nabavku).
Izjava iz prethodnog stava ovog člana se izrađuje u dva originalna primerka i to: jedan primerak za arhivu JP i jedan primerak za sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing.
Komisija za javnu nabavku, odnosno lica iz stava 2 ovog člana, dužna je da sprovede postupak javne nabavke određen u odluci o pokretanju postupka i odgovorna je za zakonitost sprovođenja postupka.
Način rada Komisije
Član 48.
Predsednik, članovi i zamenici komisije su ravnopravni u radu i odlučivanju.
Predsednik komisije ima svojstvo člana komisije. Zamenik predsednika menja predsednika u slučaju njegovog odsustva. Zamenik predsednika ima svojstvo člana komisije samo kada menja predsednika. Članovi komisije imaju zamenike.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
45
Rad komisije organizuje predsednik odnosno zamenik predsednika, koji saziva prvi i sve naredne sastanke komisije.
Komisija radi na sastancima, na koje se pozivaju članovi komisije. Prisustvo na sastancima komisije je obavezno, a u slučaju sprečenosti člana komisije, isti je dužan da o tome obavesti predsednika i da obezbedi prisustvo zamenika člana. Član komisije koji odsustvuje, dužan je da zameniku prosledi sav materijal i da upozna zamenika sa dotadašnjim radom komisije.
Pun sastav komisije brojčano podrazumeva predsednika i članove komisije. Komisija radi u punom sastavu, a u naročito opravdanim slučajevima može raditi i u dvotrećinskom sastavu, ali ne i punovažno odlučivati. Akt komisije koji treba da se usvoji, u radnoj verziji mora biti dostavljen na pregled svim imenovanim članovima komisije. Rok za pregled i izjašnjavanje od strane svih članova komisije, mora biti primeren složenosti dokumenta, a određuje ga predsednik komisije.
Svi članovi, odnosno zamenici u slučaju sprečenosti članova, moraju se u pisanom obliku izjasniti povodom svih akata koje treba da donese komisija. Akti komisije smatraju se usvojenim ukoliko se za usvajanje izjasne svi članovi/zamenici jednoglasno.
Član komisije koji ima određene predloge po pojedinim pitanjima koji se razlikuju od mišljenja ostalih članova, ili je protiv usvajanja određenog akta odnosno određenog dela akta, dužan je da se o tome izjasni u pisanom obliku, sa detaljnim obrazloženjem. U svakom od ovih slučajeva, nakon razmatranja podnetog obrazloženja, predsednik komisije će, po potrebi, organizovati sprovođenje izjašnjavanja komisije na način opisan u prethodnom stavu.
Član komisije ne može biti uzdržan prilikom izjašnjavanja, već mora zauzeti stav.
Član komisije koji izdvaja svoje mišljenje prilikom stručne ocene ponuda ili prijava, dužan je da to napomene i obrazloži u Izveštaju o stručnoj oceni i da potpiše takav izveštaj.
Predsednik komisije, odnosno njegov zamenik, potpisuje akta koja donosi komisija, osim Konkursne dokumentacije i Izveštaja o stručnoj oceni ponuda ili prijava, koji moraju potpisati svi članovi komisije koji su učestvovali u izradi konkursne dokumentacije i pregledu i stručnoj oceni ponuda ili prijava.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
46
Konkursna dokumentacija mora biti potpisana od strane komisije najkasnije do dana objavljivanja. Ukoliko iz opravdanih razloga komisija ne može da se sastane a razlozi hitnosti zahtevaju objavljivanje, konkursnu dokumentaciju potpisuje predsednik komisije uz prethodno pribavljene pisane izjave ostalih članova komisije kojima ovlašćuju predsednika za potpisivanje.
Pružanje stručne pomoći komisiji, odnosno licima koja sprovode
postupak javne nabavke
Član 49.
Svi organizacioni delovi Naručioca su dužni da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć komisiji, odnosno službeniku za javne nabavke ili licu koji sprovodi postupak javne nabavke ukoliko postupak javne nabavke sprovode ta lica, putem svog zaposlenog kojem su se ova lica obratila. Pružanje stručne pomoći obavezno je i u postupcima nabavki na koje se zakon ne primenjuje, po zahtevu lica koje sprovodi tu nabavku.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija odnosno lice iz
prethodnog stava se pisanim putem ili elektronskim putem obraća
nadležnom organizacionom delu Naručioca-određenom zaposlenom.
Zaposleni od koga je zatražena stručna pomoć, dužan je da pisanim
putem ili elektronskim putem odgovori na zahtev za stručnom pomoći, u
roku koji određuje tražilac stručne pomoći, a u skladu sa propisanim
rokovima za postupanje.
Ukoliko zaposleni iz prethodnog stava ne odgovori tražiocu stručne
pomoći ili ne odgovori u roku, komisija ili lice koje je tražilo stručnu
pomoć obaveštava direktora ogranka preduzeća odnosno resornog
Pomoćnika direktora naručioca, koji će preduzeti sve potrebne mere
predviđene pozitivnim propisima za nepoštovanje radnih obaveza.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
47
Postupanje u toku izrade konkursne dokumentacije i postupku javne nabavke
Član 50.
Komisija za javnu nabavku priprema konkursnu dokumentaciju, na način utvrđen Zakonom i podzakonskim aktima koji uređuju oblast javnih nabavki, tako da ponuđači na osnovu iste mogu da pripreme prihvatljivu ponudu.
Konkursna dokumentacija mora da sadrži elemente propisane
podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne
dokumentacije u postupcima javnih nabavki.
Članovi komisije dužni su da među sobom podele zadatke oko izrade
konkursne dokumentacije, shodno vrsti postupka i prirodi predmeta
javne nabavke, rukovodeći se pravilima struke, pri čemu se mora voditi
računa da je:
- član komisije pravne struke uvek zadužen za izradu delova
konkursne dokumentacije koji se odnose na: opšte podatke o
javnoj nabavci, uputstvo ponuđačima kako da sačine ponudu,
obrazac ponude, uslove za učešće u postupku javne nabavke i
uputstvo kako se dokazuje ispunjenost uslova ( osim onih dodatnih
uslova za koje su zaduženi drugi članovi komisije), obrazac
troškova pripreme ponude, izjavu o nezavisnoj ponudi,
- član komisije ekonomske struke uvek zadužen za dodatne
uslove za učešće u postupku javne nabavke koji se tiču
finansijskog kapaciteta i uputstvo kako se dokazuje ispunjenost tih
uslova, za definisanje svih vidova i vrsta sredstava finansijskog
obezbeđenja, metodologije dodele pondera i obrazac strukture
ponuđene cene sa uputstvom kako da se popuni.
- član komisije odgovarajućeg stručnog obrazovanja iz oblasti
koja je predmet javne nabavke uvek je zadužen za: podatke o
predmetu nabavke, vrsti, tehničkim karakteristikama
(specifikacijama), kvalitetu, količini i opis predmeta nabavke,
načinu sprovođenja kontrole i obezbeđenja garancije kvaliteta,
rokove izvršenja, mesto izvršenja, definisanje obaveznog uslova
za učešće koji se tiče dozvole nadležnog organa za obavljanje
delatnosti koja je predmet javne nabavke, definisanje dodatnih
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
48
uslova za učešće u postupku javne nabavke koji se tiču tehničkog,
kadrovskog i poslovnog kapaciteta i uputstva kako se dokazuje
ispunjenost tih uslova,
- svi članovi komisije zajedno su zaduženi za definisanje obrasca
ponude, kriterijuma za ocenjivanje ponuda sa brojem pondera po
elementima kriterijuma, izradu odredbi modela ugovora i ostalih
delova konkursne dokumentacije koji nisu napred posebno
navedeni, a mogu zajednički uređivati i sve druge delove
konkursne dokumentacije.
Član komisije iz prethodnog stava, iz treće alineje, nema ovlašćenja da
vrši bilo kakve izmene u pogledu tehničkih specifikacija, kvaliteta i
opisa dobara, usluga ili radova, postavljenog roka izvršenja ili isporuke i
mesta izvršenja ili isporuke, u odnosu kako su isti postavljeni u Zahtevu
za pokretanje postupka iz člana 43 i 44 ovog akta, već iste: dodatno
razrađuje, precizira, konkretizuje, dorađuje, stručnije opisuje i sl, a sve u
cilju nabavke predmeta nabavke koji u potpunosti odgovara potrebama
Naručioca.
On može izvršiti izmene tehničkih specifikacija, kvaliteta i opisa dobara,
usluga ili radova, postavljenog roka izvršenja ili isporuke i mesta
izvršenja ili isporuke samo uz prethodno pribavljenu pismenu
saglasnost podnosioca naloga za nabavku.
Komisija je dužna da, u skladu sa Zakonom, podzakonskim aktima,
odlukom o pokretanju postupka i rešenjem kojim je obrazovana,
sprovede sve radnje potrebne za sprovođenje postupka javne nabavke.
Dodatne informacije ili pojašnjenja i izmene i dopune konkursne dokumentacije
Član 51.
Dodatne informacije ili pojašnjenja i potrebne izmene i dopune
konkursne dokumentacije, sačinjava komisija za javnu nabavku.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
49
Zahtev za dodatnim informacijama ili pojašnjenjima, koje je primilo lice za kontakt označeno u konkursnoj dokumentaciji, to lice odmah, nakon što je postupio po odredbama iz glave „dostavljanje, prijem pismena i komunikacija u poslovima javnih nabavki“ iz ovog akta, prosleđuje predsedniku komisije za javnu nabavku. Predsednik komisije odmah određuje člana komisije koji će izraditi odgovor, rukovodeći se prirodom postavljenih pitanja i uzimajući u obzir zaduženja članova komisije navedena u članu 50. ovog Internog akta. Ukoliko priroda postavljenog pitanja zahteva razmatranje cele komisije, predsednik je dužan da bez odlaganja sazove istu radi izrade odgovora.
Član komisije pravne struke, uobličava izrađene dodatne informacije ili
pojašnjenja u formi koja je potrebna za objavljivanje, kao i potrebne
izmene i dopune konkursne dokumentacije i prosleđuje ih licu
zaduženom za objavljivanje.
Objavljivanje u postupku javne nabavke
Član 52.
Objavljivanje oglasa o javnoj nabavci, konkursne dokumentacije i drugih akata u postupku javne nabavke vrši:
- U ogranku preduzeća zaduženi referent u nadležnoj službi; - U direkciji naručioca samostalni referent za komercijalne poslove u
Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing i referenti za opšte, pravne i kadrovske poslove u Sektoru za opšte, pravne i kadrovske poslove.
Navedeni akti se objavljuju na Portalu javnih nabavki, internet stranici JP “Vojvodinašume“, kao i na Portalu službenih glasila Republike Srbije i baza propisa kada je to propisano Zakonom.
Otvaranje ponuda
Član 53.
Postupak otvaranja ponuda se određuje i sprovodi u skladu sa propisima kojima se uređuju javne nabavke, na mestu i u vremenu koji su navedeni u pozivu za podnošenje ponuda, kao i u konkursnoj dokumentaciji.
Tokom otvaranja ponuda komisija sačinjava zapisnik, u skladu sa obrascem koji je sastavni deo ovog internog akta i koji sadrži podatke
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
50
predviđene Zakonom ( Prilog broj 12 - Zapisnik o otvaranju ponuda/prijava).
Otvaranje ponuda se sprovodi odmah nakon isteka roka za podnošenje
ponuda.
Otvaranje ponuda je javno i može prisustvovati svako zainteresovano
lice. Naručilac će isključiti javnost u postupku otvaranja ponuda ukoliko
je to potrebno radi zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu u
smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju
tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.
U postupku otvaranja ponuda mogu aktivno učestvovati samo ovlašćeni
predstavnici ponuđača.
Predstavnik ponuđača koji učestvuje u postupku otvaranja ponuda ima
pravo da prilikom otvaranja ponuda izvrši uvid u podatke iz ponude koji
se unose u zapisnik o otvaranju ponuda.
Zapisnik o otvaranju ponuda potpisuju članovi Komisije i predstavnici
ponuđača, koji preuzimaju primerak zapisnika, a ponuđačima koji nisu
učestvovali u postupku otvaranja ponuda dostavlja se zapisnik u roku od
tri dana od dana otvaranja. Na zahtev prisutnog predstavnika ponuđača,
ili iz nekog objektivnog razloga, zapisnik se može dostaviti i njemu u
roku od tri dana od dana otvaranja ponuda, što se konstatuje u
zapisniku.
Primerak Zapisnika obavezno se dostavlja i:
-zaduženom referentu u nadležnoj službi ukoliko se javna nabavka
sprovodi na nivou ogranka;
-samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća u
Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing u svim javnim
nabavkama koje se sprovode sa nivoa naručioca.
-arhivi nabavki.
Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na otvaranje prijava.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
51
Postupanje u fazi stručne ocene ponuda
Član 54.
Komisija za javnu nabavku je dužna da, nakon otvaranja ponuda, pristupi stručnoj oceni ponuda u skladu sa Zakonom i o pregledu i oceni ponuda za javnu nabavku sačini izveštaj o stručnoj oceni ponuda u skladu sa obrascem koji je sastavni deo ovog internog akta (Prilog broj 13 - Izveštaj o stručnoj oceni ponuda).
Članovi komisije zaduženi su i odgovorni za stručni pregled i ocenu
ponude, svako u onom delu u kom je bio zadužen shodno članu 50
ovog internog akta, a zajednički su zaduženi za izradu teksta izveštaja
o stručnoj oceni ponuda.
Izveštaj iz stava 1. ovog člana mora da sadrži naročito sledeće podatke:
1) predmet javne nabavke;
2) podatke iz plana nabavke koji se odnose na predmetnu javnu
nabavku;
3) procenjenu vrednost javne nabavke;
4) eventualna odstupanja od plana nabavki sa obrazloženjem;
5) ako je sproveden postupak koji nije otvoren ili restriktivni postupak,
razloge i okolnosti koje opravdavaju primenu tog postupka;
6) ako se postupak javne nabavke sprovodi zajedno sa drugim
naručiocem u skladu sa članom 50. Zakona, osnovne podatke o tom
naručiocu;
7) osnovne podatke o ponuđačima;
8) ponude koje su odbijene, razloge za njihovo odbijanje i ponuđenu
cenu tih ponuda;
9) ako je podneta samo jedna ponuda, mišljenje komisije o razlozima
koji su uzrokovali podnošenje jedne ponude i predlog mera koje treba
preduzeti da se u narednim postupcima obezbedi konkurencija u
postupku;
10) ako su sve ponude neodgovarajuće ili neprihvatljive mišljenje
komisije o razlozima koji su uzrokovali podnošenje takvih ponuda i opis
načina na koji je određena procenjena vrednost;
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
52
11) ako je ponuda odbijena zbog neuobičajeno niske cene, detaljno
obrazloženje – način na koji je utvrđena ta cena;
12) način primene metodologije dodele pondera;
13) naziv ponuđača kome se dodeljuje ugovor, a ako je ponuđač
naveo da će nabavku izvršiti uz pomoć podizvođača i svaki deo ugovora
koji će izvršiti podizvođač.
Izveštaj o stručnoj oceni ponuda potpisuju sva lica iz Komisije za javnu
nabavku, koja su učestvovala u stručnoj oceni ponuda, u potrebnom
broju originalnih primeraka.
Primerak Izveštaja o stručnoj oceni ponuda obavezno se dostavlja i:
-zaduženom referentu u nadležnoj službi ukoliko se javna nabavka
sprovodi na nivou ogranka;
-samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća u
Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing u svim javnim
nabavkama koje se sprovode sa nivoa naručioca,
-arhivi.
Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na Izveštaj o stručnoj oceni
prijava.
Donošenje odluke u postupku
Član 55.
U skladu sa Izveštajem o stručnoj oceni ponuda, komisija za javnu nabavku priprema predlog odluke o dodeli ugovora, predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke, odnosno predlog odluke o priznavanju kvalifikacije. Za izradu svih predloga odluka, u dovoljnom broju primeraka, zadužen je član/zamenik komisije za javnu nabavku pravne struke odnosno službenik za javne nabavke kao član komisije odnosno lice koje je sprovelo postupak, čime je odgovorno da je predlog odluke potpuno u skladu sa Izveštajem o stručnoj oceni ponuda/prijava. Lice koje je izradilo predlog odluke, parafira svaku stranu predloga odluke, na svim
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
53
primercima. Ovo lice je odgovorno i zaduženo da predlog odluke izradi, parafira i dostavi na dalju proceduru – do datuma koji predstavlja polovinu roka određenog u odluci o pokretanju postupka za donošenje odluke u postupku javne nabavke.
Predlog odluke iz prethodnog stava, lice iz prethodnog stava dostavlja na dalju proceduru:
-zaduženom referentu u nadležnoj službi ukoliko se javna nabavka
sprovodi na nivou ogranka;
-samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća u
Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing u svim javnim
nabavkama koje se sprovode sa nivoa naručioca.
Lica iz prethodnog stava kompletiraju predmet ( Zapisnik o otvaranju ponuda, Izveštaj o stručnoj oceni ) i prosleđuju predlog odluke na parafiranje.
Predlog odluke iz stava 1. ovog člana dalje parafiraju:
- ako se javna nabavka sprovodila u ogranku preduzeća -rukovodilac nadležne službe i diplomirani pravnik iz Službe za opšte, pravne i kadrovske poslove ukoliko nije on izradio predlog odluke;
- ako se javna nabavka sprovodila na nivou naručioca – resorni Pomoćnik direktora i Pomoćnik direktora za pravne poslove ili diplomirani pravnik iz Sektora za opšte, pravne i kadrovske poslove.
Nakon parafiranja, lica iz stava 2 ovog člana predlog odluke dostavljaju na potpisivanje odgovornom licu:
- U ogranku preduzeća Direktoru ogranka, - U direkciji naručioca Direktoru preduzeća.
Lica iz stava 2 ovog člana zadužena su da prate i vode računa o tome da odluka bude doneta u zakonom propisanom roku, koji je označen u odluci o pokretanju postupka. Odluka je doneta kada je potpiše odgovorno lice iz prethodnog stava.
Potpisana odluka se dostavlja ponuđačima u roku od tri dana od dana donošenja, za čega su zadužena i odgovorna lica iz stava 2 ovog člana.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
54
Ako se odluka dostavlja neposredno, elektronskom poštom ili faksom,
naručilac mora imati potvrdu prijema odluke od strane ponuđača, a
ukoliko se odluka dostavlja putem pošte mora se poslati preporučeno sa
povratnicom.
Potvrda prijema od značaja je zbog računanja rokova za podnošenje
zahteva za zaštitu prava.
Za praćenje i računanje kada ističu rokovi za podnošenje zahteva za zaštitu prava, zadužena su i odgovorna lica iz stava 2 ovog člana. Oni su zaduženi da o datumu isteka roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava ili o činjenici da je zahtev za zaštitu prava odbačen ili odbijen, odmah istoga dana pismeno obaveste lice iz člana 56 stav 3 ovog internog akta koje je zaduženo za izradu predloga ugovora o javnoj nabavci.
Postupanje u toku zaključivanja ugovora
Član 56.
Ugovor o javnoj nabavci, odnosno okvirni sporazum se može zaključiti u skladu sa Zakonom, nakon donošenja odluke o dodeli ugovora (Prilog broj 14 - Odluka o dodeli ugovora), odnosno odluke o zaključenju okvirnog sporazuma i ako u roku predviđenom ovim zakonom nije podnet zahtev za zaštitu prava ili je zahtev za zaštitu prava odbačen ili odbijen.
Naručilac može i pre isteka roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava zaključiti ugovor o javnoj nabavci:
1) na osnovu okvirnog sporazuma;
2) u slučaju primene pregovaračkog postupka iz člana 36. stav 1. tačka 3) Zakona;
3) u slučaju primene sistema dinamične nabavke;
4) u slučaju postupka javne nabavke male vrednosti iz člana 39. stav 6. Zakona;
5) ako je podneta samo jedna ponuda, osim u pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda.
Predlog ugovora sačinjava, u dovoljnom broju primeraka, član/zamenik komisije za javnu nabavku pravne struke ili službenik za
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
55
javne nabavke kao član komisije odnosno lice koje je sprovelo nabavku. Lice koje je izradilo predlog ugovora vrši parafiranje svih stranica ugovora, na svim primercima, čime je odgovorno da je predlog ugovora potpuno u skladu sa ponudom ponuđača kome je odlukom o dodeli ugovora dodeljen ugovor, a sadržina predloga ugovora identična sadržini modela ugovora iz konkursne dokumentacije. Predlog ugovora mora biti izrađen u roku od najduže 2 dana od dana prijema obaveštenja iz člana 55 stav 10 ovog internog akta, u kom roku mora biti i predat na dalju proceduru.
Predlog ugovora se u roku iz prethodnog stava, predaje na dalju proceduru:
- U ogranku preduzeća zaduženom referentu u nadležnoj službi, ukoliko se javna nabavka sprovodi na nivou ogranka;
- U direkciji naručioca samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.
Navedena lica iz prethodnog stava odmah kompletiraju predmet i prosleđuju ugovor na parafiranje i potpisivanje i to:
- U ogranku preduzeća ugovor dalje parafiraju rukovodilac nadležne službe i diplomirani pravnik ukoliko nije on izradio ugovor, nakon čega se prosleđuje Direktoru ogranka na potpis, najduže u roku od 2 dana. Postupak potpisivanja ugovora se mora završiti u roku od najviše naredna 2 dana.
- U direkciji naručioca ugovor dalje parafiraju resorni Pomoćnik direktora iz čije oblasti je javna nabavka i Pomoćnik direktora za pravne poslove ili diplomirani pravnik iz Sektora za opšte, pravne i kadrovske poslove, nakon čega se prosleđuje Direktoru preduzeća na potpis najduže u roku od 2 dana. Postupak potpisivanja ugovora se mora završiti u roku od najviše naredna 2 dana.
Lica iz prethodnog stava parafiranjem ugovora potvrđuju da je ugovor sačinjen saglasno odluci o dodeli ugovora i da je u skladu sa pozitivnim propisima.
Nakon potpisivanja ugovora od strane odgovornih lica naručioca iz stava 5 ovog člana, lica iz stava 4 zadužena su da odmah dostave primerke ugovora na potpisivanje drugoj ugovornoj strani, koji mora biti zaključen u roku od naredna 2 dana.
Ugovor se smatra zaključenim kada ga potpišu obe ugovorne strane.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
56
Nakon obostranog potpisivanja, ugovor se sa tim datumom zavodi u protokol nabavki kod naručioca.
Potpisane i delovodno zavedene primerke ugovora, lica iz stava 4 ovog člana dostavljaju:
- U originalu: primerke za drugu ugovornu stranu, primerak za sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing/ finansijsku službu, primerak za komercijalnu službu, primerak za arhivu;
- U fotokopiji: primerak za svakog korisnika nabavke, primerak za komisiju za javnu nabavku.
Postupanje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava
Član 57.
Zahtev za zaštitu prava koji je podnet naručiocu, odmah se zavodi u protokol i istog dana se prosleđuje:
- U ogranku preduzeća zaduženom referentu u nadležnoj službi, - U direkciji naručioca samostalnom referentu za komercijalne
poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.
Lica iz prethodnog stava dužna su da odmah, na način kojim se obezbeđuje prijem u najkraćem mogućem roku, kopiju zahteva za zaštitu prava dostave predsedniku komisije za javnu nabavku koja sprovodi postupak te javne nabavke, odnosno ukoliko je u pitanju javna nabavka male vrednosti koju je sprovodio službenik za javne nabavke, odnosno lice zaposleno na poslovima javnih nabavki – tom licu.
Predsednik komisije za javnu nabavku bez odlaganja saziva komisiju radi odlučivanja po podnetom zahtevu.
Komisija, odnosno lice iz stava 2 ovog člana, postupa po prijemu
zahteva za zaštitu prava, u skladu sa Zakonom. Ako je zahtev za zaštitu
prava uredan, blagovremen i izjavljen od strane ovlašćenog lica, isti su
dužni da na osnovu činjeničnog stanja, u ime i za račun naručioca
odluče po podnetom zahtevu, tako što sa primljenim zahtevom za zaštitu
prava preduzimaju radnje na način, u rokovima i po postupku koji je
propisan Zakonom. O odlučivanju se sačinjava zapisnik ili službena
beleška, u pisanoj formi.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
57
Predlog akta donetog u postupku odlučivanja po podnetom zahtevu
za zaštitu prava, izrađuje član komisije pravne struke odnosno
službenik za javne nabavke ili lice zaposleno na poslovima javnih
nabavki ukoliko su oni sprovodili postupak. Ova lica obavezno
parafiraju doneti akt i odmah ga prosleđuju, sa zapisnikom ili
službenom beleškom iz prethodnog stava, na dalji postupak:
- U ogranku preduzeća zaduženom referentu u nadležnoj službi, - U direkciji naručioca samostalnom referentu za komercijalne
poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.
koji prosleđuju predlog akta na potpis odgovornom licu – direktoru
ogranka odnosno Direktoru preduzeća ili licu koje oni ovlaste posebnim
ovlašćenjem ili Rešenjem o obrazovanju komisije.
U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija odnosno lice iz stava 2 ovog člana, postupa u skladu sa odredbama ovog Internog akta koji regulišu način traženja i pružanja stručne pomoći.
OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI U POSTUPKU JAVNE NABAVKE
Izrada akata u postupku javne nabavke
Član 58.
Akte u postupcima javnih nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje, izrađuju lica i komisije za javnu nabavku, shodno ovom internom aktu, a svako je u svom domenu odgovoran za zakonitost svog rada.
Oblikovanje javne nabavke po partijama
Član 59.
Predlog oblikovanja nabavke po partijama sačinjava i odgovoran je za
taj predlog podnosilac naloga za nabavku.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
58
Zaduženi referent nadležne službe ogranka, odnosno samostalni
referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, u Zahtevu za
pokretanje postupka, na osnovu predloga iz prethodnog stava, definišu
partije predmetnog postupka. U ovome, isti imaju pravo da zatraže u
pisanoj formi stručno mišljenje tehničkih lica.
Odobrenjem Zahteva za pokretanje postupka, shodno članu 42, 43 i 44
ovog internog akta, direktori ogranaka odnosno resorni Pomoćnici
direktora daju pisano odobrenje i odgovorni su za konačno
oblikovanje nabavke po partijama.
Određivanje dodatnih uslova za učešće u postupku javne nabavke
Član 60.
Član komisije ekonomske struke uvek je zadužen i odgovoran za
dodatne uslove za učešće u postupku javne nabavke koji se tiču
finansijskog kapaciteta, član komisije odgovarajućeg stručnog
obrazovanja iz oblasti koja je predmet javne nabavke uvek je zadužen
i odgovoran za dodatne uslove za učešće u postupku javne nabavke koji
se tiču poslovnog, tehničkog i kadrovskog kapaciteta, ukoliko se
komisija nije dogovorila da su svi članovi komisije zajedno zaduženi za
definisanje dodatnih uslova za učešće.
Određivanje tehničkih specifikacija u postupku javne nabavke
Član 61.
Predlog tehničkih specifikacija predmeta javne nabavke, u smislu na
nivou određivanja bitnih karakteristika, određuje podnosilac Naloga za
nabavku i odgovoran je za iste.
Bitne karakteristike predmeta javne nabavke postaju konačne
odobrenjem Zahteva za pokretanje postupka javne nabavke i nabavke
na koje se zakon ne primenjuje, za su odgovorni direktori ogranaka
odnosno resorni Pomoćnici direktora, shodno članu 43. i 44. ovog
internog akta.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
59
Član Komisije za javnu nabavku iz člana 50 stav 3. alineja 3, odgovoran je za definisanje konačnih tehničkih karakteristika (specifikacija) predmeta nabavke.
Određivanje kriterijuma za dodelu ugovora i elemenata kriterijuma, kao i metodologije za dodelu pondera za svaki elemenat
kriterijuma
Član 62.
Kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju
za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, način navođenja,
opisivanja i vrednovanja elemenata kriterijuma u konkursnoj
dokumentaciji, utvrđuje komisija zajednički, uzimajući u obzir vrstu,
tehničku složenost, trajanje, vrednost javne nabavke i sl.
Utvrđivanje uporedivosti ponuđene cene sa tržišnom cenom
Član 63.
Utvrđivanje uporedivosti ponuđene cene sa tržišnom cenom vrše članovi komisije odgovarajućeg stručnog obrazovanja iz oblasti koja je predmet javne nabavke, a stručnu pomoć im pruža član komisije ekonomske struke.
Izrada modela ugovora
Član 64.
Model ugovora sačinjava zajednički komisija, uz stručnu pomoć organizacionih delova Naručioca ukoliko je to neophodno.
Postupanje u postupku zaštite prava
Član 65.
U postupku zaštite prava, u ime i za račun naručioca, postupa komisija za nabavku, odnosno ukoliko je u pitanju javna nabavka male vrednosti koju je sprovodio službenik za javne nabavke, odnosno lice zaposleno na poslovima javnih nabavki – ta lica. Oni odlučuju po podnetom zahtevu, tako što sa primljenim zahtevom za zaštitu prava preduzimaju radnje na način, u rokovima i po postupku koji je propisan Zakonom i ovim internim aktom.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
60
Postupanje u rokovima za zaključenje ugovora
Član 66.
Za postupanje u rokovima za zaključenje ugovora, odgovorna su sva lica navedena u članu 56.ovog internog akta, poglavlje „Postupanje u toku zaključivanja ugovora“, shodno svojim zaduženjima.
Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim
nabavkama, unutar naručioca, Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji
Član 67.
Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji vrši Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.
Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama sprovedenim na nivou ogranka preduzeća samostalnom referentu za komercijalne poslove, vrši zaduženi referent u nadležnoj službi ogranka.
Dostavljanje Upravi za javne nabavke dokaza negativne reference za neispunjavanje obaveza u postupku javne nabavke
Član 68.
U slučaju da se stekne uslov za negativnu referencu, u skladu sa članom 83 i 84 Zakona, predmet se obrađuje i kompletira u ogranku preduzeća gde se stekao uslov, od strane službe za komercijalne poslove , u saradnji sa službom za finansijsko-računovodstvene poslove i službom za opšte, pravne i kadrovske poslove. Ako se uslov stekao u pogledu javne nabavke koja se sprovodila samo za direkciju naručioca, predmet obrađuje sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing, u saradnji sa sektorom za opšte, pravne i kadrovske poslove.
Predmet sa dokazima negativne reference, kompletira zaduženi referent u nadležnoj službi ogranka, odnosno za direkciju samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
61
Za dostavljanje Upravi za javne nabavke dokaza negativne reference u postupku javne nabavke, odgovoran je samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing. Zaduženi referent u nadležnoj službi ogranka odgovoran je za dostavljanje dokaza negativne reference samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing, za one postupke javnih nabavki koji se sprovode na nivou ogranka preduzeća.
NAČIN OBEZBEĐIVANJA KONKURENCIJE
Član 69.
Konkurencija u svim postupcima javne nabavke obezbeđuje se u skladu
sa Zakonom, uz obavezu primene načela transparentnosti postupka
javne nabavke.
U postupku javne nabavke neophodno je odrediti uslove za učešće u
postupku, tehničke specifikacije i kriterijume za dodelu ugovora na način
koji obezbeđuje učešće što većeg broja ponuđača i podnosioca prijava i
koji ne stvara diskriminaciju među ponuđačima.
U cilju obezbeđivanja konkurencije, u postupku javne nabavke male
vrednosti poziv se upućuje na adrese najmanje tri lica koja obavljaju
delatnost koja je predmet javne nabavke i koja su prema saznanjima
naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na
adrese većeg broja lica.
U pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje
ponuda poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese najmanje tri
lica koja obavljaju delatnost koja je predmet javne nabavke i koja su
prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god
je moguće i na adrese većeg broja lica.
Do saznanja o potencijalnim ponuđačima koji mogu da izvrše predmet
javne nabavke, dolazi se istraživanjem tržišta na način određen u delu
planiranja nabavki.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
62
Konkretan spisak potencijalnih ponuđača, koji će biti pozvani u
postupcima iz stava 3 i 4 ovog člana, dužni su da sačine i predaju
komisiji za javnu nabavku ili licu koje sprovodi postupak javne nabavke:
- U ograncima preduzeća zaduženi referent u nadležnoj službi,
- U direkciji naručioca samostalni referent za komercijalne poslove
u Direkciji Preduzeća Sektoru za finansije, komercijalne poslove i
marketing.
Gore navedena lica za formiranje ovog spiska mogu konsultovati
tehnička lica iz komisije za predmetnu javnu nabavku.
NAČIN POSTUPANJA U CILJU ZAŠTITE PODATAKA I ODREĐIVANJE POVERLJIVOSTI
Član 70.
Sva lica koja su imala uvid u podatke o dostavljenim ponudama, odnosno izmenama i dopunama ponuda, dužni su da čuvaju kao poslovnu tajnu imena zainteresovanih lica, ponuđača, kao i podatke o podnetim ponudama, izmenama i dopunama ponuda do otvaranja ponuda.
Sva lica koja su imala uvid u podatke o ponuđačima sadržane u ponudi
koje je kao poverljive, u skladu sa Zakonom, ponuđač označio u ponudi,
dužni su da čuvaju kao poverljive i odbiju davanje informacije koja bi
značila povredu poverljivosti podataka dobijenih u ponudi.
Ne smatraju se poverljivim dokazi o ispunjenosti obaveznih uslova, cena
i drugi podaci iz ponude koji su od značaja za primenu elemenata
kriterijuma i rangiranja ponude.
Ponude i sva dokumentacija iz postupka nabavke, čuva se u posebnoj
arhivi nabavki, koja se vodi u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i
marketing odnosno u nadležnoj službi ogranka preduzeća, putem
odgovornih lica shodno članu 32 stav 11 ovog internog akta, koja su
dužna da preduzme sve mere u cilju zaštite podataka u skladu sa
Zakonom.
Svim licima koja učestvuju u sprovođenju postupka javne nabavke,
odnosno u pripremi konkursne dokumentacije za javnu nabavku ili
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
63
pojedinih njenih delova, zabranjeno je da trećim licima saopštavaju bilo
koje nezvanične podatke u vezi sa javnom nabavkom.
Sve što je u ovom članu određeno za ponude i ponuđače, odnosi se i na
prijave i podnosioce prijava.
Određivanje poverljivosti
Član 71.
U konkursnoj dokumentaciji može se zahtevati zaštita poverljivosti
podataka koji se ponuđačima stavljaju na raspolaganje, uključujući i
njihove podizvođače.
Preuzimanje konkursne dokumentacije može se usloviti potpisivanjem
izjave ili sporazuma o čuvanju poverljivih podataka ukoliko ti podaci
predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita
poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se
uređuje tajnost podataka.
Za određivanje poverljivosti podataka ovlašćeni su i odgovorni
resorni Pomoćnici direktora i direktori ogranaka preduzeća, koji su
dužni da informacije o poverljivim podacima naručioca dostave
samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća
odnosno zaduženom referentu nadležne službe u ogranku.
Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća
odnosno zaduženi referent nadležne službe u ogranku, za svaku
konkretnu nabavku prilikom dostavljanja članovima komisije rešenja o
imenovanju komisije, dostavlja i informaciju o poverljivim podacima.
Komisija je dužna da postupa sa poverljivim podacima u skladu sa
Zakonom.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
64
NAČIN EVIDENTIRANJA SVIH RADNJI I AKATA, ČUVANJA DOKUMENTACIJE U VEZI SA JAVNIM
NABAVKAMA I VOĐENJA EVIDENCIJE ZAKLJUČENIH UGOVORA I DOBAVLJAČA
Član 72.
Naručilac je dužan da evidentira sve radnje i akte tokom planiranja,
sprovođenja postupka i izvršenja javne nabavke, da čuva svu
dokumentaciju vezanu za javne nabavke u skladu sa članom 31. – 38.
ovog Internog akta, a najmanje deset godina od isteka ugovorenog roka
za izvršenje pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci, odnosno pet godina
od donošenja odluke o obustavi postupka i da vodi evidenciju svih
zaključenih ugovora o javnim nabavkama i evidenciju dobavljača.
Lica zadužena za proces planiranja, postupak javne nabavke,
zaključenje ugovora, izveštaje o javnim nabavkama, i ostale radnje u
vezi sa javnim nabavkama su dužna da postupaju u skladu sa
odredbama člana 31. do 38. ovog Internog akta.
Sva lica koja su učestvovala u postupku javne nabavke i u postupku
nabavke na koje se zakon ne primenjuje su dužna da u skladu sa
članom 29. i članom 30. ovog internog akta, dostave podatke o
ostvarenju plana nabavke, postupcima javnih nabavki i zaključenim
ugovorima o javnim nabavkama u prethodnom mesecu.
Član 73.
Samostalni referent za komercijalne poslove u direkciji preduzeća
dostavlja Upravi za javne nabavke tromesečni izveštaj o sprovedenim
postupcima i zaključenim ugovorima o javnoj nabavci, o sprovedenim
postupcima nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, o obustavljenim i
poništenim postupcima javne nabavke kao i izveštaj o izvršenju ugovora
o javnoj nabavci u skladu sa Zakonom.
Zaduženi referent nadležne službe u ogranku preduzeća je dužan da
najkasnije do 05. u mesecu koji sledi po isteku tromesečja elektronskim
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
65
putem dostavi Samostalnom referentu za komercijalne poslove u
direkciji preduzeća tromesečni izveštaj o nabavkama na nivou ogranka
preduzeća.
Samostalni referent za komercijalne poslove u direkciji preduzeća Upravi
za javne nabavke dostavlja tromesečni izveštaj o nabavkama najkasnije
do 10. u mesecu koji sledi po isteku tromesečja elektronskim putem, u
skladu sa Zakonom o javnim nabavkama i podzakonskim aktom kojim je
regulisana ova oblast.
Tromesečne izveštaje koji se šalju Samostalnom referentu za
komercijalne poslove u direkciji preduzeća iz ogranka, potpisuje
zaduženi referent nadležne službe u ogranku preduzeća.
Tromesečni izveštaj koji se šalje Upravi za javne nabavke, potpisuje
Samostalni referent za komercijalne poslove u direkciji preduzeća.
Član 74.
Zaduženi referent nadležne službe u ogranku je dužan da vodi
evidenciju zaključenih ugovora za predmetni ogranak.
Zaduženi referent nadležne službe u ogranku je dužan da najkasnije do
5.-og u mesecu za prethodni mesec, dostavi Samostalnom referentu za
komercijalne poslove u direkciji preduzeća evidenciju zaključenih
ugovora za prethodni mesec za predmetni ogranak.
Samostalni referent za komercijalne poslove u direkciji preduzeća vodi
evidenciju ugovora iz postupaka sprovedenih na nivou preduzeća i na
osnovu dostavljenih evidencija iz ogranaka sačinjava zbirni pregled o
periodičnom i godišnjem ostvarenju plana nabavki i zaključenih ugovora
na nivou preduzeća.
Evidencija zaključenih ugovora u postupcima javnih nabavki sadrži:
- predmet javne nabavke odnosno ugovora,
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
66
- vrsta postupka javne nabavke,
- broj i datum odluke o pokretanju postupka javne nabavke,
- dan zaključenja ugovora sa delovodnim brojem kod naručioca,
- naziv dobavljača,
- način izvršenja ugovora sa rokovima (sukcesivno u toku godine,
odjednom i sl.)
- uslovi plaćanja
- sredstvo obezbeđenja izvršenje ugovornih obaveza
Član 75.
Dokumentacija vezana za javne nabavke čuva se 10 godina od isteka
ugovorenog roka za izvršenje pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci, u
skladu sa propisima koji uređuju oblast čuvanja arhivske građe.
U postupcima javnih nabavki u kojim je doneta odluka o obustavi
postupka dokumentacija se čuva 5 godina od donošenja odluke o
obustavi postupka javne nabavke.
Dokumentacija iz stava 1. i 2. ovog člana čuva se na mestu gde se čuva
i ostala arhivska građa, u posebnom odeljku.
NABAVKE NA KOJE SE ZAKON NE PRIMENJUJE
Član 76.
Nabavka istovrsnih dobara, usluga ili radova čija je ukupna procenjena
vrednost na godišnjem nivou niža od 400.000,00 dinara, ili nabavka iz
člana 7. Zakona o javnim nabavkama , predstavlja nabavku na koju se
Zakon ne primenjuje.
Za svaku ili za više pojedinačnih nabavki na koje se zakon ne
primenjuje, koje zahtevaju radnje sprovođenja postupka po ovom
internom aktu, rešenjem se imenuje lice koje će biti zaduženo za
sprovođenje nabavke. U tom rešenju, određuje se rok za sprovođenje
nabavke, od najduže 15 dana.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
67
Rešenje iz prethodnog stava za nabavke koje se sprovode sa nivoa
direkcije naručioca donosi Direktor preduzeća ili lice koje on ovlasti, dok
isto rešenje za nabavke koje se sprovode sa nivoa ogranka naručioca
donosi direktor ogranka ili lice koje on ovlasti.
Član 77.
Nabavku na koju se zakon ne primenjuje, a sprovodi se sa nivoa
direkcije naručioca, sprovodi samostalni referent za komercijalne
poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne
poslove i marketing ili zaposleni koji poseduje Sertifikat za službenika za
javne nabavke.
Nabavku na koju se zakon ne primenjuje, a sprovodi se sa nivoa
ogranka preduzeća, sprovodi zaduženi referent u nadležnoj službi ili
zaposleni koji poseduje Sertifikat za službenika za javne nabavke.
Kada sprovode nabavku istovrsnih dobara, usluga ili radova čija je
ukupna procenjena vrednost na godišnjem nivou niža od 400.000,00
dinara, lica iz stava 1 i 2 ovog člana, dužni su da spreče postojanje
sukoba interesa, da obezbede konkurenciju i da ugovorena cena ne
bude veća od uporedive tržišne cene.
Član 78.
Lica iz prethodnog člana, prilikom nabavke na koju se Zakon ne
primenjuje, dužna su da na najmanje 3 adrese potencijalnih ponuđača,
do kojih su došli ispitivanjem tržišta, a koji se aktivno bave predmetom
nabavke, upute u pismenom obliku Zahtev za davanje ponude
( Prilog broj 15), koji sadrži:
- Obrazac ponude
- Uslove za učešće u postupku JN
- Kriterijume za izbor ponude
- Tehničke specifikacije predmeta nabavke
- Način i rok za podnošenje ponuda
Član 79.
Lica iz člana 77, prilikom nabavke na koju se Zakon ne primenjuje,
dužna su da pre sprovođenja nabavke, izvrše neposrednu proveru
tržišta kod potencijalnih dobavljača ili pretraživanje drugih vidova
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
68
oglašavanja po predmetu javne nabavke, uz obavezno
evidentiranje podataka o vremenu obavljanja provere, važećim
cenama i uslovima prodaje.
Član 80.
Otvaranje primljenih ponuda, lice koje sprovodi postupak, vrši javno,
odmah po isteku roka za podnošenje ponuda i o tome sačinjava
zapisnik, u kome ujedno vrši izbor najpovoljnije ponude.
Lice koje sprovodi postupak, izrađuje, po potrebi ugovor ili
narudžbenicu, u dovoljnom broju primeraka i parafira svaku stranicu.
Zatim, kompletnu dokumentaciju, bez odlaganja, podnosi na
parafiranje:
- rukovodiocu nadležne službe u ogranku , za ogranak;
- resornom Pomoćniku direktora, za direkciju naručioca.
U roku od najduže 3 dana od prijema, nakon što su overili
dokumentaciju svojim parafom, lica navedena u alinejama u prethodnom
stavu, ugovor ili narudžbenicu po pravilima interne dostave prosleđuju
na potpis odgovornom licu:
- za ogranak direktoru ogranka;
- za direkciju Direktoru naručioca.
Član 81.
Za nabavke istovrsnih dobara, usluga ili radova procenjene vrednosti do
20.000,00 dinara na godišnjem nivou bez PDV, zaduženi referent u
nadležnoj službi ogranka odnosno samostalni referent za komercijalne
poslove u direkciji preduzeća, izdaju narudžbenicu koja sadrži sve
elemente ugovora (cenu,predmet nabavke , rok isporuke …).
Član 82.
Zaduženi referent u nadležnoj službi ogranka, dostavlja izveštaj o
sprovedenom postupku nabavke na koju se Zakon ne primenjuje,
samostalnom referentu za komercijalne poslove u direkciji preduzeća u
Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing u direkciji
naručioca u roku od 8 dana od zaključenja ugovora, odnosno izdavanja
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
69
narudžbenice. Samostalni referent za komercijalne poslove u direkciji
preduzeća, dostavlja Upravi za javne nabavke poseban izveštaj o
postupcima javne nabavke na koje se Zakon ne primenjuje, na kraju
svakog meseca u kom su nabavke te vrste i sprovedene.
KONTROLA JAVNIH NABAVKI
Član 83.
Kontrolu nabavki ( javnih nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje) vrši Služba kontrole javnih nabavki JP “Vojvodinašume”, u skladu sa Pravilnikom o sistematizaciji poslova i zadataka. Služba kontrole javnih nabavki samostalno i nezavisno sprovodi kontrolu planiranja, sprovođenja i izvršenja javnih nabavki u skladu sa opisom poslova i zadataka uređenim Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji poslova i zadataka. Zaposleni u službi kontrole javnih nabavki u obavljanju svojih poslova postupaju odgovorno, objektivno, stručno, poštuju principe poverljivosti podataka. Dok se ne obrazuje Služba iz stava 1 ovog člana, poslove kontrole može vršiti Interni revizor zajedno sa posebnom Komisijom, koju rešenjem imenuje Direktor preduzeća, bez obzira na vrstu javne nabavke i mesto kontrole ( u daljem tekstu : vršioci kontrole).
Član 84. Kontrola nabavki obuhvata kontrolu mera, radnji i akata JP “Vojvodinašume” u postupku planiranja, sprovođenja postupaka i izvršenja ugovora o javnoj nabavci, i to:
1) postupka planiranja i celishodnosti planiranja konkretne javne nabavke sa stanovišta potreba i delatnosti JP “Vojvodinašume”,
2) kriterijuma za sačinjavanje tehničke specifikacije,
3) načina ispitivanja tržišta,
4) opravdanost dodatnih uslova za učešće u postupku javne nabavke i kriterijuma za dodelu ugovora,
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
70
5) načina i rokova plaćanja, avanse, garancija za date avanse,
6) izvršenja ugovora, a posebno kvalitet isporučenih dobara i
pruženih usluga, odnosno izvedenih radova,
7) stanja zaliha,
8) načina korišćenja dobara i usluga.
9) drugih mera, radnji i akata, u skladu sa zadacima kontrole.
Član 85.
Kontrola nabavki se sprovodi u skladu sa donetim godišnjim planom kontrole, koji priprema Služba kontrole javnih nabavki, odnosno do njenog obrazovanja Interni revizor, a donosi ga Direktor preduzeća. Plan se donosi do kraja tekuće godine za sledeću godinu ili u roku od 10 dana od dana donošenja plana nabavki. Plan kontrole nabavki sadrži: predmet kontrole, cilj kontrole, subjekt kontrole, okvirne datume vršenja kontrole, broj angažovanih kontrolora. Predmet kontrole se određuje na osnovu vrednosti javne nabavke, predmeta nabavke, procene rizika, učestalosti nabavke i dr. Primerak Plana kontrole se dostavlja Nadzornom odboru JP “Vojvodinašume” . Izmena plana se vrši na način i po postupku za donošenje plana kontrole nabavki. Ukoliko postoje saznanje ili indicije koje ukazuju na eventualne slabosti/propuste u postupku planiranja, sprovođenja ili izvršenja nabavke, a čija kontrola nije predviđena planom kontrole za tekuću godinu, može se sprovesti i vanredna kontrola. Vanredna kontrola se sprovodi na inicijativu Direktora preduzeća ili Službe kontrole javnih nabavki, odnosno do njenog obrazovanja -Internog revizora. Ukoliko je inicijator vanredne kontrole Direktor preduzeća, kontrola se sprovodi na osnovu odluke Direktora preduzeća.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
71
Ukoliko je inicijator vanredne kontrole Služba kontrole javnih nabavki, odnosno do njenog obrazovanja - Interni revizor, kontrola se sprovodi nakon što se o kontroli i razlozima za njeno sprovođenje upozna, u pisanoj formi, Direktor preduzeća. Vanredna kontrola se sprovodi po postupku za sprovođenje redovnih kontrola, pri čemu može biti najavljena ili nenajavljena. Kontrola se može vršiti u toku i nakon planiranja nabavki, sprovođenja postupka javne nabavke i izvršenja ugovora o javnoj nabavci. Vršenje kontrole ne zadržava postupak planiranja, sprovođenja ili izvršenja nabavki. Postupak planiranja, sprovođenja ili izvršenja nabavke može biti prekinut samo u slučaju da je vršilac kontrole, u pisanoj formi konstatovao da je pribavio dovoljno dokaza da je prekršen Zakon o javnim nabavkama ili drugi propis i/ili da postoji realna opasnost od nastanka nenadoknadive štete za preduzeće ili ogranak preduzeća. O razlozima za prekid postupka, vršilac kontrole u pisanoj formi obaveštava Direktora preduzeća. Direktor preduzeća, nakon razmatranja obaveštenja, može odlukom naložiti prekid nabavke do konačnih rezultata kontrole.
Član 86. Vršilac kontrole obaveštava subjekta kontrole o osnovu za vršenje kontrole, vrsti kontrole, predmetu kontrole, okvirnom vremenskom periodu kontrole, licima koja vrše kontrolu. Subjekti kontrole su sva lica i organizacioni delovi Naručioca koji su učestvovali u postupku planiranja nabavki, postupku javnih nabavki, postupku izvršenja ugovora i realizacije sredstava obezbeđenja, kao i sva lica koja su učestvovala u nabavkama na koje se zakon ne primenjuje i koja su pružala stručnu pomoć. U toku vršenja kontrole nabavki, subjekti kontrole su dužni da dostave vršiocu kontrole tražene informacije i dokumenta koja su u njihovom posedu ili pod njihovom kontrolom, u realnom roku koji odredi vršilac kontrole, a koji omogućava pripremu i dostavu tražene dokumentacije ili informacije. Komunikacija u toku vršenja kontrole se obavlja pisanim putem.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
72
Član 87. Nakon izvršene kontrole, vršilac kontrole sačinjava nacrt izveštaja o sprovedenoj kontroli koji dostavlja subjektu kontrole na izjašnjenje. Na nacrt izveštaja, subjekt kontrole može dati pismeni prigovor u roku od 8 dana od dana prijema nacrta. Prigovor subjekta kontrole, može izmeniti nalaz kontrole, ukoliko je obrazložen i sadrži dokaze koji potvrđuju navode iz prigovora.
Član 88. Nakon usaglašavanja nacrta izveštaja, a najkasnije 8 dana od isteka roka za prigovor, vršilac kontrole sačinjava izveštaj o sprovedenoj kontroli koji dostavlja Direktoru preduzeća, subjektu kontrole i Nadzornom odboru JP “Vojvodinašume”. Izveštaj o sprovedenoj kontroli sadrži:
1) cilj kontrole, 2) predmet kontrole, 3) vreme početka i završetka kontrole, 4) ime/na lica koje/a je vršilo kontrolu, 5) spisak dokumentacije nad kojom je ostvaren uvid tokom kontrole, 6) nalaz, zaključak, preporuke i predlog mera, 7) potpis lica koja su vršila kontrolu 8) preporuke koje se odnose na:
(1) unapređenje postupka javnih nabavki u JP “Vojvodinašume” (2) otklanjanje utvrđenih nepravilnosti, (3) sprečavanje rizika korupcije u vezi sa postupkom javne
nabavke, (4) preduzimanje mera na osnovu rezultata sprovedene kontrole.
Član 89.
Služba kontrole javnih nabavki, odnosno do njenog obrazovanja Interni revizor, sačinjava godišnji izveštaj o radu koji podnosi Direktoru preduzeća i Nadzornom odboru JP “Vojvodinašume”, najkasnije do 31.januara tekuće godine za prethodnu godinu. Godišnji izveštaj o radu između ostalog sadrži obavljene kontrole, eventualna ograničenja i druge razloge neispunjenja plana kontrole,
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
73
glavne zaključke u vezi funkcionisanja sistema nabavki i sistema kontrole kao i date preporuke u cilju unapređenja postupka nabavki.
NAČIN PRAĆENJA IZVRŠENJA UGOVORA O JAVNOJ NABAVCI
Pravila za dostavljanje ugovora i potrebne dokumentacije unutar naručioca
Član 90.
Po zaključenju ugovora o javnoj nabavci, shodno članu 56 ovog internog akta, isti bez odlaganja dalje dostavljaju:
- u ogranku preduzeća zaduženi referent u nadležnoj službi, - u direkciji naručioca samostalni referent za komercijalne poslove u
direkciji preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.
Lica iz prethodnog stava ugovor dostavljaju:
- u originalu: primerke za drugu ugovornu stranu, primerak za sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing/službu, primerak za arhivu;
- u fotokopiji: primerak za svakog korisnika nabavke, primerak za komisiju za javnu nabavku.
Praćenje izvršenja ugovora i pravila komunikacije sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora
Član 91.
Praćenje izvršenja ugovora i komunikaciju sa drugom ugovornom
stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci, vrši :
- u ogranku preduzeća zaposleni u službi gde se obavljaju komercijalni poslovi i marketing, u skladu sa aktom o sistematizaciji poslova i zadataka;
- u direkciji naručioca zaposleni u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing, u skladu sa aktom o sistematizaciji poslova i zadataka.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
74
Komunikacija se odvija isključivo pisanim putem, odnosno putem pošte,
elektronske pošte ili faksom.
Naručilac odmah po zaključenju ugovora o javnoj nabavci obaveštava
drugu ugovornu stranu o kontakt podacima lica koje je ovlašćeno da vrši
komunikaciju u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora.
Određivanje lica za kvantitativni i kvalitativni prijem
Član 92.
Direktor preduzeća, Pomoćnik direktora za oblast u kojoj je vršena
nabavka, direktor ogranka i rukovodilac službe u kojoj se obavljaju
komercijalni poslovi i marketing, ovlašćeni su da pisanim putem
(nalogom) imenuju lice/komisiju koja će vršiti kvantitativni i kvalitativni
prijem dobara, usluga ili radova u organizacionom delu naručioca, za
čije potrebe je ugovor zaključen i koji je korisnik nabavke.
Član 93.
Lice ili komisija iz prethodnog člana proverava:
- da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih
radova odgovara ugovorenom;
- da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili
izvedenih radova odgovaraju ugovorenim, odnosno da li su u svemu u
skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom.
Pravila za potpisivanje dokumenata o izvršenom prijemu dobara, usluga ili radova
Član 94.
Lice ili komisija imenovana shodno članu 92 ovog internog akta,
sačinjava, na način kako je to određeno ugovorom:
- zapisnik o kvantitativnom prijemu dobara, usluga ili radova,
čime se potvrđuje prijem određene količine i vrste dobara, usluga ili
radova, kao i prijem neophodne dokumentacije (ugovor, otpremnica,
ulazni račun i sl.) i
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
75
- zapisnik o kvalitativnom prijemu dobara, usluga ili radova, čime
se potvrđuje da isporučena dobra, usluge ili radovi u svemu odgovaraju
ugovorenim.
Zapisnici se potpisuju od strane lica ili komisije iz stava 1. ovog člana i
ovlašćenog predstavnika druge ugovorne strane. Zapisnici se
sačinjavaju u dva istovetna primerka, od čega po jedan primerak
zadržava svaka ugovorna strana.
Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora
Član 95.
U slučaju kada je lice ili komisija imenovana shodno članu 92 ovog
internog akta, u postupku primopredaje utvrdi da količina ili kvalitet
isporuke ne odgovara ugovorenom, sačinjavaju i potpisuju reklamacioni
zapisnik, u kome navode u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorenim.
Reklamacioni zapisnik se odmah po izradi, dostavlja:
- u ogranku preduzeća službi gde se obavljaju komercijalni poslovi i marketing,
- u direkciji naručioca Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.
Reklamacioni zapisnik u rad uzimaju zaposleni iz člana 91 ovog
internog akta. Oni su dalje zaduženi i odgovorni za dostavljanje
reklamacionog zapisnika drugoj ugovornoj strani i dalje postupanje
povodom reklamacije u vezi sa izvršenjem ugovora.
Postupanje po reklamaciji uređuje se ugovorom o javnoj nabavci,
zakonom kojim se uređuju obligacioni odnosi i drugim propisima koji
uređuju ovu oblast.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
76
Član 96.
Ukoliko druga ugovorna strana ne postupi adekvatno po uloženom
reklamacionom zapisniku, zaposleni iz člana 91 ovog internog akta
sačinjavaju pismeno obaveštenje o tome:
- u ogranku preduzeća rukovodiocu službe gde se obavljaju komercijalni poslovi i marketing,
- u direkciji naručioca pomoćniku direktora za finansije, komercijalne poslove i marketing,
koji dalje pismeno, sa konkretnim predlogom za rešenje konkretne
situacije, obaveštavaju:
- u ogranku preduzeća rukovodioce službe za finansijsko-računovodstvene poslove i službe za pravne poslove,
- u direkciji naručioca pomoćnika direktora za finansije, komercijalne poslove i marketing i pomoćnika direktora za pravne poslove.
Sve Službe i Sektori navedeni u ovom članu, u saradnji i koordinirano,
rade na rešavanju nastale situacije. Ukoliko se steknu uslovi za
negativnu referencu, postupa se kako je određeno članom 68 ovog
internog akta.
Član 97.
Ukoliko druga ugovorna strana ne postupi u skladu sa ugovorenim
rokom, odnosno ukoliko ista ne isporuči dobro/ne izvrši uslugu/ne
uzvede radove, Naručilac zadržava pravo da zahteva ugovornu kaznu.
Naručilac shodno navedenom obaveštava drugu ugovornu stranu
pismenim putem o mogućnosti iz prethodnog stava, u skladu sa članom
273. Zakona o obligacionim odnosima.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
77
Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje
Član 98.
Računi, otpremnice, zapisnici o kvalitativnom i kvantitativnom prijemu
kao i druga dokumenta vezana za konkretnu nabavku a koja proizilaze
iz primene ovog pravilnika primaju se u skladu sa opštim aktima
naručioca i dostavljaju se odmah službi odnosno sektoru, u čijem su
delokrugu poslovi nabavki.
U ovoj službi zaduženi referent/samostalni referent za poslove nabavki u
direkciji Preduzeća, kompletira sva dokumenta i na osnovu njih
proverava da li se količina, kvalitet, cena, rokovi isporuke i mesto
isporuke razlikuju od ugovorenih.
Ukoliko:
A) ne postoje razlike u odnosu na narudžbenicu, okvirni sporazum ili
ugovor o javnoj nabavci:
lice iz prethodnog stava to potvrđuje svojim parafom ili potpisom, i račun
prosleđuje rukovodiocu nadležne službe/pomoćniku direktora za
finansije komercijalne poslove i marketing na potpis.
Posle potpisa od strane rukovodioca nadležne službe/ pomoćnika
direktora račun se sa propratnom dokumentacijom prosleđuje u
službu/sektor za finansijsko računovodstvene poslove.
Posle prijema računa za isporučena dobra, pružene usluge ili izvedene
radove, zaposleni u službi odnosno sektoru iz prethodnog stava,
kontroliše postojanje obaveznih podataka na računu koji su
propisani zakonom, a kod uvoza dobara i kompletnost dokumentacije o
izvršenom uvozu, kao i ugovorene rokove i uslove plaćanja.
Ukoliko je račun ispravan prosleđuje se na plaćanje prema zvaničnoj
proceduri i rokovima iz ugovora.
Ako račun ne sadrži sve podatke propisane zakonom ili ako
dokumentacija o izvršenom uvozu nije kompletna, zaposleni iz
prethodnog stava vraća račun izdavaocu računa pri čemu o tome
obavaštava nadležnu službu ogranka Preduzeća.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
78
B) postoje razlike u odnosu na narudžbenicu, okvirni sporazum ili
ugovor o javnoj nabavci:
zaduženi referent na računu upisuje „nije u skladu sa nabavkom“, račun
se osporava, uz sačinjavanje službene beleške, sa odgovarajućim
prilozima, u kojoj se navode razlozi tog osporavanja. Službenu belešku
potpisuje rukovodilac nadležne službe odnosno pomoćnik direktora za
finansije, komercijalne poslove i marketing u čijem je delokrugu
praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci. Račun se vraća radi
reklamacije izdavaocu tog računa o čemu nadležna služba obaveštava
pravnu službu i službu/sektor nadležan za finanansijsko –
računovodstvene poslove.
Pravila postupka realizacije sredstava finansijskog obezbeđenja
Član 99.
Ukoliko u postupku izvršenja ugovora o javnoj nabavci nastupe razlozi
za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, služba
odnosno sektor za komercijalne poslove i marketing u čijem je
delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, o tome bez
odlaganja obaveštava službu odnosno sektor u čijem su delokrugu
finansijsko-računovodstveni poslovi, uz dostavljanje potrebnih
obrazloženja i dokaza.
Služba odnosno sektor u čijem su delokrugu finansijsko-
računovodstveni poslovi , u saradnji sa službom odnosno sektorom za
pravne poslove proverava ispunjenost uslova za realizaciju
ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja i, ukoliko su za to
ispunjeni uslovi, vrši realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog
obezbeđenja u skladu sa važećim propisima.
Služba odnosno sektor u čijem su delokrugu finansijsko-
računovodstveni poslovi :
- odmah nakon realizacije ugovorenih sredstava finansijskog
obezbeđenja o tome obaveštava službu odnosno nadležni sektor za
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
79
komercijalne poslove i marketing u čijem je delokrugu praćenje
izvršenja ugovora o javnoj nabavci ;
- vodi evidenciju svih realizovanih ugovorenih sredstava
finansijskog obezbeđenja, o čemu sačinjava godišnji izveštaj koji se iz
ogranaka preduzeća dostavlja nadležnom sektoru za finansije i onda
objedinjen dostavlja Direktoru preduzeća.
Ugovorena sredstva finansijskog obezbeđenja čuvaju se u službi
odnosno sektoru u čijem su delokrugu finansijsko-računovodstveni
poslovi, koja prati rokove važenja istih i u slučaju da utvrdi da postoji
potreba da se produže rokovi važenja tih sredstava obaveštava službu
odnosno nadležni sektor za komercijalne poslove i marketing.
Isprava o realizovanom sredstvu finansijskog obezbeđenja ispunjenja
obaveza u postupku javne nabavke ili ispunjenja ugovornih obaveza, je
jedan od dokaza negativne reference u smislu Zakona o javnim
nabavkama.
Shodno gore navedenoj proceduri postupaće se i sa svim sredstvima
finanansijskog obezbeđenja definisanim u okviru konkursne
dokumentacije za predmetni postupak javne nabavke.
Postupanje u vezi sa dostavljanjem Upravi za javne nabavke dokaza
negativne reference za neispunjavanje obaveza iz ugovora
Član 100.
Postupanje i odgovornost za dostavljanje Upravi za javne nabavke
dokaza negativne reference, propisano je odredbama člana 68 ovog
internog akta.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
80
Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar naručioca
Član 101.
Dobra se krajnjim korisnicima stavljaju na raspolaganje na osnovu
dokumenta – nalog magacinu da izda.
Dobra se dodeljuju na korišćenje na osnovu ličnog zaduženja
zaposlenog sredstvima koja samo on koristi.
Dobra koja su dodeljena na korišćenje organizacionom delu Naručioca
za obavljanje poslova iz njegovog delokruga, a nisu pogodna za lično
zaduženje, evidentiraju se po pripadnosti organizacionom delu
Naručioca, posebno za svaku radnu jedinicu, na osnovu zaduženja
rukovodioca tog organizacionog dela.
Pravila postupanja u vezi sa izmenom ugovora
Član 102.
Izmena ugovora o javnoj nabavci se može vršiti samo u skladu i na
način propisan Zakonom o javnim nabavkama i propisima koji uređuju
obligacione odnose.
Lica iz člana 91 ovog internog akta, koja su zadužena za praćenje
izvršenja ugovora i komunikaciju sa drugom ugovornom stranom u vezi
sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci, u slučaju potrebe za izmenom
ugovora o javnoj nabavci, o tome obaveštavaju pisanim putem:
- u ogranku preduzeća rukovodioca službe gde se obavljaju komercijalni poslovi i marketing,
- u direkciji naručioca pomoćnika direktora za finansije, komercijalne poslove i marketing,
koji dalje pismeno, sa konkretnim predlogom za izmenu ugovora,
obaveštavaju:
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
81
- u ogranku preduzeća rukovodioce službe za finansijsko-računovodstvene poslove i službe za pravne poslove,
- u direkciji naručioca pomoćnika direktora za finansije, komercijalne poslove i marketing i pomoćnika direktora za pravne poslove.
Ukoliko druga ugovorna strana zahteva izmenu ugovora o javnoj
nabavci, lica iz stava 2 ovog člana postupaju na isti način, s tim što su uz
obaveštenje dužni da dostave svoje mišljenje o opravdanosti izmena
ugovora.
Predlog Aneksa Ugovora izrađuje i parafira lice pravne struke koje je
učestvovalo u radu Komisije obrazovane za sprovođenja predmetne
javne nabavke.
Sektor odnosno Služba za opšte, pravne i kadrovske poslove
proverava da li su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu
ugovora o javnoj nabavci.
Ukoliko su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o
javnoj nabavci, Sektor odnosno Služba za opšte, pravne i kadrovske
poslove izrađuje i parafira predlog odluke o izmeni ugovora i predlog
aneksa ugovora, koje predaje na dalju proceduru:
- U ogranku preduzeća zaduženom referentu u nadležnoj službi, - U direkciji naručioca samostalnom referentu za komercijalne
poslove u direkciji preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.
Član 103.
Navedena lica iz prethodnog člana, iz poslednjeg stava, odmah kompletiraju predmet i prosleđuju predlog odluke i aneksa ugovora na parafiranje i potpisivanje i to:
- U ogranku preduzeća predlog odluke i aneksa dalje parafiraju rukovodilac nadležne službe i diplomirani pravnik ukoliko nije on izradio ova akta, nakon čega se prosleđuje Direktoru ogranka na potpis, najduže u roku od 2 dana. Postupak potpisivanja aneksa ugovora se mora završiti u roku od najviše naredna 2 dana.
- U direkciji naručioca predlog odluke i aneksa ugovora dalje parafiraju resorni Pomoćnik direktora iz čije oblasti je javna
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
82
nabavka i Pomoćnik direktora za pravne poslove ili diplomirani pravnik iz Sektora za opšte, pravne i kadrovske poslove, nakon čega se prosleđuje Direktoru preduzeća na potpis najduže u roku od 2 dana. Postupak potpisivanja aneksa ugovora se mora završiti u roku od najviše naredna 2 dana.
Nakon potpisivanja aneksa ugovora od strane odgovornih lica naručioca, zaduženi referent u nadležnoj službi ogranka, odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u direkciji preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing, zaduženi su da odmah dostave primerke aneksa ugovora na potpisivanje drugoj ugovornoj strani, koji mora biti zaključen u roku od naredna 2 dana.
Lica iz prethodnog stava su zadužena da u roku od tri dana od dana donošenja, odluku o izmeni ugovora o javnoj nabavci objave na Portalu javnih nabavki i dostave izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji.
Postupanje u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku
Član 104.
Organizacioni deo naručioca koji je korisnik nabavke, pisanim putem
obaveštava lica iz člana 91 ovog internog akta, koja su zadužena za
praćenje izvršenja ugovora i komunikaciju sa drugom ugovornom
stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci, da postoji
potreba za otklanjanjem grešaka u garantnom roku, a oni o ovome
pisanim putem obaveštavaju drugu ugovornu stranu.
Ukoliko druga ugovorna strana ne otkloni greške u garantnom roku u
skladu sa ugovorom, organizacioni deo naručioca koji je korisnik
nabavke, o tome pisanim putem obaveštava lica iz člana 91 ovog
internog akta.
Nadalje se postupa na način propisan članom 96. ovog internog akta.
Pravila za sastavljanje izveštaja (analize) o izvršenju ugovora
Član 105.
Sastavljanje izveštaja (analiza) o izvršenju ugovora, vrši se na način
opisan u članu 28 ovog internog akta.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
83
Zaduženo lice u nadležnoj službi ogranka, sačinjava mesečni izveštaj o
izvršenju ugovora, koji naročito sadrži:
- predmet – naziv nabavke,
- broj ugovora i datum zaključenja,
- naziv dobavljača,
- način izvršenja ugovora (u celosti po zaključenju ugovora, ili
sukcesivno – za max period od..),
- opis toka izvršenja ugovora,
- ukupnu realizovanu vrednost ugovora,
- uočene probleme tokom izvršenja ugovora,
- eventualne predloge za poboljšanje.
Izveštaj o svim ugovorima koji su realizovani u prethodnom mesecu lice
iz prethodnog stava dostavlja samostalnom referentu za komercijalne
poslove u direkciji preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne
poslove i marketing, najkasnije do 10-og u mesecu za prethodni
mesec.
USAVRŠAVANJE ZAPOSLENIH KOJI OBAVLJAJU POSLOVE JAVNIH NABAVKI
Član 106.
Naručilac je dužan da obezbedi kontinuirano stručno usavršavanje zaposlenih koji obavljaju poslove u vezi sa planiranjem javnih nabavki, poslove sprovođenja postupaka javnih nabavki, poslove u vezi sa izvršenjem ugovora kao i poslove kontrole javnih nabavki. Stručno usavršavanje podrazumeva učešće raznim savetovanjima, seminarima, okruglim stolovima i sl. čija je tema javne nabavke. Osim stručnog usavršavanja iz prethodnog stava ovog člana, naručilac je dužan da omogući polaganje ispita za službenika za javne nabavke zaposlenom koji učestvuje u poslovima javnih nabavki, bilo kao član komisije ili kao stručno lice iz oblasti javnih nabavki.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
84
POČETAK PRIMENE INTERNOG AKTA
Član 107.
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
85
INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_
86