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Administración de Proyectos:El Impacto en su organización
Fabio Muñoz Jiménez, MSc, PMP® Docente, Maestría en Administración de Proyectos
¿Más……con……Menos?
Ningún proyecto essuficientemente pequeño
como para que no deba sertomado en serio.
Directivo de INTEL
Un poco de historia• La humanidad ha estado planificando y
gestionando proyectos desde los inicios del tiempo.
• Cada vez que una civilización se asentaba en cierto territorio una serie de proyectos a gestionar surgían de inmediato: edificaciones, carreteras, leyes que escribir.
• Aún sin las tecnologías y metodologías actuales, se crearon líneas de tiempo de proyectos, se localizaron materiales y recursos y se valoraron los riesgos involucrados.
Pero……..¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un problema(oportunidad) con fecha de
resolución
Juran
• Secuencia única de actividades complejas e interconectadas que tienen un objetivo o propósito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, dentro de un presupuesto y de acuerdo con unas especificaciones.
• Tiene un inicio y un fin. • Produce un producto único.• Es ejecutado por PERSONAS.
¿Qué es un Proyecto?
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Características de un Proyecto?Temporal significa que cada proyecto tieneun inicio y un final bien definidos. El finaldel proyecto se alcanza cuando:• Los objetivos del proyecto han sidoalcanzados.• Se hace evidente que los objetivos no sealcanzarán.• Desaparece la necesidad que le dioorigen al proyecto y este debe cancelarse.
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La naturaleza temporal del proyectoaplica a otros aspectos del mismo:
La oportunidad o ventana de mercadousualmente es temporal.
Características de un Proyecto?
El equipo de proyecto,como tal, pocas vecessobrevive al proyecto.
En las Organizaciones
En las Organizaciones
Organización Trabajo
Operaciones Proyectos
Las operaciones ylos proyectos puedentraslaparse
En las Organizaciones
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El “PMBOK® Guide” – Una guía al cuerpode conocimientos de la administración deproyectos – tiene como propósitoidentificar y describir el subconjunto deFundamentos de la Dirección deProyectos que son generalmenteaceptados como buenas prácticas.
El PMBOK®
Algunos ejemplos de proyectosB Construir una nueva represa.B Lanzar un nuevo sistema de celulares.B Diseñar un nuevo vehículo de transporte.B Construir una casa, un edificio, un puente, un
estadio, una carretera…B Diseñar un nuevo software.B Lanzar una campaña para un desarrollo
turístico.B Preparar un nuevo espectáculo.B Rodar una nueva película.B Implementar un nuevo procedimiento
o proceso…
¿Y la Gestión o Administración de Proyectos?
De acuerdo con “A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK® Guide)”
La administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas en un amplio rango de actividades con el objetivo de alcanzar o satisfacer los requerimientos de un proyecto en particular.
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Áreas de Conocimiento
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¿Cuánto ha crecido la importancia del PM?
2009 Project Management World Study, University of Bremen, PMI, and others
A lot70%
Very little/None
4%
Somewhat26%
Entonces…….¿Porqué Administrar los proyectos?
“El mundo exige resultados.No le cuentes a otros tusdolores de parto.Muéstrales al niño.” Indira Gandhi
• En el mercado global actual, la complejidad y la velocidad son una garantía.
• Los clientes demandan más y mejores productos y servicios más rápidos.
• El “Time-to-market” presiona y exige una mayor eficiencia.
• Los Proyectos crean nuevos productos y servicios
• Los Proyectos implementan procesos y mejoran la calidad
La gestión de proyectos es un medio para Mejorar el Rendimiento
Pero……¿Cuándo es un Proyecto Exitoso?
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Un Proyecto Balanceado
El Triángulo de Hierro de la Administración de Proyectos(Relación: alcance – tiempo – recursos)
• Los recursos se muestran en el eje vertical y el tiempo (duración) en el eje horizontal.
Rec
urso
s
Tiempo
Alcance
Rec
urso
s
Tiempo
Alcance
Mayor Alcance
Menor Alcance
• El alcance se muestra como una curva que ilustra la relación entre este, los recursos y el tiempo dados los requerimientos del proyecto.
• Al agregar recursos, el proyecto podría implementarse/completarse antes.
• Al reducir los recursos, la duración del proyecto podría extenderse.
• Cambios en el alcance desplazan la curva hacia arriba o hacia abajo.
En tanto al menos una de las variables no sea “fija”, las otras dos pueden manejarse para completar el proyecto exitosamente.
Rec
urso
s
Tiempo
Alcance
Rec
urso
s
Tiempo
Alcance
El Triángulo de Hierro de la Administración de Proyectos(Relación: alcance – tiempo – recursos)
Si la duración y el alcance son fijos, se puede (al menos se debería) asignar los recursos necesarios y suficientes –gente, horas extra, equipo, etc.).
Si los recursos y el alcance son fijos, se debería poder fijar la duración del proyecto
Si los recursos y el tiempo son fijos, no queda más que variar el alcance del proyecto… y lo variamos…¿cierto?
Con esto se puede ilustrar tres de las razones por las que fallan los proyectos:
– Cambia (aumenta) el alcance del proyecto sin que cambie el plazo ni los recursos asignados para su compleción exitosa…
Rec
urso
s
Tiempo
Alcance
El Triángulo de Hierro de la Administración de Proyectos(Relación: alcance – tiempo – recursos)
– Se adelanta la fecha de entrega pero no se aumenta los recursos
– Se reduce los recursos pero no se incrementa el plazo (duración) para completar el proyecto
Mejorar la forma en queuna empresa gestiona sus
proyectos es, en si, unproyecto muy importante
• Así, una administración de proyectos adecuada permitirá la disminución del riesgo de que alguna de las situaciones anteriores se presenten.
• Generando para la empresa una serie de beneficios……
Tales como…..
• Una habilidad mejorada de ejecutar la estrategia
……
• Promueve el éxito y reduce el riesgo del fracaso
• Aumenta la eficiencia y la efectividad• Mejora la comunicación y el conocimiento• Entrega plantillas y listas de chequeo• Le da a la organización una herramienta
como ventaja competitiva• Hace énfasis en el impacto de la gestión
del conocimiento
La mejora continua!!!
Categorías 1994 2009
Incumplimientos en tiempo (Sobre el estimado)
222% 63%
Sobre costos en Proyectos 189% 49%
Tasa de éxito en Proyectos (a tiempo, dentro del presupuesto, dentro del alcance)
16% 28%
Fracasos 31% 23%
Estudios demuestran una mejora del 100% entre organizaciones por proyectos y
organizaciones funcionales.
Proving the Profits, Bud Baker, PM Network® Magazine, December 2010.
El rol del PM
“Su verdadera cualidad, es la de asegurarse que realicemos bien las cosas”
Louis Gerstner , CEO de IBM
Gerente o Administrador de Proyectos
Este rol es cada vez más importante en las organizaciones y sin duda el impacto de los PM puede ser MUY POSITIVO para las mismas.
Valor de la Administración de Proyectos o Necesidad de la Administración de Proyectos
Qué hace la administración de proyectos por usted?
1. Control del presupuesto de costos.2. Cronogramas.3. Asignación de recursos.4. Calidad.5. Relaciones públicas (con el cliente)…
Entonces….NO es más con menos,……
Es lo mismo, desperdiciando menos (más Eficientemente)
Fases del Proyecto
Concebir oIdentificar una
necesidad
INICIAL
Desarrollaruna solución
Propuesta
INTERMEDIA
Implementación-
Realizar elProyecto
INTERMEDIA
Terminación
FINAL
Fases
Tiempo
Perfil típico del Ciclo de VidaNivel de Esfuerzo
Nivel deEsfuerzo
Ciclo de Vida total del Proyecto
CumplimientoPlaneamiento
Fase 1CONCEPTO(Concebir)
C
Fase 2DESARROLLO(Desarrollar)
D
Fase 3IMPLEMENTACIÓN
(Ejecutar)
E
Fase 4TERMINACION
(Finalizar)
F
Tiempo
INICIAL FINALINTERMEDIA
Costo
Ciclo de Vida total del Proyecto
CumplimientoPlaneamiento
Fase 1CONCEPTO(Concebir)
C
Fase 2DESARROLLO(Desarrollar)
D
Fase 3IMPLEMENTACIÓN
(Ejecutar)
E
Fase 4TERMINACION
(Finalizar)
F
Tiempo
Perfil típico del Ciclo de VidaCosto del cambio
INICIAL FINALINTERMEDIA
Partidos Interesados en el Proyecto
• Son individuos y organizaciones que estánactivamente interesados en el proyecto, o cuyosintereses pueden ser afectados positiva onegativamente como resultado de la ejecucióndel proyecto o de la terminación exitosa delproyecto.
Partidos Interesados en el Proyecto
Relación entre los interesados y el proyecto
Partidos Interesados en el Proyecto (continuación)
AdministradoresDel
ProyectoCliente
OrganizaciónEjecutoraEl Patrocinador
PROYECTO
Partidos Interesados en el Proyecto (continuación)
AdministradoresDel
Proyecto
Cliente
OrganizaciónEjecutoraEl Patrocinador
PROYECTO
Responsable deAdministrar el Proyecto
Individuo u Organización que usará el producto
Empleados que estánmás directamente en el trabajo del proyecto
Individuo u Organizaciónque provee los recursos
Partidos Interesados en el Proyecto (continuación)• Adicionalmente a los anteriores, existen muchos
nombres y categorías distintas:• Interno y externo• Dueños y fundadores• Proveedores y contratistas• Miembros del equipo y sus familias• Gobierno• Comunidad o sociedad en general• PMO
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Interesados (“Stakeholders”)
• El Gerente de Proyecto debe:– Identificar a los
Stakeholders– Determinar sus
necesidades y expectativas
– Dirigir y encaminar dichas expectativas
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Interesados (“Stakeholders”)
Interesados (Stakeholders)
IMPORTANCIA:
Determinar cuáles son las necesidades y expectativas de los interesados, y administrar e influenciar esas expectativas para asegurar un “proyecto exitoso”.
Interesados (Stakeholders)Administrar las expectativas puede ser difícil, en general, las diferencias entre las distintas partes se deben resolver a favor del cliente.
Encontrar las respuestas apropiadas para estas diferencias debe ser uno de los mayores retos para el Administrador de Proyectos.
Modelo de administración de los interesados de un proyecto
Identificar a los interesados
Establecer una Estrategia de administración
de los interesados
Predecir el Comportamiento
de los interesados
Identificar la estrategiade los interesados
Determinar las fuerzas ylas debilidades de los
interesados
Identificar la misiónde los interesados
Reunir información
sobre los interesados
Equipo de Ad.de Proyectos
Controlar
Dirigir Organizar
Planear
Motivar
Desde su fundación en 1969, el Instituto de Administración de Proyectos PMI®, por sus siglas en inglés, ha crecido para convertirse en la organización sin fines de lucro líder en la administración profesional de proyectos, con más de 220,000 miembros en más de 150 países alrededor del mundo.
Project Management Institute (PMI)
Project Management Institute (PMI)
Los estándares establecidos por el PMI® son adoptados cada día por un mayor número de organizaciones y sus seminarios, programas de capacitación y certificación profesional son ampliamente reconocidos.
Asociación Costa Rica PMI Chapter
Es un organización afiliada al Project ManagementInstitute, que promueve y facilita las mejoresprácticas en Administración de Proyectos (AP) asícomo el intercambio de experiencias profesionalesa nivel nacional e internacional, buscando elcrecimiento del entorno social y empresarial de laregión.
“Obtener un reconocimiento mundial por impulsar la excelencia en la
Administración de Proyectos mediante el profesionalismo”.
Declaración de principios del PMI
La teoría y la práctica de la Administración de Proyectos han alcanzado un nivel de madurez que les otorga un lugar legítimo en el campo de la administración general.
Administración de Proyectos una ciencia definida
La Administración de Proyectos es el medio principal para abordar el cambio en los productos, servicio y procesos en las organizaciones contemporáneas.
Administración de Proyectos una ciencia definida
Regla de Oro
El que tiene el oro hace las reglas
¡Muchas gracias!¿Preguntas?
