Jak skutecznie zarządzać sobą w czasie?

Prowadzenie:

Barbara Matusik

Doradca metodyczny ds.doradztwa zawodowego

Gorzów Wlkp., 29.08.2016

CZY ZASTANAWIAŁAŚ/EŚ SIĘ KIEDYŚ,

CZYM NAPRAWDĘ JEST CZAS?

• czas jest wartościowym kapitałem

• czas jest niezmienny

• czasu nie sposób magazynować, ani zaoszczędzić

• czasu nie można zwiększyć (pomnożyć)

• czasu nie można przekazywać

• czas przemija nieodwołalnie ze stałą szybkością i nie można go zatrzymać

• czas to życie…

Aby zrozumieć znaczenie czasu, uświadom sobie, że:

DLATEGO…

nie można mówić o zarządzaniu czasem, ale…

o ZARZĄDZANIU SOBĄ W CZASIE

CZY POTRAFISZ SKUTECZNIE ZARZĄDZAĆ

SOBĄ W CZASIE?

ZŁODZIEJE CZASU

PRZYKŁADY

• Telewizja

• Rozmowy telefoniczne

• Internet

• Gry komputerowe i telefoniczne

• Hobby

• Korki uliczne

• Przeciągające się spotkania

• Centra handlowe

• Zamartwianie się

• Odwlekanie/Prokrastynacja

• Bałagan

• ……

Prokrastynacja

Prokrastynacja lub zwlekanie (z łac. procrastinatio – odroczenie,

zwłoka) – patologiczna tendencja do nieustannego przekładania

pewnych czynności na później, ujawniająca się w różnych

dziedzinach życia. Osoby nią dotknięte – prokrastynatorzy –

odczuwają trudności z zabraniem się do pracy i w związku z tym

odkładają jej wykonanie, zwłaszcza wtedy, gdy nie spodziewają się

natychmiastowych efektów.

prokrastynacja lenistwo

Osoby patologicznie zwlekające z rozpoczęciem

pewnych czynności uważa się zazwyczaj za leni

i przypisuje im brak silnej woli i ambicji.

Etapy prokrastynacji

1. Chęć zrobienia czegoś

2. Decyzja o zrobieniu tego

3. Odkładanie czynności z obawy przed np. porażką

4. Uświadomienie sobie niekorzystnych skutków odkładania

5. Kontynuacja odkładania

6. Szukanie wymówek bądź odejście od problemu

7. Dalsze odkładanie realizacji zadania

8. Wykonanie zadania „w stresie”, w ostatniej chwili bądź ukończenie go zbyt późno

lub też niezrobienie go wcale

9. Postanowienie poprawy na przyszłość

10. Powtarzalność schematu przy kolejnym zadaniu

Czy ja prokrastynuję?

„Jeszcze tylko coś zrobię zanim..." - jak działa prokrastynator?

Na początku pociesza się, że czasu na wykonanie zadania jest dużo, więc spokojnie

teraz można odpocząć, przemyśleć, nie trzeba od razu zaczynać. Po jakimś czasie

pojawia się uczucie, że jednak należałoby już zacząć.

W tym momencie prokrastynator znajduje mnóstwo powodów i usprawiedliwień, dla

których wykonanie zadania w danej chwili jest niemożliwe. Oczywiście przez cały

czas zaprzecza temu, że się ociąga. W końcu zadanie zostaje wykonane w ostatniej

chwili albo wcale, jeśli za niewykonanie go nie ma żadnej kary. Po wszystkim taka

osoba obiecuje sobie, że więcej nie będzie odkładał niczego na później, po czym

przy następnym zadaniu cały schemat zaczyna się od początku.

Jak sobie poradzić… czyli jak skutecznie

zarządzać sobą w czasie?

• Świadomość

• Planowanie

• Nagradzanie się

ZACZNIJ OD ROZPLANOWANIA

NAJWAŻNIEJSZYCH

ZADAŃ DNIA!

WYZNACZANIE CELÓW

METODA SMART

• Specific

• Measurable

• Actionable

• Realistic

• Time lined

• Ściśle określony

• Mierzalny

• Wymagający działania

• Realny

• Określony w czasie

ZASADA PARETO

Reguła 20:80 oznacza, że planując poszczególne zadania w ciągu dnia, muszę tak

podzielić czas, który mam do dyspozycji, aby 20% czasu było przeznaczone na

wykonanie najważniejszych zadań, gdyż w ten sposób osiągnę 80% skuteczności.

CZY ZAWSZE 20/80?

Oczywiście, że nie.

Są to wartości przybliżone – obrazowe.

Czasem jest to stosunek 25/75, innym razem 18/82.

DLACZEGO NALEŻY PLANOWAĆ PISEMNIE?

• PLANOWANIE jest przygotowaniem do realizacji celów

• Im dokładniej zaplanuję, tym sprawniej wypełnię swoje zamierzenia

Planowanie pisemne to jedyna forma poprawnego

organizowania własnego czasu!

• wiem co jeszcze mam do zrobienia

• pamięć może być angażowana do znacznie ważniejszych celów

• forma pisemna ma charakter motywujący

• błyskawiczna możliwość sprawdzania efektów

• możliwość złapania złodziei czasu

• wpływa na efektywniejsze planowanie

PILNE NIEPILNE

WA

ŻN

E

NIE

WA

ŻN

E

I ćwiartka • kryzysy

• sprawy naglące

• sprawy „na wczoraj”

Wiecznie zagoniony

II ćwiartka • zapobieganie

• budowanie związku

• planowanie, rekreacja

• szukanie możliwości

Rozsądny organizator

III ćwiartka • niektóre telefony

• najbliższe sprawy naglące

• niektóre spotkania

Zawsze chętny

IV ćwiartka • codzienność

• przyjemności

• złodzieje czasu

• pewna korespondencja

Obibok

MACIERZ EISENHOWERA

BIURKO

MOJE POLE OPERACYJNE

• BIURKO JEST MOIM STANOWISKIEM PRACY

• BIURKO O PUSTYM BLACIE

• BIURKO O UPORZĄDKOWANYCH SZUFLADACH

• BIURKO ZAPEŁNIONE JEST TYLKO I WYŁĄCZNIE AKTUALNIE

WYKONYWANYM ZADANIEM

WYGRAĆ Z NAWAŁEM PAPIERÓW

• Każdy dokument, niezależnie czy jest ważny, czy też nie – powinien być przekazany

w odpowiednim kierunku

• NIE PODDAWAJ SIĘ TERROROWI PAPIERU!

PISMA I DOKUMENTY SĄ JEDYNIE ŚRODKIEM POMOCNICZYM W TWOJEJ

PRACY, A NIE JEJ CELEM!

ŚWIATŁO W MIEJSCU PRACY

• Osoby spędzające dużo czasu przy biurku muszą zadbać

o właściwe oświetlenie tego miejsca pracy

• Złe oświetlenie nie tylko szybko nuży i osłabia koncentrację, ale

może również stać się przyczyną znacznych szkód zdrowotnych

DOCENIĆ KOLORY

• Działanie kolorów związane jest bezpośrednio z rezonansem dwóch energii,

a mianowicie człowieka i energii danego koloru

• Przy bardzo niekorzystnym doborze kolorów występuje wyraźne

spowolnienie bądź zakłócenie procesu pracy

11 ZDROWYCH STRATEGII

ZARZĄDZANIA SOBĄ W CZASIE

1. Prowadź kalendarz zajęć. Planuj na piśmie zadania na dzień następny

2. Uszereguj zadania stojące przed Tobą od najbardziej do najmniej ważnego i przeznacz na nie

odpowiednią ilość czasu

3. Skoncentruj się na sprawach najpilniejszych, a nie na dawnych porażkach, czy czekających Cię

problemach

4. Nie rób kilku rzeczy na raz

5. Zmniejsz ilość zakłóceń i przerw w pracy

6. Każdego dnia przeznacz trochę czasu na relaks

7. Wygospodaruj sobie „godzinę świętego spokoju”

8. Zapamiętaj powiedzenie: „spiesz się powoli”. Nie goń – pracuj w optymalnym dla siebie tempie.

Czasem powolność jest lepsza od gorączkowego pośpiechu

9. Bądź elastyczny w planowaniu swojego czasu. Zawsze rezerwuj sobie trochę czasu na

załatwienie spraw, których nie jesteś w stanie przewidzieć. Zachowaj spokój w razie

nieprzewidywalnych wydarzeń.

10. Zastanawiaj się na obranymi celami i modyfikuj je w razie potrzeby

11. Większe zadania realizuj etapowo. Pamiętaj, że niektórych zadań nie musisz zrealizować w ciągu

jednego dnia. Rozłóż je w czasie

Realizuj cele dnia tak, aby pod koniec dnia

mieć poczucie sukcesu

„Wielkie cele muszą być bardzo

osobiste, przychodzić w porę

i być na czasie”

John R. Noe

„Poradnik osiągania celów”

„Zawsze kiedy robie plany na

przyszłość, zaskakuje mnie

teraźniejszość”

Paulo Coelho

„Dziecko może nauczyć dorosłego

trzech rzeczy: cieszyć się bez powodu,

być ciągle czymś zajętym i domagać się

– ze wszystkich – tego, czego pragnie”

Paulo Coelho

Jakże szybko „nie teraz”

staje się „nigdy”

Martin Luther

„Dobrze zorganizowany czas jest

najlepszym dowodem na

zorganizowany umysł”

Isaac Pitman

„Wszystko jest możliwe. Niemożliwe po

prostu wymaga więcej czasu”

Dan Brown

„Cyfrowa Twierdza”

„Nie ma większego skarbu

nad wartość dnia”

Johan Wolfgang Goethe

ZARZĄDZAJ SOBĄ,

A NIE SWOIM CZASEM!

Z a p r a s z a m…

do udziału w szkoleniach w ramach wojewódzkich grantów edukacyjnych

Lubuskiego Kuratora Oświaty:

„Skuteczne doradztwo zawodowe w gimnazjum

– realizacja zadań doradcy zawodowego”

oraz

„Skuteczne doradztwo zawodowe w szkole ponadgimnazjalnej

– realizacja zadań doradcy zawodowego”

Szkolenia uruchamiane będą od połowy września 2016.

O przyjęciu zdecyduje kolejność zgłoszeń.

Zgłoszenia przyjmowane są wyłącznie drogą elektroniczną.

Zapraszam do współpracy

Kontakt:

Barbara Matusik

doradca metodyczny ds. doradztwa zawodowego

Wojewódzki Ośrodek Metodyczny

w Gorzowie Wlkp.

ul. Łokietka 23

tel. 95/721-61-10, 721-61-11

fax 95/721-61-12

e-mail: wom@womgorz.edu.pl

www.womgorz.edu.pl

Dziękuję za uwagę