Version 201812

KALK Kurs- och ArrangemangsLedarKurs

HANDLEDNING

Version 201809

2

HANDLEDNING

Introduktion Denna guide är till för att underlätta för kurs- och arrangemangsledare i Nordvästra Skånes Scoutdistrikt.

Det är mycket som ska klaffa för att ett arrangemang ska bli lyckat, både för deltagare, ledare och för

distriktet i form av uppfyllande av verksamhet och ekonomiska mål. För att inte varje arrangemangsledare

ska behöva ta reda på allt själv finns denna guide samt Kurs- och ArrangemangsLedarKursen KALK.

För att göra ett arrangemang i Nordvästra Skånes Scoutdistrikt måste en medlem ur planeringsgruppen

gått en KALK-utbildning eller motsvarande arrangemangsledarutbildning. Denna handledning är ett

hjälpmedel, men motsvarar inte en hel kurs.

Guiden inleds med en tidslinje som kan vara till god hjälp. Gör gärna en egen utifrån mallen med er

specifika planering. Här finns det mesta som är viktigt att tänka på med.

Marknadsföring tar upp vad vi gör för att få ut information och öka antalet deltagare.

Deltagare handlar om vem som får delta på våra arrangemang och vilka regler som gäller.

Kvalitet handlar om hur vi utvärderar och förbättrar vår verksamhet. Även frågor om varför vi gör det vi

gör tas upp.

Det ekonomiska är en viktig del. För att kunna erbjuda bra arrangemang måste man tänka på ekonomin

hela tiden. Det finns mycket erfarenhet och hjälp att få så man kan spara pengar på onödiga utgifter och

lägga dem på något bättre.

Säkerhet behandlar frågor om säkerhet, krishantering, riskanalys och liknande.

Mycket av det administrativa arbetet kring ett arrangemang kan göras elektroniskt. Rapporter, budgetar

mm. görs med fördel i datorn och skickas via email. Behövs papperskopior görs de också men skicka alltid

in även en elektronisk version. På så vis kan man lätt spara och kopiera information om ett arrangemang

till senare team i framtiden.

Förkortningar: KALK Kurs- och ArrangemangsLedarKurs

AA Arrangemangsansvarig

AL Ansvarig arrangemangsledare

DO Distriktsordförande

v.DO Vice Distriktsordförande

Version 201809

3

HANDLEDNING

Innehåll Introduktion ...................................................................................................................................................2

Förkortningar ............................................................................................................................................2

1. Tidslinje ......................................................................................................................................................4

2. Marknadsföring ........................................................................................................................................6

Arrangemangsinfo ...................................................................................................................................6

Hemsida .....................................................................................................................................................6

Utskick .......................................................................................................................................................6

Sociala medier ..........................................................................................................................................6

3. Deltagare & Anmälning ..........................................................................................................................7

Deltagare ...................................................................................................................................................7

Deltagaruppgifter .....................................................................................................................................7

Anmälningsregler .....................................................................................................................................7

Arrangemangsrapport .......................................................................................................................... 11

Utvärdering ............................................................................................................................................. 12

6. Ekonomi ................................................................................................................................................. 13

Kontakt med ekonomigruppen ........................................................................................................... 13

Budget upprättas ................................................................................................................................... 13

Rutiner .................................................................................................................................................... 13

Arkivering................................................................................................................................................ 14

7. Säkerhet ................................................................................................................................................. 15

8. Material ............................................................................................................................................ 17

9. Bilagor ............................................................................................................................................... 18

Version 201809

4

HANDLEDNING

1. Tidslinje När ni börjar planera Utse en ansvarig arrangemangsledare.

Om det är ett nytt arrangemang, kontakta AA. Ta fram ett koncept på arrangemanget. Skriv ihop en

beskrivning.

Bestäm datum, sista anmälningsdag och om möjligt plats, kostnad, övrig information.

Marknadsför arrangemanget. (se Marknadsföring, s. 6)

Budget ska godkännas av distriktsstyrelsen innan information om arrangemanget skickas ut.

I god tid innan Kolla upp stugor, lokaler, lägerplats mm. Boka stuga preliminärt om det är möjligt. Finns ingen

möjlighet att avboka måste AA meddelas detta innan bokning.

Tänk på att om vi ordnar arrangemang i naturen måste vi ha markägarens tillstånd, framförallt om man

ska sova över.

Märke beställs av arrangemangsteamet i kommunikation med AA. Finns inga befintliga märken måste

beställningen göras i riktigt god tid, (minst två månader innan arrangemanget/kursen).

Material bokas av anläggningsgruppen, senast arbetshelgen månaden innan arrangemanget/kursen. Detta

gäller ej förbrukningsmaterial.

Senast 3 veckor innan Detaljerat program med hålltider, platser mm. skickas med email till AA och kansliet. Detta för att

underlätta för kommande arrangemang och efter utvärdering se vad som ska utvecklas till nästa år.

Välkomstbrev skickas med email till AA och kansliet som sedan skickar ut det. Detta bör innehålla

program, vägbeskrivning, utrustningslista, kontaktperson och avanmälningsinfo. Deltagarna ska kunna få

detta senast 2 veckor innan arrangemanget.

Intyg beställs av kansliet.

Kompendium eller andra trycksaker kan beställas av kansliet. Tänk på att det är en kostnad för dessa.

Meddela kansliet längre i förväg om att det är beställning på gång så att de kan planera sitt arbete.

Anmälningar ska vara inkomna och deltagarlista skickas av kansliet till AL snarast efter anmälningstidens

utgång.

Boka stugor mm. definitivt när anmälningarna är klara.

Version 201809

5

HANDLEDNING

Allergier, sjukdomar, handikapp. Finns detta bland deltagare eller ledare?

Under arrangemanget Deltagarlista korrigeras och uppdateras löpande. Ska hela tiden gälla för de deltagare som finns på plats.

Händelser utöver det vanliga meddelas AA snarast för kännedom. Beroende på arten kan meddelande

ske med mail/sms/telefon. Akuta kriser meddelas per telefon direkt till AA samt till DO.

Städning. Lämna stugor och område i gott skick.

Sophantering. Kan sopor sorteras? Behöver de tas med?

Något som gått sönder? Meddela ägare samt AA. Repareras något meddela ändå ägaren.

Veckan efter Deltagarförteckning som är rättad och korrekt skickas till kansliet. Finns återbud ska dessa också

meddelas samt orsakerna. Detta ligger till grund för faktureringen samt kursintyg.

Underlag för utvärdering skickas till kansliet som sedan skickar ut utvärdering.

Senast 4 veckor efter Ekonomisk redovisning lämnas till Ekonomiansvarig.

Arrangörsutvärdering ska vara besvarad av arrangörsteamet och inlämnad till AA. Denna utvärdering

ska genomföras under ett avslutande utvärderingsmöte, då arrangemangsteamet fått tillgång till

deltagarutvärderingarna

Arrangemangsrapport enligt bifogad mall lämnas till AA och kansliet.

Version 201809

6

HANDLEDNING

2. Marknadsföring Arrangemangsinfo Information om arrangemanget är mycket viktigt att få ut i god tid innan. Våra informationskanaler är

framförallt arrangemangiskane.scout.se, nordvastraskane.scout.se samt Facebooksidor och grupper. Även

Nyhetsbrevet används så långt det går.

Den information om ett arrangemang som minst behöver spridas innefattar:

• Arrangemangsnamn

• Ansvarig arrangemangsledare

• Kostnad

• Åldersgrupp

• Tid

• Sista anmälningsdag

• Kontaktuppgifter

• Kort beskrivning av arrangemanget.

Var noga med att verkligen bekräfta alla uppgifter som meddelas.

Hemsida På arrangemangiskane.scout.se får varje arrangemang en sida. Vill man ha ännu mer information eller

marknadsföring så kan kansliet stå till tjänst.

Det är dock inte tillåtet att ha egna hemsidor utanför arrangemangssidan för arrangemang som anordnas

av Nordvästra Skånes Scoutdistrikt om hemsidorna inte administreras med samråd av distriktsstyrelsen

Utskick Vill man skicka ut speciella utskick via post eller email kan kansliet hjälpa till. Det tillkommer kostnader

för vanliga brev så finns det möjlighet är email att föredra.

Sociala medier När det gäller Facebook och andra sociala medier måste AA meddelas innan grupper, bloggar,

Facebookevent eller liknande startas. Detta för att distriktet ska veta om vad som publiceras i Nordvästra

Skånes Scoutdistrikt namn på internet.

Det som även är bra att få med är:

• Plats

• Speciella utrustningskrav

• Speciella fysiska krav

• Speciella anmälnings- och

återbetalningsregler

Version 201809

7

HANDLEDNING

3. Deltagare & Anmälning Deltagare Alla deltagare i Scouterna ska vara registrerade i Scoutnet eller motsvarande vid anmälningstillfället. För

eventuella deltagare som inte är inskrivna i Scoutnet skall en extra avgift om 150kr tas ut för att betala för

en termins medlemskap i distriktskåren.

Alla som anmält sig före anmälningstidens utgång, är med vid en eventuell uttagning. Prioritet:

1. Arrangemangets behörighetskrav.

2. Deltagare från Nordvästra Skånes Scoutdistrikt har företräde.

3. Då ovanstående kriterier inte varit utslagsgivande, gäller tidigaste anmälningsdag

Nordvästra Skåne Scoutdistrikts styrelse förbehåller sig rätten att i samråd med arrangemangsteamet ställa

in ett arrangemang om det vid anmälningstidens utgång har inkommit för få anmälningar.

Deltagaruppgifter Obligatoriska deltagaruppgifter vid anmälning är:

• Namn

• Adress

• Telefon

• E-post

• Personnummer

• Kår

• Kommun

• Allergier/sjukdomar/handikapp

• Vårdnadshavares telefonnummer

• Avdelningsledares telefonnummer

Anmälningsregler Arrangemangsanmälan stängs normalt 2 veckor innan arrangemanget.

Efteranmälning går normalt bra. 50% efteranmälningsavgift tas ut.

Avanmälan innan anmälningstidens utgång kostar inget. Efter detta tas en avgift på 20% ut om inget

annat anges. Återbud under 7 dagar innan kostar 2/3 av avgiften. Saknas återbud faktureras hela avgiften.

Gäller om inget annat anges.

Sjukdom. Vid sjukdom ska detta meddelas snarast. Görs detta och läkarintyg skickas in till kansliet inom

2 veckor kostar återbud inget. Lämnar man inte (om möjligt) besked gäller vanliga avanmälningsregler.

Gäller om inget annat anges.

Version 201809

8

HANDLEDNING

Om annat anges. Om ett arrangemang har exempelvis stora enskilda kostnader för en deltagare som ej

går att avboka (ex. biljetter mm.) måste man ange detta i anmälan. Då återbetalas inte denna del, gäller

även vid sjukdom.

Version 201809

9

HANDLEDNING

4. Program Som en del av den svenska scoutrörelsen jobbar alla Nordvästra Skånes Arrangemang med Scouternas

program. Det innebär att någon sorts programförklaring skall skapas inför alla arrangemang. Där följande

tre delar ska framgå.

Målspår - Varför I Scouterna får barn och unga möjlighet att utvecklas utifrån sina egna förutsättningar och allt vi gör bidrar i olika stor utsträckning till scoutens personliga utveckling. När vi pratar om personlig utveckling i Scouterna menar vi att vi vill hjälpa och stimulera unga människor att utvecklas inom fem olika områden: i tanken, som en del i en grupp, i sina relationer med andra, i sin tro och rent kroppsligt.

För att göra det lättare att hjälpa barn och unga att utvecklas inom dessa fem områden så finns det 14 målspår. Man kan se på målspåren som mål utlagda längs ett spår, som går från spårarscout till roverscout, där varje åldersgrupp får mål som är anpassade till deras nivå och förmåga. Genom att arbeta med målspåren stegras programmet automatiskt i svårighetsgrad från åldersgrupp till åldersgrupp och vi får med alla de fem områdena för personlig utveckling.

I planeringen av arrangemang i Nordvästra Skåne ska de målspår som är i fokus tydligt

framgå. 2-3 målspår är ett bra mål för ett helgarrangemang medan fler kan användas för

ett läger eller längre arrangemang. Målspåren som är i fokus är de som lyfts fram

tydligare än de andra under arrangemanget, fler målspår kan användas under

arrangemanget olika delar utan att de är i fokus för hela arrangemanget.

Mer information om de olika målspåren och vad de olika målen för åldersgrupperna är

finns i boken Ledaren eller på www.scouterna.se/ledascouting/

Scoutmetod - Hur Scoutmetoden är de verktyg vi använder för att nå upp målet med scouting, uttryckta i våra

målspår. Scoutmetodens olika moment är lika viktiga delar i pusslet i en bra scoutverksamhet

och för att bedriva scouting behöver alla verktygen användas.

För arrangemang i Nordvästra Skånes Scoutdistrikt bör en eller två metoddelar väljas som då ligger i fokus

för arrangemanget. Detta ska framgå tydligt i programförklaring och arrangemangets genomförande.

Version 201809

10

HANDLEDNING

Scoutlag och scoutlöfte

Scoutlagen handlar i grund och botten om att vara en schysst kompis och medmänniska, det är något som alla scouter försöker leva upp till. Vi arbetar aktivt med våra värderingar genom att hela tiden diskutera dem i olika sammanhang.

Patrullsystemet

Alla våra aktiviteter genomförs i patruller, där alla får synas och vara delaktiga. I patrullerna lär sig scouterna att samarbeta, att leda sig själv och andra. En viktig del av patrullsystemet är att lära sig respektera sig själv och omgivningen.

Learning by Doing

Att själv få prova, våga misslyckas och prova igen, gör att scouterna hela tiden lär sig nya saker. Genom att tänka igenom och diskutera vad vi tycker har gått bra eller inte bra och varför, utvecklas vår förmåga att lösa uppgifter på ett smidigt sätt.

Stödjande och lyssnande ledarskap

Genom möten och aktiviteter på Scouterna får var och en lära sig att leda sig själv och andra med stöd av vuxna. Vi har ett värdebaserat ledarskap och jobbar för att vår verksamhet ska vara fri från övergrepp.

Lokalt och globalt samhällsengagemang

Vi engagerar oss i och försöker påverka vad som händer i samhället, både i området där vi bor och ute i världen. Genom det lär vi oss kämpa för en bättre värld där alla människor är lika mycket värda och mår bra.

Friluftsliv Naturen erbjuder fantastiska upplevelser och skapar utmaningar där patrullens samarbetsförmåga sätts på prov. Genom att vara ute lär vi oss också hur viktigt det är att ta hand om naturen och ta ansvar för miljön.

Symboliskt ramverk

En viktig del i vår verksamhet är att skapa gemenskap, sammanhang och tillhörighet genom symboler, ceremonier och teman. Det kan också vara att en patrull bestämmer sig för ett tema, för att binda ihop aktiviteterna under en termin eller ett läger.

Längre förklaringar av scoutmetoden finns på: www.scouterna.se/ledascouting/

Aktiviteter – Vad

Varför och hur tillsammans bildar vad, de aktiviteter, arrangemang, läger och liknande som vi genomför.

Dessa kan vara både nytänkande och klassiska, kanske med ett nytt tema eller ett annorlunda

genomförande.

Alla aktiviteter ska tillsammans med målspår och scoutmetodsdelar presenteras tydligt i arrangemangets

programförklaring.

Tips på aktiviteter finns att hitta i Scouternas aktivitetsbank.

Version 201809

11

HANDLEDNING

5. Kvalitet Vi arbetar med ett syfte i Scouterna, att göra unga redo för livet. Nordvästra Skånes Scoutdistrikt sätter

varje år upp vilka mål vi strävar mot och dessa bör ligga till grund för vilka arrangemang vi anordnar samt

hur vi anordnar dessa. Dessa mål förändras dock ganska långsamt så arrangemang återkommer gärna år

efter år något förändrade.

För att kunna säkerställa kvalitén på distriktets arrangemang måste alla planeringsgrupper ha minst en

medlem som gått en KALK-utbildning eller motsvarande arrangemangsledarutbildning.

Vi behöver dock utveckla och förnya arrangemangen och kurserna hela tiden. Därför ska alla

arrangemang rapporteras och utvärderas. Vi måste ta reda på vad vi gjort bra så vi kan göra om det ännu

bättre. Vi måste titta noga på vad vi gjort mindre bra så vi kan undvika samma fälla nästa gång.

Arrangemangsrapport Senast tre veckor efter genomfört arrangemang ska en rapport göras och skickas till AA. Det är viktigt att

denna är så noggrann och objektiv som möjligt. Det är inget som ska publiceras på internet eller liknande

så känsliga saker bör tas upp.

Denna ska innehålla:

• Arrangemangets namn

• Plats

• Tid

• Ansvarig

• Antal deltagare

• Antal arrangemangsledare

• Beskrivning

• Program

• Utvärdering

Beskrivningen ska innehålla en berättelse om hur arrangemanget gått från början till slut. Vad gick bra?

Saknades något? Har ni några råd till nästa års arrangör?

Programmet ska vara det program som verkligen utfördes. Ibland blir det planerade programmet inte

exakt som man planerade från början.

Utvärdering ska göras snarast efter arrangemanget. Underlag för frågor måste därför skickas till kansliet

senast veckan innan arrangemanget för utskick av utvärdering.

Du hittar även en mall till rapporten som bifogat till handledningen.

Version 201809

12

HANDLEDNING

Utvärdering För att Nordvästra Skånes Scoutdistrikts kurser och arrangemang ska kunna utvecklas så måste de

utvärderas.

Utvärderingar för arrangemangen skickas ut veckan efter arrangemanget till alla deltagare eller deltagande

kårer. Alla arrangemang utvärderas med samma grundläggande mall för att kunna få fram en kontinuerlig

bild av arrangemangens utveckling från år till år.

Vill arrangemangsteamet lägga till frågor skall dessa meddelas kansliet senast en vecka innan

arrangemanget för att kunna genomföra utvärderingen veckan efter arrangemanget.

Alla utvärderingar sker anonymt per anmäld enhet. Sker anmälan per kår genomförs en utvärdering per

kår. Sker anmälan per patrull genomförs en utvärdering per patrull.

Arrangemangsteamet utvärderar arrangemanget tillsammans under en avslutande träff. Under träffen ska

nedanstående frågor gås igenom tillsammans med deltagarutvärderingen. Anteckningarna från mötet ska

sammanställas i arrangemangsrapporten som skickas in till kansliet

Frågor som skall diskuteras på avslutande utvärderingsmöte:

* Hur tycker du/ni att informationen var inför arrangemanget?

* Hur upplevde du/ni informationen under arrangemanget?

* Hur upplevde du/ni programaktiviteter?

* Hur fungerade platsen/lokalen för arrangemanget?

* Hur upplevde du/ni arrangörerna under arrangemanget?

* Hur upplevde du/ni maten under arrangemanget?

* Hur upplevde du/ni säkerheten under lägret?

* Vad tycker du/ni om arrangemangets helhet?

* Hur skulle du/ni vilja se att arrangemanget utvecklas i framtiden?

* Vilka lärdomar tar ni med er från arrangemanget?

* Vad tycker du/ni om arrangemanget i sin helhet?

- Har KALK-handledningen varit till hjälp i planerandet av arrangemanget? Varför/Varför inte?

- Hur tycker ni att anmälningssystemet har fungerat?

- Hur tycker ni att kontakten med distriktet har fungerat?

- Hur tycker ni att kontakten med kansliet har fungerat?

- Vilka tips vill ni ge till nästa års arrangörer?

* = Frågor som finns på deltagarutvärderingen

Version 201809

13

HANDLEDNING

6. Ekonomi Ekonomi är en viktig del av arrangemangen som ofta glöms bort i början. Det är dock väldigt viktigt att

ekonomin sköts i rätt ordning och i rätt tid.

Distriktet har krav på säkerhetsmarginal på alla arrangemang. Kravet är minst 10% av deltagaravgiften.

Med andra ord ska intäkterna för arrangemanget motsvara 110% av utgifterna för arrangemanget.

Detta krav finns dels för att finansiera oförutsedda händelser under arrangemanget och dels för att de få

gånger det råkar bli förlust kunna täcka upp. Sköter ett arrangemang sin ekonomi med att skicka in budget,

följer den i bästa mån och redovisar som man ska tar distriktet ansvar för eventuella förluster. Sköter man

det däremot inte kan AL och arrangemangsledning i värsta fall hållas ekonomiskt ansvariga. Därför är det

extra viktigt att sköta ekonomin bra!

Tänk på att arrangemangets budget ska vara godkänd innan ni får lov att kommunicera ut att

arrangemanget kommer att genomföras.

Kontakt med ekonomigruppen Första kontakten med ekonomigruppen via AA och distriktsstyrelsen görs i väldigt god tid. Man får mall

för budget, mall för slutredovisning och ett kostnadsställe som ska gälla för det aktuella arrangemanget.

Tidplan för budget bestäms.

Budget upprättas En budget upprättas av arrangemangsteamet med hjälp av gamla budgetar, resultat och erfarenheter.

Denna ska sedan skickas in till ekonomigruppen i god tid så den hinner godkännas innan information om

arrangemanget skickas ut.

Rutiner Fakturarutiner Vid stora arrangemang (ex. Scouternas stämma) ska samtliga fakturor och

transaktioner gås igenom av ansvarig kassör.

Vid mindre arrangemang (ex. Vårläger) ska fakturor skickas direkt till kansliet

för bokföring/betalning.

Alla fakturor ska vara märkta med rätt kostnadsställe som referens.

Ansvarig kassör för arrangemanget ska bara redovisa kontanta transaktioner.

Kontant förskott Kan vid behov betalas ut genom kansliet. Uppgift om konto för utbetalning

mailas till förvaltningsgruppen. Bank, clearing och kontonummer.

Avgifter All fakturering sker från kansliet, kårer ska inte betala något kontant vid

arrangemanget

Deltagarlistor Innan arrangemanget startar ska det finnas en lista över deltagare på kansliet.

Om någon deltagare bara deltar under en del av tiden ska detta anges.

När incheckning gjorts ska komplettering skickas till kansliet.

Version 201809

14

HANDLEDNING

Utlägg Antingen kontant av arrangemangskassören i det fall kontanter finns eller som

utlägg efter inlämnande av redovisning till kansliet.

Max en månad efter avslutat arrangemang!

Växelpengar Kan ordnas vid behov

Tidsplan 3 veckor efter avslutat arrangemang om inget annat överenskommes med

ekonomigruppen.

Budget Uppföljning och förklaring av differenser.

Kontantöverskott Har alla överskjutande kontanta pengar satts in på konto?

Oredovisade poster Finns något som ännu inte kunnat redovisas?

Fakturor som inte har kommit?

Ersättningsanspråk som inte lämnats in.

Arkivering Budget och slutredovisning skall sättas i respektive arrangemangpärm av ansvarig. Originalen skall alltid

skickas in till kansliet i Malmö, Studentgatan 4, 211 38, Malmö.

Version 201809

15

HANDLEDNING

7. Säkerhet Det är viktigt att tänka på säkerheten i god tid innan ett arrangemang och ha med sig detta genom hela

planeringen, utförandet och utvärderingen.

Distriktet har som krav att det i arrangemangsteamet finns Säkerhetsansvarig. Det ska finnas minst 2

personer med formell första hjälpen och Hjärt- & Lungräddningskompetens (Röda Korset mfl. Ordnar

dessa).

Riskanalys Tänk på att den som är kurs- och arrangemangsansvarig kan bli ansvarig för eventuell olycka. För att

minimera risker bör man tänka på allt som kan hända. Exempelvis bör man fundera på följande:

• Brandlarm. Fungerar det och hur?

• Nödutgångar

• Samlingsplats

• Släckutrustning

• Maxantal i stugor/lokaler

• Sjukvårdsutrustning

• Hur kan man larma? Mobiltäckning?

• Vad finns för risker under arrangemanget?

• Vad händer vid olika väderförhållande?

• Är programmet anpassat för deltagarnas förmågor?

• Finns risker i området, miljön eller närheten att beakta?

Trygghet Alla arrangemangsledare ska gå kursen Trygga Möten innan arrangemanget. Den finns som webb-kurs hos

Scouterna.

För att arrangemanget ska vara tryggt för alla deltagare och funktionärer ska man tänka på vissa saker.

Exempelvis bör man ställa sig dessa frågor:

• Hade jag själv tyckt detta var ok?

• Finns det en risk att NÅGON tycker att aktiviteten är kränkande eller obehaglig?

• Finns risker att alkohol eller droger används på arrangemanget?

• Finns det risk för att fysiska-, psykiska- eller sexuella övergrepp begås?

• Finns det risk att ovanstående begås som en direkt följd av programmet?

• Känner sig ALLA välkomna till arrangemanget, grupper eller ensamkommande deltagare?

• Övergrepp måste omedelbart avstyras av arrangemangsledare.

Version 201809

16

HANDLEDNING

Krisplan I händelse av olycka, övergrepp eller annan extra ordinär händelse

• Vid akut behov ring 112 genast.

• Arrangemangsansvarig skall kontaktas per telefon vid dessa händelser. Går denna person

inte att nå kontaktas DO eller v.DO.

• Arrangemangsansvarig ska efter samtal med ansvarig meddela DS.

• Pressuttalande får endast göras av DO samt v.DO.

• Om inte avdelningsledare eller förälder finns på plats ska dessa omedelbart kontaktas av

AL.

• Tillbudsrapport ska skrivas om vad som inträffat, samt när, var och varför olyckan

inträffat.

• Blankett från Scouternas försäkringsbolag ska fyllas i.

• Efter händelsen måste detta rapporteras skriftligt. AA tillkallar ett möte med AL samt de

personer saken berört snarast efter händelsen.

Kontaktlista Arrangemangsansvarig arrangemang@nordvastraskanescout.se

Distriktsordförande do@nordvastraskanescout.se

Vice distriktsordförande vdo@nordvastraskanescout.se

Anläggningsansvarig anlaggning@nordvastraskanescout.se

Konsulent anton.nilsson@scouterna.se

Version 201809

17

HANDLEDNING

8. Material Nordvästra Skånes Scoutdistrikt läger område Sonnarp har en hel del material till utlåning för vår

verksamhet. Man bör använda detta så långt det är möjligt för att undvika onödiga kostnader.

Bokning & Utlämning Senast till arbetshelgen månaden innan material skall hämtas

ut skall beställning göras till anläggningsansvarig. Material

kan hämtas ut tidigast 1 vecka innan arrangemanget går av

stapeln, om ej annat överenskommes.

Inlämning Material som lämnas in efter användning skall vara rent, torrt

och packat i härför avsett emballage. (OBS! Fuktigt material

får ej packas ner i lådor innan det har torkat) Tält, vindskydd

och presenningar som är fuktiga/våta skall hängas för

torkning och senast 2 veckor senare tas ner, vikas och

packas.

Radio- och

kommunikationsutrustning

Ni som skall låna radioutrustningen måste först be om lov

hos den som har distriktets licens för radioapparaterna. För

närvarande Berne Svensson, 042-22 97 16.

Den som hämtar ut radiomateriel är också ansvarig för att

radion användes på rätt sätt och han/hon är dessutom

ersättningsansvarig om apparaten/erna går sönder eller

försvinner.

Förbruknings- och

förslitningsavgifter

Förbruknings- och förslitningsavgiften täcker det som

uppfattas som naturligt slitage och förbrukning. (ex en och

annan tältspik, snoddar och linor som går av, mindre skador

på dukar mm pga. förslitning, vekar i lyktorna, ett och annat

kraschat lyktglas mm) Vid skada pga. ovarsam hantering,

skadegörelse eller liknande liksom vid förkommet material

debiteras arrangemanget kostnaden för reparation alt. halva

kostnaden för nyanskaffning såvida materialet inte är yngre

än 3 år då hela nyanskaffningskostnaden debiteras.

Lyktor Lyktorna skall tömmas på fotogen innan de lämnas in till

materialförrådet

Skadat material Skadat material skall särskiljas och märkas så att

materialförvaltningen lätt kan hitta det.

Distriktläger/Vårläger Specialavtal sluts mellan lägerledning och materialförvaltaren

från gång till gång vad gäller debitering av förbruknings- och

förslitningsavgifter.

Försäljningsvaror Saknar ni något på listan så ta gärna kontakt med

anläggningsansvarig i god tid för att se om vi kan hitta en

gemensam lösning på detta.

Version 201809

18

HANDLEDNING

Bifogade dokument

9. Budget-mall

10. Programförklaring-mall

11. Arrangemangsplanering-mall

12. Arrangemangsrapport-mall