KHAI THÁCCƠ SỞ DỮ LIỆU

NỘI DUNG• Khái niệm cơ sở dữ liệu• Khái niệm vùng tiêu chuẩn• Nhóm hàm khai thác cơ sở dữ liệu

• DSUM• DAVERAGE• DMAX• DMIN• DCOUNT

• Các thao tác trên CSDL• Sắp xếp – SORT• Lọc dữ liệu – Filter

• Lọc tự động – Auto Filter• Lọc nâng cao – Advanced Filter

• Thống kê dữ liệu theo nhóm• Biểu đồ

KHÁI NIỆM CƠ SỞ DỮ LIỆU

• CSDL là • tập hợp các thông tin

• được tổ chức và lưu trữ theo một cấu trúc thống nhất

• nhằm phục vụ tốt nhất việc quản lý và khai thác thông tin

• Trong Excel, cơ sở dữ liệu được tổ chức thành một bảng có ít nhất 1 cột và 2 dòng• Trong đó dòng đầu tiên là dòng tiêu đề cột

• Các dòng tiếp theo là các bản ghi

KHÁI NIỆM VÙNG TIÊU CHUẨN

• Khi làm việc với cơ sở dữ liệu ta có thể thực hiện các tính toán thỏa mãn một số các điều kiện phức• Ví dụ tính tổng điểm toán của các sinh viên hoặc có họ là

Trần hoặc có giới tính là Nam…

• Vùng tiêu chuẩn là vùng chứa các điều kiện phụcvụ việc tính toán

• Cách xây dựng vùng tiêu chuẩn• Gồm ít nhất 2 dòng

• Dòng đầu chứa tiêu đề của điều kiện

• Từ dòng thứ 2 chứa nội dung của điều kiện

PHÂN LOẠI VÙNG TIÊU CHUẨN

• Vùng tiêu chuẩn trực tiếp

• Vùng tiêu chuẩn gián tiếp

• Vùng tiêu chuẩn nhiều điều kiện

VÙNG TIÊU CHUẨN TRỰC TIẾP

• Chứa các điều kiện có giá trị được so sánh trực tiếpvới toàn bộ dữ liệu của một cột hoặc một ô trong cơ sở dữ liệu

• Cách thiết lập vùng tiêu chuẩn trực tiếp• Dòng tiêu đề phải trùng với dòng tiêu đề của cột trong

cơ sở dữ liệu chứa thông tin so sánh trong điều kiện

• Từ dòng thứ 2 chứa nội dung của điều kiện

VÙNG TIÊU CHUẨN GIÁN TIẾP

• Là vùng tiêu chuẩn chứa các điều kiện có giá trị được so sánh gián tiếp với một phần dữ liệu của một cột hoặc một ô trong cơ sở dữ liệu

• Cách tạo vùng tiêu chuẩn gián tiếp• Dòng tiêu đề không được trùng với dòng tiêu đề của cột

trong cơ sở dữ liệu chứa thông tin so sánh

• Dòng nội dung của điều kiện:• Bắt đầu bởi dấu =

• Luôn được thực hiện cho bản ghi đầu tiên trong vùng cơ sở dữ liệu

• Cú pháp: = Tênhàm(Đốisố)=Giá trị của điều kiện

VÙNG TIÊU CHUẨN NHIỀU ĐIỀU KIỆN

• Dùng trong trường hợp có nhiều điều kiện

• Cách tạo• Dòng đầu tiên chứa tiêu đề

• Các dòng tiếp theo chứa điều kiện• Nếu các điều kiện xảy ra đồng thời (AND) thì các điều kiện

được đặt trên cùng một dòng

• Nếu các điều kiện xảy ra không đồng thời (OR) thì các điều kiệnđược đặt trên các dòng khác nhau

Cách 1

Cách 2

CÁC HÀM KHAI THÁC CSDL

• DSUM

• DAVERAGE

• DMAX

• DMIN

• DCOUNT

HÀM DSUM

• Hàm tính tổng các bản ghi (dòng) thoả mãn cácđiều kiện ghi trong vùng tiêu chuẩn

• Cú pháp: DSUM (database, field, criteria) • database: vùng cơ sở dữ liệu (kể cả dòng tiêu đề)

• field: tiêu đề của cột cần tính tổng

• criteria: vùng điều kiện

HÀM DAVERAGE

• Hàm tính trung bình cộng các bản ghi (dòng) thoảmãn các điều kiện ghi trong vùng tiêu chuẩn

• Cú pháp: DAVERAGE(database, field, criteria) • database: vùng cơ sở dữ liệu (kể cả dòng tiêu đề)

• field: tiêu đề của cột cần tính TBC

• criteria: vùng điều kiện

HÀM DMAX

• Hàm tìm giá trị lớn nhất trong các bản ghi (dòng) thoả mãn các điều kiện ghi trong vùng tiêu chuẩn

• Cú pháp: DMAX(database, field, criteria) • database: vùng cơ sở dữ liệu (kể cả dòng tiêu đề)

• field: tiêu đề của cột cần tìm GTLN

• criteria: vùng điều kiện

HÀM DMIN

• Hàm tìm giá trị nhỏ nhất trong các bản ghi (dòng) thoả mãn các điều kiện ghi trong vùng tiêu chuẩn

• Cú pháp: DMIN(database, field, criteria) • database: vùng cơ sở dữ liệu (kể cả dòng tiêu đề)

• field: tiêu đề của cột cần tìm GTNN

• criteria: vùng điều kiện

HÀM DCOUNT

• Hàm đếm số lượng bản ghi (dòng) chứa dữ liệukiểu số thoả mãn các điều kiện ghi trong vùng tiêuchuẩn

• Cú pháp: DCOUNT(database, criteria) • database: vùng cơ sở dữ liệu (kể cả dòng tiêu đề)

• field: tiêu đề của cột dùng để đếm (có thể để trắng)

• criteria: vùng điều kiện

HÀM DCOUNTA

• Hàm đếm số lượng bản ghi (dòng) thoả mãn cácđiều kiện ghi trong vùng tiêu chuẩn

• Cú pháp: DCOUNT(database, criteria) • database: vùng cơ sở dữ liệu (kể cả dòng tiêu đề)

• field: tiêu đề của cột dùng để đếm (có thể để trắng)

• criteria: vùng điều kiện

CÁC THAO TÁC KHÁC

• Sắp xếp dữ liệu – Sort

• Lọc dữ liệu – Filter• Lọc tự động – Auto Filter

• Lọc nâng cao – Advanced Filter

• Thống kê dữ liệu theo nhóm

• Biểu đồ

SẮP XẾP DỮ LIỆU – SORT

• Cho phép sắp xếp cơ sở dữ liệu theo thứ tự tăng dần hay giảm dần theo một hay nhiều cột

LỌC TỰ ĐỘNG – AUTO FILTER

• Cho phép lọc ra một số bản ghi trong CSDL thoả mãncác điều kiện cho trước

• Ưu điểm: • Thao tác thực hiện nhanh, đơn giản

• Nhược điểm: • Chỉ cho phép lọc các bản ghi thỏa mãn một số điều kiện đơn

đồng thời xảy ra• Các điều kiện chỉ gồm các phép toán so sánh =, >, >=, <, <=,

<>… mà không được chứa danh sách các hàm của Excel• Kết quả lọc được hiển thị ngay tại vùng CSDL

• VÍ dụ• Lọc ra danh sách các sinh viên có chức vụ là SV và có điểm

toán >=5• Lọc ra danh sách sinh viên có tên đệm là Bảo

LỌC NÂNG CAO – ADVANCE FILTER

• Ưu điểm: • Cho phép lọc các bản ghi thỏa mãn tất cả các điều kiện

(đơn giản hoặc phức tạp) theo yêu cầu của đề bài.

• Kết quả lọc có thể được hiển thị ngay tại vùng CSDL hoặc được sao chép sang một vùng khác.

• Nhược điểm: • Phải tạo thêm vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện của đề bài

THỐNG KÊ DỮ LIỆU THEO NHÓM

• Cho phép thống kê, tính toán từng nhóm dữ liệu theo một cột (trường) nhất định trong CSDL

THỐNG KÊ DỮ LIỆU THEO NHÓM

• Các bước thực hiện thống kê• Bước 1: Sắp xếp CSDL theo cột cần phân nhóm và thống

kê.

• Bước 2: Đặt con trỏ tại một ô bất kỳ trong vùng CSDL, vào Data/SubTotals...

BIỂU ĐỒ

• Cách vẽ biểu đồ1. Chọn vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ

2. Chọn Tab Insert Chart

NHIỆM VỤ

• Hoàn thiện tất cả bài tập thực hành trong giáo trìnhvà bài tập trên trang Web môn học

• Tự đọc Chương 5. Hoàn thiện và in ấn bảng tính