LỜI MỞ ĐẦU

Sau hàng loạt những vụ bê bối lớn xảy ra trên thế giới trong ngành viễn thông kéo theo sự ra đi của một đại gia kiểm toán quốc tế cũng như nhiều yếu tố bất ổn trong môi trường kinh doanh có tác động đến hoạt động của doanh nghiệp, các nhà quản trị chiến lược ngày nay quan tâm ngày càng nhiều hơn đến những vấn đề thể chế doanh nghiệp, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ trong quá trình thiết kế và thực thi chiến lược cho doanh nghiệp của mình. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra cũng như tuân thủ tôn chỉ hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu những yếu tố xảy ra bất ngờ gây tác động xấu tới hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị kinh doanh có thể ứng phó kịp thời với những thay đổi trong kinh tế và môi trường cạnh tranh, trong nhu cầu và những ưu tiên tiêu dùng của khách hàng cũng như nhìn nhận thấy những nhu cầu của những cải cách doanh nghiệp hướng tới tương lai phát triển của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ cũng góp phần tăng cường tính hiệu quả của hoạt động trong doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mất mát tài sản và góp phần làm tăng thêm mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính cũng như công tác tuân thủ các quy định của pháp luật. Đó cũng là lý do nhóm chúng em quyết định thảo luận và viết bài tổng hợp về nội dung “ Hệ thống kiểm soát nội bộ” với mong muốn bài viết của nhóm sẽ giúp các bạn hiểu hơn về Hệ thống kiêm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

I- BẢN CHẤT CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ1 –Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ hay kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản là hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Cũng trên nguyên tắc này, các hệ thống quản lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế như ISO, TQM, QA/QC đảm bảo cho sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức đã được xây dựng.     

Như vậy, bất kỳ hoạt động nào của tổ chức cũng có thể là đối tượng của kiểm soát nội bộ, kể cả kiểm toán nội bộ - một hệ thống kiểm tra, đo lường, đánh giá tính xác thực của các thông tin tài chính và tính khả thi của các quyết định quản lý trong nội bộ doanh nghiệp. Có nhiều trường hợp, hoạt động kiểm toán nội bộ có thể mở rộng sang các lĩnh vực khác nhưng quan trọng nhất vẫn là các hoạt động tài chính - kế toán. Trong khi kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của Luật kiểm toán, hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành theo các chuẩn mực do tổ chức tự ban hành phù hợp với phông pháp luật chung.

Do đó hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 4 mục tiêu: 1.1 Bảo vệ tài sản của đơn vị:

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể vị đánh cắp lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như số sách kế toán, các tài liệu quan trọng…1.2 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh doanh tài chính.1.3 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần:+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan.1.4 Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý:

Các quá trình kiểm soát của đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên. Do đó một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty: + Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;+ Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra;

+ Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;+ Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty.+ Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.   Khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn. 2. Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ:Ưu điểm

Củng cố nề nếp trong quản lí, khai thác và triển khai các sáng kiến nhằm năng cao năng lực quản lí.

Bảo vệ tài sản trong đơn vị và bảo đảm độ tin cậy của hệ thống thông tin trong đơn vị.

Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua việc phát hiện ngăn chặn, sửa chữa các sai sót có thể có trong hoạt động của đơn vị.Nhược điểm

Thứ nhất, mỗi hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kề hoàn hảo đền đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra. Đây là một hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Ví dụ như trong vụ sụp đổ của ngân hàng Lehman Brothers, người ta đã phát hiện ra rằng Lehman đã sử dụng “thủ thuật” kế toán có tên gọi trong nội bộ của ngân hàng là Repo 105 và Repo 108 để tạm thời che dấu hệ số nợ quá cao của mình. Khi sử dụng các giao dịch Repo, theo đúng bản chất, Lehman sẽ nhận được một khoản tiền mặt tương ứng với khoản nợ ngắn hạn tăng lên. Sau đó, khi Lehman sử dụng toàn bộ khoản tiền này để thanh toán cho các khoản nợ ngắn hạn khác, hệ số nợ của Lehman sẽ không thay đổi so với trước khi thực hiện giao dịch Repo. Tuy nhiên các báo cáo kiểm toán sau đó lại cho rằng, Lehman lại thực hiện hành vi gian lận kế toán để giảm hệ số nợ của mình. Trong báo cáo tài chính phát hành ra công chúng của Lehman, thay vì ghi nhận như một nghiệp vụ tài trợ ngắn hạn Lehman đã ghi nhận như một khoản doanh thu của ngân hàng, số dư tiền sẽ tăng lên đồng thời số dư công cụ tài chính giảm đi cùng một con số. Sau vụ sụp đổ của Lehman, người ta mới đặt ra một nghi ngờ về hệ thống kiểm soát nội bộ một đế chế

tài chính hùng mạnh và được coi là một trong ba nhà tạo lập thị trường trên SGDCK Nasdaq. Điều đó cho thấy rằng sai phạm của một hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn có thể xảy ra cho dù nó được thiết kế chặt chẽ đến đâu.

Thứ hai, ban giám đốc thường yêu cầu giá phí của một thủ tục kiểm tra không được vượt quá những lợi ích mà thủ tục đó đem lại. Chính điều này đã hạn chế chất lượng và tính chính xác của cuộc kiểm tra.

Thứ ba, phần lớn công tác kiểm tra NB thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến nghiệp vụ bất thường.

Thứ tư, không loại trừ được rủi ro, sai xót của con người, xuất phát từ sự thiếu chú ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hay không hiểu rõ các chỉ thị.

Nhiều trường hợp khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thông đồng của một người trong ban giám đốc hay một nhân viên với những người khác ở trong hay ngoài đơn vị.Ngoài ra còn có một số nhược điểm khác như:

Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình.

Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm toán có khả năg không còn thích hợp và do đó không được áp dụng.

II- CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ1.Môi trường kiểm soát.

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và nhân tố bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lí dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp.Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:+ Đặc thù về quản lý: Đề cập đến các quan điểm khác nhau trong điều hành doanh nghiệp của nhà quản lý, các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp.+ Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai, thực hiện các quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức tốt giúp ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp. Để thiết lập 1 cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Thứ nhất, thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời cũng không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. Thứ hai, thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: sử lí nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. Thứ ba, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đat được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.+ Chính sách nhân sự: Đội ngũ nhân viên là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp.Các nhà quản lý doanh nghiệp cần có chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng… nhân viên sao cho phù hợp.+ Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản suất, tiêu thụ, thu chi…đặc biệt là các kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm xử lý kịp thời.+ Ủy ban kiểm soát: Bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát có những nhiệm vụ và quyền hạn: Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty. Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Dung hòa những bất đồng giữa ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài.Các nhân tố ngoài môi trường kiểm soát bao gồm: +Sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước+Ảnh hưởng của các chủ nợ. +Môi trường pháp lý. +Đường lối phát triển đất nước.2. Hệ thống kế toán : Hệ thống kế toán ở đơn vị là hệ thống dùng để nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ, xử lý, tổng hợp và lập báo cáo về các thông tin kinh tế, tài chính ở đơn vị. Là mắt xích quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kế toán có hiệu quả phải góp phần đảm bảo thoả mãn tất cả các mục tiêu kiểm soát nội bộ. Các hệ thống này phải được thiết kế sao cho thể hiện rõ các mục tiêu chi tiết của kiểm soát đã được tính đến trong đó. Ví dụ : Đối với các giao dịch về bán hàng, hệ thống kế toán phải được thiết kế sao cho chỉ cho phép ghi sổ doanh thu những giao dịch bán hàng thực tế xảy ra, ko

cho phép ghi sổ doanh thu với số hàng chưa được giao, số liệu ghi chép phải phản ánh đúng đắn về giá trị và chính xác về kỹ thuật. Hệ thống kế toán bao gồm: chứng từ và sổ sách đầy đủ; hệ thống tài khoản; sổ kế toán; báo cáo kế toán.

+ Chứng từ và sổ sách đầy đủ: Để thực hiện được các mục tiêu chi tiết của kiểm soát, nguyên tắc cơ bản đối với hệ thống kế toán là phải đảm bảo chứng từ và sổ sách đầy đủ. Bao gồm: + Chứng từ kế toán: Thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn bộ tổ chức của đơn vị khách hàng và giữa các tổ chức, các đơn vị với nhau.

Chứng từ phải được đánh số liên tiếp: việc thực hiện đánh số liên tiếp trên các chứng từ sẽ giúp tăng cường kiểm soát đối với các trường hợp chứng từ bị thiếu, chứng từ chưa ghi sổ kế toán và tránh được những trường hợp chứng từ ghi trùng trên sổ kế toán

Chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt: Việc lập chứng từ kịp thời sẽ đảm bảo phản ánh trung thực nhất về bản chất và nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và giúp cho việc ghi sổ kế toán được kịp thời, đúng kì phát sinh của nghiệp vụ kinh tế đó

Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu: Nếu chứng từ kế toán quá phức tạp có thể sẽ dẫn đến sự hiểu không đúng về các nghiệp vụ kinh tế, do vậy việc ghi sổ kế toán cũng sẽ bị ảnh hưởng

Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiện tối đa mức độ kiểm soát nội bộ Hệ thống tài khoản: Là cầu nối liên quan chặt chẽ giữa chứng từ kế toán và sổ kế toán. Hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dung đã được phân loại. Một hệ thống tài khoản được thiết lập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu kiểm soát “sự phân loại” của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp cho số liệu các chỉ tiêu trên BCTC phản ánh đúng quy mô và bản chất của chúng. Đối với từng đơn vị, khi quy định nội dung của từng tài khoản phải trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán chung.Sổ kế toán: Có nhiều hình thức sổ kế toán và tương ứng với mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán cụ thể với trình tự ghi sổ nhất định. Đơn vị phải cân nhắc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy đủ, hợp lý theo yêu cầu kế toán của mình. Việc ghi sổ kế toán phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ. Nếu trước khi ghi sổ kế toán, các căn cứ chứng từ được kiểm tra nghiêm ngặt sẽ giúp đạt được nhiều mục tiêu kiểm soát như loại trừ khả năng ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế thực sự không phát sinh hoặc giá trị của chúng phản ánh ko đúng với thực tế…Báo cáo kế toán: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau quá trình ghi nhận, phân loại, ghi chép…cuối cùng phải được tổng hợp theo những chỉ tiêu tài chính và được

trình bày vào báo cáo kế toán phù hợp, theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Ví dụ ở ngân hàng: thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các giao dịch phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho các cấp quản lý ra quyết định mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của ngân hàng. 3. Thủ tục kiểm soát: a. Các nguyên tắc kiểm soát:

Thứ nhất, nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”: Mỗi cá nhân trong tổ chức đều có mục tiêu theo đuổi riêng của mình, nhưng để mọi người cùng nhau thực hiện mục tiêu chung của tổ chức thì các công việc của tổ chức phải được phân công và giao nhiệm vụ rõ ràng gọi là “phân công phân nhiệm”. Đây được xem là nguyên tắc quan trọng của kiểm soát. Vì trên cơ sở phân công phân nhiệm rõ ràng mỗi người trong tổ chức không những hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình mà còn hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để phối hợp cùng nhau và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức.

Thứ hai, nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”: hay còn gọi là sự cách ly thích hợp về trách nhiệm có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý.

+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán, + Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ ấy. Ví dụ như người ra quyết định đầu tư không thể kiêm nhiệm việc sử dụng vốn để đầu tư. + Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ,-Thứ ba, nguyên tắc “phê chuẩn, uỷ quyền”: Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị. Nguyên tắc phê chuẩn, uỷ quyền yêu cầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn.b. Thủ tục kiểm soát:

Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được thiết lập nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chi tiết của kiểm soát.

Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm bảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị. Bao gồm:

- Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin- Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận đến tài sản, thông

tin của những người ko có trách nhiệm- Đảm bảo các điều kiện vật chất như kho tàng, thiết bị cho việc bảo vệ và

kiểm soát tài sản, sổ sách và thông tin

- Thiết lập các quy chế về kiểm kê hiện vật, lấy xác nhận của bên thứ 3…Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát được đặt ra để trong quá trình xử lý, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế đảm bảo rằng nghiệp vụ đó xảy ra và việc ghi chúng vào sổ kế toán là đúng đắnKiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hànhKiểm soát tổng quát: Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau.Ví dụ ở các ngân hàng thương mại, thủ tục kiểm soát được phân loại: + Kiểm soát quản lý là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ của ngân hàng, do Hội đồng quản trị độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành. Kiểm soát quản lý diễn ra thường xuyên và là hoạt động quan trọng nhất trong cơ chế kiểm soát nội bộ của ngân hàng.+ Kiểm soát xử lý được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà nhân viên ngân hàng đã thực hiện và đã được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo.+ Kiểm soát để bảo vệ tài sản là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong ngân hàng.+ Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với tất cả các hoạt động và giao dịch diễn ra trong ngân hàng.

4 – Kiểm toán nội bộ:4.1 Khái niệm về kiểm toán nội bộ:Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Theo các chuẩn mực tiến hành kiểm toán nội bộ do viện kiểm soát nội bộ Hoa kỳ ban hành năm 1978 “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”.Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) “Kiểm toán nội bộ là một hoạt đọng đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, các chức năng kiểm tra đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”.4.2 Thực trạng của kiểm toán nội bộ:

Trên thế giới, kiểm toán nội bộ đã ra đời từ lâu nhưng chỉ phát triển từ sau các vụ gian lận tài chính ở Công ty Worldcom và Enron (Mỹ) những năm 2000-2001 và đặc biệt là khi Luật Sarbanes-Oxley của Mỹ ra đời năm 2002. Luật này

quy định các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Mỹ phải báo cáo về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ công ty.

Tại Việt Nam dù đã có mặt được hơn 10 năm nhưng cho đến nay, khái niệm kiểm toán nội bộ vẫn còn xa lạ với nhiều nhà quản lý. Tuy nhiên, yêu cầu hội nhập WTO, sự phát triển nhanh chóng của thị trường chứng khoán và những vụ bê bối về quản trị ở một số doanh nghiệp lớn của Nhà nước gần đây cho thấy sự cần thiết của kiểm toán nội bộ ở doanh nghiệp.

Trong khi hoạt động của kiểm toán độc lập giới hạn ở việc kiểm tra báo cáo tài chính (mức độ trung thực và hợp lý), hoạt động của kiểm toán nội bộ không bị giới hạn ở bất kỳ phạm vi nào trong công ty, từ mua hàng, sản xuất, bán hàng đến quản lý tài chính, nhân sự hay công nghệ thông tin. Mục đích của kiểm toán nội bộ là phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp, chứ không phải cho đối tác bên ngoài. Kiểm toán nội bộ không chỉ đánh giá các yếu kém của hệ thống quản lý mà còn đánh giá các rủi ro cả trong và ngoài công ty.4.2.1 Lợi ích của kiểm toán nội bộ:

Kiểm toán nội bộ có thể đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Đây là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Thông qua công cụ này, ban giám đốc và hội đồng quản trị có thể kiểm soát hoạt động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh. Một doanh nghiệp có kiểm toán nội bộ sẽ làm gia tăng niềm tin của các cổ đông, các nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán về hệ thống quản trị. Các thống kê trên thế giới cho thấy các công ty có phòng kiểm toán nội bộ thường có báo cáo đúng hạn, báo cáo tài chính có mức độ minh bạch và chính xác cao, khả năng gian lận thấp và cuối cùng là hiệu quả sản xuất kinh doanh cao hơn so với các công ty không có phòng kiểm toán nội bộ.

Tuy nhiên, có một thực tế là không phải doanh nghiệp nào cũng thấy hết các lợi ích trên và có biện pháp để hiện thực hóa các lợi ích đó. Nhiều doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu tăng trưởng nóng và đã không cân bằng được ba mục tiêu bắt buộc của phát triển bền vững. Đó là tăng trưởng, hiệu quả và kiểm soát. Kết quả là tam giác ba mục tiêu này không thực sự mở rộng ở cả ba góc trong quá trình tăng trưởng một cách đồng bộ. Thay vào đó là bị co méo ở hai góc kia, tăng trưởng tuy có đạt, nhưng hiệu quả và kiểm soát lại giảm sút hoặc không ngang tầm với sự tăng trưởng. Để phát triển bền vững, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải cân bằng cả ba mục tiêu trên. Đây là bài toán thực sự của quản trị. Doanh nghiệp nào xem nhẹ một trong ba mục tiêu trên thì sớm muộn cũng phải trả giá.4.2.2- Thực tế kiểm toán nội bộ ở Việt Nam

Hiện nay khung pháp lý cao nhất cho hoạt động kiểm toán nội bộ là Luật Doanh nghiệp (cũ và mới). Khái niệm đầu tiên liên quan đến kiểm toán nội bộ quy định trong luật là ban kiểm soát do cổ đông bầu ra. Tuy nhiên, vai trò, chức năng,

trách nhiệm của ban kiểm soát còn quá mơ hồ, làm công việc của thanh tra mang tính chất đột xuất, theo yêu cầu hơn là thường xuyên.

Các doanh nghiệp nhà nước có thêm một quy định, hướng dẫn về vấn đề kiểm toán nội bộ (Quyết định 832/TC/QQĐ/CĐKT năm 1997). Theo đó, phòng kiểm toán nội bộ vẫn báo cáo lên tổng giám đốc như một bộ phận thuộc sự điều hành của tổng giám đốc. Điều này làm giảm tính độc lập của phòng kiểm toán nội bộ, vì toàn bộ hệ thống quản lý trong doanh nghiệp (do ban giám đốc quy định) đều là đối tượng đánh giá của kiểm toán nội bộ. Trong khi đó, theo thông lệ phổ biến trên thế giới, phòng kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp lên cho ban kiểm soát hoặc hội đồng quản trị, tức là cấp cao hơn ban giám đốc.

Ở Việt Nam, trong những năm qua, ban kiểm soát ở các doanh nghiệp nhà nước và một số ngân hàng đã hoạt động nhưng chưa mang lại hiệu quả do vai trò, chức năng, trách nhiệm chưa rõ ràng và còn thiếu công cụ để thực hiện công tác giám sát.

Ở các loại hình công ty khác, hoạt động kiểm toán nội bộ ít nhiều đã hình thành khi các công ty thực hiện hệ thống quản lý chất lượng hay môi trường (ISO). Các công ty có được chứng chỉ ISO bắt buộc phải thực hiện đánh giá nội bộ (thực chất là kiểm toán nội bộ) ít nhất mỗi năm một lần về mức độ tuân thủ các tiêu chuẩn ISO. Việc đánh giá này thường do một ban hay một bộ phận - thường gọi là ban ISO hay ban đảm bảo chất lượng - thực hiện và báo cáo lên tổng giám đốc. Tuy nhiên, do đánh giá nội bộ chỉ giới hạn ở việc tuân thủ các tiêu chuẩn của ISO (chủ yếu về mặt thủ tục, văn bản), nên hầu như không giúp cải tiến nhiều về hệ thống kiểm soát ở công ty. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thực hiện ISO đã nhận ra điều này và đã thiết lập bộ  phận đánh giá nội bộ ở cấp độ cao hơn, đầy đủ hơn và thực chất hơn.

Ở Việt Nam, việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp chắc chắn sẽ phát triển trong thời gian tới cùng với sức phát triển của thị trường chứng khoán Việt Nam. Sự đòi hỏi của các nhà đầu tư về một hệ thống quản trị chuyên nghiệp sẽ buộc các doanh nghiệp phải chú ý xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ sao cho thật hiệu quả.

Xu hướng thiết lập hệ thống kiểm toán nội bộ cũng sẽ phát triển trong các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam. Các doanh nghiệp này đang ngày càng có đóng góp cao về doanh thu, lợi nhuận đối với công ty mẹ ở nước ngoài. Và rất nhiều công ty mẹ đó đang niêm yết trên thị trường chứng khoán Mỹ hay ở các thị trường chứng khoán lớn khác trên thế giới. Do đó, dần dần, các công ty nước ngoài ở Việt Nam cũng buộc phải tuân thủ những quy định như Luật Sarbanes-Oxley của Mỹ, tức là phải thực hiện kiểm toán nội bộ. Các công ty này sẽ ngày càng nhận được nhiều chương trình kiểm toán nội bộ do công ty mẹ thực hiện hoặc sẽ phải xây dựng bộ phận kiểm toán độc lập của riêng mình.4.3 Giải pháp xây dựng kiểm toán nội bộ

Việc xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp phải được thực hiện qua nhiều bước. Trước hết, doanh nghiệp phải xác định được nhu cầu cụ thể và mục đích cụ thể của bộ phận này. Kế đó là phải xác định rõ ràng cơ cấu tổ chức, vai trò, chức năng và quyền hạn của bộ phận kiểm toán nội bộ, có thể bao gồm cả một văn kiện như điều lệ kiểm toán để đảm bảo đủ tính độc lập cho bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động. Việc tiếp theo quan trọng không kém là tuyển dụng kiểm toán viên trưởng, kiểm toán viên và đào tạo họ. Một điều cần lưu ý là nghiệp vụ kiểm toán nội bộ khác nhiều kiểm toán độc lập và đòi hỏi trình độ chuyên môn và kinh nghiệm rất cao. Sau cùng, bộ phận kiểm toán nội bộ cần thực hiện kiểm toán thí điểm và tốt nhất là có sự đánh giá của một công ty tư vấn độc lập, để rút kinh nghiệm trước khi bắt đầu xây dựng chiến lược và kế hoạch kiểm toán dài hạn.   

 Kiểm toán nội bộ là hoạt động đánh giá và tư vấn nội bộ trong doanh nghiệp, có tính chất độc lập và khách quan, nhằm đem lại giá trị và cải tiến công tác quản lý ở doanh nghiệp thông qua việc tăng cường kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro.

III. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1. Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ ở Việt Nam:

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận. Thực tế hiện nay các doanh nghiệp của Việt Nam chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ hoặc chưa xây dựng cho mình những hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Công tác kiểm

tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.

2. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp Việt Nam:

Thứ nhất, tăng cường nhận thức về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp.

Thứ hai, hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp. Có sự độc lập giữa Hội đồng quản trị và ban giám đốc. Nâng cao quyền tự chủ cho các chi nhánh, các công ty con đối với những công ty và tập đoàn lớn.

Thứ ba, tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện mô hình về chức năng kiểm soát của Hội đồng quản trị, của ban giám đốc.

Trên đây chỉ là những giải pháp chung nhất để hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp ở Việt Nam. Xét về dài hạn, các doanh nghiệp cần tạo dựng nền tảng cho những phát triển bền vững sau này thông qua những thiết kế hệ thống hữu hiệu, là một trong những việc làm hết sức cụ thể để nâng cao năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế. Ngoài ra việc thiết lập những thiết kế hệ thống trong đó có kiểm soát nội bộ hoàn toàn thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp. Những đòi hỏi của những đối tác bên trong doanh nghiệp như cổ đông hay cán bộ nhân viên cũng như những đối tác bên ngoài doanh nghiệp như khách hàng, nhà cung cấp hay công chúng là những cổ đông tiềm năng cũng là những sức ép buộc doanh nghiệp phải có những thiết kế hữu hiệu. Với trách nhiệm bảo vệ thị trường, nhà nước cũng có những quy định bắt buộc doanh nghiệp phải có những thiết kế quản trị công ty phù hợp đặc biệt khi tham gia thị trường chứng khoán như quy định của Điều 28 trong Dự thảo Luật chứng khoán đang trong quá trình thẩm định.

3. Quy trình đánh giá một hệ thống kiểm soát nội bộ

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó chúng ta không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng. Tuy nhiên không phải hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phát huy hết hiệu quả của mình. Do vậy đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ mà còn là cơ sở cho việc xác định phạm vị thực hiện các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của đơn vị.

Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện theo một trình tự nhất định và có thể khái quát qua 4 bước cơ bản sau:

3.1. Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên giấy tờ làm việc

Trong giai đoạn này kiểm toán viên tìm hiểu về kiểm soát nội bộ của đơn vị trên hai mặt chủ yếu: thiết kế kiểm soát nội bộ bao gồm thiết kế về quy chế kiểm soát và thiết kế về bộ máy kiểm soát; hoạt động liên tục và có hiệu lực của kiếm soát nội bộ.

Kiểm toán viên phải tìm hiểu về thiết kế và vận hành của hệ thống KSNB của khách hàng theo từng yếu tố cấu thành nhằm:

- Đánh giá xem liệu có các BCTC có thể kiểm toán được hay không- Để nhận diện và đánh giá các sai phạm tiềm tàng.

- Để quyết định về mức giá thích hợp của rủi ro kiểm soát ảnh hưởng đến rủi ro phát hiện từ đó ảnh hưởng đến quyết định số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập.

- Để có kế hoạch thiết kế các cuộc khảo sát thích hợp.

Phương pháp tiếp cận:

- Phương pháp tiếp cận theo khoản mục: Cách làm này dễ thực hiện nhưng KTV sẽ khó đánh giá về những ảnh hưởng của kiểm soát nội bộ đến các số dư của khoản mục trong BCTC

- Phương pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ: Theo phương pháp này, KTV xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát đến từng chu trình nghiệp vụ (Chu trình đầu tư tài chính, chu trình chi tiêu, chu trình sản xuất, chu trình doanh thu).

Phương pháp này cho phép KTV phân chia các nghiệp và các số dư tài khoản thành từng loại rõ ràng (các chu trình) và sau đó KTV có thể hiểu biết về cách thức kiểm soát cho các cơ sở tiêu chí liên quan tới từng loại nghiệp vụ và số dư tài khoản trong chu trình đó.

Cụ thể các phương pháp áp dụng:

- Dựa vào kinh nghiệm trước đây của KTV với khách hàng. Do hầu hết các cuộc kiểm toán của 1 công ty được 1 công ty kiểm toán thực hiện hàng năm nên KTV thường bắt đầu cuộc kiểm toán với lượng thông tin đã thu thập được từ cuộc kiểm toán trước. Sau đó KTV cập nhật hóa thông tin và mang sang năm hiện hành.

- Thẩm vấn nhân viên của công ty khách hàng. Công việc này giúp cho KTV thu thập thông tin ban đầu (đối với khách hàng mới) hoặc nắm bắt được những thay đổi trong hệ thống KSNB của khách hàng (đối với khách hàng thường niên).

- Xem xét các sổ tay về thủ tục và chế độ của công ty khách hàng. Việc này giúp KTV có thể hiểu được thủ tục và chế độ liên quan đến KSNB đang được áp dụng ở công ty khách hàng.

- Kiểm tra các chứng từ và sổ sách đã hoàn tất. Giúp KTV có thể thấy được việc vận dụng các thủ tục và chế độ trên tại công ty khách hàng.

- Quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của công ty khách hàng để củng cố thêm sự hiểu biết và kiến thức về thực tế sử dụng các thủ tục và chế độ KSNB tại công ty khách hàng.

Để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sử dụng 1 trong 3 phương pháp hoặc cả 3 phương pháp sau tùy thuộc đặc điểm đơn vị được kiểm toán và quy mô kiểm toán: vẽ các Lưu đồ; lập Bảng câu hỏi về KSNB; lập bảng tường thuật về KSNB.

Trong đó bảng câu hỏi về hệ thống KSNB gồm đưa ra các câu hỏi theo 7 mục tiêu chi tiết của hệ thống KSNB đối với hệ thống KSNB. Các câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời "có" hoặc "không" và các câu trả lời "không" sẽ cho thấy nhược điểm của KSNB.

Ưu điểm của công cụ này là được lập sẵn nên KTV có thể tiến hành nhanh chóng và không bỏ sót các vấn đề quan trọng. Nhưng do được thiết kế chung nên bảng câu hỏi đó có thể không được phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.

KTV thường sử dụng kết hợp bảng câu hỏi với lưu đồ hoặc với bảng tường thuật sẽ giúp KTV hiểu biết tốt hơn về hệ thống KSNB của khách hàng.

2.1. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho các khoản mục trên BCTC

Rủi ro kiểm soát được đánh giá thông qua những hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp và ngược lại

Sau khi thu thập được một số hiểu biết về cách thiết kế và sự vận hành của hệ thống KSNB, KTV sẽ đưa ra đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát cho từng mục tiêu kiểm soát chi tiết thông qua các bước sau:

- Nhận diện các mục tiêu kiểm soát mà theo đó quá trình đánh giá vận dụng. KTV sẽ vận dụng các mục tiêu KSNB cụ thể cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu của công ty.

- Nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù. KTV chỉ phải nhận diện và phân tích các quá trình kiểm soát dự kiến có ảnh hưởng lớn nhất đến việc thỏa mãn mục tiêu kiểm soát mà sẽ mang lại tính hiệu quả cho cuộc kiểm toán.

- Nhận diện và đánh giá các nhược điểm của hệ thống KSNB. Nhược điểm được hiểu là sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát thích đáng mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồn tại các sai phạm trên BCTC.

- Đánh giá rủi ro kiểm soát. KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu kiểm soát của từng loại nghiệp vụ kinh tế.

- KTV có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm.

- Theo ISA 400, KTV thường đặt ra mức độ rủi ro kiểm soát là cao trong trường hợp:

- Hệ thống kế toán và KSNB không được áp dụng đúng

- Việc đánh giá sự áp dụng của hệ thống kế và KSNB được xem là không đủ.

- Mức độ rủi ro kiểm soát ban đầu này sẽ được chứng minh bằng việc thực hiện các khảo sát (thử nghiệm kiểm soát) ở giai đoạn 2 của cuộc kiểm toán (giai đoạn thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản) trước khi KTV đưa ra mức độ rủi ro kiểm soát thích hợp được sử dụng.

- Trong kiểm toán báo cáo tài chính việc đánh giá rủi ro kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định các phép thử nghiệm áp dụng.

3.3. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát( thử nghiệm tuân thủ)

- Mục đích của thử nghiệm này là thu thập bằng chứng về sự hiện hữu của các quy chế và thủ tục kiểm soát để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ

- Thử nghiệm kiểm soát được thực hiện với nhiều phương pháp khác nhau như: phương pháp kiểm tra tài liệu, thực hiện lại các thủ tục kiểm soát hoặc tiến hành quan sát các hoạt động liên quan đến KSNB….

3.4. Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ

Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ thường gồm những thông tin sau:

- Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với từng khoản mục hay chu trình nghiệp vụ

- Các thông tin mô tả thực trạng kiểm soát nội bộ do KTV thu thập

- Bản chất và tính hệ trọng của các rủi ro tương ứng

4. Nguyên tắc thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát

5. Đánh giá về kiểm soát nội bộ đối với từng khoản mục hay chu trình nghiệp vụ