KKEiendom- Hva nå?KONGSVINGER KOMMUNE

Kongsvinger kommunes eiendomsforvaltningHovedmål

1. Kommunen skal stille med gode og hensiktsmessige bygg for de tjenester kommunen skal yte til sin befolkning. • Hva mener vi med det?

a) Arealerb) Inneklimac) Tekniske installasjonerd) Energi og miljø

2. Bygningsmassen skal forvaltes, driftes og vedlikeholdes på en kostnadseffektiv og faglig forsvarlig måte for å hindre teknisk og økonomisk verdireduksjon.• Status i dag• Økonomi

3. Bygningsmassen skal videreutvikles med fokus på brukerfunksjonalitet, arealeffektivitet og omstillingsfleksibilitet.

4. Det skal etableres en helhetlig eierstrategi for kommunen som eiendomsbesitter.• Er i startfasen

Kommunens eiendomsforvaltning skal ha fokus på:1. Kvalitet2. Effektivitet og resultat3. Profesjonalitet

KKEiendom er ansvarlig for at dette leveres.

• Avstand mellom mål og realiteter• De faktiske byggene og deres tilstand og alder• Ressurser, rammebetingelser og prioriteringer

• Helse og sikkerhet først• Politiske føringer og begrensninger

• Levetidskostnader

Kongsvinger kommunes eiendomsforvaltning forts..

KKEiendoms virksomhetsområder

1. Vi forvalter kommunens formålsbygg som skoler, barnehager, sykehjem, samt park/grøntanlegg.

2. Vi har forvaltnings- og utviklingsansvaret for hele kommunens eiendomsmasse, bebygd og ubebygd.

3. Vi leverer servicetjenester innenfor vaskeri, renhold og vaktmestertjenester.

4. Vi ivaretar kommunenes byggherrefunksjon.

Omstilling 2012 (2013)

Prosess og resultat så langt

Innledende fase1. Motivasjon

a) Kostnadskutt/effektivisering hovedfokus…alltid, eller nesten alltid

b) Bieffekt: • Optimalisering og utvikling av organisasjon

• Fokus på organisasjonen• Bedre service og tjenesteyting over tid

• Tiltross for reduksjoner• Effektiv organisasjonsmodell

• Tydelige roller og ansvar2. Forarbeidet:

a) Delprosjektet med konklusjonb) Grupper med representanter fra alle nivåer

3. Innledende prosess:a) Organisasjonsmodellb) Organisering

KKE pr september 2012

Enhetsleder

Bygg og eiendomLeder

Teknisk drift og grøntArbeidsleder

Driftspersonell19,5 årsverk

VedlikeholdArbeidsleder

Fagarbeidere vedlikehold3 årsverk

FDV-ingeniørKart- og planarbeider

2 årsverk

Renhold og vaskeriLeder

2 arbeidsledere Renholdere

Vaskerimedarbeidere45,5 årsverk

Administrasjon og prosjektledelse

7 årsverk

80 årsverk

Herav flere rent administrative stillinger

Delrapportens konklusjoner,,, (vår utfordring)1. Enheten må ha en synlig og tydelig ledelse på alle nivåer.2. Tydelige lederfunksjoner3. Etablere en god struktur med klar fordeling av ansvar og

oppgaver medarbeiderne i mellom.4. Støtte, utfordre og stille krav til den enkelte medarbeider

for å oppnå selvstendige, initiativrike og myndige medarbeidere.

5. Spille eiendomsaspektet inn i alle relevante prosesser i kommunen.

6. Bringe kommunal håndtering av eiendommer i tråd med gjeldende lover og regler.

1. Renhold og vaskeri:• Renhold og vaskeri organiseres i arbeidslag, hvor renholderne utfører

oppgaver mer fleksibelt mellom de byggene arbeidslaget har ansvar for.

2. Forvaltning Drift og Vedlikehold• Driftsoperatørene har ansvar for både drift og vedlikehold på sine

bygg. De inngår i et arbeidslag innenfor et geografisk område, som ledes av en arbeidsleder. Arbeidslaget bistår hverandre med større oppgaver, eventuelt kjøper større vedlikeholdsoppdrag eksternt.

• Driftsoperatørene møter direkte på sine bygg. Mindre kjøring med mulighet for bruk av egen bil.

• Det må bestrebes at drift og tilsyn av idrettsanlegg på kveld og i helger skal utføres av idrettslagene.

3. Organisering og bemanning• Enheten har behov for en tydeligere lederstruktur, blant annet med

arbeidsledere som bidrar til en tettere oppfølging av medarbeiderne• Driftspersonellet organiseres i arbeidslag som ledes av en

arbeidsleder.Antall årsverk reduseres fra 80 til 71 årsverk, det blir

færre stillinger både innen administrasjon, drift, vedlikehold, renhold, park og idrett.

Delrapportens konklusjoner,,, (vår utfordring)

KKEiendom ny organisering

Enhetsleder KKEiendom1 årsverk

Utbygging/ prosjektledelse2 årsverk

Park og idrettLeder

AnleggsgartnereFagarbeidere

6 årsverk

Eiendomsutvikling1 Årsverk

Eiendomsdrift og vedlikeholdLeder

2 arbeidslederedriftsoperatører

12 årsverk

FDV-ingeniører2 årsverk

Renhold og vaskeriLeder

2 arbeidsledereRenholdere

Vaskerimedarbeidere44(45,8)

Støttetjenester

71 årsverk

Ingen rent administrative utover enhetsleder

Status og videre prosess pr desember1. Delprosjektet avsluttet med konklusjon2. Organisering og innsparing definert, drøftet og besluttet3. Bemanningsprosessen i planfasen

• Kompetanse og egnethet i forhold til stillingene• Flere runder med vurderinger

• Intern kontra ekstern rekruttering• Oppsigelser kontra omplassering

4. Oppstart 2 desember• 1 måned før planlagt• Samtaler og ”bli kjent med” prosess• Uventede konklusjoner rundt personell og roller

• Se muligheter• Ta sjanser/ mot til å ta utradisjonelle valg• Gi utviklingsmuligheter

Nedbemanningen og omorganiseringen1. Flere runder med vurderinger

• Intern rekruttering i nøkkelroller2. Endelig utvelgelse

• Besette stillinger og funksjoner• Avklare hvem som ikke får tilbud

3. Drøftingsprosessen• Drøftinger med de tillitsvalgte og den enkelte

4. Resultatet• Ingen oppsigelser, men kjørte prosess til varsling• 2 personer omplassert/ annen stilling i kommunene

5. Konsekvenser• Motivasjon• Usikkerhet/ uro• Sykefravær

Organisasjonsprosess pr dd1. Overordnet:

• Ledergruppe og fagstillinger er etablert.• Prosjektleder 2 oppstart 2. mai.

2. Renhold• Arbeidslag i etableringsfasen

• Varierende mottak og vilje• ”Fra kaos til kontroll”

• Innføring av Insta 8003. Park og Idrett4. EDV

• Organisering og struktur etablert• Rullet ut i mars med nytt oppmøtested for

driftsoperatører5. FDV

• Etablert 6. Eiendomsutvikling

KKEiendom

Hva nå?

Problemstillinger

1. Kultur2. Innarbeidede uformelle, og formelle rutiner/praksis

• Oppmøtesteder• Effektiv reell arbeidstid

3. Motvilje4. Omkamp

• Flere typer ”kamparenaer”5. Opplæring og avlæring

• Flere har fått helt nye ansvarsområder/ oppgaver• Planlegging

• Overføring av kunnskap6. Kommunikasjon7. Systematikk og dokumentasjon

Veien videre………………..1. Strategiprosess

• Felles plattform / forstått nå situasjon• Omforente mål• Handlingsplaner

2. Systematikk:• Planer/ struktur• IT verktøy/ Dokumentasjon/ Sporbarhet

3. Analyser og fakta:• Status objekter • Etterslepsanalyse

4. Avtaler: Ansvar og begrensninger• Problemstillinger

• Økonomi

Hvis du ikke bestemmer deg for neste skritt, blir du stående hele livet på et

ben.

Kinesisk ordtak